Haastattelupalaute: asiantuntijan opas esimerkkeineen

Sen antaa yleensä haastattelija tai haastattelupaneeli, ja se sisältää havaintoja, arvioita ja suosituksia ehdokkaan taidoista, kokemuksesta, pätevyydestä ja yleisestä soveltuvuudesta tehtävään.

Haastattelupalautteen tarkoituksena on tarjota ehdokkaille merkityksellisiä näkemyksiä heidän vahvuuksistaan ja kehitysmahdollisuuksistaan. 

Katso muutamia esimerkkejä myönteisestä palautteesta, ja huomaat nopeasti, että niissä korostetaan ehdokkaan vahvuuksia, kuten teknistä asiantuntemusta, viestintätaitoja tai asiaankuuluvaa kokemusta, samalla kun tunnustetaan hänen saavutuksensa ja panoksensa haastatteluprosessin aikana.

Rakentavassa palautteessa puolestaan tuodaan esiin alueita, joilla ehdokas voisi kehittyä, kuten kovien tai pehmeiden taitojen vahvistaminen tai lisäkokemuksen hankkiminen tietyltä alueelta.

Oivaltavan palautteen antaminen ehdokkaille luo paremman ehdokaskokemuksen ja vahvistaa työnantajabrändiäsi. 

Tieto siitä, ettei ehdokkaita voi vain torjua suoralta kädeltä, lisää haastattelijoiden vastuullisuutta. Tämä auttaa parantamaan heidän antamansa palautteen laatua ja johtaa parempiin rekrytointipäätöksiin (laadukkaan palautteen tallentaminen ja antaminen on yksi rekrytoijan taidoista, joita tarkkailen ja joiden käyttöä koulutan).

Palautteen tulisi olla myös kaksisuuntaista: organisaatiot voivat ja niiden pitäisi pyytää palautetta ehdokkailta rekrytointiprosessin parantamiseksi.

Nopea kysymys: Vastaa 60 sekunnin kyselyymme ja kerro, mitä todella ajattelet tekoälyagenttien käytöstä suoritusarvioinneissa, ylennyksissä ja valmennuksessa. Vastauksesi auttaa meitä ymmärtämään paremmin niitä todellisia haasteita, joita henkilöstöhallinnon tiimit kohtaavat tekoälyn käytössä suorituskyvyn hallinnassa.

Haastattelupalautteen parhaat käytännöt

Kuten kaiken palautteen antamisessa, on tärkeää varmistaa, että ehdokkaille annettava palaute on rakentavaa, selkeää ja hyödyllistä. Tässä muutamia keskeisiä parhaita käytäntöjä:

1. Toimi nopeasti: Anna palautetta mahdollisimman pian haastattelun jälkeen, kun yksityiskohdat ovat vielä tuoreina haastattelijan ja ehdokkaan mielessä. Jos rekrytointipaneeli on tehnyt työnsä ja toimittanut palautteensa 24 tunnin kuluessa, pyrin ihanteellisesti antamaan palautteen ehdokkaalle 72 tunnin kuluessa tästä. 
2. Keskity tehtävään liittyviin kriteereihin: Perusta palautteesi tehtävän kannalta olennaisiin kriteereihin ja vaadittaviin taitoihin. Pyri tunnistamaan henkilökohtaiset ennakkoluulot tai kommentit, jotka eivät liity ehdokkaan ammatillisiin kykyihin (yhteistoiminnallinen rekrytointi voi auttaa tässä).
3. Ole rakentava: Anna neuvoja siitä, miten ehdokas voi kehittyä sen sijaan, että vain osoittaisit, mikä meni pieleen.
4. Ole ammatillinen ja kunnioittava: Säilytä ammatillinen sävy ja ole kunnioittava. Palaute tulisi antaa kannustavalla ja tukevalla tavalla (lisää aiheesta Alana Fallisin erinomaisessa artikkelissa palautteen antamisesta).
5. Ole rehellinen: Anna rehellistä ja suoraa palautetta, joka ei ole siloteltua mutta ei myöskään kohtuuttoman ankaraa.
6. Hyödynnä työkaluja: Työkalut, kuten hakijaseurantajärjestelmät tai vastaavat rekrytointiohjelmistot, voivat auttaa kokoamaan ehdokkaita koskevaa palautetta ja pyytämään heiltä palautetta.
7. Dokumentoi palaute: Pidä kirjaa annetusta palautteesta. Tämä auttaa säilyttämään johdonmukaisuuden ja tarjoaa viitteen tulevia vuorovaikutustilanteita varten.
8. Kannusta kysymään: Anna ehdokkaalle mahdollisuus esittää kysymyksiä ja pyytää selvennyksiä, jotta hän varmasti ymmärtää palautteen täysin ja voi toimia sen perusteella tehokkaasti.

Muistivinkki

Hyvä käytäntö tarkoittaa, että palautteen tulisi olla järjestelmässä ja päätös tehtynä 24 tunnin kuluessa haastattelusta. Näin varmistetaan, että muistat kaiken tapahtuneen.

 

Joskus ihmiset saattavat tarvita hieman aikaa pohtimiseen, mikä on täysin ymmärrettävää. On kuitenkin tapahtunut niin monta kertaa, että rekrytoiva esihenkilö ei ole antanut palautetta viikkoon, sanoo minulle ”Minun piti miettiä asiaa” ja kirjoittaa sitten palautteen väärästä hakijasta!

Esimerkkejä haastattelupalautteesta

Esimerkkejä myönteisestä palautteesta

Tekniset taidot

• "Osoitit hallitsevasi Pythonin erittäin hyvin ja esitit koodausongelmaan selkeän ja tehokkaan ratkaisun. Algoritmien ja tietorakenteiden tuntemuksesi oli vaikuttavaa."
• "Kokemuksesi projektinhallintatyökaluista, kuten Jirasta ja Asanasta, näkyy selvästi, ja annoit erinomaisen esimerkin siitä, kuinka hallitsit tehokkaasti useita projekteja samanaikaisesti."

Käyttäytymiseen liittyvät osaamisalueet

• "Viestit ajatuksesi selkeästi ja itsevarmasti. Kykysi selittää monimutkaisia käsitteitä yksinkertaisella tavalla oli erittäin tehokas."
• "Osoitit erinomaista ongelmanratkaisukykyä erityisesti kertoessasi, kuinka käsittelit edellisessä projektissasi eteen tulleen odottamattoman haasteen."

Sopivuus työyhteisöön

• "Innostuksesi yrityksemme arvoja ja missiota kohtaan näkyi erittäin selvästi. Uskomme, että sopisit hyvin tiimiimme ja edistäisit myönteisesti työyhteisömme kulttuuria."
• "Yhteistyöhön perustuva lähestymistapasi ja esimerkkisi tiimiprojekteista osoittivat, että arvostat tiimityötä ja työskentelet mielelläsi ryhmässä."

Vahvuudet

• "Laaja taustasi digitaalisessa markkinoinnissa ja onnistuneet kampanjasi vastaavat täydellisesti markkinointitiimimme tarpeita."
• "Aktiivinen lähestymistapasi ja halukkuutesi tarttua uusiin haasteisiin erottuivat edukseen. Arvostamme valmiuttasi oppia ja kehittyä."

Valmistautuminen 

• "Hakija osoitti poikkeuksellista valmistautumista saapumalla paikalle ja osoittamalla ymmärtävänsä selkeästi tehtävän ja yrityksen mission. Hänen harkitut kysymyksensä projekteistamme ja prosesseistamme korostivat hänen perusteellista taustatyötään ja aitoa kiinnostustaan osallistua tiimimme toimintaan."
• "Oli selvää, että hakija oli tutustunut perusteellisesti työpaikkailmoitukseen ja valmistellut asiaankuuluvia esimerkkejä taitojensa esittelemiseksi, mikä teki hänen vastauksistaan ytimekkäitä ja tehtävään räätälöityjä."

Myönteisyys 

• "Hakija säilytti koko haastattelun ajan myönteisen ja innostuneen asenteen, mikä teki keskustelusta kiinnostavan ja miellyttävän. Hänen optimisminsa haasteisiin tarttumista kohtaan oli erityisen kannustavaa."
• "Hakija käsitteli vaikeat kysymykset itsevarmasti ja myönteisellä asenteella osoittaen sinnikkyyttä ja kykyä keskittyä ongelmien sijaan ratkaisuihin."

Tiimityö

• "Hän osoitti ymmärtävänsä erinomaisesti tiimidynamiikkaa ja korosti, kuinka hän asettaa avoimen viestinnän ja keskinäisen kunnioituksen etusijalle yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi."
• "Hakija puhui innostuneesti roolistaan aiempien tiimiensä onnistumisissa ja osoitti aitoa arvostusta kollegoidensa panosta kohtaan."

Esimerkkejä kielteisestä palautteesta

Tekniset taidot

• "Vaikka Java-perustietosi ovat hyvät, huomasimme puutteita edistyneempien käsitteiden, kuten samanaikaisuuden ja monisäikeisyyden, tuntemuksessasi."
• "SQL-tietokantojen tuntemuksesi on ilmeinen, mutta kokemuksesi NoSQL-tietokannoista vaikuttaa rajalliselta, vaikka se on tämän tehtävän keskeinen vaatimus."

Käyttäytymiseen liittyvät osaamisalueet:

• "Vastauksesi olivat toisinaan liian lyhyitä, minkä vuoksi ajatteluprosessiasi ja kokemustasi oli haastavaa arvioida kattavasti. Yksityiskohtaisemmat vastaukset auttaisivat."
• "Vaikutit epäröivältä, kun sinulta kysyttiin työpaikan konfliktien käsittelystä. Kyky käsitellä ja ratkaista konflikteja itsevarmasti on tässä tehtävässä tärkeää."

Sopivuus työyhteisöön:

• "Aistimme jonkin verran epäröintiä, kun keskustelimme yrityksemme joustavasta työympäristöstä. Meille on ratkaisevan tärkeää, että tiimin jäsenet tuntevat olonsa mukavaksi etätyössä ja sopeutuvat siihen hyvin."
• "Itsenäisen työskentelyn suosiminen saattaa olla haaste erittäin yhteistyöhakuisessa tiimiympäristössämme."

Kehitettävää:

• "Huomasimme, että tilannearviointia koskevat kysymykset tuottivat sinulle vaikeuksia. Harjoittelemalla lisää käyttäytymiseen perustuvia haastattelukysymyksiä voisit kuvata ongelmanratkaisustrategioitasi selkeämmin."
• "Tekninen esityksesi jäi hieman pinnalliseksi erityisesti suunnitteluvalintojesi perustelujen osalta. Lisäkontekstin ja perustelujen tarjoaminen vahvistaisi argumenttejasi."

Heikko viestintä

• "Hakijan oli vaikea ilmaista ajatuksiaan selkeästi, minkä vuoksi hänen kokemuksiaan ja pätevyyttään oli vaikea ymmärtää kokonaisuudessaan. Hänen vastauksensa olivat usein epämääräisiä tai niistä puuttui taitojen arvioimiseksi tarvittavia yksityiskohtia."
• "Kun hakijaa pyydettiin kertomaan tarkemmista esimerkeistä, hän antoi vastauksia, jotka olivat puutteellisia tai poikkesivat aiheesta. Tämä viittasi vaikeuksiin välittää olennaista tietoa tehokkaasti."

Puutteellinen valmistautuminen

• "Hakija vaikutti olevan perehtymätön tehtävän vaatimuksiin eikä pystynyt antamaan räätälöityjä esimerkkejä siitä, miten hänen kokemuksensa vastasivat tehtävää. Tämä antoi vaikutelman, ettei hän ollut tutustunut työpaikkailmoitukseen yksityiskohtaisesti."
• "Kun hakijalta kysyttiin yrityksestämme ja sen missiosta, hän antoi hyvin yleisluontoisia vastauksia, mikä osoitti, ettei hän ollut tutustunut organisaatioomme tai sen arvoihin ennen haastattelua."

Etenemisvinkki

Aloitan mielelläni myönteisistä asioista ja siirryn sitten siihen, mitä voisi parantaa. Jos minulla on riittävästi yksityiskohtaista tietoa, esitän suosituksia, joihin on aiemmin kuulunut esimerkiksi muita tehtäviä, joihin henkilö saattaisi sopia paremmin, taitoja ja tietoja, joita hänen tulisi kehittää, sekä vastausten jäsentämistä selkeämmin.

Mitä haastattelupalautteeseen sisällytetään

Kun annan palautetta hakijoille, pyrin aina sisällyttämään siihen seuraavat asiat:

Myönteinen palaute

Nosta esiin prosessin aikana havaitut vahvuudet tai myönteiset puolet, kuten hyvä viestintä tai vaikuttava tekninen osaaminen.

“Osoitit ymmärtäväsi tehtävän perusteellisesti ja olit valmistautunut hyvin esimerkein, jotka toivat selkeästi esiin teknisen asiantuntemuksesi ja ongelmanratkaisutaitosi.

Vastauksesi olivat selkeitä, ytimekkäitä ja vastasivat suoraan kysymyksiin, mikä korosti erinomaisia viestintätaitojasi.

Arvostimme myös myönteistä asennettasi ja innostustasi tehtävää kohtaan – oli selvää, että olet aidosti innostunut mahdollisuudesta osallistua tiimimme toimintaan.

Lisäksi kokemuksestasi yhteistyöstä muiden kanssa kertomasi konkreettiset esimerkit osoittivat sopeutumiskykysi ja vahvat tiimityötaitosi. Kaiken kaikkiaan jätit erittäin myönteisen vaikutelman, ja uskomme, että voisit sopia tähän tehtävään erinomaisesti."

Rakentava palaute

Tässä kohdassa on tärkeää olla täsmällinen sekä antaa esimerkkejä ja konkreettisia neuvoja esimerkiksi tiettyihin taitoihin, ongelmanratkaisukykyyn tai valmistautumiseen liittyvistä kehityskohteista. Esimerkki:

"Kiitos, että käytit aikaa haastatteluun kanssamme. Vaikka osoitit innostusta tehtävää kohtaan, huomasin, että osa vastauksistasi olisi voinut olla kohdennetumpia ja yksityiskohtaisempia.

Työtehtävän vaatimuksiin liittyvien konkreettisten esimerkkien antaminen auttaisi tuomaan taitosi ja kokemuksesi tehokkaammin esiin. 

Lisäksi olisi hyödyllistä käyttää enemmän aikaa yritykseen ja tehtävään tutustumiseen etukäteen, jotta voisit sovittaa vastauksesi paremmin tarpeisiimme ja odotuksiimme.

Näitä asioita voit helposti kehittää tulevia haastatteluja varten, ja arvostan panostasi keskustelumme aikana."

Suoriutuminen suhteessa tehtävän vaatimuksiin

Yhdistä aina ehdokkaan suoriutuminen siihen, mitä tehtävässä menestymiseen vaaditaan, esimerkiksi:

“Kiitos ajastasi ja vaivannäöstäsi haastatteluprosessin aikana. Vaikka osoitit vahvaa [tiettyä taitoa tai vahvuutta, esim. ”teknistä osaamista data-analyysissä”], tehtävässä edellytetään kehittyneempää kykyä [tietty vaatimus, esim. ”esittää oivalluksia tehokkaasti muille kuin teknisille sidosryhmille”]. 

Viestintätaitojesi kehittäminen niin, että pystyt välittämään monimutkaista tietoa selkeästi ja vaikuttavasti, auttaisi sinua menestymään tämäntyyppisessä tehtävässä. Innostuksesi ja halusi oppia ovat ilmeisiä, ja tämän osa-alueen kehittämisen myötä sinulla on mahdollisuus ylittää vastaavissa tehtävissä asetetut odotukset.”

Tulevat mahdollisuudet

Tarjoa ehdotuksia tulevia haastatteluja tai tehtäviä varten, jotka voisivat sopia ehdokkaalle paremmin hänen vahvuuksiensa ja kehityskohteidensa perusteella, ja anna ohjeita siitä, miten hän voi kehittää taitojaan tai hankkia lisää kokemusta tietyiltä alueilta.

"Kiitos ajastasi ja vaivannäöstäsi, jonka käytit haastatteluprosessiin. Osoitit vahvaa potentiaalia erityisesti [tietyllä osa-alueella, esim. ”ongelmanratkaisussa tai teknisessä osaamisessa”], mikä on erinomainen perusta menestykselle.

Vaikka joillakin osa-alueilla jatkokehitys parantaisi mahdollisuuksiasi menestyä tässä tehtävässä – esimerkiksi [kehitettävä osa-alue, esim. ”johtamistaidoissa tai toimintojen välisessä yhteistyössä”] – näen sinulle merkittäviä kasvumahdollisuuksia.

Kannustan sinua jatkamaan kokemuksesi kartuttamista [tietyllä osa-alueella] ja tutustumaan tehtäviin, joissa voit kehittää näitä taitoja edelleen. Omistautuneen ja oma-aloitteisen asenteesi ansiosta olen varma, että löydät mahdollisuuksia, joissa voit menestyä ja saada aikaan merkittävää vaikutusta.”

Mitä haastattelupalautteeseen ei pidä sisällyttää

Yleistykset

Anna palautteesi tueksi konkreettisia esimerkkejä ja yksityiskohtia. Epämääräiset ilmaukset, kuten ”ei aivan sopiva”, ilman asianmukaista kontekstia voivat hämmentää ja turhauttaa ehdokkaita. Kaikki antamasi palaute tulee pystyä perustelemaan konkreettisilla esimerkeillä.

Liian kriittinen palaute

Vaikka kehityskohteiden käsitteleminen on tärkeää, vältä ankaraa tai liian kriittistä kieltä, joka saattaa lannistaa ehdokasta tai heikentää hänen itseluottamustaan. 

Tämä tarkoittaa sellaisten sanojen tai ilmausten välttämistä kuin ”surkea”, ”pettymys”, ”epäpätevä” tai ”sinusta ei ole tähän”.

Jos uskot vahvasti, ettei tehtävä ehkä sovi hänelle, muista ilmaista tämä rakentavasti ja tarjota neuvoja ja ohjausta.

Syrjivä sisältö

Huomaa, että monilla lainkäyttöalueilla, kuten Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Euroopan unionissa, lainsäädäntö säätelee tiukasti tietojen saatavuutta ja suojaa. 

Ehdokaspalautetta pidetään tietona, joka liittyy tiettyyn ehdokkaaseen, ja kyseisen lainsäädännön (yleinen tietosuoja-asetus eli GDPR) nojalla hänellä on oikeus pyytää kaikki yrityksen hänestä hallussa olevat tiedot. 

Monet muut maat ovat ottaneet GDPR:n tietolainsäädäntönsä malliksi ja ovat joko säätäneet vastaavia lakeja tai valmistelevat niitä (toistaiseksi Brasilia, Intia, Turkki ja Kalifornia Yhdysvalloissa), joten jokaisen tulisi pitää tämä mielessä.

Tämä tarkoittaa, että sinun on varmistettava tallennetun palautteesi olevan objektiivista, selkeää ja merkityksellistä työn edellyttämien taitojen ja kokemuksen sekä ehdokkaan haastattelusuorituksen kannalta suhteessa näihin vaatimuksiin. 

Siksi palautteessa ei saa kommentoida sitä, mitä ehdokkaalla oli yllään, hänen mahdollista aksenttiaan eikä missään tapauksessa mitään sellaista, mitä voidaan pitää syrjivänä.

Annan nämä varoitukset, koska olen nähnyt tällaista. Olen iloinen, että onnistuin havaitsemaan näin räikeän puolueellisuuden ja puuttumaan siihen asianomaisten kanssa tuolloin, mutta varmista, ettei tallennettu palaute johdata sinua vaikeuksiin.

Et myöskään voi kiertää lainsäädäntöä yrittämällä rajoittaa palautetta tai tekemällä jotain vastaavaa. Jos sinun todetaan salanneen ehdokasta koskevia tietoja, sakot ovat todella suuret. 

Oma periaatteeni on tämä: jos Amazonin tiimi ei ole keksinyt keinoa rajoittaa palautetta, kukaan ei pysty siihen!

Hanki haastattelupohjamme

Email*

By submitting this form, you agree to receive the Interview Template, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. For details, review our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.

Haastattelupalautteen usein kysytyt kysymykset

Mitä hyötyä haastattelupalautteesta on?

Miten ehdokkaalle annetaan palautetta?

Miten kirjoitat palautetta haastattelun jälkeen?

Kuinka yksityiskohtaista palautetta pitäisi antaa?