Comment créer un programme de stage en 9 étapes
Votre capacité à attirer les jeunes talents en début de carrière sera essentielle pour établir les bases de votre effectif dans les années à venir.
Un programme de stage aligné stratégiquement vous aidera à recruter les talents dont votre organisation a besoin, à apporter de nouvelles idées et perspectives, et à renforcer positivement votre marque employeur.
Dans cet article, je vais vous expliquer comment lancer votre propre programme de stage, ainsi que quelques bonnes pratiques.
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Qu'est-ce qu'un stage ?
Un stage est une expérience professionnelle structurée proposée par une organisation afin d'offrir aux étudiants ou aux jeunes diplômés une exposition pratique à un secteur ou domaine spécifique.
Les stages peuvent être à temps partiel ou à plein temps et durent généralement une période déterminée, allant de quelques semaines à plusieurs mois.
Ils permettent au stagiaire d’appliquer ses connaissances académiques dans des situations réelles, de développer des compétences professionnelles et d’obtenir un aperçu précieux de ses futures orientations de carrière. Les stages comprennent souvent du mentorat, de la formation, et l’opportunité de travailler sur de vrais projets, ce qui en fait un tremplin essentiel pour l’emploi futur.
Pour les employeurs, les stages servent à identifier et développer des talents potentiels, tout en apportant de nouvelles perspectives et des idées innovantes au sein de l’entreprise.
Participer à des ateliers de dotation RH peut aider les équipes RH à créer des programmes de stages attirant et développant les talents de demain. Les ateliers lors de conventions ou autres événements présentent souvent des discussions sur la structuration de programmes de stages qui apportent une valeur mutuelle aux stagiaires et aux entreprises.
Stages rémunérés ou non rémunérés ?
Lorsque vous créez un programme de stage, l’une des principales questions à se poser est d’opter pour des stages rémunérés ou non rémunérés.
Les stages rémunérés sont généralement plus attirants pour les candidats, car ils offrent une compensation financière pour le travail accompli. Ils permettent de rendre le stage accessible à un plus large éventail de candidats, notamment ceux qui ne peuvent pas se permettre de travailler sans salaire.
En revanche, les stages non rémunérés peuvent toujours être bénéfiques, notamment s’ils offrent des expériences d’apprentissage substantielles, des opportunités de réseautage, et des crédits académiques.
Cependant, il est important de respecter les lois du travail et les réglementations concernant les stages non rémunérés, en veillant à ce que le bénéfice principal soit éducatif pour le stagiaire plutôt que pour l’organisation.
En fin de compte, proposer des stages rémunérés peut renforcer l’attrait de votre programme et vous aider à attirer un vivier de candidats divers et talentueux. Les études montrent que les étudiants ayant réalisé un stage rémunéré reçoivent plus souvent des offres d’emploi et bénéficient d’un meilleur niveau de rémunération que ceux qui n’ont suivi aucun stage ou uniquement des stages non rémunérés.
De plus, les stages non rémunérés peuvent générer des inégalités systémiques, les femmes ainsi que les étudiants noirs et hispaniques étant sous-représentés dans les stages rémunérés.
Comment créer un programme de stage
Les stagiaires que vous recrutez ont plus de chances de rester dans votre organisation comparé aux jeunes diplômés n’ayant pas fait de stage.
J’ai moi-même commencé mon parcours dans mon entreprise actuelle en tant que stagiaire, je peux donc témoigner personnellement de l’efficacité de ces programmes. Voici une méthode en 9 étapes pour en créer un.
Étape 1 : Définir les objectifs et attentes
Tous les efforts en ressources humaines doivent être intentionnellement alignés afin de permettre à votre organisation de réaliser ses impératifs stratégiques.
Votre programme de stage n’y fait pas exception, c’est pourquoi la première étape de sa construction doit consister à définir ses objectifs et attentes, en réfléchissant attentivement à la manière dont il pourra soutenir la stratégie globale de l’entreprise.
Je vous encourage à fixer des KPI pertinents qui vous permettront de suivre vos progrès par rapport à vos objectifs, de prendre des décisions sur la base de données, et de garantir le succès de votre contribution aux objectifs à court et long terme de votre organisation.
Étape 2 : Concevoir le programme
La conception de votre programme en est fondamentalement le cadre, celui par lequel vous atteindrez les objectifs définis ci-dessus.
Tout commence avant tout par la planification des effectifs. Quelle quantité et qualité de talent vous faudra-t-il, dans quels rôles, pour atteindre vos objectifs organisationnels futurs ?
Vous devez dimensionner correctement votre programme de stage afin de répondre à vos besoins de recrutement futurs.
Cela peut supposer de cibler un peu plus précisément les types de postes à pourvoir.
Par exemple, si vos équipes tech ont des besoins croissants, mais ce n’est pas le cas de la finance, il serait pertinent de privilégier des stages dédiés à la tech plutôt qu’à la finance.
Déterminer le type de talents dont vous aurez besoin vous permet de commencer à définir les missions à confier à vos stagiaires.
Des descriptions de poste bien rédigées vous aident à définir les rôles et responsabilités et vous permettent également d’établir votre stratégie de rémunération et d’avantages sociaux pour vos postes de stage.
Les attentes relatives aux rôles—pendant et après votre programme de stages—doivent être utilisées pour déterminer la rémunération appropriée afin d’attirer et de retenir les meilleurs talents pour vos programmes de stages et le recrutement de juniors.
Enfin, lors de la conception de votre programme, je recommande de développer une solide stratégie d’évaluation qui soit en lien avec les objectifs et buts de votre programme.
Éléments d’évaluation à prendre en compte :
- Satisfaction des stagiaires et de leurs responsables à l’égard du programme
- Taux de conversion lors de l’embauche
- Rétention et engagement des stagiaires embauchés dans le temps.
Étape 3 : Concevoir l’expérience du stagiaire
Après avoir créé la structure générale de votre expérience stagiaire, il est temps de concevoir et documenter les expériences concrètes que vivront vos stagiaires durant leur programme de stage.
Les décisions importantes à prendre en amont incluent :
- Quelle sera la durée de l’expérience de stage ?
- Quels sont les objectifs globaux d’apprentissage et les expériences formatrices soutenant l’expérience du stage ?
- Quelles expériences attendez-vous que le stagiaire ait avec son manager/équipe de recrutement ?
- Quelles expériences attendez-vous qu'ils aient en tant que cohorte ?
- Quelles opportunités de réseautage/de rencontre avec la direction seront proposées aux stagiaires ?
- Comment le coaching/les retours doivent-ils être apportés à chaque individu ?
À mon avis, votre programme de stage doit inclure un bon équilibre entre les expériences de cohorte de stagiaires et le travail au sein de leur équipe/manager.
Les expériences de type cohorte peuvent inclure des exercices de renforcement d’équipe, des modules d’immersion pour découvrir différents secteurs de votre entreprise, et des activités de service communautaire.
Étape 4 : Gestion des ressources du programme de stage
Une fois la conception de votre programme établie, je vous conseille de réfléchir à la gestion des ressources nécessaires au programme de stage.
Selon la taille et la portée de votre programme, vous devrez vous assurer de mettre en place la structure de soutien appropriée pour gérer votre programme dans l’immédiat et à l’avenir.
Un programme de petite taille peut nécessiter simplement un coordinateur de stages pour gérer le programme. Les programmes plus importants peuvent requérir toute une équipe dédiée aux relations universitaires afin de gérer l’ensemble de l’expérience stagiaire.
Il faut également s’assurer que vous disposez d’un nombre suffisant de managers de stagiaires pour accompagner le nombre de stagiaires recrutés.
Vos managers de stagiaires doivent avoir la capacité nécessaire pour fournir aux stagiaires le coaching, le développement et le soutien dont ils ont besoin pour réussir.
N’oubliez pas que vos stagiaires auront sans doute besoin de nettement plus de soutien qu’un collègue plus expérimenté pour réussir.
Intégrez convenablement vos managers de stagiaires au programme, donnez-leur des attentes claires sur leur rôle de tuteur de stage et fournissez-leur les outils et ressources nécessaires pour offrir la meilleure expérience possible à vos stagiaires entrants.
Étape 5 : Développer et exécuter une stratégie de recrutement et de relations universitaires
Créer une stratégie de marketing ciblant vos futurs stagiaires là où ils se trouvent est essentiel. Les deux axes principaux que je recommande sont les universités et les réseaux sociaux.
Construire votre image de marque en tant qu’employeur accueillant les jeunes talents sur LinkedIn est un excellent moyen d’attirer les talents de la génération Z. TikTok et d’autres réseaux sociaux deviennent également des outils de recrutement de plus en plus utilisés.
Développer des relations avec certaines universités est un autre moyen efficace de bâtir des viviers de talents pour votre organisation et de disposer d’une présence sur les campus afin de rencontrer et recruter des stagiaires.
Tentez d’établir des relations avec des écoles offrant des diplômes en lien avec vos besoins de recrutement et capables de proposer suffisamment de talents pour les besoins de votre organisation.
Par ailleurs, vous pouvez nouer des liens avec des universités susceptibles de soutenir vos besoins de recrutement dans la diversité.
Une approche émergente consiste à collaborer directement avec des établissements diversifiés tels que les Hispanic-Serving Institutions (HSIs) ou les Historically Black Colleges (HBCUs), qui forment des talents spécialisés dans les secteurs que vous ciblez.
Cela vous permet de constituer un vivier de jeunes talents issus de la diversité et de façonner votre main-d’œuvre pour les années à venir.
Étape 6 : Sélection et entretiens
Bien que vous ne souhaitiez pas rendre votre processus d'entretien trop ardu, je recommanderais au moins deux tours d'entretiens et de le mener via le même logiciel de recrutement que celui utilisé pour les candidats réguliers.
Le premier tour doit être réalisé de manière centralisée par votre équipe d'acquisition de talents ou de gestion du programme de stages.
Cette première étape de l'entretien a pour but de s'assurer que les candidats transmis aux responsables du recrutement des stagiaires sont bien sélectionnés, qu'ils satisfont les exigences du poste diffusé et sont en adéquation avec vos futurs besoins en recrutement en tant qu'organisation.
Une fois votre premier vivier de talents vérifié, vous pouvez proposer les candidats qualifiés à la deuxième étape avec les responsables qui les encadreront pendant leur expérience de stage.
Comme mentionné précédemment, il est essentiel de fournir à vos responsables de stagiaires les outils et le soutien dont ils auront besoin pour assurer le succès du programme.
Une ressource clé que je recommanderais est un guide d'entretien. Cela permet de s'assurer que vos candidats sont évalués selon le même ensemble de questions/de critères d'évaluation, ce qui favorise une évaluation plus objective de votre vivier de talents et augmente la conformité légale afin de limiter toute discrimination ou pratiques d'entretien illicites.
Une fois le tri effectué par les responsables du recrutement, votre équipe d'acquisition de talents peut faire des propositions et confirmer vos stagiaires.
Étape 7 : Accueillir et faire évoluer les stagiaires
Accueillir vos stagiaires est le moment où tous vos efforts portent leurs fruits. Si vous êtes bien préparé, cette étape sera la plus simple et la plus facile de votre processus.
Un élément clé lors de l'accueil de vos stagiaires est leur intégration et leur parcours d'intégration.
Une intégration approfondie les aide à se familiariser avec la culture et les politiques de votre entreprise, et à identifier les membres clés de l'équipe (ex. : l'équipe en charge du programme de stages, leur responsable, et autres dispositifs de soutien).
Pendant toute la durée d'accueil de vos stagiaires, ils doivent alterner des activités collectives/programmatique et des activités métier au sein de l’équipe de leur responsable.
Au travers de ces différents canaux, il est essentiel de leur offrir suffisamment de développement professionnel (ex. : ateliers pratiques, formations et accès à des ressources d'apprentissage en ligne), des retours réguliers sur la performance et l'évolution, ainsi que des opportunités critiques de réseautage aussi bien avec d'autres stagiaires qu'avec des collègues/dirigeants de votre organisation.
Je m'appuie encore aujourd'hui sur les relations que j'ai nouées lors de mon propre stage il y a des années et je crois que le réseautage est l'un des principaux leviers pour favoriser la croissance professionnelle et la mobilité interne de vos talents.
Étape 8. Faire des propositions d'embauche
À la fin du programme de stage, il faut immédiatement passer à la phase de proposition d'embauche.
Le programme devrait vous avoir apporté une évaluation solide de vos stagiaires et leur avoir permis d'obtenir un aperçu unique des opportunités au sein de votre organisation.
Je vous recommande de viser à convertir au moins 65% de vos stagiaires en employés à l'issue de leur prochaine diplomation. Cela est essentiel pour concrétiser le véritable retour sur investissement des efforts fournis dans votre programme de stages.
Étape 9. Réévaluer vos objectifs, ne vous contentez pas de « répéter mécaniquement »
La conclusion de votre cycle de stages est le moment idéal pour revoir votre stratégie d'évaluation.
Tout au long du processus, et en particulier pendant que les stagiaires sont présents dans votre organisation, vous devriez mettre en œuvre votre stratégie d'évaluation et collecter des données essentielles pour nourrir l'amélioration continue de votre programme et veiller à ce qu'il continue de répondre à vos besoins.
Les entretiens de sortie sont aussi une excellente source d'informations venant de vos stagiaires, qui peuvent aider à adapter le programme pour la prochaine session.
Une erreur critique observée dans la conception des programmes de stages est de « répéter mécaniquement » chaque année sans les faire évoluer afin qu'ils répondent aux nouvelles priorités de votre stratégie de gestion des talents.
Bonnes pratiques pour un programme de stages
Regardons quelques bonnes pratiques à adopter pour mettre en œuvre efficacement votre stratégie de recrutement de stagiaires.
Recrutez les stagiaires plus tôt que vous ne le pensez
Attirer et embaucher les meilleurs talents en début de carrière devient chaque année plus concurrentiel, et débuter votre processus de recrutement en avance est un excellent moyen de ne pas rater l'opportunité d'attirer les meilleurs profils de stagiaires.
Si vous accueillez des stagiaires pour la période estivale, je recommande de publier et de commencer à sourcer vos opportunités de stage dès l’automne précédent.
Plus vous pouvez publier et faire des offres pour vos stages en amont, plus vous aurez de chances d'avoir une sélection compétitive de stagiaires dès le lancement de votre programme.
Des responsables et des mentors solides
Au-delà du groupe principal de collègues qui gèrent votre programme de stage, deux rôles essentiels auront un impact majeur sur l’expérience de vos stagiaires : leur manager et leur mentor.
Nous avons tous entendu l’adage selon lequel les employés « ne quittent pas de mauvais emplois, ils quittent de mauvais managers » et des études ont montré que 50 % à 75 % des employés partent à cause de leur manager.
Ainsi, pour inciter vos stagiaires à rester avec vous après l’obtention de leur diplôme, il est essentiel de les associer à des managers capables de leur offrir une expérience unique.
Offrir un travail significatif
Un élément clé de la conception de votre programme de stage consiste à proposer à vos stagiaires un travail réellement significatif qui les mettra au défi et les aidera à se développer professionnellement.
La motivation intrinsèque (être motivé par l’activité ou le travail lui-même) est un facteur de motivation essentiel, en particulier pour les talents en début de carrière.
Vos stagiaires méritent de participer à des missions intéressantes et stimulantes qui les mettront à l’épreuve et leur permettront d’apprendre auprès de vos collaborateurs les plus brillants.
Les avantages d’un programme de stage en entreprise
Mon stage a été mon passeport d’entrée dans l’organisation où je travaille encore aujourd’hui.
Les relations nouées pendant mon stage ont été déterminantes pour mon évolution vers un poste de direction.
Si les employeurs devraient proposer des opportunités de stage parce que c’est la meilleure manière de soutenir la prochaine génération de talents dans le monde du travail, je peux vous assurer que les avantages de lancer un programme de stage sont loin d’être uniquement altruistes.
Recrutement de talents en début de carrière
Selon la National Association of Colleges and Employers, 66,4 % des opportunités de stage débouchent sur des postes à temps plein.
C’est un vivier essentiel pour alimenter votre réservoir de talents en début de carrière et une occasion unique d’intégrer la nouvelle génération au sein de votre organisation.
Entretien prolongé
Les stages offrent aux employeurs l’avantage supplémentaire d’observer les talents potentiels en situation réelle avant de faire une proposition d’embauche.
De plus, des études montrent que les stagiaires qui deviennent employés ont 32 % plus de chances d’être retenus que ceux qui n’ont pas effectué de stage dans votre organisation, ce qui signifie que vous êtes plus susceptible de garder vos talents et de réduire les coûts supplémentaires liés au turnover.
Étant donné que le coût de remplacement d’un employé représente généralement entre 1,5 et 2 fois son salaire annuel, vous devriez considérer votre programme de stage comme un levier rentable pour attirer et fidéliser des talents en début de carrière dans votre organisation.
Publicité positive et construction de votre marque
Les stages peuvent considérablement améliorer la notoriété de votre marque et donner une image plus positive de votre organisation, ce qui favorise le recrutement bien au-delà de vos seuls stagiaires.
La présence sur les réseaux sociaux doit constituer un élément central de votre expérience de stage. Les jeunes générations sont beaucoup plus présentes sur les réseaux sociaux, et vos stagiaires peuvent jouer un rôle clé en tant qu’ambassadeurs de la marque, aussi bien en ligne que sur les campus.
Soutien à vos efforts DEIB
Un programme de stage bien conçu peut être un outil clé pour soutenir vos efforts de Diversité, Équité, Inclusion et Sentiment d’Appartenance (DEIB).
Accueillir un vivier diversifié de stagiaires vous permet d’intégrer une nouvelle génération de talents variés et d’enrichir votre pipeline de talents.
De plus, les données récentes sur les nouveaux diplômés révèlent un écart salarial croissant pour les femmes diplômées, qui ne gagnent que 72 centimes pour chaque dollar touché par leurs homologues masculins (en baisse par rapport à 81 centimes ces dernières années).
Mener des actions volontaristes pour soutenir et recruter des talents féminins à des niveaux de rémunération équitables via l’expérience du stage peut avoir un impact durable sur la réduction de l’écart de rémunération entre les sexes et offrir davantage de chances de réussite à long terme aux collaboratrices.
Les programmes de stage vous aideront à gagner la guerre des talents
Votre entreprise est-elle prête pour le vieillissement de la main-d'œuvre ?
Les stages sont un moyen rentable d’intégrer dans votre organisation des talents hautement sélectionnés qui auront plus de chances de rester sur le long terme.
Ils sont également excellents pour votre marque employeur et vos efforts en matière de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI).
Je vous encourage à continuer de réfléchir à la manière de maintenir l’engagement et la fidélisation de vos anciens stagiaires une fois qu’ils auront rejoint votre effectif.
Vos anciens stagiaires sont l’avenir de votre organisation, il est donc rentable de continuer à investir dans leur développement et leur évolution.
FAQ
Quelle durée doit avoir un stage ?
La durée de votre programme de stage variera considérablement selon les objectifs de votre organisation et les postes à pourvoir.
La plupart des stages professionnels durent entre 1 et 3 mois, ce qui laisse suffisamment de temps au stagiaire pour découvrir un poste et l’entreprise. C’est typiquement le cas des stages estivaux.
Les stages de longue durée peuvent être bénéfiques pour les postes plus complexes, tout en permettant au stagiaire de mieux comprendre l’environnement de travail et de contribuer davantage à l’organisation.
Un bon exemple concerne les postes de praticiens, pharmaciens et autres professionnels de santé.
Ces fonctions nécessitent souvent des stages longs qui s’étalent sur toute l’année scolaire et donnent aux étudiants les compétences essentielles pour réussir dans leur nouveau poste après l’obtention de leur diplôme.
Quels sont les différents types de stages ?
Il existe de nombreux types de programmes de stage que vous pouvez proposer, depuis les programmes traditionnels d’été jusqu’à des expériences à temps quasi complet. Voici quelques exemples courants :
- Stage d’été. Expérience courte mais intensive durant les mois d’été, lorsque les étudiants disposent d’une pause dans leurs obligations académiques
- Stages alignés sur le semestre. Généralement des opportunités à temps partiel ou à horaires réduits s’étalant sur le semestre d’automne ou de printemps, qui permettent de concilier travail et priorités scolaires
- Programmes de stage rotatif. Ces programmes visent à faire découvrir différents services ou équipes à l’étudiant afin de lui donner une vision globale de l’entreprise et de diversifier ses compétences (par exemple, un stage en ressources humaines peut permettre de passer par le recrutement, la formation et la rémunération). Cela est particulièrement utile pour les programmes à fort potentiel et permet aux stagiaires de mieux choisir leur spécialisation à l’issue du stage.
- Programmes de stage inclusifs. Pensés pour favoriser la diversité et l’inclusion, ces programmes sont centrés sur le développement de compétences et l’offre d’opportunités à des groupes ou des populations sous-représentés.
