Un placement permanent ne se clôture qu'une fois. Des honoraires sont facturés, le poste est pourvu et le consultant passe au suivant. Un placement en contrat ne se clôture pas, il se poursuit. Il faut relancer les feuilles de temps chaque semaine, suivre la marge pour chacun d'entre eux et le compte à rebours de la conformité ne s'arrête pas le jour où une personne commence.

La plupart des CRM de recrutement ont été conçus autour du premier flux de travail, puis le second a été ajouté plus tard, généralement sous la forme d'un module de feuilles de temps greffé à un système qui n'a jamais été conçu pour fonctionner selon des cycles hebdomadaires. Pour un cabinet qui gère un volume significatif d'activité en contrats, cet écart se manifeste constamment, de façons qu'une liste de fonctionnalités reflète rarement avant qu'une agence ne doive déjà composer avec.

Atlas adopte une approche différente parce qu'il est conçu comme un CRMx, une plateforme conçue pour comprendre le contexte d'un placement, permanent ou en contrat, plutôt que de forcer les deux à suivre le même flux de travail générique.

Pourquoi les contrats et les placements permanents ne suivent pas le même flux de travail

Sur le papier, les deux sont des placements. En pratique, les exigences opérationnelles sont suffisamment différentes pour que les traiter de la même manière crée de véritables frictions :

• Un placement permanent comporte des honoraires, une facture et un moment où le travail du consultant est terminé. Un placement en contrat génère une nouvelle feuille de temps, une nouvelle validation et un nouveau calcul de marge chaque semaine ou chaque mois pendant toute sa durée.
• La conformité d'un placement permanent est en grande partie achevée à la date de début. Celle d'un placement en contrat est continue, liée aux conditions de la mission, aux références des bons de commande et aux vérifications du droit au travail qui doivent être renouvelées.
• La marge d'un placement permanent est fixe le jour où les honoraires sont convenus. La marge d'un placement en contrat évolue, et une agence a besoin d'une visibilité en temps réel sur celle-ci pour chaque contractuel actuellement en mission, plutôt que d'un rapprochement mensuel effectué a posteriori.

Un CRM conçu principalement autour du flux de travail permanent tend à traiter les contrats comme un cas particulier : un champ de statut, un modèle de facture récurrente, voire un simple téléversement de feuilles de temps. Cela suffit pour prendre techniquement en charge les placements en contrat. Ce n'est pas suffisant pour gérer correctement une activité de contrats.

Les véritables coûts de cet écart pour les agences

Les conséquences pratiques apparaissent sous la forme d'une liste assez prévisible, et la plupart des dirigeants d'agence qui gèrent un portefeuille de contrats les reconnaîtront toutes :

• Des consultants qui passent des heures chaque semaine à relancer les feuilles de temps au lieu de rechercher de nouveaux clients
• Une visibilité sur la marge qui accuse un mois de retard sur la réalité, de sorte que les problèmes sont détectés après avoir déjà coûté de l'argent
• Une confusion entre les versions des contrats et des accords : rechercher le dernier fichier, renvoyer les conditions, attendre une signature bloquée dans une boîte de réception
• Des équipes financières qui rapprochent manuellement la facturation des contractuels parce que le CRM et le logiciel de comptabilité ne communiquent pas correctement entre eux

Aucun de ces problèmes ne constitue un échec spectaculaire. Il s'agit d'une perte régulière d'heures et de retards d'encaissement et, pour une équipe qui gère des dizaines de contractuels simultanément, cette perte finit par représenter un volume réellement important de temps non facturé ou facturé en retard.

À quoi ressemble réellement une conception axée d'abord sur les contrats

L'alternative n'est pas un module de feuilles de temps plus volumineux. Il s'agit de traiter les placements en contrat comme un flux de travail distinct et central dès le départ, avec sa propre logique plutôt que comme un flux de travail de placement permanent auquel on aurait ajouté des champs supplémentaires.

Des calendriers et des conditions de mission flexibles

Les missions en contrat ne suivent pas un calendrier unique. Hebdomadaire, mensuel, à durée déterminée, renouvelable. Un système conçu pour les contrats doit gérer les références des bons de commande et les conditions de mission comme des données essentielles, et non comme une fonctionnalité ajoutée après coup à une fiche de placement générique.

Des offres et des accords qui avancent sans échanges interminables

Obtenir la signature d'une offre de contrat ou d'un accord de mission ne devrait pas impliquer de confusion entre les versions, de recherche du dernier fichier ou de perte de visibilité sur la personne qui a approuvé quoi. Maintenir ce processus bien organisé est d'autant plus important que la relation et les enjeux de conformité sont continus, et non ponctuels.

Les finances et la facturation des contractuels, connectées à la comptabilité

La facturation des contractuels doit s’intégrer aux systèmes que les équipes financières utilisent déjà, plutôt que d’exister comme un processus manuel parallèle. Une intégration à sens unique avec un logiciel comptable comme Xero, par exemple, signifie que les données de facturation des contractuels n’ont pas besoin d’être saisies à nouveau manuellement une fois qu’elles ont quitté le CRM.

Une visibilité en temps réel sur la marge de chaque placement

Une agence qui gère des contrats à grande échelle doit pouvoir voir la marge telle qu’elle se présente aujourd’hui, pour chaque contractuel actuellement en mission, et non la reconstituer à partir des factures du mois dernier. C’est la différence entre détecter un problème de marge au cours de la deuxième semaine et le découvrir au deuxième mois.

Les équipes chargées des contrats n’ont pas besoin d’un CRM pour les placements permanents auquel on aurait ajouté les feuilles de temps. Elles ont besoin que la gestion des contrats soit intégrée dès le départ.

Comment Atlas aborde cette question

Atlas couvre les placements permanents et les contrats dans un système unique, avec Contract Suite conçu spécifiquement autour de la réalité opérationnelle de la gestion d’un portefeuille de contrats :

• Des placements contractuels gérés dans un flux de travail distinct de celui des placements permanents, avec notamment des horaires flexibles ainsi que des références de bons de commande et de missions
• Des offres et des accords qui circulent sans les habituels échanges interminables au sujet des versions et des fichiers manquants, afin de maintenir un processus ordonné et de laisser la relation au centre de l’attention
• Des flux de travail liés aux finances et à la facturation des contractuels, connectés aux systèmes comptables, notamment Xero
• Une visibilité en temps réel sur la marge de chaque placement, qu’il s’agisse d’honoraires uniques ou d’un contrat renouvelé

L’objectif n’est pas de faire de la gestion des contrats un système supplémentaire fonctionnant à côté du CRM. Il s’agit de lui donner exactement la place qui est la sienne : la moitié de l’activité pour de nombreuses agences, intégrée à la plateforme comme une fonction de premier ordre plutôt que comme un module ajouté après coup.

Ce que les agences constatent lorsque les contrats cessent d’être une activité secondaire

Pour les agences qui gèrent véritablement un portefeuille mixte de placements permanents et de contrats, l’impact d’une bonne gestion de cette activité se reflète généralement directement dans la facturation, car les revenus contractuels se cumulent à chaque cycle de facturation, contrairement aux honoraires des placements permanents :

• Une augmentation mensuelle de la facturation de 85 % signalée chez les clients d’Atlas dont l’activité est fortement axée sur les contrats
• Des agences qui structurent leur modèle opérationnel autour de cette approche et atteignent 150 % de leur objectif annuel de chiffre d’affaires
• Les heures auparavant consacrées au suivi des feuilles de temps et au rapprochement manuel des marges réorientées vers le développement commercial et la prestation de services

Cette tendance s’inscrit dans le constat plus large qui se dégage des technologies de recrutement : lorsque les tâches administratives opérationnelles disparaissent, les heures sont réinvesties dans le travail qui génère réellement des revenus.

Gérer une équipe de contrats à fort volume, et non une poignée de contractuels

Les enjeux de marge et de conformité décrits ci-dessus deviennent plus marqués, et non moins importants, à mesure que le portefeuille de contrats s’agrandit. Une entreprise de recrutement gérant des centaines de contractuels pour plusieurs clients a besoin d’une visibilité en temps réel sur la marge, qui reste fiable à ce volume, ainsi que d’une équipe financière qui ne rapproche pas manuellement chaque ligne de facturation des contractuels tous les mois.

Atlas accompagne des équipes fortement axées sur les contrats, sur l’ensemble du spectre, depuis les structures à un seul poste jusqu’aux entreprises comptant plus de 100 postes, avec des fonctions financières et de facturation des contractuels conçues pour se connecter directement aux systèmes comptables déjà utilisés par les équipes financières, plutôt que d’exiger un processus manuel parallèle lorsque le volume augmente.

• Aucun nombre minimal de postes, de sorte qu’un portefeuille de contrats en croissance ne nécessite pas de renégocier la plateforme
• Une visibilité en temps réel sur la marge de chaque contractuel actuellement en mission, et non un rapprochement mensuel, ce qui devient d’autant plus important que le volume augmente
• Un système unique couvrant conjointement les placements permanents et les contrats, utile aux agences d’entreprise qui gèrent ces deux activités dans plusieurs bureaux
• Plusieurs déploiements actifs comptant plus de 50 postes chez des clients dont l’activité est axée sur les contrats et le recrutement, en complément d’équipes à un seul poste

Pour une grande entreprise de recrutement, gérer correctement les contrats n'est pas une simple fonctionnalité pratique. C'est la différence entre une équipe financière qui fait confiance aux chiffres en temps réel et une autre qui travaille toujours avec un mois de retard, et ce pour chaque contractuel géré.

Ce qu'il faut vérifier avant de choisir un CRM pour une activité fortement axée sur les contrats

Si les placements sous contrat représentent une part importante de votre activité, il vaut la peine de poser une question précise à tout fournisseur de logiciels de recrutement : non pas s'il prend en charge les placements sous contrat, car la plupart répondront que oui, mais si cette fonctionnalité a été conçue dès le départ ou ajoutée à un système destiné aux placements permanents. La réponse devient généralement évidente dès que vous posez des questions sur la visibilité des marges, la gestion des bons de commande (PO) et la manière dont les données de facturation parviennent à votre système comptable.

Atlas a été conçu pour répondre correctement à cette question, en traitant les contrats et la gestion financière des contractuels comme des fonctionnalités essentielles plutôt que comme un ajout, pour les agences qui placent à la fois des profils permanents et sous contrat, ou qui se consacrent exclusivement aux contrats. C'est ce que signifie concrètement être un CRMx ici : comprendre le contexte de chaque type de placement au lieu d'appliquer un flux de travail générique aux deux.

Questions fréquemment posées

Atlas peut-il gérer une activité de recrutement ou de placement sous contrat à volume élevé ?

Oui. Contract Suite est spécialement conçu pour les activités axées sur les contrats et les contractuels, notamment pour les agences qui gèrent ce flux de travail à grande échelle, des équipes composées d’une seule personne aux entreprises de plus de 100 utilisateurs.

La facturation des contractuels s'intègre-t-elle aux logiciels de comptabilité ?

Oui. La gestion financière et la facturation des contractuels se connectent aux systèmes comptables, notamment Xero, de sorte que les données de facturation n’ont pas besoin d’être saisies à nouveau manuellement une fois qu’elles quittent Atlas.

En quoi la visibilité des marges diffère-t-elle de celle d'un module de gestion des contrats standard dans un CRM ?

La plupart des CRM de recrutement traitent les placements sous contrat comme une extension d’un flux de travail destiné aux placements permanents, en reconstituant souvent la marge à partir des factures mensuelles a posteriori. Atlas suit les marges en temps réel pour chaque contractuel actuellement en mission, de sorte que les problèmes apparaissent au bout de quelques semaines plutôt qu’un mois ou plus après leur commencement.

Contract Suite convient-il aux agences qui placent à la fois des profils permanents et sous contrat ?

Oui. Atlas couvre les deux types de placement dans un seul système, ce qui est courant parmi les agences qui gèrent des activités mixtes, sans nécessiter un outil distinct de gestion des contractuels en complément du CRM principal.

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