Témoignage client deskbird : Comment VU Amsterdam a intégré 120 employés sans espace supplémentaire
Plus d’employés ne veut pas forcément dire plus d’espace. Soutenu par une solution intuitive de partage de bureau comme deskbird, l’Athena Institute a réussi à regrouper 120 employés dans les mêmes locaux, et a constaté une hausse de la collaboration.
Notre transition réussie avec deskbird démontre qu’avec les bons outils, les départements et instituts universitaires peuvent s’adapter à de nouveaux environnements de travail, favorisant ainsi une utilisation plus efficace de leurs espaces et renforçant la connexion et l’engagement des équipes.
Présentation de l’Athena Institute, Vrije Universiteit Amsterdam
Fondée en 1880, la Vrije Universiteit Amsterdam fait partie des principales universités de recherche en Europe. Au sein de la VU, l’Athena Institute se distingue par son approche interdisciplinaire et son engagement fort en matière d’impact sociétal par l’éducation et la recherche.
À l’évolution des modes de travail après la pandémie de COVID-19, l’Athena Institute a reconnu la nécessité de moderniser son environnement professionnel sans compromettre la collaboration, la culture académique, ni le bien-être de ses employés.
Le défi : S’adapter aux changements dans la gestion des espaces de bureau
Comme de nombreuses universités, la VU Amsterdam a connu une transition rapide vers le travail hybride. Parallèlement, la restructuration et la rénovation du campus ont renforcé la pression sur des bureaux déjà contraints en termes d’espace.
Après le déménagement du département des sciences de la santé et de l’Institut des études environnementales en 2023, l’Athena Institute a suivi début 2025. Cette installation dans le bâtiment principal historique s’accompagnait d’un changement majeur : les employés devaient partager les bureaux et collaborer plus étroitement.
Si cela a ouvert des perspectives nouvelles de collaboration, des interrogations subsistaient :
- Comment organiser le partage des bureaux de façon équitable et efficace ?
- La cohésion d’équipe allait-elle pâtir de la disparition des espaces individuels ?
- Comment gérer la limitation de l’espace sans générer de tensions ?
Pour gérer efficacement les nouveaux espaces de bureaux restreints, nous avons vite compris qu’il nous fallait une solution robuste de réservation de postes de travail.
La solution : déployer deskbird pour une gestion flexible du lieu de travail
deskbird a d’abord été mis en place à la VU Amsterdam en octobre 2023 dans le bâtiment MF, dédié aux sciences médicales et de la santé. Ce succès a permis un déploiement élargi par la suite.
Lors du déménagement de l’Athena Institute en janvier 2025, deskbird s’est imposé naturellement. Aujourd’hui :
- 640 employés de trois départements utilisent régulièrement deskbird
- Dont 120 employés de l’Athena Institute
- 65 bureaux flexibles sont partagés efficacement, sans conflit
deskbird accompagne les collaborateurs à travers :
- Un fil d’actualité social pour voir qui est présent sur site et rester connecté
- Des plans interactifs des locaux pour visualiser clairement emplacements et collègues
- Des réservations de bureaux et parkings simples et rapides en quelques clics
- Des filtres intelligents selon les équipements nécessaires
- Des réservations pour visiteurs et espaces d’équipe
Résultat : moins d’incertitudes, moins d’imprévus de dernière minute et plus de temps partagé intentionnellement au bureau.
Découvrez pourquoi des organisations comme VU Amsterdam choisissent deskbird pour gérer les espaces de travail flexibles.
pourquoi des organisations comme VU Amsterdam choisissent deskbird pour gérer les espaces de travail flexibles.
L'impact : des liens renforcés et une utilisation plus intelligente de l'espace
Les craintes initiales que le partage de bureau puisse affaiblir la cohésion d'équipe se sont révélées infondées. En fait, c'est tout le contraire qui s'est produit.
Nous avions peur que la cohésion de notre équipe puisse souffrir du changement, ce qui aurait entraîné une hausse du télétravail, mais heureusement, ces inquiétudes se sont révélées infondées. En réalité, deskbird a renforcé les liens au sein de notre équipe bien au-delà de nos attentes et s’est avéré d’une grande aide, surtout pour le personnel administratif.
Les principaux résultats incluent :
- Migration réussie de 120 employés sans ajouter d'espace supplémentaire
- Plus de 90 % d'adoption, reflétant une forte adhésion du personnel
- Amélioration de la présence au bureau et de la collaboration
- Meilleures décisions fondées sur les données grâce à des analyses, pour équilibrer les jours chargés et plus calmes
- Optimisation de l'utilisation de l'espace lors des périodes de pointe, essentielle en cas de nombre limité de bureaux
La plateforme a permis aux employés de planifier leur présence au bureau de façon plus réfléchie, transformant le partage de bureaux en un moteur de collaboration plutôt qu'en source de frustration.
Un plan pour le travail flexible
Le parcours de l'Athena Institute montre que les modèles d'espaces de travail flexibles peuvent fonctionner même dans des environnements académiques traditionnels. Avec les bons outils, les universités peuvent :
- Utiliser l'espace de manière plus efficace
- Soutenir le travail hybride sans perdre le lien social
- Renforcer la culture durant les périodes de transition
D'un modèle fixe à flexible, l'Athena Institute a réussi à migrer 120 employés, sans ajouter un seul bureau supplémentaire.
Leur histoire prouve que lorsque l'on soutient les personnes avec des solutions intuitives pour le lieu de travail, le changement devient une opportunité de croissance, de collaboration et d'engagement.
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