Migration de BambooHR vers Folks HR : Guide Complet
La décision de passer de BambooHR à Folks HR est souvent la partie la plus facile. C’est lors de la planification de la migration, sans perturber la paie, perdre des données employé ou créer du travail supplémentaire pour votre équipe RH, que le véritable défi commence.
C’est exactement l’objectif de ce guide.
Nous vous guiderons à chaque étape de la migration, de la planification et de la préparation des données jusqu’à la mise en œuvre, la validation et la mise en service, afin de vous permettre de passer à Folks HR avec confiance et d’éviter les erreurs les plus courantes au passage.
Pourquoi passer de BambooHR à Folks HR ?
De nombreuses organisations canadiennes ne changent pas parce que BambooHR ne fonctionne pas. Elles changent parce que Folks HR est mieux adapté à la paie canadienne, à la conformité et aux opérations RH quotidiennes.
- La paie canadienne est disponible sur la plateforme. Si votre organisation choisit Folks Payroll, les données des employés, les changements de salaire et les détails des absences peuvent être transférés directement dans la paie sans dépendre d’une intégration distincte.
- C’est conçu pour les milieux de travail canadiens. Folks prend en charge les utilisateurs anglais et français et stocke les données sur des serveurs canadiens par défaut.
- Plus de fonctionnalités RH réunies sur une seule plateforme. Les fonctionnalités de base RH, recrutement, performance, formation, signatures électroniques et gestion des absences sont disponibles ensemble.
En plus de ces raisons, vos données restent également au Canada par défaut. Folks stocke les données des employés et de la paie sur des serveurs canadiens et détient la certification SOC 2 Type 2, ce qui peut répondre aux exigences de résidence des données canadiennes prévues par la LPRPDE et la Loi 25 du Québec.
Si ces considérations sont importantes pour votre organisation, la migration de BambooHR vers Folks HR est une décision bien fondée.
Avant de migrer de BambooHR vers Folks HR
Une migration réussie commence avant même l’exportation de vos données. Prenez le temps de planifier à l’avance pour limiter les retards et éviter de devoir tout refaire.
Effectuez une vérification de votre configuration actuelle sur BambooHR
Commencez par examiner la façon dont votre organisation utilise actuellement BambooHR.
Identifiez les dossiers employés, documents, politiques de congé et intégrations que vous devrez migrer. Relevez également les champs obsolètes, les politiques inutilisées ou les données historiques qui ne nécessitent plus d’être conservées.
Décidez quoi migrer et quoi archiver
Chaque dossier n’a pas besoin d’être transféré dans Folks HR.
Déterminez quelles données sur les employés, quels documents et quels soldes de congé doivent être migrés, et quels dossiers historiques doivent être conservés à titre d’archives.
C’est également le bon moment pour décider comment les relevés de paie et documents fiscaux historiques, y compris les feuillets T4 et RL1 de votre fournisseur de paie actuel, seront conservés après la transition.
Assemblez votre équipe et votre échéancier
Une migration de BambooHR à Folks HR fait généralement intervenir les RH, la paie, les TI et la finance.
Attribuez un responsable à chaque secteur, et planifiez votre échéancier en tenant compte du calendrier de paie et d’embauche. Évitez de faire de gros changements de paie au milieu d’une période de paie, et prévoyez du temps pour les tests et la validation.
Votre échéancier général dépendra de la taille de votre entreprise, du volume de données à migrer et du nombre d’intégrations à recréer.
Comment migrer de BambooHR vers Folks HR
La migration de BambooHR vers Folks HR comporte deux volets : la migration HRIS et la mise en œuvre de Folks HR.
Le premier volet concerne le transfert de vos données RH depuis BambooHR, tandis que le second couvre la configuration de Folks HR, la recréation des intégrations et, le cas échéant, la mise en place de Folks Payroll.
Migration HRIS
Ces tâches s’appliquent spécifiquement aux organisations qui quittent BambooHR.
Étape 1 : Exportez vos données depuis BambooHR
Exportez vos données depuis BambooHR tant que vous avez encore un accès complet à la plateforme.
Téléchargez les dossiers employés, les soldes d’absences actuels, les documents et tous les rapports que vous souhaitez conserver à titre de référence. Organisez vos exports par type de données — dossiers employés, documents, absences, données de performance — car chaque catégorie sera cartographiée différemment dans Folks HR.
Gardez une copie propre de ces fichiers comme archive, quel que soit le choix des dossiers que vous importez finalement.
Faire correspondre et migrer les dossiers des employés
La correspondance des champs est la clé du succès ou de l'échec d'une migration.
Faites correspondre chaque champ de BambooHR à son équivalent dans Folks avant l'importation, y compris les identifiants des employés, les informations d'emploi, les données de rémunération, et les champs personnalisés.
Signalez tout élément n'ayant pas de place évidente afin de décider comment le traiter. Importez d'abord un petit lot test, vérifiez que les dossiers soient corrects, puis procédez à l'importation complète.
C'est aussi la meilleure occasion de nettoyer vos données au lieu de migrer des problèmes existants vers le nouveau système.
Migrer les documents et mettre en place les signatures électroniques
Transférez les documents actifs, tels que contrats, politiques et formulaires signés, dans le système de gestion documentaire de Folks et rattachez-les aux profils employés appropriés.
Si BambooHR contient des documents signés, décidez lesquels doivent être réémis pour signature dans Folks et lesquels peuvent simplement être conservés à titre de référence. Les outils de signature électronique de Folks permettent de gérer les documents futurs directement sur la plateforme.
Valider la parité avant la bascule
Avant de mettre BambooHR hors service, vérifiez que Folks reflète fidèlement l'ensemble de vos données RH migrées.
Contrôlez par sondage les fiches salariées, soldes de congés, documents et droits d'accès par rapport aux données de BambooHR. Cette vérification permet de s'assurer que la migration vers votre nouveau SIRH est complète avant d'adopter Folks comme système RH principal.
Implantation de Folks RH
Ce sont les tâches standards d'implantation que chaque nouveau client Folks RH effectue, quel que soit le système RH utilisé auparavant.
Configurer votre compte Folks RH
Configurez Folks avant d'y importer quoi que ce soit.
Définissez la structure de votre organisation, paramétrez les politiques de congé et d'absence, attribuez les rôles et permissions, et configurez la langue de votre déploiement bilingue. Préparer votre environnement dès le départ garantit que les données importées seront bien organisées.
Configurer la paie et vérifier la conformité (si adoption de Folks Paie)
BambooHR ne traite pas nativement la paie canadienne. Si votre organisation utilise actuellement un fournisseur de paie séparé, tel que ADP, Nethris, Ceridian ou une autre solution, la mise en œuvre de la paie est un volet indépendant qui n'implique pas les données de BambooHR.
Si vous adoptez Folks Paie, prévoyez-en la mise en œuvre en tant que projet distinct, avec son propre calendrier, ses sources de données et ses étapes de validation parallèlement à votre migration SIRH.
Choisissez le modèle de service Folks Paie le plus adapté à votre organisation : libre-service, assisté ou clés en main. Configurez ensuite vos paramètres de paie, incluant les groupes de paie, règles de déductions et de contributions, dépôt direct et intégrations comptables si applicable.
Confirmez vos informations de versement à l'ARC et à Revenu Québec, la production des relevés d'emploi (RE), et la mise en place des T4 et RL 1 avant de calculer une paie parallèle avec votre fournisseur actuel. Faire concorder le net à payer, les déductions et contributions avant le lancement permet de vérifier que l'implantation de la paie est prête.
Reconstruire les intégrations et les connexions
Reconnectez les systèmes qui s'intègrent avec Folks RH, incluant votre logiciel de comptabilité et tous les outils qui échangent des données employé.
Si vous continuez à utiliser votre fournisseur de paie actuel, c’est à cette étape que vous le reconnecterez à Folks RH. Folks offre des intégrations comptables avec QuickBooks et Xero, ainsi qu'une API pour se connecter à d'autres systèmes. Testez chaque intégration avec des données exemples avant de la considérer comme finalisée.
Former les administrateurs et les gestionnaires
Formez les administrateurs avant de déployer la plateforme auprès de tout le monde.
Les administrateurs doivent comprendre la configuration du système, la génération de rapports et tous les modules utilisés par votre organisation, tandis que les gestionnaires doivent se familiariser avec les processus d'approbation, la validation des congés et la gestion d'équipe. Les ressources d'intégration de Folks et le centre d'aide bilingue peuvent soutenir ce processus.
Mise en production et déploiement du libre-service employé
Une fois la migration de votre SIRH validée et vos tâches d’implantation terminées, vous êtes prêt à mettre le système en production.
Annoncez le changement aux employés, présentez l’application mobile Folks ainsi que les outils de libre-service, et gardez votre équipe d’implantation disponible durant le premier cycle d’exploitation. Si vous implémentez également Folks Paie, offrez un soutien supplémentaire lors du premier traitement de paie en direct.
Conservez votre archive BambooHR et tout dossier historique conformément à la stratégie de conservation définie au moment de la planification.
Liste de vérification pour la migration de BambooHR vers Folks HR
À ce stade, vous devriez avoir un plan de migration clair. Utilisez la liste ci-dessous pour confirmer que vous avez complété les principales étapes de migration et d’implantation avant la mise en production.
Planification
- Faites l’audit de votre configuration actuelle sur BambooHR, incluant les champs employés, les documents, les politiques, les intégrations et le fournisseur de paie.
- Décidez quelles données seront migrées et lesquelles seront archivées.
- Confirmez comment seront conservés les documents fiscaux historiques, tels que les T4 et RL1.
- Attribuez des responsables pour les aspects RH, paie, TI et finances.
- Élaborez un calendrier selon vos cycles de paie et d’embauche.
Migration SIRH
- Exportez les données employés, les documents et les rapports depuis BambooHR.
- Faites correspondre les champs BambooHR à leurs équivalents dans Folks HR.
- Importez une série de test et vérifiez les résultats.
- Réalisez la migration complète des employés et des documents.
- Rapprochez les dossiers employés et les soldes de congés.
- Validez la parité entre BambooHR et Folks HR avant le basculement.
Implantation Folks HR
- Configurez la structure organisationnelle, les rôles, les permissions et les politiques de congé.
- Définissez les préférences linguistiques bilingues.
- Rebâtissez et testez les intégrations avec la comptabilité et les systèmes connectés.
- Formez les administrateurs et les gestionnaires.
- Lancez Folks HR et le libre-service employé.
Implantation de Folks Paie (si vous adoptez Folks Paie)
- Choisissez votre modèle de service Folks Paie.
- Configurez les paramètres de paie et les intégrations comptables.
- Confirmez les détails de remise à l’ARC et à Revenu Québec, la production des relevés d'emploi (RE) et la configuration des T4/RL1.
- Faites un calcul de paie parallèle par rapport à votre fournisseur de paie actuel.
- Assurez le soutien lors du premier cycle de paie en direct.
Après la mise en production
- Conservez votre archive BambooHR conformément à votre plan de conservation.
- Recueillez les commentaires des administrateurs et des gestionnaires.
- Affinez les configurations au besoin.
À quoi ressemble la réussite après la migration de BambooHR vers Folks HR
Avant de considérer votre migration comme terminée, prenez le temps de vérifier que tout fonctionne comme prévu.
Une transition réussie signifie que les dossiers employés et les soldes de congés correspondent à vos données BambooHR, que vos documents et dossiers historiques sont accessibles, et que les intégrations transfèrent l’information sans interventions manuelles. Si vous adoptez Folks Paie, le premier traitement de paie doit également être validé avant d’y recourir systématiquement.
Vos administrateurs et gestionnaires devraient être à l’aise d’utiliser Folks pour leurs responsabilités quotidiennes, tandis que les employés devraient utiliser le libre-service en toute confiance pour les tâches courantes.
Une fois ces éléments en place et que BambooHR ne fait plus partie de vos opérations quotidiennes, votre migration est réussie et vous pouvez vous concentrer sur la pleine exploitation de votre nouveau système de gestion RH.
Défis courants lors de la migration de BambooHR vers Folks HR
Même avec une migration bien planifiée, quelques problèmes fréquents peuvent retarder votre déploiement ou engendrer des tâches inutiles après la mise en service. Savoir à quoi faire attention à l’avance vous aidera à éviter les perturbations et à garder votre migration sur la bonne voie.
Planification insuffisante de la paie
Si votre organisation prévoit d’adopter Folks Paie, traitez-la comme une implantation à part entière en parallèle à votre migration du SIRH.
Planifiez la mise en service de la paie au début d’une période de paie lorsque cela est possible. Évitez de faire le changement à la fin de l’année et effectuez un calcul de paie parallèle avec votre fournisseur actuel avant de vous appuyer sur Folks Paie.
Un essai parallèle réussi vous assure que les montants de paie correspondent à votre processus actuel avant que les employés ne soient payés.
Mappage incorrect des champs et qualité des données
Les dossiers des employés ne sont fiables que si les données que vous migrez le sont. Avant toute importation, faites correspondre chaque champ de BambooHR avec son équivalent dans Folks HR, y compris les champs personnalisés qui n'ont pas forcément d’équivalent direct.
C’est aussi le meilleur moment pour nettoyer vos données en corrigeant les informations obsolètes, en supprimant les doublons et en laissant de côté les données devenues inutiles.
Conformité et gestion des dossiers historiques
N’attendez pas la mise en service pour décider du devenir des dossiers historiques. Durant l’étape de planification, déterminez comment seront conservés ou archivés les documents des employés, les historiques de paie et les documents fiscaux, y compris les feuillets T4 et RL 1, provenant de votre fournisseur de paie actuel.
Établir un plan clair de conservation aide à rester conforme et garantit que les dossiers importants restent accessibles au besoin.
Intégrations rompues et validation incomplète
La reconstitution des intégrations n’est qu’une partie du processus.
Testez chaque connexion avec des données d’exemple avant de la considérer comme finalisée. Validez ensuite que les dossiers employés, soldes de congés, documents et permissions correspondent avec vos données BambooHR avant de retirer votre ancien système. Si vous implémentez Folks Paie, vérifiez également les calculs de paie par rapport à votre fournisseur actuel avant la mise en service.
Prendre le temps de tout valider en amont permet d’éviter des problèmes après le lancement.
Précipiter le déploiement
Les migrations réussies sont rarement celles réalisées dans les délais les plus courts possibles. Prévoyez du temps pour les tests, la validation, la formation et la communication auprès des employés dans votre projet.
Présentez les administrateurs et gestionnaires à Folks avant le jour du lancement afin qu’ils se sentent à l’aise avec leurs responsabilités, et gardez votre équipe de déploiement disponible après la mise en service pour régler rapidement tout problème qui pourrait survenir.
Conclusion
La migration de BambooHR vers Folks HR ne doit pas être compliquée si elle s’effectue avec un plan clair. En préparant vos données, en validant votre migration et en suivant une implantation structurée, vous pourrez réussir la transition sans perturbation majeure, tout en assurant à votre équipe un succès à long terme.
Si vous êtes prêt à faire le changement, l’étape suivante consiste à voir comment Folks HR peut s’adapter à vos processus d’entreprise et à vos besoins d’implantation. Réservez une démonstration de Folks HR pour découvrir la plateforme et savoir comment leur équipe peut accompagner votre transition.
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