Comment utiliser QuickBooks Online pour une procédure de clôture mensuelle

Le mois est terminé, mais êtes-vous certain que vos comptes sont exacts ? Il est facile de passer au mois suivant sans vérifier vos comptes, pour découvrir plus tard des transactions manquantes ou des erreurs dans les rapports.

La clôture mensuelle est une routine simple qui vous aide à détecter rapidement ces problèmes. Au lieu de passer en revue plusieurs mois de tenue de comptes à la fin de l'année, vous examinez le mois alors qu'il est encore récent afin de pouvoir le clôturer en toute confiance.

QuickBooks Online facilite la clôture mensuelle. Dans ce guide, nous vous montrerons comment mettre en place une routine simple de clôture mensuelle à l'aide de cet outil.

Comment QuickBooks Online facilite la clôture mensuelle

Intuit QuickBooks Online contribue à réduire le travail lié à la clôture de vos comptes chaque mois en automatisant les tâches courantes et en mettant en évidence les problèmes qui nécessitent votre attention.

Il vous accompagne dans votre clôture mensuelle en :

• Maintenant vos comptes organisés tout au long du mois. IA comptable catégorise les transactions au fur et à mesure de leur arrivée, tandis que les transactions appariées de paie et de Bill Pay sont enregistrées automatiquement.
• Simplifiant le rapprochement des comptes. Le rapprochement alimenté par l'IA compare vos comptes à vos relevés bancaires et de carte de crédit, met en évidence les écarts et explique comment les résoudre.
• Signalant les problèmes potentiels. La détection des anomalies examine vos comptes de résultat et votre bilan pour repérer les transactions en double, les dépenses mal catégorisées, les soldes inhabituels et autres problèmes susceptibles d'affecter vos rapports.
• Protégeant les périodes clôturées. La fonctionnalité de clôture des comptes vous permet de verrouiller le mois avec un avertissement ou un mot de passe afin d'éviter les modifications accidentelles après votre vérification.

Au lieu de transformer la fin du mois en un vaste projet de mise en ordre, QuickBooks Online vous aide à en faire une routine simple qui préserve l'exactitude de vos comptes tout au long de l'année.

Avant de commencer votre clôture mensuelle

Avant de commencer, assurez-vous que votre compte QuickBooks Online est prêt pour la clôture mensuelle. 

Connectez vos comptes bancaires et vos comptes de carte de crédit afin que vos transactions restent à jour (le rapprochement alimenté par l'IA nécessite l'offre Plus ou Advanced, tandis que le rapprochement manuel est disponible avec toutes les offres). 

Vous aurez également besoin des relevés mensuels de chaque compte que vous rapprochez, ainsi que d'un accès administrateur si vous prévoyez de définir une date de clôture et un mot de passe après votre vérification. 

Enfin, prévoyez du temps pendant la première semaine de chaque mois en ajoutant un rappel récurrent dans votre calendrier, car c'est la régularité qui rend une routine de clôture mensuelle efficace.

Une fois tout en place, voici comment effectuer une clôture mensuelle avec QuickBooks Online.

Comment effectuer une clôture mensuelle dans QuickBooks Online

Suivez les étapes ci-dessous pour terminer votre clôture mensuelle dans Intuit QuickBooks Online. Effectuez chacune d'elles avant de clôturer le mois.

Étape 1. Vider la file d'attente des transactions

Examinez tout ce qui reste dans le flux bancaire et comptabilisez ou corrigez les transactions en attente. 

Commencez par le lot Prêtes à comptabiliser de l'IA, puis examinez les transactions qui nécessitent votre intervention afin que l'activité du mois soit complète avant de commencer votre clôture.

[CAPTURE D'ÉCRAN : étape 1 — vidage de la file d'attente de vérification du flux bancaire]

Étape 2. Saisir les transactions manquantes

Les flux bancaires ne capturent pas toutes les transactions. 

Ajoutez les factures clients, factures fournisseurs, transactions en espèces ou autres écritures de fin de mois en attente qui n'ont pas encore été enregistrées, afin que vos comptes reflètent tout ce qui s'est passé au cours du mois.

Étape 3. Rapprocher chaque compte

Comparez chaque compte bancaire et de carte de crédit à son relevé afin de confirmer que vos comptes correspondent à ceux de vos établissements financiers. Avec les offres Plus et Advanced, utilisez le rapprochement alimenté par l'IA pour examiner et résoudre les écarts avant de poursuivre.

[CAPTURE D'ÉCRAN : étape 3 — écran de rapprochement présentant un écart expliqué par l'IA]

Étape 4. Examiner les problèmes signalés par l'IA

Examinez les éléments signalés par l'IA comptable dans votre compte de résultat et votre bilan, comme les transactions en double, les dépenses mal catégorisées, les soldes inhabituels ou les problèmes d'ancienneté. Résolvez chaque constat alors que le mois est encore récent, plutôt que de reporter les problèmes à la période suivante.

[CAPTURE D'ÉCRAN : étape 4 — anomalies détectées dans le compte de résultat]

Étape 5. Examinez vos rapports financiers

Ouvrez votre compte de résultat, votre bilan et votre état des flux de trésorerie. 

Le rapprochement confirme l’exactitude de vos données. L’examen de ces rapports confirme que les chiffres sont cohérents. 

Recherchez tout élément inattendu plutôt que d’essayer de contrôler chaque transaction.

Étape 6. Analysez les résultats inattendus

Si un chiffre ne correspond pas à vos attentes, examinez les transactions sous-jacentes pour comprendre pourquoi. 

De nombreuses surprises sont dues à des erreurs de catégorisation ou à des différences de calendrier, tandis que le véritable problème occasionnel est précisément ce qu’une clôture de fin de mois est conçue pour révéler.

Étape 7. Verrouillez les comptes

Accédez à Paramètres → Avancé → Comptabilité et définissez la date de clôture au dernier jour du mois. Choisissez si les modifications apportées aux périodes clôturées doivent nécessiter un avertissement ou un mot de passe. 

Pour la plupart des entreprises, l’utilisation d’un mot de passe offre une meilleure protection contre les modifications accidentelles après l’examen du mois.

[CAPTURE D’ÉCRAN : étape 7 — le paramètre de clôture des comptes avec la date de clôture et le mot de passe]

Étape 8. Notez vos questions pour votre comptable

Tenez une liste à jour des questions, des transactions inhabituelles ou des décisions nécessitant une appréciation qui sont apparues pendant la clôture. Les examiner ensemble est bien plus facile que d’essayer de les reconstituer lors du nettoyage de fin d’année.

À quoi ressemble une bonne clôture de fin de mois avec QuickBooks Online

À la fin de votre clôture de fin de mois, vous devriez pouvoir cocher les éléments suivants :

• Tous les comptes bancaires et de cartes de crédit ont été rapprochés avec leurs relevés mensuels.
• Les transactions en attente ont été catégorisées ou enregistrées, laissant peu ou pas d’éléments dans la file d’attente des transactions.
• Les résultats de l’IA comptable ont été examinés, et tous les problèmes importants ont été résolus ou analysés.
• Votre compte de résultat, votre bilan et votre état des flux de trésorerie reflètent fidèlement les performances de votre entreprise au cours du mois.
• La période terminée a été verrouillée au moyen d’une date de clôture afin de contribuer à éviter les modifications accidentelles.
• Les questions restantes ou les transactions inhabituelles ont été documentées pour votre comptable au lieu d’être laissées jusqu’à la fin de l’année.

À mesure que vous répétez ce processus chaque mois, la clôture de vos comptes dans QuickBooks Online devient plus rapide, plus cohérente et plus facile à gérer. 

Plutôt que de passer des jours à nettoyer plusieurs mois de comptabilité, vous examinerez le mois précédent tant qu’il est encore récent et maintiendrez vos données financières à jour tout au long de l’année.

Conseils et erreurs courantes à éviter

Même avec une routine de fin de mois régulière, quelques petites habitudes peuvent rendre votre clôture plus exacte et beaucoup plus facile à gérer au fil du temps.

Ne verrouillez pas vos comptes trop tôt

La définition d’une date de clôture protège les périodes terminées, mais seulement après que vous avez terminé l’examen de vos rapports et résolu tous les problèmes en suspens. 

Si vous verrouillez le mois trop tôt, la correction des erreurs devient plus difficile et peut nécessiter la réouverture d’une période clôturée.

Comparez les rapports de ce mois avec ceux du mois dernier

L’examen de votre compte de résultat et de votre bilan mois après mois permet de repérer beaucoup plus facilement les changements inhabituels. 

Les fortes variations des revenus, des dépenses ou des soldes des comptes ressortent souvent lorsque vous comparez les rapports au lieu d’examiner chaque mois isolément.

Videz votre file d’attente des transactions chaque semaine

Attendre la fin du mois pour catégoriser chaque transaction peut transformer une courte vérification en une longue session de nettoyage. Consacrer quelques minutes chaque semaine à maintenir votre file d’attente des transactions à jour rend la clôture de fin de mois beaucoup plus rapide.

Utilisez des transactions récurrentes pour les dépenses prévisibles

Si votre entreprise a des factures régulières, des abonnements, des remboursements de prêts ou un loyer, configurez-les comme transactions récurrentes dans QuickBooks Online. 

Cela réduit la saisie manuelle des données et contribue à éviter que les dépenses courantes ne soient oubliées lors de votre contrôle de fin de mois.

Conservez les pièces justificatives au même endroit

Enregistrez les reçus, les factures et les relevés bancaires dans un emplacement organisé tout au long du mois, plutôt que de les chercher au moment de votre clôture. 

Le fait d’avoir les pièces justificatives à portée de main facilite grandement la vérification des transactions et la réponse aux questions si quelque chose semble incorrect.

Conclusion

Vous pouvez également en apprendre davantage sur Comptabilité IA pour voir comment les fonctionnalités basées sur l’IA contribuent à simplifier la catégorisation, le rapprochement et les contrôles financiers tout au long du mois.

Si vous souhaitez découvrir encore plus d’outils et de ressources, consultez leur page d’accueil Intuit QuickBooks Online pour découvrir tout ce que la plateforme a à offrir.

Mettre en place une routine cohérente de clôture de fin de mois est l’un des meilleurs moyens de garantir l’exactitude de votre comptabilité et de maintenir votre entreprise sur la bonne voie. Je vous souhaite beaucoup de réussite dans la mise en pratique de ce processus et son intégration à votre flux de travail mensuel.

FAQ

Combien de temps devrait prendre une clôture de fin de mois pour une petite entreprise ?

Lorsque vos comptes sont connectés et vos transactions à jour, la plupart des petites entreprises peuvent effectuer une clôture de fin de mois en une à trois heures. Le processus devient généralement plus rapide à mesure qu’il s’intègre à votre routine.

Que fait le verrouillage des livres comptables ?

Le verrouillage des livres comptables définit une date de clôture afin d’éviter les modifications des périodes comptables clôturées. Selon vos paramètres, les utilisateurs recevront soit un avertissement, soit devront saisir un mot de passe avant d’effectuer des modifications.

Ai-je besoin d’un comptable pour effectuer une clôture de fin de mois ?

Non. La plupart des propriétaires de petites entreprises peuvent effectuer eux-mêmes une clôture de fin de mois, tandis qu’un comptable peut examiner vos livres comptables et vous aider dans les décisions comptables plus complexes.

Que faire si je trouve une erreur dans un mois clôturé ?

Vous pouvez toujours corriger des transactions dans une période clôturée si vous disposez des autorisations ou du mot de passe requis. Après avoir effectué la correction, examinez vos rapports financiers pour vous assurer que tout est toujours exact.

Quels forfaits QuickBooks Online prennent en charge cette routine ?

Le rapprochement manuel, les rapports financiers et la fonctionnalité de verrouillage des livres comptables sont disponibles dans tous les forfaits QuickBooks Online. Le rapprochement basé sur l’IA et les autres fonctionnalités de Comptabilité IA sont disponibles avec les forfaits Plus et Advanced.