Comment utiliser QuickBooks pour une comptabilité simple des travailleurs indépendants
Les paiements des clients commencent à rentrer, les dépenses professionnelles s’accumulent et il est temps de tout organiser avant que la période des impôts ne se rapproche davantage.
Si vous êtes travailleur autonome, propriétaire unique ou entrepreneur indépendant et que vous gérez vous-même votre comptabilité, ce guide vous explique comment configurer QuickBooks Solopreneur afin que vous puissiez suivre vos finances en toute confiance tout au long de l’année.
Qu’est-ce que la tenue de livres pour travailleurs autonomes avec QuickBooks ?
QuickBooks propose une version conçue spécialement pour les entreprises individuelles appelée QuickBooks Solopreneur.
Elle est conçue pour les travailleurs autonomes, les propriétaires uniques, les entrepreneurs indépendants et la plupart des sociétés à responsabilité limitée à membre unique qui déclarent leurs revenus professionnels à l’aide de l’annexe C.
Si vous gérez vous-même votre comptabilité, elle vous offre un endroit unique où organiser les finances de votre entreprise afin que vous passiez moins de temps à rattraper votre retard et plus de temps à gérer votre activité.
Comment QuickBooks facilite-t-il la tenue de livres des travailleurs autonomes ?
Après la configuration initiale, QuickBooks Solopreneur automatise une grande partie du processus de tenue de livres en :
- Importation automatique des transactions depuis vos comptes bancaires et cartes de crédit connectés.
- Séparation des dépenses professionnelles et personnelles, avec classement des dépenses professionnelles dans des catégories fiscales correspondant à l’annexe C.
- Suivi du kilométrage professionnel grâce au GPS et capture des reçus en photo dans l’application mobile.
- Estimation de vos impôts fédéraux trimestriels à partir de vos revenus, dépenses et profil fiscal catégorisés, y compris l’impôt sur le revenu et l’impôt de 15.3% sur le travail indépendant.
Cela vous aide à garder votre comptabilité à jour tout au long de l’année et rend la période des impôts beaucoup plus facile à gérer.
Comment configurer la tenue de livres des travailleurs autonomes dans QuickBooks
Prérequis et exigences de configuration
Avant de commencer, assurez-vous d’avoir :
- Un abonnement QuickBooks Solopreneur.
- Les identifiants de connexion de votre compte bancaire professionnel et de toutes les cartes de crédit que vous utilisez pour vos dépenses professionnelles.
- L’application mobile QuickBooks installée si vous prévoyez de suivre votre kilométrage et de capturer vos reçus lors de vos déplacements.
- Vos renseignements fiscaux de base, notamment votre statut de déclaration et vos revenus prévus, afin que QuickBooks puisse estimer vos impôts fédéraux trimestriels.
Étapes
Suivez ces étapes pour configurer votre système de tenue de livres.
Étape 1. Connectez vos comptes bancaires et de cartes
Connectez chaque compte bancaire et carte de crédit que vous utilisez pour vos dépenses professionnelles, y compris les cartes personnelles que vous utilisez occasionnellement pour des achats professionnels.
Les comptes connectés importent automatiquement les transactions dans QuickBooks pour vérification. Si un compte n’est pas connecté, ses transactions n’apparaîtront pas dans votre comptabilité.
Étape 2. Vérifiez et triez les transactions importées
Examinez chaque transaction importée et indiquez si elle est professionnelle, personnelle ou partagée si elle comprend les deux. QuickBooksapprend de vos choix et catégorise automatiquement les transactions similaires au fil du temps, ce qui accélère le processus chaque semaine.
Étape 3. Vérifiez vos catégories de dépenses professionnelles
Vérifiez que vos dépenses professionnelles sont affectées aux bonnes catégories de l’annexe C, comme les logiciels, les fournitures, la main-d’œuvre contractuelle ou la publicité. Une catégorisation cohérente tout au long de l’année permet d’obtenir des totaux de déductions plus précis au moment des impôts.
Étape 4. Configurez votre profil fiscal
Saisissez votre statut de déclaration et vos revenus prévus afin que l’estimation trimestrielle reflète votre situation réelle.
Notez que QuickBooks calcule uniquement les impôts fédéraux estimés. Si votre État exige le versement d’impôts estimés, suivez-les séparément selon la procédure en vigueur dans votre État.
Étape 5. Activez le suivi du kilométrage
Activez le suivi kilométrique GPS dans l’application mobile QuickBooks et classez chaque trajet comme professionnel ou personnel d’un simple balayage.
Les kilomètres professionnels s’accumulent automatiquement en vue de la déduction forfaitaire pour kilométrage.
Étape 6. Photographiez vos reçus au fur et à mesure de vos dépenses
Photographiez vos reçus dans l’application mobile QuickBooks lorsque vous effectuez des achats professionnels, puis laissez QuickBooks les associer aux transactions correspondantes.
Vos justificatifs restent ainsi organisés sans avoir recours à une boîte à chaussures.
Étape 7. Configurez la facturation et les paiements
Créez votre modèle de facture et activez QuickBooks Payments afin que vos clients puissent payer par carte, ACH, PayPal, Venmo ou Apple Pay directement depuis la facture. Moins de friction pour le client signifie un paiement plus rapide pour vous.
Étape 8. Planifiez une vérification comptable hebdomadaire
Réservez 15 minutes chaque semaine pour examiner les nouvelles transactions, classer les trajets récents et consulter votre estimation actuelle de l’impôt trimestriel. Cette seule habitude vous permet de maintenir vos comptes à jour tout au long de l’année.
À quoi ressemble une bonne tenue des comptes des travailleurs indépendants dans QuickBooks
Vous savez que la configuration fonctionne lorsque l’ouverture de QuickBooks vous donne une vue claire de ce qui suit :
- Ce que vous avez gagné et dépensé ce mois-ci.
- Le montant approximatif que vous devez pour le trimestre fiscal en cours.
- Les factures qui restent impayées.
Les dépenses professionnelles et personnelles restent séparées dès le départ, ce qui facilite la tenue de registres exacts et la préparation de la période fiscale.
Erreurs courantes et conseils
Évitez ces erreurs courantes et suivez ces conseils pour tirer le meilleur parti de QuickBooks Solopreneur.
Utilisez un compte bancaire professionnel dédié
Bien que QuickBooks puisse séparer les transactions professionnelles et personnelles, l’utilisation d’un compte bancaire et d’une carte de crédit professionnels dédiés rend la catégorisation plus précise et réduit le nombre de vérifications manuelles nécessaires.
Vérifiez régulièrement les transactions automatiquement catégorisées
QuickBooks apprend de vos choix de catégorisation au fil du temps, mais il est tout de même important de vérifier régulièrement les transactions importées. Une vérification hebdomadaire rapide permet de repérer les erreurs avant qu’elles n’aient une incidence sur vos rapports ou vos estimations fiscales.
Tenez votre profil fiscal à jour
Si vos revenus évoluent considérablement au cours de l’année, mettez à jour vos revenus prévus afin que vos estimations fiscales trimestrielles restent aussi précises que possible.
Photographiez vos reçus tant qu’ils sont encore récents
Photographier vos reçus au moment de l’achat est beaucoup plus facile que d’essayer de retrouver des justificatifs manquants plusieurs mois plus tard. Cela aide également QuickBooks à associer les reçus aux bonnes transactions.
N’attendez pas la période fiscale
La tenue des comptes des travailleurs indépendants fonctionne mieux lorsqu’elle fait partie de votre routine hebdomadaire. Consacrer quelques minutes à l’examen des transactions tout au long de l’année est beaucoup plus facile que d’essayer d’organiser plusieurs mois d’activité en une seule fois.
Conclusion
Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez tout ce qui est inclus dans QuickBooks Solopreneur.
J’espère que ce guide vous aidera à mettre en place un système facile à gérer et à garder vos finances organisées tout au long de l’année.
FAQ sur l’utilisation de QuickBooks pour la tenue de livres des travailleurs indépendants
QuickBooks calcule-t-il mes impôts trimestriels estimés ?
Oui. QuickBooks Solopreneur estime vos impôts fédéraux trimestriels en fonction de vos revenus, de vos dépenses catégorisées et de votre profil fiscal. Les impôts estimés de l’État doivent être suivis séparément.
Que se passe-t-il si j’utilise une seule carte pour mes dépenses professionnelles et personnelles ?
Vous pouvez connecter le compte et classer chaque transaction comme Professionnelle, Personnelle ou Partagée. L’utilisation d’un compte professionnel dédié facilite tout de même la tenue de livres.
Comment fonctionne le suivi du kilométrage ?
L’application mobile QuickBooks utilise le GPS pour suivre vos trajets. Classez chaque trajet comme professionnel ou personnel, et le kilométrage professionnel est enregistré pour la déduction kilométrique standard.
QuickBooks Solopreneur est-il identique à QuickBooks Self-Employed ?
Non. QuickBooks Solopreneur est le produit plus récent destiné aux entreprises déclarant leurs revenus sur l’annexe C et remplace QuickBooks Self-Employed pour les nouveaux utilisateurs.
Que se passe-t-il si mon entreprise se développe au-delà d’une activité exercée seul ?
Vous devrez peut-être passer à QuickBooks Online si votre entreprise a besoin de fonctionnalités telles que la gestion de la paie ou des stocks. Consultez les dernières recommandations d’Intuit pour confirmer vos options de mise à niveau.