IA comptable QuickBooks : analyse approfondie des fonctionnalités & fonctionnement

Les transactions continuent d'affluer, mais garder vos comptes organisés implique toujours de vérifier les catégories, de résoudre les questions et de vous assurer que tout est correctement enregistré. 

L'IA comptable de QuickBooks est conçue pour simplifier ce processus en préparant les tâches courantes de tenue des comptes pour que vous les vérifiiez. 

Ce guide explique son fonctionnement, ses principales fonctionnalités, son utilisation et les entreprises qui en tirent le meilleur parti.

Qu'est-ce que l'IA comptable de QuickBooks Online ?

IA comptable de QuickBooks Online est un assistant de tenue des comptes alimenté par l'IA qui aide à maintenir vos comptes à jour avec moins de travail manuel.

Il prépare les transactions courantes pour vérification, demande des précisions lorsque cela est nécessaire et vous laisse, à vous ou à votre comptable, les décisions comptables. 

Vous passez ainsi moins de temps à saisir les transactions et davantage à vérifier un travail déjà préparé.

Comment fonctionne l'IA comptable de QuickBooks Online

Une fois vos comptes bancaires professionnels et vos comptes de carte de crédit connectés, l'IA comptable examine chaque transaction entrante et la prépare avant même que vous ne la voyiez. 

En s'appuyant sur l'historique de votre tenue des comptes, elle prédit la catégorie, le client ou le fournisseur le plus probable, puis organise le travail en fonction de son niveau de confiance.

Voici ce qui se passe ensuite :

• Les transactions courantes sont préparées pour être rapidement vérifiées et comptabilisées.
• Les transactions peu claires sont signalées avec une demande d'informations supplémentaires au lieu d'être automatiquement catégorisées.
• Les transactions associées, telles que les paies et les paiements de factures, sont rapprochées afin de réduire le travail manuel de tenue des comptes.
• Les activités inhabituelles et les problèmes potentiels de tenue des comptes sont mis en évidence pour vérification.

Le résultat est un processus plus simple. 

Vous passerez moins de temps à saisir et à catégoriser manuellement les transactions en vérifiant un travail déjà préparé et en intervenant uniquement lorsque votre contribution est nécessaire.

Les principales fonctionnalités de l'IA comptable de QuickBooks

QuickBooks Online d'Intuit L'IA comptable de QuickBooks comprend plusieurs fonctionnalités qui rendent la tenue des comptes quotidienne plus rapide et plus simple. En voici trois à connaître.

Lots prêts à comptabiliser

L'une des fonctionnalités qui permet de gagner le plus de temps est Prêt à comptabiliser, qui regroupe les transactions dont l'IA est très sûre. 

Au lieu de vérifier chaque transaction individuellement, vous pouvez rapidement vérifier un lot entier, effectuer les modifications nécessaires et tout comptabiliser en quelques clics. 

La tenue des comptes ne consiste ainsi plus à saisir manuellement des données, mais devient un processus de vérification beaucoup plus rapide.

Demander plus d'informations si nécessaire

Plutôt que de deviner comment catégoriser une transaction peu claire, l'IA comptable demande des précisions. 

Elle crée une demande à laquelle vous, votre comptable ou un autre membre de l'équipe pouvez répondre, puis met à jour la transaction une fois les informations manquantes fournies. 

Cela contribue à réduire les erreurs de tenue des comptes tout en permettant à toutes les personnes concernées de suivre le même processus.

Rapprochement bancaire alimenté par l'IA

Effectuer le rapprochement de vos comptes chaque mois peut être l'une des tâches de tenue des comptes les plus chronophages. 

Avec les forfaits QuickBooks Online compatibles, l'IA comptable compare vos relevés bancaires à vos comptes, identifie les écarts et explique les éléments qui nécessitent votre attention. 

Les problèmes potentiels étant déjà mis en évidence, vous pouvez vous concentrer sur la résolution des exceptions plutôt que de rechercher manuellement chaque transaction.

Au-delà de ces fonctionnalités principales, l'IA comptable de QuickBooks comprend également plusieurs outils qui améliorent la tenue des comptes au quotidien. 

Les badges RULE et AUTO identifient clairement les transactions qui ont été comptabilisées automatiquement, ce qui vous permet de mieux voir ce que l'IA a pris en charge. Elle peut également analyser votre compte de résultat et votre bilan afin de détecter les transactions en double, les dépenses mal catégorisées et d'autres problèmes de tenue des comptes avant qu'ils ne deviennent plus importants. 

Comment utiliser l'IA comptable de QuickBooks

Une fois vos comptes connectés, l’IA comptable de QuickBooks commence à préparer les transactions à examiner. Voici comment utiliser ses principales fonctionnalités pour examiner et approuver les transactions, et tenir une comptabilité exacte.

Étape 1 : connectez vos comptes bancaires et de carte de crédit

Commencez par connecter vos comptes bancaires professionnels et vos comptes de carte de crédit à QuickBooks Online. 

L’IA comptable utilise les transactions entrantes ainsi que l’historique de votre comptabilité pour suggérer des catégories, des clients, des fournisseurs et d’autres détails de transaction avant de les préparer pour examen.

Étape 2 : examinez les transactions prêtes à être comptabilisées

Ouvrez vos transactions bancaires et examinez le groupe Prêtes à être comptabilisées.

 Il s’agit de transactions que l’IA comptable estime suffisamment fiables pour être préparées en vue de leur examen. Vérifiez les détails suggérés, apportez les modifications nécessaires, puis approuvez et comptabilisez le lot.

Étape 3 : répondez aux demandes d’informations supplémentaires

Si l’IA comptable a besoin de plus de contexte, examinez les transactions signalées et fournissez les informations demandées. Si quelqu’un d’autre possède la réponse, comme votre comptable ou un autre membre de l’équipe, vous pouvez lui transmettre la demande afin que la transaction puisse être finalisée.

Étape 4 : examinez les transactions RULE et AUTO

Examinez les transactions portant les badges RULE ou AUTO afin d’identifier le travail effectué au moyen de règles bancaires, d’écritures de paie rapprochées, du paiement de factures et d’autres automatisations prises en charge. Une vérification ponctuelle de ces transactions vous aide à confirmer que tout a été traité comme prévu.

Étape 5 : rapprochez vos comptes

Si vous utilisez QuickBooks Online Plus ou Advanced, utilisez la fonctionnalité de rapprochement assisté par l’IA lors de vos opérations de clôture mensuelle. 

Elle compare vos relevés bancaires avec votre comptabilité, met en évidence les écarts et explique les éléments qui nécessitent votre attention avant le rapprochement de vos comptes.

Étape 6 : examinez les résultats des rapports

Terminez en examinant les résultats des rapports générés par l’IA pour vos comptes de résultat et votre bilan. 

Recherchez les transactions en double, les écritures affectées à de mauvaises catégories, les activités inhabituelles sur les comptes et autres problèmes comptables, puis corrigez-les avant de clôturer vos comptes pour le mois.

À qui l’IA comptable de QuickBooks peut-elle être utile ?

Plus vous consacrez de temps à l’examen des transactions et à la mise à jour de votre comptabilité, plus l’IA comptable de QuickBooks peut vous apporter de valeur. Voici les utilisateurs auxquels elle convient le mieux.

Les propriétaires de petites entreprises qui tiennent eux-mêmes leur comptabilité

De nombreux propriétaires de petites entreprises s’occupent eux-mêmes de leur comptabilité tout en gérant le reste de leur activité. 

L’IA comptable de QuickBooks réduit la quantité de travail manuel en préparant les transactions à examiner, en demandant des précisions lorsque cela est nécessaire et en aidant à repérer les problèmes comptables avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. 

Les propriétaires peuvent ainsi consacrer moins de temps aux tâches comptables courantes tout en gardant le contrôle de leurs documents financiers.

Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs individuels

Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs individuels n’ont souvent pas le budget nécessaire pour engager un comptable dédié, ce qui fait de la comptabilité une responsabilité supplémentaire à assumer en parallèle du service à leurs clients. 

L’IA comptable de QuickBooks aide à organiser les transactions entrantes, suggère des catégories en fonction de l’activité passée et prépare les tâches courantes pour examen, ce qui facilite la tenue d’une comptabilité exacte sans ajouter d’heures à la semaine de travail.

Les petites entreprises en croissance ayant un volume de transactions plus élevé

À mesure qu’une entreprise se développe, le nombre de transactions bancaires, de factures, de dépenses et d’écritures de paie à examiner augmente également. 

L’IA comptable de QuickBooks aide les équipes en croissance à suivre le rythme en préparant les tâches comptables courantes, en facilitant le rapprochement de fin de mois et en analysant les rapports financiers à la recherche de transactions en double, de dépenses mal catégorisées, de produits différés et d’autres problèmes comptables. 

Le résultat est un processus comptable qui s’adapte plus facilement à mesure que le volume de transactions augmente.

Limites et défis de l’IA comptable de QuickBooks

L’IA comptable de QuickBooks peut réduire considérablement la tenue de livres manuelle, mais elle est toujours conçue pour fonctionner à vos côtés plutôt que pour remplacer votre jugement. Voici quelques éléments à garder à l’esprit avant de vous fier à ses suggestions.

La disponibilité des fonctionnalités dépend de votre forfait

Les fonctionnalités d’IA comptable de QuickBooks varient selon l’abonnement. 

Bien que les fonctionnalités bancaires alimentées par l’IA soient disponibles dans tous les forfaits QuickBooks Online, l’IA comptable complète est incluse avec QuickBooks Online Essentials, Plus et Advanced. 

Les fonctionnalités avancées, comme le rapprochement assisté par l’IA et l’analyse des rapports, nécessitent QuickBooks Online Plus, Advanced ou Intuit Enterprise Suite.

Elle apprend de votre historique de tenue de livres

Les suggestions deviennent plus précises au fil du temps en apprenant de vos activités de tenue de livres et de vos réponses. Le fait d’examiner et de corriger les recommandations contribue à améliorer les suggestions futures.

Vous devez tout de même examiner les suggestions de l’IA

L’IA prépare la tenue de livres pour vérification plutôt que de prendre automatiquement chaque décision comptable. L’examen des catégories, des transactions et des rapprochements suggérés contribue à garantir l’exactitude de vos documents financiers avant que vous n’approuviez les modifications.

Les décisions comptables nécessitent toujours un jugement humain

Certaines transactions nécessitent un contexte supplémentaire avant de pouvoir être correctement catégorisées. Lorsque davantage d’informations sont nécessaires, l’IA demande des précisions, mais vous ou votre comptable demeurez responsables de prendre les décisions comptables finales.

Conclusion

Si vous souhaitez en savoir plus, je vous recommande de consulter leur présentation de la plateforme Comptabilité IA de QuickBooks afin de voir comment elle s’intègre à QuickBooks Online.

Prendre le temps d’examiner ses suggestions, de répondre aux demandes d’informations supplémentaires et de rapprocher régulièrement vos comptes vous aidera à tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités tout en maintenant l’exactitude de vos livres comptables.

FAQ sur l’IA comptable de QuickBooks

Fera-t-elle des erreurs ?

Oui. Comme tout outil d’IA, ses suggestions ne sont pas toujours exactes. Vous devez donc examiner les transactions et les recommandations avant de les approuver.

Puis-je remplacer ses suggestions ?

Oui. Vous pouvez modifier les catégories, les clients, les fournisseurs et les autres détails de transaction suggérés avant de les approuver, et vos corrections contribuent à améliorer les recommandations futures.

Apprend-elle mes préférences ?

Oui. Elle apprend de vos activités de tenue de livres et de vos réponses, ce qui permet à ses suggestions de devenir plus précises au fil du temps.

Quelle est la différence entre l’IA comptable et les règles bancaires ?

Les règles bancaires suivent les conditions que vous créez manuellement, tandis que l’IA comptable suggère des catégorisations en fonction de vos habitudes de tenue de livres. Les transactions traitées par les règles bancaires sont identifiées par un badge RULE.

Ai-je toujours besoin d’un comptable ?

Oui. L’IA comptable contribue à automatiser la tenue de livres courante, mais les décisions comptables, la planification fiscale et les conseils financiers nécessitent toujours votre jugement ou l’expertise de votre comptable.