IA de paie QuickBooks Workforce : analyse approfondie des fonctionnalités & fonctionnement
Le jour de la paie était censé être rapide. Au lieu de cela, une heure supplémentaire disparaît à traquer les feuilles de temps manquantes et à corriger de petites erreurs avant même de pouvoir traiter la paie.
C'est exactement le problème que l'IA de la paie de QuickBooks Workforce est conçue pour vous aider à résoudre.
Dans ce guide, nous vous expliquerons son fonctionnement, sa configuration et déterminerons si elle convient à votre entreprise.
Qu'est-ce que l'IA de la paie de QuickBooks Workforce ?
À la base, l'IA de la paie de QuickBooks Workforce est conçue pour vous éviter le travail répétitif de préparation de la paie.
est conçue pour vous éviter le travail répétitif de préparation de la paie. 
Au lieu de passer chaque période de paie à demander aux employés leurs heures, leurs heures supplémentaires et leurs pourboires, l'IA s'en charge pour vous en les contactant par SMS ou via l'application QuickBooks Workforce et en recueillant les informations nécessaires.
À mesure que les réponses arrivent, elle examine les heures soumises, signale tout élément inhabituel ou incomplet et relance même les employés pour aider à résoudre les écarts avant le traitement de la paie.
Une fois toutes les informations recueillies et vérifiées, elle prépare un brouillon de paie dans QuickBooks en ligne, afin de vous donner une vue claire de la rémunération brute et des dépenses de paie avant de poursuivre.
Il est important de savoir que l'IA de la paie ne vous remplace pas dans votre rôle de décideur. Son rôle est de préparer la paie, et non de l'approuver.
Vous examinerez toujours chaque traitement de paie avant sa finalisation, ce qui vous permet de gagner du temps grâce à l'automatisation tout en conservant un contrôle total sur les personnes rémunérées et les montants versés.
Principales fonctionnalités de l'IA de la paie de QuickBooks
Voici les principales fonctionnalités qui font de l'IA de la paie de QuickBooks Workforce un assistant de paie précieux.
Elle recueille automatiquement les informations de paie
Au lieu de demander aux employés leurs heures, leurs heures supplémentaires et leurs pourboires à chaque période de paie, l'IA de la paie les recueille pour vous par SMS ou via l'application QuickBooks Workforce. Cela contribue à réduire les échanges nécessaires avant l'échéance de la paie.
Elle signale les problèmes avant le traitement de la paie
À mesure que les informations de paie arrivent, l'IA de la paie vérifie les détails manquants et les saisies inhabituelles. Si quelque chose semble incorrect, elle effectue un suivi avant de préparer le brouillon de paie, ce qui vous aide à détecter les problèmes plus tôt.
Elle prépare un brouillon de paie prêt à être examiné
Après avoir recueilli et examiné les informations de paie, l'IA de la paie crée un brouillon de paie dans QuickBooks en ligne avec votre rémunération brute et vos dépenses de paie estimées. Il vous suffit d'examiner le brouillon, d'effectuer les modifications nécessaires, puis d'approuver le traitement de paie.
L'IA de la paie établit également un calendrier de collecte basé sur votre historique de paie, vous permet de choisir le mode de contact des employés, exige leur consentement avant le début des messages et permet de corriger les heures soumises avant la clôture de la période de paie.
Comment utiliser l'IA de la paie de QuickBooks
Suivez ces étapes pour configurer l'IA de la paie de QuickBooks Workforce et commencer à l'utiliser dans votre processus de paie.
Étape 1 : vérifiez votre admissibilité
Vous devez avoir traité au moins un salaire avec QuickBooks Workforce Core, Premium ou Elite, et avoir désactivé la fonction Paie automatique. L'IA de la paie et la Paie automatique ne peuvent pas être utilisées simultanément.
Étape 2 : commencez la configuration depuis le fil
Accédez à votre fil, sélectionnez IA de la paie, puis Voir son fonctionnement et Commencer. L'IA de la paie analyse vos paies précédentes et propose un plan personnalisé.
[CAPTURE D'ÉCRAN : étape 2 — accès à la configuration de l'IA de la paie dans le fil]
Étape 3 : personnalisez le plan
Examinez la liste des employés inscrits et renseignez les informations manquantes.
Choisissez ensuite les jours où l'IA de la paie peut contacter les employés, prévisualisez le message qu'ils recevront, sélectionnez les SMS ou l'application QuickBooks Workforce comme canal de communication, puis choisissez le mode de communication de l'IA de la paie avec vous en tant qu'administrateur.
Étape 4 : recueillez le consentement des employés
L’IA de paie contacte chaque employé pour demander son consentement avant le début de toute collecte de données. Informer votre équipe de l’arrivée d’une nouvelle méthode de collecte peut l’aider à savoir à quoi s’attendre.
Étape 5 : Examiner et approuver chaque traitement de la paie
À partir de là, l’IA de paie collecte les informations de paie selon le calendrier établi, vérifie les données transmises, effectue un suivi en cas d’écarts et prépare un brouillon de paie avec le total des rémunérations brutes et des charges de paie à examiner.
Votre rôle lors de chaque cycle de paie consiste à examiner le brouillon et à approuver la paie.
Que se passe-t-il après avoir commencé à utiliser l’IA de paie de QuickBooks
Une fois l’IA de paie de QuickBooks Workforce configurée, votre processus de paie devient beaucoup plus autonome.
Prenons l’exemple d’une équipe de neuf paysagistes payés toutes les deux semaines.
Les employés reçoivent le lundi, par SMS, une demande concernant leurs heures travaillées, et l’IA de paie collecte automatiquement leurs réponses.
Lorsqu’un membre de l’équipe déclare 61 heures au lieu de ses 45 heures habituelles, l’IA de paie signale l’écart et effectue un suivi. L’employé répond qu’il s’agissait d’une erreur de saisie, et l’information est corrigée avant la préparation de la paie.
Le jeudi, le propriétaire de l’entreprise reçoit un brouillon de paie dont les totaux des rémunérations brutes sont déjà préparés.
Au lieu de passer ses soirées à courir après les feuilles de temps et à saisir manuellement les données de paie avant la date limite, le propriétaire examine le brouillon en prenant son café, l’approuve depuis son téléphone et poursuit le reste de sa journée.
La paie est toujours traitée comme d’habitude. Ce qui change, c’est la quantité de préparation manuelle nécessaire au préalable.
À qui l’IA de paie de QuickBooks Workforce pourrait-elle être utile ?
Vous ne savez pas si l’IA de paie de QuickBooks Workforce vous convient ? Voici les entreprises et les équipes qui ont le plus de chances de tirer profit de son utilisation.
Le propriétaire qui est également responsable de la paie
Si vous gérez la paie tout en dirigeant votre entreprise, l’IA de paie de QuickBooks Workforce peut contribuer à réduire le temps consacré à la préparation de chaque traitement de paie.
Au lieu de gérer manuellement chaque tâche de collecte et de vérification, vous pouvez vous concentrer sur l’examen et l’approbation de la paie.
Le responsable d’équipes rémunérées à l’heure
Les entreprises qui emploient des salariés rémunérés à l’heure doivent souvent gérer des horaires variables, des heures supplémentaires et la transmission des feuilles de temps à chaque période de paie.
L’IA de paie de QuickBooks Workforce contribue à simplifier la préparation de la paie en collectant et en vérifiant les informations de paie avant leur examen.
L’entreprise en croissance que son tableur ne suffit plus à gérer
Les processus de paie manuels qui fonctionnaient auparavant peuvent devenir difficiles à gérer à mesure que votre équipe s’agrandit.
Si vous utilisez encore des tableurs, des feuilles de temps papier ou des SMS, l’IA de paie de QuickBooks Workforce offre un flux de travail plus structuré pour la préparation de la paie.
L’IA de paie de QuickBooks Workforce peut également être utile aux entreprises qui emploient des travailleurs sur le terrain ou des sous-traitants déclarant leurs heures à distance, ainsi qu’aux responsables de bureau ou aux membres de l’équipe qui ont récemment pris en charge les responsabilités liées à la paie.
Limites et difficultés de l’IA de paie de QuickBooks Workforce
Bien que l’IA de paie de QuickBooks Workforce puisse réduire le travail manuel lié à la préparation de la paie, certaines limites doivent être prises en compte avant de l’utiliser.
Des conditions d’admissibilité s’appliquent
L’IA de paie de QuickBooks Workforce exige qu’au moins un chèque de paie ait déjà été traité avec QuickBooks Workforce Core, Premium ou Elite, et ne peut pas être utilisée avec AutoPayroll.
La participation des employés est obligatoire
Les employés doivent donner leur consentement avant que l’IA de paie de QuickBooks Workforce puisse commencer à recueillir les informations de paie. Si les membres de l’équipe ne répondent pas aux demandes concernant la paie, vous devrez tout de même effectuer un suivi manuel auprès d’eux.
L’approbation de la paie reste votre responsabilité
L’IA de paie de QuickBooks Workforce prépare une ébauche de paie, mais vous restez responsable de l’examen des éléments signalés, de la vérification des totaux de paie et de l’approbation de chaque traitement de paie avant son exécution.
L’IA de paie se concentre sur la préparation de la paie
L’IA de paie de QuickBooks Workforce est conçue pour recueillir les informations de paie, vérifier les données soumises, effectuer un suivi des écarts et préparer des ébauches de paie. La configuration fiscale, la configuration des avantages sociaux et les décisions en matière de conformité restent des éléments de votre processus habituel de paie.
Conclusion
Si vous souhaitez en savoir plus, consultez QuickBooks Workforce pour comparer les forfaits et les fonctionnalités de paie disponibles.
J’espère que ce guide vous a permis de mieux comprendre le fonctionnement de l’IA de paie de QuickBooks Workforce et de déterminer si elle convient à votre processus de paie.
FAQ
La paie est-elle traitée automatiquement ?
Non. L’IA de paie de QuickBooks Workforce prépare une ébauche de paie, mais vous devez l’examiner et l’approuver avant le traitement de la paie.
Puis-je tout examiner avant l’envoi ?
Oui. Vous pouvez examiner l’ébauche de paie, les écarts signalés et les totaux de paie avant d’approuver le traitement de la paie.
Comment l’IA communique-t-elle avec mes employés ?
L’IA de paie de QuickBooks Workforce communique avec les employés par SMS ou au moyen de l’application QuickBooks Workforce, selon l’horaire que vous choisissez. Les employés doivent d’abord donner leur consentement avant de recevoir des demandes liées à la paie.
Que se passe-t-il si un employé soumet un nombre d’heures incorrect ?
L’IA de paie de QuickBooks Workforce signale les déclarations inhabituelles et effectue un suivi auprès des employés afin qu’ils puissent corriger leurs heures avant la date limite de paie.
De quoi ai-je besoin avant de pouvoir l’activer ?
Vous aurez besoin d’au moins une paie déjà exécutée avec QuickBooks Workforce Core, Premium ou Elite, et AutoPayroll doit être désactivé avant que vous puissiez configurer l’IA de paie de QuickBooks Workforce.