Come usare elia per pianificare gli spazi degli uffici nel settore assicurativo e finanziario

Ho sentito questa identica storia così tante volte che ho perso il conto. “Siamo passati a un rapporto di 2:1 tra persone e scrivanie e abbiamo ridotto il nostro spazio, risparmiando una fortuna.” È una scelta ovvia, giusto? Un assicuratore nazionale con cui abbiamo parlato di recente ha fatto proprio questo e, inizialmente, sembrava un ottimo piano. 2 dipendenti per ogni scrivania, meno spazio da affittare, costi inferiori.

Ma quando si guardano i numeri reali, la storia è diversa. I loro piani erano occupati in media solo al 40%. Ciò significava che il 60% dello spazio rimaneva semplicemente vuoto, tranne per 4 giorni all’anno, quando il team IT teneva una riunione aziendale che richiedeva tutte le scrivanie. In pratica, pagavano uno spazio che utilizzavano solo 4 giorni all’anno.

Vediamo questa situazione continuamente nel settore assicurativo e nei servizi finanziari, quindi abbiamo pensato di esaminare più da vicino cosa sta succedendo. Ecco come elia aiuta team come il tuo a risolvere il problema, passo dopo passo.

Se elia è una novità per te, è una piattaforma per il luogo di lavoro: prenotazione di scrivanie e sale, gestione delle richieste, registrazione dei visitatori e sensori e analisi che mostrano come viene utilizzato il tuo spazio, tutto in un unico posto.

In breve: come utilizzare elia nel settore assicurativo e nei servizi finanziari

• Metti in funzione i sensori per scrivanie e sale. Rilevano la presenza effettiva, in forma anonima e aggregata: sono i dati necessari per decidere la densificazione.
• Lascia che i dati vengano raccolti per un paio di settimane, diciamo 2-4 settimane, così da includere sia una settimana tranquilla sia una più intensa, come quella di fine trimestre o delle riunioni plenarie.
• Imposta regole di prenotazione flessibili per i team che sanno di essere più impegnati in determinati periodi, come IT o formazione. Non assegnare loro spazio aggiuntivo in modo permanente: rendilo disponibile solo quando ne hanno bisogno.
• Attiva gli inviti ai colleghi per i team che devono trovarsi nella stessa sala nello stesso momento, come i sottoscrittori junior che affiancano quelli senior.
• Programma un report periodico sull’occupazione in modo che arrivi davanti alla persona che prende le decisioni sugli immobili.
• Riserva gli spazi sensibili, come quelli del dipartimento conformità o della sala degli archivi dei sinistri, a team specifici con criteri di accesso, e registra digitalmente le visite di clienti o revisori invece di utilizzare un foglio cartaceo per la registrazione degli ingressi.

Quanto costa nel mondo reale un piano vuoto al 60%

Prendiamo un assicuratore di medie dimensioni con 500 dipendenti e un rapporto di 2:1: si tratta di 250 scrivanie. Con un’occupazione settimanale del 40%, sono 150 scrivanie che rimangono vuote per la maggior parte dei giorni. Nei servizi finanziari, i piani hanno solitamente una superficie di circa 150 piedi quadrati per scrivania, oltre agli spazi condivisi: ciò equivale a circa 22.500 piedi quadrati di spazio vuoto che continua a costare denaro.

Il canone medio degli uffici negli Stati Uniti ha raggiunto $37.58 per piede quadrato nel secondo trimestre del 2026, con un aumento del 2.6% su base annua, secondo CBRE. Facendo questo calcolo, si arriva a circa $845,000 all’anno di solo affitto, prima ancora di considerare i costi di elettricità e sicurezza, che aumentano con lo spazio vuoto.

I tuoi numeri saranno diversi, ma il principio di base è lo stesso: il divario tra ciò per cui stai pagando e ciò che le persone utilizzano è molto più grande.

Perché il settore assicurativo e i servizi finanziari sono i primi a subire questo problema

In questo settore si scontrano due fattori: gli immobili rappresentano una delle voci di bilancio più consistenti, quindi i team finanziari devono giustificare ogni piede quadrato. Un rapporto di 2:1 o 3:1 tra persone e scrivanie appare eccellente in una presentazione, ma…

Poi c’è il fatto che la presenza in ufficio varia a seconda della funzione, in un modo che un unico rapporto aziendale non può tenere in considerazione:

• I team sinistri e operativi potrebbero essere in ufficio 5 giorni alla settimana.
• I team di sottoscrizione o attuariali potrebbero lavorare in modalità ibrida o a tempo parziale.
• IT, legale e altre funzioni centralizzate si concentrano in picchi prevedibili: settimane di formazione, riunioni plenarie, fine trimestre.

Un unico rapporto per l’intera azienda non può sperare di bilanciare tutte queste esigenze. Un team con cui abbiamo parlato ha ceduto 2 piani durante la pandemia e si è ritrovato con il problema opposto: più persone che scrivanie nei giorni di maggiore affluenza, una situazione gestita ogni singola settimana con la programmazione manuale.

Ipotesi comuni sui rapporti tra persone e scrivanie nel settore assicurativo e nei servizi finanziari

Ecco alcune ipotesi sui piani di RTO e densificazione che raramente resistono a un esame approfondito dei dati reali sulle presenze:

1. Due giorni obbligatori significano due giorni di presenza uniforme

Prendiamo lo stesso ufficio con 500 dipendenti e un rapporto di 2:1: 250 scrivanie. Imponi 2 giorni alla settimana e le persone non si distribuiranno comunque in modo uniforme durante la settimana. Se il 70% si presenta tutto di mercoledì, sono 350 persone per 250 scrivanie: una carenza piuttosto significativa, anche se l'utilizzo medio settimanale sembra adeguato sulla carta.

2. Ogni reparto ha bisogno dello stesso rapporto

Un team che si riunisce di persona solo 4 volte all'anno per la formazione non ha bisogno di uno spazio permanente per questi incontri. Ha bisogno della flessibilità di utilizzare più spazio quando necessario e poi di liberarlo nuovamente per il resto dell'anno.

3. Meno scrivanie significano costi inferiori

È vero, ma solo se rimangono scrivanie che possono essere effettivamente utilizzate. Ciò significa avere abbastanza sale riunioni per accogliere tutti quando sono presenti e un sistema di prenotazione che funzioni, così le persone non devono aggirarsi alla ricerca di un posto dove sedersi. Inoltre, servono dati che consentano di individuare un rapporto sbagliato prima del rinnovo del contratto di locazione.

4. I dati sulle prenotazioni sono abbastanza accurati

Non proprio. Sovrastimano l'utilizzo perché qualcuno prenota una scrivania e poi non si presenta, che continua comunque a essere conteggiata come utilizzata. Servono dati dei sensori sulla presenza reale per sapere se un determinato rapporto funziona.

Questo quarto punto mette in discussione gli altri tre. La maggior parte delle decisioni sui rapporti viene presa sulla base di dati sulle prenotazioni che, innanzitutto, non sono molto accurati.

Come configurarlo

Ecco come appare la soluzione quando la applichi a un piano reale:

1. Installa i sensori. I sensori per scrivanie e sale di elia funzionano a batteria e sono wireless, quindi puoi rendere operativo un piano senza cablaggi né intervento dell'IT. Misurano la presenza effettiva, in forma anonima e senza mai collegarla a una singola persona, un aspetto importante perché una scrivania potrebbe essere prenotata e vuota oppure non prenotata ma utilizzata. I soli dati sulle prenotazioni non ti diranno quale delle due situazioni si verifica.
2. Lascia che il ciclo di rilevazione delle presenze prosegua per un po'. Almeno da 2 a 4 settimane. In questo modo vedrai una settimana normale e una settimana di picco (fine trimestre o riunione generale) prima di modificare il rapporto.
3. Osserva la mappa di calore per giorno, orario e piano. È così che puoi capire se il tuo rapporto di 2:1 regge oppure se nei giorni tranquilli è più simile a 3:1 e durante il caos trimestrale è 1:1.
4. Imposta regole di prenotazione a livello di zona per i team che sovraccaricano lo spazio. In elia, per impostazione predefinita lo spazio non è riservato a un solo team. Un reparto come l'IT può quindi ottenere la priorità su più scrivanie o sale quando ne ha bisogno, per poi tornare semplicemente alla prenotazione libera una volta terminato il picco.
5. Attiva gli inviti ai colleghi quando il mentoring è una priorità. I dipendenti possono vedere chi altro ha prenotato per un determinato giorno e sedersi vicino a quella persona, oppure inviarle un invito affinché prenoti insieme a loro.
6. Programma l'invio automatico del report ogni mese. Un riepilogo dell'occupazione viene inviato alla persona responsabile delle decisioni immobiliari, così nessuno deve ricordarsi di esportare manualmente un foglio di calcolo.

Perché il personale junior è l'altro motivo per cui le aziende stanno promuovendo il RTO

I costi degli uffici non sono l'unico fattore alla base di questi obblighi. Altrettanto spesso, i dirigenti ci dicono che i dipendenti junior sono quelli che perdono di più quando il lavoro diventa completamente da remoto.

Alcune ricerche lo confermano. In Il potere della vicinanza ai colleghi, Natalia Emanuel, Emma Harrington e Amanda Pallais hanno studiato gli ingegneri del software di una grande azienda e hanno scoperto che sedersi vicino ai compagni di squadra significava ricevere più feedback e che i benefici ricadevano soprattutto sui lavoratori più giovani e con meno anzianità. Quando gli uffici hanno chiuso, questo vantaggio derivante dal feedback è in gran parte scomparso.

I nuovi assunti apprendono gran parte di ciò che sanno stando vicino alle persone che svolgono il lavoro: facendo casualmente una o due domande, osservando un sottoscrittore senior o un addetto alla gestione dei sinistri mentre esamina una pratica, venendo coinvolti in una conversazione a cui non avrebbero saputo di dover partecipare. Il lavoro da remoto, come prevedibile, elimina tutto questo e il rallentamento si manifesta nella produttività mesi dopo.

Un obbligo di presenza di 2 giorni non garantisce che le persone giuste si trovino in ufficio lo stesso giorno. Un sottoscrittore junior potrebbe entrare come previsto, mentre il collega senior che sta cercando di affiancare entra in un giorno completamente diverso. Gli inviti ai colleghi sono la soluzione a questo problema: permettono alle persone di vedere chi sarà presente e di organizzare le proprie giornate di conseguenza.

Come un'azienda di servizi finanziari ha risolto lo stesso problema di coordinamento

Gestion FÉRIQUE, un'azienda di servizi finanziari con sede a Montréal e 170 dipendenti, che gestisce fondi pensione per ingegneri, ha incontrato lo stesso identico problema dopo essere passata al lavoro ibrido in 2 uffici con 86 scrivanie prenotabili. La flessibilità senza visibilità significava che i dipendenti si presentavano nei giorni programmati senza avere modo di sapere se anche i colleghi di cui avevano bisogno fossero presenti.

Accesso limitato e gestione dei visitatori per i team finanziari e assicurativi

Il rapporto tra scrivanie e dipendenti non è l'unico elemento che rende diverso questo settore.

Una parte significativa degli uffici assicurativi e dei servizi finanziari dispone di spazi che DEVONO rimanere semplicemente chiusi a chiave: sale per i fascicoli di conformità, archivi della sottoscrizione, postazioni di trading, piani dirigenziali e sale riservate alle verifiche normative. Gli strumenti generici di prenotazione non gestiscono bene questa situazione perché trattano tutte le scrivanie allo stesso modo, indipendentemente dal fatto che debbano essere disponibili per la prenotazione o meno.

Le elia's politiche di accesso fanno esattamente questo sotto i tuoi occhi. Gli amministratori possono limitare l'accesso a specifiche scrivanie, sale o zone, riservandole a determinati team o persone, così il team della conformità mantiene il proprio spazio, il team della sottoscrizione conserva l'accesso ai propri fascicoli e nessuno al di fuori di quei team può prenotarlo per errore.

Lo stesso vale per la gestione dei visitatori: un sistema digitale di registrazione con notifiche ai responsabili elimina il vecchio registro cartaceo, consentendo di avere una registrazione reale di chi si trovava in sede e quando.

Da dove iniziare

Se stai preparando una proposta per il team finanziario o la dirigenza, sii specifico: il rapporto che utilizzi oggi è stato stabilito sulla base di un'ipotesi, ed ecco cosa mostrano i numeri effettivi dopo 6 mesi. È molto più difficile contestare un'argomentazione del genere rispetto a una richiesta di un budget maggiore basata sulla fiducia.

Se stai attualmente elaborando un piano di densificazione o implementando un piano RTO, il modo più rapido per capire a che punto ti trovi è analizzare la planimetria e il modello di presenza del tuo ufficio prima della prossima decisione sul contratto di locazione, non dopo.