Hvis bedriften din allerede betaler for ServiceNow, har noen sannsynligvis spurt hvorfor dere ikke kan bruke det til alt på kontoret også. Helt rimelig. Dere har allerede plattformen, og dere kan sette den opp til å dekke skrivebordsbestillinger og forespørsler til driftsavdelingen.
Mange bedrifter prøver det. Og til å begynne med fungerer det greit.
Så begynner folk å finne omveier, og det er ofte da vi hører fra dem. De fleste ser ikke etter en erstatning for ServiceNow. De er fornøyde med det for IT. De ønsker bare en bedre måte å håndtere alt som skjer rundt kontoret på, uten å tvinge IT til å gi opp systemet de allerede bruker.
Slik fungerer det med elia.
Hvis elia er nytt for deg, er det en plattform for arbeidsplassdrift for bestilling av skrivebord og rom, kontorforespørsler, postromadministrasjon, besøkende og beleggdata – alt på ett sted.
Kort fortalt
- Behold ServiceNow for IT. elia dekker skrivebordsbestillinger og kontorforespørsler, direkte fra plantegningen.
- Send IT-forespørsler direkte til ServiceNow. elia gjør forespørsler merket som IT om til ServiceNow-saker. Forespørsler til driftsavdelingen blir hos arbeidsplassteamet.
- Hold skrivebordstildelingene oppdatert. Nyansatte får et skrivebord i nærheten av teamet sitt, og når noen slutter, blir skrivebordet tilgjengelig igjen.
- Se hvilke skrivebord folk faktisk bruker. Legg til beleggssensorer for å sammenligne bestillinger med det som faktisk skjer på kontoret.
Hvorfor blir kontorforespørsler rotete i ServiceNow?
ServiceNow er utmerket for IT-saker. Kontorforespørsler er en annen historie, fordi de vanligvis gjelder et bestemt sted.
Ta for eksempel en projektor som slutter å fungere 5 minutter før en kundepresentasjon. Personen som melder fra, må velge en kategori fra en rullegardinmeny som sannsynligvis er utformet med bærbare datamaskiner og programvareproblemer i tankene. Det er ikke alltid enkelt å finne riktig alternativ.
Så begynner folk å se andre steder. Kanskje noen oppretter et Microsoft-skjema for catering. Arrangementer flyttes til Power Apps, rom forblir i Outlook, og før det har gått lang tid har de ansatte 4 (!) forskjellige steder der de kan be om ting. ServiceNow er fortsatt der, men det er ikke lenger dit alle går.
Og så har vi alt som ingen melder fra om. Dette hører vi ganske ofte. Utenfor IT ønsker folk ikke alltid å forholde seg til ServiceNow-portalen. En ødelagt kjøkkenkran virker kanskje ikke som en god nok grunn til å logge inn. Ingen melder det, og driftsavdelingen aner ikke at det er et problem.
Want to learn more about elia?
Hvordan kommer en forespørsel fra elias plantegning til ServiceNow?
I elia ser de ansatte en interaktiv plantegning av kontoret. De kan klikke på et skrivebord eller rom for å bestille det, eller melde fra om et problem.
La oss si at projektoren i et møterom slutter å fungere. Den ansatte klikker på rommet, velger problemet fra tjenestekatalogen deres og sender inn forespørselen. Driftsavdelingen eller IT kan se nøyaktig hvor problemet er, uten å måtte spørre hvilket rom eller hvilken etasje det gjelder.
Når forespørselen kommer inn, sender elias automatiseringsmotor den til riktig team. Dere setter opp reglene på forhånd. De ansatte trenger aldri å tenke på hvilket team som har ansvar for hva.
Forespørsler om catering og møbler blir værende i elia som arbeidsordrer for driftsavdelingen. Noe som et bytte av skjerm eller en dokkingstasjon til et nytt skrivebord sendes til ServiceNow via API-et og webhooks. For IT ser det ut som enhver annen sak.
Slik ser det ut for noen vanlige forespørsler:
| Forespørsel | Hvor den starter | Hvem som håndterer den |
| Projektoren slutter å fungere | Møterom på plantegningen | IT, som en ServiceNow-sak |
| Bytte av skjerm ved flytting av skrivebord | Skrivebord på plantegningen | IT, som en ServiceNow-sak |
| Catering til et kundemøte | Rom-bestilling | Driftsavdelingen, som en arbeidsordre i elia |
| Lekk kjøkkenvask | Kjøkken på plantegningen | Driftsavdelingen, som en arbeidsordre i elia |
De ansatte trenger ikke å vite hvilket team som har ansvar for hva. De melder bare fra om problemet i elia.
IT får fortsatt sakene sine i ServiceNow, med arbeidsflytene og SLA-ene de allerede bruker. Og når noen oppdaterer en sak, kommer statusen tilbake til elia. Den ansatte kan sjekke forespørselen sin uten å sende e-post til IT for å spørre hva som skjer.
Det fungerer også den andre veien. Hvis IT stadig får forespørsler om romoppsett eller møbler som egentlig hører hjemme hos driftsavdelingen, kan elia hente dem inn i sitt eget arbeidsordresystem. Én ting mindre for IT å håndtere.
Kan HR-systemet ditt holde pultfordelingene oppdatert?
Det kan det, og team som ansetter mange, pleier å sette stor pris på denne delen. elia kobler seg til HR-systemer som Workday gjennom den samme automatiseringsmotoren. Når HR legger til en ny person, kan elia opprette profilen deres og gi dem en pult i nærheten av teamet før første arbeidsdag. Når noen slutter, blir pulten tilgjengelig igjen uten at noen må huske å oppdatere den.
I en bedrift med noen tusen ansatte kan det spare mye manuelt arbeid. Særlig når flere titalls personer begynner eller slutter hver uke. Alle IT-forespørsler om oppsett for nyansatte, som en bærbar PC eller dokkingstasjon, går også rett til ServiceNow.
Hvert oppsett er imidlertid litt forskjellig, og det gjelder også ServiceNow-tilkoblingen. elia-teamet kan fortelle deg hva som er mulig med din.
Hva tilfører elia som et saksbehandlingsverktøy ikke har?
ServiceNow kan ikke fortelle deg hvor mange personer som faktisk satt i fjerde etasje forrige onsdag.
Det har oversikt over saker og aktiva. Å følge med på hvordan folk bruker kontorlokalene, er en annen oppgave.
elia lager sine egne sensorer for belegg på pulter og møterom, og dataene går inn i den samme plattformen som de ansatte bruker til å bestille plassene sine.
Du kan sammenligne bestilte pulter med pulter folk brukte, og se hvordan dette endrer seg gjennom uken. Forskjellen kan være ganske overraskende. Bestillingstall får ofte et kontor til å se mye travlere ut enn det faktisk er.
Det er nyttig informasjon å ha når du vurderer om du fortsatt trenger den ekstra etasjen.
Hvordan setter du det opp?
Du trenger ikke flytte alt over på én gang. Jeg ville startet i det små og bygget videre derfra.
- Få oversikt over hvor kontorforespørsler går i dag. Se på bestillinger av pulter og møterom, catering, driftsproblemer og besøksadministrasjon. Hvilke ligger allerede i ServiceNow? Hvilke har havnet i skjemaer eller regneark?
- Start med forespørslene som skaper mest hodebry. For mange team er det driftsforespørsler. Folk slutter å rapportere små problemer fordi prosessen er for tungvint. Sett opp forespørselskatalogen i elia, med de riktige skjemaene og personene som er ansvarlige for hver type.
- Bestem hva IT må motta. Gå gjennom forespørselstypene med ServiceNow-administratorene dine. Bli enige om hvilke som skal bli til saker, og hvilken informasjon IT trenger for å komme i gang med dem. elia konfigurerer deretter tilkoblingen rundt det eksisterende oppsettet ditt.
- Koble til HR-systemet når du er klar. Når forespørslene flyter som de skal, kan du legge til HR-synkroniseringen slik at pultfordelingene holder tritt med nyansettelser og fratredelser.
Så, trenger du begge deler?
Du trenger ikke velge mellom ServiceNow og en arbeidsplassplattform. IT beholder systemet de allerede kjenner, mens de ansatte får ett sted å bestille pulter og rapportere problemer på kontoret.
Hvis du vil se hvordan dette oppsettet fungerer i praksis, utforsk elia.io.
Ofte stilte spørsmål
Erstatter elia ServiceNow?
Nei. ServiceNow forblir IT-serviceportalen din, mens elia tar seg av kontorsiden, fra bestillinger til driftsforespørsler. Alt som trenger IT, går til ServiceNow som en sak.
Trenger ansatte å åpne ServiceNow for å rapportere et IT-problem?
Nei. De rapporterer problemet i elia, der de allerede bestiller pulter og rom. elia oppretter ServiceNow-saken i bakgrunnen. Ansatte trenger ikke å logge inn på ServiceNow-portalen selv.
Hva med ServiceNows egen modul for levering av arbeidsplasstjenester (WSD)?
Det er et godt alternativ, særlig hvis arbeidsplassteamet trives med å jobbe i ServiceNow. Team som velger elia i stedet, er ofte opptatt av to ting. Det ene er å ha et verktøy som er laget spesielt for arbeidsplassen, der arbeidsplassteamet selv kan endre regler for bestilling og soner. Det andre er sensorer. elia lager sine egne, mens WSD kobler til tredjepartssensorer gjennom arbeidsplasskoblinger.
Er det en stor jobb for IT?
Vanligvis ikke. Det meste av arbeidet på IT-siden består i å bli enige om hvilke forespørsler som skal bli saker, og hvilken informasjon de trenger. elia setter opp forbindelsen derfra. elia er ISO 27001-sertifisert og lagrer dataene sine i Canada, noe som kan gjøre sikkerhetsgjennomganger enklere. Det fungerer også med Microsoft 365 og Google Workspace og kobler seg til verktøyene IT allerede bruker.
