10 trinn for å forbedre opplevelsen når ansatte slutter

Hva er avslutning av arbeidsforhold?

Avslutning av arbeidsforhold er den formelle prosessen med å skille en medarbeider fra virksomheten. I de fleste tilfeller begynner prosessen når en medarbeider har levert en oppsigelse. Men det er ikke alltid slik. Pensjonering kan også utløse en prosess for avslutning av arbeidsforhold, i tillegg til ufrivillige oppsigelser eller nedbemanning. 

Jeg skal diskutere hvert av disse trinnene mer detaljert nedenfor, men de viktigste delene av en godt utformet prosess for avslutning av arbeidsforhold bør omfatte følgende punkter:

• Informer sentrale interessenter innen HR, IT, drift, juridisk avdeling, lønn og øverste ledelse
• Informer den avgående medarbeiderens nærmeste leder og kolleger på en diskret måte
• Utarbeid en overgangsplan og omfordel ansvarsområder
• Sørg for at kunnskapsoverføringen til andre teammedlemmer går smidig
• Gjennomfør et sluttintervju for å innhente ærlige tilbakemeldinger
• Ta tilbake eventuelt utstyr som tilhører virksomheten
• Deaktiver medarbeiderens tilgang til virksomhetens eiendeler og teknologi.

Hvorfor er avslutning av arbeidsforhold viktig?

Det er viktig å håndtere opplevelsen rundt avslutningen av arbeidsforholdet av flere sentrale grunner. Disse omfatter:

• Det er en mulighet til å innhente tilbakemeldinger, få innsikt i potensielle problemer som må håndteres, lukke eventuelle sikkerhetshull i IT-systemene og sørge for at ingen løse tråder gjenstår. 

• Medarbeiderne kan få en avslutning på tiden i virksomheten, overføre kunnskapen sin til gjenværende ansatte og forlate virksomheten på god fot. 

• Ved å sørge for at avgående medarbeidere får mulighet til å gi tilbakemeldinger og legge til rette for en smidig overføring av ansvaret deres til andre, vil de forlate virksomheten med et mer profesjonelt sisteinntrykk. 
• Resultatet av dette er at de i større grad vil anbefale virksomheten din som et godt sted å jobbe.
• Det bidrar også til å holde døren åpen for å ansette medarbeidere som kommer tilbake på nytt – medarbeidere som forlater virksomheten for å jobbe et annet sted, men som kommer tilbake noen år senere. 

Avslutning av arbeidsforhold kontra introduksjon av nyansatte

Introduksjon av nyansatte og avslutning av arbeidsforhold er to avgjørende prosesser i medarbeiderens livssyklus, og hver av dem har et eget formål. Mens introduksjon av nyansatte handler om å integrere nye medarbeidere i virksomheten, er avslutning av arbeidsforhold prosessen med å formelt skille en medarbeider fra organisasjonen.

Introduksjon av nyansatte: Innføring og integrering

Introduksjon av nyansatte er den innledende fasen i integreringen av en ny medarbeider i organisasjonen. Den fokuserer på å hjelpe nyansatte med å forstå virksomhetskulturen, tilpasse seg virksomhetens mål og gi dem verktøyene og kunnskapen som er nødvendige for å utføre rollen effektivt.

Se for deg at en ny markedssjef begynner i et teknologiselskap. Under introduksjonen får vedkommende opplæring i selskapets produkter, møter teammedlemmene sine og blir orientert om pågående prosjekter.

Vedkommende får også en gjennomgang av selskapets retningslinjer, verdier og forventninger.

Avslutning av arbeidsforhold: Formell avgang og overgang

La oss nå se for oss en medarbeider som bestemmer seg for å slutte for å gå til en ny mulighet. Under avslutningen av arbeidsforholdet overleverer vedkommende prosjektene sine, leverer tilbake alt utstyr som tilhører virksomheten og deler årsakene til at han eller hun slutter, samt hva som kunne ha hindret avgangen, i et sluttintervju. Denne prosessen hjelper virksomheten med å forstå områder som kan forbedres, og sikrer en smidig overføring av ansvarsområder.

Målet med avslutning av arbeidsforhold er å opprettholde et positivt forhold til avgående medarbeidere og sikre etterlevelse og sikkerhet.

Denne prosessen hjelper også virksomheten med å forstå områder som kan forbedres, og sikrer en smidig overføring av ansvarsområder.

Si ordentlig farvel til ansatte med vår gratis sjekkliste for avslutning av arbeidsforhold

Last ned sjekklisten

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik avslutter du arbeidsforholdet på riktig måte

Følg disse 10 enkle trinnene for å sikre at prosessen for avslutning av arbeidsforholdet gjennomføres konsekvent når hver ansatt slutter.

1. Dokumenter oppsigelsen eller avslutningen

For å gjøre en oppsigelse offisiell av hensyn til HR er det viktig å be om et formelt oppsigelsesbrev som bekrefter at den ansatte selv har valgt å si opp stillingen sin.

Brevet bør også spesifisere:

• Den ansattes siste arbeidsdag
• Om vedkommende planlegger å arbeide frem til siste dag eller bruke gjenstående feriedager.

Hvis en ansatt blir ufrivillig sagt opp, må du dokumentere dette med et offisielt oppsigelsesbrev.

Avhengig av årsaken til avslutningen vil personalavdelingen utarbeide brevet med opplysninger om:

• Om oppsigelsen skjer med eller uten saklig grunn.
• Om det finnes sluttvederlag eller andre ytelser som er tilgjengelige for den oppsagte. 

Begge oppsigelsesbrevene blir viktige juridiske dokumenter, ettersom ordlyden enten kan kvalifisere eller diskvalifisere den oppsagte for ytterligere økonomisk støtte fra myndighetene, der dette er aktuelt. 

Du kan vurdere å forenkle avslutningen av arbeidsforhold ved å bruke programvare for elektroniske signaturer for å håndtere dokumenter knyttet til avslutningen effektivt og sikkert.

2. Kommuniser med viktige interessenter

Når en ansatt offisielt har sagt opp, må du kommunisere nyheten til de viktigste interessentene i virksomheten. 

For å effektivisere prosessen anbefaler jeg å opprette en e-postliste for avslutning av arbeidsforhold som inkluderer alle sentrale kontakter fra følgende områder.

• HR
• IT
• Drift
• Lønn
• Øverste ledelse
• Kollegaer
• Den ansattes leder

Én ting du ikke bør gjøre, er å forsøke å holde den ansattes avgang hemmelig. Det er viktig å gi folk muligheten til å ta farvel – både for sin egen del og for den som slutter.

Dette sikrer også at det finnes muligheter for kunnskapsoverføring, samtidig som potensialet for sladder begrenses.

3. Utarbeid en overgangsplan

Å utarbeide en overgangsplan bør være førsteprioritet for lederen til den ansatte som slutter. 

Det første trinnet er å samarbeide med den ansatte om å lage en liste over alle vedkommendes nåværende ansvarsområder. Dette bør omfatte alle ukentlige, månedlige, kvartalsvise, årlige eller andre oppgaver som vedkommende har ansvar for.

Deretter må du finne ut hvem som kan få opplæring på tvers av områder for å overta disse oppgavene, enten på kort eller lang sikt. 

En del av overgangsplanen bør være å avklare forventningene til hva den ansatte som slutter kan forvente, og hva du ønsker at vedkommende skal gjøre i løpet av de siste dagene. 

En overgangsplan er også en god anledning til å vurdere andre teammedlemmer som kan være klare for intern mobilitet gjennom et stillingsbytte, for eksempel en forfremmelse eller en horisontal endring av ansvarsområder. 

Prøv å omfordele ansvarsområder med tanke på best mulig samsvar basert på ferdigheter og erfaring. 

Hvis du har et lite team, kan du til og med vurdere å spørre hvert teammedlem individuelt hvilke ansvarsområder de er interessert i og ønsker å overta. 

4. Sett i gang aktiviteter for kunnskapsoverføring

Den avtroppende medarbeideren bør møte kolleger regelmessig for å forklare oppgaver og gå gjennom eventuelle nye prosesser trinn for trinn. Vedkommende kan også hjelpe ved å skrive ned instruksjoner som kan brukes som fremtidig referansemateriale (dette er noe AI i offboarding av medarbeidere kan bidra med), eller til og med ta opp videoer som viser hvordan viktige oppgaver utføres fra start til slutt. 

Det er viktig å sørge for at den avtroppende medarbeideren setter av god tid til spørsmål fra teammedlemmer som overtar nye ansvarsområder. 

Hvis overføringen av ansvarsområder er usikker eller midlertidig, er det fornuftig å lære opp flere medarbeidere i hvordan oppgavene skal utføres. Dette inkluderer medarbeiderens nærmeste leder eller teamleder hvis de ikke allerede vet hva som skal gjøres. 

Hvis planen er å ansette en ny medarbeider som erstatning for den avtroppende medarbeideren, bør du be om så mye skriftlig dokumentasjon eller videodokumentasjon som mulig. 

5. Gjennomfør et avslutningsintervju

Avslutningsintervjuer gir verdifull innsikt i medarbeiderutskifting, siden de bidrar til å avdekke ærlige tilbakemeldinger om hvorfor medarbeidere slutter. 

Disse tilbakemeldingene kan hjelpe HR-team med å oppdage utviklende trender i arbeidsmiljøet eller generere nye ideer til strategier for å beholde medarbeidere som kan innføres. 

Et avslutningsintervju bør alltid gjennomføres av et medlem av HR-teamet, og aldri av den avtroppende medarbeiderens nærmeste leder. 

Tilbakemeldingene må behandles konfidensielt og bør som hovedregel ikke deles med andre medlemmer av HR-teamet før medarbeiderens siste arbeidsdag er over. 

6. Arranger en avskjed eller annen anerkjennelse

Det er vanlig og profesjonelt å gi en form for offentlig anerkjennelse av medarbeiderens bidrag til selskapet før den siste arbeidsdagen. 

Hvis personen bare var ansatt i en kort periode, kan en enkel e-post til hele selskapet være tilstrekkelig. 

Det kan virke rart å gi en avtroppende medarbeider en gave. Det er imidlertid en enkel måte å forbedre opplevelsen av avslutningsprosessen på, og det kan føre til at vedkommende blir en boomerang-medarbeider i fremtiden. 

7. Hent tilbake selskapets utstyr

I store selskaper vil dette trinnet ofte være IT- eller driftspersonalets ansvar. Tiltakene kan ikke fullføres før den siste arbeidsdagen, men du kan på forhånd notere hvilket selskapsutstyr den avtroppende medarbeideren har. 

Dette er spesielt viktig i dagens situasjon med hybride arbeidsordninger, ettersom medarbeidere har større sannsynlighet for å ha selskapets eiendeler, for eksempel:

• Bærbare datamaskiner
• Skjermer
• Kontorstoler
• Telefoner
• Adgangskort og ID-kort
• Parkeringstillatelser
• Selskapets kredittkort

For store selskaper med mange medarbeidere som begynner og slutter, kan det være lurt å bruke et system for sporing av eiendeler for å gjøre denne delen av avslutningsprosessen enklere. 

8. Deaktiver tilgang til selskapets teknologi

Deaktivering av nettverks- og annen teknologitilgang bør også utføres av IT- eller driftspersonalet. 

Sørg for at du tydelig har kommunisert til både IT-personalet og den avtroppende medarbeideren når tilgangen deres vil bli stengt. 

Sørg for at IT- eller driftspersonalet blir informert om eventuelle endringer i medarbeiderens siste arbeidsdag.

For medarbeidere som permitteres eller sies opp ufrivillig, bør du deaktivere IT-tilgangen deres umiddelbart for å forhindre sikkerhetsbrudd fra misfornøyde medarbeidere. 

9. Følg opp de gjenværende medarbeiderne

Avhengig av hvor viktig den nå avtroppede medarbeideren var, kan de andre medarbeiderne ha fått nye utfordringer knyttet til arbeidsmengden. 

Ledere eller teamledere bør sette av tid til å følge opp hvert teammedlem individuelt for å finne ut hvordan det går, og om de trenger mer støtte. 

De gjenværende teammedlemmene vil også ønske å vite hva den langsiktige planen er for den tidligere ansattes stilling. Vil vedkommende bli erstattet, eller forventes det at det gjenværende teamet skal overta alt arbeidet til denne personen? 

Det er best å være ærlig i disse samtalene og ikke bare anta at alt er i orden.

10. Følg opp tilbakemeldinger fra avslutningsintervjuet

Det er ingen vits i å be om tilbakemeldinger i et avslutningsintervju hvis du ikke har tenkt å gjøre noe med dem.

Se etter tiltak som kan iverksettes umiddelbart, samt temaer som kan utforskes som langsiktige mål. 

Hvis en ansatt for eksempel sier at opplæringen var utilstrekkelig for en bestemt oppgave, bør du umiddelbart undersøke muligheten for ytterligere opplæring av de gjenværende teammedlemmene.

Hvis en ansatt derimot sier at vedkommende slutter på grunn av et større problem, for eksempel mangel på personlig karriereutvikling, bør dette tas opp i diskusjoner på høyere nivå som fokuserer på hvordan ledelsen kan styrke teamets mål for karriereutvikling ytterligere. 

Beste praksis for avslutning av arbeidsforhold

Her er noen beste praksiser for å gjennomføre en effektiv avslutning av arbeidsforhold.

1. Gjennomfør grundige avslutningsintervjuer

Det er viktig å gjennomføre disse intervjuene på en konstruktiv måte og oppmuntre til ærlig og åpen kommunikasjon. Dette kan bidra til å identifisere mulige forbedringsområder, anerkjenne det som fungerer godt, og opprettholde et positivt forhold til den ansatte som slutter.

Viktig poeng: Avslutningsintervjuer gir mulighet til å få ærlige tilbakemeldinger og forstå årsakene bak en ansatts avgang, noe som kan være avgjørende for å forbedre organisasjonen.

2. Sørg for en smidig overføring av ansvar

Det er avgjørende å starte denne prosessen i god tid før den ansattes siste arbeidsdag for å unngå forstyrrelser i arbeidsflyten. Tydelig kommunikasjon til resten av teamet om planen for overføringen er også viktig for å håndtere forventninger og opprettholde produktiviteten.

Viktig poeng: En godt håndtert overføring av oppgaver bidrar til å opprettholde kontinuiteten og redusere innvirkningen den ansattes avgang har på organisasjonens drift.

Tilrettelegging for fremtiden

Avslutningen av et arbeidsforhold er en viktig prosess som, når den håndteres med omtanke og presisjon, kan være betydelig fordelaktig både for organisasjonen og den ansatte som slutter.

Viktigste punkter

Avslutningen av et arbeidsforhold er mer enn bare en rekke administrative oppgaver. Det er en mulighet til å avslutte et yrkeskapittel på en positiv måte, innhente verdifull innsikt og sikre selskapets fortsatte suksess og sikkerhet.

Selv om avslutningen av et arbeidsforhold kan virke som en enkel prosedyre, har den vidtrekkende konsekvenser. En effektiv prosess er avgjørende for å etterlate et varig, positivt inntrykk hos ansatte som slutter, noe som kan legge grunnlaget for fremtidig samarbeid eller til og med at de kommer tilbake som tidligere ansatte som vender tilbake.

I praksis er en godt gjennomført avslutning av arbeidsforholdet like viktig som introduksjon når det gjelder å forme medarbeideropplevelsen og styrke arbeidsgivermerket. Team kan gjøre begge overgangene mer konsekvente med programvare for håndtering av overganger for ansatte som bidrar til å koordinere arbeidsflyter, oppgaver og overleveringer.

Hvis du vil vite mer om hvordan du skaper en førsteklasses medarbeideropplevelse fra ansettelse til avslutning av arbeidsforholdet, meld deg på nyhetsbrevet vårt!