ChatGPT: En ekspertguide for HR-fagfolk

1. Gjør data om til innsikt

Resultat: Oppdag mønstre raskere og omsett data til beslutninger.

HR-team drukner i data: sluttintervjuer, pulsmålinger, rapporter om avgang og mer. 

Det jeg har sett gang på gang, er at selv om vi elsker å samle inn data, sliter vi ofte med å finne tid til å forstå alt sammen.

AI kan hjelpe deg med å trekke ut mening, avdekke temaer og forberede det som er viktig for ledelsen eller handlingsplanlegging.

Dette kan det hjelpe med:

• Tematisering av kommentarer fra sluttintervjuer eller pulsmålinger
• Oppsummering av lange regneark for ledelsen
• Omforming av rådata til budskap for ulike målgrupper
• Finne mønstre i eksisterende data eller organisere data slik at de blir lettere å forstå
• Excel-filer. Du kan enten bruke de innebygde Microsoft Copilot-AI-verktøyene eller lime inn data direkte i en annen AI (eller laste dem opp, avhengig av plattformen din) og be AI-en om sammendrag, sammenligninger eller forslag til visualiseringer. Selv om dette er en STOR hjelp for Excel-brukere, vil det ikke erstatte forståelsen din av pivottabeller (en svært viktig ferdighet!), men det kan hjelpe deg med raskt å oppdage mønstre, skrive formler og lage rask innsikt som kan deles. Husk å dobbeltsjekke kildedataene for å sikre at AI-en ikke hallusinerer! 

Hvorfor det er viktig: Du går fra «Vi har data» til «Vi vet hva vi skal gjøre med dem.» raskere og potensielt med færre trinn eller uten behov for Excel-eksperter eller spesialiserte dataanalytikere.

Prøv disse forespørslene:

• «Her er 100 fritekstkommentarer fra medarbeiderundersøkelsen vår. Oppsummer hovedtemaene med et enkelt språk, og identifiser alt som forekommer mer enn tre ganger.»
• «Gå gjennom denne avgangsrapporten etter avdeling, og identifiser de tre områdene med størst endring siden forrige kvartal. Oppsummer den for ledergruppen vår.»
• «Ta dette referatet fra sluttintervjuet og skriv et sammendrag for ledelsen på tre punkter. Fokuser på hva vi kan lære, og hva vi bør være oppmerksomme på.»

Ekstra tips: Etter at du har fått et sammendrag, spør: «Skriv nå tre mulige neste steg HR kan ta for å håndtere denne trenden.» Du analyserer ikke bare – du beveger deg mot handling.

2. Strukturer maler og tilpass innhold til ulike grupper

Resultat: Lag pålitelige og repeterbare regneark, arbeidsbøker eller andre maler uten å begynne fra grunnen. 

Gjennom min erfaring innen HR har jeg oppdaget at overraskende mye tid brukes på å gjøre lignende arbeid på nytt for ulike personer eller grupper.

Så ofte har jeg laget de samme oversiktene, skrevet den samme kommunikasjonen eller formatert den samme typen rapporter på tvers av virksomheten. 

Med AI kan du gjøre disse rutinene om til repeterbare maler og utnytte dataene dine smartere.

Dette kan det hjelpe med:

• Opprette gjenbrukbare maler for medarbeideroversikter, medarbeidersamtaler, bemanningsrapporter, lønn – og så videre
• Hente ut sammendrag, sammenligninger eller tiltak fra regneark
• Strukturere data i tydelige visualiseringer eller stikkord til presentasjoner

Hvorfor det er viktig:

Du bruker mindre tid på formatering eller tilpasning og mer tid på innsikt, beslutninger og strategi (dine unikt menneskelige superkrefter).

Prøv disse forespørslene:

• «Lag en tilpassbar mal for en kvartalsvis rapport om bemanning og avgang, med plass til oppsummerende innsikt og nøkkeltall på avdelingsnivå.»
• «Jeg har en CSV-fil med medarbeidertilfredshet etter team. Oppsummer områdene med høyest og lavest skår, og anbefal to tiltak for hvert område.»
• «Lag en mal for medarbeidersamtaler for personalledere, med vurderingsskalaer, plass til tilbakemeldinger og en oppsummeringsdel for vurdering av forfremmelsesberedskap.»

Tilleggstips: Når du har fått noe i AI til et punkt du liker, kan du be om å utvide eller tilpasse det innholdet. Prøv: «Gjør dette nå om til en sjekkliste eller et skjema som kan brukes av andre ledere eller medlemmer av HR-teamet.» Kjør dette på noen forskjellige måter, og se hvordan ett stykke innhold eller én type informasjon kan omgjøres til flere ting som er tilpasset sitt unike formål og sin målgruppe.

3. Spar tid på gjentakende planlegging

Resultat: Bygg raskere uten å ofre kvaliteten.

Hvis du noen gang har laget en onboardingplan, en opplæringsskisse eller en kalender fra bunnen av, vet du hvor mye tid disse «standarddokumentene» faktisk krever. AI kan hjelpe deg med å hoppe over startstreken og komme raskere til finpussingen.

Dette kan det hjelpe med:

• Utarbeide tidslinjer for onboarding
• Utarbeide skisser for lederutvikling
• Bygge innholdsblokker til DEI-programmer

Hvorfor det er viktig:

Du kommer 70 % av veien på noen minutter – og kan konsentrere energien om tilpasning og gjennomføring.

Prøv disse instruksjonene:

• «Lag en 30–60–90-dagers onboardingplan for en erfaren fjernarbeidende ingeniør, inkludert onboardingpartnere, teknisk oppsett og milepæler for det første prosjektet.»
• «Lag en skisse for et 12-måneders lederutviklingsløp for nye personalledere på en hybrid arbeidsplass. Ta med minst én erfaringsbasert aktivitet per kvartal.»
• «Lag en mal for agendaen til et kvartalsvis allmøte i HR. Ta med tidsblokker, foreslått innhold og påminnelser om støttemateriell.»

Tilleggstips: Når du har fått en plan du liker, kan du følge opp med: «Gjør dette nå om til en skisse for en presentasjon» eller «Skriv en e-post som kan sendes ut sammen med denne planen.» Du kan lage materiell i flere formater i løpet av én arbeidsøkt.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Gjør strategien enklere å kommunisere

Resultat: Fortell tydeligere og mer engasjerende historier – særlig med data.

HR-ledere har aldri hatt større tilgang til innsikt – eller større press om å gjøre denne innsikten meningsfull for andre. Enten det gjelder en endring i personalstrategien, en DEI-oppdatering eller et dashbord for talentrisiko, kan AI hjelpe deg med å fortelle historien bak tallene.

Dette kan det hjelpe med:

• Gjøre personalmåltall om til samtalepunkter for ledelsen
• Utarbeide lysbilder eller kortdokumenter for tverrfunksjonelle team
• Kommunisere visjon, avveininger eller konsekvenser av endringer

Hvorfor det er viktig:
Du påvirker mer effektivt – og fremstår tydelig og trygg.

Prøv disse instruksjonene:

• «Ta dette HR-strategidokumentet og skriv det om for et generelt medarbeiderpublikum. Gjør det samtalepreget, i tråd med verdiene våre og på under 400 ord.»
• «Oppsummer rapporten vår om personalanalyse i fem punkt som en økonomidirektør ville bry seg om. Fokuser på kostnader, risiko for manglende bevaring av medarbeidere og produktivitet.»
• «Lag en fortelling på ett lysbilde som forklarer endringen i talentstrategien vår, med én overskrift og tre hovedbudskap under.»

Tilleggstips: Når budskapet ditt er tydelig, kan du spørre: «Skriv nå en versjon av dette som personalledere kan dele i teammøter.» Dette bidrar til å styrke samkjøringen på tvers av nivåene i organisasjonen.

5. Modellér scenarier og «hva om»-situasjoner

Resultat: Tenk gjennom risikoer og alternativer før beslutninger tas.

Du trenger ikke en krystallkule for å se rundt hjørnene – du trenger bare å stressteste ideer før de lanseres. Du kan bruke AI til å tenke gjennom potensielle reaksjoner, risikoer og løsninger for kommende beslutninger eller retningslinjer.

Dette kan det hjelpe med:

• Vurdere avveininger i utformingen av retningslinjer eller endringer
• Stressteste budskap eller lanseringsplaner
• Forberede ledere på sannsynlige spørsmål eller motstand

Hvorfor det er viktig: Du fremstår som en strategisk tenker, ikke bare som en som iverksetter retningslinjer.

Prøv disse instruksjonene:

• «Hvis vi reduserer ordningen for fjernarbeid fra 3 dager til 1, hvilke reaksjoner fra de ansatte bør vi forberede oss på? Hvilken kommunikasjon og støtte kan redusere friksjon?»
• «Sammenlign tre tilnærminger til å innføre et nytt rammeverk for intern mobilitet. Fremhev fordeler og ulemper, sannsynlige reaksjoner fra de ansatte og kompleksiteten ved gjennomføringen.»
• «Tenk deg at vi fjerner bonusene ved årets slutt og erstatter dem med kvartalsvise belønninger for ekstraordinær innsats. Hva kan gå galt? Hva kan bli bedre?»

Tips: Etter at du har kartlagt scenarioene, spør: «Lag nå en spørsmål-og-svar-veiledning for ledelsen som kan hjelpe ledere med å håndtere de fem viktigste bekymringene de ansatte kan ta opp.» Du ligger i forkant med budskapet klart til bruk.

6. Skaler støtten uten å bli utbrent

Resultat: Hjelp flere mennesker – raskere – uten å senke standardene dine.

HRs oppgave er å støtte mennesker – og mengden henvendelser, samtaler og gjentatte spørsmål tar aldri slutt. AI kan hjelpe deg med å skalere ved å gjøre kunnskapen din om til selvbetjeningsverktøy, maler og ressurser med ett klikk.

Dette kan det hjelpe med:

• Utarbeide verktøykasser, sjekklister eller samtaleveiledninger
• Utarbeide vanlige spørsmål eller veiledninger for nye systemer
• Bygge gjentakbare selvbetjeningsressurser

Hvorfor det er viktig:
Du blir mer tilgjengelig for strategisk arbeid ved å gjøre ekspertisen din mer tilgjengelig.

Prøv disse ledetekstene:

• «Skriv en veiledning på én side for nye ledere om hvordan de gir tilbakemeldinger. Ta med 3 ting man bør gjøre, 3 ting man ikke bør gjøre og et eksempel på et manus for konstruktive tilbakemeldinger.»
• «Lag en veiledning for ansatte om hvordan de oppdaterer personalgodene sine under den åpne innmeldingsperioden. Bruk et enkelt språk og strukturer den med vanlige spørsmål.»
• «Utarbeid et sett med hovedbudskap som HRBP-er kan bruke i samtaler med ledere på neste nivå, med fokus på å avdekke hva som driver engasjement, og risiko for utbrenthet.»

Tips: Be AI om å lage både en «fullversjon» og en «TL;DR-versjon» av hver ressurs, eller en versjon formatert for Slack/Teams. Jo mer tilgjengelig innholdet ditt er, desto mer nyttig blir det.

Feilsøking av vanlige problemer

Når du begynner å bruke AI-verktøy, kan det hende du opplever mange av de altfor vanlige fallgruvene ved AI, som hallusinasjoner, at du ikke får akkurat det du ba om, og min absolutte minstefavoritt: intens gjentakelse. 

Dette er de vanligste problemene med ledetekster til AI, og dette kan du gjøre med dem.

1. Resultatet er for generelt eller vagt

Hva går galt: Ledeteksten inneholdt ikke nok kontekst, detaljer om målgruppen eller hensikt.

Hva du bør gjøre: Vær spesifikk i ledeteksten. Fortell AI hvem innholdet er for, hvorfor det er viktig, og hvor det skal brukes.

Eksempel på forbedring av ledetekst:

• I stedet for: «Skriv et sammendrag av en opplæring»
• Prøv: «Oppsummer denne 60 minutter lange virtuelle opplæringen for mellomledere som ikke kunne delta. Ta med 3 hovedpunkter og 2 tiltak. Tone: kortfattet og praktisk.»

2. Teksten høres for mye ut som AI

Hva går galt: ChatGPT har en tendens til å bruke et overdrevent polert, formelt eller moteordpreget språk som standard.

Hva du bør gjøre: Gi tydelige instruksjoner om tone i ledeteksten. Be om en menneskelig og praktisk stemme. Be AI om å skrive mindre som AI (mer om det kommer senere).

3. For mye gjentakelse eller selvfølgeligheter

Hva går galt: AI prøver ofte å høres komplett ut i stedet for kortfattet. Man får ikke poeng for flotte ord, men for nytte og tydelighet (husk dette, alltid!)

Hva du bør gjøre: Avgrens ledeteksten. Be bare om viktig eller ny informasjon, og legg til en ordgrense.

Eksempel på forbedring av ledetekst:  «Skriv dette med 150 ord eller færre. Ta bare med det som er nytt eller viktig for denne målgruppen.»

4. Overdreven selvsikkerhet eller unøyaktig informasjon

Hva går galt: ChatGPT er trent til å høres kunnskapsrik og velformulert ut, selv når den gjør antakelser (hallusinerer).

Hva du bør gjøre: Be om kilder, faktasjekk alt som høres for selvsikkert ut, og unngå å bruke AI til å skrive juridisk innhold eller samsvarsinnhold uten menneskelig gjennomgang (dette er utrolig viktig og har mange konsekvenser, særlig innen HR).

Eksempel på forbedring av ledetekst:  «Hva er kildene dine for disse dataene? Lenke til primærkilder hvis mulig.»

5. Samsvarer ikke med preferanser for stil eller formatering

Dette går galt: AI bruker som standard vanlige stiler med mindre den får spesifikke instruksjoner om hva den skal gjøre. Den tror den vet hva den skal gjøre for å være hjelpsom, men ofte er ikke det det du egentlig ønsker.

Dette bør du gjøre: Vær tydelig på formateringen tidlig. Under redigeringen bør du understreke hva som er viktig for deg når det gjelder format, tone og struktur – vær spesifikk!

Eksempel på forbedret instruksjon: «Skriv i punktform, begrens hvert punkt til to linjer, bruk stor forbokstav i overskrifter, og unngå tankestreker eller overdrevet språk.»

Et forsøk på å løse utfordringene ved AI-skriving

Gjennom hele denne artikkelen har jeg fremhevet hvor viktig det er å være spesifikk om hva du ønsker fra AI-verktøyet ditt! 

Det gjelder også hvordan du ber disse verktøyene om å skrive for deg. I begynnelsen av en chat (eller enda bedre, i innstillingene) bør du fortelle AI-verktøyene dine hvordan du vil at de skal skrive. 

Her er et eksempel: «Skriv i en profesjonell, men naturlig tone. Unngå fyllord, sjargong og overbrukte formuleringer. Ikke bruk tankestreker eller utropstegn. Unngå ord som «transformativ» og «banebrytende», samt salgsaktige metaforer. Hold det tydelig, nyttig og slik jeg faktisk ville sagt det høyt.»

Du kan gå enda lenger ved å gi AI-en dine egne skriveeksempler, slik at den bedre forstår din unikt menneskelige tone og rytme i teksten. 

Hvis det ikke er nok, kan du også forsterke preferansene dine med oppfølgingsinstruksjoner som: 

• «Få dette til å høres mer menneskelig ut.»
• «Skriv dette om for å gjøre det tydeligere, og fjern alle moteord.»
• «Stram opp dette og få det til å høres ut som intern bedriftskommunikasjon.»

Mitt beste råd om dette er å være tydelig og konsekvent med hvordan du vil at AI skal skrive for deg. 

Det vil ta litt tid å finjustere hva AI-en tror du ønsker, men hvis du får alt på plass, kan den være svært nyttig for å forbedre kommunikasjonen med ulike interessenter. 

Nå er det din tur!

Du trenger ikke å være ekspert på AI for å bruke den som en ekspert. Du trenger bare et tydelig mål og noen gode instruksjoner.

Så hvor begynner du?

1. Velg ett av målene ovenfor.
2. Prøv en av instruksjonene.
3. Se hvordan den hjelper.

Det kan hende du sparer 30 minutter. Det kan hende du oppnår den klarheten du har savnet. Eller kanskje du bare kjenner et lite løft i fremdriften som minner deg på at du har kontroll på dette!

Var dette nyttig? Bokmerk det, del det med en kollega, eller prøv en av instruksjonene i din neste 1:1-samtale (vis sjefen din de nye ferdighetene dine!).

Vi er bare i begynnelsen av bruken av AI innen HR. Jo mer du eksperimenterer, desto mer verdi får du.

En kort merknad om plattformer

ChatGPT er ett av flere verktøy som fungerer på lignende måte. Claude, Gemini, Microsoft Copilot – alle bruker store språkmodeller til å generere og utforme innhold basert på det du skriver inn. 

Valget avhenger ofte av hva som integreres best med systemene dine, og hvor dataene dine må lagres. Mekanismene er sammenlignbare; hvordan du formulerer instruksjoner og redigerer, vil ha større betydning enn hvilket verktøy du bruker.

Merknad om personvern

AI er utrolig nyttig, men det er fortsatt et tredjepartssystem. Selv om det føles som om du bare snakker med et dokument, kan alt du skriver inn, lagres eller behandles utenfor organisasjonens kontroll, særlig i gratisversjoner av AI-verktøy.

Hvis du ikke ville lagt det i en ekstern e-post eller i en delt Slack-kanal, bør du heller ikke legge det inn i gratis AI-verktøy. 

Det betyr at du ikke bør inkludere ekte navn, ansattnumre, spesifikke leverandørdetaljer, konfidensiell informasjon eller upubliserte økonomiske opplysninger eller strategidokumenter i samtalene dine med gratis eller ubetalte AI-verktøy. 

Den beste måten å håndtere personvern- og sikkerhetsutfordringene AI medfører på, er å snakke med IT-teamet i virksomheten din om riktig bruk av AI på arbeidsplassen og undersøke om de har foretrukne verktøy eller private verktøy som du fritt kan bruke virksomhetsinformasjon i.

Hvis ikke, må du sørge for at du har tillatelse til å bruke AI-verktøy, og deretter vurdere en betalt konto og reservere deg mot at AI-verktøyet bruker dataene dine til å trene AI-modellene sine.