Systematisering kan bidra til å skape en bedre arbeidsverden

Da jeg fullførte videregående, fikk jeg et stipend for å svømme ved Stony Brook University i New York. Hver sommer dro jeg hjem til Sør-California for å trene og undervise. Etter hvert fikk jeg raskt et godt navn som trener. Rett etter college begynte jeg i en stilling som ansvarlig for svømme- og vannsportaktivitetene, men innså raskt at jeg måtte gjøre mer.

Heldigvis innså sjefen min det samme og gikk med på å betale deler av MBA-utdanningen min ved Pepperdine. I en merkelig vending ble den nye rollen min i organisasjonen utilgjengelig da jeg var ferdig med MBA-en. Selv om jeg kunne ha blitt i den daværende stillingen, bestemte kona mi og jeg oss for at jeg måtte gripe muligheten til å starte for meg selv.

Dermed ble Premier Aquatics født. I løpet av nesten 12 år utviklet Premier Aquatics seg til det største selskapet innen drift av svømmeanlegg på USAs vestkyst. Det vokste også til å omfatte søsterselskapet vårt, Premier Swim Academy, en merkevare for svømmeskoler.

Etter hvert som vi fortsatte å vokse, ble det helt tydelig at vi hadde tatt oss vann over hodet når det gjaldt menneskelige ressurser. Vi hadde hundrevis av ansatte på nesten hundre steder. Sannheten er at vi ikke klarte å holde tritt med oppfølging av regelbrudd, den daglige ledelsen, kommunikasjon, etterlevelse og, viktigst av alt, engasjement.

Dermed ble den første versjonen av OneTeam360 født (som opprinnelig ble kalt «The App»). Utvikleren min og jeg fant ut hvordan vi kunne lage et system som skulle hjelpe oss med å fremme etterlevelse, engasjement og kommunikasjon i teamet. Vi så hvordan det fungerte – og det fungerte godt.

Vi laget et system som belønner prestasjoner gjennom en rekke tilpassbare nivåer. Systemet gjorde det mulig for selv en ansatt på laveste nivå å tildele oppgaver, belønne kolleger og holde oversikt over all kommunikasjon. Det utviklet seg til et fantastisk system som har endret måten små og mellomstore bedrifter beskytter seg selv og fremmer produktivitet på – alt i én løsning.

Hvis vi ba en venn beskrive personligheten din for oss, hva ville de sagt?

Hvis du spør en av vennene mine om å beskrive meg, vil de sannsynligvis si at jeg er sprø. Faktisk beskrev nylig et av teammedlemmene mine meg som en person med hektisk energi. Jeg kjører stort sett i hundre millioner kilometer i timen og liker ikke å sette ned farten.

Når du ser tilbake på karrierereisen din, er det en interessant historie som skiller seg ut?

En historie som skiller seg ut for meg, er knyttet til karrieren min og historien om hvordan jeg bestemte meg for å starte OneTeam360. Jeg har allerede nevnt hvorfor jeg fikk ideen, men selve beslutningen om å gjøre den til et selskap er ganske interessant.

Det startet med en av medstudentene mine ved Pepperdine, Amar Ganwani. Amar var den smarteste personen jeg kjente, og en jeg så svært opp til. Flere måneder før vi lanserte OneTeam360, viste jeg Amar «The App» for å gi ham ideer til hvordan han kunne lede teamet i selskapet han jobbet i på den tiden, på en bedre måte. I stedet for bare å ta til seg ideene ville han bruke systemet selv. På det tidspunktet var systemet bare laget for én kunde, og det var ikke mulig å ta inn en kunde til.

Kort fortalt tok Amar en kveld over noen drinker opp ideen om å ta systemet og utvikle det på nytt for å selge det som et SaaS-tilbud. Etter litt overtalelse gikk jeg med på å ta fatt på det, så lenge Amar gikk med på å fortsette ved min side i prosjektet. Uten hans pådriv tror jeg ikke vi hadde snakket sammen her i dag.

Hva er den viktigste lærdommen du har fått gjennom karrieren så langt?

Enkelt ... det finnes ikke noe viktigere enn teamet ditt. 99 % av tiden ønsker teamet ditt ganske enkelt å bli brukt og føle at de er en del av noe der de kan gjøre en forskjell. Hvis man utnytter dette, kan hele arbeidsplassen bli mer motivert og produktiv. Det å holde fast ved denne kjerneverdien har ført til at jeg har skapt en hel virksomhet!

Takk for at du ga oss et innblikk i hvem du er! La oss gå videre. Når du hører uttrykket «skape en bedre arbeidsverden», hva tenker du på?

Når jeg tenker på å skape en bedre arbeidsverden, er kommunikasjon det første jeg tenker på. Så mange misforståelser, problemer, sårede følelser og lignende skyldes dårlig kommunikasjon.

Feilkommuniserte (eller ikke kommuniserte) forventninger kan så lett unngås, men likevel er dette fortsatt et svært vanlig problem. Ledelsen må arbeide bevisst for å nå målet om tydelig, konsekvent og åpen kommunikasjon.

God kommunikasjon skjer aldri ved et uhell.

Hva ser du som den største hindringen for å skape en bedre arbeidsverden?

Jeg hater å gjenta meg selv, men det er mangelen på tydelig kommunikasjon jeg ser som den største hindringen. Mangel på kommunikasjon skaper et arbeidsmiljø med lav moral, der de ansatte føler seg frakoblet fra selskapet sitt og dermed blir umotiverte.

Tydelig kommunikasjon kan være løsningen i det jeg mener er en svært rotete og støyende arbeidsverden. Det finnes så mange distraksjoner at det er utrolig vanskelig å huske alt vi bør vite. Tydelig kommunikasjon opprettholder en konsekvent forbindelse mellom de ansatte og virksomhetens kjerneverdier.

Hva er én ting vi har kontroll over, som vi konkret kan gjøre for å skape en bedre arbeidsverden i dag? Og hvordan anbefaler du at vi går frem?

Hvis jeg skulle komme på én ting vi konkret kan gjøre for å skape en bedre arbeidsverden, ville det være å systematisere alle de viktige delene av ledelse som ofte blir oversett. Dette inkluderer hvordan du kommuniserer mål og forventninger, gjennomfører medarbeidervurderinger, håndterer oppgaver og dokumenterer informasjon. Uten et formelt system er det nesten umulig å holde tritt med alt.

I dag har vi en enorm fordel som vi ikke hadde tidligere: teknologi! Nå kan vi bruke teknologi til å automatisere ledelsesoppgaver som blir oversett. På sitt mest grunnleggende nivå er teknologi et verktøy som gjør oppgaver enklere. Dette er det første steget mot å skape en bedre arbeidsverden. Programvare kan imidlertid utformes for å bygge ekte menneskelige forbindelser mellom mennesker på en måte som ikke var mulig tidligere. Derfor utnyttet jeg denne muligheten og sørget for at OneTeam360 dekket alle praktiske ledelsesbehov, som omfattende dokumentasjonsfunksjoner som beskyttet selskaper i juridisk sektor. Men jeg gikk også ett skritt videre og utviklet et spillbasert programvaresystem som fremmer de personlige forbindelsene mellom selskaper og ansatte.

Kan du dele én ting du har opplevd, sett eller lest om som fører oss mot en bedre arbeidsverden?

Den største innflytelsen på meg i det siste er boken Traction, av Geno Wickman. Traction systematiserer hvordan vi følger opp resultater for lederteam, og får alle parter til å ro i samme retning.

Boken inneholder mange nyttige strategier som er rettet mot å ta kontroll over virksomheten, utnytte fremdrift og eliminere vanlige problemer – noe som er et av mine viktigste fokusområder. Jeg har lest boken tre ganger, og hver gang jeg leser den, sitter jeg igjen med nye lærdommer.

Når du tenker på å skape en bedre arbeidsverden, er det et selskap og/eller en leder som skiller seg ut for deg som noen vi bør følge? Hva holder de i så fall på med?

Arbeidet til Geno Wickman (forfatteren av boken jeg nevnte tidligere) skiller seg definitivt ut for meg. Hans operativsystem for gründere og ideen om å identifisere og utnytte de individuelle egenskapene i enhver virksomhet er en stor forandring for meg.

Hvordan kan leserne våre følge arbeidet ditt?

Arbeidet mitt kan følges via Linkedin-profilen min og e-postlisten vår via OneTeam360.com.

Takk for at du bidro med stemmen din til People Managing Peoples intervjuserie om hvordan vi kan skape en bedre arbeidsverden!

Delta i samtalen

Bli med i intervjuserien vår og del ideene dine om hvordan vi kan skape en bedre arbeidsverden!