ERP-software gebruiken: gids voor beginners
ERP-software brengt al je bedrijfsprocessen samen op één plek, zodat dagelijkse taken eenvoudiger en overzichtelijker worden. Als je wilt weten hoe je ERP-software gebruikt, leer je de basis van het navigeren door deze systemen, wat ze doen en hoe je efficiëntie op het werk kunt vergroten door ze goed te beheersen.
Ik leg de eenvoudige stappen uit die ik gebruik om ERP-tools te beheren.
Wat is een ERP-systeem?
Een ERP-systeem is software die bedrijfsfuncties en -processen aanstuurt, beheert en integreert via complementaire en onderling verbonden modules. Bedrijven gebruiken een systeem voor enterprise resource planning voornamelijk om de communicatie tussen afdelingen te verbeteren, processen te optimaliseren en betrouwbare toegang tot alle bedrijfsactiviteiten te verbeteren.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Belangrijke functies van ERP-systemen zijn voorraadbeheer, supplychainmanagement, klantrelatiebeheer, boekhouding, verzending, leveringsplanning, verkoop, urenregistratie en nog veel meer.
ERP-systemen integreren bedrijfsprocessen, vergroten de zichtbaarheid van dagelijkse activiteiten en verbeteren de besluitvorming.
Voor een uitgebreidere uitleg kun je ons artikel over ERP-systemen en hoe ze werken lezen.
Wat zijn de verschillende typen ERP-systemen?
Er bestaan drie hoofdtypen ERP-implementaties. Dit zijn systemen op locatie, hybride systemen en cloudgebaseerde systemen. Elk type ERP-implementatie heeft verschillende voor- en nadelen.
ERP op locatie
Je installeert en gebruikt een ERP-softwaresysteem op locatie op interne servers in locaties die je beheert. Het biedt de controle en beveiliging van het gebruik van je eigen IT-infrastructuur, die verbinding maakt met je mensen, systemen en processen.
ERP-systemen op locatie zijn eenvoudiger aan te passen aan en te wijzigen voor je specifieke bedrijfsbehoeften. Ze zijn ideaal voor bedrijven die systeemgegevens moeten beveiligen en controleren. Je hebt specifieke integraties met andere systemen nodig voor je dagelijkse bedrijfsprocessen. Ook heb je toegewijde IT-middelen nodig om het onderhoud van applicaties en servers uit te voeren.
Cloudgebaseerd ERP
Dit is een ERP-softwareoplossing die wordt gehost op een cloudcomputingplatform, in tegenstelling tot systemen op locatie die lokaal draaien. Hiermee krijgen bedrijven via internet toegang tot diensten. Leveranciers hosten cloud-ERP-software en stellen deze beschikbaar aan bedrijven. Hierdoor verdwijnen nadelige factoren zoals licentiekosten vooraf.
De vraag naar ERP-cloudsoftware blijft groeien en zal volgens GlobeNewswire naar verwachting tussen 2020 en 2025 een CAGR van meer dan 17 procent bereiken. De groeiende vraag komt voort uit de mogelijkheid om gegevens in realtime te analyseren en te raadplegen.
Hybride ERP
Een hybride ERP- of ERP-suite volgens een model met twee niveaus combineert zowel ERP-functies en -mogelijkheden op locatie als in de cloud. Het is een modulaire ERP-applicatie, een systeem met meerdere bronnen voor moderne digitale ondernemingen.
Een model met twee niveaus verwijst naar een hybride ERP-architectuur waarbij de ERP-mogelijkheden behouden blijven in een oplossing op locatie en ERP-applicaties in de cloud worden geïmplementeerd. Je bedrijf gebruikt het huidige ERP-systeem op locatie om bedrijfsfuncties te beheren en voegt cloud-ERP-software toe ter ondersteuning van kleinere bedrijfseenheden.
Gerelateerd artikel: 5 voorbeelden van ERP-implementaties bij grote bedrijven
Hoe gebruik je ERP-software?
De aanschaf van een ERP-systeem is voor elk bedrijf een grote investering, dus je moet er het maximale uithalen. Bij volledig gebruik verhogen ERP-systemen de efficiëntie en kwaliteit, verlagen ze kosten en het aantal fouten en verbeteren ze de prestaties, productiviteit en winstgevendheid van je bedrijf. Zo gebruik je ERP-software en haal je er het meeste uit.
Evalueer je bedrijfsprocessen
Bij het selecteren van het beste ERP-systeem is het belangrijk om een procesevaluatie van je bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Hiermee houd je bij welke processen verbetering nodig hebben (en hoe), zodat je ze na de lancering van het ERP-systeem kunt meten om de ROI te controleren.
Deze stap kan je ook helpen bepalen welke bedrijfsprocessen de meeste aandacht nodig hebben, omdat dit meespeelt in de keuze van de ERP-software die je uiteindelijk aanschaft. Heb je bijvoorbeeld iets nodig met een uitgebreide boekhoudoplossing? Of ligt je focus meer op personeelszaken? Als je antwoord “alles hierboven” is, weet je dat je op zoek moet gaan naar een duurdere oplossing die alle benodigde functies kan bieden.
Iets waar je misschien naar wilt kijken: Wat is ethiek- en compliance-software precies?
Investeer in training
Onderschat nooit de waarde van het trainen van uw medewerkers en alle andere eindgebruikers van uw ERP-oplossing. Getrainde gebruikers halen het meeste uit elke softwareoplossing en kunnen zich snel aanpassen aan updates en wijzigingen. Bovendien kan een grondig begrip van de ERP-software hen helpen sneller weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.
Veel bedrijven maken de fout ervan uit te gaan dat een initiële training voldoende is om uw gebruikers op weg te helpen. Dat is echter niet het geval. Naarmate ERP-systemen zich blijven ontwikkelen, moeten uw medewerkers en gebruikers dat ook doen. Door samen te werken met uw ERP-leverancier om doorlopende trainingsprogramma’s op te zetten, kunnen gebruikers hun kennis uitbreiden naarmate de software geavanceerder wordt.
Focus op datakwaliteit
Uw ERP-systeem helpt u het waarom, wanneer, waar en hoe van gegevensstromen te beheren. Deze gegevens moeten uitgebreid, nauwkeurig en toegankelijk zijn, anders heeft het geen zin om ze te hebben. Neem de tijd om uw normen voor gegevensinvoer vast te leggen, inclusief naamgevingsconventies en de manier waarop u documentversies beheert. Zorg ervoor dat iedereen binnen het bedrijf toegang heeft tot beste praktijken voor gegevensbeheer die voor alle afdelingen uniform zijn.
Maak daarnaast gebruik van gegevensaudits en batchopschoning om periodiek steekproeven uit te voeren en te controleren of de normen worden nageleefd. Het corrigeren van onjuiste gegevens kan talloze uren kosten, dus het is veel beter om het meteen de eerste keer goed te doen.
Het lijkt misschien pietluttig om erop te letten of gebruikers eerst de dag of de maand invoeren in het datumveld... maar u denkt daar anders over wanneer u gegevens exporteert naar een Excel-bestand en niet eenvoudig kunt vaststellen welke acties in februari zijn uitgevoerd TEGENOVER welke acties op de 2e van elke maand zijn uitgevoerd.
Pas uw ERP-platform aan
De meeste ERP-software wordt geleverd als een alleskunner die is ontwikkeld voor alle soorten bedrijven. Het ontwerpen van een kant-en-klare oplossing die aansluit bij de behoeften van uw bedrijf is één manier om ervoor te zorgen dat u het maximale uit uw ERP-software haalt.
Vraag uw dienstverlener voor de beste resultaten om u te helpen uw systeem aan te passen. Enkele aanpassingen die u kunt verwachten, zijn het verbergen van onnodige velden, het in- of uitschakelen van specifieke functies, het toevoegen van verplichte velden en nog veel meer.
Daarnaast kunt u uw ERP-platform in beperktere mate aanpassen met behulp van integraties en plug-ins. Vraag uw ERP-leverancier welke opties beschikbaar zijn voor het verbinden met andere apps of het implementeren van gespecialiseerde widgets.
Maak uw ERP-systeem toekomstbestendig
ERP-systemen blijven zich, net als elke software-niche, dag na dag ontwikkelen. De ERP-software die u vandaag gebruikt, kan er over vijf, tien of twintig jaar heel anders uitzien. Vraag de ERP-leverancier hoe hun toekomstige routekaart eruitziet. In welke mate investeren zij in onderzoek en ontwikkeling? Welke aanvullende functies hopen zij te implementeren? Hoe vaak brengen zij updates uit?
Een goed ERP-systeem is geen statische monoliet. Het is een evoluerend en veranderend ecosysteem dat zich aanpast aan nieuwe ontwikkelingen in bedrijfstechnologie.
Overweeg integratieopties
ERP-integraties kunnen u helpen de operationele efficiëntie van uw bedrijf te verbeteren door functies aan uw gereedschapskist toe te voegen. Integraties koppelen twee afzonderlijke toepassingen en zorgen ervoor dat deze met elkaar kunnen communiceren. Sommige integraties zijn zeer diepgaand, waardoor informatie die in de ene toepassing wordt ingevoerd naadloos toegankelijk is in een andere.
Veelvoorkomende integraties met ERP-systemen kunnen zaken omvatten zoals productie en ontwerp, klantrelatiebeheer (CRM), supplychainmanagement (SCM) en magazijnbeheersystemen (WMS).
Maak gebruik van mobiele apps
Een moderne ERP-oplossing wordt waarschijnlijk geleverd met een app voor slimme apparaten voor iOS en/of Android. Maak hier gebruik van, want dit biedt veel voordelen voor uw gebruikers. Mobiele apps zorgen voor betere toegankelijkheid en meer inzicht in uw ERP-systemen.
Met apps kunnen uw medewerkers en gebruikers ook eenvoudig op afstand toegang krijgen tot cruciale informatie. Dit is een eenvoudige manier voor iedereen, ongeacht hun locatie, om op de hoogte te blijven van alle bedrijfsactiviteiten.
Houd rekening met de totale eigendomskosten (TCO)
Investeren in een ERP-systeem is voor de meeste bedrijven een enorme investering. Een kostenbewust bedrijf dat een systeem opzet, moet naar de totale eigendomskosten kijken om te bepalen welk type ERP het nodig heeft. Software kost geld — om nog maar te zwijgen over andere investeringsfactoren zoals de aanschaf van hardware, het gebruik van interne middelen, onderhoud en toekomstige upgradekosten. Bekijk het volledige plaatje en vergelijk dit met de tijd en het geld dat u verwacht te besparen.
Bekijk dit eens: 10 beste ERP-systemen voor kleine bedrijven met een beperkt budget
Zorg ervoor dat uw hoger management aan boord is
Draagvlak bij het senior management is een belangrijke voorspeller van het verloop van de implementatie van je ERP-systeem. Het is niet noodzakelijk dat je hogere management betrokken raakt bij het implementatieproces. Samenwerken met hen maakt echter een goede resourceplanning mogelijk, wat vaak een belangrijke succesfactor is tijdens het implementatieproces.
Stel een multidisciplinair team samen
Voor een soepel implementatieproces stel je een implementatieteam samen met medewerkers uit verschillende afdelingen. Zo zorg je ervoor dat alle belangrijke onderdelen van je bedrijf worden behandeld en help je feedback te verzamelen van de verschillende teams die naar verwachting het systeem zullen gebruiken.
Uiteindelijk worden alle organisatorische functies geïntegreerd in je ERP-systeem. Zorg ervoor dat elke afdeling vertegenwoordigd is in het implementatieproces.
Meet de levensduur van je systeem
De ROI die je uit je ERP-systeem haalt, bepaalt of het een levensvatbare beslissing voor het bedrijf was. Deze fluctueert in de loop van de tijd en het kan nodig zijn om je doelen van tijd tot tijd aan te passen en bij te houden. Het ideale systeem moet waar voor je geld bieden en een indrukwekkende ROI opleveren.
Conclusie
Veel bedrijven gebruiken ERP-software, maar niet allemaal benutten ze het volledige potentieel ervan. Inzicht in de mogelijkheden en functies van de gekozen oplossing kan je helpen er optimaal gebruik van te maken. Je ERP-systeem is een essentieel hulpmiddel voor het succes van je bedrijf, omdat het je helpt de efficiëntie te verhogen, fouten te verminderen, de productiviteit te verbeteren en uiteindelijk de winstgevendheid te vergroten.
Veel managers maken de fout cruciale aandachtspunten over het hoofd te zien, zoals het samenstellen van een divers implementatieteam, het betrekken van het senior management, het negeren van trainingen, het over het hoofd zien van systeemupgrades en het niet plannen voor de toekomst.
Hoewel inzicht in de werking van je ERP-systeem ervoor zorgt dat je er optimaal gebruik van kunt maken, bepaalt de manier waarop je medewerkers en gebruikers het benutten de waarde ervan. Hoewel het kostbaar is, moet het juiste ERP-systeem op de lange termijn een indrukwekkende ROI opleveren.
Gerelateerd artikel: ERP versus MRP: een handige gids en 3 verschillen die je moet kennen
Voor nog meer informatie van experts kun je je aanmelden voor de People Managing People Newsletter. Meld je meteen ook aan voor de wachtlijst om lid te worden van de community!