Is uw organisatie klaar voor HR-technologie?

Juridische kosten en inkoopkosten

Dit komt misschien als een verrassing, maar als je van plan bent technologie aan te schaffen en geen interne inkoop- en juridische afdeling hebt om het proces te ondersteunen, moet je mogelijk geld uitgeven aan juridische en inkoopondersteuning.

Hoewel de meeste leveranciers standaard algemene voorwaarden hebben waarmee je kunt instemmen, wil je deze misschien lezen en onderhandelen om ze in het voordeel van je organisatie aan te passen. Maar als je er geen probleem mee hebt om niet in detail te duiken, wees dan voorbereid om akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van de leverancier.

Softwarekosten

Dit is de meest voorkomende en bekendste kostencategorie. Als je technologie of het recht om deze te gebruiken wilt aanschaffen, moet je daarvoor betalen. Meestal gaat het om een jaarlijkse vergoeding per gebruiker, vooral als je cloudsoftware aanschaft.

Het is belangrijk om te weten dat sommige leveranciers ook variabele kosten in rekening brengen, afhankelijk van het type gebruiker. Als je bijvoorbeeld licenties voor eindgebruikers met alleen-lezenrechten aanschaft, zijn die mogelijk goedkoper dan licenties voor superbeheerders.

Een ander belangrijk punt is dat leveranciers je mogelijk een kortingsprijs geven als je een contract voor 3 tot 5 (of meer) jaar afsluit. Het is net als bij een abonnement voor een mobiele telefoon: als je een abonnement zonder contract of met betalen per gebruik afsluit, betaal je een hoger bedrag dan wanneer je een contract aangaat.

Kosten van software van derden

Als de software die je wilt aanschaffen “plug-ins” of aanvullende tools van derden vereist, moet je daar ook een vergoeding voor betalen. Een goed voorbeeld van software van derden zijn aggregators voor vacatures. Wanneer je wervingssoftware aanschaft, heb je mogelijk een andere tool van derden nodig om je vacatureadvertenties tegelijkertijd op meerdere sites te plaatsen.

Een ander voorbeeld is dat je je nieuwe software misschien wilt integreren met een bestaand intern systeem. Om gegevens tussen de systemen te verplaatsen en eventueel berekeningen of formaatwijzigingen uit te voeren, heb je mogelijk een integratietool nodig. Daarvoor betaal je extra bovenop de standaardsoftware.

Implementatiekosten

In tegenstelling tot de aanschaf van apps via iTunes of de Google Play Store, vereist de meeste kantoorsoftware (zelfs cloudsoftware) enige configuratie. Meestal is het niet zo eenvoudig als de software aanzetten en direct klaar zijn. Als je echter opstarttools gebruikt die een goedkope optie zijn, heb je mogelijk geen configuratie nodig.

Als je softwareleverancier alleen software levert en verwacht dat je deze “zelf aanzet”, of adviesbureaus toestaat zijn producten door te verkopen, worden waarschijnlijk kosten voor deze dienst in rekening gebracht. Deze kosten houden verband met het aanpassen van het softwareplatform en het ontwerpen van de vereiste processen van je bedrijf voor die functionaliteit, evenals met het configureren, testen en implementeren ervan.

Deze kosten kunnen bestaan uit verschillende zaken, zoals functionele consultants, technische HR-consultants, bedrijfsanalyses van processen, projectmanagement, testers, gegevensopschoning, standaardisatie, formattering enzovoort. Het is ook belangrijk om te weten dat voor software van derden waarschijnlijk implementatie- of installatiekosten in rekening worden gebracht.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Interne implementatiekosten

Bedrijven vergeten vaak de kosten te berekenen van interne middelen of vervangende medewerkers die nodig zijn om het project te implementeren. Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven, afhankelijk van de omvang en schaal van het project, vakspecialisten, testers, technische medewerkers, projectmanagers of andere functies nodig hebben.

Vergeet niet een budget voor deze middelen vast te stellen, vooral als je je interne medewerkers tijdelijk gaat vervangen terwijl zij aan het project werken.

Integratiekosten

Ik heb de kosten van integratietools al eerder genoemd, maar je moet ook rekening houden met de kosten voor het daadwerkelijk ontwerpen, configureren/bouwen, testen en implementeren van de integratie. Dit lijkt sterk op de implementatiekosten, maar deze keer heb je IT-achtige middelen nodig.

De implementatiepartner zal meestal eerst een workshop voor het bepalen van de scope met je organiseren om te begrijpen welke integraties je wilt bouwen, welk soort gegevens je wilt verbinden en hoe (vaak) je wilt dat de geïntegreerde systemen met elkaar communiceren.

Als het bijvoorbeeld gaat om een integratie van je salarisadministratie en tijdregistratiesystemen, zullen deze voortdurend met elkaar moeten communiceren. Op basis hiervan zullen ze de integratiekosten ramen, die sterk verschillen van de kosten voor twee systemen die eenmaal per week of een paar keer per jaar kunnen worden bijgewerkt.

Het is belangrijk om op te merken dat als je twee producten van verschillende leveranciers integreert, je waarschijnlijk beide leveranciers zult betalen voor het onderzoeken en faciliteren van het ontwerp, de bouw, het testen en de implementatie van de integratie.

Ondersteuningskosten

Ondersteuning kan worden ingedeeld in twee eenvoudige onderdelen:

1. Direct na de ingebruikname/garantie, en
2. Bedrijfsvoering zoals gewoonlijk (BAU).

De meeste softwareleveranciers nemen standaardondersteuning voor BAU op in de licentiekosten. Het is echter belangrijk om te controleren welke ondersteuning onmiddellijk na de implementatie beschikbaar is voor supergebruikers, functionele gebruikers en technische gebruikers. Zodra je met je nieuwe speelgoed aan de slag gaat, zul je ongetwijfeld een paar vragen hebben.

Ondersteuning na de ingebruikname is ingewikkelder. Sommige implementatiepartners brengen advieskosten in rekening om je gebruikers direct na de ingebruikname extra zorg te bieden. Het is ook belangrijk om te weten dat je bij integraties ondersteuning nodig hebt voor alle geïntegreerde leveranciersproducten, wat je operationele kosten zal verhogen.

In sommige gevallen kiezen bedrijven ervoor om iemand intern op te leiden om integratieondersteuning te bieden. Maar het bijscholen kost ook geld, waaronder het telkens bijwerken van die vaardigheden wanneer de software een upgrade ondergaat.

Een bijkomende ondersteuningskostenpost is een toename van het aantal licenties voor elk helpdesk-/ticketsysteem dat nodig is om intern ondersteuningsvragen/-e-mails te registreren. Hierdoor kunnen de soorten vragen of problemen die gebruikers ervaren door de introductie van verandering worden gevolgd en geanalyseerd.

Kosten van verandermanagement

Hopelijk ben je je ervan bewust dat verandermanagement nodig is als je technologie implementeert. Dit zijn niet alleen de kosten voor het trainen van je gebruikers. Hoewel dat een belangrijk onderdeel is, omvat het niet de volledige kosten van verandering.

De kosten van verandering moeten de kosten omvatten van een verandermanagementmedewerker die in staat is de mensen, processen en technologie van je organisatie te beoordelen, evenals de gevolgen van het invoeren van verandering op al deze gebieden. Daarbij komen nog de kosten voor het identificeren en voorbereiden van veranderaanjagers voor hun rol; beloningen voor het omarmen van verandering; en natuurlijk het voorbereiden en geven van trainingsmateriaal.

Een deelpost die een zeer waardevolle aanjager van verandering is, betreft een bedrijfsanalist die helpt bij het identificeren en opstellen/bijwerken van procesdocumentatie die nodig is als gevolg van de introductie van technologie en eventuele veranderingen in rollen.

Wat zijn de voordelen?

De meeste organisaties hebben (naar alle waarschijnlijkheid) een traject doorlopen om te bepalen of de aanschaf van technologie de beste manier is om een probleem op te lossen.

Maar hopelijk analyseren ze in de meeste gevallen hun opties om na te gaan of dit inderdaad het juiste antwoord is. Het is heel gebruikelijk dat investeerders een analyse willen zien van de beschikbare opties om het bedrijfsprobleem op te lossen. 

Bedrijfscases omvatten traditioneel de kosten, voordelen en nadelen (indien aanwezig), samen met de risico's die verbonden zijn aan de drie bedrijfs- (oplossings)opties – Niets doen, minimaal doen, iets doen.

De opties Minimaal doen en Iets doen kunnen soms worden samengevoegd tot een van de kleinere projecten. Dit gedeelte wordt meestal gevolgd door een investeringsbeoordeling van alle opties om de beste oplossing te bepalen. Zoals uit de terminologie blijkt, zijn bedrijfscases gericht op feiten en cijfers.

Aangezien voor alle oplossingsopties de voordelen en nadelen moeten worden gedefinieerd, richt het volgende gedeelte zich op het benadrukken van de categorieën voordelen en het geven van enkele voorbeelden voor elk daarvan.

Strategisch

De meeste, zo niet alle, organisaties hebben doorgaans een strategie. Deze is misschien niet altijd duidelijk voor de medewerkers (ja, dat is een heel ander probleem dat in een andere post moet worden besproken!), maar meestal is er wel een strategie die elk jaar wordt geëvalueerd en elke 5 jaar of wanneer dat passend is opnieuw wordt vastgesteld.

Dit zou altijd de eerste reeks voordelen of afstemming moeten zijn om te overwegen voordat er een beslissing wordt genomen. Dit is misschien niet duidelijk voor veel mensen die de businesscase opstellen, MAAR het zou de belangrijkste factor moeten zijn om te overwegen.

Als de strategische richting van een bedrijf is om een technologiegedreven onderneming te zijn, dan kan investeren in technologie zwaarder wegen dan elke andere oplossing. Een ander goed voorbeeld van een bedrijfsstrategie kan zijn om ernaar te streven een leider in innovatie te zijn in de XYZ-sector. Om innovatief te zijn in de sector speelt technologie doorgaans een grote rol.

Als je bedrijfsstrategie echter gericht is op optimalisatie, weegt investeren in nieuwe technologie mogelijk niet even zwaar als bijvoorbeeld het opnieuw ontwerpen van bedrijfsprocessen of investeren in upgrades of herstructureringen, enzovoort. Kortom: de strategie kennen en je oplossingsopties daarop afstemmen om de strategie te ondersteunen, is mogelijk het belangrijkste voordeel om in de businesscase te benadrukken.

Financieel

Dit is zonder twijfel het meest verwachte onderdeel van elke businesscase. Een financieel voordeel wordt doorgaans eenvoudig gedefinieerd als een voordeel dat helpt de waarde te verhogen of de kosten te verlagen, wat uiteindelijk leidt tot een gezondere balans voor de organisatie.

Het bepalen van deze voordelen kan echter lastig zijn, vooral als de organisatie haar processen, medewerkers, technologie en relatieve prestaties in het verleden niet heeft gemeten. Zonder al deze aspecten te hebben gemeten, is het erg moeilijk om een nauwkeurige beoordeling te maken van voordelen die kunnen worden vertaald naar een geschatte geldwaarde. Daarom is inzicht in gedetailleerde prijsstructuren en kostenopbouw essentieel voor nauwkeurige ROI-berekeningen.

Dat gezegd hebbende, is het mogelijk om aannames te doen over al deze aspecten om de besparingen in geld te berekenen. Dit is een aanvaardbare optie, afhankelijk van de risicobereidheid binnen de organisatie en de fase waarin oplossingen zich in hun levenscyclus bevinden. 

Als je organisatie zich echter niet in een crisissituatie bevindt waarin probleemoplossing noodzakelijk is, kan het meten van medewerkers, processen en technologie helpen bij het berekenen van geldbesparingen en bij het beter begrijpen van het probleem om het op te lossen.

Hier zijn enkele belangrijke aandachtspunten bij het meten van elk van deze componenten en de bijbehorende berekeningen van geldbesparingen:

1. Medewerkers

Hoeveel mensen zijn er nodig om XYZ uit te voeren? Hoeveel uur heeft de heer A nodig om taak XYZ uit te voeren? Afhankelijk van de aangeboden nieuwe oplossing, bijvoorbeeld technologie, hoe zorgt die er dan voor dat:

1. Het benodigde aantal medewerkers wordt verminderd? Of
2. Het benodigde aantal uren om taak XYZ uit te voeren wordt verminderd? Of
3. Beide bovenstaande opties misschien?

Je moet kunnen aangeven hoe eventuele besparingen zullen worden gebruikt. Ga je bijvoorbeeld het niet-benodigde aantal medewerkers verminderen, hen herplaatsen of hen extra werk laten doen dat eerder vanwege tijdgebrek niet kon worden uitgevoerd?

In sommige gevallen kunnen er besparingen ontstaan door een hoger betaalde (hooggekwalificeerde) medewerker te vervangen door iemand met een lager salaris. In dit scenario is het echter belangrijk om rekening te houden met de kosten voor de vervangende werving en eventuele opleidingskosten. Een andere besparing die verband houdt met medewerkers kan worden gerealiseerd door de behoefte aan handmatige taken weg te nemen en daarmee ook de medewerkers die deze taken ondersteunen.

2. Proces

Dit is doorgaans een gebied dat aanzienlijke besparingsmogelijkheden biedt. Om die besparingen te realiseren, is het echter een belangrijke voorwaarde dat er gedocumenteerde processen zijn met nulmetingsgegevens over de dienstverlening. Zonder deze nulmeting is het moeilijk om de verbetering in de uitvoering van processen en de verbetering van prestaties te berekenen, waardoor het aantal fouten of benodigde herstelwerkzaamheden kan worden verminderd.

Procesverbeteringen kunnen worden gemeten door het aantal stappen in het proces te verminderen via automatisering die door technologie mogelijk wordt gemaakt. Ze kunnen ook worden gemeten aan de hand van de vermindering van de totale tijd die nodig is om een bepaalde dienst aan de klant te leveren. Hierdoor kan een groter aantal transacties worden verwerkt en kan het eigenaarschap van processen worden overgedragen of gedeeld.

3. Technologie

Dit is een ander gebied dat doorgaans niet door HR-afdelingen wordt gemeten. In sommige gevallen meten IT-afdelingen wel de systeemprestaties, maar niet de gebruiksprestaties en zeker niet in combinatie met het proces. Dit is werkelijk een gebied met enorme mogelijkheden voor leren en versterking als het wordt gemeten en benut.

Hoe ziet dit er dan uit? Begin met het meten van de basis: hoeveel ‘actieve’ gebruikers zijn er in het systeem; wat is hun voltooiingspercentage voor de belangrijkste taken of transacties die zij geacht worden uit te voeren? Hoe lang hebben de verschillende typen gebruikers nodig om hun taken uit te voeren, vooral wanneer je de end-to-endtijd meet, inclusief processtappen buiten het systeem?; enzovoort.

Niet-financieel

Dit is een onderdeel van de businesscase dat door de meeste organisaties doorgaans goed wordt uitgewerkt. Hieronder staan voorbeelden die ik in de loop der jaren bij technologie-implementaties ben tegengekomen:

1. Dienstverlening aan de organisatie verbeteren

Hoewel dit een zeer algemeen omschreven, niet-financieel voordeel is, kan het worden gerechtvaardigd wanneer het wordt gecombineerd met financiële voordelen. Het draait hierbij allemaal om een hogere kwaliteit en wellicht een grotere hoeveelheid dienstverlening en transacties die aan de organisatie, oftewel eindgebruikers, worden geleverd.

More Articles

• Het moeilijke deel begint nadat AI werkt
• Wat is een HRIS? Functies, voordelen & voorbeelden
• 18 belangrijkste voordelen van HR-managementsoftware voor werkplekken

2. Verbeterde HR-capaciteit

Dit is een veelgebruikt voordeel. Ik ben hier niet volledig van overtuigd, vooral omdat het simpelweg vervangen van handmatige transacties door technologie en HR meer tijd geven om ‘strategisch’ te zijn, HR niet strategisch maakt.

Wat de capaciteit van HR wel verbetert, is het proces van het implementeren van technologie en de vaardigheden die HR aanleert en afleert. Het leren of verbeteren van projectmanagement, onderhandelen, leveranciersbeheer, gegevensbeheer, configuratiebeheer, planning, testen enzovoort zijn uitstekende manieren om de HR-capaciteit te vergroten. Ik zou zelfs zo ver gaan om te zeggen dat deze kunnen worden gekoppeld aan voordelen door kostenvermijding in toekomstige projecten, en zo kunnen bijdragen aan het realiseren van financiële voordelen.

3. Minder fouten en herstelwerk

Dit is een grensgeval van een financieel voordeel. Het vermindert de kosten van ontevreden klanten of eindgebruikers, evenals de kosten van herstelwerk en daarmee het aantal uren dat nodig is om transacties te verwerken. Ook dit is een voordeel door kostenreductie en kostenvermijding en kan waardevol zijn voor de planning van het realiseren van financiële voordelen.

4. Verbeterde gegevensintegriteit

Dit is nog een grensgeval van een financieel voordeel. Door één systeem als enige bron van waarheid te implementeren, is het veel eenvoudiger om de kwaliteit van de beschikbare gegevens te verbeteren. Maar dit is alleen waar wanneer er bedrijfsregels zijn opgesteld voor wat in het systeem kan worden ingevoerd. Wanneer meerdere systemen worden vervangen door één systeem of geïntegreerde systemen, wordt dit voordeel vaak genoemd.

Samenvatting

Er zijn veel gebieden en methoden om voordelen te definiëren en te meten. Door ervoor te zorgen dat je alle relevante categorieën van voordelen in overweging neemt, krijg je echter een sterkere businesscase.

Heb je vragen of inzichten die je wilt delen? Wil je weten hoe een HRIS je organisatie kan helpen? Misschien kun je een conferentie over HR-technologie bijwonen om meer over deze oplossingen te leren.

Voor meer waardevolle informatie over alles wat met HR te maken heeft, raden we je aan je vandaag nog aan te melden voor de nieuwsbrief van People Managing People!