De invoering van elektronische handtekeningen sluit perfect aan bij strategisch HR-management en helpt documentworkflows te optimaliseren en administratieve vertragingen te verminderen.

Wanneer moet u een elektronische handtekening gebruiken?

Over het algemeen wordt een elektronische handtekening voor precies hetzelfde doel gebruikt als een natte handtekening: als bewijs dat de ondertekenende partij de voorwaarden van het document heeft gezien en ermee instemt.

Veel HR-softwareoplossingen bevatten tegenwoordig technologie voor elektronische handtekeningen, waardoor de efficiëntie van workflows verder wordt verbeterd. Het is een papierloze optie die de doorlooptijden kan verkorten en de efficiëntie van workflows kan verhogen doordat er minder behoefte is aan persoonlijke vergaderingen. Bovendien bespaart u er een enorme hoeveelheid papier mee!

Voordelen van het gebruik van elektronische handtekeningen

Elektronische handtekeningen bieden veel voordelen ten opzichte van handgeschreven handtekeningen. Laten we kijken naar wat volgens mij de 6 grootste voordelen zijn:

Milieuvriendelijk

Omdat elektronische handtekeningen papierloos zijn, vormen ze een uitstekende manier voor klimaatbewuste bedrijven om hun woorden in daden om te zetten. Ze laten uw klanten weten dat uw inzet voor duurzaamheid verder gaat dan uw merkliteratuur en ook tot uiting komt in de manier waarop u uw bedrijfsactiviteiten uitvoert.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kosteneffectief

Het elektronisch ondertekenen van documenten levert onmiddellijk kostenbesparingen op, omdat het aantal factureerbare uren van uw team wordt verminderd. In plaats van een persoonlijke vergadering te moeten plannen, kunnen elektronische handtekeningen op afstand worden verzameld, waardoor de kosten voor zaken als verzending, afdrukken en opslag van dossiers worden verlaagd.

Minder menselijke fouten

Bij het voorbereiden van een elektronisch document kunt u veel delen van het formulier vooraf invullen, waardoor het risico op menselijke fouten bij het ondertekenen wordt verminderd. Veel oplossingen voor elektronische handtekeningen, waaronder Adobe en DocuSign, markeren ook automatisch elke plaats in uw digitale document waar een handtekening vereist is, zodat er niet per ongeluk iets wordt overgeslagen.

Beveiliging

Digitale authenticatiemethoden en verbeterde beveiligingsfuncties zorgen ervoor dat digitale handtekeningen worden geverifieerd, zodat u aan alle wettelijke compliancevereisten kunt voldoen. Dit type software beschermt documenten ook tegen manipulatie en bewaart de integriteit van uw document.

Het elektronisch verzamelen van handtekeningen creëert ook een audittrail die eenvoudig kan worden onderzocht als er twijfels ontstaan.

Workflowautomatisering

Binnen een elektronisch document worden goedkeuringen geautomatiseerd. Dit betekent dat het ondertekeningsproces inherent wordt gestroomlijnd volgens de door u gewenste workflow. Veel softwareoplossingen bieden geïntegreerde functionaliteit voor elektronische handtekeningen om dit proces te optimaliseren.

Het gebruik van HR-databasesoftware naast elektronische handtekeningen versnelt het documentbeheer en goedkeuringsprocessen door documenten en handtekeningen op één plek op te vragen, op te slaan en te sorteren.

Zichtbaarheid & transparantie

Alle ondertekenaars kunnen zien wie het document heeft ondertekend en ontvangen direct een volledig ondertekende kopie zodra deze door alle relevante partijen is goedgekeurd. De meeste oplossingen voor elektronische handtekeningen slaan ondertekende documenten ook op voor archiveringsdoeleinden, zodat ze later eenvoudig terug te vinden zijn.

Verbeterde UX

Elektronische handtekeningen verbeteren de klantervaring doordat documenten eenvoudiger en sneller kunnen worden ondertekend. Bereidt u papierwerk voor een drukke leidinggevende die vaak reist? Geen probleem! Die kan het document op de luchthaven ondertekenen terwijl hij of zij aan boord gaat van de vlucht.

Flexibiliteit

Voor elektronische handtekeningen is geen ruimte vol archiefkasten nodig om het papierwerk op te slaan. Ze kunnen overal en op elk moment naar iedereen worden verzonden en elektronisch worden opgeslagen voor toekomstig gebruik. 

ROI - Rendement op investering

Het gebruik van software om digitale handtekeningen te verzamelen kan het rendement op de investering van een bedrijf verhogen door werkstromen te stroomlijnen, contracten sneller af te sluiten (waardoor minder werkuren nodig zijn) en kosten voor papier, inkt en verzending te verlagen.

Hoe werken elektronische handtekeningen?

Elektronische handtekeningen ondersteunen contractbeheer door informatie over ondertekenaars te verifiëren, te volgen en op te slaan. Ze werken net als een handgeschreven handtekening en zijn uniek voor elke ondertekenende partij.

Ondertekenaars kunnen ervoor kiezen een stylus te gebruiken om hun elektronische handtekening te maken of een getypte handtekening te gebruiken. Meestal kiest de ondertekenaar aan het begin van het document welke optie de voorkeur heeft en gebruikt die voor de rest van het document.

Voor teamleden die nog niet bekend zijn met elektronische handtekeningen kan het nuttig zijn om een introductietraining aan te bieden. Zo kunnen zij uw gebruikers door het proces begeleiden en eventuele vragen beantwoorden.

Zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig?

Elektronische handtekeningen zijn rechtsgeldig en worden erkend door veel richtlijnen voor naleving van regelgeving, waaronder de verordening inzake elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten (eIDAS) in de Europese Unie en de Uniforme wet inzake elektronische transacties (UETA) in de Verenigde Staten.

Regelgeving over de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen kan per geografische locatie verschillen en soms verschillen de vereisten zelfs binnen een land, afhankelijk van de staat of provincie waarin u actief bent. 

U kunt het beste controleren of uw specifieke situatie binnen de richtlijnen voor naleving van regelgeving valt voordat u ervoor kiest een proces voor elektronische handtekeningen in te voeren.

Wanneer worden elektronische handtekeningen niet geaccepteerd?

Er zijn nog enkele gebieden waar over het algemeen handgeschreven handtekeningen vereist zijn. Dit zijn onder andere:

• Documentatie voor het vervoeren van gevaarlijke stoffen
• Testamenten, trusts en andere juridische documenten
• Terugroepberichten in verband met de volksgezondheid en veiligheid
• Opzeggingsberichten voor een ziektekosten- of levensverzekering
• Kennisgevingen van beslaglegging, huisuitzetting en wanbetaling voor de hoofdwoning van een persoon
• Gerechtelijke bevelen en officiële documenten
• Documentatie met betrekking tot echtscheiding, adoptie en familierecht.

More Articles

• 6 HRIS-integratietypen die ik aanbeveel voor HR-teams
• HRIS-implementatie: mijn stappenplan in 10 fasen
• HRMS-implementatie: 10 fasen die ik met vallen en opstaan heb geleerd

Software voor elektronische handtekeningen

Om documentatie met veilige elektronische handtekeningen te voltooien, moet u een softwareoplossing kiezen. Er is een uitgebreide lijst met beschikbare dienstverleners en elk van hen heeft zijn eigen unieke voordelen. 

Bij het kiezen van een oplossing kunt u het beste beginnen met een gratis proefversie. Zo kunt u de functionaliteit testen om te bevestigen dat deze aan uw specifieke bedrijfsbehoeften voldoet. U wilt ook zeker weten dat uw oplossing voor elektronische handtekeningen kan worden geïntegreerd met de bestaande platforms die uw team momenteel gebruikt.

Belangrijkste functies en gebruiksscenario's

Wanneer u op zoek gaat naar de beste oplossing voor elektronische handtekeningen, raad ik u aan goed op deze belangrijke functies te letten:

• Functies voor bewerken en opmerkingen plaatsen: De software moet u de mogelijkheid bieden om nuttige opmerkingen (zoals uitleg of instructies) toe te voegen en het document naar behoefte te bewerken.
• Beveiliging: Zorg ervoor dat de software beschikt over functionaliteit voor authenticatie en identiteitsverificatie, evenals gegevensversleuteling.
• Sjablonen: Zoek voor gebruiksgemak naar softwareoplossingen die sjablonen bieden waarop u kunt voortbouwen.
• Geautomatiseerde werkstroom: Zorg ervoor dat u met uw software automatiseringen kunt maken voor zaken zoals bevestigingen en goedkeuringen.
• Opslag: Het archiveren van documenten bespaart tijd en ruimte die anders zouden worden besteed aan het archiveren van papieren documenten.
• Audittrail: Kies een oplossing waarmee u in geval van zorgen kunt terugkijken.
• Mobiele functionaliteit: Om het grootste aantal klanten te bereiken, moet u ervoor zorgen dat uw oplossing zowel desktop- als mobiele apparaten ondersteunt.
• Aanpassing van huisstijl: Door uw logo en merkkleuren in uw papierwerk op te nemen, voegt u een professionele uitstraling toe.

Meer informatie over documentbeheer

Het kiezen van de juiste software voor elektronische ondertekening die aansluit bij de behoeften van je bedrijf, kost tijd en vereist zorgvuldige overweging.

Als je op zoek bent naar manieren om de efficiëntie en beveiliging van je documentbeheerprocessen te verbeteren, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief. Wanneer onze experts nieuwe artikelen publiceren en nieuwe podcastafleveringen uitbrengen, ben je de eerste die het weet.