Organisatiegedrag ontwikkelen dat resultaten oplevert
Leiders werken tegenwoordig met minder middelen en evenveel, zo niet meer, prioriteiten.
Bedrijven voeren vaak kaders of hulpmiddelen in om te helpen, maar die kunnen de werklast uiteindelijk alleen maar verhogen als ze niet gepaard gaan met expliciete gedragsverandering.
Door gedeeld gedrag binnen de organisatie te ontwikkelen, kunnen organisaties de afstemming, consistentie en efficiëntie bereiken die nodig zijn om de werklast te verminderen en de prestaties te verbeteren.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
In dit artikel richt ik me op de waarde van gedeeld gedrag binnen organisaties en op manieren om dit gedrag te identificeren en te stimuleren.
Wat is organisatiegedrag (OB)?
Organisatiegedrag is de studie van de manier waarop mensen binnen groepen in organisaties met elkaar omgaan, met als doel hun handelen te voorspellen en de algehele effectiviteit te verbeteren.
Hoewel OB voortbouwt op disciplines als psychologie, sociologie, antropologie, economie en management om verschillende aspecten van menselijk gedrag op het werk te onderzoeken, is het identificeren en toepassen van een gedeelde reeks gedragingen binnen een organisatie allesbehalve academisch.
Waarom de focus op gedeeld gedrag binnen organisaties belangrijk is
Het identificeren van en focussen op gedeeld gedrag is cruciaal voor het ontwerpen van effectieve manieren om samen te werken.
Het helpt om consistente verwachtingen en een gemeenschappelijke basis vast te stellen voor de manier waarop mensen zelfstandig en samen werken.
Gedeelde gedragsverwachtingen:
- Bevorderen efficiëntie en productiviteit en creëren een consistente werkomgeving zonder dat verwachtingen voortdurend moeten worden vastgesteld en verduidelijkt.
- Verbeteren de samenwerking en faciliteren beter teamwork doordat iedereen weet wat hij of zij van anderen kan verwachten, waardoor zowel conflicten als stress afnemen.
- Verhogen het vertrouwen en respect, omdat mensen weten dat hun teamgenoten betrouwbaar en consistent zullen handelen.
- Verbeteren de productiviteit en prestaties van medewerkers door gedrag af te stemmen op organisatiedoelen, zodat mensen prioriteit kunnen geven aan werk en leren die aan die doelen bijdragen.
- Faciliteren effectiever leiderschap, waarbij managers vertrouwen hebben in hun teams en vol vertrouwen taken kunnen delegeren.
- Verhogen innovatie en aanpassingsvermogen door bij te dragen aan een psychologisch veilige omgeving waarin mensen worden aangemoedigd om te experimenteren en van fouten te leren zonder angst voor represailles.
- Ondersteunen HR-teams bij het aanbieden van gerichtere leer- en ontwikkelingsinitiatieven die van toepassing zijn op bredere delen van de organisatie.
Niveaus van organisatiegedrag
Er zijn drie verschillende lagen waarmee we gedrag binnen organisaties kunnen analyseren.
Elk niveau biedt inzicht in specifieke aspecten van gedrag en in de manier waarop deze op elkaar inwerken.
1. Individueel niveau
Op dit niveau ligt de focus op het begrijpen van individueel gedrag binnen de organisatie. Er wordt gekeken naar factoren zoals persoonlijkheid, attitudes, percepties, motivatie en besluitvormingsprocessen.
Het doel is te begrijpen hoe individuen bijdragen aan de effectiviteit van de organisatie en hoe zij reageren op verschillende werkgerelateerde situaties.
2. Groeps-/teamniveau
Op dit niveau verschuift de focus van individueel gedrag naar het gedrag van groepen of teams binnen de organisatie. Hierbij worden groepsdynamiek, netwerkontwikkeling, communicatiepatronen, leiderschapsstijlen, macht en politiek en conflictoplossing bestudeerd.
Gedrag bepaalt in feite of een verzameling individuen een groep of een team vormt. Inzicht in groepsgedrag helpt de samenwerking te verbeteren, teamprestaties te versterken en conflicten te beheersen.
3. Organisatieniveau
Op dit niveau zoomen we uit om de algehele organisatiestructuur, cultuur, beleidsregels en processen te onderzoeken die het collectieve gedrag van individuen en groepen vormgeven.
Er wordt gekeken naar hoe het ontwerp, de cultuur en de externe omgeving van de organisatie het gedrag van medewerkers en de effectiviteit van de organisatie beïnvloeden.
Inzicht in gedrag op organisatieniveau helpt bij strategische besluitvorming, het managen van verandering en het bevorderen van innovatie.
De belangrijkste elementen van organisatiegedrag
Organisatiegedrag bestaat uit meerdere elementen. De wisselwerking tussen deze elementen bepaalt de dynamiek binnen een organisatie en beïnvloedt hoe individuen en groepen zich gedragen.
Hier zijn enkele vragen om te overwegen voor een aantal van de belangrijkste elementen:
1. Communicatie
- Transparantie: Moedigen we een open dialoog aan? Wat is ons feedbackmodel (frequentie, vorm, formaliteit/informaliteit, enzovoort)? Hoe delen we informatie en op welke niveaus binnen de organisatie?
- Duidelijkheid: Hoe zorgen we ervoor dat informatie voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is? Geven we de voorkeur aan beknoptheid? Welke communicatiemiddelen verwachten we dat mensen gebruiken en hoe (bijvoorbeeld Slack, e-mail, presentaties, vergaderingen, intranet)?
- Luisteren: Hechten we evenveel of meer waarde aan luisteren dan aan praten? Begrijpen we hoe we actief kunnen luisteren?
2. Teamwerk
- Samenwerking: Hoe werken we samen in teams en over functiegrenzen heen? Worden mensen beloond voor het werken in silo's of voor het samenwerken?
- Vertrouwen: Hoe groot is de psychologische veiligheid in de organisatie? Weten leiders hoe ze vertrouwen binnen hun teams kunnen opbouwen?
- Conflictoplossing: Is het veilig om binnen deze organisatie op een constructieve manier van mening te verschillen? Hoe lossen we conflicten constructief op?
3. Leiderschap
- Prioriteiten stellen: Identificeren we het werk dat de meeste waarde oplevert en richten we ons daarop? Hoe evalueren en herprioriteren we het werk voortdurend? Hoe elimineren we taken en projecten met een lage waarde?
- Besluitvorming: Wat is ons besluitvormingsmodel? Hoe zorgen we ervoor dat besluitvormers de juiste input en aanbevelingen ontvangen? Steunen we een besluit en proberen we een succesvolle uitkomst te waarborgen?
- Ontwikkeling van medewerkers: Hoe ondersteunen we proactief de groei van onze teams? Coachen en begeleiden we mensen regelmatig?
4. Aanpassingsvermogen
- Wendbaarheid bij verandering: Zijn we bereid ons aan te passen aan veranderingen in het bedrijf/de organisatiestructuur/de processen/de technologieën? Staan we ervoor open om buiten onze comfortzone te stappen en te experimenteren?
- Leren: Zoeken we naar mogelijkheden voor voortdurende groei en ontwikkeling? Bieden we leermogelijkheden en hulpmiddelen? Worden mensen beloond voor continu leren?
- Continue verbetering: Beschouwen we werk als iteratief? Streven we voortdurend naar verbeteringen in processen, producten en diensten?
5. Verantwoordelijkheid
- Eigenaarschap: Nemen we verantwoordelijkheid voor onze acties en opleveringen? Geven we proactief onze fouten toe en proberen we ze te corrigeren?
- Opvolging: Komen we onze toezeggingen na zoals beloofd? Zijn we betrouwbaar? Hoe houden we anderen proactief op de hoogte van voortgang en tegenslagen?
- Kritisch denken: Analyseren we problemen objectief? Hoe houden we rekening met meerdere perspectieven? Zijn we ons voldoende bewust van onszelf om te begrijpen hoe we bijdragen aan het probleem en/of de oplossing?
6. Technologie
- Interne digitale hulpmiddelen: Welke digitale hulpmiddelen hebben we ingevoerd (bijvoorbeeld e-mail, berichten, projectbeheertools, een leerbeheersysteem enzovoort)? Welke hulpmiddelen ontbreken nog die ons zouden helpen beter samen te werken?
- Automatisering/AI: Welke automatisering/AI hebben we geïmplementeerd om routinetaken uit te voeren? Maken medewerkers gebruik van automatisering of zijn ze er bang voor?
- Analyse: Wat doen we met de gegevens die we verzamelen? Hoe gebruiken we analyses om innovatie en inzichten te ondersteunen?
7. Structuur
- Hiërarchie: Ondersteunen of belemmeren de niveaus in onze hiërarchie de productiviteit? Hoe zijn onze communicatiekanalen en besluitvormingsmethoden via de verschillende niveaus van de organisatie gedefinieerd?
- Duidelijkheid over rollen: Hebben we de verantwoordelijkheden voor elke rol duidelijk afgebakend? Hoe weten mensen hoe hun rollen en verantwoordelijkheden passen binnen hun team, het multifunctionele team en de organisatie?
- Culturele afstemming: Hoe ondersteunt onze organisatiestructuur onze missie en waarden (of doet deze dat niet)? Passen we onze structuur indien nodig aan om het gedrag aan te moedigen dat we van medewerkers willen zien?
Hoe je organisatiegedrag bepaalt en stimuleert
Het bepalen en stimuleren van gedeeld organisatiegedrag hoeft niet overdreven complex te zijn.
Deze praktische stappen helpen je om het gewenste gedrag te identificeren, dit specifiek te communiceren en het vast te leggen in de manier waarop je organisatie werkt.
1. Het belangrijkste gedrag identificeren
Bij het identificeren van het belangrijkste gedrag verzamel en analyseer je meerdere aspecten van de organisatie, zowel formele als informele.
Bekijk de missie, visie en waarden van de organisatie
De taal die in deze verklaringen wordt gebruikt, benadrukt vaak het gedrag dat voor de organisatie het belangrijkst is (bijv. teamwork, creativiteit, impact en een toekomstgerichte focus).
Denk na over het gedrag dat nodig is om deze competenties waar te maken. Een missie waarin het creëren van de beste gebruikerservaring wordt genoemd, kan bijvoorbeeld gedrag vereisen zoals nieuwsgierigheid, iteratie en empathie.
Bekijk de doelstellingen van de organisatie en/of het team
Splits de doelstellingen op in de activiteiten die nodig zijn om ze te behalen en denk vervolgens na over het gedrag dat elke activiteit ondersteunt. De doelstelling om de tijd tussen productontwikkeling en marketing te verkorten, kan bijvoorbeeld gedrag vereisen zoals besluitvaardigheid, aanpassingsvermogen en prioritering.
Observeer bestaande normen op de werkplek
Dit is het gedrag dat medewerkers al consequent laten zien. Het gaat bijvoorbeeld om de manier waarop beslissingen worden genomen, hoe mensen met elkaar communiceren of hoe mensen omgaan met verandering.
Verzamel feedback
Vraag medewerkers op alle niveaus naar het gedrag dat volgens hen waarde toevoegt en naar gedrag dat hen in de weg staat.
2. Beschrijf hoe het eruitziet om het gedrag effectief te laten zien
Nadat je het belangrijkste gedrag hebt geïdentificeerd, maak je specifieke beschrijvingen van hoe het eruitziet om dit gedrag binnen de context van de organisatie te laten zien.
Deze ‘gedragsverklaringen’ moeten concrete voorbeelden bevatten van hoe het gedrag moet worden getoond, in duidelijke en herkenbare taal.
Amazon heeft bijvoorbeeld het verwachte gedrag beschreven in een lijst met leiderschapsprincipes, waarvan er één “Vertrouwen verdienen” is.
Hun gedragsverklaring voor Vertrouwen verdienen luidt: “Leiders luisteren aandachtig, spreken openhartig en behandelen anderen met respect. Ze zijn openlijk zelfkritisch, zelfs als dat ongemakkelijk of beschamend is. Leiders geloven niet dat zijzelf of hun team naar parfum ruikt. Ze vergelijken zichzelf en hun teams met de besten.”
Je kunt ook rol specifieke voorbeelden geven. Voor het regelmatig geven en vragen van feedback kan dat er als volgt uitzien:
- Managers houden wekelijks één-op-één-gesprekken met elk teamlid om ondersteuning en begeleiding te bieden, tijdens werksessies direct positieve en constructieve feedback te geven en twee keer per jaar formeel feedback te vragen aan directe medewerkers en collega's.
- Individuele medewerkers vragen proactief feedback aan leiders en collega's om hun prestaties te verbeteren, vragen eenmaal per jaar formeel om feedback als onderdeel van het eindejaarsproces en geven regelmatig tijdige, positieve en constructieve feedback aan leiders, teamgenoten en multifunctionele partners.
Je kunt ook trainingsmateriaal ontwikkelen, waaronder oefeningen waarmee medewerkers in een veilige omgeving kunnen leren over belangrijk gedrag en dit kunnen oefenen, evenals hulpmiddelen voor zelfevaluatie waarmee mensen hun gedrag kunnen vergelijken met de norm.
3. Integreer de gedragingen in personeelsinstrumenten en -processen
Om gedragingen echt vaste voet aan de grond te laten krijgen, integreer je de verwachtingen en verantwoordingsplicht in de manier waarop je medewerkers aantrekt, beoordeelt en beloont met stimuleringsprogramma's op de werkplek.
- Neem gedragsverwachtingen op in functieomschrijvingen en in de vragen die je tijdens het sollicitatieproces stelt.
- Maak mensen tijdens hun introductie als nieuwe medewerker vertrouwd met de gedragingen.
- Neem gedragsdoelen op in je document voor het vaststellen van doelen.
- Stel trainingsmiddelen en ondersteuning beschikbaar om de gedragingen op te bouwen, te versterken en op te schalen.
- Geef regelmatig feedback over hoe goed mensen de gedragingen in hun werk laten zien.
- Gebruik gedragingen als basis voor formele en informele werknemerserkenning en beloningen.
Casestudy over organisatiegedragingen: focus op een productteam
Onlangs werkte ik met een productteam dat enkele diep ingesleten gedragingen moest veranderen.
Ze creëerden een breed scala aan producten die ze verkochten in hoeveelheden die te klein waren om substantieel bij te dragen aan het bedrijfsresultaat.
Het kostte evenveel manuren om een product te creëren dat 2% aan de totale verkoop bijdroeg als een product dat 20% bijdroeg!
Tegelijkertijd liep elke stap in het ontwikkelingsproces uit de pas, omdat mensen beslissingen die al waren genomen opnieuw ter discussie stelden.
Hoewel het team al had vastgesteld dat het nodig was om het productaanbod te stroomlijnen en efficiënter te werken, onderging het bedrijf een ingrijpende reorganisatie waardoor het totale personeelsbestand afnam. Daardoor werd het nog belangrijker dat het team anders ging werken.
De teamleiders werkten samen om:
- De Van/Naar-situatie duidelijk te beschrijven. Ze gingen bijvoorbeeld van op meningen gebaseerde productfeedback naar op gegevens gebaseerde productfeedback.
- Gedragingen vast te stellen die aansluiten bij de bedrijfswaarden en gedragsuitspraken voor elk daarvan te verduidelijken. Zo ziet het algemene gedrag “houd het simpel” eruit als “Vraag jezelf af of dit werk daadwerkelijk bijdraagt aan het behalen van onze doelen” en “Besteed tijd aan de dingen die de meeste waarde opleveren en neem elders kortere routes”.
- Een sessie van een hele dag te organiseren met het uitgebreide leiderschapsteam om de gedragingen te introduceren, te bespreken hoe ze die zouden laten zien tijdens een komende mijlpaal in het productcreatieproces en overeenstemming te bereiken over hoe ze zichzelf, hun teams en elkaar verantwoordelijk zouden houden.
- Na de mijlpaal opnieuw bijeen te komen om te bespreken wat goed ging, waar ze tegen uitdagingen aanliepen en wat ze voor de volgende mijlpaal zouden aanpassen.
Gelukkig rapporteerden zowel het team als hun multifunctionele partners aanzienlijke verbeteringen tijdens de mijlpaal, waaronder een strakker productassortiment en minder discussie over producten met een lage waarde.
De leiders zijn van plan het proces vóór elke komende mijlpaal te herhalen totdat de gedragingen voor het team een tweede natuur worden.
Praktische belangrijkste inzichten
We hebben behoorlijk wat behandeld (bedankt dat je bent gebleven!), dus hier zijn drie praktische belangrijkste inzichten om in gedachten te houden wanneer je nadenkt over organisatiegedrag binnen je organisatie:
- Stel belangrijke gedragingen vast en definieer ze: Identificeer gedragingen die aansluiten bij organisatiewaarden, doelen en normen op de werkplek. Stel vervolgens duidelijke gedragsuitspraken op die concrete voorbeelden geven van hoe deze gedragingen in de dagelijkse bedrijfsvoering tot uiting moeten komen.
- Integreer gedragingen in HR-processen: Verwerk de gewenste gedragingen in belangrijke HR-instrumenten en -processen, zoals functieomschrijvingen, prestatiebeoordelingen, training en erkenningsprogramma's. Deze aanpak bevordert verantwoordelijkheid en stemt het handelen van medewerkers af op de organisatiedoelen.
- Bevorder een groeimindset: Stimuleer een open dialoog, regelmatige feedback en continu leren om medewerkers te helpen hun gedrag aan te passen, psychologische veiligheid te bevorderen en aanpassingsvermogen en innovatie binnen teams te stimuleren.
Abonneer je op de People Managing People-nieuwsbrief
Voor meer advies over het creëren van organisatiegedragingen en andere strategieën voor mensen en cultuur kun je je abonneren op de People Managing People-nieuwsbrief, een wekelijkse nieuwsbrief waarin kennis en expertise worden gedeeld om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.
