Waarom inclusieve vergaderingen beter zijn (en hoe je ze leidt)
Teamvergaderingen zijn het moment waarop de werkelijke versus uitgesproken of theoretische werkcultuur echt zichtbaar wordt. Vaak zijn ze de enige gelegenheid voor medewerkers om samen te zijn, zichtbaarheid voor hun sterke punten te creëren en erkenning te krijgen.
Een inclusieve vergadercultuur leidt tot meer innovatie en eerlijke kansen op carrièresucces en helpt mensen om volledig zichzelf te zijn op het werk. Dus waar zit het probleem? Wel, het zal waarschijnlijk niemand die dit leest verbazen dat de meeste mensen een hekel hebben aan vergaderingen (en daar is een goede reden voor).
In dit artikel onderzoeken we hoe je vergaderingen (op locatie, hybride en virtueel) kunt leiden die je productiviteitstaken afvinken, de wijsheid van je team naar boven halen en menselijke verbinding bevorderen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
De waarheid over de meeste vergaderingen
Stel je die vergadering voor met diezelfde persoon die altijd het gesprek domineert, zijn of haar eigen agenda doordrukt en niet luistert naar wat anderen zeggen.
De vergadertijd raakt op of wordt overschreden, mensen zijn niet voorbereid om bij te dragen (bah, en deze raakt me echt), en de agenda ontbreekt volledig of staat gewoon te vol.
Als deelnemers aan vergaderingen vertrekken we met een overweldigd en verward gevoel, alsof niemand zijn huiswerk heeft gedaan over wat de doelen van de vergadering zouden moeten zijn of wat de behoeften van de deelnemers waren.
Ze zijn niet productief, vaak ongeorganiseerd en meestal worden de verkeerde mensen gevraagd om aanwezig te zijn of ontbreken de juiste mensen. Ze leiden af van belangrijkere zaken of worden gedomineerd door dezelfde mensen die alle tijd in beslag nemen.
In vergaderingen zoals deze zitten geeft me angst en laat me te gefrustreerd achter om mijn stem te laten horen en vragen te stellen, vooral in grotere virtuele vergaderingen (ik weet niet hoe het met jou zit, maar als ik nooit meer een seconde op Zoom hoef door te brengen, is dat vroeg genoeg).
Misschien is dit een controversiële zin, maar ik vind dat vergaderingen waardevol moeten zijn voor de deelnemers. Gek idee, toch?
De waarheid is dat we stiekem allemaal van vergaderingen houden! Ze moeten alleen inclusief zijn!
Wat maakt een vergadering inclusief?
Een inclusieve vergadering is een vergadering waarin een diverse groep mensen zich tijdens het samenwerken binnen een vergadervorm allemaal gezien, vertegenwoordigd, gerespecteerd en gewaardeerd voelt.
Mensen vertrekken met energie, voelen zich verbonden en zijn gemotiveerd om daarna hun werk te doen.
Wanneer gesprekken in balans zijn, zo worden geleid dat ze soepel verlopen en we vooral geduldig met elkaar zijn, voelen mensen zich gehoord en begrepen en hebben ze het gevoel dat hun tijd wordt gewaardeerd.
Dit is het kenmerk van inclusieve vergaderingen, en ze ontstaan niet toevallig. Om een inclusieve vergadering te leiden, moet je vooruit plannen, weten hoe je je tijd beheert, zorgen voor gelijke deelname en vooral de groep succesvol helpen om de inhoud van de vergadering te verwerken, zodat iedereen op één lijn zit en voordeel kan halen uit zijn of haar aanwezigheid.
Het lastige is dat, hoewel het mogelijk is om inclusie te meten met platforms voor werknemerservaring zoals Aleria of Culture Amp, zulke authentieke gesprekken in het moment, in groepen of één op één met je team, mogelijk niet de meest nauwkeurige of eerlijke antwoorden opleveren.
Als je nu pas begint na te denken over het inclusiever maken van je vergaderingen, moet je misschien eerst aan jezelf werken voordat je mensen rechtstreeks naar hun ervaring vraagt.
Hier kun je beginnen.
De belangrijkste elementen van een inclusieve vergadering
Bewustzijn
Het leiden van inclusieve vergaderingen vereist meer dan goede bedoelingen, maar daar begint het wel. Je moet je bewust zijn van de taal die je gebruikt, van wie er bij de vergadering aanwezig is, wie er niet aanwezig is maar dat wel zou moeten zijn, en van welke informatie deelnemers nodig hebben om voordeel uit de vergadering te halen.
Een veelvoorkomend voorbeeld is mensen aanspreken met “jongens”. Niet iedereen identificeert zich als man.
Menselijkheid
Als je op mij lijkt, vermijd je doorgaans het vreselijke oppervlakkige gesprek dat tijdens de eerste 3 minuten van elke vergadering plaatsvindt. Het is niet dat ik wil vermijden om met de aanwezigen te praten, ik kan er gewoon niet tegen om steeds weer over het weer of iemands nieuwe kapsel te praten.
Ik zat ooit in een reeks vergaderingen waarin toevallig tijdens het begin van elke vergadering waar die persoon met het kapsel en ik die hele week bij waren, een andere persoon iets zei over het kapsel van diezelfde persoon. Na de vijfde vergadering waarin iemand voor de vijfde keer een opmerking maakte over Jennies kapsel, begon ik te geloven dat ik in een soort simulatie zat.
Er zijn zoveel andere manieren waarop we als mensen diepgaand met elkaar kunnen verbinden, en inclusieve vergaderingen draaien er helemaal om manieren te vinden om dit te doen (afgezien van opmerkingen over haar, uiterlijk of het weer). Hier zijn 5 manieren om betere gesprekken te voeren (zonder over het weer te praten).
Toegankelijkheid
We leren en verwerken niet allemaal informatie op dezelfde manier. Inclusieve leiders en managers houden hier rekening mee bij het presenteren van updates, het doen van aankondigingen, het managen van veranderingen en het aanpakken van problemen met hun teams.
Dit vereist dat je de tijd neemt om je team te leren kennen (1-op-1-gesprekken, vragenlijsten of beoordelingen zijn hiervoor geschikt), zodat je rekening kunt houden met verschillen in vaardigheden, neurodiversiteit en leerstijlen. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat je vergaderingen inclusief zijn.
Misschien ben je ook geïnteresseerd in het volgen van specifieke DEI-training.
Zichtbaarheid
Vergaderingen moeten teamleden de gelegenheid bieden om zich uit te spreken, elkaar te steunen en om hulp te vragen. Zorg ervoor dat er evenwichtige mogelijkheden zijn om teamleden deze zichtbaarheid te geven wanneer iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt.
Breng je diversiteitsverklaring in de praktijk
Traditionele vergadervormen zijn gericht op extraverte, neurotypische en systemisch dominante identiteiten.
Zoals je weet, zijn er eindeloos veel manieren waarop mensen van elkaar kunnen verschillen: sociaaleconomische achtergronden, opleidingsniveau, ras, seksuele geaardheid, gender, religie, politieke voorkeuren, leerstijlen, neurodiversiteit, uiteenlopende fysieke, mentale en emotionele vermogens, persoonlijkheidskenmerken, culturele achtergrond, of introvert versus extravert zijn. De lijst gaat maar door.
Als je organisatie een diversiteitsverklaring heeft waarin staat dat je “diversiteit viert”, maar tekortschiet als het gaat om hoe mensen samenwerken en niet afwijkt van deze traditionele en onderdrukkende vergadervormen, doe je er geen recht aan.
In een wereld waarin er erkende waarde in onze verschillen bestaat, zorgen inclusieve vergaderingen ervoor dat dit ook in de praktijk wordt gebracht.
Inclusieve vergaderingen leiden
Onthoud dit: inclusieve vergaderingen zijn goed gefaciliteerde vergaderingen. Een sterke facilitator kan een vergadering veranderen van zinloos in productief, je deelnemers van onwetend in geboeid en een project van gevreesd in afgerond.
Iedereen die een georganiseerde groep mensen naar een gezamenlijk doel leidt, vervult een faciliterende rol en kan faciliteringsvaardigheden ontwikkelen.
Het is de teammanager die een vergadering bijeenroept om updates te delen over wanneer klanten een nieuwe productversie kunnen verwachten en ervoor zorgt dat iedereen duidelijkheid heeft over het communicatieplan.
Het is de projectmanager die iedereen op de hoogte houdt van tijdlijnen, veranderingen en obstakels.
Buiten het werk ken je vast die vriend die de planner en verbinder is en ook gewoon goed kan luisteren. Dat is faciliteren. We houden toch van zulke vrienden?
Elke facilitator heeft een andere stijl en elke groep heeft een andere dynamiek. Dat maakt faciliteren zo boeiend. Een vaardige facilitator past zich aan de behoeften van de groep aan. Die kan mensen aan het praten krijgen. Die weet hoe bepaalde persoonlijkheden, meningen en gevoeligheden binnen een groep kunnen worden aangevoeld.
Maar wat is het precies?
Faciliteren betekent de benodigde middelen, informatie en ondersteuning bieden, zodat cursisten of deelnemers een taak kunnen voltooien.
Klinkt als lesgeven, toch?
Faciliteren verschilt van lesgeven, maar sluit het niet uit. Docenten helpen studenten nieuwe vaardigheden of kennis te verwerven door hen informatie over een bepaald vakgebied te geven. Aan het einde is er een meetbaar resultaat, zoals een cijfer. Docenten zijn doorgaans inhoudelijke experts en hebben meestal alle juiste antwoorden.
Facilitators helpen deelnemers bij hun ervaring van een vergadering door het algehele proces te begeleiden. Goede facilitators weten dat het minder om hen draait en meer om de groep, waardoor ze een inclusieve omgeving creëren. Ze stellen de juiste vragen om mensen te helpen zelf ontdekkingen te doen en de wijsheid van de mensen in de ruimte naar boven te brengen.
Op welke concrete momenten merken we nu dat faciliteren plaatsvindt?
Dat is wanneer je baas aan het begin van de vergadering iedereen vraagt om te delen hoe het met hen gaat of waar ze individueel op focussen, om iedereen in de vergadering de kans te geven om te spreken.
Het is wanneer deelnemers tijdens een trainingssessie een open gesprek voeren en de facilitator een gemeenschappelijk thema creëert uit wat er wordt gedeeld om psychologische veiligheid en een gevoel van verbondenheid te stimuleren.
Het is tijdens een brainstormsessie, wanneer ideeën op een georganiseerde manier worden verzameld en de facilitator iemand aanwijst om aantekeningen te maken, iemand anders vraagt om op het chatvenster te reageren en de rollen laat rouleren om evenwichtige deelname aan te moedigen.
Laten we eens kijken naar onze 5 favoriete faciliteringstechnieken voor meer inclusieve vergaderingen.
1. Creëer gemeenschappelijke afspraken
Gemeenschappelijke afspraken zijn een aantal basisregels die deelnemers geacht worden te volgen. Ze kunnen de vorm aannemen van een levend document dat je gedurende de lange looptijd van je vergaderingen kunt aanpassen.
Het doel is om een open en inclusieve ruimte te creëren, zodat ieder individu zich veilig, gezien en gehoord voelt. Wanneer de verwachtingen van de groep voor iedereen duidelijk en zichtbaar zijn, kunnen mensen er beter op vertrouwen dat ze worden gerespecteerd en zich veilig voelen om zich tijdens een vergadering open uit te spreken.
2. Incheckmomenten
Check-ins zijn een eenvoudige en natuurlijke manier om inclusieve menselijke verbinding te bevorderen. Ze kunnen werkgerelateerd of niet-werkgerelateerd zijn, vinden meestal aan het begin van een vergadering plaats zodra iedereen aanwezig is en zijn het meest geschikt voor kleinere groepen van minder dan 10 personen.
De facilitator vraagt de groep om de beurt een eenvoudige vraag te beantwoorden, zoals: “hoe gaat het vandaag met je?” of “waarbij heb je ondersteuning nodig?” Als deelnemers elkaar niet kennen, is dit een uitstekende gelegenheid voor mensen om hun naam te delen en iets unieks over zichzelf te vertellen.
Omdat faciliteren draait om menselijke verbinding, is het essentieel om mogelijkheden in te bouwen waarin iedereen elkaar beter kan leren kennen (als dat nog niet het geval is).
3. Bespreek samen de agenda en de gewenste resultaten, samen
Zo eenvoudig, maar toch vaak over het hoofd gezien: het is ontzettend belangrijk om vóór de start van de vergadering een relevante agenda op te stellen die deelnemers kunnen bekijken. Zo kan iedereen voorbereid komen en weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht. Nog beter: vraag je deelnemers vooraf om input.
Door vooraf om input te vragen, krijgen mensen de gelegenheid om na te denken over vragen die ze hebben voordat de vergadering begint, zodat ze klaar zijn om naar de inhoud te luisteren.
Onthoud: mensen kunnen niet tegelijkertijd luisteren naar wat er wordt gezegd en vragen bedenken. Als je aan het einde van de vergadering tijd hebt gereserveerd voor vragen, respecteer die ruimte dan. Haast je niet om de vergadering te beëindigen alleen omdat er enkele momenten van stilte zijn. Stilte betekent dat mensen nadenken voordat ze spreken, en dat is juist goed.
4. De 360 van twee minuten
Dit is een techniek waarmee je deelnemers de gelegenheid geeft om even stil te staan bij en na te denken over wat er is gezegd, met de mogelijkheid om hardop te spreken. Tijdens het spreken kunnen deelnemers een vraag stellen, een observatie delen of de inhoud van de vergadering op een andere manier verbaal verwerken. We noemen het een 360 van twee minuten, omdat het precies dat is.
1) Pauzeer twee volledige minuten voor stille reflectie.
2) Ga één keer de groep rond, zodat iedereen de gelegenheid krijgt om te spreken.
Dit kan in het begin heel vreemd en ongemakkelijk aanvoelen (stilte is ongemakkelijk in onze samenleving), maar het kan een krachtige en eenvoudige manier zijn om diversiteit en inclusie in je vergaderingen te bevorderen.
Vooral tijdens een belangrijke aankondiging, een grote proceswijziging, een producttraining of het overbrengen van andere informatie laat je deelnemers zien dat je hen respecteert door hen de tijd te geven om na te denken over wat er wordt gedeeld en er op dat moment op te reageren.
5. Geef iedereen spreektijd
Het is de taak van een facilitator om ervoor te zorgen dat iedereen gelijke gelegenheid heeft om aan je vergadering deel te nemen. Houd in gedachten bij wie vragen stelt, wie het meest praat en wie stil blijft.
Als er een groepsronde is, zorg er dan voor dat je niet hoeft te raden of vragen wie er nog aan de beurt moet komen. Dit is een zeer eenvoudige manier om te laten zien dat je je bewust bent van de behoeften van de groep, wat essentieel is bij het faciliteren.
Onthoud: de belangrijkste dingen die gezegd moeten worden, worden niet altijd gezegd door de mensen die het meest praten. Geef iedereen spreektijd.
Hybride en virtuele vergaderingen
Voor hybride en virtuele vergaderformats is er echter meer om rekening mee te houden, want zoals we hebben gezien draait het allemaal om bewustzijn, menselijkheid, toegankelijkheid en zichtbaarheid.
Wees doelgericht
Wees duidelijk en geef aan dat je doel is om deelnemers op afstand erbij te betrekken. Het is zo eenvoudig, maar wordt zelden erkend. Informeer presentatoren dat het om een hybride vergadering gaat en dat ze hun presentaties daarop moeten afstemmen.
Gebruik technologie in je voordeel
Chatvensters kunnen een geweldige aanvulling zijn op vergaderingen, wanneer ze op de juiste manier worden gebruikt. Deelnemers op afstand hebben in de chat meer mogelijkheden om een vraag of opmerking te formuleren, wat in persoon lastiger kan zijn.
Ook tools zoals Equal Time kunnen helpen bijhouden hoeveel iedereen spreekt, zodat je ervoor zorgt dat verschillende mensen de gelegenheid krijgen om hun stem te laten horen.
Bied ondersteuning en bouw verbinding op
Het kan geïsoleerd voelen om op afstand aan een hybride vergadering deel te nemen. Het helpt enorm om een aangewezen “aanspreekpunt” te hebben voor virtuele deelnemers, die vragen kan beantwoorden en voor de deelnemers kan opkomen. Vergeet niet om te pauzeren en te kijken of iemand tijdens de presentatie zijn hand heeft opgestoken of een vraag heeft gesteld.
Probeer bij grotere vergaderingen, wanneer deelnemers op locatie tussen sessies door tijd hebben, virtuele netwerk- of teambuildingmogelijkheden voor deelnemers op afstand aan te bieden. Snel netwerken is hiervoor een geweldige manier.
Zorg voor duidelijke en toegankelijke audio, beelden en vergaderinformatie
Vooral bij grotere vergaderingen geldt: als iets niet in een microfoon wordt gezegd, kan het online niet worden gehoord. Daardoor is het ook lastig om te weten wie er presenteert. Zorg ervoor dat je over de juiste audioapparatuur beschikt en vraag virtuele deelnemers om feedback over de geluidskwaliteit.
Gebruik een digitale tool voor evenementenplanning die in realtime wordt bijgewerkt om details en wijzigingen aan de agenda toe te voegen, alle sprekers expliciet te introduceren en informatie te geven over de inhoud van de sessie in de uitnodigingen voor de vergadering en/of de agenda. Dit zijn ook voordelen van software voor vergaderbeheer.
Naar mijn mening is het niet langer acceptabel dat mensen in een leidinggevende of managementfunctie hun presentaties beginnen door hun eigen dia’s te bekritiseren voordat ze beginnen te spreken. Geef het goede voorbeeld en gebruik goed georganiseerde, breinvriendelijke dia’s die toegankelijk en gemakkelijk te volgen zijn. Ik garandeer je dat je een veel meer betrokken publiek zult hebben tijdens je hybride en virtuele vergaderingen (een goede tip: de meeste mensen lezen je dia’s niet en luisteren tegelijkertijd naar je).
Langere tijd in beeld zijn is een unieke vorm van uitputting. Stel richtlijnen op voor wanneer de camera aan- of uit moet staan. Ik ben een groot voorstander van de argumenten om je Zoom-camera uit te zetten tijdens grote, hybride vergaderingen.
Geef stemmen op afstand meer kracht
Er bestaat een oude opvatting dat het bijwonen van grote vergaderingen op locatie beter is voor je promotiekansen. Denk er daarom extra goed over na dat deze deelnemers binnen de organisatie niet zo zichtbaar zullen zijn als wanneer ze fysiek aanwezig waren. Als er een mogelijkheid is om het werk van een deelnemer op afstand extra onder de aandacht te brengen, doe dat dan!
Ik werkte vroeger bij een klein onderwijsbedrijf in Portland, Oregon, waar maandelijks hybride bijeenkomsten voor het hele bedrijf werden georganiseerd, geleid door de vicepresident Personeel en Prestaties.
Deze bijeenkomst was een ware jackpot voor de werkcultuur. Zij was samen met onze HR-manager zeer actief in het ontwikkelen van verschillende programma’s die bedoeld waren om de werknemerservaring te verbeteren. Al ruim vóór covid waardeerde deze organisatie haar medewerkers op afstand en zag zij hen als een belangrijke kans om het personeelsbestand diverser te maken.
Een van mijn favoriete programma’s die zij organiseerde heette “Zie iets, zeg iets”. Het bood de mogelijkheid om erkenning op gelijk niveau in te dienen voor iedereen binnen de organisatie. Het maakte deel uit van de teamcultuur om deze erkenningen schriftelijk in te dienen, zodat ze tijdens het gesprek aan iedereen konden worden voorgelezen.
Dit bedrijf had minder dan 80 medewerkers, dus het proces duurde ongeveer 10 minuten. Toch was het elke maand een zeer eenvoudige en leuke manier om specifieke prestaties te erkennen en het werk van anderen op een betekenisvolle manier meer onder de aandacht te brengen.
Het draait allemaal om faciliteren
Onthoud dat inclusieve vergaderingen volledig draaien om het waarborgen van gelijke en evenwichtige mogelijkheden voor deelname, het opbouwen van een gevoel van verbondenheid en het bevorderen van psychologische veiligheid wanneer we in groepen samenwerken.
Of je nu een reguliere teamvergadering, brainstormsessie of zelfs je volgende teambuildingsevenement of sociale bijeenkomst leidt, goede vaardigheden op het gebied van faciliteren leiden tot interacties van betere kwaliteit, creatievere ideeën en sterkere verbindingen.
Wil je betere vaardigheden op het gebied van faciliteren leren? Neem contact met me op via LinkedIn om meer te leren en overweeg een van deze cursussen voor vergadermanagement te volgen om efficiëntere, productievere en inclusievere vergaderingen te organiseren.
Enkele aanvullende bronnen om je te helpen inclusievere werkplekken te creëren:
- Ondersteun neurodiversiteit op de werkplek: een onaangeboorde talentenpool
- Hoe creëer je een organisatie die is gebaseerd op diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie (met Katie Zink van Social Construct Consulting)
- 3 manieren om mensen met onzichtbare beperkingen op de werkplek te ondersteunen
- Beste software voor het boeken van vergaderruimtes
