ADA en werken op afstand: uw rechten tegenover verplichtingen om terug te keren naar kantoor
Veel werknemers weten niet dat ze de Amerikaanse wet voor personen met een beperking (Americans with Disabilities Act, ADA) kunnen gebruiken om op basis van psychische aandoeningen thuiswerkaccommodaties (WFH) aan te vragen.
Deze kenniskloof kan het landschap van "Terug naar kantoor" (RTO) ingrijpend veranderen en zowel kansen als uitdagingen creëren voor werknemers en werkgevers.
In dit artikel bespreek ik wat de ADA vereist en hoe organisaties hun RTO-beleid mogelijk moeten aanpassen om hieraan te voldoen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is de ADA?
De Amerikaanse wet voor personen met een beperking (Americans with Disabilities Act, ADA) is een baanbrekende wet inzake burgerrechten die in 1990 werd ingevoerd en discriminatie van personen met een beperking op verschillende gebieden van het openbare leven moet voorkomen. Deze gebieden omvatten werkgelegenheid, vervoer, openbare voorzieningen, communicatie en toegang tot programma's en diensten van nationale en lokale overheden.
De ADA is bedoeld om ervoor te zorgen dat mensen met een beperking dezelfde rechten en kansen hebben als ieder ander, en bevordert gelijke deelname en inclusie in alle aspecten van de samenleving.
Door redelijke aanpassingen en wijzigingen verplicht te stellen, helpt de ADA belemmeringen weg te nemen en toegang tot werkomgevingen, openbare ruimten en diensten voor personen met een beperking te vergemakkelijken.
Wat houdt een redelijke aanpassing in?
Een redelijke aanpassing is elke wijziging of aanpassing aan een baan of werkomgeving die een gekwalificeerd persoon met een beperking in staat stelt essentiële werktaken uit te voeren of gelijke kansen op werk te genieten.
Op grond van de ADA zijn werkgevers verplicht redelijke aanpassingen te bieden, tenzij dit voor het bedrijf een onevenredige belasting zou vormen, gedefinieerd als aanzienlijke moeilijkheden of kosten.
Voorbeelden van redelijke aanpassingen zijn het toegankelijk maken van bestaande faciliteiten, het herstructureren van werktaken, het aanbieden van deeltijdse of aangepaste werktijden, het aanschaffen of aanpassen van apparatuur, het verstrekken van ondersteunende technologie en het toestaan van werken op afstand.
Het doel van redelijke aanpassingen is een ondersteunende en inclusieve werkplek te creëren waar personen met een beperking effectief en efficiënt kunnen bijdragen.
RTO-beleid en de ADA
De ADA verplicht werkgevers om redelijke aanpassingen te bieden aan werknemers met een beperking, waaronder psychische aandoeningen.
Keith Sonderling, commissaris bij de Amerikaanse Commissie voor Gelijke Kansen op Werk (EEOC), sprak onlangs met mij over het belang van inzicht in deze wettelijke bescherming.
Werkgevers moeten een interactief proces aangaan met werknemers die aanpassingen aanvragen vanwege psychische aandoeningen. Als bij een werknemer een psychisch probleem wordt vastgesteld, is de werkgever verplicht aanpassingen te overwegen, waaronder werken op afstand.
Tijdens de pandemie ervoeren veel werknemers een hogere productiviteit tijdens het thuiswerken en een betere balans tussen werk en privéleven. Zoals Sonderling aangeeft, bestaat er geen inherent wettelijk recht op werken op afstand. De EEOC heeft echter onlangs richtlijnen gepubliceerd over hoe het recht om op afstand te werken onder de ADA wordt beschermd wanneer dit een redelijke aanpassing voor een beperking is.
Brandalyn Bickner, woordvoerder van de EEOC, benadrukte in het najaar van 2023 dat het vereiste van “redelijke aanpassing” onder de ADA ook “het aanpassen van werkplekbeleid” omvat.
Dit kan inhouden dat werkgevers bepaalde toelatingscriteria laten vervallen of telewerkprogramma's aanpassen om werken op afstand voor werknemers met een beperking mogelijk te maken.
Juridische gevolgen
En de EEOC laat zijn tanden zien. In een baanbrekende juridische schikking stemde ISS Facility Services, Inc. in met een betaling van $47,500 om een klacht van de EEOC over vermeende schendingen van de ADA op te lossen. De zaak draaide om de weigering van het bedrijf om een werknemer met een beperking parttime op afstand te laten blijven werken.
In een ander voorbeeld diende de EEOC een klacht in tegen een bedrijf in Georgia wegens het ontslaan van een marketingmanager die drie dagen per week op afstand had willen werken om haar angstklachten te beheersen.
Bewustzijn van de ADA kan de dynamiek rond RTO-beleid veranderen
Ondanks het duidelijke wettelijke kader zijn maar weinig werknemers op de hoogte van hun rechten onder de ADA.
Aangezien de Wereldgezondheidsorganisatie schat dat wereldwijd 1 op de 8 mensen lijdt aan een psychische aandoening zoals angst, depressie of PTSS, is het duidelijk dat de huidige RTO-dynamiek aanzienlijk zou kunnen veranderen als meer werknemers hierover geïnformeerd waren.
Om met succes een WFH-aanpassing te kunnen claimen, hebben werknemers een formele diagnose van een bevoegde professional in de geestelijke gezondheidszorg nodig. Deze diagnose moet aangeven dat werken op afstand noodzakelijk is om hun aandoening te beheersen.
Zoals Sonderling uitlegt: "De ADA beschermt werknemers met psychische aandoeningen, maar vereist een legitieme diagnose en een gedocumenteerde behoefte aan de aanpassing."
Zodra een werknemer documentatie verstrekt, moeten werkgevers een interactief proces aangaan om een redelijke aanpassing te bepalen, waarbij volledig of gedeeltelijk werken op afstand mogelijk kan zijn.
Als consultant gespecialiseerd in RTO en hybride werken heb ik de zorgen van bedrijfsleiders over deze kwestie uit eerste hand waargenomen. Veel werkgevers staan te popelen om werknemers terug naar kantoor te halen, en ik heb mijn klanten geadviseerd hoe ze dat kunnen doen om samenwerking te bevorderen en wederzijds vertrouwen op te bouwen.
Ze moeten echter de wettelijke vereisten en de mogelijke toestroom van verzoeken om aanpassingen het hoofd bieden, vooral nu de kwesties rond aanpassingen voor psychische aandoeningen en de ADA steeds bekender worden.
Sonderling benadrukt het belang van training voor managers en HR-professionals om deze verzoeken correct af te handelen.
"Het is cruciaal dat werkgevers begrijpen dat ze verzoeken om aanpassingen vanwege psychische aandoeningen niet zonder meer naast zich neer kunnen leggen," zegt hij. "Het niet aangaan van het interactieve proces kan aanzienlijke juridische gevolgen hebben."
Gevolgen van de ADA voor RTO-mandaten
De gevolgen van de brede bekendheid met deze rechten zijn aanzienlijk. Als werknemers claims met betrekking tot hun geestelijke gezondheid gaan aanvoeren om thuiswerken af te dwingen, kan dat leiden tot een aanzienlijke toename van verzoeken om aanpassingen. Dit scenario vormt een uitdaging voor werkgevers, die hun RTO-beleid en -processen mogelijk moeten aanpassen.
"De ADA vereist individuele beoordelingen, en wat voor de ene werknemer werkt, werkt misschien niet voor een andere," zegt Sonderling. “Werkgevers moeten deze verzoeken zorgvuldig behandelen om discriminatie te voorkomen en naleving van de wet te waarborgen."
De behoefte aan evenwicht
Voor werkgevers ligt de sleutel tot het beheersen van deze complexe kwestie in een evenwichtige aanpak. Hoewel samenwerking op locatie onmiskenbare voordelen biedt, zoals betere communicatie en een hechter team, is het tegemoetkomen aan de behoeften van werknemers op het gebied van geestelijke gezondheid essentieel om juridische aansprakelijkheid te voorkomen.
Werkgevers moeten duidelijk en consistent beleid ontwikkelen voor het afhandelen van verzoeken om aanpassingen en ervoor zorgen dat ze de benodigde technologie ter ondersteuning van werken op afstand blijven inzetten. Dit omvat het aanbieden van training aan managers, zodat zij legitieme problemen op het gebied van geestelijke gezondheid kunnen herkennen en de wettelijke vereisten begrijpen.
Daarnaast kunnen werkgevers creatieve oplossingen verkennen om werken op afstand in balans te brengen met verwachtingen rond werken op kantoor. Dit kan bestaan uit hybride werkschema's, flexibele werktijden of aangewezen rustige ruimtes op kantoor voor werknemers met angstklachten.
Nu de werkplek zich verder ontwikkelt, blijft de wisselwerking tussen aanpassingen voor psychische aandoeningen en werken op afstand een kritieke kwestie. Werkgevers hebben de wettelijke verplichting om hun personeel te informeren over hun rechten onder de ADA, en ze moeten voorbereid zijn om tegemoet te komen aan legitieme behoeften op het gebied van geestelijke gezondheid en tegelijkertijd de operationele efficiëntie te handhaven.
Voor leiders ligt de uitdaging erin een inclusieve werkomgeving te creëren die de geestelijke gezondheid ondersteunt zonder de voordelen van samenwerking op locatie op te offeren.
