Asynchroon werken: gids met beste werkwijzen
Als je ooit hebt geprobeerd persoonlijke en professionele verplichtingen te combineren, contact te houden met collega’s in verschillende tijdzones, of simpelweg hebt gemerkt dat er niet genoeg uren in een dag zitten om alle teamvergaderingen in te plannen die je schijnbaar moet houden, dan kan asynchroon werken de tegenhanger zijn die je zoekt voor je huidige chaos.
Maar hoe stap je af van een cultuur van nu en de verleiding van “korte check-ins” om elk klein probleem te bespreken dat zich tijdens de werkdag voordoet?
Hier bespreek ik de voordelen van asynchroon werken, de uitdagingen en best practices om deze uitdagingen te overwinnen en asynchrone communicatie binnen je organisatie te optimaliseren.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is asynchroon werken?
Asynchroon werken verwijst naar een communicatiestijl die plaatsvindt wanneer twee mensen niet persoonlijk of op hetzelfde moment met elkaar communiceren. In tegenstelling tot synchrone communicatie, die persoonlijk, via videogesprekken of via live audio plaatsvindt, gebeurt asynchrone communicatie niet in realtime.
Voorbeelden van asynchrone communicatie zijn:
- Vooraf opgenomen videoberichten (zoals Loom)
- Vooraf opgenomen audioberichten
- Schriftelijke correspondentie waarbij geen onmiddellijke reactie wordt verwacht (dit kan gelden voor e-mails, chatberichten of sms-berichten, afhankelijk van hoe je bedrijf deze hulpmiddelen gebruikt)
- Meer formele documentatie (bijv. beleid, memo’s, presentaties of artikelen.)
- Feedback in gedeelde werkruimten zoals Google Docs of Adobe Xd.
Zelfs wanneer we in een 100% fysieke werkomgeving werken, zal een deel van ons werk waarschijnlijk asynchroon verlopen.
Voordelen van asynchroon werken
Om te beginnen bespreken we de voordelen van asynchroon werken, zodat je kunt begrijpen hoe een overstap naar een asynchrone werkwijze je organisatie kan helpen.
Hogere productiviteit
Wie van ons in de gemeenschap van peoplemanagers—of eigenlijk kenniswerkers in het algemeen—is niet gewend aan een dagelijkse agenda die van 9 of 10 uur ’s ochtends tot 5 of 6 uur ’s avonds volgepland staat met vergaderingen?
Er zijn misschien hier en daar kleine tijdsblokken tussen Zoom-vergaderingen waarin we ons echte werk proberen te doen, terwijl we ondertussen een bijna constante stroom meldingen en piepjes verwerken. Maar realistisch gezien werkt die aanpak niet. Alleen al het wisselen tussen contexten is slopend.
Omdat we overdag niet genoeg waardevolle tijd hebben om taken uit te voeren die concentratie vereisen, merken we dat we extra uren werken of tijdens andere vergaderingen multitasken om alles gedaan te krijgen.
Stel je nu voor dat je deel uitmaakt van een asynchrone werkcultuur:
- Veel van de routinematige statusvergaderingen in je agenda veranderen in voortgangsrapporten die je op je gemak kunt lezen.
- Je vraagt niet langer automatisch om een vergadering of stuurt iemand een bericht wanneer je een vraag hebt. In plaats daarvan bekijk je bestaande documentatie en schrijf je, als die geen antwoord oplevert, een doordacht bericht dat je helpt je ideeën te formuleren en de ontvanger de gelegenheid geeft om op zijn beurt zorgvuldig te reageren.
- Je agenda ziet er een stuk leger uit. Je vervangt de vergadertijd door gerichte werkblokken die helpen bij het afronden van analytische of creatieve taken.
Meer flexibiliteit
Als je niet langer beperkt wordt doordat je op een specifiek tijdstip beschikbaar moet zijn, opent dat een hele nieuwe wereld aan mogelijkheden voor een goede werk-privébalans.
Wanneer je in verschillende tijdzones werkt, kun je bepalen welke uren algemeen beschikbaar zijn voor synchrone samenwerking en afspreken om alleen tijdens die tijdsblokken vergaderingen in te plannen.
Plotseling kan je agenda beschikbare tijdsblokken bevatten die je kunt reserveren voor diepgaand werk of kunt gebruiken om persoonlijke verplichtingen af te handelen, zelfs als dat tijdens de gebruikelijke werkdag is.
Een asynchrone werkomgeving geeft je de vrijheid om te kiezen wanneer je werkt en vanaf welke locatie, zolang je je werk gedaan krijgt en redelijk beschikbaar blijft om vragen van teamleden te beantwoorden.
Vanuit het perspectief van een werkgever is flexibel werken een belangrijke drijfveer voor het aantrekken en behouden van talent.
Inclusiviteit
Met flexibel werken komt inclusiviteit. Nu je niet langer specifieke uren op locatie of “op kantoor” voorschrijft, kun je een diversere groep talenten aantrekken. Dit kunnen mensen zijn die:
- Verantwoordelijkheden voor de zorg voor afhankelijke personen hebben
- Een beperking hebben
- Een sociaaleconomische status hebben waarbij het voordelig is om te besparen op woon-werkverkeer, maaltijdkosten en/of kosten voor kleding
- Een diverse achtergrond hebben en vatbaarder zijn voor microagressies in een omgeving waar men fysiek samenwerkt.
- Meer introverte persoonlijkheidstypen zijn die synchrone communicatie lastig vinden.
5 uitdagingen van asynchroon werken en hoe je ze kunt overwinnen
Het is duidelijk dat asynchroon werken niet 24/7 rozengeur en maneschijn is, anders zou onze samenleving al veel eerder op grote schaal zijn overgestapt op werken op afstand, hybride werken en andere flexibele werkregelingen, ruim vóór de pandemie.
In dit gedeelte bespreken we enkele van de belangrijkste uitdagingen die samenhangen met asynchroon werken, plus enkele mogelijke oplossingen om ze te overwinnen.
Uitdagingen op het gebied van communicatie
Velen zullen het ermee eens zijn dat synchroon werken in sommige gevallen de voorkeur heeft boven asynchroon werken — er is een reden waarom we belangrijke gesprekken doorgaans bewaren voor momenten waarop we tegenover elkaar zitten, of waarom online woede-uitbarstingen zo gemakkelijk lijken te ontstaan.
Wanneer je persoonlijk of zelfs live via video communiceert, kun je veel contextuele aanwijzingen oppikken die je helpen om boodschappen effectiever over te brengen en te ontvangen. Lichaamstaal, intonatie en de toon van je stem kunnen een rol spelen in de manier waarop je de inhoud van deze communicatie interpreteert.
Die kennis ontbreekt wanneer je asynchroon communiceert, wat soms tot miscommunicatie kan leiden. Het kan ook meer tijd kosten om een boodschap asynchroon over te brengen.
Misschien vraag je je af waarom je de moeite zou nemen om iets op te schrijven als je ook gewoon een Zoom-gesprek kunt beginnen. Je maakt je misschien ook zorgen dat je niet op tijd antwoord krijgt.
Hoe je uitdagingen op het gebied van asynchrone communicatie kunt aanpakken
Hier zijn enkele strategieën om te overwegen bij het omgaan met uitdagingen op het gebied van asynchrone communicatie:
- Investeer in geschikte communicatietools. Zorg ervoor dat je je technologiestack voor communicatie zorgvuldig selecteert op basis van je organisatiedoelen. Nog belangrijker: zorg ervoor dat je protocollen vastlegt voor het gebruik van die HR-technologiestack, zodat iedereen de verschillende communicatiekanalen en het gebruik ervan begrijpt.
Duidelijke en consistente richtlijnen = minder tijd kwijt aan het zoeken naar informatie. Op deze manier begin je al de voordelen van asynchroon werken te zien. Informatie zit niet langer alleen in het hoofd van mensen, maar is voor iedereen toegankelijk.
- Richt je op kwaliteit, niet op kwantiteit. Ga na welke soorten gesprekken het meeste baat hebben bij realtimecommunicatie en beperk vergaderingen tot dat soort interacties. Zo hebben teams op afstand bijvoorbeeld mogelijk geen vergadering nodig voor een projectstatusupdate, maar kan het wel verstandig zijn om een 1-op-1-gesprek met je direct ondergeschikte te behouden om een sterke relatie op te bouwen en vertrouwen te creëren.
- Stel redelijke organisatiebrede of teamoverstijgende verwachtingen voor passende reactietijden. Als mensen niet het gevoel hebben dat ze onmiddellijk op berichten moeten reageren, vermindert dat stress en helpt het hen zich te concentreren op hun belangrijkste taken. Het maakt het ook waarschijnlijker dat ze doordacht reageren, in plaats van terloops tijdens andere vergaderingen.
- Communiceer regelmatig via meerdere kanalen. Dit is noodzakelijk voor synchrone én asynchrone organisaties, maar het is de moeite waard om te benadrukken dat bedrijfsupdates, wanneer er minder tijd gezamenlijk wordt doorgebracht, regelmatig moeten worden gecommuniceerd en via meerdere kanalen moeten worden gedeeld, met bijbehorende archieven om ze terug te kunnen lezen.
Houd er ook rekening mee dat een asynchroon werkmodel voor sommige mensen, zoals neurodivergente mensen, gemakkelijker kan zijn omdat het de noodzaak vermindert om sociale signalen te interpreteren.
Uitdagingen op het gebied van verantwoordelijkheid
Naast de directe communicatie-uitdagingen bestaat de perceptie dat werken op afstand, of asynchroon werken, de verantwoordelijkheid ondermijnt.
Managers en werknemers kunnen prestaties niet langer beoordelen op basis van wie als eerste op kantoor is en als laatste vertrekt, waardoor het verleidelijk wordt om als alternatief te meten hoe vaak werknemers op afstand online zijn via chat.
Nee, nee, nee, nee, nee.
Het invoeren van hulpmiddelen voor toezicht op werken op afstand is de snelste manier om vertrouwen af te breken en je strategie voor het aantrekken van talent volledig te ondermijnen. Bovendien is het geen echte maatstaf voor productiviteit.
Hoe je uitdagingen op het gebied van verantwoordelijkheid kunt aanpakken
Hier zijn enkele alternatieve manieren om de verantwoordelijkheid en betrokkenheid van werknemers te beoordelen:
- Documenteer, documenteer, documenteer. Om ervoor te zorgen dat je bedrijf succesvol asynchroon kan werken, is het cruciaal om binnen de hele organisatie een cultuur van transparantie te omarmen.
Van asynchrone medewerkers kan niet worden verwacht dat ze leren door observatie, omdat ze minder tijd op dezelfde locatie doorbrengen. In plaats daarvan moet je duidelijk voor hen uiteenzetten wat het betekent om succesvol te zijn. Dit omvat het definiëren van de resultaten waarvoor ze verantwoordelijk zijn, niet hoeveel tijd ze aan hun bureau doorbrengen.
- Stem de prestatieverwachtingen voor medewerkers af op de organisatiedoelen. Het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden verkleint niet alleen de kans op dubbel werk, maar vergroot ook de motivatie van medewerkers.
Betrokken medewerkers zien hoe hun dagelijkse werk bijdraagt aan wat het bedrijf probeert te bereiken en zijn daardoor minder vatbaar voor een burn-out. Psst: het maakt ze ook productiever.
- Gebruik projectmanagementtools en workflows om de voortgang ten opzichte van doelen te volgen. Leg de verantwoordelijkheid bij medewerkers om hun prestaties te meten door te investeren in de juiste asynchrone samenwerkingstools. Bonuspunten: iedereen binnen het bedrijf weet wat er met je projecten gebeurt, dus je hebt minder terugkerende statusvergaderingen nodig 😎.
Uitdagingen op het gebied van teamverbondenheid
Een andere veelgehoorde klacht over asynchrone teams is dat het moeilijker wordt om sterke relaties op te bouwen met collega’s die je nog niet hebt ontmoet of met wie je maar zelden persoonlijk tijd doorbrengt.
Synchroon werken dwingt ons om interpersoonlijke relaties te ontwikkelen, waardoor sneller vertrouwen ontstaat en de samenwerking verbetert.
Sommige leiders stellen bovendien dat we de creatieve inspiratie verliezen die wordt opgewekt door een informeel praatje bij de waterkoeler.
Hoe je uitdagingen op het gebied van teamverbondenheid aanpakt
Uitdagingen op het gebied van teamverbondenheid zijn niet onoverkomelijk in een omgeving waarin asynchroon werken vooropstaat—ze vragen simpelweg om enige inspanning vooraf om ze op te lossen. Hier zijn enkele strategieën die goed werkten voor mijn team:
- Creëer een eersteklas onboardingervaring. Een goede onboarding is iets moois. Het versterkt de betrokkenheid en het behoud van medewerkers tijdens de cruciale eerste maanden in hun functie, verkort de inwerktijd zodat productiviteit sneller wordt bereikt en biedt een goede manier om eerlijke feedback te verzamelen over hoe leidinggevenden hun aanpak kunnen verbeteren.
In een asynchrone omgeving is onboarding het cadeau dat blijft geven. Wijs uit elke afdeling één persoon aan (liefst bij toerbeurt, zodat iedereen aan bod komt) die verantwoordelijk is voor het actueel en relevant houden van onboardingmateriaal en ervoor zorgt dat dit deel uitmaakt van een voortdurende feedbackcyclus in samenwerking met het personeelsteam.
Gerelateerd artikel: Zo schrijf je een 30-, 60- en 90-dagenplan voor de onboarding van je organisatie + sjabloon
- Investeer in de ontwikkeling van sterke managers. Onderschat in een asynchrone omgeving niet de kracht van een terugkerende 1-op-1-overlegcultuur om verbinding te bevorderen, communicatie te faciliteren en de betrokkenheid van medewerkers op peil te houden. Onderzoek heeft aangetoond dat middelmanagers essentieel zijn voor de mentale gezondheid van een organisatie—verwaarloos ze op eigen risico!
Gerelateerd artikel: Zo ondersteun je nieuwe managers met een personeelspartnerprogramma
- Stimuleer (optionele) mogelijkheden voor verbinding. Ontdek wat medewerkers nodig hebben om verbonden te blijven en kom dat vervolgens na. Misschien gaat het om een kwartaalbijeenkomst op locatie, een reeks leuke Slack-kanalen of optionele “kantoortijden” om over niet-werkgerelateerde zaken te praten.
Een belangrijke kanttekening: als deze activiteiten echt optioneel zijn, zorg er dan voor dat medewerkers geen verborgen nadelen ondervinden wanneer ze niet deelnemen.
Uitdagingen bij besluitvorming
Besluitvorming kan ook ingewikkeld zijn in een asynchrone omgeving—hoe zorg je ervoor dat de juiste mensen hun input leveren om tijdig kwalitatieve beslissingen te nemen, vooral wanneer je niet de mogelijkheid hebt om een vergaderruimte te bemachtigen om het probleem op een whiteboard uit te werken?
Hoe je uitdagingen bij besluitvorming aanpakt
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, kan asynchrone besluitvorming tot betere resultaten leiden dan een traditionele brainstormsessie.
Als je het probleem goed formuleert en de juiste mensen erbij betrekt, kan asynchrone besluitvorming daadwerkelijk creativiteit stimuleren en groepsdenken tegengaan.
Denk er eens over na: tijdens een synchrone vergadering bepaalt de luidste (of meest senior) stem in de ruimte vaak de uitkomst.
Ondanks je beste inspanningen om de vergadering zo inclusief mogelijk te maken, kunnen andere deelnemers te geïntimideerd zijn om zich uit te spreken, of kan hun persoonlijkheidstype vereisen dat ze extra tijd nemen om informatie te verwerken voordat ze zich op hun gemak voelen om een mening te geven.
Het invoeren van een schrijfcultuur binnen je organisatie stroomlijnt het besluitvormingsproces. Het moedigt mensen aan om:
- Het probleem beknopt samen te vatten
- Mogelijke oplossingen te onderzoeken
- Een oplossing aan te bevelen op basis van empirisch bewijs en hun eigen ervaring
- Uiteenlopende perspectieven te verzamelen om de aanbeveling te bevestigen of te weerleggen.
Gerelateerde artikelen:
Vertragingen bij de goedkeuring en voltooiing van documenten
Vertragingen bij het laten goedkeuren en ondertekenen van documenten zijn een veelvoorkomend probleem in asynchrone werkomgevingen, vooral wanneer teamleden verspreid zijn over verschillende tijdzones of uiteenlopende werkschema’s hebben.
Wachten op handtekeningen kan de voortgang vertragen, knelpunten veroorzaken en de algehele productiviteit schaden. Zonder realtime samenwerking kunnen deze vertragingen zich opstapelen en belangrijke projecten of overeenkomsten tot stilstand brengen.
Hoe je vertragingen bij de goedkeuring en voltooiing van documenten kunt tegengaan
- Software voor elektronische handtekeningen kan helpen doordat mensen documenten kunnen ondertekenen wanneer het hun uitkomt. Zo wordt het proces versneld en blijft alles doorgaan, zelfs bij verschillen in tijdzones.
- Gebruik geautomatiseerde herinneringen om ondertekenaars op de hoogte te stellen wanneer hun goedkeuring nodig is. Zo verklein je de kans op vertragingen door vergeetachtigheid of gemiste e-mails.
- Implementeer duidelijke werkstromen waarin wordt vastgelegd wie documenten moet goedkeuren of ondertekenen. Zo weet iedereen wat zijn of haar rol in het proces is, waardoor verwarring en tijdverlies tot een minimum worden beperkt.
- Sla documenten op in een gecentraliseerd systeem in de cloud waar teamleden ze op elk moment eenvoudig kunnen openen en bekijken. Zo voorkom je vertragingen door het zoeken naar bestanden.
- Stel deadlines vast voor goedkeuringen en handtekeningen om urgentie te creëren en het documentgoedkeuringsproces op schema te houden.
- Bied mobielvriendelijke opties voor het ondertekenen van documenten, zodat teamleden documenten overal kunnen goedkeuren, ook wanneer ze niet achter hun bureau zitten.
Neem deel aan het gesprek
Zoals je hopelijk hebt ingezien, zijn er veel voordelen te behalen met het invoeren van een meer asynchrone werkcultuur.
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People om op de hoogte te blijven van asynchroon werken en andere belangrijke onderwerpen op het gebied van mensen en cultuur.
