Hoe kiest u software voor interne communicatie?

1. Flexibiliteit van het abonnement

Dankzij flexibiliteit van het abonnement kun je je abonnement aanpassen wanneer je behoeften veranderen. Dit is belangrijk omdat je team kan groeien of veranderen en je niet wilt vastzitten aan een abonnement dat niet langer geschikt is. Zoek naar aanbieders die eenvoudige upgrades of downgrades zonder boetes aanbieden. Vraag tijdens demo's hoe veranderingen in de teamgrootte de prijs en functies beïnvloeden.

2. Gegevenstoegang en rapportage

Gegevenstoegang en rapportage helpen je de effectiviteit van communicatie en de betrokkenheid van je team te volgen. Je hebt tools nodig die duidelijke, aanpasbare rapporten bieden waarin je kunt zien wat wel en niet werkt. Vermijd software die gegevens achter ingewikkelde processen verbergt. Test de rapportagefuncties tijdens proefperiodes door voorbeeldrapporten te genereren en de relevantie ervan te controleren.

3. Integratie met je technologiestack

Integratie met bestaande tools zorgt voor een soepele workflow en consistente gegevens. Het gaat erom dat de software verbinding kan maken met tools die je al gebruikt, zoals agenda's of apps voor projectmanagement. Vraag tijdens demo's naar integraties en vraag leveranciers om voorbeelden. Probeer de software tijdens een proefperiode te verbinden met een van je huidige tools.

4. Introductie en ondersteuning

Een effectieve introductie en goede ondersteuning kunnen de ervaring van je team met nieuwe software maken of breken. Je wilt een aanbieder die uitgebreide training en snelle ondersteuning biedt. Vraag tijdens het besluitvormingsproces naar trainingsmiddelen en responstijden van de ondersteuning. Test hun ondersteuning door contact op te nemen met een vraag, zodat je ziet hoe snel ze reageren.

5. Rolgebaseerde machtigingen

Met rolgebaseerde machtigingen bepaal je wie wat binnen de software kan zien. Dit is essentieel om de beveiliging te handhaven en ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie. Zoek naar tools waarmee je machtigingen eenvoudig kunt instellen en aanpassen. Bekijk tijdens een demo hoe machtigingen worden toegewezen en beheerd.

6. Aanpassingsmogelijkheden

Met aanpassingsmogelijkheden kun je de software afstemmen op de unieke behoeften van je team. Dit kan betekenen dat je gebruikersinterfaces aanpast of specifieke voorkeuren voor meldingen instelt. Kies software die een breed scala aan aanpassingsinstellingen biedt. Experimenteer tijdens proefperiodes met de aanpassingsfuncties om te zien hoe ze in je workflow passen.

7. Automatiseringsfuncties

Automatiseringsfuncties besparen tijd door repetitieve taken af te handelen. Zo kan het automatiseren van herinneringen of routinematige updates tijd vrijmaken voor belangrijker werk. Zoek naar hulpmiddelen die praktische automatiseringsopties bieden die aansluiten op je processen. Test dit door tijdens een demonstratie een geautomatiseerde taak in te stellen.

8. Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties

Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties zorgt ervoor dat je team effectief kan communiceren, ongeacht waar de teamleden zich bevinden. Dit is vooral belangrijk als je medewerkers op afstand hebt of meerdere kantoren. Controleer of de software robuuste mobiele apps of toegang via het web biedt. Test de mobiele app tijdens een proefperiode om er zeker van te zijn dat deze gebruiksvriendelijk en betrouwbaar is.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select oneExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy

This field is hidden when viewing the form

Job title

This field is hidden when viewing the form

Department

Select an optionExecutive LeadershipOperationsPeople & CultureTechnologyFinanceMarketingSales & Business DevelopmentProduct & InnovationCustomer SuccessLegal & ComplianceOther

This field is hidden when viewing the form

Company size

Select an option1–5051–200201–1,0001,001–5,0005,001–10,00010,000+

This field is hidden when viewing the form

Industry

Select an optionTechnology / SoftwareProfessional Services / ConsultingFinancial ServicesHealthcare & Life SciencesManufacturing & IndustrialRetail & Consumer GoodsMedia & CommunicationsGovernment & Public SectorEducationNonprofit / NGOEnergy & UtilitiesOther

This field is hidden when viewing the form

Company website

This field is hidden when viewing the form

Reg Wall Module

InlineBottom BarFooterLanding PagePop UpSidebarSSO

Hoe kies je software voor interne communicatie: een raamwerk in 5 stappen

Bij het kiezen van de juiste software voor interne communicatie is het belangrijk om de specifieke behoeften van je team te begrijpen en opties te beoordelen die aan die vereisten voldoen. Door je te richten op de belangrijkste functionaliteiten en de manier waarop deze aansluiten op je doelen, kun je een weloverwogen keuze maken. Hier is een eenvoudige stapsgewijze handleiding die je door het proces helpt:

Stap 1: Bepaal je behoeften

Begin met inzicht te krijgen in wat je team nodig heeft van software voor interne communicatie. Zo verzamel je inzichten van belangrijke belanghebbenden, breng je huidige uitdagingen in kaart en stem je je behoeften af op bredere doelen:

Verzamel inbreng van belanghebbenden

Praat met mensen van HR, IT en het management om een volledig beeld te krijgen van de communicatiebehoeften van je team. Medewerkers kunnen inzicht geven in dagelijkse uitdagingen. Maak een lijst van wie je erbij moet betrekken en plan korte gesprekken of enquêtes om hun mening te verzamelen.

Breng pijnpunten in kaart en stel prioriteiten

Bepaal wat er niet goed werkt met je huidige systeem. Misschien raken berichten zoek of zijn de reactietijden traag. Maak een lijst van deze problemen en rangschik ze op impact. Zo kun je je richten op wat als eerste moet worden opgelost.

Stem af op intern beleid

Controleer hoe je behoeften aansluiten op het bedrijfsbeleid en de nalevingsvereisten. Houd rekening met voorkeuren voor leveranciers en beveiligingsprotocollen. Zorg ervoor dat de software de privacywetgeving of sectorspecifieke regelgeving ondersteunt, indien van toepassing.

Maak onderscheid tussen onmisbare functies en extra functies

Maak onderscheid tussen functies waar je niet zonder kunt en functies die gewoon prettig zijn om te hebben. Onmisbare functies kunnen mobiele toegang of integratie met bestaande hulpmiddelen omvatten. Maak twee lijsten om je evaluatieproces te sturen.

Stel deze vragen:

• Welke klachten of obstakels komen het vaakst naar voren?
• In welke behoeften wordt momenteel niet voorzien?
• Welke functies zouden je 3 belangrijkste pijnpunten oplossen?
• Welke ROI verwacht je van deze investering?
• Hoe past de software bij onze beveiligings- en nalevingsbehoeften?

Stap 2: Onderzoek leveranciers van software voor interne communicatie

Onderzoek en beoordeel leveranciers van software voor interne communicatie door grondige vergelijkingen uit te voeren en belangrijke onderscheidende factoren vast te stellen:

Voer een globale leveranciersverkenning uit

Begin met het bekijken van beoordelingssites, ranglijsten en casestudy's om een beeld te krijgen van wat verschillende leveranciers bieden. Let op trends in feedback van gebruikers en noteer terugkerende thema's. Zo kun je vaststellen welke leveranciers consequent aan de verwachtingen van gebruikers voldoen.

Vergelijk op basis van bedrijfsbehoeften

Houd rekening met de mate waarin elk hulpmiddel aansluit op de omvang en behoeften van je bedrijf. Sommige hulpmiddelen zijn beter geschikt voor kleine teams, terwijl andere zich richten op grotere ondernemingen. Bepaal of je oplossingen wilt uitbesteden of intern wilt ontwikkelen. Maak een lijst van leveranciers die aan je criteria voldoen.

Bepaal de belangrijkste onderscheidende factoren

Richt je op wat elke leverancier onderscheidt. Kijk naar factoren zoals implementatieondersteuning, gebruikerservaring en flexibiliteit voor nichetoepassingen. Beoordeel hoe elke leverancier omgaat met unieke uitdagingen waarmee je team te maken kan krijgen. Leg deze onderscheidende kenmerken vast, zodat je ze later eenvoudig kunt vergelijken.

Documenteer je bevindingen

Houd je onderzoek bij door je bevindingen te documenteren. Maak een spreadsheet of document met kolommen voor de naam van de leverancier, belangrijke functies, onderscheidende kenmerken en andere relevante informatie. Dit helpt je een weloverwogen beslissing te nemen.

Stel deze vragen:

• Waar is elke tool het beste in?
• Past de tool bij de omvang van je team, je budget en je technologiestack?
• Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
• Hoe gaat de tool om met integratie met bestaande tools?
• Wat zeggen gebruikersreviews over het gebruiksgemak?

Topsoftware voor interne communicatie om te overwegen

Hier is mijn lijst met de 10 beste beschikbare opties voor interne communicatiesoftware, om je op weg te helpen met je zoektocht:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Haystack — Het beste voor snelle updates aan het hele bedrijf
2. 2. Motivosity — Het beste voor communicatie rond erkenning
3. 3. ThoughtFarmer — Het beste voor compliance en beveiligingscontroles
4. 4. Hub — Beste intranet voor werknemerscommunicatie voor mkb-bedrijven
5. 5. Connecteam — Het beste voor mobielgerichte communicatie met bureauloze werknemers
6. 6. Axero — Beste intranetplatform voor communicatie en AI-kennisbeheer
7. 7. Yodeck — Het meest geschikt voor het weergeven van bedrijfsupdates
8. 8. Zoom — Het beste voor videovergaderingen van hoge kwaliteit
9. 9. Workvivo — Het beste met AI-tools voor betrokkenheid en sentiment
10. 10. Blink — Ideaal om medewerkers zonder vaste werkplek te bereiken

Stap 3: Maak een shortlist van software voor interne communicatie en neem contact op

Beperk je leveranciersopties en ga in gesprek met potentiële partners door deze stappen te volgen:

Maak een shortlist van leveranciers

Selecteer op basis van je eerdere onderzoek 2-4 leveranciers die het beste aan je behoeften voldoen. Richt je op leveranciers die aansluiten bij de omvang van je team, je budget en je vereisten voor functies. Met deze shortlist kun je je inspanningen richten op de meest veelbelovende kandidaten.

Stuur een RFI of RFP

Overweeg een verzoek om informatie (RFI) of een RFP voor interne communicatiesoftware te versturen om gedetailleerde informatie te verzamelen. Dit is nuttig wanneer je meer details over hun aanbod nodig hebt. Met een RFP kunnen leveranciers oplossingen op maat voorstellen die aansluiten bij je unieke vereisten.

Plan demo's en stel vragen

Plan demo's met elke leverancier op je shortlist. Gebruik deze gelegenheid om de software in actie te zien en gerichte vragen te stellen. Bereid een lijst met vragen voor over functies, gebruikerservaring en ondersteuning. Zo kun je inschatten hoe goed de software bij je behoeften past.

Gebruik consistente evaluatiecriteria

Pas bij alle leveranciers dezelfde evaluatiecriteria toe. Dit zorgt voor een eerlijke vergelijking en helpt je een weloverwogen beslissing te nemen. Maak een checklist of scorekaart om bij te houden hoe elke leverancier presteert ten opzichte van je vereisten.

Stel deze vragen:

• Kun je me meenemen in een echt klantverhaal dat vergelijkbaar is met het onze?
• Welke ondersteunings- of introductiemiddelen bieden jullie aan?
• Voor welke functies is een upgrade nodig?
• Hoe gaat jullie software om met integratie met bestaande systemen?
• Wat zijn de gebruikelijke doorlooptijden voor de implementatie?

Stap 4: Stel de businesscase op

Zet je onderzoek naar leveranciers om in een overtuigende businesscase die je managementteam begrijpt en ondersteunt:

Vat knelpunten en resultaten samen

Beschrijf duidelijk met welke knelpunten je team momenteel te maken heeft en welke resultaten je verwacht van de implementatie van nieuwe software. Benadruk hoe deze veranderingen de communicatie en productiviteit zullen verbeteren. Gebruik specifieke voorbeelden om de waarde aan te tonen, zoals minder e-mailchaos of snellere besluitvorming.

Kostenramingen en tijdlijnen

Verzamel basisramingen van de kosten en implementatietijdlijnen bij leveranciers. Presenteer deze gegevens duidelijk om de financiële verplichting die ermee gemoeid is aan te tonen. Je kunt prijsinformatie over software voor interne communicatie vinden op de websites van leveranciers of door offertes aan te vragen. Neem een tijdlijn voor de implementatie op om realistische verwachtingen te scheppen.

ROI en risico's toelichten

Leg het rendement op de investering (ROI) uit door te wijzen op efficiëntiewinsten en financiële voordelen van tools voor interne communicatie. Bespreek wat je team dreigt te verliezen als de software niet wordt geïmplementeerd, zoals aanhoudende inefficiënties of gemiste kansen. Laat zien hoe de juiste software deze risico's kan beperken en positieve verandering kan stimuleren.

Stel deze vragen:

• Welk bedrijfsprobleem zal dit oplossen?
• Wat zijn de risico's van niets doen?
• Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
• Hoe zal deze software de productiviteit van het team verbeteren?
• Wat zijn de mogelijke kostenbesparingen of omzetstijgingen?

Stap 5: Implementeer je software voor interne communicatie en leid je gebruikers in

Voer een soepel introductieproces uit met de door jou gekozen software voor interne communicatie door deze stappen te volgen:

Communiceer het uitrolplan

Breng het uitrolplan duidelijk in kaart voor alle gebruikers. Deel tijdlijnen, belangrijke mijlpalen en wat elke fase inhoudt. Gebruik e-mails, vergaderingen of interne nieuwsbrieven om ervoor te zorgen dat iedereen het proces begrijpt. Zorg ervoor dat gebruikers weten wat ze kunnen verwachten en wanneer.

Wijs interne verantwoordelijken aan

Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen aan voor de implementatie van de software. Deze personen coördineren de uitrol en behandelen vragen of problemen. Kies mensen die zowel de software als de behoeften van je team begrijpen. Dit zorgt voor een soepele overgang en een snelle oplossing van problemen.

Zorg voor consistente training

Zorg ervoor dat alle teams de training voltooien en de tool consistent gebruiken. Geef toegang tot trainingsmateriaal van de leverancier en plan sessies voor praktijkgericht leren. Houd de deelname bij en neem contact op met teams die extra hulp nodig hebben. Dit bevordert uniform gebruik binnen de organisatie.

Creëer feedbacklussen

Stel tijdens de uitrol feedbacklussen in om input van gebruikers te verzamelen. Moedig teams aan om hun ervaringen en eventuele uitdagingen te delen. Gebruik hulpmiddelen van de leverancier om deze problemen aan te pakken en het implementatieproces te verbeteren. Regelmatige feedback helpt het gebruik van de software te verfijnen en verhoogt de tevredenheid van gebruikers.

Stel deze vragen:

• Wat is het verandermanagementplan?
• Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
• Hoe houd je het vroege succes bij?
• Welke trainingsmiddelen zijn beschikbaar?
• Hoe wordt feedback van gebruikers verzameld en opgevolgd?

Wat nu:

Als je bezig bent met het onderzoeken van software voor interne communicatie, neem dan contact op met een SoftwareSelect-adviseur voor gratis aanbevelingen.

Je vult een formulier in en voert een kort gesprek waarin ze ingaan op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Vervolgens ontvang je een shortlist van software om te bekijken. Ze ondersteunen je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.