Verplicht terug naar kantoor: een vergissing of goed voor het bedrijf?

Er was slechts één probleem: nadat ze een uur onderweg was geweest naar kantoor, kwam ze erachter dat de vergadering was uitgesteld omdat een belangrijke deelnemer niet aanwezig kon zijn. 

Dit verhaal op zichzelf is geen groot probleem als het om een op zichzelf staand incident gaat of als werkgevers enige flexibiliteit bieden om de verloren thuiswerkdag te compenseren, iets wat zij, net als zoveel andere werknemers in de kenniseconomie, zeer waardeert. 

Maar het wijst wel op grotere problemen rond normen, verwachtingen voor aanwezigheid op kantoor en beste praktijken voor hybride werkmodellen, wat nu slechts een van de drie opties is waarover een bedrijf beschikt. 

“Dat is respectloos en het is het soort respectloosheid dat een wig drijft tussen mensen en hun werk,” zegt Jan van der Hoop, president van Fit First Technologies, een platform voor het koppelen van talent dat zich richt op een goede match tussen werknemer en functie. “De organisatie moet luisteren en zeggen dat we enkele basisregels nodig hebben rond hoe vaak we samenkomen en met welk doel. Als we een bepaald aantal dagen per week of maand samenkomen, laten we dan afspreken welke dagen dat zullen zijn, zodat we allemaal komen opdagen en weten wat we daar moeten bereiken.”

De drang om terug te keren naar kantoor en te functioneren zoals bedrijven dat vóór de pandemie deden, was onvermijdelijk, al was het maar omdat de ongelooflijk dure commerciële vastgoedruimtes waarin bedrijven hadden geïnvesteerd, ongebruikt dreigden te blijven terwijl iedereen vanuit huis werkte. Maar het gaat om meer dan alleen de huurkosten.

Waarom organisaties een terugkeer-naar-kantoorplicht invoeren

Vaak is samenwerking de belangrijkste reden om terug te keren naar kantoor, vanuit de overtuiging dat persoonlijke vergaderingen en het samenbrengen van mensen op één locatie de productiviteit zullen verhogen en het prestatiebeheer zullen verbeteren. 

“Organisaties keren terug naar kantoor om hun bedrijfsvoering efficiënter te maken,” zei Harrison Tang, CEO en medeoprichter van de zoekmachine voor mensen Spokeo. “De werkomgeving op afstand heeft de communicatie bemoeilijkt en daardoor belangrijke besluitvorming vertraagd.”

Spokeo heeft meer dan 180 werknemers. Om een terugkeer naar kantoor aan te moedigen, verzamelde Tang feedback en zorgen van hen en ondernam hij stappen om de door hen genoemde problemen op te lossen. Veel werknemers maakten zich bijvoorbeeld zorgen over het woon-werkverkeer, dus bood het bedrijf aan vervoer voor hen te regelen. 

Tang voerde ook flexibele werkregelingen in, met hybride schema’s waarin werknemers hun kantoordagen kunnen kiezen. Die flexibiliteit kan de overgang vergemakkelijken en rekening houden met individuele voorkeuren om niet vijf dagen per week op kantoor te werken.

Een terugkeer naar de traditionele werkomgeving kan werknemers mogelijk ten goede komen als het gaat om hun gevoel van baanzekerheid en vertrouwen in hun verdienvermogen. Gegevens uit een ADP-rapport met de titel “Werken in 2023: een wereldwijd overzicht van de beroepsbevolking” laten zien dat: 

• 51% van de thuiswerkers verwacht in het komende jaar een salarisverhoging, tegenover 61% van de werknemers op locatie en 67% van de hybride werknemers.
• 31% van de thuiswerkers verwacht in het komende jaar een bonus, tegenover 38% van de werknemers op locatie en 48% van de hybride werknemers.
• 49% van de thuiswerkers voelt zich niet zeker van zijn of haar baan, tegenover 36% van de werknemers op locatie en 36% van de hybride werknemers.

De ingevoerde beleidsmaatregelen voor de terugkeer naar kantoor zijn niet bepaald enthousiast ontvangen, een reactie die kosten met zich meebrengt. Gegevens van Gallup laten zien dat slechts 29% van de werknemers op locatie betrokken is, tegenover 37% van de thuiswerkers. 

Het nieuws stond vol verhalen over werknemers die hun bedrijf verlieten na een verplichting en bedrijfsleiders die deze verplichtingen rechtvaardigden met beschuldigingen van verloren productiviteit en mensen die misbruik maakten van de flexibiliteit.

Dit is een vaak gebruikt, gemakzuchtig verhaal van bedrijven die niet hebben geleerd hoe ze de prestaties van werknemers op afstand moeten managen en RTO-bevelen invoeren om opnieuw controle te krijgen over hoe mensen werken.

Hoewel het misschien een goed idee lijkt, kunnen verplichtingen om terug te keren naar kantoor de relatie tussen werkgever en werknemer onder druk zetten, vooral wanneer de werknemer het gevoel kan hebben dat thuiswerken geen invloed heeft op zijn of haar prestaties, of wanneer diegene naar een nieuwe locatie is verhuisd op een moment dat het leek alsof werken op kantoor niet zou terugkeren. 

“Bedrijven die aandringen op een terugkeer naar kantoor moeten hun aanpak heroverwegen”, zegt Crystal Pinney-Ramos, HR-technologiestrateeg bij cClearHR. “In plaats van mensen te dwingen terug te keren, kunnen ze zich beter richten op het bieden van de juiste hulpmiddelen voor werken op afstand en erop vertrouwen dat werknemers hun eigen tijd indelen.”

Voeg daar nu nog de mogelijke uitdagingen op het gebied van naleving aan toe rond de richtlijnen voor werken op afstand van de Americans with Disabilities Act (ADA).

Wat voor een bepaalde organisatie en werknemer de juiste keuze is, hangt grotendeels af van de behoeften. Maar de realiteit is dat er rekening moet worden gehouden met de behoeften van toptalent. 

“Ik denk niet dat er één antwoord is dat aansluit bij wat iedereen nodig heeft. Het verschilt van persoon tot persoon en van cultuur tot cultuur”, zei Van der Hoop. “Elk bedrijf dat voor iedereen een volledige terugkeer naar kantoor verplicht stelt, loopt het risico zijn beste talent te verliezen. Deze mensen hebben de meeste opties op de arbeidsmarkt. Toppresteerders kunnen hun vaardigheden meenemen en een nieuwe baan zoeken. En ik kan uit eerste hand vertellen, op basis van gesprekken met werkgevers die voet bij stuk hebben gehouden, dat ze mensen zijn kwijtgeraakt.”

Waarom sommige organisaties op afstand blijven werken

Er zijn verschillende redenen om op afstand te blijven werken, niet alleen de tevredenheid van werknemers over de flexibiliteit van het bedrijf en de voor de hand liggende inspanningen om werknemers te behouden.

De pandemie liet ons zien hoeveel er buiten het traditionele model waarbij iedereen op dezelfde locatie werkt, kan worden bereikt. Inmiddels verwachten veel werknemers dat ze gebruik kunnen maken van werken op afstand als arbeidsvoorwaarde. 

Voor de organisatie bespaart volledig op afstand werken de kosten van het opzetten en beheren van kantoorruimtes. Dit geldt vooral voor kleinere bedrijven die mogelijk niet het budget hebben om te concurreren met de extravagante kantoorruimtes van grotere bedrijven. 

Linda Ho, directeur personeelszaken bij Seismic, gelooft niet dat een volledige terugkeer naar kantoor noodzakelijk is. Ze geeft er de voorkeur aan werknemers in staat te stellen onder hun eigen voorwaarden productief te zijn, in plaats van werknemers fysiek te zien terwijl ze dag in, dag uit simpelweg taken uitvoeren.

“Onze hoogste prioriteit is - en is dat altijd geweest - onze mensen gelukkig en productief houden”, zei Ho. “Als naar kantoor gaan voor sommige werknemers niet tot dit resultaat leidt, mogen zij op afstand blijven werken.”

Vanuit het perspectief van talent heeft het aanbieden van banen op afstand het duidelijke voordeel dat geografie als belangrijke factor wegvalt en de talentenpool groter wordt. 

“We hebben het volledig externe model omarmd”, zei Daniel Cooper, beherend partner bij Lolly, een in het Verenigd Koninkrijk gevestigd softwareontwikkelingsbureau. “We waren een hybride bedrijf totdat Covid toesloeg, maar de onverwachte voordelen van volledig op afstand werken leidden ertoe dat we ons kantoor definitief sloten. Een van de grootste voordelen is dat we nu het beste talent kunnen aannemen, ongeacht de geografische locatie. Dit heeft onze talentenpool aanzienlijk vergroot en ons een concurrentievoordeel gegeven.”

Cooper erkent dat het behouden van een bedrijfscultuur in de nieuwe omgeving uitdagingen met zich meebrengt. Deze moet bewust en consequent worden ontwikkeld.

Om dit te bereiken organiseert Lolly regelmatig virtuele teambuildingactiviteiten en moedigt het open communicatie via verschillende kanalen aan om de cultuur levend en het team verbonden te houden. 

“Interessant genoeg zien we sinds de overstap naar werken op afstand een aanzienlijke prestatieverbetering. De flexibiliteit en het comfort van thuiswerken hebben de productiviteit verhoogd”, zei Cooper. “Dit heeft ook een nieuwe uitdaging met zich meegebracht: burn-out voorkomen. Doordat werk- en privéruimtes samenvallen, is het voor werknemers gemakkelijk om te veel te werken.”

Deze uitdagingen gelden echter niet overal. Sommige werknemers hadden al vóór de pandemie ervaring met hybride of werken op afstand en hebben ontdekt hoe ze in die omstandigheden optimaal kunnen presteren. Anderen hebben mogelijk nog steeds behoefte aan de structuur van een kantoor en de voordelen van persoonlijk samenwerken.

“Als werknemers zich in een bepaalde fase van hun leven bevinden waarin hun loopbaan min of meer is gevestigd en ze hebben geleerd zich aan te passen en via Zoom contact te houden met hun teams en managers om dingen gedaan te krijgen, dan raak je hen kwijt als ze niet elke dag twee uur willen reizen. Als je hun zegt dat ze zich er maar overheen moeten zetten, raak je hen kwijt”, zei Van der Hoop.  

De behoefte aan balans

Het standpunt van Ho bij Seismic komt niet voort uit eigenbelang of zelfs uit de wens om te besparen op kosten voor commercieel vastgoed.

Het bedrijf kondigde onlangs de opening van een nieuw kantoor in San Diego aan, maar heeft ervoor gekozen geen terugkeer naar kantoor verplicht te stellen, zodat elke werknemer de werkomgeving kan ervaren die zijn of haar voorkeur heeft. 

“Goede praktijken in de sector zijn niet voldoende om voorop te lopen op het gebied van het welzijn van werknemers. Daarom wordt elke werknemerservaring afgestemd op de unieke behoeften van de betreffende werknemer”, zei ze. “We hebben onze kantoorruimtes en ons hybride werkbeleid ontworpen met de nadruk op flexibiliteit en het aanpassen aan de veranderende behoeften van ons personeelsbestand.”

Als je RTO-strategieën door een soort DEI-lens bekijkt, heeft iedereen andere behoeften als het gaat om de balans tussen werk en privéleven. Dus wie is een goede kandidaat voor een terugkeer naar kantoor? 

“Verschillende mensen hebben verschillende behoeften, afhankelijk van hun leeftijd en waar ze zich in hun loopbaan bevinden," zei Van der Hoop. "Jongere mensen hebben vaak op een andere manier behoefte aan sociale verbinding en mentorschap dan iemand die wat meer gevestigd is. Voor veel mensen is het nu eenmaal een feit dat je sociale netwerk gedeeltelijk geworteld is in je werknetwerk. Als je groeit, leert en jezelf uitdaagt, is het belangrijk om dat sociale netwerk dichtbij je te hebben op een manier die lastig te realiseren is via communicatie op afstand.”

Het antwoord op de vraag of je moet terugkeren naar kantoor kan contextafhankelijk zijn, maar de les die veel bedrijven nu leren, sommige op de harde manier, is dat het verplicht stellen ervan niet de juiste aanpak is. 

“Uiteindelijk draait alles om respect en het respecteren van de relatie," zei Van der Hoop. “In elke respectvolle relatie zet je niet je hakken in het zand en zeg je: zo gaat het worden; je praat over wat belangrijk is en waarom het belangrijk is, en je bereikt overeenstemming. Elke organisatie die een top-downverplichting oplegt, veroordeelt zichzelf ertoe alleen de mensen over te houden die geen andere keuze hebben dan daar te zijn. Degenen die zich gevangenen voelen.”

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en de nieuwste inzichten van People Managing People door je op onze nieuwsbrief te abonneren en neem deel aan het gesprek in de People Managing People-community.