Jared Kleinert, oprichter en CEO van Offsite, deelt inzichten over het groeiende belang van teamretraites in de huidige gedistribueerde werkomgeving. Nu werken op afstand en hybride werkmodellen de norm worden, zijn retraites geëvolueerd van extraatjes tot essentiële strategieën om teams verbonden, op één lijn en betrokken te houden.
Jared benadrukt dat het plannen van doelgerichte teamretraites cruciaal is voor het behouden van talent en het bevorderen van een sterke bedrijfscultuur. In het gesprek wordt besproken hoe je effectieve retraites ontwerpt door duidelijke bedrijfsdoelen vast te stellen en de impact te meten aan de hand van feedback en betrokkenheidsmetingen.
Hoogtepunten uit het interview
- De ontwikkeling van teamretraites in het pandemietijdperk [00:41]
- Jared richtte Offsite tijdens de pandemie op, vooruitlopend op de opkomst van werken op afstand en hybride werk.
- Hij zag al vóór de pandemie een groeiende trend in werken op afstand, die tijdens de pandemie versnelde.
- Bedrijven met externe of hybride werkmodellen gingen teamretraites steeds meer als essentieel beschouwen voor het behoud van hun cultuur.
- Offsite wilde het proces voor het plannen van retraites vereenvoudigen, omdat veel mensen dit frustrerend vonden.
- De aanvankelijke vraag nam toe toen bedrijven na Omicron hun retraites hervatten, maar daarna kreeg de technologiesector te maken met een neergang.
- Ondanks bezuinigingen veranderden teamretraites voor teams op afstand van “prettig om te hebben” in “onmisbaar”.
- Ook traditionele bedrijven en niet-technologische bedrijven zijn begonnen met het organiseren van teamretraites.
- Trends rond terugkeer naar kantoor zijn vooral zichtbaar bij Fortune 500-bedrijven en zijn geen afspiegeling van de bredere verschuiving.
- Jared gelooft dat werken op afstand en hybride werken de komende 2–10 jaar zullen blijven groeien, ondanks schommelingen op de korte termijn.
- Langetermijnveranderingen in commerciële huurcontracten kunnen gedistribueerde werkmodellen verder ondersteunen.
Als je op afstand, hybride of gedistribueerd werkt en getalenteerde mensen wilt behouden, moet je teamretraites plannen. Voor 99% van de bedrijven is dat onvermijdelijk.
Jared Kleinert
- Veelgemaakte fouten bij het plannen van bijeenkomsten buiten kantoor [05:11]
- De grootste fout bij het plannen van bijeenkomsten buiten kantoor is het ontbreken van een duidelijke bedoeling.
- Veel bedrijven stemmen de agenda’s van bijeenkomsten buiten kantoor niet af op hun bedrijfsdoelstellingen.
- Bijeenkomsten buiten kantoor moeten specifieke doelen dienen, zoals strategische planning, de aftrap van een verkooptraject of klantbetrokkenheid.
- Bedrijven investeren veel tijd, geld en reputatie in deze evenementen.
- Een slecht uitgevoerde bijeenkomst buiten kantoor kan het moreel en behoud van medewerkers schaden.
- Succesvolle bijeenkomsten buiten kantoor worden zorgvuldig ontworpen rond hun kerndoel en maken effectief gebruik van tijd die persoonlijk wordt doorgebracht.
- Draagvlak creëren en ROI meten [06:50]
- Gebruik enquêtes vóór en na de bijeenkomst buiten kantoor om de impact op het sentiment van medewerkers te meten (bijv. eNPS, betrokkenheid en verbondenheid).
- Vergelijk de betrokkenheidsstatistieken voor en na afloop om positieve veranderingen aan te tonen.
- Verzamel kwalitatieve feedback over verwachtingen en resultaten om de waarde te beoordelen.
- Houd verbeteringen in personeelsbehoud bij als een belangrijke ROI-indicator—talent langer behouden bespaart kosten.
- Let op concrete resultaten, zoals nieuwe ideeën, initiatieven of procesverbeteringen die door de bijeenkomst buiten kantoor zijn ontstaan.
- Gebruik Slack of HR-tools (bijv. Culture Amp, Lattice) om veranderingen in het teamsentiment te volgen.
- Leg foto’s en video’s vast voor employer branding en wervingsdoeleinden.
- Benadruk de resultaten van bijeenkomsten buiten kantoor in interne rapporten om draagvlak voor toekomstige evenementen te creëren.
Talent vervangen is duur. Stilstand doordat je met minder mensen werkt, kost ook veel. Er zijn veel immateriële zaken die moeilijker te meten maar gemakkelijk te voelen zijn—zoals meer vertrouwen dankzij teamretraites en het opbouwen van vriendschappen op het werk.
Jared Kleinert
- Inclusiviteit tijdens offsites waarborgen [10:41]
- Gebruik enquêtes voorafgaand aan de offsite om individuele voorkeuren, behoeften en zorgen te begrijpen (bijv. eten, activiteitenniveau, fobieën).
- Houd rekening met persoonlijke behoeften, zoals kamerpreferenties, kinderopvang en dierenverzorging.
- Sta belangrijke anderen of gezinnen toe om deel te nemen aan sommige offsites om diepere verbindingen op te bouwen.
- Bied optionele, uiteenlopende activiteiten aan die passen bij verschillende energieniveaus en interesses.
- Creëer inclusieve, persoonlijke sessies die ruimte bieden voor kwetsbaarheid en tegelijkertijd rekening houden met ieders comfortniveau.
- Moedig leiderschap aan om openheid voor te leven en de toon te zetten voor diepere verbinding.
- Stem activiteiten af op de bedrijfscultuur en bespaar kosten (bijv. talentenshows).
- Streef ernaar om zo persoonlijk en bewust mogelijk te werk te gaan, ook wanneer de groepsgrootte toeneemt.
- Langetermijneffect van offsites [13:38]
- Langetermijneffect ontstaat door relaties, ideeën en gedeelde ervaringen die zich in de loop der tijd opstapelen.
- Herhaalde offsites verdiepen persoonlijke verbindingen en versterken de samenhang binnen het team.
- Elke offsite kan voortbouwen op de vorige en zo missie, visie, waarden en doelen versterken.
- Werknemers erkennen voor het naleven van bedrijfswaarden versterkt de culturele afstemming.
- Doorlopende feedback helpt budgetten, activiteiten en de algehele effectiviteit te verfijnen.
- Regelmatige bijsturing maakt offsites steeds waardevoller en beter afgestemd op de behoeften van het bedrijf.
- Unieke ontwerpen en resultaten van offsites [15:21]
- De beste offsites combineren de unieke cultuur van een bedrijf met bewezen best practices.
- Een opvallend voorbeeld was een offsite voor Stan, een snelgroeiende start-up, die werd gehouden in Park City, Utah.
- Het evenement was gericht op het vieren van vooruitgang, het opbouwen van relaties en het behouden van momentum na een snelle groei van het team.
- De activiteiten omvatten skiën, tubing, teambuilding, sessies rond waarden en strategische planning.
- Afdelingshoofden leidden sessies na een toespraak van de CEO over de “Staat van de Unie”.
- De CEO benadrukte hoe één idee uit een offsite een aanzienlijke impact kon hebben op de groei van het bedrijf.
- Offsites helpen een cultuur van autonomie en afstemming te bevorderen, die waardevoller kan zijn dan individuele bijdragen van het leiderschap.
- Optimale frequentie en duur van offsites [19:20]
- De frequentie van offsites hangt af van de omvang, ontwikkelingsfase en het budget van het bedrijf.
- Het team van Jared, bestaande uit 20–25 personen, organiseert elk kwartaal leiderschapsretraites en jaarlijks twee offsites voor het volledige team.
- Grotere bedrijven organiseren vaak jaarlijks een bijeenkomst voor iedereen en elk kwartaal offsites voor het management of specifieke teams.
- Hoge ROI: elk bedrijf wordt een leiderschapsoffsite per kwartaal aangeraden.
- Werknemers bij externe/hybride bedrijven kunnen 2–4 offsites per jaar bijwonen.
- Voorbeelden:
- Airbnb: Elk kwartaal offsites voor externe werknemers.
- Dropbox: 10% werktijd op locatie (~25 dagen per jaar), vaak via offsites.
- Offsites verschillen in doel: teambuilding, strategische planning, diepgaand werk of sociale verbinding.
Maak kennis met onze gast
Jared Kleinert is de oprichter en CEO van Offsite, een platform dat de planning van teamretraites voor externe en hybride organisaties stroomlijnt. Hij werd door USA Today uitgeroepen tot de “Best verbonden millennial” en is TED-spreker en drievoudig bekroond auteur, met werken zoals 2 Billion Under 20 en Networking: How To Meet Influential People, Deepen Relationships, and Become A Super-Connector. Voordat hij Offsite oprichtte, was Jared een van de eerste tien werknemers bij 15Five, een SaaS-bedrijf voor ondernemingen. Zijn inzichten over ondernemerschap, netwerken en de toekomst van werk zijn verschenen in grote mediakanalen zoals Forbes, TIME, Harvard Business Review en NPR. In 2013 was hij afgevaardigde bij de Global Entrepreneurship Summit van president Obama in Maleisië.

Offsites zijn een van de beste manieren om iedereen cultureel en strategisch op één lijn te krijgen. Die afstemming kan miljoenen, zelfs miljarden dollars waard zijn.
Jared Kleinert
Gerelateerde links:
- Word lid van de People Managing People-community
- Abonneer je op de nieuwsbrief om onze nieuwste artikelen en podcasts te ontvangen
- Maak contact met Jared op LinkedIn
- Bekijk Offsite
Gerelateerde artikelen en podcasts:
- Over de People Managing People-podcast
- De rol van HR bij crisismanagement: proces & tips
- Waarom inclusieve vergaderingen beter zijn (en hoe je ze leidt)
- Hoe je de ROI van onboarding van medewerkers maximaliseert
- Flexibel werken inzetten om inclusiviteit op de werkplek te vergroten
- ROI (rendement op investering) operationaliseren
Lees het transcript:
We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.
Jared Kleinert: Als je op afstand, hybride of gedistribueerd werkt en getalenteerde mensen bij je bedrijf wilt houden, moet je teamretraites plannen. Voor 99% van de bedrijven is dat onvermijdelijk.
David Rice: Welkom bij de People Managing People-podcast. We zetten ons in om een betere wereld op het werk te creëren en je te helpen gelukkige, gezonde en productieve werkplekken te creëren. Ik ben je host, David Rice.
Mijn gast vandaag is Jared Kleinert. Hij is de oprichter en CEO van Offsite. We gaan het hebben over enkele voordelen en uitdagingen van het plannen en ontwikkelen van offsites voor je bedrijf of team, en over wat je kunt doen om ervoor te zorgen dat je mensen zoveel mogelijk uit de ervaring halen.
Jared, welkom!
Jared Kleinert: Bedankt dat ik er mag zijn.
David Rice: Ik wil beginnen met de vraag: hoe hebben de afgelopen twee jaar zich ontwikkeld voor offsites? Met de opkomst van gedistribueerde teams zie je waarschijnlijk meer belangstelling dan ooit, stel ik me voor. Maar zelfs bij bedrijven die terugkeren naar kantoor, hebben offsites nog steeds dezelfde functie als altijd.
Misschien zijn de doelstellingen iets anders. Kun je ons meenemen in hoe je de zaken ziet veranderen en ontwikkelen door terugkeer-naar-kantoorverplichtingen en dergelijke?
Jared Kleinert: Zeker. Ik ben tijdens de pandemie met Offsite begonnen, omdat ik zag dat veel bedrijven gedeeltelijk door de pandemie op afstand of hybride gingen werken. Ik zag die trend al in de tien jaar vóór de pandemie ontstaan: we gingen van heel weinig bedrijven met werken op afstand of hybride werken naar misschien 10 tot 20% van de kenniswerkteams die vóór de pandemie op afstand of hybride werkten.
Ik gokte op die trend. Ik dacht dat hij zou versnellen. Ik dacht dat een gevolg daarvan zou zijn dat veel bedrijven teamretraites zouden plannen. VCN, GitLab, Automattic en Buffer organiseren veel teamretraites als een onvermijdelijk onderdeel van het bouwen aan een bedrijfscultuur wanneer je eerst op afstand, gedistribueerd of hybride werkt. En ze wisten door het organiseren van offsites, conferenties en dergelijke dat het planningsproces waardeloos is.
Dus als je het minder waardeloos kunt maken, kun je waarschijnlijk een gaaf bedrijf hebben. Hoewel we tijdens de pandemie zijn begonnen, namen we waarschijnlijk onze eerste klanten aan toen Omikron in die golf kwam en weer verdween. Daarna waren bedrijven erg enthousiast over offsites, dus was er aanvankelijk een sterke groei in de goede richting.
Vervolgens werd de technologiesector hard geraakt door een technologierecessie, twee of drie jaar vóór een mogelijke macro-economische recessie die we nu misschien meemaken of ergens in de komende zes tot twaalf of 24 maanden kunnen meemaken. In ieder geval in ons klantenbestand was er een terugval in offsites, maar daarna gingen mensen bepalen of offsites voor hun bedrijf prettig maar niet noodzakelijk waren, of absoluut noodzakelijk.
Langzaam veranderde het in iets wat noodzakelijk is: als je op afstand, hybride of gedistribueerd werkt en getalenteerde mensen bij je bedrijf wilt houden, moet je teamretraites plannen. Voor 99% van de bedrijven is dat onvermijdelijk. Daarna zou ik zeggen dat er veel meer offsites zijn gekomen en dat ook traditionelere bedrijven offsites zijn gaan gebruiken.
Er zijn zeker kleine terugvallen geweest door de terugkeer naar kantoor, maar ik merk dat dit vooral Fortune 500-bedrijven en grotere bedrijven betreft. Het zijn beangstigende krantenkoppen die de uiteindelijke trend misschien wel en misschien niet weerspiegelen. Ik zie nog steeds rugwind die erop wijst dat er de komende 2, 5 en 10 jaar meer op afstand, hybride en gedistribueerd zal worden gewerkt, maar er zullen zeker ook tegenslagen zijn.
We bevinden ons bovendien op een werkgeversmarkt. Wat gebeurt er als dat weer verandert in een werknemers- of talentmarkt en de economie op een gegeven moment weer aantrekt, of weer losser wordt? Dat kan over twee jaar zijn, over vijf jaar, wie weet? Maar op een gegeven moment wordt het beter. En wat gebeurt er wanneer grote bedrijven uit hun dure huurcontracten komen?
Gaan ze die huurcontracten houden? Gaan ze hun kantoorruimte verkleinen? En leidt dat tot meer gedistribueerd, op afstand en hybride werken? Persoonlijk gok ik gewoon op de trend van werken op afstand. Ik weet niet hoe jij dat ziet.
David Rice: Ja, ik weet het. Ik denk dat de wereld die kant op gaat. En eerlijk gezegd denk ik niet eens dat het komt doordat dit is wat talent wil. Ik denk dat het gewoon het meest logisch is. Vooral zoals je zegt: als je geen Fortune 5-bedrijf bent en geen wolkenkrabber kunt hebben.
Het is één ding wanneer je een enorm bedrijf bent met 50.000 werknemers en je een heel gebouw in een centrum kunt betalen. Het is iets anders wanneer je bijvoorbeeld 80 mensen hebt en een team wilt hebben dat in een compleet andere stad gevestigd is. Dat is gewoon logischer.
Voor startups in deze sector denk ik bovendien niet dat er voor zo'n bedrijf een kantoorgecentreerde cultuur van de toekomst bestaat.
Jared Kleinert: Ja, daar ben ik het mee eens. Ik denk dat generatiewisselingen dit zullen versterken. De gegevens laten zien dat bedrijven winstgevender en effectiever zijn wanneer ze eerst op afstand, gedistribueerd of hybride werken.
Mensen zijn gelukkiger, kunnen sporten, brengen meer tijd door met hun gezin, zijn gezonder en slapen meer. Het is gewoon overal logisch.
David Rice: Ja, daar ben ik het mee eens.
Ik ben benieuwd, want het bedrijf waarvoor ik werk heeft ook offsites georganiseerd. Vanuit jouw perspectief: wat zijn enkele van de meest voorkomende fouten die bedrijven maken bij het plannen van hun offsites, vooral als het gaat om het afstemmen van het evenement op bredere organisatiedoelstellingen?
Jared Kleinert: Gebrek aan intentie is waarschijnlijk de grootste. Niet weten wat die bedrijfsdoelstellingen zijn en niet beseffen hoe je je agenda daarop kunt afstemmen.
Om die doelstellingen te behalen, geldt dat zelfs voor de locatie en de leveranciers waarin je investeert. Een offsite moet iets voor je bedrijf bereiken: strategische planning voor het komende kwartaal of jaar, een verkoopkick-off of marktintroductie, het jaar energiek beginnen, of een klantconferentie voor marketing en bedrijfsontwikkeling.
Er moet een reden zijn om mensen twee, drie of vijf dagen persoonlijk samen te brengen, al dat geld te investeren en echt ieders tijd te investeren. Dat is het belangrijkste. Je investeert ook je reputatie als werkgever. Hopelijk verhoog je door een goede offsite de betrokkenheid, het behoud en de afstemming van werknemers, maar er is altijd het risico dat het slecht verloopt en dat mensen er een nare smaak aan overhouden.
Je moet dus een heel goede reden hebben om een offsite te plannen. Het goede nieuws is dat er veel goede redenen zijn. Zorg er wel voor dat de reden voor je team en dat moment van het jaar goed is doordacht en wordt weerspiegeld in waar je naartoe gaat en wat je doet. Doe je persoonlijk dingen die alleen persoonlijk kunnen worden gedaan en niet via Zoom? Dat soort zaken.
David Rice: Absoluut. Als ik hieraan denk: deze dingen kunnen behoorlijk duur zijn, toch? Als je een leider bent in bijvoorbeeld HR of personeelsactiviteiten, kijk je naar de opbrengst van offsites. Hoe communiceer je die naar andere senior leiders? Welk advies heb je om draagvlak te creëren en de strategische waarde van het evenement te communiceren?
Jared Kleinert: Bij onze klanten laten we hen voorafgaand aan de offsite een feedbackformulier invullen. Daarin kunnen ze de gebruikelijke logistieke vragen stellen, zoals dieetvoorkeuren, reisbeperkingen en dergelijke. Maar we vragen ook naar een werkgeversaanbevelingsscore.
Hoe waarschijnlijk is het dat iemand zijn werkplek aan een vriend aanbeveelt? Je kunt ook vragen naar verbondenheid met collega's of vertrouwen in de toekomst van het bedrijf. Welke meetwaarden voor werknemersbetrokkenheid je ook gebruikt, je kunt die vóór en na de offsite uitvragen en hopelijk zien dat je een positieve invloed hebt met je teamretraites.
Je kunt meer open vragen stellen, zoals: wat wil je bereiken door deze offsite bij te wonen? En daarna: wat denk je dat we met de offsite hebben bereikt? Dat is een van de beste hulpmiddelen die een HR-leider of leider van personeelsactiviteiten kan ontwikkelen bij het plannen van een offsite. Het maakt het veel gemakkelijker om volgende jaren te verantwoorden.
Je kunt ook kijken naar behoudpercentages. Kun je getalenteerde teamleden door regelmatige teamretraites, of als onderdeel van de succesformule, een extra zes maanden, een jaar, twee jaar of langer bij je bedrijf houden? Talent vervangen kan namelijk erg duur zijn.
Uitvaltijd met minder mensen kan duur zijn. Er zijn veel immateriële zaken die moeilijker te volgen zijn, maar die je absoluut kunt voelen. Denk aan meer vertrouwen als gevolg van teamretraites en vriendschappen op het werk. Je kunt bijvoorbeeld zien dat de activiteit op Slack toeneemt. Ik weet dat Slack hulpmiddelen voor sentimentanalyse heeft die ze aan andere systemen koppelen.
Als je bijvoorbeeld 15Five, Lattice of Culture Amp gebruikt, hebben die misschien mogelijkheden voor sentimentanalyse die je kunt benutten. Maar je kunt het verschil voor en na een offsite zeker voelen. Hopelijk blijft het weken en maanden daarna beter. Mensen kunnen terugdenken aan een geweldige offsite, en dat kan een overblijfsel zijn van bedrijfscultuur en succes.
Andere tastbare resultaten kunnen geweldige initiatieven zijn die uit een offsite voortkomen, zoals een goed marketingidee of bedrijfsontwikkelingsidee, of een product- of engineeringidee dat uit een teamretraite ontstaat. Tijdens onze laatste bijeenkomst met het hele bedrijf, in de eerste week van februari, leidde ik een workshop over hoe je je dagelijkse werkprocessen kunt benaderen.
Het doel was je dagelijkse werkstroom operationeel te maken en te automatiseren. Nadat ik dat met het team had gedeeld, zag ik dat iedereen binnen het bedrijf verschillende AI-hulpmiddelen probeerde, betere standaardwerkprocedures over hun werk schreef en manieren vond om werkstromen te optimaliseren. Ze gebruikten meer technologische hulpmiddelen en besteedden werk uit aan virtuele assistenten. Dat heeft een materiële impact op ons bedrijf.
Je kunt dus ook verschillende lessen uit je retraites halen voor dit soort zaken. Het laatste waar veel mensen niet aan denken, is het aspect van werkgeversmerk. Zorg daarom dat je een fotograaf of videograaf hebt, maak foto's van het team dat plezier heeft, maak er video van en gebruik die voor wervingsinspanningen.
Volgens mij is dat laaghangend fruit. CEO's doen dat wanneer ze een grappige aankondiging hebben: ze delen de laatste vrolijke teamfoto met de boodschap: ik hou van mijn team. Maar als je in het HR-team zit, moet je nadenken over de aspecten van het werkgeversmerk.
David Rice: Ja, absoluut. Het is natuurlijk en iedereen is vrolijk, toch? Er hangt veel goede energie in de ruimtes; een geweldig moment om vast te leggen.
Veel teams werden tijdens de pandemie gedistribueerd. Je begon mensen over verschillende grenzen heen aan te nemen. Veel organisaties werden multicultureel en er zijn verschillende leeftijdsgroepen vertegenwoordigd. Ik ben benieuwd: welke strategieën gebruik je om ervoor te zorgen dat de offsite inclusief en betekenisvol is voor iedereen?
Jared Kleinert: Voor ons geeft dat feedbackformulier voorafgaand aan de offsite opnieuw inzicht in wat mensen wel en niet leuk vinden en welke behoeften ze hebben, zodat we rekening kunnen houden met het eten dat we serveren.
Iemand in ons team is bijvoorbeeld bang voor hoogtes. Dat hebben we geleerd, waarna we ervoor zorgen dat die persoon bij offsites altijd toegang heeft tot een kamer op de begane grond. Je moet ook nadenken over mensen die hun gezin achterlaten: hebben ze toegang tot kinderopvang en dierenopvang, en kunnen ze dit vooraf regelen?
We houden twee keer per jaar bijeenkomsten met het hele bedrijf tijdens een offsite. Eén van die twee keer nemen we partners mee of staan we mensen toe hun partner mee te nemen. Dat is een geweldige toevoeging geweest. Je kunt zo een andere kant van iemand zien als je die bedrijfscultuur wilt creëren, wat wij doen en leuk vinden.
Het heeft een nieuwe dimensie toegevoegd en stelt mensen in staat hun gezin mee te nemen als dat nodig is. Je kunt vervolgens vragen stellen over de activiteiten die je wilt plannen. Hoe open staan mensen voor iets actiefs tegenover iets ontspannenders? Als je uiteenlopende antwoorden krijgt, kun je tijdens een halve dag optionele activiteiten aanbieden: groep één doet dit, groep twee dat.
Groep drie doet iets anders. Geef mensen toestemming om op verschillende niveaus deel te nemen, maar moedig hen ook aan zich volledig in te zetten voor wat jullie doen. Veel sessies die we organiseren zijn persoonlijk van aard en gericht op het creëren van diepere, betekenisvolle verbindingen met iedereen in de ruimte.
Dat omvat soms schrijfopdrachten of mogelijkheden om kwetsbaar te zijn en meer over je leven te delen, over wat je doormaakt of in het verleden hebt doorgemaakt. Als leider leid ik die sessies meestal en ben ik heel eerlijk en transparant. Dat kan de toon zetten.
Maar er is ook toestemming om alleen in het ondiepe gedeelte van het zwembad te blijven als je je niet prettig voelt. Nodig mensen vervolgens wel uit om dieper te gaan als ze dat willen. Naarmate de offsite groter wordt, kun je hem steeds minder persoonlijk maken, maar ik denk dat het belangrijk is om rekening te houden met zoveel mogelijk logistieke zaken.
Stem je activiteiten af op je unieke bedrijfscultuur. Dat zijn goede ideeën en je kunt er zelfs geld mee besparen. Een paar klanten van ons organiseerden talentenshows als onderdeel van hun avondprogramma en gaven mensen de gelegenheid te laten zien wat ze voor hun plezier doen. Misschien zitten er geweldige muzikanten of mensen met interessante hobby's in je team. Zo kunnen ze anderen meenemen in het beter leren kennen van hen.
David Rice: Ja, geweldig.
Je zei eerder dat je voor en na afloop een enquête houdt, zodat je kunt zien of je de goede richting opgaat. Dat is natuurlijk heel waardevol en zegt veel over het succes van je evenement. Maar zijn er langetermijnindicatoren die je bij klanten hebt vastgesteld die erop wijzen dat de offsites echt een bredere, misschien wel transformerende uitwerking hebben?
Jared Kleinert: Ja, ik denk dat het erop neerkomt dat je ziet hoe die resultaten zich in de loop der tijd opstapelen. Ook de verschillende ideeën stapelen zich na verloop van tijd op. Je bouwt bovendien relaties op met andere mensen op een steeds dieper en betekenisvoller niveau. Veel daarvan komt voort uit unieke gedeelde ervaringen.
Wanneer je naar verschillende plaatsen reist, mogelijk verschillende gerechten eet, verschillende activiteiten probeert en op deze heel doelbewuste manier praat over uiteenlopende uitdagingen gedurende het jaar, bevordert dat sterkere relaties met je collega's.
Dat is op zichzelf al de moeite waard. Je kunt de bedrijfs missie, visie en waarden tijdens één offsite opbouwen en bij de volgende offsite daarop voortbouwen. Tijdens de derde offsite kun je bespreken hoe je je OKR's gaat behalen met behulp van je missie, visie en waarden, of mensen vieren omdat ze gedurende het jaar volgens de bedrijfswaarden hebben gehandeld.
Je ziet hoe dit op elkaar kan voortbouwen. Je kunt ook je budgetten en activiteiten verfijnen. Gebruik de enquêtes en blijf mensen vragen wat ze wel en niet leuk vonden. Stem vervolgens steeds beter af op iets dat steeds beter wordt ontvangen en steeds waardevoller is voor jouw specifieke bedrijf.
David Rice: Het plannen van een evenement is tegenwoordig net als al het andere. Mensen gebruiken AI om hun keuzes te onderbouwen, reisplannen te maken en allerlei andere dingen te doen. Dat is interessant. Maar veel toepassingen van AI kunnen leiden tot een verregaande uniformering van de aanpak of aannames maken die niet helemaal overeenkomen met de werkelijkheid.
Kun je een specifiek ontwerp voor een offsite delen waar je bijzonder trots op bent? Wat maakte het uniek en welke onverwachte resultaten leverde het op?
Jared Kleinert: De beste offsites zijn een mix van de unieke cultuur van de klant en enkele goede praktijken die we bij honderden retraites zien.
Tien dagen geleden verscheen er een YouTube-video van de oprichter van Stan, volgens mij een door een Series B gefinancierde startup. Inmiddels hebben ze 30 miljoen of meer opgehaald. Wij organiseerden hun offsite in januari in Park City, Utah, voor ongeveer 50 mensen. De oprichter heeft veel volgers op YouTube en maakte een soort vlogrecensie van hun offsite terwijl die plaatsvond.
We wisten daar niets van en hadden hen niet gevraagd dit te doen. Hij legde vanuit zijn perspectief heel goed uit waarom het zo waardevol voor hen was. Voor hen draaide het vooral om het vieren van hun vooruitgang, het opbouwen van sterke relaties en het behouden van momentum. Ze hadden hun personeelsbestand de afgelopen maanden verdubbeld en veel mensen kenden elkaar niet, dus ze kregen de kans om verbinding te maken. Het is een bedrijf dat contentmakers helpt hun volgers te gelde te maken en hun platforms op te bouwen. Ze namen dus veel content op tijdens het skiën, tuben en plezier maken.
Daarna konden ze sessies organiseren rond hun bedrijfswaarden. Ze konden de financiële resultaten bekijken en het volgende jaar voorspellen, omdat ze een bedrijf met een omzet van honderd miljoen dollar per jaar en een unicorn-startup willen worden. Afdelingsleiders begeleidden verschillende sessies nadat de CEO zijn ‘State of the Union’ had gegeven. Er waren veel diners en natuurlijk ook plezier.
Hij legde uit dat één idee uit een van deze sessies niet alleen de offsite waardevol kon maken, maar ook een idee kon zijn dat het bedrijf honderd keer groter maakt en tot een bedrijf van een miljard dollar leidt. In de mate waarin hij dat kan stimuleren, is het ongelooflijk waardevol. Hij legde ook uit dat hij als leider en CEO in zijn huidige fase maar beperkt iets kan doen als individuele medewerker.
Hij kan de hele dag verkoopgesprekken voeren, maar dat zal waarschijnlijk niet veel veranderen aan de omzet die ze moeten realiseren. Hij moet daarom nadenken over hoe hij een cultuur kan creëren waarin mensen de autonomie hebben om beslissingen te nemen, de juiste beslissingen nemen en de bedrijfsstrategie uitvoeren.
Offsites zijn dan ook een van de beste, zo niet de allerbeste, manieren om iedereen cultureel en strategisch op één lijn te krijgen. Dat kan mogelijk miljoenen of miljarden dollars waard zijn. Ik vond dat hij dit heel duidelijk verwoordde en ik geef je graag de YouTube-video zodat je die eventueel in de shownotities kunt opnemen.
David Rice: Nee, dat vind ik geweldig, want volgens mij raak je hier de kern: met een offsite probeer je een gevoel te creëren. Je probeert een gevoel van verbondenheid en al die andere zaken te creëren. Uiteindelijk draait het allemaal om een gevoel, en dat moet worden gestuurd door menselijk inzicht in hoe mensen zich voelen.
Je kunt de gegevens bekijken en al die dingen analyseren, maar uiteindelijk ken je je mensen en weet je wat je wilt. Dat moet de drijvende kracht zijn. Ik stelde die vraag over AI en uniciteit omdat ik precies daarop uit wilde komen: je creëert een gevoel van verbondenheid en menselijk gestuurd inzicht. Dat vind ik heel interessant.
Ik moet je deze vraag stellen. Offsites zijn geweldig om te organiseren, maar je kunt het natuurlijk niet voortdurend doen. Het hangt af van het budget, maar als je het effectief en efficiënt doet, laten we dan uitgaan van een ideale wereld. Vanuit jouw perspectief: hoeveel tijd moet je op een offsite doorbrengen?
Jared Kleinert: Verschillende bedrijven hebben verschillende ritmes voor offsites. Het hangt af van de fase en omvang van het bedrijf en van hoe goed het bedrijf het doet. Wij zijn met ongeveer 20 mensen, 25 afhankelijk van hoe je het aantal medewerkers telt. We organiseren elk kwartaal een retraite voor het managementteam en twee keer per jaar een bijeenkomst met het hele bedrijf.
Dat is behoorlijk veel. Zodra je honderd mensen hebt bereikt, zien we bedrijven een verkoopkick-off of een verkoop-, marketing- en marktintroductiekick-off organiseren. Ik denk dat de kwartaaloffsite voor het managementteam of senior leiderschapsteam een zeer hoog rendement heeft. Elk bedrijf zou dat moeten doen, ongeacht de omvang. Vervolgens kan iedere afdeling daarnaast één tot drie offsites organiseren, naast minimaal één bijeenkomst met het hele bedrijf per jaar.
Als werknemer van een bedrijf dat eerst op afstand of hybride werkt, kun je dus twee tot vier offsites per jaar bijwonen, in verschillende vormen en groottes. Misschien zit je in het verkoopteam en ga je naar een verkoopkick-off. Hopelijk haal je de President's Club en ga je daarvoor op reis. Daarna is er misschien nog een verkoopoffsite en een bijeenkomst met het hele bedrijf. Dan ga je in totaal drie of vier keer per jaar.
Voor product en engineering geldt misschien dat jullie liever veel tijd hebben voor diepgaand werk. Misschien hebben jullie alleen de bijeenkomst met het hele bedrijf, of organiseren jullie later in het jaar nog één offsite om alles af te stemmen.
Die trend schaalt op: iedereen binnen het bedrijf moet voorbereid zijn om twee tot vier offsites per jaar bij te wonen. Airbnb introduceerde dat tijdens de pandemie toen het zei: we worden een volledig extern bedrijf, en als je hier werkt, kun je verwachten elk kwartaal naar een offsite te gaan.
Dropbox hanteert een soort 90/10-regel: ongeveer 10% van je werktijd kun je verwachten persoonlijk door te brengen en 90% op afstand. Dat komt neer op ongeveer 25 dagen op offsites. Misschien vier keer per jaar, drie tot vijf dagen per keer. Het kan ook een ander type offsite zijn, waarbij je vooral samenkomt voor veel diepgaand werk, bij collega's bent en samen uit eten gaat.
Maar nogmaals: iedere organisatie krijgt met andere zaken te maken. Hoe meer gedistribueerd je bent, hoe moeilijker het kan zijn om iedereen samen te brengen. Toch is het minstens één keer per jaar voor de bijeenkomst met het hele bedrijf de moeite waard, en hopelijk nog één tot drie keer per persoon.
David Rice: Interessant. Voordat we afsluiten wil ik je de gelegenheid geven om te vertellen waar mensen je kunnen vinden. Ik geef gasten altijd graag de kans om te vertellen hoe mensen contact met hen kunnen opnemen en meer te weten kunnen komen over wat ze doen.
Jared Kleinert: Ga naar offsite.com en maak een gratis account aan. Het werkt als Airbnb: je kunt zoeken in duizenden zorgvuldig geselecteerde offsite-locaties of leveranciers voor fotografen, videografen, aanbieders van promotiemateriaal, reisleveranciers enzovoort.
Je kunt rechtstreeks met hen praten en veel geld en tijd besparen. We doen ook end-to-endplanning van offsites als dienst en hebben dat voor honderden bedrijven over de hele wereld gedaan. Je kunt me altijd mailen via jared@offsite.com. Ik geef je graag korting als je de podcast vermeldt. Neem vooral contact op met vragen. Ik help graag.
David Rice: Het tweede punt is dat we hier op de podcast een traditie hebben. Ik geef mijn gast altijd graag de kans om mij een vraag te stellen, dus ik geef het woord aan jou. Vraag maar raak.
Jared Kleinert: Buitenaardse wezens: denk je dat ze echt bestaan of niet?
David Rice: O, geweldig. Iedereen stelt altijd een vraag die verband houdt met het onderwerp. Ik vind dit een heel goede vraag.
Ja, dat denk ik, maar ik denk niet dat het waarschijnlijk is zoals wij het ons voorstellen. Wat definiëren we eigenlijk als een buitenaards wezen? Ik wed dat er op een andere planeet een soort bacterie bestaat die bijvoorbeeld gemeenschappelijk leeft.
Jared Kleinert: Denk je dat er ergens nog een mensachtig wezen bestaat?
David Rice: Dat weet ik niet. Misschien, ik weet het niet. Ik denk het niet. Misschien in een compleet ander sterrenstelsel, want wie weet wat daarbuiten is. Maar in dit sterrenstelsel niet. Ik denk gewoon dat het er waarschijnlijk niet uitziet of zich gedraagt zoals wij, of dat hoop ik tenminste. Nee, ik maak maar een grapje.
Maar nee, dat is een goede vraag. Ik denk zeker dat er ergens een andere bewuste levensvorm bestaat. Daar ben ik van overtuigd.
Jared Kleinert: Mooi. Goed dan.
David Rice: Bedankt dat je vandaag in de uitzending wilde komen. Ik waardeer het echt dat je wat tijd voor ons hebt vrijgemaakt.
Jared Kleinert: Bedankt voor je tijd. Ik waardeer het.
David Rice: Goed, luisteraars, als je dat nog niet hebt gedaan, ga dan naar peoplemanagingpeople.com/subscribe. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang al deze informatie rechtstreeks in je inbox.
Tot de volgende keer: begin die offsite maar te plannen. Nodig de buitenaardse wezens niet uit.
