5 deskundige tips voor een succesvol prestatiemanagementproces
Prestatiemanagement staat erom bekend moeilijk goed te krijgen te zijn, maar het is niet onmogelijk. In deze serie spreken we met experts om hun inzichten te verkrijgen in het creëren van een effectief prestatiemanagementsysteem.
Hallo Elena. Kun je ons iets vertellen over je ‘achtergrond’ en hoe je bent begonnen?
Absoluut! Ik ben Peruaanse en woon al meer dan de helft van mijn leven in Houston, Texas. Op 22-jarige leeftijd vertrok ik naar de Verenigde Staten met de bedoeling een master in hotel- en restaurantmanagement te behalen.
Net als in de verhalen van veel immigranten leidde mijn reis ertoe dat ik een functie kreeg bij een prestigieuze internationale hotelketen, waardoor ik uiteindelijk besloot mijn leven hier in de VS op te bouwen. Door met een Amerikaan te trouwen en moeder te worden van een zoon, is mijn band met dit land sterker geworden dan mijn banden met Peru.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mijn loopbaan begon als medewerker bij de receptie tijdens nachtdiensten, terwijl ik tegelijkertijd studeerde aan Hilton College, een onderdeel van de University of Houston.
Als ik erop terugkijk, vertel ik vrienden vaak dat deze functie mijn persoonlijke PhD was. Ze leerde me veerkracht, het vermogen om problemen ter plekke aan te pakken en de vaardigheid om zelfstandig met allerlei uitdagingen om te gaan. Dit was mijn eerste kennismaking met leiderschap.
Helaas leidden visumproblemen ertoe dat ik een jaar tijdelijk werd overgeplaatst naar Cancún, Mexico. Toen ik terugkeerde naar de VS, deed mijn voormalige HR-directeur me een aanbod binnen personeelszaken, specifiek als hoteltrainer.
Dit moment markeerde het begin van mijn HR-loopbaan, een traject van meer dan 25 jaar waarin ik in uiteenlopende sectoren en culturen heb gewerkt. Juist deze reis bracht me ertoe te besluiten mijn eigen bedrijf voor leiderschapscoaching op te richten, een onderneming waarmee ik eerder dit jaar ben begonnen. Leiders coachen bleek het meest bevredigende aspect van mijn tijd in HR.
Niemand van ons kan succes behalen zonder onderweg enige hulp te krijgen. Is er een specifieke persoon voor wie je dankbaar bent en die je heeft geholpen te komen waar je nu bent?
Hier ben ik het 100% mee eens. Ik heb onderweg veel geweldige mentoren en coaches gehad die me hebben begeleid.
Een van hen, Marilyn, was de HR-directeur toen ik in het luxehotel werkte. Zij zag iets in mij waarvan ik niet wist dat het bestond: mijn potentieel om in HR te werken.
Ik was net terug van mijn werk in Mexico als manager van de receptie. Toen ze hoorde dat ik weer in Houston was, nam ze contact met me op en zei ze dat ze me terug wilde in het hotel, maar dan als HR-trainer. Zo veranderde mijn leven volledig en kwam ik waar ik vandaag ben.
Ze zag in mij het vermogen om mensen te behandelen zoals ik zelf behandeld wil worden en organisaties te helpen floreren door het welzijn van hun medewerkers. Ik zal haar altijd dankbaar blijven.
Kun je ons je favoriete “levensles” geven? Kun je vertellen hoe die relevant is geweest in jouw leven?
Mijn moeder leerde ons, haar kinderen, altijd dat er geen slechtere handeling bestaat dan de handeling die je niet verricht (Er is geen slechtere handeling dan de handeling die niet wordt verricht).
Blijven stilzitten uit angst om de volgende stap te zetten, hoe beangstigend die ook mag zijn, of aan jezelf twijfelen bij het nemen van een moeilijke beslissing, ook al weet je dat je geen andere keuze hebt, past niet bij de manier waarop ik mijn leven leid.
Ik neem risico’s, dat heb ik altijd gedaan. Daardoor heb ik minder bewandelde wegen gekozen en ben ik gedwongen moeilijke beslissingen te nemen en pijnlijke momenten te doorstaan, maar ik zou dit pad voor niets ter wereld hebben veranderd.
Ik ben wie ik ben en ben waar ik ben omdat ik die acties heb ondernomen en die moeilijke beslissingen heb genomen. Deze levensles heeft me bij elke stap gevormd tot wie ik ben, en nu meer dan ooit terwijl ik mijn bedrijf opbouw.
Als je terugkijkt op je loopbaan, wat zou je tegen je jongere zelf zeggen?
Ik vind dit een geweldige vraag! Ik gebruik haar in mijn coachingssessies, omdat ze uitnodigt tot een diepgaande reflectie op jezelf. Tegen mijn jongere zelf zou ik zeggen dat ze moet vertrouwen op wat het universum op haar pad brengt, niet moet wanhopen, dat uiteindelijk alles goed komt en dat ze er beter en wijzer uit tevoorschijn zal komen. Uiteindelijk komt alles goed.
Waarom is prestatiemanagement zo moeilijk goed uit te voeren?
Mijn ervaring heeft me geleerd dat werknemers feedback willen en nodig hebben, zelfs wanneer die niet prettig is om te horen. Als je dit goed aanpakt, ontstaat er vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Dat bepaalt de toon voor de rest van de loopbaan van de werknemer en daarmee voor het succes van de organisatie.
De prestaties van een werknemer managen betekent dat je diegene vanaf het begin op een transparante en oprechte manier begeleidt en aanstuurt door de onbekendheid van een nieuwe cultuur en omgeving, de complexiteit van processen en beleidsregels en de onvoorspelbaarheid van menselijk gedrag binnen organisaties.
Dit vereist van managers dat ze voortdurend de juiste balans zoeken, omdat het een combinatie vraagt van zelfbewustzijn, het nemen van risico’s, kwetsbaarheid en medeleven. Net als wanneer ik anderen coach, ontwikkel je door aan jezelf te werken de vaardigheid om anderen te managen, inclusief hun prestaties.
Wanneer ik zie dat leiders bang zijn om prestatieproblemen aan te pakken, zie ik meestal een gebrek aan zelfbewustzijn en angst om op dat specifieke moment te zeggen of te doen wat gezegd of gedaan moet worden.
Succesvolle organisaties beschouwen prestatiemanagement als een geïntegreerd, intrinsiek en fundamenteel dagelijks onderdeel van hun strategie, één gesprek per keer.
Waar ziet u dat veel organisaties de fout in gaan met prestatiemanagement?
Op basis van mijn ervaring zie ik dat organisaties prestatiemanagement neerzetten als een geïsoleerde, verplichte gebeurtenis die één keer per jaar plaatsvindt, in plaats van het te beschouwen als een doorlopende cyclus van prestatiemanagement.
De gevreesde prestatiemanagementsessie aan het einde van het jaar omvat soms een beangstigend gesprek dat bepaalt of iemand salarisverhoging of promotie krijgt, of misschien zelfs het beruchte PIP (verbeterplan voor prestaties).
Succesvolle organisaties beschouwen prestatiemanagement als een geïntegreerd, intrinsiek en fundamenteel dagelijks onderdeel van hun strategie, één gesprek per keer.
Het is een dynamische en boeiende gelegenheid voor oprechte gesprekken en coachingsmogelijkheden die beide partijen verrijken en de relatie versterken.
Wat zijn op basis van uw ervaring en succes uw 5 belangrijkste tips voor een succesvol prestatiemanagementproces?
1 . Een psychologisch veilige omgeving creëren: dit begint al voordat de nieuwe werknemer op de eerste werkdag begint. Wanneer een wervingsmanager, recruiter of zelfs HR-medewerker vóór de eerste werkdag contact heeft met de succesvolle kandidaat, ontstaat er een vertrouwensrelatie en een veilige omgeving. De werknemer begint dan enthousiast aan de nieuwe baan en voelt zich welkom, in plaats van onwetend en bang.
Een voorbeeld hiervan is wanneer uw toekomstige direct leidinggevende u mondeling de baan aanbiedt in plaats van de HR-medewerker. Hierdoor wordt de relatie tussen manager en werknemer vanaf het begin sterker.
Mijn nieuwe manager in mijn vorige baan stuurde me het weekend vóór mijn eerste werkdag een bericht om te zeggen hoe enthousiast ze was dat ze me binnenkort mocht verwelkomen. Het opbouwen van een relatie die vertrouwen en veiligheid bevordert, begint al vroeg.
2 . Zodra de nieuwe werknemer begint, moet een van de eerste gesprekken met de manager gaan over het vaststellen van duidelijke verwachtingen voor de functie. Deze verwachtingen moeten niet alleen betrekking hebben op de technische taken van de functie, maar ook op het gedrag dat het bedrijf en de manager van alle werknemers verwachten.
Ga in de eerste week met de werknemer zitten en neem de taken en verwachtingen van de functie door. Leg uit hoe een succesvolle eerste week eruitziet, hoe de eerste 90 dagen eruit zouden moeten zien en hoe succes er over een jaar in die functie uitziet. Plan wekelijks of tweewekelijks een gesprek om ervoor te zorgen dat de verwachtingen nog steeds duidelijk zijn en dat de werknemer zich ondersteund voelt bij het voldoen aan die verwachtingen.
Ik introduceerde een trainingsagenda voor de eerste week voor nieuwe werknemers, waarin ik specifieke mensen opnam met wie ik wilde dat ze contact zouden leggen. Ik voegde ook een ‘begeleidersysteem’ toe, evenals dagelijkse gesprekken aan het einde van elke dag in die eerste week. Op de eerste dag lunchten ze met het team en kregen ze een korte introductie met biografieën van het hele team.
3 . Geef tijdige en objectieve feedback. Werknemers willen in alle fasen van hun loopbaan feedback krijgen over hun prestaties. Afhankelijk van de situatie kan feedback direct worden gegeven of tijdens een gepland gesprek.
Als dit respectvol en feitelijk gebeurt, wil de werknemer snel weten wanneer die iets verkeerd doet. Hetzelfde geldt wanneer die iets goed doet: ook dat is noodzakelijke feedback om de getoonde prestaties te bekrachtigen.
Ooit gaf ik een werknemer feedback die verouderd en niet geverifieerd was. De werknemer was erg overstuur en vroeg om bewijs, iets wat ik op dat moment niet kon leveren. Je goed voorbereiden op dit type gesprek is essentieel.
4 . Als de prestaties onder de verwachtingen liggen, is het essentieel om observaties te documenteren, specifieke voorbeelden vast te leggen en opmerkingen of feedback van anderen op te schrijven.
Dit is een zeer belangrijke stap in de richting van objectief en feitelijk prestatiemanagement. Hierdoor blijft het proces eerlijk en worden subjectiviteit en vooringenomenheid weggenomen.
De beste verbeterplannen voor prestaties die ik in mijn loopbaan heb gezien, zijn plannen waarin de feiten duidelijk worden vermeld, inclusief documentatie ter onderbouwing daarvan.
Een praktijk die ik aanbeveel, is ervoor te zorgen dat de documentatie vertrouwelijk is, dat deze op een veilige plaats wordt bewaard waar geen andere werknemer toegang toe heeft en dat het feedbackgesprek privé plaatsvindt. Niemand in het team zou moeten weten dat iemand aan een PIP is onderworpen.
5 . Constante communicatie is essentieel. Communiceren met werknemers over hoe het met hen gaat, is een must in een succesvol prestatiemanagementproces.
Niets zou aan het einde van de jaarlijkse cyclus als een verrassing moeten komen voor de werknemer. Regelmatige check-ins, waarin respect en transparantie altijd aanwezig zijn, zorgen voor een soepel proces. Dit omvat ook regelmatige erkenning wanneer die verdiend is; werknemers vinden het prettig om erkenning te krijgen voor hun goede werk, zolang dit consequent en eerlijk gebeurt.
Een van de beste ervaringen die ik heb gehad, was met een manager die bedankbriefjes schreef. Die briefjes bewaar ik nog steeds. Daarin bedankte ze me voor een specifieke rol die ik had vervuld in een succesvol project, of voor een presentatie die ik zojuist aan andere werknemers had gegeven; ze hield me gemotiveerd om door te gaan met wat ik deed en daagde me altijd uit om het beter te doen.
Hoe pakt u prestatiemanagement in uw organisatie aan? Koppelt u het bijvoorbeeld aan beloning?
Alle bedrijven waarvoor ik heb gewerkt, hebben beloning altijd aan prestaties gekoppeld. Dit is een eerlijke manier om goed presterende werknemers te belonen en werknemers die niet naar behoren presteren niet te belonen.
Er zijn verschillende manieren om dit te doen, waarbij het toekennen van beoordelingen aan prestatieniveaus de meest gebruikelijke methode is. Of er nu cijfers of beschrijvingen worden gebruikt, de werknemer ontvangt een bepaalde procentuele verhoging op basis van zijn of haar algehele prestatiebeoordeling.
Welke hulpmiddelen gebruikt u voor uw prestatiemanagement?
Er zijn veel hulpmiddelen voor werknemersbeoordeling op de markt en meestal maken deze deel uit van een uitgebreidere HR-oplossing. Voor kleinere organisaties beveel ik een eenvoudig sjabloon in een tekstverwerker en een beoordelingssysteem aan, hoewel tegenwoordig alles kan worden omgezet in een elektronisch en systematisch proces.
Zolang het objectief is en door alle managers correct wordt gebruikt.
Hoe meet en verbetert u uw prestatiemanagementproces?
Resultaten! Als het management eerlijk en consequent handelt en het welzijn van de werknemer voor ogen houdt, kunt u er zeker van zijn dat het bedrijf onder andere beschikt over een sterk prestatiemanagementproces en een sterke visie daarop.
Dit kan tot uiting komen in betrokkenheidsscores, personeelsverloop, culturele samenhang, productiviteit en uiteindelijk winstgevendheid.
Is er iemand ter wereld met wie u graag privé zou willen lunchen, en waarom?
Het zou een droom zijn die uitkomt als ik Tony Robbins, dr. Joe Dispenza of Vishen Lakhiani zou kunnen ontmoeten. In willekeurige volgorde!
