Een deskundige gids voor het uitvoeren van betere prestatiebeoordelingen + sjabloon

Hoe bereid je je voor op een beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek voorbereiden is geen taak die je licht moet opvatten, en het is zeker niet iets wat je de avond ervoor doet!

Het kost tijd om beoordelingsgesprekken zorgvuldig op te stellen. Als je het overhaast, zullen je medewerkers dat merken. 

Korte vraag: Vul onze enquête van 60 seconden in en deel hoe je echt denkt over het gebruik van AI-agenten bij beoordelingsgesprekken, promoties en coaching. Jouw input helpt ons de werkelijke uitdagingen waarmee HR-teams te maken hebben bij prestatiemanagement met AI beter te begrijpen.

Stap 1: Reflecteer op de prestaties van je team en medewerker

De eerste stap bij de voorbereiding op een beoordelingsgesprek is reflecteren op de prestaties van de medewerker en ook op die van het team.

Ga na wat positief, neutraal of negatief is verlopen. Wat gebeurde er buiten de controle van het team of de medewerker? Hoe draagt de medewerker bij aan het team? Reflecteren op deze punten is een goede manier om te beginnen.

Een ander punt om te overwegen is je eigen perceptie. Als je niet dagelijks met de medewerker samenwerkt, wie doet dat dan wel en wie kan je informatie geven over hoe het teamlid recentelijk heeft gepresteerd?

Vooral wanneer ik zeer zelfstandige medewerkers aanstuur, kan het verzamelen van feedback van collega's bijzonder nuttig zijn om eerlijke, accurate en waardevolle beoordelingsgesprekken te voeren.

Vaak wordt een 360-gradenfeedbackproces gebruikt, maar dit kan tijdrovend zijn. Je kunt snel feedback van collega's over de prestaties van je teamlid verzamelen met Google Forms of Microsoft Forms.

Wanneer ik ter voorbereiding op een gesprek reflecteer op de prestaties van een medewerker, schrijf ik vaak de beoordelingsvragen of -onderwerpen op die door mijn bedrijf zijn vastgesteld. Vervolgens gebruik ik opsommingstekens om per medewerker enkele punten bij elk onderwerp te noteren.

In feite maak ik een beknopte versie van het beoordelingsgesprek, die ik vervolgens in mijn uiteindelijke tekst uitbreid met voorbeelden en aanbevelingen voor de toekomst.

Stap 2: Stel je feedback op en koppel die aan de verwachtingen van de functie 

Zodra je je gedachten en eventuele noodzakelijke feedback van collega's hebt verzameld en je opzet hebt gemaakt, ben je klaar om de uiteindelijke tekst op te stellen.

Het schrijven van de uiteindelijke tekst is een van de belangrijkste onderdelen van het beoordelingsgesprek.

Je zou kunnen stellen dat deze fase belangrijker is dan het livegesprek zelf, vooral wanneer je ontwikkelingsgerichte feedback geeft en verwacht dat iemand als gevolg van het gesprek zijn gedrag verandert.

De schriftelijke tekst is een document waar mensen naar teruggaan om hun feedback opnieuw te bekijken. Het is ook een officieel document waarin de prestaties en feedback voor een individuele medewerker worden vastgelegd.

De schriftelijke onderdelen van beoordelingsgesprekken moeten altijd prestatiebeschrijvingen bevatten, vergelijkingen met de verwachtingen of het verwachte gedrag, gedetailleerde voorbeelden van goede of slechte prestaties en de manier waarop de prestaties van de medewerker anderen beïnvloeden.

KPI's en meetwaarden zijn uitstekende hulpmiddelen om prestaties te evalueren, verbetermogelijkheden vast te stellen en toekomstige prestatiedoelen te bepalen.

Als iemand bijvoorbeeld in de verkoop werkt, kun je de kwaliteit van diens werk en verantwoordingsplicht beschrijven door te vermelden in hoeverre diegene de vastgestelde doelen en meetwaarden heeft behaald. Net zoals doelen meetbaar moeten zijn, moeten prestaties dat ook zijn.*

Voorbeeld van een schriftelijke uitwerking

“Brent blijft moeite houden met oog voor detail, vooral bij het configureren van ons leerbeheersysteem. Het gevolg van het missen van details door Brent, zoals cursusinschrijvingen, is dat medewerkers niet worden toegewezen aan de cursussen die ze moeten voltooien. Wanneer mensen niet aan de juiste cursussen worden toegewezen, zoals nalevingstraining, betekent dit dat wij als bedrijf niet aan de voorschriften voldoen, omdat we de verplichte nalevingstraining niet effectief hebben gefaciliteerd.”

Naast het verhaal met concrete en meetbare voorbeelden moet jij als beoordelaar en leidinggevende ook klaarstaan om te beschrijven hoe je de persoon zult helpen zijn of haar vaardigheden te verbeteren of het gewenste gedrag aan te nemen.

Ja, verhalen in beoordelingsgesprekken kunnen lang zijn, maar naar mijn ervaring is een langer en grondiger verhaal het meest behulpzaam wanneer je medewerkers wilt helpen hun prestaties te begrijpen en prestaties voor de langere termijn wilt documenteren.

*Nuttig artikel voor het stellen van doelen: Organisaties op weg naar succes helpen met de methode van trapsgewijze doelen

Stap 3: Bereid je voor op het voeren van het beoordelingsgesprek

Nu je je gedachten en eventuele aanvullende feedback hebt verzameld, hebt nagedacht over de prestaties van een persoon en het verhaal hebt geschreven, ben je klaar om je voor te bereiden op het voeren van het beoordelingsgesprek.

Als je je voorbereidt op een lastig gesprek, maak dan een plan voor hoe je de bespreking zult beginnen en bedenk enkele vragen die het teamlid aan het begin waarschijnlijk zal hebben. Wees voorbereid om elk punt met concrete voorbeelden toe te lichten.

Persoonlijk begin ik graag positief, benoem ik de goede bijdragen die de persoon in de beoordelingsperiode aan het team heeft geleverd en ga ik vervolgens over op de opbouwende kritiek en ontwikkelmogelijkheden, samen met wat ik van plan ben te doen om de medewerker tijdens diens ontwikkeling te ondersteunen. 

Praktische tip: Ik stuur mijn verhaal vaak naar het teamlid vlak voordat ik deelneem aan het live gesprek. Ik ontvang het verhaal van hen ook graag op dezelfde manier, maar niet voordat ik mijn eigen verhaal heb geschreven.

Deze methode voor het schrijven van beoordelingsgesprekken wordt een dubbelblinde beoordeling genoemd. Ik merk dat deze methode iedere persoon helpt om zijn of haar eigen werk te doen (geen onzin waarbij de zelfbeoordeling van de medewerker wordt nagepraat in de beoordeling door de leidinggevende) en met reflectieve inzichten aan het gesprek deel te nemen.

Een beoordelingsgesprek voeren

Je hebt de voorbereiding, reflectie, het verzamelen van feedback en het schrijven van het verhaal gedaan. Nu komt het belangrijkste deel: het gesprek.

Hier verandert het beoordelingsgesprek van een formaliteit in iets nuttigs. Het live gesprek geeft jou en je teamlid de kans om af te stemmen, bij te sturen en opnieuw betrokken te raken bij het werk en bij wat er voor jullie ligt. 

Verwacht alleen niet dat je je voor 100 procent aan je script zult houden. 

De beste gesprekken ontstaan vaak uit het onverwachte. Wanneer een medewerker iets verrassends ter sprake brengt, misschien zelfs iets dat niet helemaal terecht lijkt, is dat geen afleiding. Het is inzicht.

Wanneer dit gebeurt, is het jouw taak om te luisteren, nieuwsgierig te blijven en het gesprek productief en menselijk te houden. Zo voer je het gesprek op een manier die ertoe doet.

1. Zet de juiste toon

Begin door het gesprek in het juiste kader te plaatsen. Je wilt duidelijk maken dat dit geen oordeel over de prestaties is, maar een gezamenlijk moment om te reflecteren en plannen te maken. Door vooraf die veiligheid te creëren, kun je eventuele spanning verminderen en de deur openen naar een eerlijke dialoog.

Voorbeeld: “Ik waardeer het dat je vandaag tijd hiervoor hebt vrijgemaakt. Mijn doel is om de feedback die ik heb voorbereid door te nemen, maar minstens zo belangrijk is dat ik wil horen hoe jij je werk hebt ervaren en waar jij mogelijkheden voor groei ziet.”

Door die toon vroeg in het gesprek te zetten, creëer je psychologische veiligheid en laat je je teamlid weten dat het gesprek voor en met hen is, en niet alleen over hen.

2. Neem doelen en verwachtingen opnieuw door

Voordat je in de feedback duikt, breng je eerst de basis op orde door de oorspronkelijke doelen en verwachtingen voor de beoordelingsperiode door te nemen. 

Pak de documentatie van de doelen en streefcijfers erbij, of wat de medewerker zei te zullen doen, en controleer kort of die punten binnen de daarvoor beschikbare tijd objectief zijn behaald. 

Dit helpt om het gesprek opnieuw te verankeren in wat is afgesproken en geeft jullie beiden een gezamenlijk referentiepunt voor het beoordelen van de prestaties.

Als prioriteiten halverwege de cyclus zijn gewijzigd, erken dat dan. Als verwachtingen onduidelijk waren, neem daar dan ook verantwoordelijkheid voor. Door het gesprek in de juiste context te plaatsen, blijft het eerlijk en doelgericht.

3. Deel je feedback duidelijk

Nu is het tijd om je feedback op een directe, doordachte en concrete manier te presenteren. 

Begin met wat goed gaat: benoem de successen, sterke punten en positieve patronen die je hebt gezien en ga daarna over op ontwikkelmogelijkheden. 

Gebruik concrete voorbeelden om je punten toe te lichten en wees duidelijk over de impact. Modellen zoals Situatie–Gedrag–Impact (SBI) kunnen helpen om je boodschap te structureren.

Bespreek je je observaties, richt je dan op gedrag en resultaten, niet op aannames of indrukken. Zo begrijpt het teamlid niet alleen wat je hebt opgemerkt, maar ook waarom dat belangrijk is.

Houd er rekening mee dat feedback bij iedereen anders overkomt. Sommige mensen zullen instemmend knikken; anderen hebben misschien tijd nodig om de feedback te verwerken. Creëer ruimte door te pauzeren en naar hun perspectief te vragen:

• “Komt dat overeen met hoe jij het hebt ervaren?”
• “Is er iets wat je zou toevoegen of anders ziet?”

Als ze tijdens het delen van je feedback iets onverwachts vertellen, of hun versie van de gebeurtenissen in strijd is met wat jij aannam, blijf dan openstaan en laat hen er zonder onderbreking over vertellen. 

Je hoeft niet elk detail op dat moment op te lossen. Erken hun inbreng en laat weten dat je daar rekening mee zult houden:

“Bedankt dat je dat deelt. Ik beschikte niet over die context en wil nadenken over hoe die in het grotere geheel past.”

Het doel is hier niet om het gesprek te “winnen”. Het gaat erom tot een gedeeld begrip te komen. 

4. Nodig hen uit hun perspectief te delen

Nadat je je feedback hebt gedeeld en mogelijk wat meer informatie hebt gekregen over hoe het voor je medewerker is verlopen, schakel je volledig over naar de luistermodus en nodig je het teamlid uit om na te denken over diens ervaring in de functie. 

Dit is niet alleen een beleefdheid tegenover de medewerker; luisteren naar het perspectief van je medewerker maakt deel uit van het begrijpen van wat werkt, wat niet werkt en welke ondersteuning diegene nodig heeft om zich verder te ontwikkelen.

Stel open vragen, zoals:

• “Waar ben je dit kwartaal het meest trots op?”
• “Wat was je grootste uitdaging?”
• “Wat heeft volgens jou bijgedragen aan je succes (of je tegengehouden)?”

Laat hen zonder onderbreking vertellen. Zelfs als hun kijk niet volledig overeenkomt met die van jou, helpt het horen van hun perspectief om vertrouwen op te bouwen en inzichten aan het licht te brengen die je misschien over het hoofd hebt gezien. 

Wanneer ze zich openstellen, erken dan de inspanning en kwetsbaarheid die nodig zijn om eerlijk en open te zijn, en richt je op ontwikkeling in plaats van op gelijk krijgen of hun perspectief te “corrigeren”. 

5. Bespreek ontwikkelings- en carrièredoelen

Neem vervolgens afstand van de details. Waarin willen ze groeien? Waar worden ze op dit moment enthousiast van? Gebruik dit deel van het gesprek om toekomstige doelen of uitdagende ontwikkelingsmogelijkheden vorm te geven.

Dit moet niet gaan over het wegwerken van hiaten of het veranderen van mensen. Het gaat om voortbouwen op sterke punten, het vergroten van vaardigheden en het afstemmen van ontwikkeling op de richting waarin het bedrijf zich beweegt. 

Wees eerlijk over wat mogelijk is, maar bied ook ruimhartig ondersteuning, coaching, zichtbaarheid of verbinding aan.

Maak het vervolgens concreet. Verbind hun doelen waar mogelijk aan daadwerkelijke zakelijke kansen, zoals uitdagende projecten of nieuwe behoeften binnen het team, zodat het gesprek relevant en praktisch aanvoelt. 

6. Stel duidelijke vervolgstappen vast

Vat aan het einde van het gesprek de belangrijkste punten en afspraken samen, zodat jullie beiden vertrekken met een gedeeld duidelijk beeld en inzicht in wat er vervolgens gebeurt. 

Vertaal bredere feedback naar concrete doelen of ontwikkelingsacties met tijdslijnen en duidelijke succescriteria, en zorg er waar mogelijk voor dat deze aansluiten bij de prioriteiten van het team of bedrijf.

Als dit betekent dat je je medewerker in contact brengt met iemand anders voor mentorschap, of diegene toevoegt aan een spannend nieuw project, zet dat dan meteen in gang. 

Zorg er ook voor dat je een ritme vaststelt voor check-ins of informele vervolggesprekken, zodat de evaluatie het begin wordt van een doorlopend gesprek en niet een eenmalige gebeurtenis.

7. Sluit positief af

Door de evaluatie af te sluiten met oprechte waardering, benadruk je de waarde van de medewerker en help je diegene het gesprek gemotiveerd en gerespecteerd te verlaten.

Sluit af met iets oprechts en specifieks. Laat weten wat je waardeert aan hun werk, niet als formaliteit, maar als weerspiegeling van hun bijdrage. Dat kan een vaardigheid zijn waarin ze zich hebben verdiept, een project dat ze hebben geleid of de manier waarop ze zich binnen het team inzetten.

Voorbeeld: “Ik waardeer het echt hoeveel stabiliteit je dit jaar hebt gebracht. Daardoor kon het team gefocust blijven tijdens een aantal moeilijke koerswijzigingen. Ik zie elke week de impact van je werk en kijk ernaar uit om met je samen te werken aan onze komende projecten.”

Door af te sluiten met optimisme over hun toekomstige groei en met jouw toezegging hen te ondersteunen, versterk je het vertrouwen, verbeter je het moreel en zet je een toekomstgerichte toon voor de volgende fase van hun ontwikkeling.

Zo verlaat je teamlid de evaluatie met de blik op de toekomst in plaats van op het verleden.

Laat tot slot altijd de deur open voor vervolgcontact. Een goed evaluatiegesprek beëindigt de feedbackcyclus niet. In plaats daarvan bepaalt het de toon voor hoe jullie de komende maanden zullen samenwerken.

Beste werkwijzen voor functioneringsgesprekken

Hier zijn enkele beste werkwijzen voor functioneringsgesprekken waarmee je deze waardevolle tijd optimaal kunt benutten. 

Vermijd eenzijdige gesprekken

Wanneer je daadwerkelijk een beoordelingsgesprek voert, is het gemakkelijk om te denken dat het een eenzijdig gesprek wordt waarin jij als manager aan je teamlid vertelt hoe het met hen gaat.

Dit is precies het gedrag dat je moet vermijden! Een beoordelingsgesprek hoort tweezijdig te zijn.

Wanneer een medewerker over zijn of haar prestaties praat, leren en begrijpen zij de reflectieve feedback veel beter dan wanneer je die simpelweg aan hen vertelt (of voorleest).

Effectief prestatiemanagement kan alleen worden bereikt als je een gesprek faciliteert waarin je zowel je reflectieve inzichten deelt als feedback van de medewerker of beoordeelde verkrijgt. 

Door constructieve feedback te geven en een open gesprek te voeren, levert het beoordelingsproces aan beide kanten diepere inzichten op, wat na verloop van tijd tot betere prestaties leidt.

Eerlijkheid duurt het langst

Een van de slechtste dingen die je tijdens een beoordelingsgesprek met een medewerker kunt doen, is om de problemen heen draaien. Dit geldt niet alleen op de dag van het beoordelingsgesprek, maar elke dag, aangezien feedback doorlopend, tijdig, specifiek en uitvoerbaar moet zijn. 

Er kunnen gemakkelijk barrières ontstaan tussen managers en een medewerker op het gebied van communicatie en transparantie. Dat is menselijk en vereist vaak een bewuste inspanning om dit aan te pakken.

Een van de beste manieren om je eerlijkheid tijdens een prestatiebeoordeling te uiten, is door na te denken over wat je weet van de medewerker en over hoe je denkt dat diegene feedback wil ontvangen. Het is een variant op de gouden regel: behandel anderen zoals zij behandeld willen worden. 

Sommige mensen hebben er misschien de voorkeur aan dat je directer bent, terwijl anderen wat meer voorzichtigheid nodig hebben. We zijn daar allemaal verschillend in.

Als je nog steeds moeite hebt met eerlijkheid, is een tip om een stap terug te doen en naar je communicatie en andere zachte vaardigheden. te kijken.

Wat je ook doet, zorg er altijd voor dat je het gesprek positief en met de nadruk op kansen afsluit. Je wilt dat de medewerker het gesprek verlaat met een geïnspireerd en gewaardeerd gevoel en met een duidelijk stappenplan voor verbetering.

Geef gedetailleerde feedback

Wanneer je feedback geeft, wil je niet vaag zijn. Je wilt niet met brede, algemene penseelstreken schilderen en alleen in analogieën praten. Je hebt concrete details en voorbeelden nodig, vooral wanneer je kansen voor verbetering benoemt.

Misschien hebben ze vorige maand iets gedaan aan een project dat je wilt bespreken; misschien hebben ze een project weer op schema gebracht of eraan bijgedragen dat zaken achterliepen.

Wees specifiek wanneer je een voorbeeld van prestaties uitlegt en benadruk ook de impact van goede of minder goede prestaties. Door specifiek te zijn en de impact van gedrag te benoemen, help je de persoon die de informatie ontvangt te begrijpen hoe wat diegene heeft gedaan invloed heeft op anderen.

Hoe meer concrete voorbeelden je kunt geven om je feedback te onderbouwen, hoe beter. Ik weet dat het lastig kan zijn om voorbeelden te bedenken als beoordelingsgesprekken niet zo vaak plaatsvinden.

Daarom is het beter om vaker beoordelingsgesprekken te voeren, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, met een beoordelingsperiode die dicht bij het moment van het gesprek ligt. Zo kun je voorbeelden gebruiken terwijl ze nog vers zijn en de details nog duidelijk zijn.

Neem de tijd en luister actief

Presenteer tijdens het gesprek je feedback en let op reacties: lichaamstaal, toon en woorden.

Wanneer je feedback geeft, vooral negatieve feedback, merk je misschien dat de medewerker in de vluchtmodus schiet en niet meer luistert! 

Je moet ook empathie tonen voor hun standpunt en alert zijn op interessante punten die ze tijdens het gesprek naar voren brengen.

Ga niet voorbij aan de mogelijkheden om te verbeteren; neem de tijd om alle feedback te bespreken en manieren te bespreken om die feedback aan te pakken, inclusief wat jij als manager kunt doen om bij te dragen aan hun groei.

Handel vanuit empathie

Houd rekening met de omgeving en leefwereld van de persoon aan wie je feedback geeft. Je weet nooit wat er in iemands leven speelt en vaak vertellen mensen ons niet over de meest ingrijpende en belangrijke dingen die gaande zijn. 

Oefen empathie, ga er niet van uit dat je alles weet wat er speelt en geef je mensen de ruimte. 

Maak gebruik van beschikbare hulpmiddelen

Er zijn volop hulpmiddelen beschikbaar die kunnen helpen bij het voeren van beoordelingsgesprekken. Waarom zou je daar geen gebruik van maken? Ze maken het leven van iedereen gemakkelijker.

Welke tool je kiest, hangt af van je organisatie, je werkstijl en de manier waarop je beoordelingsgesprekken voert.

Een van mijn favoriete functies van software voor beoordelingsgesprekken is de mogelijkheid om de opvolging samen met het beoordelingsgesprek zelf te documenteren, zodat jij of een toekomstige manager de feedback, eventuele aantekeningen van het gesprek en de afgesproken opvolging later kan teruglezen. 

Als manager van mensen over een langere periode zijn dit ook geweldige hulpmiddelen voor reflectie om te zien hoe ver je medewerkers zijn gekomen in hun ontwikkeling.

Raak eraan gewend om voortdurend feedback te geven, zowel positief als negatief

Als je leidinggeeft aan mensen, is een van je belangrijkste taken het voortdurend geven van relevante, gedetailleerde feedback—zowel positief als negatief. Regelmatig feedback geven is een essentiële managementvaardigheid. 

Richt de feedback op het gedrag, de impact en de resultaten van medewerkers en denk na over jouw rol en verantwoordelijkheid in de ontwikkeling van je mensen.

Houd negatieve feedback niet te lang voor je en wacht niet tot de volgende beoordelingscyclus om feedback te geven, vooral geen negatieve feedback. Feedback, kritiek of ontwikkelingsnotities mogen nooit als een verrassing komen tijdens een beoordelingsgesprek.

Fris je kennis op over het geven van effectieve feedback die tijdig, specifiek en resultaatgericht is.

Stem je feedback af op de verwachtingen van de functie

Voor alle functies en prestatiemetingen zijn duidelijke verwachtingen nodig om effectief te zijn. 

Onthoud dat een prestatiebeoordeling bedoeld is om de prestaties van de persoon in de functie te vergelijken met de vereisten van de functie, niet met diens prestaties in het verleden of met de prestaties van andere teamleden.

Dit wordt vaak verkeerd begrepen en er ontstaat chaos wanneer prestaties worden vergeleken met iets anders dan de duidelijke verwachtingen van de functie.

Als de functie die je beoordeelt geen functieomschrijving heeft met duidelijke verantwoordelijkheden, doelen en KPI's, is het tijd om aan de slag te gaan met het schrijven daarvan, zodat toekomstige beoordelingsgesprekken gebaseerd kunnen worden op een beoordeling aan de hand van duidelijke, schriftelijke verwachtingen van de functie.

Houd rekening met de context en structuur van het beoordelingsgesprek

Zorg bij het gebruik van schalen of beoordelingen voor afstemming op de verwachtingen en normen van de organisatie. 

Vermijd dat je de manager bent die “nooit vijven geeft” in een organisatie waar andere managers de hoogste beoordeling geven. 

Vaak beschikt je HR-team over statistieken over het aandeel medewerkers dat doorgaans elke beoordeling krijgt. Gebruik deze informatie in je voordeel om te begrijpen hoe goede prestaties binnen jouw organisatie worden beoordeeld.

Professionele tip: Als je de prestaties beoordeelt van mensen die zichzelf als toppresteerders beschouwen, zorg er dan voor dat je hen niet ontmoedigt door een prestatiebeoordeling te geven die kan worden beschouwd als “naar beneden afgerond” of niet volledig. 

Vaak zijn mensen die op het hoogste niveau presteren zich zeer bewust van prestatiebeoordelingen en kunnen ze ontmoedigd raken als hun huidige prestatiebeoordeling lager is dan hun vorige beoordeling, vooral als ze het gevoel hebben dat ze de laatste tijd harder dan normaal hebben gewerkt. 

Houd rekening met de impact van prestatiebeoordelingen op toppresteerders en met de manier waarop deze mensen worden gemotiveerd. Laat een oppervlakkige beoordeling van de prestaties van een sterke medewerker geen retentieprobleem veroorzaken (ja, dit is een zeer veelvoorkomend probleem).

Controleer je vooroordelen

Overweeg om feedback uit meerdere bronnen te verzamelen om vooroordelen in je beoordelingen te beperken, vooral als je in je dagelijkse werk niet zeer nauw samenwerkt met je individuele medewerkers. 

Als ik bijvoorbeeld projectmanagers beoordeel, weet ik dat mijn mening over hen als hun manager er niet echt toe doet; wat telt, zijn de meningen van degenen die door de projectmanagers worden bediend.

Om deze informatie te verkrijgen, stuur ik feedbackverzoeken naar de belangrijkste belanghebbenden van elke projectmanager en verzamel ik feedback over zowel de prestaties van de individuele projectmanager als de perceptie van het projectmanagementteam.

Geef je mensen de gelegenheid om na te denken over je feedback

Verkrijg meer duidelijkheid en stel vragen. Vaak hebben mensen tijd nodig om informatie te verwerken en kunnen ze baat hebben bij tijd om je beoordeling te lezen, erover na te denken en vervolgens met vragen naar je toe te komen. 

Laat het gesprek tijdens een beoordelingsgesprek enigszins open om verdere discussie en vragen uit te nodigen en om je teamlid te laten weten dat je er voor diegene bent en je inzet om diegene persoonlijk en professioneel te helpen groeien.

Veelvoorkomende voorbeelden van prestatiebeoordelingen

Laten we nu enkele formuleringen voor beoordelingen bekijken die je kunt gebruiken.

Om te beginnen wil je starten met categorieën en aandachtspunten die tijdens het beoordelingsgesprek aan bod komen.

Dit is zeker geen volledige lijst. Voel je vrij om te kiezen wat je wilt en dingen toe te voegen, maar overweeg om te beginnen de volgende elementen die op bijna elke functie binnen een organisatie van toepassing kunnen zijn:

1. Sterke punten
2. Mogelijkheden voor verbetering
3. Probleemoplossing
4. Communicatie
5. Samenwerking
6. Verantwoordelijkheid
7. Kwaliteit van het werk

Met elk van deze punten kunt u vervolgens specifieke prestatieopmerkingen opstellen waarin positieve of minder wenselijke gedragsvoorbeelden uit de beoordelingsperiode worden uitgelicht. 

Voorbeeld van een positieve prestatiebeoordeling over communicatie

“De communicatie van Moriah is duidelijk, tijdig en uitgebreid. Ze blinkt erin uit ervoor te zorgen dat de mensen die iets moeten weten… het ook daadwerkelijk weten. Toen Moriah bijvoorbeeld leiding gaf aan de lancering van onze nieuwe productupdate, werden alle belanghebbenden, klanten, supportmedewerkers en verkopers geïnformeerd en kregen ze zelfs de gelegenheid om vóór de lancering vragen te stellen. Moriah beweegt zich soepel in onze dynamische werkomgeving en weet bedrijfsresultaten in balans te brengen met ervoor zorgen dat we het juiste doen voor onze medewerkers.”

Voorbeeld van een minder positieve beoordeling over communicatie

“Sandra communiceert sterk, maar deelt belangrijke projectdetails niet consequent met belanghebbenden, waardoor sommige mensen niet op de hoogte zijn van belangrijke zaken. Tijdens het project voor de herinrichting van de website besloten Sandra en het team bijvoorbeeld wanneer de nieuwe pagina’s zouden worden gelanceerd, maar Sandra nam niet de leiding om de managers en de rest van het personeel te informeren over de komende wijziging van de website. Toen deze werd gepubliceerd, werden veel mensen, onder wie onze CEO en belangrijke salesmanagers, hierdoor verrast.”

Voorbeeld van een positieve beoordeling over de kwaliteit van het werk

“De kwaliteit van Moriahs werk is uitzonderlijk. Ze hanteert de hoogste standaard voor planning, productiviteit en organisatie, in die mate dat anderen binnen de organisatie specifiek vragen om met Moriah samen te werken omdat ze vertrouwen hebben in de kwaliteit van haar werk en de consistentie van haar opleveringen. Moriah is een invloedrijke kracht en helpt hoge kwaliteitsnormen te handhaven binnen haar team en de projecten waarbij ze betrokken is. Moriah draagt bij aan de ontwikkeling van anderen door hen haar werkwijzen aan te leren en sjablonen te maken waarmee anderen vergelijkbare vaardigheden op het gebied van kwaliteit kunnen ontwikkelen.”

Voorbeeld van een minder positieve beoordeling over de kwaliteit van het werk

“Sandra is in staat kwalitatief goed werk te leveren, maar levert alleen haar beste werk wanneer ze rechtstreeks met mij samenwerkt, waarbij ik elke tussenstap controleer en ervoor zorg dat Sandra actief naar afronding van de taak toewerkt. Sandra had zich er bijvoorbeeld toe verbonden om dit kwartaal een aanbeveling te leveren voor wijzigingen aan ons leersysteem. Toen ik Sandra vroeg naar de voortgang van dit doel, vertelde ze me dat ze nog niet was begonnen aan de taak, waarvan de deadline al over enkele weken was. Sandra ging aan de slag, maar had veel rechtstreekse interactie met mij nodig om de taak af te ronden, waaronder enkele bijsturingen op het gebied van compliancevereisten en rapportage. Meer aandacht en vaardigheid op het gebied van tijdmanagement, het begrijpen van de vereisten van de taak en het gedurende het proces op de hoogte houden van belanghebbenden zullen de kwaliteit van Sandra’s werk helpen verbeteren.”

Onthoud: wees specifiek. Door concrete voorbeelden te gebruiken om uw opmerkingen op elk gebied te onderbouwen, krijgt u veel betere feedback dan met vage formuleringen zoals "hij of zij is een teamspeler". Hoe beter u uw opmerkingen kunt onderbouwen met eerdere voorbeelden, KPI’s en meetgegevens, hoe beter.

Sjabloon voor prestatiebeoordeling

Ontvang ons sjabloon voor prestatiebeoordelingen!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Volgende stappen voor uw prestatiebeoordelingen

Als manager zijn prestatiebeoordelingen een van de meest impactvolle activiteiten die u in uw functie uitvoert.

Als u leidinggeeft aan personeelszaken, is een van de kernelementen van uw functie managers helpen leren hoe ze effectieve feedback over prestaties kunnen geven en prestatiebeoordelingen kunnen begeleiden die medewerkers motiveren om optimaal te presteren. 

Belangrijkste punten

• Als manager moet je voortdurend zowel positieve als negatieve feedback geven, en alle feedback moet specifieke voorbeelden en de impact van het gedrag bevatten
• Formele prestatiebeoordelingen moeten regelmatig plaatsvinden, indien mogelijk elk kwartaal of halfjaarlijks.
• Elke functie moet duidelijke prestatieverwachtingen hebben. Prestatiebeoordelingen moeten worden uitgevoerd aan de hand van de verwachtingen van de functie, niet op basis van de prestaties uit het verleden van een individu of de prestaties van andere teamleden.
• Zorg ervoor dat elke medewerker ook de gelegenheid krijgt om op zijn of haar prestaties te reflecteren. 
• Leg ter voorbereiding op het beoordelingsgesprek de hoogtepunten en ontwikkelkansen van de prestaties van de medewerker vast in een beschrijving.
• Voer een individueel gesprek met de medewerker om zowel diens beoordeling als jouw feedback op diens prestaties te bespreken. Deel tijdens het gesprek specifieke voorbeelden en concrete details van zowel positief als negatief gedrag en de impact daarvan op de organisatie.
• Leg na het beoordelingsgesprek eventuele vervolgstappen vast en volg deze op via e-mail of in de tool voor prestatiemanagement van je organisatie.
• Onthoud dat je als manager of beoordelaar van prestaties een belangrijke rol speelt in de groei en ontwikkeling van een individuele medewerker. Wees een partner, wees eerlijk en wees erop voorbereid om te zien hoe je medewerkers tot nieuwe hoogten stijgen!