Implementatie van salarissoftware: de ultieme gids

• Planning
• Gegevens van werknemers verzamelen en ordenen
• Systeemconfiguratie 
• Testen
• Livegang
• Monitoren en aanpassen.

Het belang van de implementatie van salarissoftware

Een effectieve implementatie van HR-software met salarisadministratie is belangrijk en biedt bedrijven talrijke voordelen, waaronder:

1. Efficiëntie en tijdsbesparing:

• Geautomatiseerde processen: Salarissoftware automatiseert veel tijdrovende taken, zoals het berekenen van salarissen, inhoudingen, bonussen en belastinginhoudingen, waardoor de tijd die aan handmatige verwerking wordt besteed aanzienlijk afneemt.
• Snelle berekeningen: De software kan complexe berekeningen snel uitvoeren, zodat de salarisadministratie nauwkeurig en op tijd wordt verwerkt.

2. Nauwkeurigheid:

• Minder fouten: Automatisering minimaliseert het risico op menselijke fouten die bij handmatige berekeningen kunnen ontstaan, zoals onjuiste belastinginhoudingen of gemiste inhoudingen.
• Consistente updates: Salarissoftware wordt regelmatig bijgewerkt om wijzigingen in belastingwetten en regelgeving weer te geven, waardoor naleving en nauwkeurigheid worden gewaarborgd.

3. Naleving:

• Naleving van regelgeving: Salarissoftware helpt bedrijven te voldoen aan federale, deelstaat- en lokale belastingregels door automatisch de meest recente belastingtarieven en regels toe te passen.
• Bewaren van gegevens: De software houdt nauwkeurige gegevens bij van alle salaristransacties, wat essentieel is voor audits en naleving van salarisregels.

4. Kostenbesparingen:

• Lagere operationele kosten: Door salarisprocessen te stroomlijnen en de behoefte aan uitgebreide handmatige tussenkomst te verminderen, kunnen bedrijven besparen op arbeidskosten.
• Minder fouten: Het voorkomen van fouten in de salarisadministratie kan kostbare boetes en sancties voorkomen die verband houden met niet-naleving of een onjuiste verwerking van de salarisadministratie.

Een waarschuwing

“Let op verborgen kosten. Aanpassingen, aanvullende modules of kosten voor gegevensmigratie kunnen budgetten snel opdrijven. Stel tijdens het verkoopproces gedetailleerde vragen.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name*

First name Last name

Seniority*

Select oneExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

By submitting this form, you agree to receive our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For more details, please review our Privacy Policy

This field is hidden when viewing the form

Job title

This field is hidden when viewing the form

Department

Select an optionExecutive LeadershipOperationsPeople & CultureTechnologyFinanceMarketingSales & Business DevelopmentProduct & InnovationCustomer SuccessLegal & ComplianceOther

This field is hidden when viewing the form

Company size

Select an option1–5051–200201–1,0001,001–5,0005,001–10,00010,000+

This field is hidden when viewing the form

Industry

Select an optionTechnology / SoftwareProfessional Services / ConsultingFinancial ServicesHealthcare & Life SciencesManufacturing & IndustrialRetail & Consumer GoodsMedia & CommunicationsGovernment & Public SectorEducationNonprofit / NGOEnergy & UtilitiesOther

This field is hidden when viewing the form

Company website

This field is hidden when viewing the form

Reg Wall Module

InlineBottom BarFooterLanding PagePop UpSidebarSSO

Implementatie van salarissoftware: proces in 8 stappen

1. Maak een plan

Stel een implementatieplan en tijdlijn voor het project op met duidelijke instructies en deel deze tijdens 1-op-1-gesprekken met belangrijke belanghebbenden.

Neem de tijd om alle details van je huidige systeem te overwegen en hoe de overstap moet plaatsvinden, niet alleen hoe je de eerste import uitvoert. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:

• Blijft het proces voor tijdregistratie hetzelfde? 
• Is je aanwezigheidsregistratiesysteem gekoppeld aan je huidige salarisadministratie en, zo ja, hoe zorg je voor continuïteit tijdens de overstap? 
• Wie heeft nieuwe training voor het systeem nodig en wie verzorgt die training?
• Als je van plan bent om functies van salarissoftware zoals zelfbediening voor medewerkers te implementeren, beschik je dan over de benodigde IT-middelen? 
• Veranderen er rollen en verantwoordelijkheden onder het nieuwe systeem?
• Belangrijkste tip: Wees zo expliciet mogelijk over wat je wilt zien (denk aan de oefening “maak de P&J-sandwich” op school).

Neem de tijd om een grondig plan te maken

“Voer bij de implementatie van een nieuw systeem niet zomaar een één-op-éénmigratie uit. Neem de tijd om te evalueren wat goed werkt, processen op te schonen en werkprocessen te verbeteren voordat je naar het nieuwe platform migreert.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

Voordat je je aan de implementatie committeert, is het ook de moeite waard om je opties voor salarissoftware te vergelijken om te bevestigen dat een nieuw intern systeem daadwerkelijk het juiste operationele model is. Voor bedrijven die de salarisadministratie in meerdere landen beheren, kunnen alternatieven voor het intern opbouwen van een wereldwijde salarisadministratie—zoals beheerde salarisadministratie, uniforme wereldwijde platforms, EOR's of hybride modellen—de hoeveelheid infrastructuur verminderen die je team zelf moet configureren en onderhouden.

2. Verzamel en schoon de gegevens van medewerkers

Nauwkeurige medewerkergegevens zijn essentieel voor een succesvolle salarisverwerkingscyclus, waardoor dit een cruciale stap in het implementatieproces is.

• Verzamel informatie: Gebruik een gecentraliseerde tool of rekenblad om alle medewerkergegevens te verzamelen. Zorg ervoor dat deze persoonlijke gegevens, salarisinformatie, belastinggegevens en secundaire arbeidsvoorwaarden bevat. Zo beschik je over één centrale bron van waarheid.
• Verwijder duplicaten: Tools of scripts voor deduplicatie helpen je dubbele vermeldingen te identificeren en te verwijderen. Deze stap voorkomt fouten in de salarisadministratie en waarborgt de gegevensintegriteit.
• Controleer de nauwkeurigheid: Organiseer sessies voor gegevensverificatie met teamleiders of afdelingshoofden om fouten tot een minimum te beperken.
• Formatteer de gegevens: Bereid je gegevens voor met behulp van de sjablonen die de softwareleverancier verstrekt, zodat het importproces soepel verloopt.

Opschonen van je gegevens en processen

“Implementatie draait niet alleen om het migreren van gegevens; het is een kans om bestaande processen op te schonen en te verbeteren. Neem de tijd om knelpunten te identificeren en werkprocessen te stroomlijnen.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

3. Systeem instellen

Het implementeren van een softwareoplossing wordt ingewikkelder naarmate je organisatie groter is. Dit zijn de basisstappen die je volgt:

• Installeer de software: Volg de installatiehandleiding van de leverancier of vraag hulp aan een medewerker van de klantenservice. Zorg ervoor dat alle installatiestappen zijn voltooid om problemen met de configuratie te voorkomen.
• Configureer de instellingen: Voer bedrijfsgegevens, salarisperioden, belastingregels en secundaire arbeidsvoorwaarden zorgvuldig in. Controleer elke instelling nogmaals om te waarborgen dat deze voldoet aan organisatorische en wettelijke vereisten.
• Verbind systemen: Gebruik de integratietools van de salarissoftware om deze te koppelen aan je HR-, boekhoud- en tijdregistratiesystemen. Hierdoor ontstaat een naadloze gegevensstroom, waardoor handmatige invoer en mogelijke fouten worden beperkt.

4. Test het systeem

Voordat je volledig overstapt op je gloednieuwe salarissysteem, moet je de functionaliteit ervan na de installatie testen. Dit is doorgaans een proces in vier stappen.

• Proefloonruns uitvoeren: Voer meerdere proefloonruns uit met verschillende werknemersgegevens om te controleren of berekeningen en processen correct zijn. Zo kunnen eventuele problemen worden geïdentificeerd en opgelost voordat het systeem live gaat.
• Rapporten controleren: Genereer en controleer salarisrapporten om te verifiëren dat ze nauwkeurige en volledige informatie bevatten. Zorg ervoor dat deze rapporten voldoen aan de vereisten van je organisatie.
• Problemen oplossen: Pak eventuele problemen of afwijkingen aan die tijdens het testen zijn gevonden en herhaal de vorige stappen om te controleren of de problemen zijn opgelost.
• Instellingen verfijnen: Pas configuraties aan op basis van de testresultaten om de systeemprestaties en nauwkeurigheid te optimaliseren. Met deze stap stem je het systeem af op je specifieke behoeften.

Schakel productspecialisten in voor uitzonderingssituaties

\u0022De ingebruikname van een tool kan lastig zijn, omdat leveranciers datamigratie opzettelijk moeilijk maken. Door samen te werken met productspecialisten — en niet alleen met verkoopmedewerkers — kunnen uitzonderlijke gebruikssituaties tijdens de implementatie worden aangepakt.\u0022 ~\u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/in/sarah-chang-77825411/\u0022 rel=\u0022noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003eSarah Chang\u003c/a\u003e, SHRM, CEO @ Clearwater HR Consulting

5. Werknemers trainen

Oké, alles is ingesteld en je bent klaar om te beginnen; er is nog maar één laatste stap. Om ervoor te zorgen dat je loonsoftware effectief is, moeten je werknemers weten hoe ze deze moeten gebruiken.

• Handleidingen maken: Stel gedetailleerde gebruikershandleidingen en beknopte naslaggidsen op en gebruik indien beschikbaar de hulpmiddelen van de leverancier.
• Trainingssessies voorbereiden: Plan en organiseer trainingssessies voor loonsoftware die zijn afgestemd op verschillende gebruikersgroepen, zoals HR, financiën en algemene werknemers, om in te spelen op hun specifieke behoeften en zorgen.
• Sessies inplannen: Organiseer trainingssessies voordat de software live gaat, zodat gebruikers vertrouwd zijn met het nieuwe systeem.
• Ondersteuning bieden: Bied doorlopende ondersteuning via gebruikershandleidingen, veelgestelde vragen en een speciale helpdesk.

6. Interne ingebruikname stimuleren

Naast de trainingsfase kan het nuttig zijn om bewezen strategieën te gebruiken om de ingebruikname van het nieuwe systeem proactief te stimuleren, omdat enige weerstand meestal normaal is. Hier zijn verschillende strategieën om een soepelere overstap naar het nieuwe salarissysteem te vergemakkelijken:

• Veranderambassadeurs: Identificeer en ondersteun vroege gebruikers of teamleiders die als ‘veranderambassadeurs’ kunnen optreden en hun collega's tijdens de overgang kunnen helpen.
• Communicatieplannen: Communiceer duidelijk de voordelen van loonsoftware, de planning van de implementatie en de beschikbare ondersteuningsmiddelen aan werknemers.
• Feedbackmechanismen: Richt kanalen in, zoals enquêtes of vraag-en-antwoordsessies, waar werknemers feedback kunnen geven en vragen kunnen stellen, zodat hun stem wordt gehoord en hun zorgen worden aangepakt.
• Erkenning en stimulansen: Erken en beloon teams of personen die actief met het nieuwe systeem werken, om zo een positieve cultuur rond ingebruikname te bevorderen.

Creëer veranderambassadeurs

\u0022Een van de beste manieren om ingebruikname te stimuleren is het creëren van een netwerk van ‘veranderambassadeurs’: invloedrijke personen binnen de organisatie. Betrek je veranderambassadeurs gedurende het implementatieproces, zodat ze eerst achter de veranderingen gaan staan. Dit bevordert de communicatie en verdere acceptatie.\u0022 ~\u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/in/kyleberry91/\u0022 rel=\u0022noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003eKyle Berry\u003c/a\u003e, Principal bij Sendero Consulting

7. Live gaan

Het is eindelijk tijd om je loonsoftware te gaan gebruiken en waarde te halen uit de oplossing die je hebt gekozen. Daarvoor hoef je slechts een paar eenvoudige stappen te volgen.

• Controleer de configuratie: Voer een laatste controle uit van alle configuraties en instellingen om er zeker van te zijn dat alles correct is ingesteld. Dit voorkomt problemen op het laatste moment.
• Controleer de gegevens: Controleer nogmaals of alle werknemersgegevens nauwkeurig en actueel zijn voordat de eerste salarisverwerking in de liveomgeving plaatsvindt.
• Verwerk de eerste salarisbetaling: Verwerk de eerste salarisbetaling met het nieuwe systeem en houd de resultaten nauwlettend in de gaten om er zeker van te zijn dat alles correct werkt.
• Houd nauwlettend toezicht: Houd de eerste salarisverwerkingen goed in de gaten en los problemen op zodra deze zich voordoen. Een checklist voor salarisverwerking kan helpen ervoor te zorgen dat elke vereiste stap wordt uitgevoerd tijdens de overstap naar het nieuwe systeem.

8. Na de implementatie

Zodra je systeem live is, gaat het er vooral om software-updates in de gaten te houden, kleine problemen op te lossen voordat ze grote problemen worden en ervoor te zorgen dat je team er optimaal gebruik van maakt.

• Bied voortdurende ondersteuning: Stel een ondersteuningssysteem in om te helpen met problemen die zich na de implementatie voordoen.
• Verzamel feedback: Verzamel regelmatig feedback van gebruikers om verbeterpunten vast te stellen en aanhoudende zorgen aan te pakken. Dit helpt het systeem en de processen verder te verfijnen.
• Werk de software bij: Houd de salarissoftware up-to-date met de nieuwste versies en patches. Zo profiteer je van de nieuwste functies, verbeteringen en beveiligingsupdates.

Gebruik gegevens om de ROI na de implementatie aan te tonen

“Maatstaven zoals gebruikspercentages, tijd die wordt bespaard op repetitieve taken en een afname van fouten helpen de ROI aan te tonen. Verzamel feedback via enquêtes en observeer trends in de acceptatie in de loop der tijd.” ~Kristine Williams, consultant voor de implementatie van HCM

Beste praktijken voor de implementatie van salarissoftware

Bij de implementatie van nieuwe salarissoftware kunnen gedurende het proces veel belanghebbenden betrokken zijn. Het volgen van deze beste praktijken kan bijdragen aan een soepele overgang en succesvolle integratie.

1. Uitgebreide planning

Duidelijke doelstellingen vaststellen

Begrijp wat je met de nieuwe software wilt bereiken (bijv. efficiëntie, naleving en nauwkeurigheid).

Belangrijke belanghebbenden betrekken

Betrek HR, financiën, IT en andere relevante belanghebbenden vroeg in het planningsproces. Gebruik de ADKAR-aanpak om veranderingen effectief te beheren. ADKAR staat voor bewustzijn, verlangen, kennis, bekwaamheid en bekrachtiging.

2. Uitgebreid testen

Parallelle salarisverwerkingen uitvoeren

Voer parallelle salarisverwerkingen uit met je oude en nieuwe systemen om nauwkeurigheid en consistentie te waarborgen.

Parallel testen van salarisverwerking is cruciaal

“Als salarisverwerking binnen de reikwijdte van je implementatie valt, zorg er dan voor dat je tijd inplant voor parallelle tests van de salarisverwerking en het oplossen van afwijkingen.” ~Kyle Berry, hoofdconsultant bij Sendero Consulting

Verschillende scenario's testen

Test verschillende scenario's, waaronder verschillende loonpercentages, inhoudingen en belastingsituaties.

3. Duidelijke communicatie

Informeer alle werknemers over het nieuwe systeem, de redenen voor de verandering en de voordelen die het oplevert.

Houd iedereen op de hoogte van de voortgang van de implementatie en belangrijke mijlpalen.

Communiceer duidelijk en frequent

“Effectieve documentatie en duidelijke communicatie zijn cruciaal. Houd alle belanghebbenden geïnformeerd en op één lijn met de doelen van het project om vertragingen en een gebrek aan afstemming tijdens de implementatie te voorkomen.” ~Kristine Williams, HCM-implementatieconsultant

4. Robuust ondersteuningssysteem

Stel een toegewijd ondersteuningsteam samen om vragen en problemen tijdens en na de implementatie af te handelen.

5. Monitoren en beoordelen

Voer na de eerste paar loonbetalingscycli een grondige evaluatie uit om eventuele problemen te identificeren en aan te pakken.

Beoordeel en actualiseer het systeem en de processen regelmatig om voortdurende efficiëntie en naleving te garanderen.

6. Documenteer alles

Houd gedetailleerde gegevens bij van alle configuraties, processen en wijzigingen die tijdens de implementatie zijn aangebracht.

7. Betrokkenheid van medewerkers

Verzamel feedback van medewerkers over hun ervaring met het nieuwe systeem en voer de nodige aanpassingen door.

Pak eventuele zorgen of problemen die door medewerkers worden geuit snel en doeltreffend aan.

Er zijn veel horrorverhalen over implementaties, waaronder de beruchte rampzalige implementatie van het Phoenix-loonbetalingssysteem van de Canadese federale overheid in 2018, die het land sindsdien meer dan $5.1 billion dollars heeft gekost — oef! Maar door deze best practices te volgen, voorkom je deze valkuilen.

Word lid van de People Managing People-community

Voor verdere ondersteuning bij het implementeren van payrollsoftware en andere vormen van HR-software kun je lid worden van onze ondersteunende community van HR- en bedrijfsleiders, die kennis en expertise delen om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.

Veelgestelde vragen

Heb je training nodig voor de implementatie van een salarissysteem?

Training voor de implementatie van een salarissysteem is om verschillende redenen essentieel. Hierdoor begrijpen de salarisadministrateurs en andere relevante medewerkers hoe ze het systeem effectief en efficiënt kunnen gebruiken. Hieronder staan enkele belangrijke punten die uitleggen waarom training noodzakelijk is:

1. Vertrouwdheid met het systeem: Training helpt medewerkers vertrouwd te raken met het nieuwe salarissysteem, waaronder de functies, mogelijkheden en gebruikersinterface.
2. Nauwkeurigheid: Een goede training beperkt het risico op fouten bij de salarisverwerking, die tot aanzienlijke financiële en juridische problemen kunnen leiden.
3. Naleving: De salarisadministratie moet voldoen aan verschillende voorschriften en wetten. Training zorgt ervoor dat medewerkers deze vereisten begrijpen en weten hoe het systeem de naleving van salarisregelgeving ondersteunt.

Hoe kun je verandermanagement voor een nieuw of bijgewerkt salarissysteem het beste aanpakken

Hieronder staan de beste werkwijzen voor effectief verandermanagement en de invoering van je nieuwe salarissoftware.

1. Betrokkenheid van belanghebbenden:
   • Identificeer belanghebbenden: Bepaal wie door de verandering wordt beïnvloed, waaronder salarisadministrateurs, HR, IT en medewerkers.
   • Communiceer vroegtijdig en regelmatig: Houd belanghebbenden op de hoogte van de verandering, de voordelen ervan en de planning van de implementatie.
2. Duidelijke visie en doelstellingen:
   • Definieer doelen: Leg duidelijk uit waarom de verandering plaatsvindt en wat de verwachte resultaten zijn.
   • Stem af op de organisatiestrategie: Zorg ervoor dat de verandering de bredere doelstellingen van de organisatie ondersteunt.
3. Uitgebreide training:
   • Ontwikkel trainingsprogramma’s: Creëer trainingen op maat voor verschillende gebruikersgroepen.
   • Bied hulpmiddelen aan: Stel handleidingen, online tutorials en ondersteuning door de helpdesk beschikbaar.
4. Effectieve communicatie:
   • Regelmatige updates: Verstuur regelmatig updates over de voortgang van de implementatie.
   • Feedbackkanalen: Richt kanalen in waar medewerkers vragen kunnen stellen en feedback kunnen geven.
5. Ondersteuningssystemen:
   • Toegewijde ondersteuningsteams: Stel een team samen dat helpt bij het oplossen van problemen en het beantwoorden van gebruikersvragen.
   • Gebruikershandleidingen en veelgestelde vragen: Bied uitgebreide documentatie aan om gebruikers te helpen hun weg te vinden in het nieuwe systeem.