Het uitvoeren van de loonadministratie in India betekent dat u eerst inzicht moet hebben in uw verplichtingen op het gebied van belastingen, staatsregels en naleving, om optimaal te profiteren van het bedrijfsvriendelijke klimaat en de geschoolde beroepsbevolking van het land. In deze gids leert u precies hoe u de loonadministratie in India beheert—van het afhandelen van belastingvereisten tot het opzetten van de loonadministratie en het verkennen van opties die het proces voor werkgevers eenvoudiger maken.
Loonbelastingen en bijdragen in India
Inzicht in loonbelastingen en bijdragen is essentieel voor werkgevers die in India actief zijn. Hier geef ik een overzicht van de belangrijkste belastingen en bijdragen, samen met hun doel en opbouw, om naleving en efficiënt beheer van de loonadministratie te waarborgen.
1. Voorzieningsfonds (PF)
Doel: Een verplichte pensioenspaarregeling voor werknemers in loondienst, beheerd door de Organisatie van het Voorzieningsfonds voor Werknemers (EPFO).
Bijdragegegevens:
- Bijdrage werknemer: 12% van het basissalaris + de duurte-toeslag (DA)
Bijdrage werkgever: 12% van het basissalaris + DA, verdeeld over:- 3.67% voor EPF
- 8.33% voor de Werknemerspensioenregeling (EPS)
Geschiktheid: Verplicht voor organisaties met 20 of meer werknemers. Van toepassing op werknemers die maximaal ₹15,000 per maand verdienen (basissalaris + DA), hoewel werkgevers vrijwillig kunnen bijdragen voor werknemers met hogere inkomsten.
Meer informatie: Officiële website van EPFO
2. Werknemerspensioenregeling (EPS)
Doel: Werknemers na hun pensionering een pensioen bieden.
Bijdragegegevens:
- Werkgever: 8.33% van het basissalaris + DA (gemaximeerd op ₹15,000/maand) wordt afgetrokken van de PF-bijdrage van 12% van de werkgever.
- Werknemer: Geen afzonderlijke bijdrage; valt onder PF.
Geschiktheid: Werknemers moeten 10 dienstjaren hebben voltooid om in aanmerking te komen voor pensioenuitkeringen onder EPS.
Meer informatie: EPS-gedeelte op de website van EPFO
3. Werknemersstaatsverzekering (ESI)
Doel:
Biedt medische zorg en uitkeringen bij ziekte, moederschap en arbeidsongeschiktheid, evenals uitkeringen voor personen ten laste, aan verzekerde werknemers en hun gezinnen.
Bijdragegegevens (per juni 2025):
- Bijdrage werknemer: 0.75% van het brutoloon
- Bijdrage werkgever: 3.25% van het brutoloon
Geschiktheid: Werknemers met een bruto maandsalaris ≤ ₹21,000 komen in aanmerking.
Beheerd door: Werknemersstaatsverzekeringscorporatie (ESIC), onder het ministerie van Arbeid en Werkgelegenheid.
Meer informatie: Officiële website van ESIC
4. Beroepsbelasting
Doel: Een belasting die door deelstaatregeringen wordt geheven op beroepsbeoefenaars en werknemers in loondienst.
Bijdragegegevens:
- Verantwoordelijkheid van de werkgever: Trek het toepasselijke bedrag af van het salaris van de werknemer en draag het af aan de betreffende deelstaatregering.
- Bijdrage werknemer: Verschilt per deelstaat. Enkele typische voorbeelden:
- Maharashtra: Maximaal ₹2,500/jaar
- Karnataka: ₹200/maand (oftewel ₹2,400/jaar)
- Tamil Nadu: Schijven van ₹75 tot ₹208/maand, afhankelijk van het salaris
Opmerking: Niet alle Indiase deelstaten heffen deze belasting (Delhi en Haryana bijvoorbeeld niet). Ga voor meer informatie naar de websites van de respectieve belastingdiensten van de deelstaten, bijvoorbeeld:
5. Aan de bron ingehouden belasting (TDS) op salaris
Doel: TDS wordt door werkgevers ingehouden op de salarissen van werknemers volgens de toepasselijke inkomstenbelastingschijven en afgedragen aan de afdeling Inkomstenbelasting.
Bijdragegegevens:
- Werkgever: Moet maandelijks TDS inhouden en afdragen en jaarlijks formulier 16 verstrekken.
- Werknemer: De belastingverplichting is gebaseerd op inkomstenbelastingschijven:
- ₹0 – ₹3,00,000: 0%
- ₹3,00,001 – ₹6,00,000: 5%
- ₹6,00,001 – ₹9,00,000: 10%
- ₹9,00,001 – ₹12,00,000: 15%
- ₹12,00,001 – ₹15,00,000: 20%
- Boven ₹15,00,000: 30%
(Opmerking: Schijven volgens het nieuwe belastingstelsel voor boekjaar 2024–25. Het oude stelsel is optioneel.)
Meer informatie: Afdeling Inkomstenbelasting - TDS
Overzichtstabel
| Type bijdrage | Werkgeversbijdrage | Werknemersbijdrage |
| Voorzieningsfonds | 12% van basissalaris + DA | 12% van basissalaris + DA |
| Staatsverzekering voor werknemers | 3.25% van het loon | 0.75% van het loon |
| Beroepsbelasting | Verschilt per staat | N.v.t. |
| Ontslagvergoeding | Volgens het aantal dienstjaren | N.v.t. |
Have an account? Log In
Hoe loonbelasting in India wordt berekend
Bij het berekenen van loonbelasting in India zijn verschillende stappen betrokken om correcte inhoudingen en naleving van de wet te waarborgen. Hier volgt een stapsgewijze handleiding om werkgevers te helpen het proces effectief te doorlopen.
Stappen voor het berekenen van loonbelasting in India
- Brutoloon bepalen: Bereken de totale inkomsten van de werknemer, inclusief basissalaris, toeslagen, bonussen en andere inkomenscomponenten.
- Bijdragen aan het voorzieningsfonds berekenen: Houd voor zowel de werkgevers- als de werknemersbijdrage 12% van het basissalaris plus de duurte-toeslag in.
- Bijdragen aan de staatsverzekering voor werknemers berekenen: Houd, indien van toepassing, 3.25% van het brutoloon in voor de werkgeversbijdrage en 0.75% voor de werknemersbijdrage.
- Beroepsbelasting inhouden: Bepaal de toepasselijke beroepsbelasting op basis van het salaris van de werknemer en de regelgeving van de staat.
- Aan de bron ingehouden belasting (TDS) toepassen: Bereken TDS op basis van de inkomstenbelastingschijf van de werknemer, rekening houdend met eventuele vrijstellingen en aftrekposten.
- Andere inhoudingen verwerken: Neem andere wettelijke of vrijwillige inhoudingen op, zoals een zorgverzekering of aflossingen van leningen.
- Nettoloon berekenen: Trek alle bijdragen en inhoudingen af van het brutoloon om het nettoloon van de werknemer te bepalen.
Door deze stappen te volgen, kunnen werkgevers zorgen voor nauwkeurige berekeningen van de loonbelasting en naleving van de Indiase regelgeving.
Belangrijke onderdelen van de loonadministratie in India
Inzicht in de belangrijkste onderdelen van de loonadministratie in India is cruciaal voor effectief personeelsbeheer en naleving van arbeidswetgeving. Hier volgt een overzicht van belangrijke aspecten van de loonadministratie, waaronder verlofregelingen en arbeidsvoorwaarden.
Boekjaar
Het boekjaar in India loopt van 1 april tot en met 31 maart van het daaropvolgende jaar. Alle financiële verslaglegging en belastingberekeningen sluiten aan op deze periode.
Looncyclus
De meeste bedrijven in India hanteren een maandelijkse looncyclus, waarbij salarissen doorgaans op de laatste werkdag van de maand worden betaald.
Minimumloon
Het minimumloon verschilt per staat en wordt bepaald door de functiecategorie en het vaardigheidsniveau.
Delhi (een van de hoogste in India) varieert bijvoorbeeld van ₹17,494/maand-₹21,215/maand en Bihar (een van de laagste) van ~₹6162/maand-~₹9,438/maand
Overwerk en arbeidsomstandigheden
Hoewel overwerk doorgaans wordt betaald tegen tweemaal het reguliere tarief, kunnen staten het volgende hebben:
- Verschillende maximaal toegestane overuren
- Unieke vereisten voor voorafgaande goedkeuring
Zo beperkt Tamil Nadu overwerk tot 50 uur per kwartaal, terwijl Punjab mogelijk meer toestaat, afhankelijk van de sector.
Beëindiging
Het beëindigingsbeleid moet voldoen aan de Wet op industriële geschillen, die opzegtermijnen en redenen voor beëindiging omvat.
Ontslagvergoeding
De ontslagvergoeding wordt doorgaans berekend op basis van de duur van het dienstverband en is van toepassing volgens de Wet op industriële geschillen.
Jaarlijks verlof
Werknemers hebben recht op minimaal 15 dagen betaald jaarlijks verlof per jaar nadat zij 240 dagen hebben gewerkt.
Zwangerschapsverlof
Het zwangerschapsverlof bedraagt 26 weken voor de eerste twee kinderen en 12 weken vanaf het derde kind, volgens de Wet op zwangerschapsuitkeringen.
Vaderschapsverlof
Vaderschapsverlof is niet wettelijk verplicht, maar sommige organisaties bieden maximaal 15 dagen verlof aan.
Adoptieverlof
Adoptieverlof is beschikbaar voor vrouwelijke werknemers die een kind jonger dan drie maanden adopteren, met maximaal 12 weken verlof.
Ziekteverlof
Het beleid voor ziekteverlof verschilt per werkgever, maar omvat doorgaans 7 tot 12 dagen per jaar.
Feestdagen
Nationale en staatsspecifieke feestdagen worden in acht genomen, met ongeveer 10 tot 15 feestdagen per jaar, afhankelijk van de regio.
Salarisadministratie opzetten in India
Het opzetten van de salarisadministratie in India omvat verschillende administratieve stappen om naleving van lokale wetten en voorschriften te waarborgen. Hieronder staat een stapsgewijze handleiding voor het opzetten van een salarisadministratiesysteem voor uw organisatie.
Stappen om de salarisadministratie in India op te zetten
- Registreer u bij overheidsinstanties: Registreer uw bedrijf bij de Organisatie van het Werknemersvoorzorgsfonds (EPFO) en de Staatsverzekeringsmaatschappij voor werknemers (ESIC) om de benodigde codes en nummers te verkrijgen.
- Vraag een rekeningnummer voor belastinginhouding en -inning (TAN) aan: Vraag een TAN aan via de Belastingdienst om de inhouding van aan de bron ingehouden belasting (TDS) op het salaris van werknemers mogelijk te maken.
- Maak werknemersdossiers aan: Verzamel en onderhoud volledige gegevens van werknemers, waaronder persoonlijke informatie, bankrekeninggegevens, belastinginformatie en arbeidsovereenkomsten.
- Bepaal het beleid voor de salarisadministratie: Stel bedrijfsspecifiek beleid voor de salarisadministratie vast, waaronder de salarisstructuur, verlofrechten en arbeidsvoorwaarden, en zorg daarbij voor naleving van arbeidswetgeving.
- Kies salarisadministratiesoftware of een dienst: Selecteer betrouwbare salarisadministratiesoftware of een dienstverlener om de verwerking van de salarisadministratie te stroomlijnen, waaronder salarisberekeningen, belastinginhoudingen en wettelijke naleving.
- Configureer het salarisadministratiesysteem: Voer werknemersgegevens, salarisstructuren en belastinggegevens in het salarisadministratiesysteem in om berekeningen en rapportages te automatiseren.
- Voer een proefverwerking van de salarisadministratie uit: Voer een proefverwerking uit om de juistheid van de berekeningen en de naleving van wettelijke vereisten te controleren vóór de eerste daadwerkelijke salariscyclus.
- Communiceer met werknemers: Informeer werknemers over de inrichting van de salarisadministratie, waaronder salariscomponenten, inhoudingen en de betalingscyclus.
- Dien wettelijke aangiften in: Zorg ervoor dat wettelijke aangiften, waaronder PF, ESI en TDS, tijdig worden ingediend om te voldoen aan overheidsvoorschriften.
praktische tip
Gebruik automatisering voor berekeningen, belastingtabellen en inhoudingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden, maar sla controles na afloop nooit over. Voer na elke salarisverwerking een laatste controle uit—bekijk de salarissamenvattingen, controleer steekproefsgewijs enkele werknemersgegevens en bevestig de totalen voordat het geld wordt uitbetaald.—BJ Anderson, directeur salarisadministratie en verlofbeheer, Humareso
Payrollopties voor werkgevers in India
Werkgevers in India hebben verschillende opties voor het beheren van de salarisadministratie, elk met eigen voordelen en uitdagingen. Hieronder bekijken we de belangrijkste aanpakken die bedrijven kunnen gebruiken om de salarisadministratie effectief uit te voeren.
More Articles
Intern beheer van de salarisadministratie
Dit houdt in dat salarisprocessen binnen het bedrijf worden opgezet en beheerd met interne middelen en software.
Voordelen:
- Volledige controle over salarisprocessen.
- Directe toegang tot werknemersgegevens voor aanpassingen.
- Mogelijke kostenbesparingen bij efficiënt beheer.
Nadelen:
- Vereist veel tijd en middelen.
- Risico op fouten en nalevingsproblemen zonder deskundige kennis.
- Kan investeringen in salarissoftware en training vereisen.
Uitbesteding aan een lokale partner
Bedrijven kunnen salarisfuncties uitbesteden aan een lokale salarisdienstverlener met expertise op het gebied van Indiase regelgeving.
Voordelen:
- Toegang tot lokale expertise en kennis van nalevingsvereisten.
- Vermindert de administratieve belasting voor interne teams.
- Schaalbaarheid naarmate het bedrijf groeit.
Nadelen:
- Minder controle over salarisprocessen.
- Mogelijke communicatieproblemen.
- Afhankelijkheid van de betrouwbaarheid van de dienstverlener.
Wereldwijde salarisdienstverlener
Het inschakelen van een wereldwijde salarisdienstverlener biedt een uniform platform voor het beheren van de salarisadministratie in meerdere landen, waaronder India.
Voordelen:
- Consistent beheer van de salarisadministratie in verschillende regio's.
- Gecentraliseerde rapportage en analyses.
- Expertise op het gebied van internationale naleving.
Nadelen:
- Biedt mogelijk geen gelokaliseerde dienstverlening voor specifieke regionale behoeften.
- Hogere kosten in vergelijking met lokale dienstverleners.
- Mogelijke complexiteit bij het omgaan met lokale bijzonderheden.
Formele werkgever (EOR)
Een EOR neemt de wettelijke verantwoordelijkheden voor het in dienst nemen van personeel op zich en regelt namens het bedrijf de salarisadministratie, belastingen en naleving.
Voordelen:
- Vereenvoudigt internationale uitbreiding zonder een lokale entiteit op te richten.
- Waarborgt naleving van lokale arbeidswetgeving.
- Vermindert administratieve en juridische lasten.
Nadelen:
- Minder directe controle over arbeidsvoorwaarden.
- Afhankelijkheid van de kwaliteit van de dienstverlening van de EOR.
- Mogelijk hogere kosten dan intern beheer.
Bekijk voor meer informatie onze selectie van de beste EOR's in India.
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People
Voor meer advies over het beheren van de salarisadministratie wereldwijd, schrijf je in voor onze nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je carrière verder te ontwikkelen en een grotere impact te maken binnen je organisatie.
