6 beste praktijken voor een effectieve onboarding van nieuwe managers
Inwerken is een essentiële, maar vaak over het hoofd geziene fase in de levenscyclus van medewerkers en maar al te vaak krijgen nieuwe medewerkers en managers niet de ondersteuning die ze nodig hebben om effectief te zijn in hun nieuwe functie.
Gezien de essentiële rol die managers binnen een organisatie spelen, is het vanzelfsprekend dat nieuw aangestelde managers goed worden ingewerkt.
In dit artikel deel ik best practices voor het succesvol inwerken van nieuwe managers op elk niveau van je organisatie.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat houdt het inwerken van managers in en waarom is het belangrijk?
Het inwerken van managers is een gestructureerd proces dat recent aangestelde of gepromoveerde managers helpt om effectief te worden in hun nieuwe functie.
Dit houdt in dat ze de benodigde hulpmiddelen, middelen, informatie en ondersteuning krijgen om hun functie en verantwoordelijkheden te begrijpen, hun weg te vinden binnen de bedrijfscultuur en hun teamleden effectief naar succes te leiden.
De ervaring van managers tijdens het inwerken gaat verder dan een algemene introductie voor medewerkers en richt zich specifiek op de unieke uitdagingen en verwachtingen die bij een leidinggevende functie komen kijken.
Elke nieuwe medewerker moet deelnemen aan een formeel inwerkproces voor medewerkers, en het is nog belangrijker dat nieuwe managers beschikken over een duidelijk inwerktraject.
Een formeel inwerkplan zorgt ervoor dat nieuwe managers de benodigde informatie, training en middelen ontvangen om snel op niveau te komen.
Wat moet er in het inwerktraject van managers staan?
Bij het inwerken van elke nieuwe medewerker binnen je organisatie moeten bepaalde elementen aan bod komen, ongeacht hun functieniveau. Dit omvat:
- Een overzicht van het doel, de missie en de kernwaarden van de organisatie,
- Een uitleg van de bedrijfsstructuur (inclusief een organisatieschema),
- Introducties bij relevante collega's binnen het bedrijf,
- Training in de belangrijkste hulpmiddelen en processen die ze zullen gebruiken,
- Informatie over bedrijfsdoelen, strategieën en strategische plannen,
- En hoe hun functie bijdraagt aan het algehele succes van de organisatie.
Vanaf dit punt zal de ervaring verschillen afhankelijk van de functie en het functieniveau. Dit betekent dat managers op verschillende niveaus binnen je organisatie verschillende behoeften hebben wat betreft hun inwerkplannen.
Begin voor het opstellen van een succesvol inwerkplan voor managers met het inwerksjabloon voor nieuwe medewerkers dat je voor al je nieuwe medewerkers gebruikt en pas dit vervolgens aan voor elk individu.
In de onderstaande secties heb ik de verschillende details uiteengezet waarop je je moet richten bij het inwerken van nieuwe managers met verschillende niveaus van anciënniteit binnen je bedrijf.
Teamleiders & junior managers inwerken
Teamleiders en managers op juniorniveau zijn je beginnende leiders. Hoewel ze over de technische vaardigheden beschikken, kunnen ze de benodigde leiderschaps- en vaardigheden op het gebied van personeelsmanagement missen die nodig zijn voor hun nieuwe functie.
Daarom moet het inwerkplan voor minder ervaren managers geplande contactmomenten en feedbacksessies met meer senior managers bevatten, zodat ze zich kunnen verdiepen in het geven van constructieve feedback, coaching en mentorschap. Deze voortdurende ondersteuning is essentieel om hen te helpen zich in hun nieuwe functie te verbeteren en te ontwikkelen.
Je moet ook formele trainingen en leermogelijkheden opnemen om hun leiderschaps- en personeelsmanagementvaardigheden te ontwikkelen en te versterken, of het nu gaat om iets dat je intern hebt ontwikkeld of om een cursus voor nieuwe managers die via een andere partij beschikbaar is. (Het voordeel van interne managertraining is dat deze kan worden afgestemd op de specifieke behoeften van elke nieuwe manager).
Senior managers inwerken
Senior managers en afdelingshoofden hebben waarschijnlijk al enkele jaren ervaring als manager en hun inwerkplan kan zich meer richten op teamontwikkeling.
Naast de hierboven genoemde onderdelen moet een inwerkplan voor senior managers duidelijkheid bieden over prestatieverwachtingen, doelstellingen en kritieke prestatie-indicatoren (KPIs), niet alleen voor hun eigen functie maar voor de hele afdeling.
Leg het prestatiemanagementproces van je organisatie uit, inclusief functioneringsgesprekken en feedbackmechanismen, en verduidelijk hoe feedback binnen de organisatie dagelijks wordt gegeven en ontvangen tegenover de formele jaarlijkse cyclus van functioneringsgesprekken.
Directeuren & leidinggevenden inwerken
Directeuren en leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij het vormgeven en versterken van de bedrijfscultuur. Daarom moet hun inwerkproces een grondige verdieping in de cultuur bevatten, zodat ze de waarden en missie van de organisatie begrijpen en uitdragen.
Directeuren en leidinggevenden hebben ook een uitgebreid inzicht nodig in bedrijfsinitiatieven, belanghebbenden, meetwaarden en doelstellingen, waaronder de doelstellingen waarvoor zij verantwoordelijk zullen worden gehouden.
Beste praktijken voor het inwerken van leidinggevenden
Om jou en je hr-team te helpen een positieve werknemerservaring voor nieuwe medewerkers te creëren, heb ik enkele beste praktijken samengevat die een grote impact kunnen hebben.
Maak een inwerkplan
Algemeen wordt aangenomen dat iemand ongeveer 90 dagen nodig heeft om goed op gang te komen in een nieuwe functie, en voor meer seniorfuncties kan dit zelfs langer duren.
Een inwerkplan voor 30-60-90 dagen is een handig format om inwerktaken te plannen, mijlpalen vast te stellen en verantwoordelijkheden geleidelijk uit te breiden.
Het plan moet gestandaardiseerde elementen bevatten, zoals deadlines voor zaken als het aanmelden voor arbeidsvoorwaarden en taken die alle nieuwe medewerkers moeten uitvoeren (ahum... training over naleving!), en tegelijkertijd een kader bieden voor aanpassingen die relevant zijn voor de nieuwe medewerker.
Het gebruik van gespecialiseerde inwerksoftware kan ook helpen bij het optimaliseren van inwerkprocessen, doordat het eenvoudiger wordt om gepersonaliseerde inwerkprogramma's te creëren en de voortgang eenvoudig te volgen.
Bied vooraf hulpmiddelen aan
Om leidinggevenden te helpen direct goed van start te gaan, is het nuttig om hen vóór hun eerste werkdag schriftelijke hulpmiddelen te geven, zoals werknemershandboeken. Geef hun indien mogelijk ook toegang tot het intranet van je organisatie, zodat nieuwe leidinggevenden de cultuur, waarden en missie van het bedrijf al vóór hun eerste dag kunnen leren kennen.
Deze hulpmiddelen kunnen eenvoudig worden verspreid in een introductiepakket met informatie over arbeidsvoorwaarden en bedrijfsbeleid, bij voorkeur in digitale vorm om het voorbereidingsproces te stroomlijnen en het pakket geschikt en toegankelijk te maken voor iedereen die op afstand werkt. (Lees vervolgens dit artikel voor andere inwerktips die geschikt zijn voor werken op afstand!)
Mijn bedrijf stuurt een welkomstpakket met merkartikelen zoals een notitieboekje en een waterfles, samen met een QR-code die hen naar het portaal voor nieuwe medewerkers leidt, waar ze eenvoudig door deze informatie kunnen navigeren.
Een andere hulpbron die je vooraf kunt aanbieden, is informatie over de sector, vooral als de nieuwe leidinggevende uit een andere sector komt. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit sectorspecifieke netwerken en publicaties waarmee zij vertrouwd moeten raken.
Leg vroegtijdig contact met het team
Door een nieuwe leidinggevende vóór de officiële startdatum aan het team voor te stellen, kun je vertrouwen bevorderen, spanning op de eerste werkdag verminderen en de weg vrijmaken voor een soepele overgang. Het geeft de nieuwe leidinggevende ook de kans om een positieve eerste indruk te maken voordat die officieel het roer overneemt.
Begin door de nieuwe leidinggevende belangrijke achtergrondinformatie over de nieuwe teamleden te geven, zoals hun functies, belangrijkste verantwoordelijkheden en opmerkelijke prestaties of projecten. Dit helpt de leidinggevende een duidelijker beeld te krijgen van de teamdynamiek en zich voor te bereiden op betekenisvolle persoonlijke interacties.
Moedig de nieuwe leidinggevende daarnaast aan om contact te zoeken met teamleden op platforms zoals LinkedIn. Deze kleine actie begint niet alleen met het opbouwen van een goede verstandhouding, maar biedt de leidinggevende ook de mogelijkheid om zich vertrouwd te maken met de professionele achtergrond en interesses van elk teamlid.
Ik raad ook aan om indien mogelijk vóór de eerste werkdag korte virtuele kennismakingen of informele ontmoetingen te plannen. Als het niet lukt om deze vooraf in te plannen, kunnen deze sessies onderdeel worden van je inwerkchecklist en kunnen ze in de eerste week door de nieuwe leidinggevende zelf worden ingepland.
Deze eerste kennismakingsmomenten moeten een informele gelegenheid zijn voor teamleden om de leidinggevende welkom te heten, inzichten over hun werkcultuur te delen en een eerste band op te bouwen, zodat iedereen zich prettiger voelt bij de overgang.
Stel duidelijke verwachtingen
De verwachtingen voor nieuwe leidinggevenden moeten vanaf het begin duidelijk zijn en, belangrijker nog, meetbaar en haalbaar zijn.
Deel de huidige en toekomstige strategische doelen en initiatieven van het bedrijf en leg uit hoe de rol en het team van de leidinggevende aansluiten bij deze doelstellingen.
De SMART-template voor het stellen van doelen is mijn voorkeursmethode, omdat deze aanzet tot kritisch nadenken over het stellen van realistische en haalbare doelen.
Tijdens de eerste week moeten de nieuwe leidinggevende en het leidinggevende team samenwerken aan het ontwikkelen van korte- en langetermijndoelen.
Bied voortdurende ondersteuning
Leidinggevenden, vooral nieuwe, hebben voortdurende ondersteuning nodig. Je kunt hierbij helpen door hen te koppelen aan een mentor die eerder zelf een nieuwe leidinggevende is geweest. Deze begeleiding kan de nieuwe leidinggevende op een samenwerkende manier waardevolle inzichten bieden.
Een andere manier om voortdurende ondersteuning te bieden, is door nieuwe managers aan elkaar voor te stellen, zodat ze een groep kunnen vormen. Deze ondersteuning kan ervoor zorgen dat nieuwe managers zich welkom, gesteund en betrokken voelen.
Duik diep in de bedrijfscultuur
Stel een organogram beschikbaar waarin de rapportagelijnen, hiërarchieën en relaties tussen afdelingen worden uitgelegd. Dit helpt de nieuwe manager te begrijpen hoe diens rol in het grotere geheel past.
Informeer de nieuwe manager over eventuele regelmatige bedrijfsevenementen, tradities of sociale bijeenkomsten om teambanden, culturele integratie en een gevoel van verbondenheid te stimuleren.
Mijn bedrijf viert bijvoorbeeld Halloween met een verkleedwedstrijd, een wedstrijd voor het versieren van pompoenen en een middagfeest. Medewerkers worden aangemoedigd om hun werkplek gedurende de maand oktober te versieren en verkleed naar het Halloweenfeest te komen.
Deze viering zorgt voor een hoge mate van betrokkenheid onder medewerkers en was het meest verrassende dat ik over mijn bedrijf leerde.
Afronding
Onboarding van managers heeft rechtstreeks invloed op het succes van een organisatie, doordat nieuwe leiders worden uitgerust met de vaardigheden, kennis en middelen die zij nodig hebben om hun teams effectief te leiden, prestaties te stimuleren en bij te dragen aan de algemene doelstellingen van het bedrijf.
Onthoud dat een effectief onboardingprogramma moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van de nieuwe manager en de organisatiecultuur.
Er zijn verschillende tools die je hierbij kunnen helpen, evenals onboardingcursussen die je kunt volgen om je vaardigheden verder te ontwikkelen.
Wil je op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen rond onboarding van medewerkers, werving, HR en leiderschap? Schrijf je dan in voor de People Managing People-nieuwsbrief. Je ontvangt de nieuwste artikelen, inzichten, podcasts en meer rechtstreeks in je inbox.
