HR-gids voor wervingsmails + gratis sjablonen
Werving is een cruciaal onderdeel van het succes van elke organisatie en effectieve communicatie speelt een essentiële rol in dit proces. Een van de efficiëntste manieren om consistente en professionele communicatie met kandidaten te onderhouden, is via e-mailsjablonen voor werving.
In dit artikel wordt uitgelegd wat e-mailsjablonen voor werving zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe je ze kunt maken en aanpassen voor verschillende functies en sectoren.
Tip: Gebruik documentbeheersystemen om e-mailsjablonen voor werving op te slaan en te organiseren, zodat je er snel toegang toe hebt.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat zijn e-mailsjablonen voor werving?
E-mailsjablonen voor werving zijn vooraf geschreven, gestandaardiseerde berichten die recruiters gebruiken om tijdens het wervingsproces met kandidaten te communiceren.
Deze sjablonen zijn ontworpen om tijd te besparen, consistentie te waarborgen en in elke fase duidelijke, professionele communicatie te bieden, van het eerste contact tot baanaanbiedingen en afwijzingen.
Door sjablonen te gebruiken, kunnen recruiters hun workflow stroomlijnen, een consistente toon handhaven en ervoor zorgen dat alle essentiële informatie effectief wordt overgebracht. Sommige platforms voor wervingssoftware bieden standaardsjablonen aan, maar het is beter om deze aan te passen en ze op te nemen in de workflow van de technologie.
Waarom zijn e-mailsjablonen belangrijk in het wervingsproces?
E-mailsjablonen voor werving bieden een gestandaardiseerde manier om met kandidaten te communiceren. Dit helpt fouten te verminderen en zorgt ervoor dat alle kandidaten hetzelfde informatieniveau ontvangen, ongeacht waar ze zich in je wervingsfunnel bevinden.
Sjablonen besparen recruiters ook tijd doordat ze niet voor elke interactie nieuwe berichten hoeven op te stellen. Goed opgestelde sjablonen kunnen de responspercentages verbeteren door de boodschap duidelijk over te brengen en het kandidaten gemakkelijk te maken om de volgende stap te zetten.
10 essentiële e-mailsjablonen voor werving
Hieronder staan tien essentiële e-mailsjablonen voor werving die elke recruiter in zijn of haar gereedschapskist zou moeten hebben.
Elk sjabloon heeft een uniek doel in het wervingsproces. Houd er rekening mee dat deze sjablonen een basisversie bieden van hoe je sjabloon eruit zou moeten zien, maar dat ze in veel gevallen enigszins moeten worden aangepast aan jouw unieke behoeften.
Eerste contact met passieve kandidaten
Het doel van deze e-mail is om je bedrijf en de mogelijkheid voor te stellen aan potentiële kandidaten die mogelijk niet actief op zoek zijn naar een baan. Workable schat dat op elk willekeurig moment maar liefst 37% van de werknemers in de VS passieve kandidaten zijn.
Een goede aanpak hierbij is om het bericht persoonlijk te maken door te verwijzen naar de ervaring of vaardigheden van de kandidaat.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: Interessante mogelijkheid bij [Bedrijfsnaam] – Wij denken dat je uitstekend past!
Bericht: Hallo [Voornaam], ik kwam je profiel tegen en was onder de indruk van je ervaring in [Sector/Vaardigheid]. Momenteel werf ik voor een interessante mogelijkheid bij [Bedrijfsnaam] waarvan ik denk dat die perfect bij jou past. Als dit je aanspreekt, laten we dan contact opnemen om dit verder te bespreken!
Dit lijkt misschien wat te simplistisch, maar het feit is dat veel kandidaten berichten zoals dit hebben ontvangen die spam bleken te zijn. Je doel moet zijn om je menselijkheid te laten blijken, maar het eenvoudig te houden. De aandachtsspanne is kort en mensen worden de hele dag door overspoeld met berichten.
Bevestiging van ontvangst van de sollicitatie
Deze e-mail bevestigt de ontvangst van de sollicitatie van een kandidaat. Kort en bondig is hierbij het uitgangspunt, maar het is belangrijk om deze e-mail te versturen, omdat kandidaten zich daardoor niet aan hun lot overgelaten voelen. Bedank de kandidaat en geef een tijdlijn voor de volgende stappen.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: We hebben je sollicitatie ontvangen – Wat gebeurt er nu?
Bericht: Hallo [Voornaam], bedankt voor je sollicitatie naar de functie [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam]. We beoordelen de sollicitaties en nemen binnen [Tijdspanne] contact met je op over de volgende stappen.
Uitnodiging voor een sollicitatiegesprek
Zodra je klaar bent om een kandidaat uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek, is het belangrijk om voor enige enthousiasme te zorgen en alle noodzakelijke details over de vorm van het gesprek en met wie de kandidaat zal spreken op te nemen.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: Uitnodiging voor een sollicitatiegesprek – [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam]
Inhoud: Hallo [Voornaam], We waren onder de indruk van je sollicitatie en nodigen je graag uit voor een sollicitatiegesprek. Het gesprek vindt plaats op [Datum] om [Tijd] met [Naam van de interviewer]. Bevestig je beschikbaarheid, dan plannen we het gesprek samen met je in.
Herinnering aan sollicitatiegesprek
Deze e-mail dient als herinnering voor kandidaten aan een aankomend sollicitatiegesprek. Je wilt de herinnering 24-48 uur vóór het gesprek versturen.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: Herinnering: je sollicitatiegesprek bij [Bedrijfsnaam]
Inhoud: Hallo [Voornaam], Dit is een korte herinnering aan je sollicitatiegesprek voor de functie [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam] op [Datum] om [Tijd]. We kijken ernaar uit om met je te spreken!
Bedankje na het sollicitatiegesprek
Met deze e-mail bedank je kandidaten voor hun tijd en bevestig je opnieuw hun interesse in de functie. Een goede manier om de e-mail persoonlijk te maken, is door te verwijzen naar iets wat tijdens het gesprek is besproken.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: Bedankt voor je tijd, [Voornaam]!
Inhoud: Hallo [Voornaam], Bedankt dat je de tijd hebt genomen voor het sollicitatiegesprek voor de functie [Functietitel]. We vonden het fijn om meer te weten te komen over je ervaring met [Specifiek onderwerp] en je beter te leren kennen. We nemen binnenkort contact met je op over de volgende stappen binnen de komende [Tijdsperiode].
Baanaanbod
Het moment is eindelijk aangebroken om je voorkeurskandidaat formeel een baanaanbod te doen. Je wilt de kandidaat eerst telefonisch informeren. Deze e-mail is geen vervanging voor directe communicatie, maar vormt de opvolging van dat telefoongesprek.
In deze fase is het van cruciaal belang dat je de voorwaarden van het aanbod duidelijk uiteenzet.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: Geweldig nieuws – we willen je graag bij [Bedrijfsnaam] laten werken
Inhoud: Hallo [Voornaam], We zijn verheugd je de functie [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam] aan te bieden. Zoals we eerder hebben besproken, gaat het om een fulltimefunctie met een verwachte startdatum van [Datum].
In de bijlage vind je de aanbiedingsbrief met informatie over je salaris, arbeidsvoorwaarden en enkele nuttige gegevens over je eerste werkdag bij ons. Bekijk de brief en laat ons weten of je vragen hebt.
Afwijzingsbrief
Het is moeilijk, maar niet iedereen kan voor een functie worden aangenomen en het is onvermijdelijk dat je sommige kandidaten moet laten weten dat ze de baan niet hebben gekregen. Dit sjabloon helpt je om kandidaten te informeren dat ze niet zijn geselecteerd. Wees beleefd en geef waar nodig opbouwende feedback.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: Bijgewerkte informatie over je sollicitatie voor [Functietitel]
Inhoud: Hallo [Voornaam], Bedankt voor je interesse in de functie [Functietitel]. Hoewel we onder de indruk waren van je kwalificaties, hebben we besloten om met een andere kandidaat verder te gaan. We waarderen de tijd die je hebt genomen en wensen je veel succes met je zoektocht naar een baan.
Opvolging bij kandidaat
Dit sjabloon helpt je om contact te houden met kandidaten die eerder zijn geïnterviewd of in overweging zijn genomen en om je aanhoudende interesse in hun profiel kenbaar te maken.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: Even informeren – Heb je nog steeds interesse in [Bedrijfsnaam]?
Inhoud: Hallo [Voornaam], Ik hoop dat het goed met je gaat. We zijn nog steeds onder de indruk van je profiel en wilden even informeren of je openstaat voor een gesprek over nieuwe mogelijkheden bij [Bedrijfsnaam]. We werven voor verschillende functies en denken dat je mogelijk goed bij een van deze functies past.
Verzoek om een werknemersaanbeveling
Dit sjabloon is bedoeld om huidige medewerkers aan te moedigen kandidaten aan te bevelen. Om actie te stimuleren, wil je eventuele aanbrengbonussen of stimulansen die je aanbiedt benadrukken.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: Help ons onze volgende geweldige collega te vinden!
Inhoud: Hallo team! We zijn op zoek naar getalenteerde mensen om ons team van [Afdeling] te versterken. Als je iemand kent die goed bij ons zou passen, draag die persoon dan bij ons voor. Als diegene wordt aangenomen, kun je een aanbrengbonus verdienen!
De kandidatenpool onderhouden
Om potentiële kandidaten in de loop van de tijd betrokken te houden bij je bedrijf, wil je campagnes voor relatiebeheer opzetten op dezelfde manier als waarop je relevant bedrijfsnieuws of updates met een klant zou delen.
Voorbeeldsjabloon
Onderwerp: Blijf in contact met [Bedrijfsnaam] – spannende updates binnen!
Inhoud: Hallo [Voornaam], We hopen dat het goed met je gaat! We willen graag spannend nieuws over [Bedrijfsnaam] met je delen, waaronder nieuwe projecten en mogelijkheden. Laten we contact houden voor toekomstige functies die je mogelijk interesseren.
Ook deze sjablonen zijn niet uitputtend of volledig. Ze zijn bedoeld als uitgangspunt om op verschillende manieren contact op te nemen met kandidaten en jezelf van je beste kant te laten zien bij het creëren van een positieve gebruikerservaring voor hen.
Een wervingsmail schrijven
Verduidelijk voordat je je wervingsmail opstelt het belangrijkste doel ervan. Of je nu contact opneemt met passieve kandidaten, na een sollicitatiegesprek opvolgt of iemand uitnodigt om te solliciteren: als je je intentie begrijpt, bepaalt dat de inhoud en toon van je bericht.
Combineer voor effectieve communicatie met kandidaten wervingsoplossingen voor kleine bedrijven met goed uitgewerkte sjablonen voor wervingsmails.
Een aantrekkelijke onderwerpregel opstellen
De onderwerpregel is je eerste indruk. Houd deze beknopt, relevant en aantrekkelijk om de aandacht van de ontvanger te trekken. Bijvoorbeeld:
- "Spannende carrièremogelijkheid bij [Bedrijfsnaam]"
- "Wij denken dat je goed bij ons team zou passen"
- "Je vaardigheden zijn ons opgevallen – laten we contact opnemen!"
De begroeting personaliseren
Begin door de kandidaat bij de voornaam aan te spreken. Vermeld eventuele gemeenschappelijke connecties of specifieke vaardigheden die je zijn opgevallen. Dit persoonlijke gebaar laat zien dat je oprecht in die persoon geïnteresseerd bent.
Jezelf en je bedrijf voorstellen
Stel jezelf en je functie kort voor en geef vervolgens een beknopt overzicht van je bedrijf. Benadruk de waarden en cultuur van je bedrijf en wat het een geweldige plek maakt om te werken.
De mogelijkheid benadrukken
Leg duidelijk uit waarom je contact opneemt. Beschrijf de functie, de belangrijkste verantwoordelijkheden, de vereiste vaardigheden en eventuele interessante projecten. Gebruik opsommingstekens voor een goede leesbaarheid.
Uitleggen waarom de kandidaat goed past
Verwijs naar specifieke vaardigheden of ervaringen uit het cv of LinkedIn-profiel van de kandidaat die aansluiten bij de functie. Dit laat zien dat je een persoonlijke aanpak hanteert.
Een reactie stimuleren
Sluit af met een duidelijke oproep tot actie en nodig de kandidaat uit om de volgende stap te zetten. Of het nu gaat om het plannen van een gesprek of het invullen van een sollicitatie: formuleer je verzoek eenvoudig en duidelijk.
Een professionele en vriendelijke toon behouden
Je toon moet professioneel en tegelijkertijd benaderbaar zijn. Gebruik positieve taal en vermijd overdreven formeel jargon, zodat de kandidaat zich gewaardeerd en op zijn gemak voelt. Dit maakt je, in combinatie met een goed gestructureerde welkomstbrief, toegankelijker voor de nieuwe medewerker.
Proeflezen en verfijnen
Lees je bericht voordat je het verstuurt na op grammaticale fouten of typefouten. Een hulpmiddel zoals Grammarly gebruiken of je e-mail zelfs door ChatGPT laten controleren, kan je helpen fouten op te sporen en enkele goede suggesties te vinden waarmee je je boodschap kunt verbeteren. Een goed geschreven e-mail weerspiegelt je professionaliteit.
Sjablonen aanpassen voor verschillende functies en sectoren
Je wilt je communicatie afstemmen op je doelgroep. Afhankelijk van het type functie waarvoor je iemand werft, is een andere toon passend. Bijvoorbeeld:
- Technische functies - Pas de taal en inhoud aan om de nadruk te leggen op specifieke technologieën of methodologieën die relevant zijn voor de functie.
- Creatieve functies - Gebruik een meer conversationele toon en overweeg een uitgebreidere woordenschat, waarbij je de nadruk legt op innovatieve projecten en mogelijkheden voor artistieke expressie.
- Werving van leidinggevenden - Richt je op leiderschapsmogelijkheden en strategische impact, met een formele en professionele toon die aantrekkelijk is voor kandidaten op hoog niveau.
Het succes van je wervingsmails meten
Net als bij alles wat je doet voor je wervingsinspanningen, wil je bekijken wat werkt en wat niet. Dit kan onderdeel zijn van een grotere wervingsaudit, of een op zichzelf staande poging om de impact van je communicatie te meten.
Hier zijn enkele manieren om erachter te komen wat goed werkt via e-mail als communicatiemiddel en wat niet.
Belangrijke statistieken om bij te houden
Houd openingspercentages, doorklikpercentages en responspercentages bij om de effectiviteit van je e-mailcampagnes te beoordelen. Zo krijg je een idee van welke inhoud mensen aanspreekt en wat hen waarschijnlijk motiveert om te reageren.
Je sjablonen A/B-testen
Experimenteer met verschillende onderwerpregels, e-mailindelingen en inhoud om te bepalen wat het beste aanslaat bij je doelgroep. Het kan enige tijd duren voordat duidelijke trends zichtbaar worden, maar de inzichten uit goed uitgevoerde A/B-tests zijn het wachten waard.
Terugkoppeling
Zodra je een nieuw teamlid hebt aangenomen, kun je via enquêtes en andere mechanismen voor feedback vragen naar hun ervaring als kandidaat en naar hun kijk op de communicatie die daar deel van uitmaakte.
Let op trends in de feedback en pak gebieden aan waar ruimte is voor verbetering. Dit helpt je te optimaliseren hoe je nieuwe medewerkers vindt en aanneemt.
Hulpmiddelen en software voor het beheren van e-mailsjablonen voor werving
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
