Jak zbudować i wdrożyć stos technologiczny HR na przyszłość

Przeczytaj transkrypcję:

Testujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Wybacz wszelkie literówki, ponieważ bot nie zawsze działa poprawnie.

David Rice: W dzisiejszych czasach istnieje rozwiązanie technologiczne niemal na wszystko. Potrzebujesz pomocy w ustaleniu celów i kluczowych rezultatów? Istnieje więcej niż kilka rozwiązań programowych, które mogą w tym pomóc. Potrzebujesz nowej platformy do zarządzania talentami? Dostawców usług technologicznych licytujących przestrzeń reklamową Google i liczących na to, że ich wyszukasz i znajdziesz, jest bez końca.

Jak więc zbudować stos technologiczny dla funkcji związanych z operacjami personalnymi, który odpowiada na konkretne potrzeby organizacji? Jak zaplanować wdrożenie sztucznej inteligencji do swoich możliwości technologicznych? Jak wdrożyć nowe oprogramowanie w sposób, który ma sens dla organizacji?

Witamy w podcaście People Managing People. Naszą misją jest budowanie lepszego świata pracy oraz pomaganie w tworzeniu szczęśliwych, zdrowych i produktywnych miejsc pracy. Nazywam się David Rice i jestem waszym gospodarzem.

Moim dzisiejszym gościem jest Andrew Swiler. Jest przedsiębiorcą i dyrektorem generalnym Lanteria, firmy tworzącej rozwiązania programowe do zarządzania zasobami ludzkimi, talentami, wynikami i nauką. Porozmawiamy o oprogramowaniu, sztucznej inteligencji i wdrażaniu technologii.

Andrew, witaj.

Andrew Swiler: Dziękuję, David. Cieszę się, że tu jestem. Cieszę się, że możemy omówić pomysły, które poruszaliśmy.

David Rice: Na początek opowiedz nam trochę o sobie. Jak trafiłeś do branży oprogramowania i zostałeś dyrektorem generalnym produktu takiego jak Lanteria?

Andrew Swiler: Moja droga była dość okrężna. Karierę rozpocząłem w sektorze private equity, zajmując się wieloma trudnymi sytuacjami. Kupowaliśmy wiele firm handlowych i podobnych przedsiębiorstw. Jak być może słyszeliście, private equity to dość intensywna branża. Całkowicie się wypaliłem i odszedłem około 2010 roku, a następnie zacząłem podróżować. Podróżowałem przez sześć miesięcy. Poznałem żonę na wyspie w Chorwacji. Pochodziła z Barcelony.

Przekonałem ją, żeby przeprowadziła się do San Francisco. W San Francisco pracowałem z firmami programistycznymi, mniej więcej jako dyrektor finansowy, zajmując się głównie finansami. Pewnego dnia żona powiedziała, że chce wrócić do Barcelony. Powiedziała, że mogę pojechać z nią albo zostać. Spakowałem więc rzeczy, przeprowadziłem się do Barcelony, nie znałem języka i założyłem firmę handlującą w internecie, ponieważ nie mogłem znaleźć prawdziwej pracy.

To się nie udało. Następnie założyłem z żoną firmę produkującą okulary. To ona faktycznie ją założyła. Sprzedaliśmy ją w 2019 roku, tuż przed pandemią. Nie wiedziałem, co robić, więc zacząłem szukać i dowiedziałem się o tak zwanych funduszach wyszukiwawczych, w ramach których ludzie szukają firmy do przejęcia.

To coś podobnego do private equity, ale na mniejszą skalę. Wiedziałem, że muszę zająć się oprogramowaniem. Znałem się na nim dzięki wcześniejszej pracy i wiedziałem, że potrzebuję firmy zdalnej, ponieważ mieszkałem w Barcelonie. Szukałem więc długo, czytałem mnóstwo dokumentów i książek. W końcu, po około półtora roku, pojawiła się Lanteria. W ten sposób, zupełnie przypadkiem, trafiłem do obszaru HR i zacząłem go zgłębiać.

Jako przedsiębiorca uważam, że najważniejsze jest znalezienie pasji i zainteresowania niemal wszędzie, gdzie się trafia. Dlatego dokładnie poznałem obszar wyników HR i podobne zagadnienia. Mamy też własny podcast w firmie. Co tydzień spotykam się z profesjonalistami HR i uczę się, jak to wszystko działa, ponieważ nie wywodzę się z tego świata.

Nigdy nie pracowałem w bardzo dużej firmie. Dla mnie jest to więc zupełnie nowa dziedzina: poznaję, jak ludzie korzystają z naszego produktu, jak używają innych produktów i jak działa cały obszar HR.

David Rice: Z twojej perspektywy jakie są obecnie największe problemy związane z oprogramowaniem dla osób zajmujących się HR? Jakie największe wyzwania pomaga rozwiązywać oprogramowanie HR?

Andrew Swiler: Największym problemem, który rozwiązuje, jest oczywiście całe przerzucanie dokumentów, które dawniej odbywało się tam i z powrotem, szczególnie w firmach rekrutujących ludzi bardzo szybko. Trzeba ich wdrożyć, a następnie nimi zarządzać.

Często trzeba też przeprowadzać proces ich odejścia, ponieważ istnieją firmy zatrudniające ludzi w bardzo szybkim tempie. Dotyczy to również firm budowlanych i każdej organizacji, która prowadzi szybką rekrutację — potrzebuje ona oprogramowania HR. W innych firmach problemem jest oczywiście obieg dokumentów, ale kolejną kwestią jest zarządzanie nieobecnościami.

Ważne jest wiedzieć, kiedy ludzie są obecni, kiedy ich nie ma i ile dni wolnych wykorzystali. Dawniej śledzono te informacje w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Nawet dziś przychodzą do nas klienci, których pytamy, z czego obecnie korzystają, a oni odpowiadają: z Excela. Mają 200 pracowników, a myślisz sobie: to musi być szaleństwo.

Mieliśmy firmę zatrudniającą 3000 osób, która wciąż korzystała z arkusza Excela z makrami, stworzonego wiele lat wcześniej przez jedną osobę. Nowy wiceprezes HR powiedział, że ze względów bezpieczeństwa trzeba to zmienić. Jedną z najważniejszych funkcji oprogramowania HR jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz zagwarantowanie, że dokumentacja i informacje o pracownikach, w tym dane wrażliwe, znajdują się w chronionym miejscu. Sam Dysk Google i arkusz Excela nie zapewniają najlepszego poziomu ochrony.

Trzeba korzystać z oprogramowania, które potrafi się tym zająć. To są, powiedziałbym, największe i najbardziej ogólne problemy. Jedną z najtrudniejszych kwestii — i zapewne omówimy ją później — jest doprowadzenie do tego, żeby oprogramowanie działało, zostało uruchomione i wdrożone, a następnie było codziennie używane przez pracowników.

Ciekawostka dotycząca oprogramowania HR polega na tym, że poza pocztą elektroniczną jest to właściwie jedyne oprogramowanie, z którym w pewnym momencie musi zetknąć się każda osoba w firmie. Trzeba więc tworzyć rozwiązania, z których ludzie mogą korzystać i które są intuicyjne. W przeciwnym razie dział HR będzie otrzymywał zgłoszenia do działu pomocy technicznej w rodzaju: „Jak mam to zrobić?” albo „Jak mam zrobić tamto?”. Oprogramowanie musi być łatwe w obsłudze.

To jeden z największych problemów po wybraniu i wdrożeniu oprogramowania: pracownicy muszą wiedzieć, jak z niego korzystać, a system powinien być łatwy w obsłudze.

David Rice: Nie potrafię sobie nawet wyobrazić analizowania takiej ilości danych w arkuszu kalkulacyjnym. Kiedy widzisz ogromny arkusz Excela, myślisz tylko: co jeszcze mogę dziś zrobić?

Andrew Swiler: Tak, człowiek chce się tylko stamtąd wydostać. Wyobraź sobie osobę, która została zatrudniona jako nowy pracownik HR i otrzymuje arkusz Excela. Pyta wtedy: „Co to jest?”.

David Rice: To jak ktoś, kto przez ponad dekadę korzystał z dużego rozwiązania i nagle mówi: „O mój Boże”.

Andrew Swiler: Tak, ponad dekadę. To był bank, który tak działał. Zupełne szaleństwo.

David Rice: Finanse mają swoje tradycje. Nie sądziłem tylko, że to jedna z nich.

Andrew Swiler: Finanse są powolne, a bankowość jest chyba najwolniejsza. W wielu systemach bankowych nadal używa się języka COBOL. To ogólnie bardzo powoli zmieniająca się branża.

David Rice: Projektowanie stosu technologicznego zawsze jest wyzwaniem. Może być bardzo czasochłonne, a technologia szybko się zmienia. Wydaje się jednak, że tempo i skala tych zmian jeszcze się zwiększają. Jakiej rady udzieliłbyś osobom, szczególnie w startupach, które budują nowy stos technologiczny, ale próbują jednocześnie kontrolować koszty?

Andrew Swiler: Obecnie bardzo trudno udzielić komukolwiek dobrej, konkretnej rady. Wczoraj rozmawiałem z kimś o prognozach na 2024 rok i powiedziałem, że mógłbym przedstawić prognozy na następne pięć lat, a być może byłyby one pewniejsze niż przewidywania dotyczące tego roku.

Często ludzie bardzo obawiają się krótkoterminowych zmian. Tymczasem wiele rzeczy potrzebuje znacznie więcej czasu, żeby się przyjąć. Nadal odwiedzasz firmy i widzisz, że korzystają z bardzo przestarzałych technologii — nawet bardzo duże przedsiębiorstwa.

Czasami nie ma znaczenia, jaki jest stos technologiczny, o ile działa, zapewnia bezpieczeństwo i został dobrze zbudowany. Można zdobywać klientów, a oni pozostaną, ponieważ zmiana oprogramowania w dużej firmie jest ogromnym przedsięwzięciem i ogromnym problemem.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą dopiero rozpoczynającym działalność, obserwowałbym możliwości sztucznej inteligencji. Najważniejsze pytanie brzmi: co nowe technologie pozwalają mi robić wewnętrznie? Czy mogę szybciej tworzyć rozwiązania? Czy nie muszę zatrudniać pięciu programistów, tylko trzech, ponieważ cała technologia została już opracowana?

Oprogramowanie będzie coraz łatwiejsze do tworzenia, co oznacza, że stanie się towarem powszechnym. Jednocześnie wszystko będzie zależało od budowania lepszego interfejsu użytkownika, lepszego produktu i lepszego zastosowania, a także od zrozumienia klientów. Warto więc przede wszystkim rozumieć, jak obecnie można budować rozwiązania.

David Rice: To interesujące. Żyjemy teraz w czasach, w których wszyscy mówią o sztucznej inteligencji. Gdzie AI pasuje do idealnego stosu technologicznego HR? Jak w ciągu najbliższych kilku lat zmieni się praca osoby zajmującej się HR?

Andrew Swiler: Uważam, że w ciągu najbliższych kilku lat sztuczna inteligencja wprowadzi jedne z największych zmian prawdopodobnie w oprogramowaniu księgowym i HR. Oprogramowanie księgowe, ponieważ jest oparte na liczbach, będzie łatwe do zrozumienia pod względem danych, które odczytuje.

Najważniejsze w sztucznej inteligencji, a przynajmniej w dużych modelach językowych, które obecnie obserwujemy, jest to, że pozwala odejść od konieczności samodzielnego tworzenia oprogramowania lub znajomości kodowania. Umożliwia korzystanie ze zwykłego języka do interakcji z oprogramowaniem.

W obszarze HR nie trzeba będzie dzwonić do dostawcy oprogramowania i pytać, czy może stworzyć niestandardowe rozwiązanie albo pulpit nawigacyjny. Wystarczy powiedzieć asystentowi AI, że chce się mieć pulpit pokazujący określone dane dla danego działu i zakresu dat, w konkretnym formacie oraz kolorach. System zbuduje go prawdopodobnie bezpośrednio w aplikacji Microsoft Teams.

Ułatwi to pracę, ponieważ nie trzeba będzie szukać zespołu IT ani dostawcy oprogramowania. Modele językowe będą mogły konfigurować system za pomocą prostego języka, bez konieczności angażowania osoby technicznej.

To właśnie dlatego HR może być najbardziej podatnym na zmiany obszarem. Osoby zajmujące się marketingiem, finansami i HR zwykle należą do najmniej technicznych pracowników firmy. AI ułatwi im pracę z oprogramowaniem i dostosowywanie go do własnych potrzeb.

David Rice: Tak jak powiedziałeś, nie są szczególnie biegli technicznie. Bardziej koncentrują się na ludziach i miejmy nadzieję, że dzięki temu będą mogli skupić się właśnie na nich.

Andrew Swiler: Wszyscy — my i nasi konkurenci — sprzedajemy zasadniczo to samo: możliwość skupienia się na pracownikach i uzyskania większej ilości czasu dla ludzi. Wystarczy wejść na forum osób zajmujących się HR, żeby zobaczyć, jak narzekają na ogrom bezsensownej, rutynowej pracy.

David Rice: To prawda. Można niemal fizycznie odczuć ból związany z ilością drobnych spraw, którymi muszą się zajmować.

Andrew Swiler: Tak. Gdyby wszystko działało tak, jak powinno, każde oprogramowanie ułatwiałoby życie. Problem polega na tym, że każda firma jest złożona ze względu na zaangażowanych ludzi.

David Rice: Etap wdrażania każdej nowej technologii jest bardzo ważny. Jakiej rady udzieliłbyś osobom przygotowującym grunt pod wykorzystanie nowej technologii w miejscu pracy?

Andrew Swiler: Kiedy przejęliśmy firmę, najbardziej zaskoczył mnie poziom wdrożeń oprogramowania HR. Początkowo myślałem, że wdrożenie jest głównym wąskim gardłem i problemem, który trzeba rozwiązać. Kiedy przyjrzałem się rynkowi, zobaczyłem, że mniejsze firmy oferują produkt, pomagają zaimportować dane, a potem zostawiają klienta samego. Z kolei w przypadku większych dostawców ilość czasu, miesięcy i lat potrzebnych do wdrożenia wszystkich modułów oraz sposobów pracy zespołów jest niewiarygodna.

Nadal nie udało mi się w pełni rozwiązać tego problemu. Zauważyłem, że ludzie często nadmiernie komplikują wdrożenia. Traktują swój system jak wyjątkowy płatek śniegu, który trzeba utrzymywać dokładnie w obecnej formie. Warto czasem zapytać: co robią inne firmy? To wy jesteście ekspertami — stworzyliście oprogramowanie. Co powinniśmy zrobić, żeby działało najlepiej?

Rozumiem, że złożone firmy mają złożone procesy i nie wszystko da się uprościć. Często jednak osoby narzekające na wdrożenie jednocześnie komplikują je bardziej, niż trzeba, próbując budować systemy, których prawdopodobnie nie potrzebują. To powoduje frustrację.

David Rice: Pracowałem w firmach, które wahały się przed wdrożeniem nowego oprogramowania z powodu wymogów regulacyjnych. Myślałem wtedy: przecież nie działamy w ochronie zdrowia. Nie możemy mieć aż tylu regulacji co dane medyczne. Zmiana jest jednak trudna, podobnie jak nauka nowego rozwiązania.

Andrew Swiler: Zgadza się. Przenoszenie dużych organizacji i wielu ludzi jest trudne. Jedną z najtrudniejszych części jest szkolenie: dyrektora generalnego, kadry kierowniczej, zarządzających HR, menedżerów średniego szczebla i pracowników. Jest wiele poziomów i osób korzystających z systemu, dlatego szkolenie musi być bardzo dobre.

Często lepiej jest mieć dobrze nagrane i udokumentowane materiały, przez które pracownicy mogą przejść samodzielnie. Narzędzia umożliwiające prowadzenie użytkownika krok po kroku ułatwiają szkolenia. Zadziwia mnie jednak, jak bardzo firmy potrafią skomplikować proces wdrażania i szkolenia. Czasem można kogoś urazić, próbując to uprościć.

David Rice: Jakie są twoim zdaniem największe obszary wzrostu na rynku oprogramowania HR? Czego spodziewasz się w najbliższych miesiącach i latach?

Andrew Swiler: Sztuczna inteligencja będzie oczywiście ważną częścią sposobu, w jaki konkurenci będą próbowali się wyróżnić. Widziałem już firmy wykorzystujące AI jako główny element oferty. Nie widzę jednak jeszcze niczego szczególnie spektakularnego. Najczęściej chodzi o lepszego chatbota.

Z perspektywy biznesowej widzę możliwości w średnim segmencie rynku. Istnieje tam przestrzeń pomiędzy bardzo drogimi i trudnymi we wdrożeniu rozwiązaniami dla dużych firm a prostszymi narzędziami dla małych organizacji.

Z perspektywy użytkownika będziemy prawdopodobnie zmierzać w stronę pakietów. Firmy będą chciały kupić jeden produkt, który robi wszystko, nawet jeśli niektóre funkcje nie są tak dobre jak w wyspecjalizowanych rozwiązaniach. Nie chcą wielu oddzielnych systemów, loginów i miejsc pracy.

Dlatego wyspecjalizowane rozwiązania mogą napotkać trudności. Prawdopodobnie nastąpi konsolidacja, a dobre produkty punktowe zostaną włączone do większych platform. Branża będzie nadal rosnąć, ponieważ zespoły HR rozumieją, że potrzebują tych produktów, choć zadowolenie z obecnych rozwiązań jest wciąż bardzo niskie.

Kolejnym trendem będą globalne zespoły. Firmy będą potrzebować produktów umożliwiających zarządzanie pracownikami w wielu krajach i łatwe zatrudnianie osób za granicą.

David Rice: Zanim skończymy, musimy zrobić jeszcze dwie rzeczy. Najpierw chciałbym dać ci możliwość powiedzenia słuchaczom, gdzie mogą się z tobą skontaktować i dowiedzieć się więcej o Lanteria.

Andrew Swiler: Można znaleźć mnie na LinkedIn jako Andrew Swiler albo na Twitterze jako swilera. Lanteria jest dostępna pod adresem Lanteria.com. Jeśli jesteście firmą korzystającą z Microsoftu, jesteśmy numerem jeden wśród systemów zarządzania zasobami ludzkimi dla użytkowników i firm Microsoft. Zajrzyjcie do nas, skontaktujcie się i powiedzcie, że przysłałem was ja.

David Rice: Kto nie lubi premii za polecenie?

Andrew Swiler: Dokładnie. Pieniądze z poleceń trafią do mojej kieszeni.

David Rice: Drugą rzeczą jest nasza podcastowa tradycja: gość może zadać mi pytanie. Oddaję ci głos. Zapytaj o cokolwiek.

Andrew Swiler: Obecnie prowadzimy firmę w pełni zdalnie i nadal taka pozostanie. Chciałbym dowiedzieć się, co z twojej perspektywy jest kluczowe, aby utrzymać zadowolenie ludzi w firmach zdalnych, teraz gdy stało się to czymś normalnym.

David Rice: Dla mnie najważniejsze jest przyjęcie asynchronicznego sposobu pracy. Sama możliwość pracy z domu nie wystarcza. Trzeba zapewnić ludziom prawdziwą elastyczność.

Pomagają też drobne rzeczy, które budują więź — na przykład wysłanie wszystkim brzydkich świątecznych swetrów i zorganizowanie wspólnego połączenia. To mały, głupi gest, ale może być zabawny i sprawić, że ludzie poczują się połączeni.

Nikt chyba nie opracował jeszcze idealnego modelu pracy zdalnej. Trzeba zadbać o to, żeby rzeczywiście służył pracownikom i miał konkretny cel.

Andrew Swiler: Nie muszę zakładać spodni, jeśli nie chcę.

David Rice: Dokładnie. Jeśli to jedyna różnica, zadowolenie szybko minie.

Andrew Swiler: Przejęliśmy firmę, która była zdalna dopiero od kilku lat. Wielu pracowników wcześniej pracowało stacjonarnie. Czasem reagują tak, jakbyśmy o nich nie dbali, ponieważ nie mają biura. Trudność polega na tym, że część osób zatrudnionych wcześniej nie wybrała pracy zdalnej, podczas gdy nowe osoby bardzo ją lubią.

David Rice: Wiele osób mówiło mi, że brakuje im spontanicznych rozmów przy dystrybutorze wody. W pracy zdalnej trzeba samodzielnie nawiązać kontakt i podjąć wysiłek, żeby porozmawiać. To musi stać się częścią kultury organizacyjnej.

Andrew Swiler: Zgadzam się, choć niektórzy ludzie nadal chcą mieć biuro. Mamy też pracowników w Kijowie, którzy są z firmą od dawna. Nie mogą opuszczać kraju, więc organizowanie spotkań całego zespołu jest dla nas szczególnie trudne.

David Rice: Niedawno opublikowaliśmy materiał o ciągłości działania firmy i o tym, co dzieje się, gdy wybucha wojna, dochodzi do katastrofy naturalnej albo pracownika trzeba przewieźć przez granicę. W związku z konfliktami, zmianami klimatu i innymi wydarzeniami będzie to coraz ważniejszy temat.

Andrew Swiler: Wiele zakłóceń.

David Rice: Andrew, dziękuję za dzisiejszą rozmowę. To była świetna dyskusja.

Andrew Swiler: Dziękuję, David. Doceniam zaproszenie i poświęcony mi czas.

David Rice: Słuchacze, jeśli szukacie oprogramowania HR i potrzebujecie wskazówek, jesteście we właściwym miejscu. Nasz zespół w People Managing People pomaga znaleźć rozwiązania, które wyniosą waszą firmę na wyższy poziom.

Przygotowaliśmy listy najlepszych rozwiązań HR dostępnych na rynku oraz szczegółowe recenzje. Wszystko znajdziecie na naszej stronie. Odwiedźcie peoplemanagingpeople.com/tools, aby dowiedzieć się więcej.

Jeśli chcecie zapisać się do newslettera, odwiedźcie peoplemanagingpeople.com/subscribe. Będziecie na bieżąco z najnowszymi informacjami dotyczącymi oprogramowania HR, operacji personalnych, trendów i wielu innych tematów.

Do usłyszenia następnym razem. Pijcie dużo wody i powiedzcie dziś na głos coś miłego o sobie.