15 funkcji oprogramowania do zarządzania personelem, które polecamy

1. Planowanie pracy pracowników

Planowanie pracy pracowników to funkcja, z której będziesz korzystać najczęściej w oprogramowaniu do zarządzania personelem. Pozwala tworzyć zmiany w kalendarzu metodą przeciągania i upuszczania, przydzielać osoby według roli, umiejętności lub dostępności oraz publikować grafiki na telefonach członków zespołu.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia sygnalizują konflikty już podczas tworzenia grafiku. Ostrzegają o nadgodzinach, podwójnie obsadzonych zmianach i zatwierdzonych urlopach, zanim opublikujesz grafik. Wiele z nich oferuje również wnioski o zamianę zmian wymagające akceptacji menedżera, dzięki czemu zmiany nie przeradzają się w długie rozmowy tekstowe. Szukaj szablonów, które można kopiować z tygodnia na tydzień, ponieważ ciągłe tworzenie grafiku od zera szybko staje się uciążliwe.

Narzędzia do planowania pracy sprawdzają się w różny sposób w zależności od rodzaju personelu. Poniższe przykłady pokazują, gdzie można wykorzystać poszczególne możliwości:

• Handel detaliczny i hotelarstwo: Twórz grafiki na podstawie prognoz popytu i dostępności pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Deputy i 7shifts obsługują oba te aspekty planowania zmian.
• Opieka zdrowotna: Dopasowuj zmiany do wymaganych certyfikatów i pokrycia umiejętności, korzystając z alertów dotyczących kwalifikacji w celu zapewnienia zgodności z przepisami. Zanim zaczniesz polegać na automatycznych mechanizmach planowania, sprawdź, czy menedżerowie mogą ignorować ostrzeżenia.
• Zespoły działające w wielu lokalizacjach: Kopiuj szablony między placówkami, a następnie dostosowuj każdy z nich do lokalnych potrzeb w zakresie obsady.
• Zespoły hybrydowe lub zdalne: Ustawiaj przedziały dostępności w różnych strefach czasowych, aby menedżerowie mogli sprawdzać, kto jest dostępny.
• Praca sezonowa: Otwarte zmiany pozwalają pracownikom tymczasowym wybierać godziny pracy bez konieczności wykonywania przez menedżera indywidualnych telefonów.

2. Ewidencja czasu pracy i obecności

Ewidencja czasu pracy i obecności rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy przez pracowników oraz ich przerwy, a następnie przekazuje te godziny do systemu płacowego. Pracownicy rejestrują rozpoczęcie pracy w aplikacji mobilnej, portalu internetowym lub kiosku. Wiele narzędzi dodaje geolokalizację lub weryfikację za pomocą zdjęcia, dzięki czemu rejestracje pochodzą z właściwej lokalizacji.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia sygnalizują brak rejestracji, spóźnione przyjścia i nadgodziny w momencie ich wystąpienia. Menedżerowie mogą poprawić błędy, zanim karty czasu pracy zostaną zamknięte. Szukaj automatycznych reguł dotyczących przerw i procesów zatwierdzania. Pomagają one zachować zgodność liczby godzin z zasadami dotyczącymi pracy oraz ograniczają liczbę ręcznych poprawek w kartach czasu pracy.

Metody ewidencji czasu pracy pasują do różnych środowisk pracy, a właściwa opcja rejestrowania rozpoczęcia pracy zależy od tego, gdzie faktycznie pracują Twoi ludzie:

• Aplikacja mobilna z geolokalizacją: Ekipy terenowe i zespoły opieki domowej rejestrują rozpoczęcie pracy tylko w określonym promieniu od miejsca wykonywania zlecenia. Oferują to zarówno Connecteam, jak i Homebase.
• Kiosk z weryfikacją zdjęciem: Magazyny i sklepy detaliczne korzystają ze wspólnego tabletu, aby zapobiegać rejestrowaniu czasu pracy za innych pracowników.
• Portal internetowy: Pracownicy biurowi i zdalni rejestrują godziny pracy na laptopie, co sprawdza się w zespołach hybrydowych.
• Automatyczne reguły dotyczące przerw: Pracodawcy z sektora opieki zdrowotnej i hotelarstwa korzystają z nich, aby konsekwentnie stosować odliczenia za przerwy na posiłek. Obsługują je Deputy i UKG.

3. Prognozowanie zapotrzebowania na pracowników i planowanie popytu

Prognozowanie zapotrzebowania na pracę przewiduje, ile godzin pracy personelu będzie potrzebnych, porównując historyczne dane dotyczące sprzedaży, natężenia ruchu klientów lub rezerwacji z zaplanowaną pracą. Większość narzędzi pobiera dane z systemu POS lub innych systemów biznesowych, a następnie sugeruje poziomy zatrudnienia według dnia, zmiany lub stanowiska.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze rozwiązania pokazują prognozowany koszt pracy jako procent sprzedaży podczas tworzenia harmonogramu. Możesz wykryć okresy z nadmierną obsadą, zanim opublikujesz grafik. Szukaj narzędzi, które pozwalają korygować prognozy na potrzeby wydarzeń, promocji lub sezonowych wzrostów. Zarówno Deputy, jak i 7shifts oferują tę funkcję.

Dane wejściowe do prognozowania różnią się w zależności od firmy, dlatego użyteczność sugerowanych poziomów zatrudnienia zależy od tego, jakie dane połączysz z systemem:

• Dane dotyczące sprzedaży i systemu POS: Restauracje i sklepy porównują wcześniejszą sprzedaż w poszczególnych godzinach z zaplanowaną pracą personelu. 7shifts pobiera te dane z systemów POS, aby sugerować obsadę według zmian.
• Natężenie ruchu klientów: Sklepy wyposażone w liczniki wejść mogą planować obsadę na godziny największego zainteresowania, a nie tylko na godziny najwyższej sprzedaży.
• Rezerwacje i wizyty: Salony, kliniki i studia fitness ustalają obsadę na podstawie nadchodzących rezerwacji.
• Oznaczenia wydarzeń i promocji: Dodaj ręcznie wyprzedaż świąteczną lub lokalne wydarzenie, aby prognoza nie opierała się na średniej z ubiegłego roku.
• Docelowe wartości dla stanowisk: Ustal cele dotyczące procentowego kosztu pracy dla poszczególnych stanowisk, aby prognozy dla kuchni i obsługi klienta pozostały rozdzielone.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Zarządzanie urlopami i nieobecnościami

Zarządzanie urlopami i nieobecnościami śledzi wnioski o czas wolny, salda i zatwierdzenia w tym samym systemie, w którym tworzysz harmonogramy. Pracownicy składają wnioski z aplikacji mobilnej lub portalu internetowego, a menedżerowie zatwierdzają je lub odrzucają, mając wgląd w harmonogram.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia automatycznie stosują zasady naliczania urlopu i lokalne przepisy dotyczące urlopów. Blokują również zatwierdzony czas wolny przed przypisaniem zmian, dzięki czemu nie zaplanujesz pracy osoby, która jest nieobecna. Szukaj funkcji śledzenia zwolnień chorobowych, limitów przenoszenia dni oraz widoków kalendarza pokazujących, kto jest nieobecny. Zarówno Kronos (UKG), jak i BambooHR oferują tę funkcję.

Zasady urlopowe różnią się w zależności od rodzaju pracodawcy i regionu, dlatego sposób konfiguracji śledzenia nieobecności powinien odpowiadać temu, jak pracownicy faktycznie korzystają z czasu wolnego:

• Urlop naliczany proporcjonalnie: Godziny są naliczane w każdym okresie rozliczeniowym lub na podstawie przepracowanych godzin, a następnie przenoszone w ramach ustalonych limitów. BambooHR obsługuje to za pomocą niestandardowych zasad.
• Zwolnienia chorobowe zgodne z lokalnymi przepisami: Salda uwzględniają wymogi regionalne, takie jak ustawowy zasiłek chorobowy lub przepisy dotyczące płatnych dni chorobowych. UKG obsługuje zasady zależne od lokalizacji.
• Zespoły pracujące zmianowo: Zatwierdzony czas wolny blokuje planowanie, dzięki czemu menedżer sklepu nigdy nie wpisze na grafik osoby przebywającej na urlopie.
• Urlopy rodzicielskie i długoterminowe: Śledź dłuższe nieobecności oddzielnie od standardowego PTO, aby salda i daty powrotu pozostały prawidłowe.
• Kalendarz zespołu: Sprawdź, kto jest nieobecny, zanim zatwierdzisz nowy wniosek.

5. Zamiana zmian i zarządzanie wolnymi zmianami

Zamiana zmian pozwala pracownikom wymieniać się zmianami ze współpracownikami, natomiast zarządzanie wolnymi zmianami umożliwia im przejmowanie nieobsadzonych zmian z aplikacji mobilnej. Menedżerowie ustalają zasady, a następnie zatwierdzają wnioski lub włączają ich automatyczne zatwierdzanie.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia sprawdzają każdą zamianę pod kątem stanowiska, umiejętności, limitów nadgodzin i zatwierdzonego urlopu, zanim zostanie zrealizowana. Szukaj powiadomień push, które informują uprawnionych pracowników o pojawieniu się wolnej zmiany. Zarówno Deputy, jak i 7shifts oferują tę funkcję, dzięki czemu nie będziesz odpowiadać na wiadomości „kto może przejąć sobotę?”.

Zasady zamiany zmian i obsadzania wolnych zmian działają różnie w zależności od tego, jak Twój zespół organizuje zastępstwa. Poniższe przykłady pokazują, gdzie sprawdza się każda z konfiguracji:

• Wymiana zmian między pracownikami: Pracownicy oferują zmianę współpracownikom na tym samym stanowisku, a menedżer zatwierdza zamianę. Deputy i 7shifts obsługują tę funkcję zarówno w restauracjach, jak i na salach sprzedaży.
• Zgłaszanie się na otwarte zmiany: Menedżerowie publikują nieobsadzone zmiany, a wykwalifikowani pracownicy przejmują je w aplikacji. Homebase oferuje tę funkcję zespołom pracującym w niepełnym wymiarze godzin.
• Weryfikacja uprawnień: Zespoły medyczne blokują zamiany, gdy nowa osoba nie ma wymaganego certyfikatu.
• Zabezpieczenia przed nadgodzinami: Automatyczne zatwierdzanie zostaje zatrzymane, gdy zamiana spowodowałaby przekroczenie tygodniowego limitu godzin przez daną osobę.
• Obsada sezonowa: Pracownicy tymczasowi przejmują zmiany w okresach szczytowego zapotrzebowania bez konieczności kontaktowania się menedżera z każdą osobą.

6. Integracja z systemem płacowym

Integracja z systemem płacowym przesyła zatwierdzone godziny z oprogramowania do zarządzania personelem bezpośrednio do systemu płacowego. Rejestracja czasu pracy, nadgodziny, płatne urlopy i dodatki za pracę na określonych zmianach są synchronizowane bez konieczności ręcznego przepisywania ewidencji czasu pracy. Większość narzędzi oferuje natywne połączenia lub eksporty do dostawców takich jak ADP, Gusto i QuickBooks.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze integracje stosują zasady wynagradzania przed przesłaniem danych, w tym progi nadgodzin i potrącenia za przerwy. Warto szukać blokad zatwierdzania, które uniemożliwiają edycję po zamknięciu okresu rozliczeniowego. Należy również sprawdzić, czy dostępne są alerty o błędach synchronizacji, aby nieudany transfer nie został wykryty dopiero w dniu wypłaty.

Połączenia z systemami płacowymi różnią się w zależności od dostawcy i modelu wynagradzania, dlatego należy dopasować metodę synchronizacji do sposobu wypłacania wynagrodzeń zespołowi:

• Natywne integracje: Gusto i QuickBooks Payroll łączą się bezpośrednio z narzędziami takimi jak Homebase, dzięki czemu zatwierdzone godziny są przesyłane bez konieczności przesyłania plików.
• Pliki eksportu: Mniejsze narzędzia często wysyłają pliki CSV, które należy przesyłać do ADP lub innego dostawcy w każdym okresie rozliczeniowym.
• Nadgodziny i dodatki: Najpierw ustaw dodatki za pracę w nocy lub w weekendy w narzędziu do planowania, aby system płacowy otrzymał prawidłowe stawki.
• Zasady wynagradzania w wielu stanach lub krajach: UKG stosuje zasady wynagradzania zależne od lokalizacji przed wysłaniem godzin.
• Blokady okresów rozliczeniowych: Zamknij okres, aby późniejsze edycje nie powodowały korekt poza cyklem płacowym.

7. Zarządzanie zgodnością z przepisami prawa pracy

Zarządzanie zgodnością z przepisami prawa pracy stosuje zasady dotyczące wynagrodzeń i czasu pracy do harmonogramów oraz ewidencji czasu pracy, dzięki czemu można wykryć naruszenia, zanim przerodzą się w roszczenia. Oprogramowanie sprawdza zmiany pod kątem progów nadgodzin, wymaganych przerw na posiłek i odpoczynek, limitów pracy osób niepełnoletnich oraz okresów powiadomienia wymaganych przy planowaniu predykcyjnym.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia ostrzegają menedżerów podczas tworzenia harmonogramu, a nie dopiero po naliczeniu wynagrodzeń. Warto szukać bibliotek reguł według lokalizacji, ścieżek audytu zmian i zatwierdzeń oraz raportów o naruszeniach zasad dotyczących przerw. Deputy i UKG oferują obie te funkcje, a dokumentacja będzie gotowa na wypadek audytu.

Zasady zgodności różnią się w zależności od lokalizacji i rodzaju pracowników, dlatego każdą kontrolę należy dopasować do ryzyka, z którym mierzy się zespół:

• Progi nadgodzin: Dzienne i tygodniowe limity wywołują alerty podczas tworzenia harmonogramu. Deputy oznacza nadgodziny przed opublikowaniem harmonogramu.
• Przerwy na posiłek i odpoczynek: Pominięte lub zbyt krótkie przerwy pojawiają się w raportach o naruszeniach. Zespoły medyczne i hotelarsko-gastronomiczne polegają na nich w największym stopniu.
• Limity pracy osób niepełnoletnich: Limity godzinowe i pory dnia uniemożliwiają planowanie pracy młodszych pracowników poza dozwolonymi ograniczeniami.
• Powiadomienia wymagane przy planowaniu predykcyjnym: Sprzedawcy detaliczni i restauracje w objętych regulacjami miastach monitorują terminy publikacji oraz kary za zmiany. UKG obsługuje te zasady.
• Ścieżki audytu: Dzienniki edycji i zatwierdzeń zapewniają dokumentację na wypadek otrzymania roszczenia.

8. Mobilna samoobsługa pracowników

Mobilna samoobsługa pracowników pozwala zespołowi obsługiwać grafiki, rejestrować godziny pracy i składać wnioski z telefonu, zamiast prosić o to kierownika. Pracownicy przeglądają zmiany, rejestrują rozpoczęcie i zakończenie pracy, składają wnioski o urlop oraz aktualizują swoją dostępność w jednej aplikacji.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze aplikacje wysyłają powiadomienia push, gdy zmieniają się grafiki, i pokazują w czasie rzeczywistym liczbę godzin w okresie rozliczeniowym. Warto szukać rejestracji rozpoczęcia pracy za pomocą GPS lub geofencingu, rejestrowania pracy offline oraz komunikacji w aplikacji. Zarówno Homebase, jak i Deputy oferują te funkcje, dzięki czemu kierownicy otrzymują mniej wiadomości w stylu „jaki mam grafik?”.

Funkcje aplikacji mobilnej mają różne znaczenie w zależności od miejsca pracy zespołu i sposobu rejestrowania czasu pracy. Dopasuj te możliwości do swojej konfiguracji:

• Rejestracja rozpoczęcia pracy z geofencingiem: Rejestracja czasu pracy jest możliwa tylko wtedy, gdy pracownik znajduje się na miejscu. Homebase oferuje tę funkcję zespołom handlowym i restauracyjnym pracującym w wielu lokalizacjach.
• Rejestrowanie pracy offline: Niektóre systemy zarządzania personelem pozwalają pracownikom rejestrować rozpoczęcie pracy bez połączenia z internetem i synchronizować dane po przywróceniu łączności. Sprawdź, które urządzenia i wersje aplikacji obsługują tę funkcję.
• Aktualizowanie dostępności: Pracownicy określają, kiedy mogą pracować, dzięki czemu kierownicy nie układają grafików na podstawie nieaktualnych wiadomości.
• Liczba godzin w okresie rozliczeniowym w czasie rzeczywistym: Pracownicy widzą narastającą liczbę godzin, co ogranicza niespodziewane przekroczenia czasu pracy i nadgodziny.
• Komunikacja w aplikacji: Kierownicy wysyłają uwagi dotyczące zmiany do jednej lokalizacji lub całego zespołu.

9. Zarządzanie zadaniami i aktywnością

Zarządzanie zadaniami i aktywnością przydziela obowiązki do konkretnych zmian lub pracowników, a następnie śledzi ich wykonanie w aplikacji mobilnej. Kierownicy tworzą listy kontrolne dotyczące otwierania i zamykania lokalu, sprzątania lub kontroli bezpieczeństwa, a pracownicy oznaczają wykonane pozycje.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia przypisują zadania do ról i zmian, dzięki czemu właściwa osoba widzi właściwą listę. Warto szukać potwierdzeń w formie zdjęć, terminów wykonania i raportów realizacji. Zarówno Deputy, jak i 7shifts oferują te funkcje, dzięki czemu można sprawdzić, które zadania pominięto, bez obchodzenia lokalu w celu kontroli.

Sposób konfigurowania zadań różni się w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez zespół, dlatego dopasuj każdy typ listy kontrolnej do zmiany, którą wspiera:

• Listy kontrolne otwierania i zamykania: Kierownicy przypisują liczenie gotówki, kontrole sprzętu i czynności związane z zamknięciem lokalu do konkretnych zmian. 7shifts obsługuje tę funkcję w restauracjach.
• Obchody związane ze sprzątaniem i bezpieczeństwem: Pracownicy rejestrują kontrole temperatury lub czynności sanitarne wraz ze znacznikami czasu. Deputy oferuje listy zadań z potwierdzeniami w formie zdjęć.
• Przydziały oparte na rolach: Tylko kelnerzy widzą zadania dla kelnerów, więc kucharze nie muszą przewijać nieistotnych list.
• Terminy wykonania: Zadania są oznaczane jako zaległe, gdy nikt nie wykona ich przed ustaloną godziną.
• Raporty realizacji: Kierownicy przeglądają pominięte pozycje w wielu lokalizacjach bez odwiedzania każdego obiektu.

10. Analityka i raportowanie dotyczące personelu

Analityka i raportowanie dotyczące personelu przekształcają dane o grafikach, czasie pracy i płacach w pulpity nawigacyjne oraz raporty. W jednym miejscu można sprawdzić koszty pracy, nadgodziny, obecność i pokrycie zmian.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia porównują zaplanowane godziny z rzeczywistą liczbą godzin oraz sprzedażą lub zapotrzebowaniem. Warto szukać procentowego udziału kosztów pracy, trendów absencji i eksportu do arkuszy kalkulacyjnych. Zarówno Deputy, jak i 7shifts oferują te funkcje, dzięki czemu można zauważyć narastające nadgodziny, zanim zakończy się proces naliczania płac.

Potrzeby analityczne różnią się w zależności od tego, czym zarządzasz i jakie liczby analizujesz co tydzień, dlatego dopasuj każdy raport do decyzji, którą wspiera:

• Procentowy udział kosztów pracy: Porównuje zaplanowane i rzeczywiste wydatki na pracę ze sprzedażą. 7shifts pokazuje te dane restauracjom dostosowującym obsadę do pory dnia.
• Śledzenie nadgodzin: Oznacza pracowników zbliżających się do tygodniowych limitów, dzięki czemu można przenieść godziny przed zamknięciem procesu naliczania płac. Deputy oferuje tę funkcję.
• Trendy obecności i absencji: Wskazuje powtarzające się spóźnienia lub nieobecności zgłaszane w poniedziałki w różnych lokalizacjach.
• Pokrycie zmian: Pokazuje niedostateczną obsadę zmian w porównaniu z prognozowanym zapotrzebowaniem.
• Eksport do arkuszy kalkulacyjnych: Wysyła dane do programu Excel lub Arkuszy Google, gdy dział finansowy potrzebuje niestandardowej analizy.

11. Komunikacja i zaangażowanie pracowników

Narzędzia do komunikacji z pracownikami przechowują aktualizacje dotyczące zmian, ogłoszenia dotyczące lokalizacji i wiadomości zespołowe w jednym miejscu, w którym pracownicy sprawdzają swoje grafiki.

Funkcje dwukierunkowego przesyłania wiadomości i wyróżniania pracowników mogą również wspierać ich zaangażowanie, szczególnie w przypadku zespołów, które rzadko pracują w jednym biurze. Celem jest lepsze doświadczenie pracownika bez konieczności korzystania z prywatnych wiadomości tekstowych przy każdej aktualizacji.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia oferują czat grupowy i indywidualny, potwierdzenia odczytu oraz ogłoszenia według lokalizacji lub roli. Warto szukać wyróżnień, ankiet i alertów dotyczących zmian. Zarówno Homebase, jak i 7shifts oferują przesyłanie wiadomości zespołowych, a Ty dowiesz się, kto zobaczył aktualizację, bez konieczności ciągłego ponaglania pracowników.

Narzędzia komunikacyjne są najbardziej przydatne, gdy rodzaj wiadomości odpowiada odbiorcom, dlatego skonfiguruj każdy kanał przed wdrożeniem aplikacji:

• Ogłoszenia dotyczące lokalizacji: Publikuj zmiany zasad dotyczących grafików tylko dla jednej lokalizacji. Homebase pozwala menedżerom kierować wiadomości do pojedynczej lokalizacji.
• Wiadomości według roli: Wysyłaj aktualizacje dotyczące procedury zamknięcia pracownikom kuchni, bez powiadamiania kelnerów. 7shifts to obsługuje.
• Potwierdzenia odczytu: Sprawdź, kto otworzył ostatnią zmianę zasad, zanim rozpocznie się zmiana.
• Alerty dotyczące zmian: Powiadomienia push informują pracowników, gdy zmiana zostanie zatwierdzona lub przesunięta.
• Wyróżnienia pracowników: Publiczne pochwały po intensywnym weekendzie pomagają utrzymać motywację zespołów pracowników godzinowych.

12. Zarządzanie wydajnością i produktywnością

Zarządzanie wydajnością i produktywnością w oprogramowaniu do zarządzania personelem śledzi, jak pracownicy realizują cele, grafiki i założone wyniki. Ustalasz wskaźniki, takie jak sprzedaż na godzinę pracy lub liczba zadań wykonanych podczas zmiany, a oprogramowanie porównuje je z rzeczywistymi wynikami.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia łączą dane dotyczące wydajności z rejestrami czasu pracy i obecności, dzięki czemu oceny opierają się na faktach, a nie na pamięci. Warto szukać śledzenia celów, rejestrów informacji zwrotnych i pulpitów produktywności. Zarówno Deputy, jak i 7shifts oferują widoki wyników sprzedaży i pracy, dzięki czemu zobaczysz, kto potrzebuje wsparcia, zanim nadejdzie czas ocen.

Śledzenie wydajności wygląda różnie w zależności od tego, co wytwarza Twój zespół, dlatego dopasuj każdy wskaźnik do pracy wykonywanej przez pracowników:

• Sprzedaż na godzinę pracy: Porównuje przychody z zaplanowanymi godzinami według zmian. 7shifts pokazuje ten wskaźnik w restauracjach, które szkolą kelnerów na podstawie pory dnia.
• Zadania wykonane podczas zmiany: Śledzi realizację list kontrolnych w odniesieniu do terminów wykonania. Deputy oferuje tę funkcję w przypadku sprzątania i obchodów dotyczących bezpieczeństwa.
• Obecność w odniesieniu do grafiku: Łączy spóźnione przyjścia i wcześniejsze odbicia z notatkami z oceny, dzięki czemu informacje zwrotne opierają się na znacznikach czasu.
• Rejestry informacji zwrotnych: Przechowuj notatki dotyczące coachingu obok rejestrów czasu pracy, aby móc przywołać przykłady przed oceną.
• Pulpity produktywności: Sortuj lokalizacje lub zmiany, aby móc wskazać osoby potrzebujące wsparcia.

13. Zarządzanie kosztami pracy i budżetowanie

Zarządzanie kosztami pracy i budżetowanie określa cele wydatków dla każdej lokalizacji, a następnie śledzi zaplanowane i rzeczywiste wynagrodzenia w odniesieniu do tych celów. Widzisz prognozowany koszt podczas tworzenia grafiku, zanim ktokolwiek rozpocznie zmianę.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia pobierają prognozy sprzedaży, stawki wynagrodzeń i zasady dotyczące nadgodzin, aby automatycznie obliczać koszty. Warto szukać alertów budżetowych, docelowego udziału kosztów pracy i raportów odchyleń. Zarówno Deputy, jak i 7shifts oferują bieżące śledzenie kosztów pracy, dzięki czemu zauważysz przekroczony budżet grafiku, gdy wciąż możesz go zmienić.

Konfiguracja kosztów pracy różni się w zależności od sposobu obsadzania zmian i miejsca, w którym analizujesz dane, dlatego dopasuj każdą kontrolę do decyzji budżetowej, którą wspiera:

• Budżety lokalizacji: Ustal tygodniowy cel wynagrodzeń dla każdej lokalizacji. 7shifts pokazuje prognozowany koszt pracy w odniesieniu do celów sprzedażowych restauracji.
• Koszt na żywo podczas tworzenia grafiku: Obserwuj, jak zmienia się łączny koszt w miarę dodawania zmian. Deputy pokazuje prognozowany koszt podczas tworzenia grafiku.
• Zasady dotyczące nadgodzin: Uwzględnij w obliczeniach lokalne progi nadgodzin, aby prognozowany koszt obejmował dodatkowe wynagrodzenie.
• Alerty budżetowe: Oznacz grafik, który przekracza założony cel, zanim go opublikujesz.
• Raporty odchyleń: Porównuj planowane i rzeczywiste wynagrodzenia po każdym okresie rozliczeniowym.

14. Śledzenie umiejętności i certyfikatów

Funkcja śledzenia umiejętności i certyfikatów przechowuje licencje, dokumentację szkoleń i kwalifikacje każdego pracownika w jego profilu w systemie zarządzania personelem. Ustalasz daty wygaśnięcia, a oprogramowanie sprawdza je w odniesieniu do grafiku.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia blokują przydzielanie zmian, gdy certyfikat stracił ważność. Szukaj alertów o wygaśnięciu, przesyłania dokumentów i dopasowywania zmian na podstawie umiejętności. Zarówno Deputy, jak i 7shifts oferują śledzenie kwalifikacji, dzięki czemu wykryjesz wygasłą kartę pracownika zajmującego się żywnością lub certyfikat pierwszej pomocy, zanim zrobi to kontrola.

Zasady dotyczące certyfikatów różnią się w zależności od branży i stanowiska, dlatego dopasuj każdą funkcję śledzenia do uprawnienia, którego ważność Twój zespół musi aktualizować:

• Alerty o wygaśnięciu: Powiadamiaj kierowników 30 lub 60 dni przed wygaśnięciem licencji. Deputy wysyła takie powiadomienia w przypadku certyfikatów pierwszej pomocy i kart pracowników zajmujących się żywnością.
• Przesyłanie dokumentów: Przechowuj zeskanowany certyfikat w profilu pracownika, aby dokumentacja do kontroli znajdowała się w jednym miejscu.
• Dopasowywanie zmian na podstawie umiejętności: Ograniczaj przydzielanie zmian do pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacje. 7shifts obsługuje tę funkcję w przypadku stanowisk takich jak barman i kucharz liniowy.
• Ograniczenia przydzielania: Sprawdź, czy oprogramowanie blokuje planowanie, gdy wymagany certyfikat wygasa, czy tylko ostrzega kierowników. Niektóre systemy pozwalają na obejście ograniczeń, dlatego kontrola człowieka nadal ma znaczenie.
• Raporty zgodności: Identyfikuj pracowników z brakującymi lub wygasającymi certyfikatami we wszystkich lokalizacjach.

15. Integracja z systemami HR i systemami biznesowymi

Oprogramowanie do zarządzania personelem powinno łączyć się z oprogramowaniem HR i systemami biznesowymi, z których Twój zespół już korzysta, w tym z platformami do zarządzania kapitałem ludzkim (HCM), systemami płacowymi, księgowymi i narzędziami do obsługi punktu sprzedaży.

Nie ograniczaj się do listy dostępnych integracji i sprawdź, które dane pracowników, dane dotyczące pracy oraz aktualizacje faktycznie się synchronizują. Niezawodne połączenia ograniczają konieczność wielokrotnego wprowadzania danych i ułatwiają skalowanie systemu wraz z rozwojem zespołu.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze narzędzia automatycznie synchronizują nowych pracowników, stawki wynagrodzeń i zatwierdzone karty czasu pracy. Szukaj synchronizacji dwukierunkowej, dzienników błędów i łączników do narzędzi takich jak QuickBooks, Xero i Gusto. Zarówno Deputy, jak i 7shifts oferują integracje z systemami płacowymi i POS, dzięki czemu przed każdym naliczeniem wynagrodzeń przestaniesz ponownie wprowadzać godziny pracy.

Potrzeby integracyjne różnią się w zależności od systemu, dlatego sprawdź każde połączenie pod kątem danych, które obecnie wprowadzasz ponownie:

• Synchronizacja z systemem płacowym: Zatwierdzone karty czasu pracy trafiają do Gusto lub QuickBooks Payroll, dzięki czemu nie musisz ponownie wpisywać godzin przed każdym naliczeniem wynagrodzeń. Oferują to zarówno Deputy, jak i 7shifts.
• Synchronizacja z HRIS: Dane nowych pracowników i zmiany stawek wynagrodzeń są przenoszone jednokrotnie, dzięki czemu profile są zgodne we wszystkich systemach.
• Dane POS: Dane sprzedażowe zasilają prognozy kosztów pracy. 7shifts łączy się z systemami Toast i Square używanymi w restauracjach.
• Eksport do systemu księgowego: Koszty pracy są księgowane w Xero lub QuickBooks na potrzeby zamknięcia miesiąca.
• Dzienniki błędów: Nieudane synchronizacje wskazują, który rekord pracownika wymaga poprawy.

10 najlepszych programów do zarządzania personelem

Oto nasze najlepsze propozycje programów do zarządzania personelem, które pomogą Ci w poszukiwaniach:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. QuickBooks Workforce — Najlepsze rozwiązanie do cyfrowego dostępu do odcinków wypłaty
2. 2. UKG — Najlepsze rozwiązanie zapewniające wgląd w dane płacowe w czasie rzeczywistym
3. 3. Justworks — Najlepsze rozwiązanie do kompleksowego zarządzania personelem dla małych i średnich firm
4. 4. Deel HR — Najlepsze rozwiązanie dla globalnych pracowników i wykonawców
5. 5. Factorial — Najlepsze jako rozwiązanie AI dla biznesu
6. 6. Paylocity — Najlepsze rozwiązanie do grywalizacji zarządzania wydajnością pracowników
7. 7. Modge — Najlepsze rozwiązanie do monitorowania obecności i urlopów pracowników korzystających z komputerów stacjonarnych
8. 8. Workforce.com — Najlepsze rozwiązanie do zintegrowanych procesów od planowania grafików po obsługę płac
9. 9. Rotageek — Najlepszy do automatycznego układania grafików opartego na AI
10. 10. Connecteam — Najlepsze oprogramowanie mobilne dla zespołów bez stałego stanowiska pracy

Teraz dopasuj funkcje do swojego budżetu

Gdy już wiesz, których funkcji potrzebuje Twój zespół, porównaj je z cennikiem oprogramowania do zarządzania personelem, aby poznać typowe stawki za użytkownika, opłaty za dodatki i ukryte koszty, zanim poprosisz o prezentacje.