40 promptów ChatGPT dla działu HR i jak pisać własne

Poniżej podzielę się moimi wskazówkami i kilkoma przydatnymi poleceniami.

Do czego HR może używać ChatGPT?

Rozważnie używany ChatGPT może oszczędzać czas, generować pomysły i odciążać w przypadku powtarzalnych zadań związanych z pisaniem.

Oto niektóre obszary, w których jest najbardziej pomocny w HR i zarządzaniu pracownikami:

Tworzenie pierwszych wersji

Jak wspomniano we wstępie, ChatGPT daje Ci punkt wyjścia do tworzenia takich materiałów jak opisy stanowisk, plany wdrożenia i szablony ocen pracowniczych. 

Zamiast zaczynać od pustej strony, możesz rozpocząć od czegoś, co można edytować i co jest przyzwoicie sformatowane. 

Możesz nawet określić narzędziom AI, jaki format lub słowa kluczowe mają zostać uwzględnione. Możesz także spróbować dodać powiązany dokument lub przykład z innego projektu, aby lepiej wyjaśnić, czego szukasz. 

Przeredagowywanie komunikacji

Możesz poprosić je o uproszczenie języka, dostosowanie tonu lub przetłumaczenie formalnej treści na coś bardziej ludzkiego. 

Jest to szczególnie pomocne w przypadku wiadomości wewnętrznych, wyjaśnień dotyczących zasad i wrażliwych aktualizacji.

Jeśli kiedykolwiek pomyślałeś „czy ten e-mail lub czat nie brzmi zbyt niemiło??”, AI może pomóc złagodzić lub wyciszyć przekaz bez utraty najważniejszych treści. 

To właśnie taką szybką ocenę otrzymywałem wcześniej od kolegi siedzącego obok mnie w biurze, a teraz zwracam się do AI z prośbą o tego typu pomoc.

Pobudzanie pomysłów

Jeśli utkniesz, próbując nazwać program, zbudować sesję szkoleniową lub opracować strategię dotyczącą pracowników — ChatGPT może pomóc w burzy mózgów i przedstawieniu różnych możliwości. 

Nie doprowadzi Cię do idealnej odpowiedzi, ale wskaże kierunki, których możesz nie brać pod uwagę. Wielokrotnie korzystałem z tego rozwiązania przy wymyślaniu nazw firm, produktów i programów. 

Oczywiście otrzymasz też kilka niezbyt dobrych pomysłów, ale możesz znaleźć również prawdziwe perełki! Im lepiej sformułujesz polecenie, tym lepszy rezultat uzyskasz. 

Porządkowanie treści

Wklej notatki ze spotkania, komentarze z badania zaangażowania lub wstępne pomysły na warsztat, a AI pomoże uporządkować je w kategorie tematyczne, listy punktowane lub wstępny konspekt.

Może pomóc uporządkować zrzuty myśli, notatki ze spotkań, transkrypcje i wiele więcej! To może być bardzo pomocne, gdy potrzebujesz szybko przygotować szkolenie lub podsumować informacje dla różnych odbiorców. 

Tworzenie prostych narzędzi

Jeśli przekażesz odpowiednią ilość kontekstu, możesz poprosić o przygotowanie odpowiednich list kontrolnych, procedur, szablonów wiadomości e-mail, a nawet krótkich ankiet lub przewodników po rozmowach kwalifikacyjnych. 

Wygenerowany materiał nadal wymaga Twojej weryfikacji, ale pozwala pokonać 60–80% drogi w znacznie krótszym czasie. 

W razie wątpliwości po prostu spróbuj! 

Ostatecznie AI ma pomagać, a nie przewodzić. Rozumowanie, odczuwanie i zadania wymagające ludzkiego rozumowania pozostaw ludziom. Proś AI o pomoc w tym, co wydaje się pracą administracyjną i nie wymaga ludzkiego rozumowania.

Jak napisać dobre polecenie dla ChatGPT

Sekret uzyskiwania przydatnych rezultatów z ChatGPT nie polega na przechytrzeniu systemu. Chodzi raczej o jasność, celowość oraz przekazanie odpowiedniego kontekstu i sposobu ujęcia tematu, na których narzędzie może się oprzeć.

Kiedy piszę polecenie, traktuję je jak instrukcje dla nowego członka zespołu, który jest bystry, ale nie zna jeszcze naszej pracy.

Jeśli po prostu powiem: „Napisz wiadomość z opinią zwrotną”, otrzymam coś ogólnego. Jeśli jednak powiem: „Jesteś doświadczonym partnerem biznesowym HR, który pomaga menedżerowi po raz pierwszy udzielić konstruktywnej informacji zwrotnej pracownikowi, który nie dotrzymuje terminów”. 

Zauważam, że kiedy podchodzę do narzędzi AI w ten sposób, otrzymuję coś znacznie bliższego temu, czego rzeczywiście potrzebuję.

Oto jak wprowadzić ChatGPT we właściwy sposób myślenia:

1. Zacznij od określenia tożsamości: Powiedz mu, w kogo ma się wcielić. Nadanie mu roli pomaga określić ton i zakres. Może to być:
   1. „Jesteś starszym specjalistą HR z 10-letnim doświadczeniem…”
   2. „Jesteś coachem rozwoju przywództwa, koncentrującym się na rozwiązaniach stawiających ludzi w centrum…”
   3. „Jesteś menedżerem zespołu, który pisze ocenę w organizacji ceniącej (xyz)…”
2. Dodaj kontekst: Gdzie znajdzie się ten materiał? Kto będzie go czytać? Jaki ton chcesz uzyskać — bezpośredni, empatyczny, pełen energii, profesjonalny? Im więcej szczegółów podasz na początku, tym mniej poprawek będziesz musieć wprowadzać później.
3. Określ swój zamiar: Jasno określ, co chcesz osiągnąć. Czy chcesz przekazać informacje, przekonać kogoś, przeprowadzić coaching, udokumentować coś czy rozwiązać problem? ChatGPT może dostosować strukturę i dobór słów do tego, co próbujesz osiągnąć.
4. Dokładnie określ format: Poproś o listę punktowaną, projekt wiadomości e-mail, dokument jednostronicowy, konspekt prezentacji — cokolwiek jest Ci potrzebne. Lepiej radzi sobie z wykonywaniem instrukcji niż z odgadywaniem, czego chcesz. Możesz nawet podać format na podstawie przykładowego materiału, nawet jeśli nie dotyczy on tej samej treści, z którą prosisz o pomoc.
5. Daj mu materiał do pracy: Jeśli masz już istniejący tekst, notatki lub kilka ogólnych pomysłów, dołącz je. Nawet akapit surowego materiału może wystarczyć, aby pokierować wynikiem we właściwym kierunku. Nie przejmuj się zbytnio jego upiększaniem — surowe notatki i przemyślenia wystarczą, aby dać AI wyobrażenie o tym, co próbujesz przekazać. 
6. Współpracuj z narzędziem: Jedną z najlepszych rzeczy w korzystaniu z ChatGPT jest to, że nie musisz uzyskać właściwego wyniku za pierwszym razem. Możesz potraktować tę interakcję jak rozmowę. Zacznij od przyzwoitego promptu, a następnie wspólnie go dopracuj:
   1. „Czy możesz uprościć ten tekst dla menedżera pierwszej linii?”
   2. „Spraw, aby ten tekst brzmiał bardziej zachęcająco”.
   3. „Czego tutaj brakuje?”
   4. „Dodaj przykłady pasujące do zespołu, w którym praca zdalna jest priorytetem”.

Wskazówka dodatkowa: Poproś o przywołanie wiarygodnych źródeł lub dostosowanie treści do nich. Jeśli pracujesz nad czymś, co wymaga spójności lub zgodności ze standardami zawodowymi, wskaż AI, gdzie ma szukać informacji, i poproś o dołączenie linków do zasobów. 

Możesz powiedzieć:

• „Oprzyj odpowiedź na wskazówkach z PeopleManagingPeople.com i dołącz link”
• „Zastosuj najlepsze praktyki zgodne z wytycznymi SHRM lub CIPD i dołącz link”
• „Uwzględnij aktualne poglądy z artykułu HBR na temat bezpieczeństwa psychologicznego i dołącz link”

Kiedy kierujesz narzędzie AI do przeprowadzenia badań i dołączenia cytowań lub linków, przygotuj się na to, że dokona syntezy treści źródłowych lub wykorzysta konkretne cytaty z tekstu źródłowego. 

WAŻNE!! Zawsze sprawdzaj, czy zasoby rzeczywiście istnieją, a statystyki są dokładne. To jeden z obszarów, w których AI aktywnie się rozwija, ale ma tendencję do wymyślania informacji, jeśli nie dysponuje solidnymi danymi, na których może się oprzeć. 

Przykład przed dostrojeniem i po dostrojeniu za pomocą moich wskazówek

Ogólny prompt: „Napisz plan poprawy wyników dla osoby, która osiąga słabsze wyniki”.

Przykładowy wynik:

Plan poprawy wyników pracy

Imię i nazwisko pracownika: [Imię i nazwisko pracownika]
Stanowisko: [Stanowisko]
Dział: [Dział]
Imię i nazwisko przełożonego: [Imię i nazwisko przełożonego]
Data wydania: [Data]
Okres oceny: [Data rozpoczęcia] – [Data zakończenia]

1. Cel planu
Niniejszy plan poprawy wyników pracy ma na celu odniesienie się do kwestii dotyczących wyników pracy w uporządkowany i wspierający sposób. Celem jest wyjaśnienie oczekiwań, wskazanie obszarów wymagających poprawy oraz zapewnienie zasobów, które pomogą pracownikowi skutecznie realizować obowiązki na swoim stanowisku.

2. Kwestie dotyczące wyników pracy
Zidentyfikowano następujące obszary, w których nie są spełniane oczekiwania:
Jakość pracy: [Przykład: Częste błędy w raportach, pomijanie kluczowych szczegółów.]
Terminowość: [Przykład: Regularne przekraczanie terminów.]
Komunikacja: [Przykład: Opóźnione odpowiedzi na wiadomości e-mail zespołu i brak realizacji dalszych działań.]
Współpraca: [Przykład: Ograniczony udział w spotkaniach zespołu.]

3. Oczekiwania dotyczące wyników pracy i cele
Oczekuje się, że pracownik osiągnie następujące cele dotyczące wyników pracy w okresie oceny:

Obszar wymagający uwagi	Szczegółowe oczekiwania	Miara sukcesu
Jakość	Przekazywanie raportów wolnych od błędów	Dokładność na poziomie 95%
Terminowość	Dotrzymywanie wszystkich terminów realizacji projektów	100% realizacji na czas
Komunikacja	Odpowiadanie na wewnętrzne wiadomości e-mail w ciągu 24 godzin	Terminowa, profesjonalna komunikacja
Współpraca	Aktywny udział w cotygodniowych spotkaniach	Uczestnictwo i wnoszenie merytorycznego wkładu

4. Wsparcie i zasoby
Zostanie zapewnione następujące wsparcie:
Regularne spotkania indywidualne z przełożonym (cotygodniowe)
Mentoring ze strony współpracownika [imię i nazwisko współpracownika, jeśli dotyczy]
Szkolenia lub warsztaty dotyczące [konkretnych narzędzi lub umiejętności, jeśli są potrzebne]
Dostęp do pisemnych standardów wyników pracy i szablonów

5. Harmonogram i spotkania kontrolne
Cotygodniowe spotkania kontrolne: [np. w każdy poniedziałek o 10:00]
Ocena śródokresowa: [np. 30 dni od rozpoczęcia planu]
Ocena końcowa: [np. 60 dni od rozpoczęcia planu]

6. Konsekwencje niespełnienia oczekiwań
Brak wykazania stałej poprawy lub niespełnienie przedstawionych powyżej celów dotyczących wyników pracy może skutkować podjęciem dalszych działań dyscyplinarnych, aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie.

7. Potwierdzenie zapoznania się
Potwierdzam, że zapoznałem(-am) się z niniejszym planem poprawy wyników pracy i rozumiem przedstawione powyżej oczekiwania oraz harmonogram.

Podpis pracownika: ____________________ Data: ___________
Podpis przełożonego: _____________________ Data: ___________
Podpis przedstawiciela działu HR: ____________ Data: ___________

Ten materiał jest szablonem i zakłada, że problemy dotyczą jakości, terminowości, komunikacji lub współpracy. Wymaga również dodania wielu informacji. Jako szablon jest pomocny, ale za pomocą lepiej sformułowanego polecenia można uzyskać znacznie pełniejszy materiał, który bardziej przybliży Cię do ukończenia zadania.

Lepsze polecenie: „Jesteś partnerem biznesowym HR wspierającym przełożonego, który musi objąć specjalistę ds. marketingu średniego szczebla 60-dniowym planem poprawy wyników pracy. Pracownik nie dotrzymuje terminów i nie realizuje przekazywanych uwag. Napisz jasny, wspierający projekt dokumentu przedstawiający oczekiwania, harmonogramy i dostępne zasoby.”

Przykładowy wynik:

Plan poprawy wyników pracy
Imię i nazwisko pracownika: [Imię i nazwisko pracownika]
Stanowisko: Specjalista ds. marketingu
Dział: Marketing
Przełożony: [Imię i nazwisko przełożonego]
Czas trwania planu: 60 dni (początek: [Data], koniec: [Data])

Cel tego planu
Niniejszy plan poprawy wyników pracy (PIP) ma na celu wsparcie Twojego sukcesu na stanowisku specjalisty ds. marketingu. W ciągu ostatnich kilku tygodni pojawiły się obawy dotyczące Twojej zdolności do dotrzymywania terminów i uwzględniania informacji zwrotnych w pracy. Plan ten określa jasne oczekiwania, harmonogram poprawy oraz dostępne wsparcie, które ma pomóc Ci osiągnąć sukces.

Obszary wymagające poprawy
1. Niedotrzymywanie terminów: Wiele projektów zostało złożonych z opóźnieniem, co wpłynęło na harmonogramy kampanii i koordynację pracy zespołu.
2. Brak realizacji informacji zwrotnych: Informacje zwrotne były regularnie przekazywane na temat wersji roboczych projektów, jednak poprawki często były niekompletne lub nie wdrażano ich zgodnie z zaleceniami.

Oczekiwania i cele

Obszar	Oczekiwanie	Sposób pomiaru sukcesu
Terminy	Przekazywanie wszystkich przydzielonych prac w uzgodnionych terminach	100% realizacji na czas
Reagowanie na informacje zwrotne	Pełne i dokładne wdrażanie informacji zwrotnych w poprawkach	Co najmniej 90% wymaganych zmian uwzględnionych i jasno śledzonych
Komunikacja	Proaktywne zgłaszanie zagrożeń dla terminów; proszenie o wyjaśnienia	Regularne aktualizacje i terminowe odpowiedzi na informacje zwrotne

Harmonogram
Cotygodniowe spotkania z [Imię i nazwisko przełożonego] w celu omówienia postępów, udzielania wskazówek i odpowiadania na pytania
Ocena śródokresowa po upływie 30 dni
Końcowa ocena po 60 dniach w celu sprawdzenia ogólnych postępów

Dostępne zasoby
Cotygodniowe spotkania indywidualne z przełożonym
Dostęp do szablonów planowania projektów i kalendarzy redakcyjnych
Wsparcie koleżeńskie ze strony [Imię i nazwisko współpracownika]
Opcjonalne materiały szkoleniowe dotyczące zarządzania czasem lub najlepszych praktyk w zakresie redagowania

Kolejne kroki
Zależy nam na Twoim sukcesie i wierzymy, że ten plan wyznacza jasną drogę dalszego działania. Jeśli do końca obowiązywania planu nie zostanie wykazana stała poprawa, mogą zostać rozważone dalsze działania dotyczące zatrudnienia, aż do rozwiązania umowy o pracę włącznie.

Prosimy o zapoznanie się z poniższym dokumentem i złożenie podpisu w celu potwierdzenia, że plan został Ci przedstawiony i omówiony.

Podpis pracownika: _____________________ Data: __________
Podpis przełożonego: _____________________ Data: __________
Przedstawiciel HR: _____________________ Data: __________

Druga wersja nadaje dokumentowi cel, ton i odpowiednie ujęcie — a rezultaty różnią się diametralnie pod względem kompletności i przydatności. 

Pierwszy wynik, uzyskany na podstawie ogólnego polecenia, nie był dostosowany do stanowiska, harmonogramu ani problemów, które doprowadziły do podjęcia działań i stworzenia planu poprawy wyników pracy. 

Dzięki zastosowaniu bardziej szczegółowego polecenia AI wygenerowała drugi przykład, który był znacznie bardziej konkretny, mierzalny, możliwy do realizacji, rozsądny i terminowy (SMART).

Jeśli celem jest wykorzystanie AI do skrócenia drogi do stworzenia czegoś gotowego do użycia w prawdziwym świecie, najlepiej przekazać jak najwięcej informacji, aby pomóc AI opracować rozwiązanie dostosowane do konkretnej sytuacji i sposobu użycia, zamiast tworzyć jedynie ogólny szablon.

Najlepszym sposobem na nabranie wprawy w korzystaniu z AI jest praktyka, praktyka i jeszcze raz praktyka! Następnym razem, gdy będziesz pisać dokument lub podsumowywać coś w nowy sposób, sprawdź, czy AI może Ci pomóc. 

Gdy nabierzesz swobody w pisaniu skutecznych poleceń, prawdziwa wartość pojawi się podczas stosowania ich w codziennej pracy. W następnej sekcji podzielę się praktycznymi, gotowymi do użycia poleceniami uporządkowanymi według najważniejszych obszarów HR — dzięki nim możesz od razu rozpocząć pracę.

40 poleceń ChatGPT dotyczących HR i zarządzania personelem

Gdy opanujesz już pisanie dobrych poleceń, pozostaje tylko zastosować je w praktyce. 

Te polecenia zostały pogrupowane według rzeczywistych zastosowań HR — od rekrutacji po zarządzanie zmianą (ponieważ HR zajmuje się TAK WIELOMA RZECZAMI) — i sformułowane tak, jak rozmawiałbyś z bystrym stażystą, który potrzebuje Twoich wskazówek.

Używaj ich w niezmienionej formie albo dostosuj je do tonu, branży lub kultury swojej organizacji. Celem jest zapewnienie Ci dobrego punktu wyjścia — abyś mógł poświęcać mniej czasu na pisanie od podstaw, a więcej na wykonywanie pracy, która naprawdę ma znaczenie.

Rekrutacja

1. Pisanie opisu stanowiska, który przyciąga właściwych kandydatów

Polecenie: Jesteś partnerem ds. pozyskiwania talentów w dynamicznie rozwijającej się firmie z branży technologii medycznych. Napisz atrakcyjny opis stanowiska dla analityka danych średniego szczebla, podkreślając elastyczną organizację pracy, możliwości rozwoju oraz kulturę organizacyjną opartą na misji (możesz również przesłać dokumenty dotyczące świadczeń lub kultury organizacyjnej, aby zapewnić dodatkowy kontekst).

Ton powinien być inkluzywny i pełen energii. Sformatuj tekst jako opis stanowiska gotowy do przesłania do mojego systemu ATS.

Wskazówka: Jeśli masz wcześniejszy opis stanowiska, który dobrze się sprawdził, wklej go jako przykład i poproś narzędzie o odwzorowanie tonu oraz struktury podczas formatowania. Uwzględnij także wszelkie istniejące obowiązki, wymagania i informacje o wynagrodzeniu, jeśli je masz — nie martw się o formatowanie — AI się tym zajmie.

2. Tworzenie pytań rekrutacyjnych dotyczących umiejętności miękkich

Polecenie: Jesteś doświadczonym partnerem biznesowym HR, który tworzy ustrukturyzowane pytania rekrutacyjne na stanowisko lidera zespołu w dziale obsługi klienta. 

Menedżer ds. rekrutacji chce ocenić inteligencję emocjonalną, zdolność adaptacji i umiejętność rozwiązywania konfliktów. Przygotuj 5 pytań opartych na zachowaniach, sformatowanych do wykorzystania podczas rozmowy panelowej.

Wskazówka: Dodaj „uwzględnij skalę ocen dla każdego pytania”, aby pomóc ujednolicić ocenę wszystkich osób prowadzących rozmowy. Możesz nawet poprosić AI o utworzenie arkusza oceny! 

3. Pisanie wiadomości e-mail z odmową, która pozostawia otwarte drzwi

Polecenie: Jesteś rekruterem w średniej wielkości agencji marketingowej. Napisz uprzejmą i pełną uznania wiadomość e-mail z odmową dla kandydata, który dotarł do etapu końcowej rozmowy rekrutacyjnej. 

Zachowaj zachęcający ton i poinformuj kandydata, że chcielibyśmy rozważyć jego kandydaturę w przypadku przyszłych ról. Wiadomość e-mail nie powinna mieć więcej niż 150 słów.

Wskazówka: Poproś o różne wersje tonu, jeśli chcesz, aby wiadomość była cieplejsza, bardziej formalna lub bardziej swobodna. Możesz dodać uwagi na temat tego, co podobało Ci się podczas rozmowy z kandydatem, aby jeszcze lepiej ją spersonalizować. 

4. Podsumowanie procesu rekrutacyjnego dla kandydatów

Polecenie: Jesteś koordynatorem HR przygotowującym podsumowanie naszego procesu rekrutacyjnego dla kandydatów aplikujących na stanowiska zdalne. 

Napisz krótki opis (nieprzekraczający 200 słów), który uwzględnia to, czego mogą spodziewać się po wysłaniu aplikacji, z kim spotkają się podczas rozmów rekrutacyjnych oraz jaki jest średni czas podejmowania decyzji. Tekst powinien być przyjazny i transparentny.

Wskazówka: Wykorzystaj ten tekst do przygotowania zarówno treści wiadomości e-mail, jak i wersji wizualnej na stronę kariery lub do prezentacji. Możesz nawet poprosić AI o utworzenie obrazu przedstawiającego wizualnie przebieg lub proces! 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Pomaganie menedżerom w pisaniu lepszych notatek dotyczących rozpoczęcia rekrutacji

Polecenie: Jesteś rekruterem, który pomaga menedżerowi ds. rekrutacji po raz pierwszy przygotować podsumowanie stanowiska dla opisu roli inżyniera oprogramowania.

Przygotuj listę kontrolną informacji, które powinien uwzględnić, takich jak niezbędne umiejętności, zachowania i mierniki sukcesu w ciągu pierwszych 6 miesięcy. Sformatuj ją jako jednostronicowy arkusz lub formularz, który menedżer może wypełnić i odesłać.

Wskazówka: Zapisz ją jako szablon wielokrotnego użytku w swoim systemie ATS lub na współdzielonym dysku, aby szybciej rozpoczynać rekrutację.

Wdrażanie

1. Przygotowanie planu na pierwsze 30, 60 i 90 dni dla nowego pracownika

Polecenie: Jesteś partnerem biznesowym HR wspierającym wdrażanie nowego pracownika zdalnego na stanowisko starszego specjalisty ds. sukcesu klienta. 

Przygotuj plan na pierwsze 30, 60 i 90 dni, który obejmuje kluczowe kamienie milowe w nauce, cele związane z budowaniem relacji oraz oczekiwania dotyczące wyników. Sformatuj go jako punktowaną listę kontrolną dla nowego pracownika, którą menedżer może omówić z nowym pracownikiem.

Wskazówka: Dostosuj polecenie do poziomu stanowiska — absolwenci mogą potrzebować większej ilości informacji wprowadzających, a kadra kierownicza może potrzebować większej liczby strategicznych celów związanych z wdrożeniem.

2. Przygotowanie wiadomości powitalnej od menedżera

Polecenie: Jesteś menedżerem zespołu witającym nową osobę, która rozpoczyna pracę w przyszłym tygodniu. Napisz ciepłą, osobistą wiadomość e-mail, w której przedstawisz siebie, opiszesz, czego może spodziewać się pierwszego dnia, i poinformujesz, jak bardzo zespół cieszy się na jej dołączenie. Tekst powinien mieć mniej niż 200 słów i przyjazny, przystępny ton.

Wskazówka: Dodaj krótkie zdanie o kulturze zespołu lub o tym, co wyróżnia zespół, aby od początku nadać właściwy ton. Możesz także rozważyć dołączenie zrzutu schematu organizacyjnego lub poinformowanie, jak wygląda harmonogram pierwszych kilku dni, aby zwiększyć pewność siebie nowej osoby. PMP ma poradnik dotyczący listu powitalnego, z którego możesz skorzystać.

3. Przygotowanie opisu programu opiekuna wdrożeniowego

Polecenie: Jesteś specjalistą ds. nauki i rozwoju tworzącym program opiekuna dla nowych pracowników. Napisz prosty, jednostronicowy dokument wyjaśniający, czym zajmuje się opiekun, jak długo trwa relacja oraz jak wygląda udana współpraca opiekuna z nowym pracownikiem. Sformatuj go w trzech sekcjach: cel, oczekiwania oraz wskazówki dla obu stron.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o przepisanie tego tekstu w pierwszej osobie, aby wykorzystać go w szablonach wysyłanych bezpośrednio do opiekunów i nowych pracowników. Możesz także korzystać z AI podczas całego procesu współpracy opiekuna z nowym pracownikiem oraz jego oceny. 

4. Podsumowanie organizacji pierwszego dnia dla nowego pracownika zdalnego

Polecenie: Jesteś koordynatorem HR przygotowującym wiadomość onboardingową dla nowego pracownika zdalnego. Napisz zwięzłą wiadomość, która zawiera informacje o tym, kiedy należy się zalogować, jak uzyskać dostęp do systemów, z kim pracownik się spotka oraz gdzie znaleźć pomoc. Ton powinien być przyjazny, ale jasny i profesjonalny.

Wskazówka: Możesz również poprosić narzędzie o utworzenie wersji wiadomości w formie listy kontrolnej, do której nowo zatrudniona osoba będzie mogła wrócić później.

5. Przeredagowanie omówienia podręcznika pracownika

Polecenie: Jesteś menedżerem ds. komunikacji wewnętrznej, który odświeża stronę z omówieniem cyfrowego podręcznika pracownika. Prześlij podręcznik do AI w celach informacyjnych. 

Podsumuj, czego dotyczy podręcznik — polityk organizacji, świadczeń i kultury — oraz wyjaśnij, jak się po nim poruszać. Zachowaj ton przyjazny dla pracowników i unikaj żargonu prawniczego.

Wskazówka: Możesz również wkleić istniejący tekst i poprosić ChatGPT o przeredagowanie go prostym językiem oraz dodanie nagłówków w celu poprawy czytelności.

Zarządzanie wynikami pracy

1. Pisanie wyważonych komentarzy do oceny wyników pracy

Polecenie: Jesteś menedżerem piszącym ocenę wyników pracy członka zespołu osiągającego bardzo dobre wyniki, który konsekwentnie przekracza cele, ale ma trudności ze współpracą.

Przygotuj wyważone podsumowanie oparte na mocnych stronach, które docenia osiągnięcia, a jednocześnie z wyczuciem wskazuje obszar rozwoju. Zachowaj konstruktywny i profesjonalny ton.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o wygenerowanie kilku propozycji sformułowań, aby wybrać tę, która najlepiej pasuje do Twojego stylu. Dodaj przykłady ręcznie, aby mieć pewność, że ocena wyników pracy jest odpowiednio udokumentowana.

2. Tworzenie celów SMART dla stanowiska średniego szczebla

Polecenie: Jesteś generalistą HR wspierającym zespół marketingowy. Napisz 3–5 celów SMART dla stratega ds. treści, który koncentruje się na zwiększaniu świadomości marki i generowaniu leadów. Cele powinny być konkretne, mierzalne i realistyczne na następny kwartał.

Wskazówka: Jeśli znasz strategiczne priorytety firmy, dodaj je do polecenia, aby lepiej dopasować do nich cele.

3. Przygotowanie punktów do rozmowy dotyczącej trudnego feedbacku

Polecenie: Jesteś menedżerem zespołu przygotowującym się do rozmowy indywidualnej z podwładnym, który nie dotrzymał kilku terminów. 

Przygotuj 3–4 punkty do rozmowy, które bezpośrednio poruszą tę kwestię, zachęcą pracownika do refleksji i wskażą drogę do poprawy. Zachowaj pełen szacunku i nastawiony na rozwiązania ton.

Wskazówka: Dodaj „zaproponuj kilka pytań otwartych, które mogę zadać podczas rozmowy”, aby polecenie było jeszcze bardziej praktyczne.

4. Tworzenie agendy spotkania kalibracyjnego dotyczącego wyników pracy

Polecenie: Jesteś partnerem biznesowym HR wspierającym nadchodzącą sesję kalibracyjną dotyczącą wyników pracy z udziałem kadry kierowniczej wyższego szczebla. 

Przygotuj 60-minutową agendę spotkania, która obejmuje jasno określony cel, przypomnienia dotyczące przygotowań, zasady dyskusji oraz etap końcowy służący finalizacji ocen. Sformatuj ją jako prostą listę punktowaną.

Wskazówka: Dodaj „uwzględnij wskazówkę dotyczącą prowadzenia spotkania dla każdej sekcji”, aby ułatwić sprawniejszą dyskusję. Rozważ poproszenie AI o przeanalizowanie i wykorzystanie treści People Managing People dotyczących kalibracji wyników pracy.

5. Pisanie planu poprawy wyników pracy (PIP)

Polecenie: Jesteś menedżerem HR pomagającym przełożonemu w przygotowaniu planu poprawy wyników pracy dla pracownika magazynu, który ma powtarzające się problemy z frekwencją. Napisz pełen szacunku i konkretny 60-dniowy plan obejmujący oczekiwania, daty spotkań kontrolnych oraz dostępne zasoby wsparcia.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o sprawdzenie tonu — „zachowaj formalny, ale zachęcający ton” — aby przekaz pozostał jasny i nie brzmiał jak kara.

Uczenie się i rozwój

1. Opracowanie planu rozwoju dla nowego menedżera

Polecenie: Jesteś partnerem biznesowym HR tworzącym 6-miesięczny plan rozwoju dla osoby, która po raz pierwszy obejmuje stanowisko menedżera zespołu w zdalnej firmie technologicznej. 

Uwzględnij cele związane z rozwijaniem umiejętności, zalecane formaty nauki (takie jak mentoring, kursy we własnym tempie i dyskusje z innymi pracownikami) oraz najważniejsze kamienie milowe. Sformatuj całość jako listę punktowaną. Znajdź kilka odpowiednich kursów, które można polecić.

Wskazówka: Dodaj „powiąż cele edukacyjne z naszymi zasadami przywództwa”, jeśli Twoja organizacja opublikowała wartości lub kompetencje.

2. Opracowanie zarysu warsztatu na temat bezpieczeństwa psychologicznego

Polecenie: Jesteś specjalistą ds. uczenia się i rozwoju, który projektuje 90-minutowy warsztat dla liderów zespołów na temat bezpieczeństwa psychologicznego.

Utwórz zarys sesji obejmujący krótkie wprowadzenie, jedno ćwiczenie grupowe, omówienie studium przypadku oraz praktyczne narzędzie, które uczestnicy będą mogli zastosować w pracy ze swoimi zespołami. Uwzględnij odpowiednie materiały i przypisy.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o dodanie notatek dla prowadzącego lub przykładowych pytań do refleksji, jeśli później będziesz tworzyć prezentację.

3. Podsumowanie opinii po szkoleniu

Polecenie: Jesteś menedżerem ds. uczenia się i rozwoju (L&D), który analizuje odpowiedzi opisowe z niedawnego szkolenia umiejętności. Podsumuj odpowiedzi w 3–5 najważniejszych obszarach tematycznych i zaproponuj 2 działania na podstawie tego, co uczestnicy uznali za najbardziej wartościowe lub czego ich zdaniem zabrakło.

Wskazówka: Wklej surowe opinie i dodaj “pomijaj neutralne komentarze i skup się na zdecydowanych opiniach”, aby uzyskać bardziej precyzyjne podsumowanie.

4. Tworzenie przewodnika po wzajemnym uczeniu się

Polecenie: Jesteś liderem HR, który tworzy inicjatywę wzajemnego uczenia się dla pracowników o wysokim potencjale. Napisz jednostronicowy przewodnik wyjaśniający, jak działa proces wzajemnego uczenia się, czego oczekuje się od uczestników oraz jak łączy się on z ich celami rozwojowymi. Użyj prostego, swobodnego języka.

Wskazówka: Dodaj “sformatuj to do wykorzystania w wiadomości e-mail z ogłoszeniem”, jeśli przygotowujesz komunikację wewnętrzną promującą program.

5. Tworzenie pytań do dyskusji na potrzeby programu rozwoju przywództwa

Polecenie: Jesteś prowadzącym program rozwoju przywództwa, który przygotowuje warsztat dla menedżerów średniego szczebla. 

Napisz 5 otwartych pytań do dyskusji na temat elastyczności, komunikacji i budowania zaufania. Zachowaj refleksyjny i praktyczny ton.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o zaproponowanie pytań uzupełniających lub formatów pracy w grupach, aby pogłębić dyskusję.

Zaangażowanie pracowników

1. Przygotowanie krótkiej ankiety badającej morale zespołu

Polecenie: Jesteś liderem HR, który tworzy krótką ankietę pracowniczą mającą zmierzyć morale pracowników w intensywnym kwartale. Napisz 5 pytań, na które można odpowiedzieć za pomocą 5-stopniowej skali, oraz jedno opcjonalne pytanie otwarte. Skup się na obciążeniu pracą, więzi z zespołem i docenianiu.

Wskazówka: W razie potrzeby możesz poprosić ChatGPT o przeredagowanie pytań ankietowych tak, aby usunąć stronniczość lub uczynić je bardziej inkluzywnymi.

2. Napisanie wiadomości z wyrazami uznania od lidera

Polecenie: Jesteś asystentem zarządu przygotowującym wiadomość od dyrektora generalnego, który chce wyrazić uznanie pracownikom za ich odporność w trudnym okresie. Napisz krótką, autentyczną wiadomość, unikając banałów, uwzględniając konkretny przykład wysiłku i wyrażając szczere podziękowanie.

Wskazówka: Poproś o wersję dostosowaną do zespołów hybrydowych lub zdalnych, jeśli nie wszyscy pracują na miejscu.

3. Tworzenie comiesięcznych tematów angażujących pracowników

Polecenie: Jesteś menedżerem ds. komunikacji wewnętrznej planującym roczny cykl kampanii angażujących pracowników. Zaproponuj 12 comiesięcznych tematów skupiających się na kulturze organizacyjnej, dobrostanie i budowaniu więzi. Każdy temat powinien zawierać jednozdaniowy opis oraz proponowane działanie lub kampanię.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o powiązanie tematów z krajowymi miesiącami świadomości społecznej, wartościami firmy lub najważniejszymi etapami działalności.

4. Podsumowanie informacji z rozmów końcowych dla zespołu kierowniczego

Polecenie: Jesteś partnerem biznesowym HR przygotowującym podsumowanie rozmów końcowych za drugi kwartał (prześlij rozmowy lub notatki z nich). 

Utwórz krótki zarys prezentacji obejmujący najważniejsze powody odejść, powtarzające się tematy oraz rekomendacje. Skup się na przejrzystości i dostosuj ton do odbiorców na szczeblu kierowniczym.

Wskazówka: Dodaj do polecenia “podkreśl także to, co działa dobrze”, aby podsumowanie nie było nadmiernie negatywne.

5. Napisanie planu działań na rzecz zaangażowania zespołu

Polecenie: Jesteś menedżerem zespołu, który właśnie otrzymał niskie wyniki zaangażowania w obszarach komunikacji i doceniania. Utwórz trzymiesięczny plan działań obejmujący niewielkie, możliwe do osiągnięcia zmiany, które możesz wdrożyć, oraz uwzględnij sposób zbierania opinii zespołu.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o przedstawienie planu w formie tabeli z kolumnami: działanie, osoba odpowiedzialna, termin i wskaźnik sukcesu.

Komunikacja wewnętrzna

1. Napisanie jasnego i wspierającego komunikatu o zmianie

Polecenie: Jesteś menedżerem ds. komunikacji wewnętrznej przygotowującym ogłoszenie dotyczące restrukturyzacji działu.

Napisz wiadomość dla pracowników, która wyjaśnia, co się zmienia i dlaczego, uspokaja ich w kwestii kolejnych kroków oraz zachęca do zadawania pytań. Zachowaj przejrzysty i wspierający ton, a długość ogranicz do 300 słów.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o dodanie krótkiej sekcji FAQ, jeśli przewidujesz częste pytania lub niejasności.

2. Przeredagowanie aktualizacji zasad prostym językiem

Polecenie: Jesteś partnerem ds. komunikacji, który przeredagowuje brzmiącą prawniczo aktualizację dotyczącą zmian w zasadach korzystania z czasu wolnego. Przekształć ją w przyjazną wewnętrzną notatkę, którą pracownicy zrozumieją i rzeczywiście przeczytają. Zachowaj prostotę i dokładność, a tekst niech ma mniej niż 250 słów.

Wskazówka: Dodaj „formatuj za pomocą jasnych nagłówków i wezwania do działania”, aby ułatwić szybkie zapoznanie się z treścią.

3. Tworzenie cotygodniowego podsumowania spotkania całej firmy

Polecenie: Jesteś specjalistą ds. komunikacji, który pisze krótkie wewnętrzne podsumowanie spotkania całej firmy z tego tygodnia. Uwzględnij najważniejsze aktualizacje, kluczowe decyzje oraz linki do nagrania lub prezentacji. Użyj swobodnego, ale profesjonalnego tonu i ogranicz tekst do mniej niż 200 słów.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o przygotowanie zarówno wersji na Slacka, jak i wersji e-mailowej, aby można było wykorzystać je w różnych kanałach.

4. Przygotowanie wiadomości od lidera z okazji ważnego wydarzenia

Polecenie: Wspierasz wiceprezesa, który chce wysłać wiadomość z okazji pierwszej rocznicy rebrandingu firmy. Przygotuj krótką wiadomość, która podsumowuje postępy, dziękuje zespołowi i buduje entuzjazm związany z tym, co przed nami. Ogranicz tekst do mniej niż 150 słów i zachowaj styl wypowiedzi wiceprezesa.

Wskazówka: Jeśli lider jest znany z określonego stylu (skromnego, wizjonerskiego, dowcipnego), uwzględnij to w poleceniu, aby dopasować ton.

5. Tworzenie kalendarza komunikacji wewnętrznej

Polecenie: Jesteś osobą odpowiedzialną za komunikację wewnętrzną i planujesz treści na kolejny kwartał. Przygotuj przykładowy kalendarz komunikacji, który obejmuje co najmniej jedną wiadomość tygodniowo na różne tematy, takie jak informacje o pracownikach, aktualizacje dotyczące strategii i wydarzenia związane z kulturą organizacyjną. Przedstaw go w formie prostej tabeli z kolumnami: data, temat, odbiorcy i osoba odpowiedzialna.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o zaproponowanie sposobów ponownego wykorzystania treści w wiadomościach e-mail, intranecie i na platformach czatowych. Możesz również poprosić ChatGPT o pominięcie #hashtagów lub emoji, jeśli lepiej pasuje to do kultury Twojej organizacji. 

Zarządzanie zmianą

1. Ogłaszanie zmiany organizacyjnej

Polecenie: Jesteś starszym liderem HR przygotowującym wiadomość ogłaszającą zmianę w strukturze podległości służbowej, która wpłynie na wiele działów. 

Napisz jasny i pełen szacunku komunikat, który wyjaśnia, co się zmienia, dlaczego ma to znaczenie i jakie wsparcie jest dostępne. Ogranicz tekst do mniej niż 300 słów i użyj spokojnego, pewnego tonu.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o uwzględnienie przykładowej wiadomości uzupełniającej, którą menedżerowie będą mogli wysłać swoim zespołom, aby zapewnić spójność i jasność przekazu. Możesz nawet rozważyć przygotowanie punktów do rozmów z partnerami lub klientami na temat tej zmiany.

2. Tworzenie sekcji FAQ dotyczącej zmiany dla pracowników

Polecenie: Jesteś specjalistą ds. komunikacji wewnętrznej przygotowującym sekcję FAQ wspierającą wdrożenie ważnego systemu. 

Wygeneruj 8–10 pytań i odpowiedzi do sekcji FAQ, obejmujących terminy, szkolenia, wpływ na przebieg pracy oraz osobę, z którą należy skontaktować się w razie potrzeby uzyskania pomocy. Użyj prostego języka i pogrupuj pytania tematycznie.

Wskazówka: Dodaj „dodaj krótki akapit wprowadzający do sekcji FAQ”, jeśli chcesz otrzymać treść gotową do umieszczenia we wpisie w intranecie lub w pliku PDF.

3. Pisanie scenariusza spotkania rozpoczynającego proces zmiany

Polecenie: Jesteś konsultantem ds. zarządzania zmianą przygotowującym punkty do wypowiedzi dla lidera, który przedstawi nową inicjatywę podczas spotkania dla całej organizacji. Napisz krótki scenariusz, który wyjaśnia cel zmiany, tworzy atmosferę otwartości i zachęca do przekazywania opinii.

Wskazówka: Poproś o dwie wersje — jedną do bardziej formalnego kontekstu i drugą w konwersacyjnym formacie pytań i odpowiedzi.

4. Przygotowanie planu komunikacji z interesariuszami

Polecenie: Jesteś menedżerem HR prowadzącym międzyfunkcyjny proces zmiany. Przygotuj plan komunikacji z interesariuszami, który określa kluczowe komunikaty, kanały, terminy i osoby odpowiedzialne dla każdej grupy (kadry kierowniczej, menedżerów, pracowników). Przedstaw go w formie tabeli.

Wskazówka: Dodaj „uwzględnij kolumnę dotyczącą preferowanego stylu lub kanału komunikacji”, aby plan był bardziej praktyczny.

5. Przeredagowanie odpowiedzi na opór wobec zmiany

Polecenie: Jesteś partnerem HR odpowiadającym pracownikowi, który wyraził frustrację związaną z niedawną zmianą. Napisz odpowiedź, która uznaje jego obawy, wyjaśnia powody stojące za decyzją i zachęca do dalszego dialogu. Zachowaj empatyczny ton i ogranicz tekst do mniej niż 200 słów.

Wskazówka: Jeśli jest to wiadomość, którą będziesz często ponownie wykorzystywać, poproś ChatGPT o przekształcenie jej w elastyczny szablon z polami do uzupełnienia.

BONUS: Moja książka The Change Cheat Code zawiera spersonalizowane narzędzie AI, które pomaga skuteczniej prowadzić proces zmian. Narzędzie AI otrzymasz GRATIS przy zakupie książki.

Inne przydatne zastosowania

1. Pisanie posta na LinkedIn z okazji sukcesu zespołu

Polecenie: Jesteś liderem zespołu i piszesz post na LinkedIn, aby uczcić ukończenie przez Twój zespół dużego wdrożenia systemu przed terminem. Przygotuj krótki post, który doceni wysiłek zespołu, przedstawi osiągnięte rezultaty i odzwierciedli wartości organizacji. Zachowaj pozytywny i profesjonalny ton oraz dodaj podziękowanie.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o dodanie kilku hashtagów oraz wersji oznaczającej zaangażowany zespół lub partnerów.

2. Podsumowanie polityki na potrzeby briefingu dla kadry kierowniczej

Polecenie: Jesteś analitykiem HR przygotowującym jednostronicowe podsumowanie zmienionej polityki urlopów rodzicielskich dla zespołu kierowniczego (prześlij dokument z polityką albo oba dokumenty: stary i nowy). 

Napisz zwięzły przegląd obejmujący najważniejsze zmiany, uzasadnienie ich wprowadzenia oraz wszelkie natychmiastowe działania wymagane od menedżerów.

Wskazówka: Dodaj „napisz to w stylu notatki informacyjnej dla kadry kierowniczej”, aby dopasować treść do odbiorców i oczekiwanego formatu.

3. Tworzenie szablonu rozmów retencyjnych

Polecenie: Jesteś HRBP opracowującym dla menedżerów pierwszej linii przewodnik po rozmowach retencyjnych. Napisz krótkie wprowadzenie do tej koncepcji i uwzględnij 6–8 pytań otwartych, które pomogą ustalić, co angażuje pracowników — oraz co może skłonić ich do odejścia.

Wskazówka: Poproś ChatGPT o dodanie sekcji dotyczącej sposobu zamknięcia rozmowy i dalszych działań związanych z wyłonionymi tematami.

4. Przekształcanie surowych notatek w najważniejsze punkty wypowiedzi

Polecenie: Jesteś dyrektorem ds. pracowników przygotowującym prezentację dla zarządu. Przekształć te robocze notatki w 3–5 jasnych punktów wypowiedzi dotyczących priorytetów HR na następny kwartał. Nadaj im styl odpowiedni dla kadry kierowniczej i zgodny ze strategią biznesową.

Wskazówka: Dodaj „używaj prostego języka i ogranicz każdy punkt do 40 słów”, aby były zwięzłe i dobrze nadawały się do prezentacji.

5. Przygotowanie profesjonalnego biogramu dla wewnętrznego prelegenta

Polecenie: Jesteś koordynatorem programu szkoleniowego i piszesz krótki biogram pracownika prowadzącego sesję edukacyjną podczas lunchu na temat współpracy międzyfunkcyjnej. 

Uwzględnij jego obecne stanowisko, kilka istotnych osiągnięć oraz powód, dla którego prowadzi tę sesję. Nie przekraczaj 100 słów.

Wskazówka: Poproś o wersję swobodną i formalną — często potrzebne są obie. Rozważ dodanie treści z profilu LinkedIn lub CV tej osoby, aby uzyskać jeszcze bogatsze podsumowanie.

Teraz Twoja kolej!

Nie musisz być ekspertem technologicznym, aby zacząć korzystać z AI w swojej pracy w HR. Wystarczy, że jesteś ciekawy i chcesz spróbować.

To nic złego, jeśli Twój pierwszy prompt nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. To część procesu. Im więcej eksperymentujesz, tym lepiej nauczysz się kształtować otrzymywane odpowiedzi. Zanim się obejrzysz, zaczniesz oszczędzać czas, zyskiwać jasność i być może nawet dobrze się przy tym bawić.

Celem nie jest perfekcja. Chodzi o to, aby nieco ułatwić sobie pracę i móc bardziej skupić się na ludzkim wymiarze HR — rozmowach, decyzjach i wpływie.

Wypróbuj prompt. Zobacz, co się stanie. Możesz się zdziwić, jak pomocny potrafi być Twój „stażysta AI”.

Co dalej? Przeczytaj mój zaawansowany przewodnik po ChatGPT dla HR. Możliwości wykorzystania AI do zadań analitycznych w HR są ogromne.

Zapisz się do newslettera People Managing People i śledź kolejne materiały, gdy możliwości AI będą się rozwijać, a my będziemy testować wiele metod ułatwiających analizę, poziomowanie, kalibrację i pracę z danymi w ramach Twoich obowiązków HR. 😀