5 eksperckich wskazówek dotyczących skutecznego procesu zarządzania efektywnością
Zarządzanie efektywnością jest notorycznie trudne do właściwego wdrożenia, ale nie jest to niemożliwe. W tej serii rozmawiamy z ekspertami, aby poznać ich spostrzeżenia dotyczące tworzenia skutecznego systemu zarządzania efektywnością.
Cześć, Eleno. Czy możesz opowiedzieć nam trochę o swojej „historii” i o tym, jak zaczęłaś?
Oczywiście! Jestem Peruwianką i od ponad połowy życia mieszkam w Houston w Teksasie. W wieku 22 lat wyjechałam do Stanów Zjednoczonych z zamiarem zdobycia tytułu magistra zarządzania hotelarstwem i gastronomią.
Podobnie jak w przypadku wielu imigrantów, moja droga doprowadziła mnie do zdobycia stanowiska w prestiżowej międzynarodowej sieci hotelowej, co ostatecznie skłoniło mnie do ułożenia sobie życia tutaj, w USA. Poślubienie Amerykanina i zostanie matką syna sprawiły, że moja więź z tym krajem stała się silniejsza niż więzi z Peru.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Rozpoczęłam od pracy na stanowisku agentki recepcji podczas nocnych zmian, jednocześnie studiując w Hilton College, będącym częścią University of Houston.
Patrząc wstecz, często mówię znajomym, że ta praca była moim osobistym doktoratem, dając mi odporność psychiczną, umiejętność rozwiązywania problemów na bieżąco oraz zdolność samodzielnego radzenia sobie z różnorodnymi wyzwaniami. Było to moje pierwsze doświadczenie przywódcze.
Niestety zawiłości wizowe doprowadziły do mojego tymczasowego przeniesienia na rok do Cancún w Meksyku. Po powrocie do USA pojawiła się możliwość rozpoczęcia pracy w dziale zasobów ludzkich, którą zaproponowała mi moja była dyrektorka HR — konkretnie na stanowisku trenerki hotelowej.
Ten moment wyznaczył początek mojej kariery w HR — ścieżki trwającej ponad 25 lat i obejmującej różne branże oraz kultury. To właśnie ta podróż doprowadziła mnie do decyzji o założeniu własnej firmy zajmującej się coachingiem przywództwa, którą rozpoczęłam rozwijać na początku tego roku. Co ważne, coaching liderów okazał się najbardziej satysfakcjonującym aspektem mojej pracy w HR.
Nikt z nas nie może osiągnąć sukcesu bez pomocy po drodze. Czy jest jakaś konkretna osoba, której jesteś wdzięczna za to, że pomogła Ci dotrzeć do miejsca, w którym jesteś?
W stu procentach się z tym zgadzam. Miałam wielu wspaniałych mentorów i coachów, którzy prowadzili mnie po drodze.
Jedną z nich była Marilyn, dyrektorka HR w czasie, gdy pracowałam w luksusowym hotelu. Dostrzegła we mnie coś, o czego istnieniu sama nie wiedziałam — mój potencjał do pracy w HR.
Właśnie wróciłam z Meksyku, gdzie pracowałam jako kierowniczka recepcji, a kiedy dowiedziała się, że jestem z powrotem w Houston, skontaktowała się ze mną i powiedziała, że chce, abym wróciła do hotelu, ale tym razem jako trenerka HR. Właśnie wtedy moje życie całkowicie się zmieniło i dotarłam do miejsca, w którym jestem dzisiaj.
Dostrzegła we mnie umiejętność traktowania ludzi tak, jak sama chcę być traktowana, oraz pomagania organizacjom rozwijać się dzięki dbałości o dobrostan ich pracowników. Zawsze będę jej wdzięczna.
Czy możesz podać nam swój ulubiony „cytat będący życiową lekcją”? Czy możesz opowiedzieć, jakie miał znaczenie w Twoim życiu?
Moja mama zawsze uczyła nas, swoje dzieci, że nie ma gorszego działania niż to, którego się nie podejmuje (Nie ma gorszego działania niż to, którego się nie podejmuje).
Pozostawanie w miejscu ze strachu przed wykonaniem kolejnego kroku, choćby nie wiadomo jak przerażającego, albo wątpienie w siebie przy podejmowaniu trudnej decyzji, nawet jeśli wiesz, że nie masz innej możliwości, nie jest częścią mojego podejścia do życia.
Jestem osobą podejmującą ryzyko i zawsze taka byłam. Doprowadziło mnie to na mniej uczęszczane ścieżki, zmusiło do podejmowania trudnych decyzji i znoszenia bolesnych chwil, ale za nic nie zmieniłabym tej drogi.
Jestem tym, kim jestem, i jestem w miejscu, w którym jestem, ponieważ podjęłam te działania i podjęłam te trudne decyzje. Ta życiowa lekcja kształtowała mnie na każdym kroku, a teraz — bardziej niż kiedykolwiek — pomaga mi w budowaniu mojej firmy.
Wracając myślami do swojej kariery, co powiedziałabyś młodszej sobie?
Uwielbiam to pytanie! Wykorzystuję je podczas sesji coachingowych, ponieważ skłania do głębokiej refleksji nad sobą. Powiedziałabym młodszej sobie, żeby ufała temu, co przynosi jej wszechświat, nie rozpaczała, bo ostatecznie wszystko będzie dobrze, a ona wyjdzie z tego silniejsza i mądrzejsza. Ostatecznie wszystko się ułoży.
Dlaczego tak trudno jest właściwie wdrożyć zarządzanie efektywnością?
Moje doświadczenie pokazało mi, że pracownicy chcą i potrzebują informacji zwrotnej, nawet gdy nie zawsze przyjemnie jej słuchać. Właściwe podejście buduje zaufanie między pracodawcą a pracownikiem, nadając ton reszcie kariery pracownika, a tym samym sukcesowi organizacji.
Zarządzanie wynikami pracy pracownika oznacza kierowanie nim i przewodzenie mu od samego początku, w przejrzysty i autentyczny sposób, przez nieznane aspekty nowej kultury i środowiska, złożoność procesów i zasad oraz nieprzewidywalność ludzkich zachowań w organizacjach.
Dla menedżerów jest to balansowanie, ponieważ wymaga połączenia samoświadomości, gotowości do podejmowania ryzyka, podatności na zranienie i empatii. Podobnie jak podczas coachingu innych osób, rozwijając siebie, budujesz tę umiejętność zarządzania innymi, w tym ich wynikami pracy.
Kiedy widzę liderów obawiających się rozwiązywania problemów związanych z wynikami pracy, zwykle dostrzegam brak samoświadomości i obawę przed powiedzeniem lub zrobieniem tego, co w danym momencie należy powiedzieć lub zrobić.
Odnoszące sukcesy organizacje uznają zarządzanie wynikami pracy za wbudowany, nieodłączny i fundamentalny element codziennej strategii, realizowany poprzez jedną rozmowę naraz.
Gdzie, Twoim zdaniem, wiele organizacji popełnia błędy w zarządzaniu wynikami pracy?
Na podstawie mojego doświadczenia widzę, że organizacje traktują zarządzanie wynikami pracy jako odosobnione, obowiązkowe wydarzenie odbywające się raz w roku, zamiast postrzegać je jako ciągły cykl zarządzania wynikami pracy.
Budząca lęk rozmowa podsumowująca wyniki pracy na koniec roku czasami obejmuje trudną rozmowę, która decyduje o podwyżkach, awansach lub być może o osławionym PIP (planie poprawy wyników pracy).
Odnoszące sukcesy organizacje uznają zarządzanie wynikami pracy za wbudowany, nieodłączny i fundamentalny element codziennej strategii, realizowany poprzez jedną rozmowę naraz.
To dynamiczna i angażująca okazja do prowadzenia autentycznych rozmów oraz coachingu, które wzbogacają obie strony i wzmacniają relację.
Na podstawie swojego doświadczenia i sukcesów, jakie jest Twoich pięć najważniejszych wskazówek dotyczących skutecznego procesu zarządzania wynikami pracy?
1 . Budowanie bezpiecznego psychologicznie środowiska: zaczyna się ono jeszcze przed dołączeniem nowego pracownika do zespołu w jego pierwszym dniu. Kiedy kierownik ds. rekrutacji, rekruter, a nawet pracownik działu HR kontaktuje się z wybranym kandydatem przed jego pierwszym dniem, powstaje relacja oparta na zaufaniu i bezpieczne środowisko, a pracownik rozpoczyna nową pracę z entuzjazmem i poczuciem, że jest mile widziany, zamiast czuć się niedoinformowany i przestraszony.
Przykładem może być sytuacja, w której przyszły bezpośredni przełożony oferuje Ci pracę ustnie, a nie pracownik działu HR. Od samego początku wzmacnia to relację między menedżerem a pracownikiem.
Menedżerka w mojej ostatniej pracy wysłała mi wiadomość tekstową w weekend poprzedzający mój pierwszy dzień pracy, aby powiedzieć, jak bardzo cieszy się, że wkrótce mnie powita. Budowanie relacji sprzyjającej zaufaniu i poczuciu bezpieczeństwa zaczyna się wcześnie.
2 . Po rozpoczęciu pracy przez nowego pracownika jedna z pierwszych rozmów z menedżerem powinna dotyczyć ustalenia jasnych oczekiwań związanych z daną rolą. Oczekiwania te powinny obejmować nie tylko techniczne obowiązki na danym stanowisku, lecz także zachowania, których firma i menedżer oczekują od wszystkich pracowników.
Usiądź z pracownikiem w jego pierwszym tygodniu i omów obowiązki oraz oczekiwania związane z jego rolą. Wyjaśnij, jak wygląda udany pierwszy tydzień, jak powinno wyglądać pierwsze 90 dni oraz jak za rok będzie wyglądał sukces na tym stanowisku. Kontaktuj się z nim co tydzień lub co dwa tygodnie, aby upewnić się, że oczekiwania są nadal jasne, a pracownik czuje wsparcie w ich realizacji.
Wprowadziłem program szkoleń na pierwszy tydzień dla nowych pracowników, w którym uwzględniałem konkretne osoby, z którymi chciałem, aby się skontaktowali. Wprowadzałem również system „opiekuna wdrożeniowego” oraz codzienne spotkania podsumowujące na koniec każdego dnia pierwszego tygodnia. Pierwszego dnia organizowano lunch z zespołem i przedstawiano całemu zespołowi krótką notkę biograficzną nowego pracownika.
3 . Udzielaj terminowej i obiektywnej informacji zwrotnej. Pracownicy na każdym etapie kariery chcą otrzymywać informacje zwrotne na temat swoich wyników pracy. W zależności od sytuacji informację zwrotną można przekazać od razu lub podczas zaplanowanego spotkania.
Jeśli zostanie przekazana z szacunkiem i w oparciu o fakty, pracownik będzie chciał szybko dowiedzieć się, czy robi coś nieprawidłowo. Dotyczy to również sytuacji, gdy robi coś dobrze — to także informacja zwrotna potrzebna do wzmocnienia zaprezentowanych wyników pracy.
Kiedyś przekazałem pracownikowi nieaktualną i niezweryfikowaną informację zwrotną; pracownik bardzo się zdenerwował i poprosił o dowody, których w tamtym momencie nie mogłem przedstawić. Kluczowe jest przygotowanie się do tego typu rozmowy.
4 . Jeśli wyniki pracy są poniżej oczekiwań, kluczowe znaczenie ma dokumentowanie obserwacji, zapisywanie konkretnych przykładów oraz spisywanie komentarzy i informacji zwrotnych od innych osób.
To bardzo ważny krok w kierunku obiektywnego i opartego na faktach zarządzania wynikami pracy. Dzięki temu proces pozostaje sprawiedliwy, a subiektywizm i uprzedzenia zostają wyeliminowane.
Najlepsze plany poprawy wyników pracy, jakie widziałem w swojej karierze, to te, które jasno przedstawiają fakty i zawierają dokumentację na ich poparcie.
Jedną z praktyk, które zalecam, jest zadbanie o to, aby dokumentacja była poufna, przechowywana w bezpiecznym miejscu, do którego żaden inny pracownik nie ma dostępu, a sesja informacji zwrotnej odbywała się na osobności. Nikt w zespole nie powinien wiedzieć, że ktoś jest objęty planem PIP.
5 . Kluczowa jest stała komunikacja. Komunikowanie pracownikom, jak sobie radzą, jest koniecznością w skutecznym procesie zarządzania wynikami pracy.
Pod koniec rocznego cyklu nic nie powinno być dla pracownika zaskoczeniem. Regularne spotkania kontrolne, podczas których zawsze obecne są szacunek i przejrzystość, zagwarantują sprawny przebieg procesu. Obejmuje to również regularne wyrazy uznania, gdy są zasłużone — pracownicy lubią, gdy docenia się ich dobrą pracę, pod warunkiem że odbywa się to konsekwentnie i sprawiedliwie.
Jedno z najlepszych doświadczeń, jakie miałam, wiązało się z menedżerką, która pisała podziękowania — notatki, które wciąż mam przy sobie — w których dziękowała mi za konkretną rolę, jaką odegrałam w udanym projekcie, lub za prezentację, którą właśnie przeprowadziłam dla innych pracowników; motywowała mnie do dalszego działania i zawsze stawiała mi wyzwania, abym osiągała jeszcze lepsze wyniki.
Jak podchodzicie do zarządzania wynikami pracy w swojej organizacji? Czy wiążecie je na przykład z wynagrodzeniem?
Wszystkie firmy, w których pracowałam, zawsze wiązały wynagrodzenie z wynikami pracy. To sprawiedliwy sposób nagradzania osób osiągających dobre wyniki i nienagradzania tych, którzy nie osiągają odpowiednich rezultatów.
Można to zrobić na kilka sposobów, z których najczęściej stosowaną metodą jest przypisywanie ocen do poziomów wyników pracy. Niezależnie od tego, czy wykorzystuje się liczby, czy opisy, pracownik otrzymuje określony procent podwyżki na podstawie swojej ogólnej oceny wyników pracy.
Jakich narzędzi używacie do zarządzania wynikami pracy?
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do oceny pracowników, które zazwyczaj stanowią część bardziej kompleksowego rozwiązania HR. Mniejszym organizacjom zalecam prosty szablon dokumentu i system punktacji, choć obecnie wszystko można przekształcić w elektroniczny i systematyczny proces.
Pod warunkiem że jest on obiektywny i właściwie stosowany przez wszystkich menedżerów.
Jak mierzycie i usprawniacie proces zarządzania wynikami pracy?
Rezultaty! Jeśli kadra zarządzająca postępuje sprawiedliwie i konsekwentnie oraz ma na uwadze dobro pracowników, można założyć, że firma ma między innymi silny proces i filozofię zarządzania wynikami pracy.
Może się to przekładać na wyniki zaangażowania, wskaźniki rotacji, spójność kultury organizacyjnej, produktywność i ostatecznie rentowność.
Czy jest na świecie osoba, z którą chciałabyś zjeść prywatny lunch, i dlaczego?
Spełnieniem marzeń byłoby dla mnie spotkanie z Tonym Robbinsem, doktorem Joe Dispenzą lub Vishenem Lakhianim. W dowolnej kolejności!
Dziękuję, Eleno! Jak nasi czytelnicy mogą bliżej śledzić Twoją działalność?
Jestem zawsze aktywna na LinkedIn i Instagramie
