7 kluczowych zasad HR wraz z przykładami z podręczników pracowników
Te przykłady zasad HR pokazują dokładnie, jak pisać jasne i skuteczne wytyczne dla miejsca pracy. W tym artykule zobaczysz przykłady zasad HR z życia wzięte i dowiesz się, jak przedstawiać zasady w podręcznikach pracowniczych oraz umowach. Wyjaśnię, co sprawia, że zasada działa, oraz omówię ton, strukturę i wymogi prawne, abyś mógł tworzyć zasady, które zapewnią zespołowi wsparcie, ochronią firmę i pomogą utrzymać zgodność z przepisami.
Czym są zasady zarządzania zasobami ludzkimi?
Zasady HR to reguły, procesy i procedury określające, jak pracodawcy i pracownicy mogą współpracować, aby stworzyć idealne środowisko pracy dla obu grup.
Obejmuje to obowiązki zarówno pracowników, jak i pracodawców związane z przestrzeganiem obowiązujących przepisów dotyczących klasyfikacji zatrudnienia, konfliktów interesów oraz stanowych i federalnych przepisów dotyczących polityki zatrudnienia.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Zasady te zwykle obejmują takie kwestie jak:
- Zasady dotyczące urlopów, zwolnień i nieobecności
- Zasady dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa pracowników
- Zasady rekrutacji i zatrudniania
- Zasady wynagradzania (obejmują szczegóły dotyczące wynagrodzenia za nadgodziny i wytyczne dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy)
- Praca zdalna, hybrydowa lub elastyczna
Hybrydowe środowiska pracy wymagają jasnego komunikowania oczekiwań i zasad, takich jak reguły prowadzenia spotkań oraz wytyczne dotyczące pracy wirtualnej.
- Postępowanie pracowników (obejmuje różne kwestie, od zasad dotyczących molestowania po zasady dotyczące ubioru)
- Zasady korzystania z technologii i mediów społecznościowych
- Podróże służbowe (obejmują wydatki i zwrot kosztów)
- Programy szkoleniowe
Zasady zarządzania zasobami ludzkimi powinny uwzględniać odpowiednie przepisy dotyczące zatrudnienia i prawa pracy.
Zazwyczaj przechowuje się je w podręczniku pracownika lub intranecie, dostępne są również specjalistyczne systemy oprogramowania do tworzenia podręczników pracowniczych. Jeśli Twoja firma potrzebuje obszernej dokumentacji, zdecydowanie polecam zainwestowanie w to drugie rozwiązanie.
Zasady nie powinny być kwestią drugorzędną. Mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia jasności i struktury, szczególnie w małych firmach i startupach.
Wyzwania związane z opracowywaniem zasad HR
Tworzenie skutecznych zasad HR wymaga czegoś więcej niż spisania wytycznych. Konieczne jest wyważenie priorytetów, uzgodnienie stanowisk zainteresowanych stron i zapewnienie sprawiedliwego wdrożenia. Oto niektóre z najczęstszych wyzwań, przed którymi stają zespoły HR:
Równoważenie celów biznesowych z prawami pracowników
\u003cspan data-sheets-root=\u00221\u0022\u003eZasady muszą odzwierciedlać strukturę demograficzną i potrzeby personelu. Warto na przykład rozważyć oferowanie dni wolnych odpowiadających potrzebom kulturowym lub zapewnienie opieki afirmującej płeć.\u003c/span\u003e
Zasady HR muszą wspierać cele organizacji, jednocześnie chroniąc prawa pracowników. Zachowanie tej równowagi może być trudne — zasady opracowane na przykład z myślą o zwiększeniu efektywności nadal muszą zapewniać sprawiedliwość, prywatność i zgodność z prawem. Dobrze przygotowana zasada wyznacza złoty środek, wspierając potrzeby biznesowe bez uszczerbku dla dobrostanu pracowników.
Zapewnienie terminowego i spójnego egzekwowania zasad
Zasady tracą na znaczeniu, jeśli nie są egzekwowane konsekwentnie lub odpowiednio szybko. Niespójność — szczególnie w obszarach takich jak zarządzanie wynikami pracy czy postępowanie — może prowadzić do dezorientacji, braku zaufania lub ryzyka prawnego. Jasne szkolenia i mechanizmy odpowiedzialności pomagają menedżerom sprawiedliwie stosować zasady w różnych zespołach.
Koordynowanie opinii wielu interesariuszy
Tworzenie zasad często obejmuje zbieranie opinii od kadry kierowniczej, działu prawnego, menedżerów i pracowników. Choć różnorodne perspektywy podnoszą jakość zasad, mogą również prowadzić do sprzecznych priorytetów lub spowalniać podejmowanie decyzji. Rolą HR jest pokierowanie tym procesem, uzgodnienie różnych punktów widzenia oraz zapewnienie, że ostateczna zasada będzie jasna, możliwa do wdrożenia i realistyczna.
Proces tworzenia zasad HR: opinie interesariuszy i koordynacja zasad
Tworzenie skutecznych zasad HR nie polega wyłącznie na spisywaniu reguł — chodzi o opracowanie jasnych i realistycznych wytycznych, które odzwierciedlają wartości organizacji, są zgodne z przepisami prawa i sprawdzają się w praktyce. Przemyślany i inkluzywny proces tworzenia zasad zwiększa ich akceptację oraz zapewnia spójność z powiązanymi zasadami.
Oto przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia zasad HR, które są adekwatne, spójne i szeroko akceptowane:
1. Określ potrzebę wprowadzenia zasady
Zacznij od wyjaśnienia celu zasady. Czy chcesz uzupełnić lukę, zareagować na nowe przepisy czy ujednolicić procedury w różnych działach? Precyzyjnie określ problem, który rozwiązujesz, lub zachowanie, którym chcesz pokierować.
2. Skoordynuj ją z istniejącymi zasadami
Przed rozpoczęciem prac przeanalizuj podobne lub nakładające się na siebie zasady, aby zapewnić spójność tonu, terminologii i sposobu egzekwowania. Sprzeczne sformułowania lub powielające się wytyczne mogą prowadzić do dezorientacji, osłabiać zgodność z przepisami i narażać organizację na ryzyko. Korzystaj ze wspólnego szablonu i centralnego repozytorium, aby ujednolicić wszystkie zasady HR i kontrolować ich wersje.
💡 Wskazówka: Jeśli na przykład opracowujesz zasady pracy zdalnej, przeanalizuj powiązane zasady, takie jak bezpieczeństwo IT, godziny pracy i korzystanie ze sprzętu, aby upewnić się, że wzajemnie się uzupełniają.
3. Zaangażuj kluczowych interesariuszy na wczesnym etapie
Opinie interesariuszy są niezbędne do tworzenia zasad opartych na realiach. Zaangażuj:
- Liderów działów, aby zapewnić wykonalność operacyjną
- Pracowników, aby poznać realia pracy na pierwszej linii
- Doradców prawnych, aby zweryfikować zgodność z przepisami
- Rzeczników DEI lub liderów ERG, aby zapewnić inkluzywny język i wpływ
Zaangażowanie różnorodnej grupy pomaga zidentyfikować niezamierzone konsekwencje, zwiększa poparcie i buduje zaufanie do procesu.
4. Zbieraj opinie w przemyślany sposób
Korzystaj z ankiet, grup fokusowych lub warsztatów współtworzenia, aby zbierać opinie. Mów otwarcie o celu zasady i sposobie wykorzystania zebranych opinii. Celem jest wspólne tworzenie zasad, które odzwierciedlają zarówno priorytety organizacji, jak i potrzeby pracowników.
5. Opracuj zasadę w jasnej i uporządkowanej formie
Pisz jasno i zwięźle. Uwzględnij:
- Cel i zakres
- Role i obowiązki
- Procedury lub oczekiwania dotyczące zachowania
- Egzekwowanie zasad i środki dyscyplinarne
- Harmonogram przeglądu lub termin wygaśnięcia
Upewnij się, że zasada jest zgodna z powiązanymi dokumentami i wykorzystuje spójne formatowanie.
6. Przejrzyj, udoskonal i zatwierdź
Udostępnij projekt międzyfunkcyjnej grupie recenzentów. Poszukaj niespójności językowych, luk w zakresie lub niejasnych procedur. Ponownie porównaj dokument z podobnymi zasadami, aby zapewnić skoordynowane egzekwowanie ich przestrzegania. Po sfinalizowaniu skieruj zasady do odpowiednich kanałów zatwierdzania (zazwyczaj do kadry kierowniczej HR i działu prawnego).
7. Poinformuj i przeszkol
Jasno przedstaw zasady za pośrednictwem wewnętrznych kanałów komunikacji. Zaoferuj sesje pytań i odpowiedzi lub szkolenia dla menedżerów i pracowników, zwłaszcza w przypadku zasad związanych z nowymi oczekiwaniami lub zachowaniami.
8. Monitoruj i aktualizuj
Ustal harmonogram przeglądów i wyznacz osoby odpowiedzialne. Zasady HR powinny ewoluować wraz ze zmianami w prawie, normach obowiązujących w miejscu pracy lub działalności firmy. Regularne opinie interesariuszy pomagają zachować ich aktualność i sprawiedliwość.
Siedem przykładów zasad HR
Oto siedem przykładów najważniejszych zasad HR, które warto uwzględnić w standardowym podręczniku pracownika lub dokumentach zawierających zasady — zasadach dotyczących urlopu i zwolnienia chorobowego.
Przykład zasad dotyczących urlopu
Oto przykładowe zasady, które możesz rozważyć w odniesieniu do urlopu pracownika.
| Umowa o pracę | Podręcznik pracownika |
|---|---|
| Pracownikowi przysługuje 20 dni płatnego urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym zatrudnienia, proporcjonalnie do częściowego roku zatrudnienia, do wykorzystania zgodnie z obowiązującymi zasadami urlopowymi firmy, okresowo zmienianymi w podręczniku pracownika firmy. | Każdego roku otrzymujesz 20 dni urlopu. Niezależnie od tego, czym się zajmujesz, naszym obowiązkiem jest dopilnowanie, abyś miał czas wolny od pracy, a Twoim obowiązkiem — zaplanowanie go i wykorzystanie. Urlop nalicza się co miesiąc, co oznacza, że jeśli rozpoczniesz pracę w połowie roku, w pierwszym roku kalendarzowym masz 10 dni urlopu zamiast 20. Bezpośrednio współpracuj ze swoim menedżerem przy planowaniu urlopu, omawianiu szczególnych próśb lub ustalaniu przeniesienia niewykorzystanego urlopu na następny rok. |
Przykład zasad dotyczących obecności w pracy
Poniżej przedstawiono przykład zasad dotyczących obecności w pracy obowiązujących w firmie.
| Umowa o pracę | Podręcznik pracownika |
| Regularna obecność jest obowiązkowa dla efektywnego funkcjonowania firmy. Pracownik ma obowiązek przestrzegać godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, w tym przerw oraz przerwy obiadowej. Nieobecności, spóźnienia lub wcześniejsze wyjścia należy zgłaszać bezpośredniemu przełożonemu zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie. Powtarzające się nieprzestrzeganie tych wymagań może skutkować działaniami dyscyplinarnymi, aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie. | Codzienna punktualna obecność robi ogromną różnicę — nie tylko w Twojej pracy, lecz także dla całego zespołu. Liczymy na to, że będziesz przestrzegać swojego harmonogramu, w tym przerw i przerw obiadowych. Jeśli zamierzasz się spóźnić lub nie możesz przyjść, poinformuj swojego menedżera tak szybko, jak to możliwe. Rozumiemy, że różne sytuacje się zdarzają, ale postarajmy się, aby były one wyjątkiem, a nie regułą. |
Przykład zasad dotyczących urlopu zdrowotnego (zwolnienia chorobowego)
Oto przykładowe zasady, które możesz uwzględnić w odniesieniu do zwolnienia chorobowego pracownika. Powiązane obszary mogą obejmować urlop z powodów medycznych oraz szczegóły dotyczące przestrzegania przez firmę ustawy o urlopach rodzinnych i medycznych (FMLA) w przypadku pracodawców w Stanach Zjednoczonych.
| Umowa o pracę | Podręcznik pracownika |
|---|---|
| Pracownikowi przysługuje płatny czas wolny z powodu choroby zgodnie z zasadami dotyczącymi urlopu zdrowotnego obowiązującymi w firmie, które mogą być okresowo zmieniane według wyłącznego uznania firmy bez wcześniejszego powiadomienia. Niewykorzystany czas chorobowy nie zostanie wypłacony z żadnego powodu. | Jeśli jesteś chory, prosimy, nie przychodź do pracy! Twoim obowiązkiem jest wzięcie tylu dni wolnych, ile potrzebujesz, aby wyzdrowieć i poczuć się lepiej. Dni zdrowotne są płatnym czasem wolnym. Prosimy tylko, abyś zadzwonił do swojego menedżera i poinformował go, co się dzieje. Jeśli go nie ma, zostaw mu wiadomość głosową, a następnie zadzwoń do zaufanego współpracownika i poinformuj go o sytuacji. (Jeśli nie oferujesz nieograniczonego zwolnienia chorobowego lub masz zasady dotyczące krótkoterminowej niezdolności do pracy...) Warto pamiętać: jeśli chorujesz dłużej niż X kolejnych dni lub uczestniczysz w wypadku, który uniemożliwia Ci przyjście do pracy, skontaktuj się z działem HR. Możesz zostać poproszony o zaświadczenie lekarskie potwierdzające niezdolność do pracy. Ufamy Ci, ale może ono być wymagane, abyś kwalifikował się do objęcia naszym planem krótkoterminowego i/lub długoterminowego ubezpieczenia od niezdolności do pracy. |
Przykład zasad dotyczących wynagrodzeń i świadczeń
Przejrzysta polityka wynagrodzeń i świadczeń pomaga zapewnić transparentność, spójność i sprawiedliwość w całej organizacji. Określa, w jaki sposób ustalane jest wynagrodzenie, jak klasyfikowane są stanowiska oraz jakich świadczeń pracownicy mogą oczekiwać w ramach całego pakietu wynagrodzenia.
| Umowa o pracę | Podręcznik pracownika |
| Pracownik otrzymuje roczne wynagrodzenie brutto w wysokości [$XX,XXX], wypłacane zgodnie ze standardowym harmonogramem wypłat obowiązującym w Firmie. Stanowisko to jest sklasyfikowane na poziomie/w grupie zaszeregowania [Poziom stanowiska/Grupa zaszeregowania]. Pracownik jest również uprawniony do udziału w programie świadczeń Firmy, który może obejmować ubezpieczenie zdrowotne, płatny urlop i składki emerytalne, zgodnie z warunkami i wymaganiami dotyczącymi uprawnień obowiązującymi dla każdego programu. | Nasza organizacja oferuje konkurencyjne wynagrodzenia i świadczenia dostosowane do obowiązków związanych ze stanowiskiem oraz standardów rynkowych. Wynagrodzenia pracowników są kształtowane w oparciu o jasno określone poziomy stanowisk i przedziały wynagrodzeń, które są regularnie weryfikowane. Świadczenia obejmują ubezpieczenie zdrowotne, płatny czas wolny oraz inne programy dotyczące dobrostanu i rozwoju, określone w przewodniku po świadczeniach pracowniczych. |
Przykład polityki elastycznej pracy
Oto przykład sposobu przedstawienia polityki elastycznej pracy. Należy podkreślić, że polityka ta jest częścią oferty świadczeń pracowniczych firmy, a nie wymogiem prawnym, którego firma musi przestrzegać w ramach zatrudnienia.
| Umowa o pracę | Podręcznik pracownika |
| Pracownik jest uprawniony do korzystania z elastycznych form pracy uzgodnionych wspólnie przez pracownika i jego bezpośredniego przełożonego. Takie rozwiązanie może obejmować zmienne godziny pracy, możliwość pracy zdalnej oraz skompresowany tydzień pracy, pod warunkiem uzyskania zgody Firmy. Takie rozwiązania będą okresowo weryfikowane i mogą ulec zmianie w zależności od wymagań organizacyjnych. | W [Nazwa firmy] rozumiemy znaczenie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i oferujemy elastyczne opcje pracy, aby ją wspierać. Możesz omówić ze swoim przełożonym możliwość pracy w innych godzinach, pracy z domu, a nawet skompresowania tygodnia pracy. Pamiętaj, że opcje te zależą od Twojego stanowiska i potrzeb zespołu, a także będziemy musieli co jakiś czas ponownie oceniać te ustalenia, aby upewnić się, że sprawdzają się one dla wszystkich. |
Przykład polityki dotyczącej postępowania pracowników
Oto przykład sformułowań dotyczących postępowania pracowników. Ta sekcja powinna obejmować kodeks postępowania w takich kwestiach jak przemoc w miejscu pracy, molestowanie seksualne oraz polityka niedyskryminacji.
| Umowa o pracę | Podręcznik pracownika |
| Pracownik zobowiązany jest przestrzegać najwyższych standardów profesjonalnego postępowania i uczciwości. Nieprzestrzeganie zasad firmy, standardów etycznych lub przepisów prawa może skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych, aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie. Oczekuje się, że pracownik będzie wspierać pełne szacunku środowisko pracy zgodne z naszymi szczegółowymi zasadami przeciwdziałania nękaniu i dyskryminacji. | Zależy nam na utrzymaniu profesjonalnego i pełnego szacunku środowiska pracy. Oznacza to, że oczekujemy od Ciebie przestrzegania naszych zasad i etycznego postępowania przez cały czas. Stosujemy zasadę zerowej tolerancji dla wszelkiego rodzaju nękania i dyskryminacji. Jeśli kiedykolwiek będziesz mieć wątpliwości, co jest dopuszczalne, porozmawiaj ze swoim przełożonym lub działem HR. Wszyscy przyczyniamy się do tego, aby nasze miejsce pracy było wspaniałe! |
Przykład polityki korzystania z technologii i mediów społecznościowych
Oto przykład sformułowań dotyczących korzystania z własności firmy i zachowania pracowników na platformach mediów społecznościowych.
| Umowa o pracę | Podręcznik pracownika |
| Pracownik musi korzystać z technologii udostępnianej przez firmę, w tym komputerów, urządzeń mobilnych i zasobów sieciowych, w sposób odpowiedzialny i etyczny. Korzystanie z takiej technologii do niewłaściwych celów, w tym między innymi rozpowszechnianie obraźliwych treści, nieuprawnione udostępnianie informacji poufnych lub podejmowanie działań szkodzących reputacji firmy, jest surowo zabronione i może skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych. Oczekuje się również, że pracownik będzie wykazywać się rozsądkiem i profesjonalnym osądem podczas korzystania z platform mediów społecznościowych, zarówno w celach zawodowych, jak i prywatnych, szczególnie przy omawianiu kwestii związanych z firmą lub jej działalnością. | Zapewniamy Ci technologię, która pomaga Ci wykonywać pracę, i ufamy, że będziesz korzystać z niej rozsądnie. Pamiętaj, że wszystko, co robisz na urządzeniach firmowych, powinno być odpowiednie z punktu widzenia pracy. Zastanów się także nad tym, jak przedstawiasz siebie i [Nazwa firmy] w mediach społecznościowych. Niezależnie od tego, czy publikujesz tweety, posty czy udostępniasz treści, pomyśl o tym, jak wpływa to na Twój wizerunek i nasz wizerunek. Zachowajmy profesjonalizm i pozytywne nastawienie! |
Pogłęb swoją wiedzę na temat polityk HR
Jeśli potrzebujesz więcej przykładów lub dodatkowych informacji na temat polityk HR, zapoznaj się z poniższymi materiałami, które opracowaliśmy, aby pomóc Ci stać się ekspertem w dziedzinie polityk!
- 38 kluczowych zasad HR i najlepszych praktyk (z przykładami)
- Przewodnik po zgodności z przepisami HR
- 13 kluczowych trendów HR i rozwijających się praktyk
Możesz również rozważyć stworzenie osobnego podręcznika pracownika dla nowo zatrudnionych osób, który zawiera skrócone informacje, aby nie przytłaczać nowych pracowników.
Czy spotkaliście się z innymi przykładami zasad HR, które są istotne lub przydatne? Możecie również omówić swoje przykłady i opinie ze społecznością People Managing People na naszym forum — dołącz do rozmowytutaj!
Zapisz się do biuletynu People Managing People, aby otrzymywać więcej treści od specjalistów HR oraz ekspertów ds. ludzi i kultury.
