8 głównych typów systemów HRIS usprawniających zarządzanie zasobami ludzkimi

8 głównych typów HRIS

Każdy typ wspiera inną część cyklu życia pracownika, dlatego porównaj jego funkcje i wartość z zakresem pracy, którym musi zarządzać Twój zespół:

1. Podstawowe procesy HR i zarządzanie dokumentacją pracowników

To fundament, na którym opiera się większość wdrożeń HRIS — centralizuje dane pracowników, struktury organizacyjne, historię zatrudnienia i przechowywanie dokumentów w jednym miejscu. Z mojego doświadczenia wynika, że właśnie na tych zadaniach zespoły HR spędzają najwięcej czasu na co dzień, a jedno wiarygodne źródło danych dotyczących personelu ogranicza ciągłą wymianę informacji, która spowalnia nawet małe zespoły.

Korzyści

Jedno, scentralizowane miejsce przechowywania dokumentacji pracowników eliminuje problemy z kontrolą wersji, które pojawiają się przy korzystaniu z arkuszy kalkulacyjnych i rozproszonych plików. Narzędzia takie jak BambooHR i Rippling dobrze sobie z tym radzą — zapewniają aktualny schemat organizacyjny, przechowywanie dokumentów i historię zatrudnienia w jednym widoku, dzięki czemu audyty i kontrole zgodności są znacznie mniej uciążliwe.

Zauważyłem, że gdy zespoły HR przestają tracić czas na szukanie danych, mogą poświęcić go więcej na zadania, które rzeczywiście wymagają ludzkiego osądu.

Funkcje

Oto możliwości, które przekształcają rozproszone dane pracowników w jedno wiarygodne źródło informacji, z którego może korzystać cała organizacja:

• Profile pracowników: Scentralizowana dokumentacja każdego pracownika obejmująca dane osobowe, stanowisko, dział, status zatrudnienia i rodzaj umowy — wszystko w jednym miejscu, zamiast w rozproszonych folderach i arkuszach kalkulacyjnych.
• Schemat organizacyjny i struktura raportowania: Aktualny wizualny obraz struktury organizacyjnej, który zmienia się wraz ze zmianami liczby pracowników. Narzędzia takie jak BambooHR i Rippling dobrze sobie z tym radzą, ułatwiając szybkie przeglądanie hierarchii zespołów.
• Śledzenie historii zatrudnienia: Bieżący rejestr zmian ról, awansów i aktualizacji wynagrodzeń powiązany z dokumentacją każdego pracownika, co jest niezwykle przydatne podczas ocen okresowych lub audytów wewnętrznych.
• Przechowywanie dokumentów i podpisy elektroniczne: Bezpieczne przechowywanie listów z ofertą pracy, umów i potwierdzeń zapoznania się z zasadami wraz z wbudowaną funkcją podpisu elektronicznego, dzięki czemu nie trzeba szukać papierowych dokumentów w wątkach e-mailowych.
• Dostęp samoobsługowy: Pracownicy mogą samodzielnie aktualizować swoje dane kontaktowe, przeglądać paski wynagrodzeń i pobierać dokumenty bez przekazywania każdej prośby do działu HR.
• Zgodność i ścieżki audytu: Opatrzone znacznikami czasu rejestry pokazujące, kto uzyskał dostęp do danych pracowników lub je zmienił, co ma znaczenie podczas odpowiadania na zapytania organów regulacyjnych lub przygotowywania się do audytu.
• Uprawnienia oparte na rolach: Szczegółowe mechanizmy kontroli dostępu pozwalające dokładnie określić, kto widzi poszczególne informacje — na przykład menedżerowie mogą przeglądać dane swoich bezpośrednich podwładnych bez dostępu do danych o wynagrodzeniach w całej organizacji.

2. Zarządzanie płacami

Automatyzacja obliczania wynagrodzeń, potrąceń podatkowych i przelewów bezpośrednich to obszar, w którym ten typ HRIS naprawdę pokazuje swoją wartość — widziałem, jak znacząco skracał czas obsługi płac w zespołach, które wcześniej wykonywały wszystkie zadania w arkuszach kalkulacyjnych.

Specjaliści HR i specjaliści ds. płac polegają na nim przy obsłudze zgodności wynagrodzeń z przepisami, potrąceń i zarządzania cyklem płacowym, bez ryzyka wystąpienia ręcznych błędów.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Korzyści

Automatyzacja realizacji list płac ogranicza liczbę błędów w ręcznych obliczeniach, które mają tendencję do narastania, gdy samodzielnie zajmujesz się potrąceniami, zaliczkami na podatek i strukturami wynagrodzeń obejmującymi różne stawki.

Zauważyłem, że narzędzia takie jak Gusto i ADP Workforce Now szczególnie dobrze sprawdzają się w oznaczaniu problemów związanych ze zgodnością, zanim przerodzą się one w kary — wbudowane składanie deklaracji podatkowych i zasady właściwe dla poszczególnych jurysdykcji wykonują dużą część pracy. Największą korzyścią jest to, że lista płac przestaje być comiesięczną walką z czasem, a staje się zadaniem, które zespół może realizować z pełnym przekonaniem.

Funkcje

Zarządzanie listą płac w systemie HRIS wykracza daleko poza samo wypisywanie czeków — te funkcje obsługują obliczenia, składanie deklaracji i działania związane ze zgodnością, które wcześniej wymagały osobnego zespołu ds. listy płac:

• Automatyczne obliczanie wynagrodzeń: Oblicza wynagrodzenie brutto, potrącenia i wynagrodzenie netto na podstawie danych pracowników, przepracowanych godzin i struktur wynagrodzeń. Zasady dotyczące różnych stawek i nadgodzin są obsługiwane automatycznie, co eliminuje podatne na błędy ręczne obliczenia.
• Pobieranie i składanie deklaracji podatkowych: Pobiera od każdego pracownika właściwe podatki federalne, stanowe i lokalne oraz składa deklaracje w Twoim imieniu. Narzędzia takie jak Gusto radzą sobie z tym szczególnie dobrze, automatycznie aktualizując tabele podatkowe po zmianie stawek.
• Przelewy bezpośrednie i obsługa płatności: Przekazuje płatności bezpośrednio na rachunki bankowe pracowników zgodnie z ustalonym harmonogramem wypłat, a pełna historia płatności jest powiązana z profilem każdego pracownika.
• Zarządzanie potrąceniami: Obsługuje cykliczne potrącenia na świadczenia, składki emerytalne, zajęcia wynagrodzenia i inne odliczenia — są one obliczane i stosowane w spójny sposób w każdym cyklu wypłat, bez ręcznego wprowadzania danych.
• Zgodność z przepisami w wielu jurysdykcjach: Stosuje właściwe zasady podatkowe i prawa pracy w różnych stanach, prowincjach lub krajach. Zauważyłem, że właśnie ta funkcja uzasadnia wybór ADP Workforce Now przez rozproszone zespoły działające w wielu regionach.
• Paski wynagrodzeń i raportowanie: Generuje szczegółowe paski wynagrodzeń, do których pracownicy mogą uzyskać dostęp za pośrednictwem samoobsługi, oraz tworzy raporty płacowe przekazywane bezpośrednio do księgi głównej lub oprogramowania księgowego.
• Ścieżka audytu i historia listy płac: Przechowuje opatrzony znacznikami czasu zapis każdej realizacji listy płac, korekty i zmiany — jest to niezbędne podczas odpowiadania na pytania dotyczące zgodności lub uzgadniania danych na koniec roku.

3. Administracja świadczeniami

Zarządzanie zapisami, uprawnieniami i zmianami planów szybko staje się chaotyczne, gdy odbywa się poza podstawowym systemem HR.

Zauważyłem, że platformy HRIS z wbudowaną administracją świadczeniami zapewniają zespołom HR jedno miejsce do śledzenia zakresu ubezpieczenia, obsługi okresu otwartych zapisów i łączenia się z ubezpieczycielami — ograniczając ręczne uzgadnianie, które ma tendencję do narastania między działami HR i finansów.

Świadczenia

Obsługa zapisów, śledzenie uprawnień i zmian planów w systemie HRIS sprawia, że wszystko pozostaje powiązane z danymi pracowników, na podstawie których podejmowane są te decyzje.

Zauważyłem, że platformy takie jak Rippling i Gusto znacznie ograniczają chaos związany z otwartymi zapisami, umożliwiając pracownikom samodzielny wybór planów na podstawie ustalonych wcześniej zasad kwalifikowalności. Już samo to ogranicza wymianę kolejnych wiadomości między działami HR i finansów, gdy przychodzi czas na uzgodnienie zakresu ubezpieczenia z potrąceniami z wynagrodzeń.

Funkcje

Administracja świadczeniami w systemie HRIS łączy decyzje dotyczące zapisów bezpośrednio z danymi pracowników i potrąceniami z wynagrodzeń — w praktyce wygląda to następująco:

• Zasady zapisów do planów i kryteria kwalifikacji: Pracownicy widzą tylko te plany, do których kwalifikują się na podstawie określonych przez Ciebie kryteriów, takich jak rodzaj zatrudnienia lub staż pracy. Rippling radzi sobie z tym szczególnie dobrze, przeprowadzając pracowników przez opcje planów bez konieczności indywidualnego rozstrzygania przez dział HR pytań dotyczących kwalifikacji.
• Zarządzanie otwartymi zapisami: Ograniczone czasowo okna zapisów z automatycznymi przypomnieniami, monitorowaniem terminów i statusem ukończenia dla każdego pracownika. Z mojego doświadczenia wynika, że samo to ogranicza liczbę wymian wiadomości, które każdej jesieni zwykle zasypują zespoły HR.
• Zmiany związane z wydarzeniami życiowymi: Umożliwia pracownikom aktualizowanie zakresu ubezpieczenia po wystąpieniu zdarzeń kwalifikujących, takich jak małżeństwo, pojawienie się osoby na utrzymaniu lub zmiana statusu zatrudnienia, z wbudowanymi wymaganiami dotyczącymi dokumentacji przypisanymi do każdego rodzaju zmiany.
• Połączenia z ubezpieczycielami: Bezpośrednie przesyłanie danych między systemem HRIS a ubezpieczycielami, dzięki czemu aktualizacji zakresu ubezpieczenia nie trzeba ponownie ręcznie wprowadzać po stronie ubezpieczyciela. Gusto dobrze sprawdza się w tym zakresie w mniejszych zespołach, których nie stać na zatrudnienie koordynatorów świadczeń.
• Synchronizacja potrąceń z wynagrodzeń: Wybory dotyczące świadczeń trafiają bezpośrednio do listy płac jako potrącenia, eliminując ręczne uzgadnianie między działami HR i finansów, które w przeciwnym razie jest częstym źródłem błędów.
• COBRA i kontynuacja ubezpieczenia: Śledzi uprawnienia do dalszego korzystania z ubezpieczenia zdrowotnego zgodnie z przepisami obowiązującymi w USA, gdy pracownicy tracą świadczenia z powodu rozwiązania umowy lub zmniejszenia liczby godzin pracy, a generowanie powiadomień jest wbudowane w proces odejścia pracownika.
• Raportowanie świadczeń: Podsumowania zapisów, zestawienia kosztów według planu oraz raporty dotyczące zakresu ubezpieczenia, które dostarczają działowi finansów potrzebnych danych bez konieczności każdorazowego tworzenia przez dział HR arkusza kalkulacyjnego od podstaw.

4. Zarządzanie czasem i obecnością

Śledzenie godzin pracy, zmian i urlopów w systemie HRIS łączy dane dotyczące czasu bezpośrednio z listą płac, eliminując ręczne uzgadnianie, które w przeciwnym razie jest częstym źródłem błędów. Z mojego doświadczenia wynika, że zespoły HR i menedżerowie intensywnie korzystają z tego modułu do obsługi harmonogramów, zasad dotyczących nadgodzin i ewidencji nieobecności bez konieczności przełączania się między oddzielnymi systemami.

Korzyści

Bezpośrednie połączenie danych dotyczących czasu pracy i obecności z listą płac w systemie HRIS eliminuje etap uzgadniania, który powoduje najwięcej dalszych błędów — z mojego doświadczenia wynika, że platformy takie jak Rippling i UKG zapewniają tu szczególnie ścisłą integrację, przekazując godziny do obliczeń wynagrodzeń bez ręcznego eksportowania ani ponownego wprowadzania danych.

Harmonogramy, zasady dotyczące nadgodzin i ewidencja nieobecności znajdują się w tym samym systemie co dane pracowników, więc menedżerowie nie muszą porównywać arkuszy kalkulacyjnych, aby zatwierdzać karty czasu pracy. To właśnie ta integracja sprawia, że warto mieć ten moduł w systemie HRIS, zamiast korzystać z samodzielnego narzędzia.

Funkcje

Ewidencja czasu pracy i obecności w systemie HRIS służy nie tylko do rejestrowania godzin — łączy dane dotyczące harmonogramów, urlopów i nadgodzin bezpośrednio z listą płac oraz dokumentacją HR, które z nich korzystają:

• Rejestrowanie rozpoczęcia i zakończenia pracy: Rejestruje przepracowane godziny za pośrednictwem integracji z aplikacjami internetowymi, mobilnymi lub fizycznymi zegarami czasu pracy, zapewniając menedżerom wgląd w czasie rzeczywistym w to, kto jest w pracy, bez konieczności ścigania papierowych kart czasu pracy.
• Planowanie zmian: Umożliwia menedżerom tworzenie i publikowanie harmonogramów w tym samym systemie, który śledzi obecność. Z mojego doświadczenia wynika, że platformy takie jak UKG obsługują złożone wzorce zmian — w tym harmonogramy rotacyjne i wymagania dotyczące obsady — bez potrzeby korzystania z oddzielnego narzędzia do planowania.
• Egzekwowanie zasad dotyczących nadgodzin i wynagrodzeń: Automatycznie stosuje progi nadgodzin, zasady dotyczące przerw i różnice w wynagrodzeniu w zależności od jurysdykcji i rodzaju zatrudnienia, eliminując domysły związane z przestrzeganiem przepisów.
• Zarządzanie urlopami i nieobecnościami: Śledzi płatny czas wolny, zwolnienia chorobowe i inne rodzaje nieobecności zgodnie z zasadami obowiązującymi w politykach firmy, a wnioski, zatwierdzenia i salda są widoczne w jednym miejscu.
• Obiegi zatwierdzania kart czasu pracy: Przekazuje karty czasu pracy do właściwego menedżera w celu weryfikacji przed przesłaniem ich do listy płac, tworząc uporządkowany proces zatwierdzania i przejrzysty ślad audytowy.
• Integracja z listą płac: Zatwierdzone godziny trafiają bezpośrednio do obliczeń wynagrodzeń bez ręcznego eksportowania ani ponownego wprowadzania danych. Rippling radzi sobie z tym szczególnie dobrze — godziny automatycznie trafiają do listy płac, co eliminuje częste źródło dalszych błędów.
• Raportowanie obecności: Udostępnia dane dotyczące wzorców nieobecności, trendów w zakresie nadgodzin i przestrzegania harmonogramów, na podstawie których menedżerowie mogą podejmować działania, zamiast pozostawiać działowi HR ręczne tworzenie tych raportów w każdym okresie rozliczeniowym.

5. Systemy śledzenia kandydatów

Wbudowane w system HRIS systemy śledzenia kandydatów (ATS) zarządzają całym procesem rekrutacyjnym — od publikacji ogłoszenia po złożenie oferty — utrzymując dane kandydatów w powiązaniu z dokumentacją pracowniczą, która jest tworzona po zatrudnieniu danej osoby.

Przekonałem się, że prowadzenie rekrutacji bezpośrednio w systemie HRIS, zamiast w osobnym narzędziu, eliminuje ręczne przenoszenie danych, które zazwyczaj prowadzi do błędów w momencie zatrudnienia.

Korzyści

Prowadzenie rekrutacji w systemie HRIS oznacza, że dane kandydatów są przekształcane w dokumentację pracowniczą bez konieczności ponownego wprowadzania informacji w momencie zatrudnienia — przekonałem się, że samo to zapobiega zaskakująco dużej liczbie błędów podczas wdrażania nowych pracowników.

Platformy takie jak Workday i BambooHR radzą sobie z tym szczególnie dobrze, przenosząc informacje o ofercie, wynagrodzeniu i stanowisku bezpośrednio do profilu nowo zatrudnionej osoby. Takie połączenie zapewnia również działowi HR przejrzystą ścieżkę audytu od aplikacji do pierwszego dnia pracy, co ma znaczenie przy jednoczesnym zwiększaniu skali rekrutacji w wielu działach.

Funkcje

System ATS wbudowany w system HRIS robi więcej niż tylko śledzi kandydatów — łączy dane rekrutacyjne z dokumentacją pracowniczą, strukturami wynagrodzeń i procesami wdrażania, które są uruchamiane w chwili zaakceptowania oferty:

• Zarządzanie zapotrzebowaniem na pracowników: Tworzy i przekazuje otwarte stanowiska do zatwierdzenia, zanim zostaną opublikowane, dzięki czemu rekrutacja pozostaje powiązana z planami zatrudnienia zamiast je wyprzedzać.
• Publikowanie ogłoszeń w wielu kanałach: Publikuje oferty pracy na portalach z ofertami, stronach kariery i w kanałach pozyskiwania kandydatów z jednego interfejsu, dzięki czemu nie trzeba ręcznie publikować ich na wielu platformach.
• Śledzenie procesu rekrutacyjnego kandydatów: Przeprowadza kandydatów przez określone etapy, zapewniając każdej osobie zaangażowanej w rekrutację wgląd w status. BambooHR dobrze sprawdza się w mniejszych zespołach, które potrzebują przejrzystości procesu bez dedykowanego rekrutera.
• Planowanie i koordynacja rozmów kwalifikacyjnych: Synchronizuje się z kalendarzami, aby rezerwować terminy rozmów bez niekończącej się wymiany wiadomości, a także przechowuje opinie z rozmów przy profilu kandydata, gdzie mogą je zobaczyć wszystkie zaangażowane osoby.
• Generowanie listów z ofertą pracy: Tworzy oferty na podstawie zatwierdzonych szablonów, pobierając informacje o wynagrodzeniu bezpośrednio ze struktur płacowych systemu HRIS, co zmniejsza ryzyko błędów w kluczowym momencie procesu.
• Przekształcanie profilu kandydata w dokumentację pracowniczą: Przekształca dane z zaakceptowanej oferty w profil nowo zatrudnionej osoby bez konieczności ponownego wprowadzania informacji. Workday radzi sobie z tym szczególnie dobrze — stanowisko, wynagrodzenie i data rozpoczęcia pracy są przenoszone automatycznie, co eliminuje częste źródło błędów podczas wdrażania.
• Raportowanie rekrutacji: Śledzi czas obsadzenia stanowiska, skuteczność źródeł kandydatów i współczynniki konwersji w procesie, zapewniając dane potrzebne do identyfikowania miejsc, w których rekrutacja zwalnia, oraz przyczyn takiego stanu.

6. Zarządzanie efektywnością

Wbudowane w system HRIS zarządzanie efektywnością łączy wyznaczanie celów, oceny i informacje zwrotne bezpośrednio z dokumentacją pracowniczą, na której zespoły HR już polegają.

Przekonałem się, że utrzymywanie tego procesu w systemie HRIS — zamiast w osobnym narzędziu — daje menedżerom pełniejszy obraz efektywności w zestawieniu z danymi dotyczącymi wynagrodzenia, stażu pracy i rozwoju, dzięki czemu cykle ocen przebiegają szybciej i są lepiej osadzone w kontekście.

Korzyści

Prowadzenie zarządzania efektywnością w systemie HRIS oznacza, że dane z ocen znajdują się obok historii wynagrodzeń, stażu pracy i zmian stanowisk — jest to kontekst, który, jak się przekonałem, sprawia, że rozmowy o podwyżkach lub awansach są znacznie mniej niejednoznaczne.

Workday radzi sobie z tym szczególnie dobrze, przenosząc dane dotyczące zatrudnienia bezpośrednio do ocen efektywności, dzięki czemu menedżerowie nie muszą przełączać się między systemami, aby uzyskać pełny obraz ścieżki zawodowej danej osoby.

Ta integracja ogranicza również nakład pracy administracyjnej związany z prowadzeniem cyklu ocen, pozwalając działowi HR skupić się na tym, co faktycznie wynika z danych, zamiast na ich gromadzeniu.

Funkcje

Zarządzanie efektywnością w systemie HRIS robi więcej niż tylko obsługuje cykle ocen — łączy postępy w realizacji celów, informacje zwrotne i dane z ocen z dokumentacją pracowniczą, która nadaje tym rozmowom rzeczywisty kontekst:

• Wyznaczanie i śledzenie celów: Umożliwia menedżerom i pracownikom wyznaczanie indywidualnych celów oraz śledzenie postępów w czasie, dzięki czemu rozwój pozostaje powiązany z mierzalnymi wynikami, a nie z pamięcią.
• Cykle ocen okresowych: Automatyzuje planowanie, przekazywanie i wypełnianie formularzy ocen w całej organizacji. Workday radzi sobie z tym szczególnie dobrze — szablony ocen uwzględniają wynagrodzenie, staż pracy i historię stanowiska, dzięki czemu menedżerowie nie muszą zbierać kontekstu z innych systemów.
• Informacja zwrotna 360 stopni: Gromadzi uporządkowane opinie od współpracowników, podwładnych i menedżerów w jednym rekordzie oceny, zapewniając pełniejszy obraz niż sama ocena odgórna.
• Narzędzia do ciągłej informacji zwrotnej: Obsługuje regularne rozmowy kontrolne i nieformalne informacje zwrotne poza formalnymi cyklami ocen, co — jak zauważyłem — ma największe znaczenie dla zespołów pracujących w ramach krótszych harmonogramów projektów.
• Procesy kalibracji: Przekazuje oceny menedżerów przez uporządkowany proces kalibracji przed ostatecznym zatwierdzeniem wyników, ograniczając niespójności między działami i zapewniając sprawiedliwe standardy oceny.
• Powiązanie z wynagrodzeniami: Łączy wyniki oceny bezpośrednio z procesami podwyżek uznaniowych i premii w systemie HRIS, dzięki czemu decyzje dotyczące wynagrodzeń opierają się na danych z ocen bez konieczności ręcznego przekazywania informacji.
• Raportowanie wyników: Udostępnia rozkłady ocen, wskaźniki realizacji celów i dane dotyczące udziału w ocenach, które dział HR może wykorzystać do identyfikowania wzorców w zespołach lub wskazywania menedżerów potrzebujących wsparcia.

7. Systemy zarządzania nauką

System zarządzania nauką (LMS), niezależnie od tego, czy jest wbudowany w system HRIS, czy z nim zintegrowany, dostarcza, śledzi i zarządza szkoleniami pracowników, jednocześnie łącząc dane dotyczące nauki z rekordami pracowników.

Zauważyłem, że przechowywanie danych o nauce w systemie HRIS — zamiast w osobnym narzędziu — zapewnia menedżerom wgląd w ukończone kursy, certyfikaty i luki kompetencyjne bez opuszczania tego samego systemu, w którym obsługują ocenę wyników i rozwój pracowników.

Korzyści

Umieszczenie systemu LMS w systemie HRIS oznacza, że dane dotyczące ukończenia szkoleń, certyfikatów i rozwoju kompetencji znajdują się tuż obok ocen wyników i historii wynagrodzeń — jest to kontekst, który, jak zauważyłem, sprawia, że rozmowy o rozwoju są znacznie bardziej konkretne.

Cornerstone OnDemand dobrze sobie z tym radzi, łącząc postępy w nauce bezpośrednio z danymi dotyczącymi wyników, dzięki czemu menedżerowie mogą dostrzec luki kompetencyjne bez pobierania raportów z dwóch różnych systemów. To połączenie eliminuje również ręczną pracę związaną z porównywaniem rejestrów szkoleń podczas przygotowywania się do cyklu ocen lub planowania awansu.

Funkcje

System LMS w ramach systemu HRIS wykracza poza dostarczanie treści szkoleniowych — łączy ukończenie kursów, certyfikaty i dane dotyczące kompetencji z informacjami o wynikach i stanowisku, dzięki czemu te informacje stają się rzeczywiście użyteczne:

• Tworzenie kursów i dostarczanie treści: Umożliwia działowi HR lub liderom zespołów tworzenie materiałów szkoleniowych i udostępnianie ich określonym grupom pracowników bez potrzeby korzystania z osobnego narzędzia lub platformy do tworzenia treści.
• Przypisywanie ścieżek nauki: Przypisuje uporządkowane sekwencje kursów na podstawie stanowiska, działu lub etapu wdrażania, dzięki czemu pracownicy nie muszą samodzielnie ustalać, jakie szkolenia powinni odbyć.
• Śledzenie ukończenia i raportowanie: Rejestruje, kto, co i kiedy ukończył, zapewniając działowi HR jasny obraz udziału w szkoleniach w całej organizacji. Cornerstone OnDemand radzi sobie z tym szczególnie dobrze, prezentując dane dotyczące ukończenia obok rekordów wyników w jednym miejscu.
• Zarządzanie certyfikatami: Śledzi daty wygaśnięcia i wymagania dotyczące odnowienia certyfikatów związanych ze zgodnością z przepisami oraz wysyła przypomnienia, zanim którykolwiek z nich straci ważność.
• Identyfikowanie luk kompetencyjnych: Porównuje dane dotyczące nauki z ocenami wyników i wymaganiami stanowisk, aby wskazać obszary, w których pracownicy lub zespoły potrzebują rozwoju. Zauważyłem, że jest to szczególnie przydatne podczas planowania awansów lub reorganizacji zespołów.
• Egzekwowanie szkoleń związanych ze zgodnością: Automatyzuje przypisywanie obowiązkowych szkoleń i śledzenie terminów ich ukończenia, ograniczając znaczną część ręcznych działań następczych, które zazwyczaj spoczywają na dziale HR.
• Integracja z ocenami wyników: Wyświetla ukończone kursy i zdobyte certyfikaty bezpośrednio w danych dotyczących wyników, dzięki czemu menedżerowie mogą uwzględniać rozwój w rozmowach oceniających bez pobierania rekordów z innego systemu.

8. Analityka i raportowanie dotyczące pracowników

System HRIS z wbudowaną analityką siły roboczej pobiera dane dotyczące liczby pracowników, rotacji, wynagrodzeń i wyników pracy do jednej warstwy raportowania dla zespołów HR. Zauważyłem, że połączenie tych danych z aktualnymi rekordami pracowników — zamiast z eksportowanymi arkuszami kalkulacyjnymi — odróżnia raporty opisujące przeszłość od analiz, które rzeczywiście kształtują decyzje dotyczące zatrudnienia i retencji.

Korzyści

Posiadanie analityki siły roboczej bezpośrednio w systemie HRIS oznacza, że dane dotyczące rotacji, liczby pracowników i wynagrodzeń pochodzą z tych samych aktualnych rekordów — bez eksportowania i uzgadniania arkuszy kalkulacyjnych z dwóch systemów.

Zauważyłem, że właśnie tutaj narzędzia takie jak Workday pokazują swoją wartość: śledzą wskaźniki takie jak rotacja, zaangażowanie, czas zatrudnienia i wyniki pracy, a następnie łączą je w jednej warstwie raportowania, na podstawie której HR może podejmować konkretne działania.

To połączenie aktualnych danych z raportowaniem sprawia, że analityka siły roboczej przestaje być podsumowaniem spoglądającym wstecz, a staje się narzędziem, którego można użyć do podjęcia rzeczywistej decyzji dotyczącej zatrudnienia lub retencji.

Funkcje

Analityka siły roboczej w systemie HRIS łączy aktualne rekordy pracowników z raportowaniem — dzięki czemu analizowane wskaźniki odzwierciedlają to, co rzeczywiście się dzieje, a nie stan z momentu ostatniego eksportu arkusza kalkulacyjnego:

• Raportowanie liczby pracowników i rotacji: Śledzi wielkość zespołu, wskaźniki odejść oraz przyczyny rozstań w czasie, zapewniając działowi HR jasny obraz tego, gdzie organizacja się rozwija, a gdzie traci swoją pozycję. Zauważyłem, że jest to raport, o który kierownictwo pyta najczęściej.
• Analiza wynagrodzeń: Pokazuje rozkład wynagrodzeń według ról, poziomów i działów, dzięki czemu znacznie łatwiej wykryć nierówności, zanim przerodzą się one w problemy z retencją lub zgodnością z przepisami.
• Czas zatrudnienia i wskaźniki rekrutacyjne: Pobiera dane dotyczące lejka rekrutacyjnego bezpośrednio z rekordów systemu śledzenia kandydatów, dzięki czemu można zobaczyć, na jakim etapie kandydaci rezygnują oraz które źródła pozyskiwania faktycznie działają.
• Trendy dotyczące wyników pracy i zaangażowania: Łączy oceny z przeglądów pracowniczych, realizację celów i dane z ankiet zaangażowania w jednym widoku. Workday radzi sobie z tym szczególnie dobrze, łącząc wyniki pracy z historią stażu i wynagrodzeń, dzięki czemu łatwiej dostrzec wzorce.
• Raportowanie różnorodności i inkluzji: Śledzi reprezentację poszczególnych grup demograficznych w obszarach zatrudnienia, awansów i wynagrodzeń, zapewniając działowi HR dane potrzebne do mierzenia postępów względem określonych celów.
• Predykcyjne modelowanie siły roboczej: Wykorzystuje historyczne dane dotyczące liczby pracowników, rotacji i wyników pracy do prognozowania przyszłych potrzeb kadrowych, co — jak zauważyłem — jest najbardziej wartościowe podczas corocznych cykli planowania.
• Niestandardowe pulpity i eksporty: Pozwala działowi HR tworzyć widoki dopasowane do poszczególnych ról, które pokazują wskaźniki najbardziej istotne dla każdego interesariusza, bez konieczności angażowania działu IT do przygotowywania każdego raportu na żądanie.

Wybór odpowiedniego systemu HRIS to dopiero połowa sukcesu

Gdy już wiesz, które typy systemów HRIS pasują do Twojej organizacji, kolejnym praktycznym krokiem jest zrozumienie, ile za nie zapłacisz — ceny systemów HRIS znacznie się różnią w zależności od potrzebnych modułów, liczby pracowników oraz sposobu, w jaki dostawcy konstruują swoje plany.