Czym jest oprogramowanie do zarządzania wydatkami?

Tradycyjny sposób śledzenia wydatków polegał na tym, że pracownik rejestrował i zarządzał swoimi wydatkami do określonego czasu lub dnia. Następnie pracownik przesyłał raport wydatków, a administrator musiał przejrzeć listę wydatków, sprawdzić papierowy paragon, a następnie zatwierdzić je lub odrzucić.

Wiele firm nadal korzysta z tego procesu i nie zdaje sobie sprawy z korzyści, jakie można osiągnąć dzięki oprogramowaniu do śledzenia wydatków lub systemowi zarządzania wydatkami.

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami może pomóc upewnić się, że Twoja firma nie wydaje nadmiernych kwot na wydatki służbowe, a także umożliwia dokonywanie zwrotów w czasie rzeczywistym.

Jak oprogramowanie do zarządzania wydatkami może przynieść korzyści Twojej firmie?

Być może jesteś już w pełni przekonany, że zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania wydatkami to właściwe rozwiązanie, ale na wszelki wypadek przedstawiamy kilka korzyści, o których mogłeś nie słyszeć w kontekście oprogramowania do zarządzania wydatkami:

Czas

Wypełnienie ręcznego raportu wydatków zajmuje średnio 20 minut. Dzięki automatyzacji czas ten można znacznie skrócić. Oprogramowanie do zarządzania wydatkami umożliwia natychmiastową weryfikację paragonów po ich przesłaniu, dokładne sprawdzanie niezgodnych z wymaganiami paragonów oraz tworzenie raportów wydatków za pomocą jednego kliknięcia.

Funkcje te eliminują konieczność cofania się i przeglądania paragonów, nie wspominając o przeszukiwaniu arkuszy kalkulacyjnych w celu znalezienia błędu lub ponownego analizowania wydatku pracownika, który mógł być niezgodny z polityką firmy. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dokładność

Zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania wydatkami znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów. Drobne pomyłki mogą pozostać niezauważone i wpłynąć na raport wydatków. Aby ułatwić pracę zespołowi finansowemu, wdrożenie zautomatyzowanego systemu ograniczy te błędy w ogromnym stopniu, pozostawiając Ci czas na skupienie się na ważniejszych kwestiach, takich jak prognozowanie przyszłych strategii zarządzania wydatkami lub opracowywanie odpowiednich zasad wydatkowania. 

Raportowanie i prognozowanie wydatków

Większość programów do raportowania wydatków i systemów zarządzania wydatkami ma funkcję analityczną, która pomaga śledzić wnioski o zwrot wydatków i analizować trendy.

Analityka może dostarczać informacji na temat przyszłych wydatków, a nawet rekomendować momenty, w których należy dostosować zasady zarządzania wydatkami. W dłuższej perspektywie może to zaoszczędzić Twojej firmie czas, pieniądze i niepotrzebny stres.

Przyjazna obsługa

Pracownicy korzystają z oprogramowania do zarządzania wydatkami, aby przesyłać informacje o swoich wydatkach. Mając to na uwadze, wiele systemów oprogramowania ma zintegrowane funkcje smartfonowe, które pozwalają pracownikom robić zdjęcia paragonów i od razu wprowadzać je do systemu. 

Pracownicy mogą korzystać z firmowych kart kredytowych zintegrowanych z systemem oprogramowania. Tego typu interfejs oprogramowania jest zazwyczaj łatwy w obsłudze, a w jego ramach często dostępne są moduły szkoleniowe i obsługa klienta. 

Podwójna integracja

Wiele systemów zarządzania wydatkami można zintegrować z oprogramowaniem księgowym, dzięki czemu zarządzanie wydatkami staje się jeszcze bardziej uporządkowane i łatwiejsze w obsłudze.

Księgowi nie będą musieli wprowadzać danych dotyczących wydatków. Zamiast tego wszystkie wydatki i paragony będą dostępne na platformie, a zwroty będzie można planować i realizować szybciej. 

Integracja pomaga również freelancerom i firmom świadczącym usługi profesjonalne łatwiej przesyłać wydatki związane z projektami, a także je śledzić i rozliczać bez ryzyka, że zaginą wśród innych spraw.  

Sprawniejszy obieg zatwierdzania

Jeśli chodzi o zatwierdzanie lub odrzucanie wydatku, oprogramowanie do zarządzania wydatkami można skonfigurować tak, aby automatycznie zatwierdzało wydatki i wysyłało powiadomienia do odpowiednich osób zatwierdzających w celu szybszej weryfikacji. Proces ten można zapisać i zastosować do innych kategorii wydatków, skracając czas potrzebny na przesłanie osobie zatwierdzającej odpowiedniego potwierdzenia.

Najważniejsze funkcje oprogramowania do zarządzania wydatkami

• Śledzenie rachunków - Śledź rachunki natychmiast po ich przesłaniu i szybko uzyskuj do nich dostęp w razie potrzeby podczas audytów.
• Funkcje panelu - Ujednolicone panele są łatwo dostępne zarówno dla pracowników, jak i menedżerów, a także ułatwiają księgowym przeprowadzanie audytów wewnętrznych i zewnętrznych.
• Funkcja aparatu smartfona - Umożliwia pracownikom fotografowanie rachunków za pomocą smartfona i natychmiastowe przesyłanie ich do panelu.
• Integracja kart kredytowych - Kieruje firmowe karty kredytowe bezpośrednio do platformy i pozwala pracownikom śledzić wydatki w przyjaznym dla użytkownika panelu.
• Powiadomienia - Powiadamia o zbliżaniu się do limitu wydatków i oznacza wydatki, jeśli nie zostały zweryfikowane.
• Przekazywanie rachunków - Rachunki można szybko przesyłać do menedżerów i osób zatwierdzających w celu weryfikacji, jeśli jest to konieczne.
• Kontrola naruszeń zasad - Analizuje rachunki i dane użytkowników, aby śledzić limity wydatków oraz określać, kiedy wydatek powinien zostać poddany audytowi.
• Dostosowywanie zasad wydatków - zasady można szybko dostosowywać i natychmiast wdrażać.

Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania wydatkami

Skoro znasz już korzyści i najważniejsze funkcje internetowego oprogramowania do zarządzania wydatkami, jak dokładnie sprawdzić, który system jest najlepszy dla Twojej firmy? Oto kilka pytań, które warto sobie zadać przed zakupem tego rodzaju oprogramowania:

W jaki sposób Twoi pracownicy dokonują zakupów?

Jeśli Twoi pracownicy korzystają z osobistych kart kredytowych, potrzebna będzie funkcja fotografowania w aplikacji mobilnej, aby mogli wprowadzać rachunki. Jeśli używane są firmowe karty kredytowe, niezbędne będą funkcje integracji kart kredytowych. Może być również konieczne wdrożenie dodatkowych funkcji bezpieczeństwa na wypadek zgubienia karty lub konieczności przeprowadzenia audytu określonych wydatków. 

Z jakich funkcji zwykle korzystasz w zautomatyzowanym oprogramowaniu do obsługi wydatków?

Przegląd obecnie używanych zautomatyzowanych programów wskaże Ci, jakich funkcji szukać w oprogramowaniu do zarządzania wydatkami. Jeśli na przykład obecne oprogramowanie regularnie wysyła powiadomienia do interesariuszy lub organów, dodanie funkcji powiadomień do platformy do zarządzania wydatkami może być przydatne dla Twojej firmy. 

Jak duża lub mała jest Twoja firma?

W przypadku małej firmy możesz nie potrzebować oprogramowania do zarządzania wydatkami z możliwością podwójnej integracji (z dodatkiem oprogramowania księgowego). W większych firmach niezbędna może być funkcja umożliwiająca freelancerom lub grupom usługowym przesyłanie rachunku potwierdzającego wydatek albo automatyczne wystawianie obciążenia firmie na rzecz zobowiązań.

Weź pod uwagę wielkość swojej firmy. W zależności od charakteru działalności Twoje zasady i integracje mogą już być wdrożone. 

Ile działów współpracuje ze sobą? 

Jeśli regularnie przypisujesz koszty do różnych działów, warto zadbać o dobrą funkcję analityczną, aby uzyskać wgląd w dane oraz odpowiednio rozwijać rozwiązanie i zasady zarządzania wydatkami.

Co sądzisz o oprogramowaniu do zarządzania wydatkami?

Niezależnie od tego, czy jesteś do tego przekonany, zarządzanie wydatkami jest niezbędnym procesem, który często jest pomijany. Może zaoszczędzić Ci czas, pieniądze i nerwy podczas przetwarzania oraz śledzenia wydatków. Co więcej, może pomóc usprawnić systemy zarządzania personelem. 

Nawet jeśli uważasz, że masz już dobry proces, rozważ perspektywę pracowników: 82% firm, które zainwestowały lub planują zainwestować w zarządzanie wydatkami albo oprogramowanie do raportowania wydatków, twierdzi, że robi to, aby ułatwić życie pracownikom i menedżerom.

Niezależnie od tego, czy chcesz uprościć ten proces, czy rozwijać firmę, korzyści płynące z systemów zarządzania wydatkami stają się coraz bardziej widoczne. 
Gotowy, aby się temu przyjrzeć? Sprawdź nasz wybór 10 najlepszych programów do zarządzania wydatkami dla firm w 2022 roku.