Dlaczego inkluzywne spotkania są lepsze (i jak je prowadzić)

Prawda o większości spotkań

Wyobraź sobie spotkanie z tą samą osobą, która zawsze dominuje w rozmowie, realizuje własny plan i nie słucha tego, co mówią inni. 

Czas spotkania dobiega końca albo zostaje przekroczony, ludzie nie są przygotowani do zabrania głosu (ugh, a to naprawdę doprowadza mnie do szału), a agenda albo nie istnieje, albo jest po prostu przeładowana.

Jako uczestnicy spotkań wychodzimy z nich przytłoczeni, zdezorientowani i z poczuciem, że nikt nie odrobił pracy domowej dotyczącej celów spotkania ani potrzeb jego uczestników. 

Nie są produktywne, często panuje na nich chaos, a zazwyczaj zaprasza się niewłaściwe osoby albo brakuje tych właściwych. Odciągają uwagę od ważniejszych spraw lub są zdominowane przez te same osoby, które zajmują cały czas. 

Udział w takich spotkaniach wywołuje u mnie niepokój i sprawia, że jestem zbyt sfrustrowana, by zabrać głos i zadawać pytania, szczególnie podczas większych spotkań wirtualnych (nie wiem, jak ty, ale gdybym już nigdy nie miała spędzić ani sekundy na Zoomie, to i tak byłoby to dla mnie za wcześnie). 

Może to kontrowersyjne stwierdzenie, ale uważam, że spotkania powinny być korzystne dla ich uczestników. Szaleństwo, prawda? 

Prawda jest taka, że w głębi duszy wszyscy uwielbiamy spotkania! Muszą tylko być włączające!

Co sprawia, że spotkanie jest włączające?

Włączające spotkanie to takie, podczas którego zróżnicowana grupa osób czuje, że jest dostrzegana, reprezentowana, szanowana i doceniana podczas wspólnej pracy w ramach spotkania. 

Po spotkaniu ludzie wychodzą pełni energii, poczucia więzi i motywacji do dalszej pracy. 

Kiedy rozmowy są zrównoważone, moderowane tak, by przebiegały swobodnie, a przede wszystkim gdy okazujemy sobie cierpliwość — ludzie czują, że są słuchani i rozumiani oraz że ich czas jest ceniony.

To znak rozpoznawczy włączających spotkań, które nie powstają przypadkiem. Aby prowadzić włączające spotkanie, trzeba je wcześniej zaplanować, wiedzieć, jak zarządzać czasem, zadbać o równy udział wszystkich osób, a przede wszystkim skutecznie pomóc grupie przetworzyć treści omawiane podczas spotkania, tak aby wszyscy mieli wspólne zrozumienie sytuacji i mogli czerpać korzyści z uczestnictwa.

Trudność polega na tym, że choć włączenie można mierzyć za pomocą platform badających doświadczenia pracowników, takich jak Aleria czy Culture Amp, prowadzenie szczerych rozmów na żywo — w grupie lub indywidualnie z zespołem — może nie przynieść najbardziej dokładnych ani szczerych odpowiedzi. 

Jeśli dopiero zaczynasz myśleć o tym, jak sprawić, by twoje spotkania były włączające, najpierw możesz potrzebować popracować nad sobą, zanim bezpośrednio zapytasz ludzi o ich doświadczenia.  

Oto od czego możesz zacząć. 

Kluczowe elementy włączającego spotkania 

Świadomość

Prowadzenie włączających spotkań wymaga jednak czegoś więcej niż dobrych intencji, choć właśnie od nich się zaczyna. Musisz zwracać uwagę na używany język, na to, kto uczestniczy w spotkaniu, kogo na nim nie ma, a powinien być, oraz jakie informacje są potrzebne uczestnikom, aby mogli odnieść korzyści ze spotkania. 

Częstym przykładem jest zwracanie się do ludzi słowem „chłopaki”. Nie każdy identyfikuje się jako chłopak. 

Człowieczeństwo

Jeśli jesteś podobna do mnie, zwykle unikasz niezręcznych pogawędek, które mają miejsce podczas pierwszych 3 minut każdego spotkania. Nie chodzi o to, że chcę unikać rozmów z obecnymi tam ludźmi, po prostu nie znoszę ciągłego rozmawiania o pogodzie ani o czyjejś nowej fryzurze. 

Kiedyś uczestniczyłam w serii spotkań, podczas których — zupełnym przypadkiem — za każdym razem inna osoba komentowała fryzurę tej samej osoby na początku każdego spotkania, w którym przez cały tydzień uczestniczyłyśmy zarówno ja, jak i osoba z tą fryzurą. Po piątym spotkaniu, podczas którego nowa osoba po raz piąty skomentowała fryzurę Jennie, zaczęłam wierzyć, że znajduję się w jakiejś symulacji. 

Istnieje wiele innych sposobów, abyśmy jako ludzie nawiązywali głębokie relacje, a inkluzywne spotkania polegają właśnie na znajdowaniu sposobów, by to robić (poza komentowaniem włosów, wyglądu czy pogody). Oto 5 sposobów na lepszą rozmowę towarzyską (bez rozmawiania o pogodzie).

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dostępność

Nie wszyscy uczymy się i przetwarzamy informacje w taki sam sposób. Liderzy i menedżerowie stawiający na inkluzywność biorą to pod uwagę podczas przedstawiania aktualizacji, ogłaszania informacji, zarządzania zmianą i rozwiązywania problemów ze swoimi zespołami. 

Wymaga to poświęcenia czasu na poznanie swojego zespołu (spotkania indywidualne, kwestionariusze lub oceny dobrze się do tego nadają), aby uwzględnić różnice w zdolnościach, neuroróżnorodności i stylach uczenia się, co jest niezbędne do zapewnienia inkluzywności spotkań. 

Możesz również zainteresować się specjalistycznym szkoleniem DEI.

Widoczność

Spotkania powinny być okazją dla członków zespołu do zabrania głosu, wzajemnego wspierania się i proszenia o pomoc. Zadbaj o równomierne możliwości zapewnienia tej widoczności członkom zespołu, gdy wszyscy znajdują się w tej samej przestrzeni. 

Wprowadź w życie swoje oświadczenie dotyczące różnorodności 

Tradycyjne formaty spotkań koncentrują się na osobach ekstrawertycznych, neurotypowych i należących do grup systemowo dominujących. 

Jak wiesz, istnieje nieskończenie wiele sposobów, na jakie ludzie mogą się różnić: pochodzenie społeczno-ekonomiczne, poziom wykształcenia, rasa, orientacja seksualna, płeć, religia, przynależność polityczna, style uczenia się, neuroróżnorodność, zakres sprawności fizycznej, umysłowej i emocjonalnej, cechy osobowości, dziedzictwo kulturowe czy introwertyzm lub ekstrawertyzm. Lista jest długa. 

Jeśli Twoja organizacja ma oświadczenie dotyczące różnorodności, w którym deklaruje, że „celebruje różnorodność”, ale nie uwzględnia tego, jak ludzie współpracują, i nie odchodzi od tych tradycyjnych i opresyjnych formatów spotkań, to nie realizujesz jego założeń. 

W świecie, w którym wyraża się wartość naszych różnic, priorytetowe traktowanie inkluzywnych spotkań przekłada się na praktyczne działania. 

Jak prowadzić inkluzywne spotkania

Pamiętaj: inkluzywne spotkania to spotkania dobrze prowadzone. Dobry moderator potrafi zmienić bezcelowe spotkanie w produktywne, uczestników, którzy nie wiedzą, co się dzieje, w osoby zaangażowane, a budzący obawy projekt w zrealizowane przedsięwzięcie. 

Każda osoba prowadząca zorganizowaną grupę ludzi w kierunku wspólnego celu pełni funkcję moderatora i może rozwijać umiejętności moderowania. 

To menedżer zespołu zwołuje spotkanie, aby przekazać informacje o tym, kiedy klienci mogą spodziewać się premiery nowego produktu, i upewnia się, że wszyscy rozumieją plan komunikacji.

To kierownik projektu dba o to, aby wszyscy byli na bieżąco z harmonogramem, zmianami i przeszkodami. 

Poza pracą znasz tę osobę, która planuje, łączy ludzi, a do tego po prostu dobrze słucha? Właśnie na tym polega moderowanie. Lubimy takie osoby, prawda?

Każdy moderator ma inny styl, a każda grupa będzie miała inną dynamikę. To właśnie sprawia, że moderowanie jest tak ekscytujące. Doświadczony moderator dostosowuje się do potrzeb grupy. Potrafi zachęcić ludzi do rozmowy. Wie, jak rozpoznać określone osobowości, opinie i wrażliwość, które mogą występować w grupie. 

Ale czym dokładnie jest moderowanie? 

Moderowanie polega na zapewnieniu niezbędnych zasobów, informacji i wsparcia, aby osoby uczące się lub uczestnicy mogli wykonać zadanie.

Brzmi jak nauczanie, prawda?

Moderowanie różni się od nauczania, choć te role się wzajemnie nie wykluczają. Nauczyciele pomagają uczniom zdobywać nowe umiejętności lub wiedzę, przekazując im informacje na określony temat. Na końcu pojawia się mierzalny wynik, taki jak ocena. Nauczyciele zazwyczaj są ekspertami w danej dziedzinie i zwykle znają wszystkie właściwe odpowiedzi. 

Moderatorzy pomagają uczestnikom w ich doświadczeniu związanym ze spotkaniem, kierując całym procesem. Dobrzy moderatorzy wiedzą, że chodzi w mniejszym stopniu o nich, a w większym o grupę, dzięki czemu tworzą inkluzywne środowisko. Zadają właściwe pytania, aby pomóc ludziom samodzielnie dokonywać odkryć, i wydobywają mądrość drzemiącą w osobach obecnych na sali. 

A teraz: w jakich konkretnych momentach możemy stwierdzić, że trwa moderowanie?

Dzieje się tak, gdy szef na początku spotkania prosi wszystkich, aby podzielili się tym, jak się mają lub na czym indywidualnie się koncentrują, aby dać każdej osobie uczestniczącej w spotkaniu szansę na zabranie głosu. 

Ma to miejsce wtedy, gdy uczestnicy prowadzą otwartą dyskusję podczas sesji szkoleniowej, a osoba prowadząca buduje wspólny motyw na podstawie tego, czym się dzielą, aby kształtować bezpieczeństwo psychologiczne i poczucie przynależności. 

Ma to miejsce podczas sesji burzy mózgów, gdy pomysły są zbierane w uporządkowany sposób, a osoba prowadząca wyznacza osobę sporządzającą notatki, aby zapisywała pomysły, przydziela komuś zadanie odpowiadania w oknie czatu i rotuje tymi rolami, aby zachęcać do zrównoważonego udziału.

Przyjrzyjmy się 5 naszym ulubionym technikom facylitacji, które pomagają prowadzić bardziej inkluzywne spotkania. 

1. Ustal zasady wspólnoty 

Zasady wspólnoty to zestaw podstawowych reguł, których przestrzegania oczekuje się od uczestników. Mogą przyjąć formę żywego dokumentu, który można modyfikować w trakcie długoterminowego cyklu spotkań. 

Celem jest stworzenie otwartej i inkluzywnej przestrzeni, w której każda osoba czuje się bezpieczna, zauważona i wysłuchana. Gdy oczekiwania wobec grupy są jasno określone i widoczne dla wszystkich, ludzie mogą łatwiej zaufać, że będą szanowani i że mogą otwarcie dzielić się swoimi przemyśleniami podczas spotkania.

2. Rundy sprawdzające 

Rundy sprawdzające to prosty i naturalny sposób na budowanie inkluzywnych relacji międzyludzkich. Mogą dotyczyć pracy lub spraw niezwiązanych z pracą, zwykle odbywają się na początku spotkania, gdy wszyscy już przybędą, i najlepiej sprawdzają się w mniejszych grupach liczących mniej niż 10 osób. 

Osoba prowadząca poprosi grupę, aby po kolei odpowiedziała na proste pytanie, takie jak „jak się dziś masz?” albo „w czym potrzebujesz wsparcia?”. Jeśli uczestnicy się nie znają, jest to doskonała okazja, aby każdy przedstawił swoje imię i powiedział coś wyjątkowego na swój temat. 

Ponieważ facylitacja opiera się na relacjach międzyludzkich, zapewnienie wszystkim okazji do wzajemnego poznania się (jeśli jeszcze się nie znają) ma kluczowe znaczenie.

3. Wspólnie omów agendę i oczekiwane rezultaty, razem 

To takie proste, a jednak często pomijane — przygotowanie odpowiedniej agendy, którą uczestnicy mogą zobaczyć przed rozpoczęciem spotkania, jest niezwykle ważne. Dzięki temu każdy może się przygotować i wie, czego się od niego oczekuje. Jeszcze lepiej: poproś uczestników o opinie z wyprzedzeniem. 

Poproszenie o opinie przed spotkaniem daje ludziom możliwość zastanowienia się nad pytaniami, które chcą zadać, dzięki czemu mogą przyjść gotowi na wysłuchanie omawianych treści. 

Pamiętaj, że ludzie nie mogą jednocześnie słuchać tego, co jest mówione, i wymyślać pytań. Jeśli przewidziałeś czas na pytania pod koniec spotkania, uszanuj tę przestrzeń. Nie spiesz się z zakończeniem spotkania tylko dlatego, że pojawiło się kilka chwil ciszy. Cisza oznacza, że ludzie myślą, zanim się odezwą, a to dobrze.

4. Dwuminutowe 360 

Jest to technika, która daje uczestnikom możliwość zatrzymania się i zastanowienia nad tym, co zostało powiedziane, a także okazję do wypowiedzenia się na głos. Podczas wypowiedzi uczestnicy mogą zadać pytanie, przedstawić spostrzeżenie lub w inny sposób werbalnie przetworzyć treść spotkania. Nazywamy to dwuminutowym 360, ponieważ dokładnie na tym polega. 

1) Zatrzymaj się na pełne dwie minuty cichej refleksji. 

2) Przejdź po kolei przez całą salę, dając każdemu możliwość zabrania głosu. 

Na początku może się to wydawać zupełnie dziwne i niezręczne (w naszym społeczeństwie cisza jest niekomfortowa), ale może być skutecznym i prostym sposobem na budowanie różnorodności i inkluzji podczas spotkań.

Szczególnie podczas ważnego ogłoszenia, dużej zmiany procesu, szkolenia produktowego lub przekazywania innych istotnych informacji pokaż uczestnikom, że ich szanujesz, pozwalając im zastanowić się nad tym, czym się z nimi dzielisz, i odpowiedzieć na bieżąco. 

5. Zrób miejsce dla innych

Obowiązkiem osoby prowadzącej jest zapewnienie każdemu równych możliwości udziału w spotkaniu. Zwracaj uwagę na to, kto zadaje pytania, kto mówi najwięcej, a kto pozostaje cicho. 

Jeśli odbywa się wspólna dyskusja, upewnij się, że nie zgadujesz ani nie pytasz, kto jeszcze powinien zabrać głos. To bardzo prosty sposób na pokazanie, że jesteś świadomy potrzeb grupy, co ma kluczowe znaczenie w facylitacji. 

Pamiętaj, że najważniejsze rzeczy, które trzeba powiedzieć, nie zawsze są wypowiadane przez osoby mówiące najwięcej. Zrób miejsce dla innych. 

Spotkania hybrydowe i wirtualne

W przypadku formatów spotkań hybrydowych i wirtualnych trzeba jednak wziąć pod uwagę więcej kwestii, ponieważ, jak widzieliśmy, wszystko sprowadza się do uważności, człowieczeństwa, dostępności i widoczności. 

Działaj świadomie

Jasno określ i zakomunikuj swój cel, jakim jest zapewnienie włączenia uczestników zdalnych. To takie proste, a jednak rzadko się o tym mówi. Poinformuj osoby prowadzące, że spotkanie ma charakter hybrydowy i że powinny odpowiednio przeprowadzić swoje prezentacje.

Wykorzystaj technologię na swoją korzyść

Kanały czatu mogą być świetnym dodatkiem do spotkań, jeśli są odpowiednio wykorzystywane. Uczestnicy zdalni mają więcej możliwości sformułowania pytania lub komentarza na czacie, co może być trudniejsze podczas spotkania stacjonarnego.

Ponadto narzędzia takie jak Equal Time mogą pomóc śledzić, jak długo mówi każda osoba, aby upewnić się, że różni uczestnicy mają możliwość zabrania głosu. 

More Articles

• 15 najlepszych certyfikatów DEI 2026

Oferuj wsparcie i buduj więzi

Zdalne uczestnictwo w spotkaniu hybrydowym może powodować poczucie izolacji. Wyznaczenie osoby kontaktowej, która odpowiada na pytania uczestników wirtualnych i reprezentuje ich interesy, może wiele zmienić.  Pamiętaj, aby robić przerwy i sprawdzać, czy podczas prezentacji ktoś podniósł rękę lub zadał pytanie.

W przypadku większych spotkań, gdy uczestnicy obecni na miejscu mają przerwy między sesjami, spróbuj zapewnić uczestnikom zdalnym możliwość wirtualnego nawiązywania kontaktów lub integracji zespołu. Szybkie nawiązywanie kontaktów to świetny sposób na osiągnięcie tego celu. 

Zadbaj o wyraźny i dostępny dźwięk, obraz oraz informacje o spotkaniu

Zwłaszcza podczas większych spotkań wszystko, co nie jest mówione do mikrofonu, nie będzie słyszalne w internecie. Utrudnia to również ustalenie, kto prowadzi prezentację. Upewnij się, że masz odpowiedni sprzęt audio, i poproś uczestników wirtualnych o opinię na temat jakości dźwięku. 

Użyj cyfrowego narzędzia do planowania wydarzeń, które aktualizuje informacje w czasie rzeczywistym, aby dodawać szczegóły i wszelkie zmiany w agendzie, wyraźnie przedstawiać wszystkich prelegentów oraz informować w zaproszeniach na spotkanie i/lub w agendzie, czego dotyczy dana sesja. Są to również korzyści, jakie można uzyskać dzięki oprogramowaniu do zarządzania spotkaniami.

Moim zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych lub menedżerskich nie powinny już rozpoczynać prezentacji od krytykowania własnych slajdów, zanim zaczną mówić. Daj przykład innym i korzystaj z dobrze uporządkowanych, przyjaznych dla mózgu slajdów, które są dostępne i łatwe do śledzenia. Gwarantuję, że podczas spotkań hybrydowych i wirtualnych będziesz mieć znacznie bardziej zaangażowaną publiczność (ciekawostka: większość osób nie będzie jednocześnie czytać slajdów i słuchać tego, co mówisz). 

Długotrwałe przebywanie przed kamerą jest wyjątkową formą wyczerpania. Ustal zasady określające, kiedy kamera powinna być włączona, a kiedy wyłączona. Zdecydowanie popieram wyłączanie kamery Zoom podczas dużych, hybrydowych spotkań. 

Wzmacniaj głosy uczestników zdalnych

Istnieje stare przekonanie, że osobiste uczestnictwo w dużych spotkaniach zwiększa szanse na awans, dlatego zwróć szczególną uwagę na fakt, że uczestnicy zdalni nie będą tak widoczni w organizacji, jak byliby podczas obecności na miejscu. Jeśli pojawi się okazja, aby nagłośnić pracę uczestnika zdalnego, zrób to!

Kiedyś pracowałam w małej firmie edukacyjnej z siedzibą w Portland w stanie Oregon, która co miesiąc organizowała hybrydowe spotkania w formule „dla całej firmy”, prowadzone przez wiceprezesa ds. ludzi i wyników. 

To spotkanie było prawdziwym skarbem kultury miejsca pracy. Wiceprezeska, wraz z naszą menedżerką HR, bardzo aktywnie tworzyła różne programy mające na celu poprawę doświadczeń pracowników, a organizacja ta na długo przed pandemią COVID doceniała pracowników zdalnych i postrzegała ich jako ogromną szansę na zróżnicowanie zatrudnienia. 

Jeden z moich ulubionych programów, które prowadziła, nosił nazwę „Zauważ coś, powiedz o tym”. Była to okazja do zgłaszania uznania dla dowolnej osoby w organizacji na zasadzie koleżeńskiej. Zgłaszanie takich wyróżnień na piśmie, aby następnie odczytać je wszystkim uczestnikom rozmowy, stało się częścią kultury zespołu. 

Firma zatrudniała mniej niż 80 osób, więc cały proces zajmował około 10 minut, ale był bardzo prostym i przyjemnym sposobem na docenianie konkretnych osiągnięć oraz znaczące nagłaśnianie pracy innych osób każdego miesiąca. 

Wszystko zależy od prowadzenia

Pamiętaj, że inkluzywne spotkania polegają przede wszystkim na zapewnieniu równych i zrównoważonych możliwości uczestnictwa, budowaniu poczucia przynależności oraz wspieraniu bezpieczeństwa psychologicznego, gdy pracujemy razem w grupach. 

Niezależnie od tego, czy prowadzisz rutynowe spotkanie zespołu, sesję burzy mózgów, czy nawet kolejne wydarzenie integracyjne lub spotkanie towarzyskie zespołu, dobre umiejętności facylitacyjne przekładają się na lepszą jakość interakcji, bardziej kreatywne pomysły i silniejsze więzi. 

Chcesz lepiej rozwinąć swoje umiejętności facylitacyjne? Skontaktuj się ze mną na LinkedIn, aby dowiedzieć się więcej, i rozważ udział w jednym z tych kursów zarządzania spotkaniami, które pomogą Ci organizować bardziej efektywne, produktywne i inkluzywne spotkania.

Kilka dodatkowych materiałów, które pomogą Ci tworzyć bardziej inkluzywne miejsca pracy:

• Wspieranie neuroróżnorodności w miejscu pracy: niewykorzystany potencjał
• Jak stworzyć organizację opartą na różnorodności, równości i inkluzywności (z Katie Zink z Social Construct Consulting)
• 3 sposoby wspierania osób z niewidocznymi niepełnosprawnościami w miejscu pracy
• Najlepsze oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych