Jak błędy w weryfikacji przeszłości sabotują udane rekrutacje
Wydaje ci się, że znalazłeś tę właściwą osobę. Jej życiorys wygląda jak marzenie. Odpowiedziała na każde pytanie bezbłędnie. Nawet rozbawiła twojego kierownika ds. operacyjnych — co zdarza się niezwykle rzadko. Przygotowujesz ofertę, ale nagle zaskakuje cię wynik weryfikacji przeszłości. Wyrok skazujący. Z innego stanu. Poważna sprawa.
Zatrzymujesz się. Dział HR również. Nagle nikt nie chce brać odpowiedzialności.
Rezygnujesz z zatrudnienia. Kilka dni później dowiadujesz się, że to nie była ta osoba. Pomyłka. To samo imię i nazwisko, podobna data urodzenia, zupełnie inne życie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Witaj w świecie błędów weryfikacji przeszłości — cichych zabójców karier, o których nikt nie mówi, dopóki ktoś nie straci przez nie kariery albo twoja firma nie zostanie pozwana.
Systemy weryfikacji przeszłości powstały po to, by chronić pracodawców. Kiedy jednak zawodzą, mogą sabotować sam proces, któremu miały służyć.
Skala problemu
Nie ma sensu tego lukrować: liczby wyglądają źle. Według Krajowego Centrum Prawa Konsumenckiego, 1 na 5 weryfikacji przeszłości zawiera błąd, który może przekreślić czyjeś szanse na zatrudnienie.
To nie przypadek. To systemowa porażka. Nie chodzi też o literówki — mówimy o zapieczętowanych aktach, które nigdy nie powinny się pojawić, nieaktualnych zarzutach albo całkowitym pomieszaniu tożsamości, w wyniku którego ktoś zostaje oznaczony jako sprawca przestępstwa, którego nie popełnił.
A teraz dodajmy do tego: 94% pracodawców przeprowadza weryfikację przeszłości w ramach swojego procesu rekrutacji. Polegają przy tym na zewnętrznych dostawcach, z których wielu pobiera dane ze źródeł publicznych, nieaktualizowanych od czasów pierwszego iPhone’a. Rejestry hrabstw. Dane z ubezpieczenia społecznego. Prywatne bazy danych zszyte ze sobą jak potwór Frankensteina złożony z półprawd.
To idealna burza. Próbujesz podejmować szybkie i świadome decyzje. Technologia zapewnia ci szybkość, a nie dokładność. Co się dzieje? Dobry kandydat zostaje odrzucony. Bez wyjaśnienia. Bez ponownego sprawdzenia. Bez pojęcia, dlaczego nagle przestano do niego dzwonić.
Wpływ na pracodawców
Oczywiście dla kandydata to koszmar. Ale nie udawajmy, że pracodawcy wychodzą z tego bez szwanku.
Jeśli popełnisz błąd, narażasz się na realne konsekwencje prawne. Ustawa o uczciwym raportowaniu kredytowym nie tylko sugeruje, by poinformować kandydata — jej wytyczne dotyczące zgodności procesu rekrutacyjnego z przepisami tego wymagają.
Zanim podejmiesz niekorzystne działanie na podstawie weryfikacji przeszłości, musisz przekazać kandydatowi kopię raportu i dać mu czas na zakwestionowanie jego treści. Pomiń ten krok albo źle go przeprowadź, a nagle znajdziesz się po niewłaściwej stronie pozwu.
Potrzebujesz dowodu, że to nie tylko teoria prawna? Biuro Ochrony Finansowej Konsumentów odnotowało w 2022 roku ponad 500 000 skarg związanych z problemami dotyczącymi weryfikacji przeszłości.
Jest jeszcze twoja reputacja. Wystarczy jeden kandydat, który napiętnuje twój wadliwy proces na LinkedInie lub Glassdoorze. Jeden viralowy wpis. Jedna historia o tym, jak twój zespół przestał się do niego odzywać po fałszywym wskazaniu dotyczącym czegoś, co miało zostać marką pracodawcy, którą budujesz, a co zostaje poważnie nadszarpnięte.
Dodaj do tego uprzedzenia rasowe i społeczno-ekonomiczne wpisane w tak wiele z tych błędów, a otrzymasz kryzys DEI na dodatek do koszmaru związanego ze zgodnością z przepisami.
Tracisz zaufanie. Tracisz talenty. Tracisz czas. A wtedy okazuje się, że osoba, którą zatrudniłeś zamiast tamtego kandydata? Wcale nie jest taka idealna.
Jak zminimalizować ryzyko
Nikt w dziale HR nie zgłasza się na ochotnika do roli amatorskiego detektywa. Jeśli jednak polegasz na weryfikacji przeszłości, masz dwie możliwości:
- Zaufać systemowi i modlić się, żeby był dokładny
- Wbudować zabezpieczenia w swój proces, aby błąd kogoś innego nie stał się odpowiedzialnością twojej firmy.
Oto jak zrobić to właściwie.
1. Wybierz wiarygodnego dostawcę weryfikacji przeszłości
Zacznij od dostawcy. Nie wszystkie firmy zajmujące się weryfikacją działają tak samo — niektóre są skrupulatne, a inne traktują dokładność jak luźną sugestię.
Szukaj dostawców lub usług weryfikacji przeszłości pracowników akredytowanych przez Stowarzyszenie Profesjonalnej Weryfikacji Przeszłości (PBSA). Dopytaj o źródła danych, częstotliwość aktualizacji rejestrów oraz to, czy dopasowują dane na podstawie pełnych identyfikatorów, a nie tylko imion, nazwisk i dat urodzenia. Jeśli odpowiedzi są niejasne, znajdź innego dostawcę.
2. Uzyskaj od kandydatów jasną pisemną zgodę
Zanim cokolwiek sprawdzisz, uzyskaj pisemną zgodę kandydata. Nie tylko zaznaczenie pola wyboru, lecz prawdziwą, podpisaną zgodę. Wyjaśnij, co sprawdzasz, dlaczego to robisz i jak te informacje zostaną wykorzystane. Przejrzystość na tym etapie to nie tylko kwestia etyki — wymaga jej również prawo.
3. Przemyśl, jakie dane gromadzisz
Niektóre podania o pracę nadal wymagają od kandydatów podania pełnych adresów i dokładnych dat poprzedniego zatrudnienia, aż do konkretnego dnia. To przesada i stwarza pole do niespójności.
Na potrzeby weryfikacji przeszłości zawodowej zazwyczaj wystarczy miesiąc i rok zatrudnienia. Im bardziej szczegółowe są dane, tym większe prawdopodobieństwo, że zostaną pomieszane, a wtedy weryfikacja przeszłości zaczyna wskazywać niewłaściwą osobę.
4. Komunikuj, gdy coś jest nie tak, i sprawdzaj krytycznie.
Jeśli coś wygląda podejrzanie — na przykład obciążenie w stanie, w którym kandydat nigdy nie mieszkał — zadawaj pytania. Nie zakładaj, że raport jest niepodważalny. Zdziwiłbyś się, ilu solidnych kandydatów ucierpiało z powodu cudzej kartoteki karnej tylko dlatego, że mieli takie samo nazwisko i rok urodzenia.
Jeśli w raporcie z weryfikacji przeszłości pojawi się coś nieoczekiwanego, nie ignoruj kandydata. Porozmawiaj z nim otwarcie. Poinformuj go, co zostało oznaczone i że ma prawo odpowiedzieć. Zaskakująco wielu pracodawców pomija ten etap, a właśnie tak dochodzi do pozwów.
5. Przestrzegaj zasad FCRA dotyczących zawiadomienia przed podjęciem negatywnej decyzji i zawiadomienia o negatywnej decyzji
Zgodnie z ustawą o uczciwym raportowaniu kredytowym masz prawny obowiązek wysłać zawiadomienie o zamiarze podjęcia negatywnej decyzji przed podjęciem ostatecznej decyzji na podstawie weryfikacji przeszłości. Oznacza to udostępnienie raportu i danie kandydatowi możliwości zakwestionowania jego treści.
Jeśli mimo to zdecydujesz się odrzucić kandydata, wymagane jest zawiadomienie o podjęciu negatywnej decyzji. Bez skrótów. Bez wyjątków.
6. Daj kandydatom czas na zakwestionowanie informacji
Ustal rozsądny termin — powiedzmy 7 dni roboczych — na odpowiedź kandydatów w sprawie błędów w weryfikacji przeszłości. Określ to oczekiwanie na wczesnym etapie i trzymaj się go. Jeśli ktoś potrzebuje więcej czasu na zebranie dokumentów, zachowaj elastyczność. Pośpiech na tym etapie może prowadzić do złych decyzji i negatywnego rozgłosu.
7. Skieruj poszkodowanych kandydatów po pomoc prawną
Jeśli kandydat wskaże błąd i poprze to dokumentacją, nie wzruszaj tylko ramionami i nie przechodź dalej. Miej przygotowany plan.
Rozważ współpracę z rzecznikiem prawnym, który może pomóc kandydatom zakwestionować błędne informacje i chronić ich prawa. Nie tylko postępujesz właściwie, ale przy okazji zmniejszasz ryzyko prawne swojej firmy.
Wspieranie kandydatów w przypadku błędów
To właśnie odróżnia dobre firmy od świetnych.
Kiedy weryfikacja przeszłości komplikuje proces, większość pracodawców zamiera. Nie chcą zostać pozwani, więc dla bezpieczeństwa nic nie mówią, nie podają żadnego kontekstu i pozwalają, by system po cichu odrzucił kandydata.
To tchórzostwo ubrane w zgodność z przepisami.
Kandydaci potrzebują — szczególnie jeśli zostali oznaczeni z powodu czegoś, co nie ma sensu — uczciwej szansy na oczyszczenie swojego imienia. Oznacza to przejrzystość. Oznacza przekazanie im raportu, właściwego zawiadomienia i wystarczającej ilości czasu na naprawienie sytuacji, zanim utracą swoją szansę. Z prawnego punktu widzenia jest to wymagane. Z etycznego — to absolutne minimum.
Chcesz pójść dalej? Nawiąż współpracę z prawnikami, którzy znają ustawę o uczciwym raportowaniu kredytowym. Udostępniaj materiały lub kieruj kandydatów do odpowiednich osób. Buduj relacje z kancelariami lub organizacjami non-profit, które pomagają ludziom kwestionować fałszywe informacje w rejestrach.
Nie chodzi tylko o zachowanie twarzy, ale o budowanie zaufania do procesu rekrutacji, zwłaszcza wśród społeczności, które w przeszłości ucierpiały z powodu wadliwych systemów.
Rzeczywistość może być dla niektórych niewygodna, ale tak właśnie jest: nie tylko zatrudniasz pracowników — decydujesz, czyja historia otrzyma szansę, by potoczyć się dalej.
Jeśli polegasz na wadliwych danych przy podejmowaniu takich decyzji, nie przewodzisz. Zlecasz swój osąd algorytmowi.
Dokładność to kwestia dotycząca ludzi
Lubimy udawać, że weryfikacja przeszłości jest czysta, obiektywna i neutralna. Tak nie jest. To bazy danych tworzone przez niedoskonałych ludzi, zasilane przez przestarzałe systemy i interpretowane przez oprogramowanie, które nie potrafi odróżnić twojej firmy — ani kandydata — od dziury w ziemi.
Błędy się zdarzają. Jednak to, co robisz, gdy się pojawiają, definiuje twoją uczciwość jako pracodawcy.
Chcesz dobrze zatrudniać? W takim razie tak też przewodź. Przyglądaj się dokładniej. Zadawaj pytania. A kiedy ktoś zostanie oznaczony z powodu czegoś, co wydaje się niewłaściwe, zatrzymaj się na chwilę przed podjęciem ostatecznej decyzji. Za każdym raportem stoi bowiem prawdziwa osoba, a czasami system całkowicie się myli.
Co dalej?
Chcesz otrzymywać więcej porad i spostrzeżeń ekspertów? Zapisz się do biuletynu People Managing People, aby otrzymywać analizę najnowszych trendów i technologii bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą.
