Jak stworzyć program stażowy w 9 krokach

Czym jest staż?

Staż to zorganizowane doświadczenie zawodowe oferowane przez organizację studentom lub niedawnym absolwentom, aby zapewnić im praktyczny kontakt z konkretną branżą lub dziedziną.

Staż może być wykonywany w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin i zazwyczaj trwa przez określony czas — od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Zapewnia stażyście możliwość wykorzystania wiedzy akademickiej w rzeczywistych warunkach, rozwijania umiejętności zawodowych i zdobywania cennych informacji na temat wybranej ścieżki kariery. Staże często obejmują mentoring, szkolenia oraz możliwość pracy nad rzeczywistymi projektami, dzięki czemu stanowią istotny krok w kierunku przyszłego zatrudnienia.

Dla pracodawców staże są sposobem na identyfikowanie i rozwijanie potencjalnych talentów, a także wprowadzanie do miejsca pracy świeżych perspektyw i innowacyjnych pomysłów.

Udział w warsztatach HR poświęconych rekrutacji może pomóc zespołom HR w tworzeniu programów stażowych, które przyciągają i rozwijają przyszłe talenty. Warsztaty podczas konwencji i innych wydarzeń często obejmują dyskusje na temat tworzenia programów stażowych zapewniających obopólne korzyści stażystom i firmom.

Płatne czy bezpłatne staże?

Podczas tworzenia programu stażowego jedną z kluczowych kwestii jest decyzja, czy oferować płatne, czy bezpłatne staże.

Płatne staże są zazwyczaj bardziej atrakcyjne dla kandydatów, ponieważ zapewniają wynagrodzenie za wykonaną pracę. Pomagają zagwarantować dostępność stażu dla szerszego grona kandydatów, w tym dla osób, których nie stać na pracę bez wynagrodzenia.

Z drugiej strony bezpłatne staże również mogą być wartościowe, szczególnie jeśli oferują istotne doświadczenia edukacyjne, możliwości nawiązywania kontaktów i zaliczenie akademickie.

Należy jednak przestrzegać przepisów prawa pracy i regulacji dotyczących bezpłatnych staży, zapewniając, że główną korzyścią dla stażysty, a nie dla organizacji, jest edukacja.

Ostatecznie oferowanie płatnych staży może zwiększyć atrakcyjność programu i pomóc przyciągnąć zróżnicowaną grupę utalentowanych kandydatów. Badania wskazują, że studenci, którzy odbywają płatne staże, częściej otrzymują oferty pracy i proponuje im się wyższe wynagrodzenie niż osobom, które nie uczestniczyły w stażach lub odbywały staże bezpłatne.  

Ponadto bezpłatne staże mogą utrwalać nierówności systemowe, ponieważ kobiety oraz czarnoskórzy i latynoscy studenci są niedostatecznie reprezentowani wśród osób korzystających z płatnych staży.

Jak stworzyć program stażowy

Zatrudnieni przez Ciebie stażyści częściej pozostają w Twojej organizacji niż absolwenci rozpoczynający karierę zawodową, którzy nie odbyli stażu.

Swoją drogę w obecnej firmie rozpocząłem jako stażysta, więc mogę z pierwszej ręki potwierdzić skuteczność tych programów. Oto dziewięcioetapowe podejście do stworzenia takiego programu.

Krok 1: Określ cele i założenia 

Wszystkie działania związane z zasobami ludzkimi muszą być celowo dopasowane, aby umożliwić realizację strategicznych priorytetów organizacji.  

Program stażowy nie jest wyjątkiem, dlatego pierwszym krokiem podczas jego tworzenia powinno być określenie jego celów i założeń oraz świadome zaplanowanie sposobu, w jaki będzie wspierać ogólną strategię biznesową.

Zachęcam do wyznaczenia znaczących wskaźników KPI, które pozwolą Ci śledzić postępy w realizacji celów, podejmować decyzje na podstawie danych i upewnić się, że skutecznie przyczyniasz się do realizacji krótko- i długoterminowych celów organizacji.  

Krok 2: Zaprojektuj program 

Projekt programu stanowi zasadniczo ramy, w ramach których zrealizujesz określone wcześniej cele.

Przede wszystkim zaczyna się to od planowania zatrudnienia. Jakiej liczby i jakości talentów będziesz potrzebować w przyszłości na różnych stanowiskach, aby osiągnąć cele organizacji?

Musisz odpowiednio obsadzić program stażowy, aby sprostać przyszłym potrzebom rekrutacyjnym. 

Może to oznaczać konieczność pewnego zawężenia rodzajów stanowisk, na które prowadzisz rekrutację.

Jeśli na przykład rośnie zapotrzebowanie w zespołach technicznych, ale nie w dziale finansowym, rozsądne będzie oferowanie staży związanych z technologią zamiast staży w finansach.  

Wiedza o tym, jakich talentów będziesz potrzebować, pozwala rozpocząć określanie zadań, które będą wykonywać stażyści. 

Dobrze przygotowane opisy stanowisk pomagają zdefiniować role i obowiązki, a także opracować strategię wynagrodzeń i świadczeń dla stanowisk stażowych.  

Oczekiwania związane z rolami — zarówno w trakcie programu stażowego, jak i po jego zakończeniu — powinny być wykorzystywane do określenia odpowiedniego wynagrodzenia potrzebnego do przyciągania i zatrzymywania najlepszych talentów w ramach programów stażowych oraz rekrutacji młodszych pracowników.  

Na koniec, projektując program, zalecałbym opracowanie solidnej strategii oceny, która będzie powiązana z założeniami i celami programu.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Elementy oceny, które należy wziąć pod uwagę:

• Zadowolenie stażystów i ich menedżerów z programu
• Wskaźniki zatrudnienia po zakończeniu programu
• Utrzymanie zatrudnienia i zaangażowanie zatrudnionych stażystów w czasie.  

Krok 3: Zaprojektuj doświadczenie stażysty 

Po utworzeniu ogólnej struktury doświadczenia stażysty nadszedł czas, aby zaprojektować i udokumentować rzeczywiste doświadczenia, które będą udziałem stażystów podczas programu stażowego. 

Ważne decyzje, które należy uzgodnić, obejmują:

• Jak długo będzie trwał staż? 
• Jakie są ogólne cele edukacyjne oraz wspierające je doświadczenia edukacyjne w ramach programu stażowego? 
• Jakich doświadczeń oczekujesz, że stażysta nabędzie we współpracy z menedżerem zespołu, który go zatrudnił, i zespołem?
• Jakich doświadczeń oczekujesz, że nabędzie jako członek grupy stażystów?
• Jakie możliwości nawiązywania kontaktów i kontaktu z kadrą kierowniczą zostaną zapewnione stażystom?
• W jaki sposób należy zapewniać danej osobie coaching i informacje zwrotne? 

Moim zdaniem program stażowy powinien obejmować odpowiednią równowagę między doświadczeniami całej grupy stażystów a doświadczeniem zawodowym zdobywanym w ramach współpracy z menedżerem i zespołem.

Doświadczenia grupowe mogą obejmować ćwiczenia integracyjne, moduły pozwalające lepiej poznać różne obszary działalności firmy oraz działania na rzecz społeczności.

Krok 4: Zarządzanie zasobami programu stażowego 

Po opracowaniu projektu programu zalecałbym uwzględnienie zarządzania zasobami potrzebnymi do jego realizacji.

W zależności od wielkości i zakresu programu należy zadbać o odpowiednią strukturę wsparcia, która pozwoli zarządzać programem obecnie i w przyszłości.

Mniejszy program może wymagać jedynie koordynatora stażu. Większe programy mogą wymagać całego zespołu ds. relacji z uczelniami, który będzie zarządzał szerokim zakresem doświadczeń oferowanych w ramach programu stażowego.  

Należy również zadbać o wystarczającą liczbę menedżerów stażystów, aby zapewnić wsparcie odpowiedniej liczbie zatrudnianych stażystów.

Menedżerowie stażystów muszą dysponować odpowiednią ilością czasu i zasobów, aby zapewnić stażystom coaching, rozwój i wsparcie niezbędne do osiągnięcia sukcesu.  

Pamiętaj, że stażyści prawdopodobnie będą potrzebować znacznie większego wsparcia niż bardziej doświadczony współpracownik, aby odnieść sukces.

Odpowiednio wdroż menedżerów stażystów do programu, przedstaw im konkretne oczekiwania związane z ich rolą i zapewnij im narzędzia oraz zasoby potrzebne do stworzenia najlepszego możliwego doświadczenia dla rozpoczynających stażystów.

Krok 5: Opracuj i zrealizuj strategię rekrutacji oraz relacji z uczelniami 

Stworzenie strategii marketingowej, która pozwoli dotrzeć do kandydatów na staż tam, gdzie się znajdują, ma kluczowe znaczenie. Dwa obszary, na których zalecam się skupić, to uczelnie i media społecznościowe.  

Budowanie na LinkedIn marki organizacji zatrudniającej osoby na początku kariery to świetny sposób na przyciągnięcie talentów z pokolenia Z. TikTok i inne platformy mediów społecznościowych są coraz częściej wykorzystywane jako narzędzia rekrutacyjne.

Budowanie relacji z konkretnymi uczelniami to kolejny skuteczny sposób na tworzenie źródeł talentów dla organizacji oraz umożliwia obecność na kampusie, aby spotykać się z kandydatami na staż i ich pozyskiwać. 

Warto budować relacje z uczelniami oferującymi kierunki związane z potrzebami rekrutacyjnymi i mogącymi zapewnić wystarczającą liczbę talentów odpowiadających potrzebom organizacji.

Ponadto można nawiązać współpracę z uczelniami, które pomogą realizować cele związane z rekrutacją różnorodnych pracowników.  

Coraz częściej stosowanym podejściem jest bezpośrednia współpraca z uczelniami kształcącymi zróżnicowane grupy studentów, takimi jak uczelnie obsługujące studentów pochodzenia latynoamerykańskiego (HSIs) lub historycznie czarne uczelnie (HBCUs), które kształcą osoby specjalizujące się w obszarach, w których planujesz rekrutację.  

Pozwala to stworzyć bazę zróżnicowanych talentów na początku kariery i przez wiele kolejnych lat kształtować strukturę zatrudnienia.  

Krok 6: Selekcja i rozmowy kwalifikacyjne 

Chociaż nie chcesz, aby proces rekrutacyjny był nadmiernie uciążliwy, zalecałbym przeprowadzenie co najmniej dwóch rund rozmów kwalifikacyjnych oraz korzystanie z tego samego oprogramowania rekrutacyjnego, przez które przechodzą zwykli kandydaci.

Pierwsza runda powinna być przeprowadzona centralnie przez zespół ds. pozyskiwania talentów lub zarządzania programem stażowym.

Ten początkowy etap rozmów kwalifikacyjnych ma na celu upewnienie się, że kandydaci przekazywani osobom odpowiedzialnym za zatrudnianie stażystów zostali dokładnie zweryfikowani, spełniają wymagania określone w ogłoszeniu o pracę oraz odpowiadają przyszłym potrzebom organizacji w zakresie zatrudnienia.

Po zweryfikowaniu początkowej puli talentów możesz przekazać zakwalifikowanych kandydatów do drugiego etapu, w którym spotkają się z osobami zarządzającymi ich stażem. 

Jak wspomniano wcześniej, zapewnienie menedżerom stażystów narzędzi i wsparcia, których będą potrzebować, ma kluczowe znaczenie dla powodzenia programu.  

Jednym z kluczowych zasobów wsparcia, który zalecam, jest przewodnik po rozmowie kwalifikacyjnej. Pomaga on upewnić się, że kandydaci są oceniani na podstawie tego samego zestawu pytań i kryteriów oceny, co prowadzi do bardziej obiektywnej oceny talentów oraz większej zgodności z przepisami prawa, ograniczając ryzyko dyskryminacji lub niedozwolonych praktyk podczas rozmów kwalifikacyjnych.

Po zweryfikowaniu kandydatów przez menedżerów ds. zatrudnienia zespół ds. pozyskiwania talentów może przedstawić oferty i sfinalizować zatrudnienie stażystów. 

Krok 7: Przyjmij stażystów i doprowadź ich do ukończenia stażu 

Przyjęcie stażystów to etap, na którym widzisz efekty całej swojej ciężkiej pracy. Jeśli dobrze się przygotujesz, będzie to najprostszy i najłatwiejszy etap całego procesu.  

Jednym z najważniejszych elementów przyjęcia stażystów jest ich orientacja oraz proces wdrożenia.

Kompleksowa orientacja pomaga im zapoznać się z kulturą i zasadami obowiązującymi w firmie oraz poznać kluczowych członków zespołu (np. zespół programu stażowego, osobę odpowiedzialną za ich zatrudnienie i inne struktury wsparcia).

W trakcie stażu powinni uczestniczyć w odpowiednio zrównoważonym połączeniu aktywności programowych i grupowych, a także wykonywać zadania w zespole swojego menedżera.  

Za pośrednictwem obu tych kanałów musisz zadbać o to, aby otrzymywali wystarczające możliwości rozwoju zawodowego (np. warsztaty, szkolenia i dostęp do możliwości nauki online), informacje zwrotne dotyczące wyników i rozwoju oraz kluczowe możliwości nawiązywania kontaktów — zarówno z innymi stażystami, jak i ze współpracownikami oraz liderami w całej organizacji.

Nadal czerpię korzyści z relacji nawiązanych podczas stażu wiele lat temu i uważam, że networking jest jednym z głównych mechanizmów, za pomocą których można wspierać rozwój talentów oraz ich wewnętrzną mobilność.

Krok 8: Przedstaw oferty pracy 

Pod koniec programu stażowego chcesz od razu przejść do etapu składania ofert pracy.  

Program powinien zapewnić Ci solidną ocenę talentów wśród stażystów, a im samym dać wyjątkowy wgląd w możliwości dostępne w Twojej organizacji.

Zachęcam Cię do wyznaczenia celu polegającego na zatrudnieniu co najmniej 65% stażystów po ukończeniu przez nich studiów. Jest to niezbędne, aby uzyskać rzeczywisty zwrot z inwestycji w program stażowy.

Krok 9: Wróć do swoich celów, nie stosuj bezmyślnie zasady „powtórz to samo” 

Zakończenie cyklu stażowego to idealny moment na ponowne przeanalizowanie strategii oceny.  

W trakcie całego procesu, a szczególnie podczas pobytu stażystów w organizacji, powinieneś realizować swoją strategię oceny i gromadzić kluczowe dane, które pomogą w stopniowym projektowaniu programu, aby mieć pewność, że nadal odpowiada on potrzebom biznesowym.  

Rozmowy końcowe są kolejnym doskonałym źródłem danych od stażystów, które mogą pomóc wprowadzić zmiany przed kolejną turą stażystów.

Jednym z poważnych błędów, które obserwuję w projektowaniu programów stażowych, jest bezrefleksyjne powtarzanie ich z roku na rok bez dostosowywania ich do zmieniających się priorytetów strategii dotyczącej talentów.  

Najlepsze praktyki dotyczące programów stażowych

Przyjrzyjmy się najlepszym praktykom, które warto stosować podczas realizacji strategii dotyczącej stażystów.

Zatrudniaj stażystów wcześniej, niż myślisz 

Pozyskiwanie i zatrudnianie najlepszych talentów na początku kariery staje się z każdym rokiem coraz bardziej konkurencyjne, a wczesne rozpoczęcie procesu rekrutacyjnego to świetny sposób na to, aby nie przegapić okazji w obliczu wyścigu o najlepszych stażystów.

Zakładając, że przyjmujesz stażystów na lato, zalecałbym publikowanie ofert i rozpoczęcie pozyskiwania kandydatów na staże już jesienią poprzedniego roku. 

Im wcześniej opublikujesz oferty stażowe i przedstawisz kandydatom oferty pracy, tym lepiej — dzięki temu zwiększysz szanse na pozyskanie konkurencyjnej grupy stażystów rozpoczynających program.  

Silni menedżerowie i mentorzy

Poza podstawową grupą współpracowników zarządzających programem stażowym istnieją dwie kluczowe role, które będą miały ogromny wpływ na doświadczenia stażystów: ich przełożony i mentor. 

Wszyscy słyszeliśmy powiedzenie, że pracownicy „nie odchodzą od złej pracy, lecz od złych szefów”  a badania wykazały, że od 50% do 75% pracowników odchodzi z powodu swojego przełożonego.

Dlatego, aby zachęcić stażystów do pozostania w firmie po ukończeniu studiów, kluczowe jest połączenie ich z przełożonymi, którzy mogą zapewnić im wyjątkowe doświadczenie.  

Zapewnij wartościową pracę

Kluczowym elementem projektu programu stażowego jest zapewnienie stażystom rzeczywistej, wartościowej pracy, która będzie dla nich wyzwaniem i pomoże im rozwijać się zawodowo. 

Motywacja wewnętrzna (motywowanie przez samą aktywność lub pracę) jest istotnym czynnikiem motywującym, szczególnie w przypadku osób na początku kariery.

Stażystom należy zapewnić udział w interesujących i ekscytujących projektach, które będą dla nich wyzwaniem oraz dadzą im możliwość uczenia się od najlepszych i najbardziej utalentowanych osób w firmie. 

Korzyści z firmowego programu stażowego

Mój staż był dla mnie przepustką do organizacji, w której nadal dziś pracuję. 

Relacje, które nawiązałem podczas stażu, miały kluczowe znaczenie dla mojego rozwoju i awansu na stanowisko kierownicze na poziomie dyrektora.

Pracodawcy powinni oferować staże, ponieważ jest to właściwy sposób wspierania kolejnego pokolenia talentów na rynku pracy, ale mogę zapewnić, że korzyści z uruchomienia programu stażowego są zdecydowanie czymś więcej niż tylko działaniem altruistycznym.

Rekrutacja osób na początku kariery

Według National Association of Colleges and Employers 66.4% ofert staży kończy się przekształceniem w ofertę pracy na pełen etat.

To kluczowy kanał pozyskiwania osób na początku kariery oraz doskonała okazja do włączenia kolejnego pokolenia talentów do organizacji.

Wydłużony proces rekrutacyjny

Staże zapewniają pracodawcom dodatkową korzyść w postaci możliwości obserwowania potencjalnych talentów w działaniu przed złożeniem im oferty pracy.

Ponadto badania wykazały, że stażyści, którzy zostają pracownikami, mają o 32% większe prawdopodobieństwo pozostania w firmie niż osoby, które nie odbywały stażu w organizacji, co oznacza, że wzrasta prawdopodobieństwo zatrzymania talentów i ograniczenia dodatkowych kosztów związanych z rotacją pracowników.  

Biorąc pod uwagę, że koszt zastąpienia pracownika wynosi zazwyczaj około 1.5–2 razy więcej niż jego roczne wynagrodzenie, należy postrzegać program stażowy jako opłacalny sposób przyciągania i zatrzymywania osób na początku kariery w organizacji.

Pozytywny rozgłos i budowanie marki

Staże mogą znacząco zwiększyć rozpoznawalność marki i sprawić, że organizacja będzie postrzegana bardziej pozytywnie, co pomoże w rekrutowaniu talentów wykraczających daleko poza grono stażystów. 

Obecność w mediach społecznościowych powinna być ważnym elementem doświadczenia stażowego. Młodsze grupy odbiorców znacznie częściej korzystają z mediów społecznościowych, a stażyści mogą odgrywać istotną rolę jako ambasadorzy marki — zarówno w internecie, jak i na uczelniach.

Wspiera działania DEIB

Dobrze skonstruowany program stażowy może być głównym narzędziem wspierającym działania DEIB.  

Pozyskanie zróżnicowanej grupy stażystów umożliwia włączenie do organizacji zróżnicowanej grupy osób na początku kariery i rozpoczęcie budowania puli talentów.

Ponadto dane dotyczące niedawnych absolwentów pokazują, że luka płacowa między kobietami a mężczyznami się pogłębia: absolwentki zarabiają zaledwie 72 centy na każdego dolara zarabianego przez ich kolegów (w ostatnich latach było to 81 centów na dolara). 

Celowe działania na rzecz wspierania i zatrudniania kobiet na sprawiedliwych zasadach podczas stażu mogą mieć długotrwały wpływ na zmniejszanie luki w równości wynagrodzeń kobiet oraz zapewnianie współpracownicom warunków do długoterminowego sukcesu.

Programy stażowe pomogą ci wygrać wojnę o talenty

Czy Twoja firma jest przygotowana na starzejącą się siłę roboczą?

Staże to opłacalny sposób na pozyskanie do organizacji wysoko zweryfikowanych talentów, które z większym prawdopodobieństwem pozostaną w niej na dłużej.

Są również świetnym rozwiązaniem dla marki pracodawcy i działań na rzecz różnorodności, równości i inkluzywności (DEI).

Zachęcam Cię do zastanowienia się nad sposobami dalszego koncentrowania się na zaangażowaniu i zatrzymaniu absolwentów staży, gdy dołączą do Twojej kadry.

Twoi byli stażyści są przyszłością Twojej organizacji, dlatego dalsze inwestowanie w ich rozwój przynosi wymierne korzyści.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo powinien trwać staż?

Długość programu stażowego będzie się znacznie różnić w zależności od celów organizacji oraz stanowisk, na które prowadzisz rekrutację.

Większość profesjonalnych staży trwa od 1 do 3 miesięcy — jest to wystarczająco długi okres, aby stażysta mógł poznać dane stanowisko i organizację. Jest to typowe dla staży wakacyjnych.

Dłuższe staże mogą być korzystne w przypadku bardziej złożonych stanowisk, a dodatkowo pozwalają stażyście lepiej zrozumieć środowisko pracy i wnieść większy wkład w rozwój organizacji.

Dobrym przykładem są stanowiska takie jak lekarze, farmaceuci i inni pracownicy ochrony zdrowia.

Stanowiska te często wymagają długich staży trwających przez cały rok akademicki, które zapewniają studentom kluczowe umiejętności niezbędne do pomyślnego rozpoczęcia pracy na nowym stanowisku po ukończeniu studiów.

Jakie są różne rodzaje staży?

Możesz rozważyć zaoferowanie wielu rodzajów programów stażowych — od tradycyjnych staży wakacyjnych po bardziej zbliżone do pełnoetatowego zatrudnienia. Oto kilka typowych przykładów:
\u003cul\u003e
\t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eStaż wakacyjny.\u003c/strong\u003e Krótkie, ale intensywne doświadczenie w miesiącach letnich, gdy studenci mają przerwę w realizacji obowiązków akademickich\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eStaże dopasowane do semestru.\u003c/strong\u003e Zazwyczaj możliwości pracy w niepełnym wymiarze godzin lub z ograniczoną liczbą godzin, trwające przez cały semestr jesienny lub wiosenny i łączące pracę z priorytetami akademickimi\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eRotacyjne programy stażowe.\u003c/strong\u003e Programy te mają na celu umożliwienie stażystom rotacji między różnymi działami lub zespołami, aby zapewnić im pełniejszy obraz organizacji i poszerzyć zakres ich umiejętności (na przykład rotacyjny staż w dziale HR może obejmować rekrutację talentów, uczenie się i rozwój oraz wynagrodzenia). Jest to szczególnie przydatne w programach dla osób o wysokim potencjale i umożliwia stażystom lepszy wybór specjalizacji po ich ukończeniu.\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003e\u003cstrong\u003eInkluzywne programy stażowe.\u003c/strong\u003e Zaprojektowany z myślą o promowaniu różnorodności i inkluzywności, inkluzywny program stażowy zazwyczaj koncentruje się na zapewnianiu możliwości rozwijania umiejętności i zatrudnienia niedostatecznie reprezentowanym grupom i społecznościom.\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e