Badanie przeprowadzone przez remote wykazało, że 59% respondentów zgłosiło zwiększony stres, niepokój i presję ze strony rodziny z powodu błędów w wypłatach. Ma to również kluczowe znaczenie dla zgodności z przepisami podatkowymi oraz unikania kar i grzywien. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez EY średni koszt błędu w naliczaniu wynagrodzeń dla organizacji wynosi ~$300.
Wystarczy jedna błędnie wprowadzona cyfra w oprogramowaniu płacowym, aby wywołać chaos. Aby Ci pomóc, przygotowałem skuteczną listę kontrolną dotyczącą płac. Potraktuj ją jako biblię efektywnego zarządzania płacami, dbania o pracowników i zapobiegania problemom prawnym.
Chociaż nie jest wyczerpująca dla każdej firmy, pomoże Ci obrać właściwy kierunek.
Lista kontrolna przetwarzania płac
Zanim będziesz móc rozpocząć przetwarzanie płac, Twoja mała firma potrzebuje numeru identyfikacyjnego pracodawcy (EIN).
EIN jest niezbędny do dokonywania federalnych płatności podatku od wynagrodzeń. Możesz złożyć wniosek o jego nadanie za pośrednictwem strony internetowej IRS.
W zależności od lokalizacji oraz szczegółowych wymagań obowiązujących w Twoim stanie i lokalnych jurysdykcjach możesz potrzebować także dodatkowych numerów identyfikacyjnych. Aby mieć pewność, skonsultuj się z doświadczonymi konsultantami HR w swojej okolicy.
Wykonaj kroki od pierwszego do piątego, aby sprawnie prowadzić naliczanie wynagrodzeń.
Krok pierwszy: Zbierz wszystkie istotne informacje podatkowe i informacje o pracownikach
Pierwszym krokiem jest zebranie danych. Oto, czego potrzebujesz dla każdego pracownika:
Informacje o pracowniku
- Pełne imię i nazwisko zgodne z dokumentami prawnymi, adres, numer ubezpieczenia społecznego (SSN) oraz dane kontaktowe
- Data rozpoczęcia zatrudnienia
- Formularz W-4 dla pracowników pełnoetatowych i niepełnoetatowych
- Formularz W-9 dla niezależnych wykonawców
- Formularz USCIS I-9 potwierdzający uprawnienie do zatrudnienia w USA
- Stanowe konto do zgłaszania nowych pracowników
- Stanowe konto ubezpieczenia od wypadków przy pracy
- Dane rachunku bankowego do przelewów bezpośrednich
- Przystąpienie do programu świadczeń
- Obecne potrącenia z wynagrodzenia.
Sprawdź dane pracowników
- Upewnij się, że wszystkie informacje o pracownikach są prawidłowe i aktualne
- Porównaj numery SSN i imiona i nazwiska z oficjalnymi dokumentami
Klasyfikacja pracowników
- Określ status zatrudnienia — niepełny lub pełny etat
- Prawidłowo sklasyfikuj pracowników do celów podatkowych — jako wykonawców lub pracowników
Harmonogram płatności
- Częstotliwość płatności — tygodniowa, dwutygodniowe naliczanie wynagrodzeń, dwa razy w miesiącu lub miesięczna
- Potwierdź daty każdego okresu rozliczeniowego
Informacje podatkowe
- Uzyskaj najnowsze stanowe, federalne i lokalne tabele potrąceń podatkowych
- Formularze podatkowe i publikacje organów podatkowych
Have an account? Log In
Potrącenia z wynagrodzenia
- Zidentyfikuj obowiązkowe potrącenia (takie jak federalny i stanowy podatek dochodowy, składki na ubezpieczenie społeczne i Medicare)
- Odnotuj dobrowolne potrącenia (takie jak ubezpieczenie zdrowotne i składki emerytalne)
Kontrole zgodności
- Upewnij się, że procesy naliczania wynagrodzeń są zgodne z federalnymi, stanowymi i lokalnymi przepisami prawa pracy
- Bądź na bieżąco ze wszystkimi zmianami prawnymi, które mogą mieć wpływ na przetwarzanie wynagrodzeń
Po zebraniu wszystkich tych informacji możesz przejść do kroku drugiego i obliczyć wynagrodzenia.
Wskazówka eksperta: Małe firmy mogą skorzystać z niezawodnych usług naliczania wynagrodzeń dostosowanych do ich potrzeb, aby zachować zgodność z przepisami.
Krok drugi: Oblicz wynagrodzenie
Aby prawidłowo obliczyć wynagrodzenie, należy najpierw ustalić wynagrodzenie brutto pracowników (przed opodatkowaniem).
W tym celu wykonaj trzy następujące kroki:
- Zbierz dokładne karty czasu pracy lub ewidencję obecności pracowników godzinowych
- Upewnij się, że salda płatnego czasu wolnego (PTO) są aktualne
- Sprawdź ostatnie podwyżki, wynagrodzenia wypłacane z mocą wsteczną, awanse lub rozwiązania stosunku pracy
Niezbędne jest również odjęcie wszystkich mających zastosowanie potrąceń. Narzędzia takie jak oprogramowanie do raportowania wydatków mogą uprościć ten proces.
Pracownicy godzinowi
Pomnóż ich stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych w okresie rozliczeniowym. Uwzględnij wszystkie godziny nadliczbowe (jeśli ma to zastosowanie) i zastosuj prawidłową stawkę za nadgodziny zgodnie z przepisami prawa pracy.
Pracownicy otrzymujący wynagrodzenie stałe
W przypadku pracowników otrzymujących wynagrodzenie stałe podziel ich roczne wynagrodzenie przez liczbę okresów wypłaty w roku, aby ustalić ich wynagrodzenie brutto za dany okres rozliczeniowy.
Jeśli pracownicy otrzymują prowizje lub premie, oblicz je osobno i dodaj do regularnego wynagrodzenia brutto.
Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy różne stanowiska podlegają różnym modelom wynagradzania. W gabinetach dentystycznych lista płac może obejmować na przykład pracowników otrzymujących wynagrodzenie stałe, higienistów rozliczanych godzinowo, wynagrodzenie współpracowników zależne od wyników oraz premie — wszystkie te składniki należy prawidłowo obliczyć w ramach tego samego cyklu wypłat.
Teraz, gdy masz już wszystkie te informacje, możesz obliczyć wynagrodzenie netto.
- Odejmij wszystkie mające zastosowanie potrącenia od wynagrodzenia brutto, aby uzyskać wynagrodzenie netto (wynagrodzenie na rękę) każdego pracownika.
- Potrącenia mogą obejmować:
- Federalne i stanowe podatki dochodowe
- Podatek na ubezpieczenie społeczne i Medicare
- Składki na ubezpieczenie zdrowotne
- Wpłaty na emeryturę
- Wszelkie inne dobrowolne potrącenia
- Po uwzględnieniu wszystkich potrąceń, podatków i wpłat oblicz ostateczne wynagrodzenie netto, które otrzyma każdy pracownik.
- Generuj raporty płacowe podsumowujące zarobki pracowników, potrącenia, podatki i wpłaty. Raporty te są niezbędne do celów ewidencyjnych i zapewnienia zgodności z przepisami.
Krok trzeci: Sprawdź swoją pracę
To prawdopodobnie najważniejszy krok: sprawdź swoją pracę. Następnie sprawdź ją ponownie.
Rozbieżności na liście płac są częste, dlatego warto (dosłownie) dokładnie sprawdzić listę płac i zweryfikować, czy informacje w rejestrze płac są prawidłowe.
Przed przetworzeniem pełnej listy płac rozważ przeprowadzenie testowego naliczania wynagrodzeń dla małej grupy pracowników. Pomoże to zidentyfikować i skorygować wszelkie problemy bez wpływu na wszystkich pracowników.
Dobrym pomysłem jest również, aby druga osoba sprawdziła informacje dotyczące wynagrodzeń i pomogła wykryć ewentualne błędy.
Jeśli zauważysz coś nieprawidłowego, oprogramowanie do naliczania wynagrodzeń może wykazywać inne wynagrodzenie pracownika niż to zapisane w dokumentacji. Wyjaśnij niespójności z pracownikami i odpowiedzialnymi członkami zespołu, aby usunąć wszelkie rozbieżności.
Przejdź dalej i ponownie wykonaj obliczenia.
Krok czwarty: Zamknij listę płac
Zamknięcie listy płac to ostatni etap cyklu przetwarzania wynagrodzeń. Jest to ważny krok niezależnie od tego, czy na liście płac znajduje się jeden pracownik, czy 500.
Obejmuje on zadania zapewniające prawidłowe wykonanie wszystkich wymaganych czynności związanych z listą płac za bieżący okres rozliczeniowy.
Oto instrukcja krok po kroku dotycząca zamknięcia listy płac:
- Zweryfikuj dane listy płac: Dokładnie sprawdź wszystkie dane listy płac, obliczenia i potrącenia, aby zapewnić ich poprawność i kompletność.
- Wprowadź korekty: Jeśli podczas procesu weryfikacji wykryjesz błędy lub rozbieżności, wprowadź niezbędne korekty do danych listy płac.
- Uzgodnij konta: W tym konta zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i konta kosztów, aby upewnić się, że są zgodne z danymi listy płac.
- Przetwórz płatności podatków od wynagrodzeń: Oblicz łączną kwotę podatków od wynagrodzeń potrąconych z wypłat pracowników w danym okresie rozliczeniowym.
- Przygotuj i prześlij płatności podatków od wynagrodzeń do właściwych organów podatkowych. Upewnij się, że dotrzymujesz wszystkich terminów wpłat podatków.
- Wygeneruj raporty listy płac za dany okres rozliczeniowy: Raporty te powinny zawierać szczegółowe informacje o zarobkach poszczególnych pracowników, potrąceniach, podatkach i składkach pracodawcy.
- Rozdaj czeki z wynagrodzeniem lub przetwórz przelewy bezpośrednie: Przygotuj czeki dla pracowników otrzymujących wynagrodzenie w formie papierowej lub zainicjuj przelewy bezpośrednie na rachunki bankowe pracowników.
- Upewnij się, że wszystkie płatności są prawidłowe i terminowe.
- Przekaż podsumowania listy płac: Przekaż pracownikom podsumowania listy płac, które przedstawiają ich zarobki, potrącone podatki, potrącenia i wynagrodzenie netto za dany okres rozliczeniowy.
- Zaktualizuj dokumentację listy płac: Uwzględnij dane z najnowszego okresu rozliczeniowego, w tym przepracowane godziny, zmiany wynagrodzeń i wszelkie inne zmiany.
- Złóż formularze podatkowe dotyczące wynagrodzeń: Wypełnij i złóż wszystkie wymagane formularze podatkowe dotyczące wynagrodzeń, takie jak formularz 941 (kwartalne federalne zeznanie podatkowe pracodawcy), formularz WH-347 dotyczący poświadczonej listy płac oraz formularze podatkowe stanowe lub lokalne.
- Bezpiecznie przechowuj dokumentację listy płac: Przechowuj w bezpieczny sposób wszystkie dokumenty związane z listą płac — w tym odcinki wypłat, raporty listy płac, formularze podatkowe i inne dokumenty — zgodnie z wymogami prawa.
- Przeprowadź uzgodnienie listy płac: Uzgodnij listę płac oraz wydatki firmowe i zobowiązania w systemie księgowym, aby upewnić się, że są zgodne z dokumentacją listy płac.
- Przygotuj się do następnego okresu rozliczeniowego: Zbierz ewidencję czasu pracy pracowników, zaktualizuj wszelkie zmiany statusu pracowników i przejrzyj nadchodzące harmonogramy listy płac.
Krok piąty: Przydziel składki i złóż deklaracje dotyczące potrąceń
Po zamknięciu listy płac należy przydzielić składki pracodawcy i złożyć deklaracje dotyczące potrąceń podatkowych od wynagrodzeń.
Ten krok gwarantuje, że odpowiednie kwoty zostaną przekazane na właściwe konta i do właściwych organów podatkowych.
Oto zestawienie zadań:
- Przydziel składki pracodawcy takie jak ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne (np. 401(k)) lub inne świadczenia dodatkowe, a następnie przydziel odpowiednie kwoty do indywidualnego konta każdego pracownika.
- Wpłać podatki od wynagrodzeń do organów podatkowych na podstawie obliczonych potrąceń podatkowych od wynagrodzeń. Podatki te zazwyczaj obejmują federalny podatek dochodowy, podatek na ubezpieczenie społeczne, podatek Medicare, stanowy podatek dochodowy oraz wszelkie obowiązujące podatki lokalne (aby uzyskać pomoc, zapoznaj się z naszym artykułem na temat podatku od wynagrodzeń a podatku dochodowego).
- Przekaż potrącenia i składki pracowników właściwym organom podatkowym lub dostawcom świadczeń.
- Wydaj pracownikom zestawienia zawierające informacje o ich łącznych zarobkach, potrąconych podatkach od wynagrodzeń oraz wszelkich składkach pracodawcy przekazanych w ich imieniu (np. składkach na plan emerytalny).
- Przechowuj dokumentację raportów podatkowych dotyczących wynagrodzeń, przekazanych płatności i składek na świadczenia pracownicze zgodnie z wymogami prawa.
Lista kontrolna listy płac na koniec roku
Prowadzenie listy płac na koniec roku obejmuje coś więcej niż tylko wypłatę ostatnich wynagrodzeń — chodzi o dokładne, zgodne z przepisami i terminowe zamknięcie listy płac za rok obrotowy. Oto szczegółowa lista kontrolna, która przeprowadzi Cię przez ten proces:
1. Przejrzyj najważniejsze daty i terminy
- Zaznacz terminy ostatecznych naliczeń listy płac, składania deklaracji podatkowych i dystrybucji formularzy (np. W-2, 1099).
- Ustal, kiedy zostanie przetworzona ostatnia lista płac w danym roku.
- Sprawdź terminy IRS i terminy stanowe dotyczące formularzy W-2, 1099 oraz składania deklaracji podatkowych (zwykle 31 stycznia w przypadku formularzy W-2/1099).
2. Zweryfikuj informacje o pracownikach i wykonawcach
- Potwierdź, że wszystkie imiona i nazwiska pracowników, numery ubezpieczenia społecznego oraz adresy są aktualne.
- Upewnij się, że informacje o wykonawcach/dostawcach są kompletne na potrzeby obsługi formularzy 1099 (TIN, adres itp.).
- Oznacz zwolnionych pracowników i upewnij się, że uwzględniono ich końcowe wynagrodzenie.
- Sprawdź szczególne okoliczności:
- Nowo zatrudnieni pracownicy lub pracownicy, którzy nie wypełnili formularza W-4 w momencie zatrudnienia
- Pracownicy z unieważnionymi lub cofniętymi wypłatami
- Pracownicy lub byli pracownicy, w przypadku których trwają spory dotyczące wynagrodzeń
3. Przejrzyj i uzgodnij dane płacowe od początku roku (YTD)
- Uzgodnij wynagrodzenie brutto, wynagrodzenie netto, potrącenia oraz pobrane podatki.
- Upewnij się, że ręczne czeki i płatności poza cyklem płacowym zostały zarejestrowane.
- Sprawdź, czy nie brakuje list płac ani zduplikowanych wpisów.
4. Potwierdź potrącenia i świadczenia
- Zweryfikuj sumy na koniec roku dotyczące:
- Ubezpieczenia zdrowotnego
- Składek 401(k)
- Potrąceń HSA/FSA
- Świadczeń komunikacyjnych lub dodatkowych
- Sprawdź dochód przypisany (np. grupowe terminowe ubezpieczenie na życie przekraczające $50,000).
- Uzgodnij potrącenia przed opodatkowaniem i po opodatkowaniu.
5. Przeprowadź ostatnią wypłatę w roku
- Dokładnie przetwórz ostatnie wypłaty, uwzględniając wszystkie premie lub korekty na koniec roku.
- Zapewnij prawidłowe opodatkowanie premii (stawka ryczałtowa lub metoda agregatowa).
- Pobierz wszelkie odroczone podatki od wynagrodzeń (jeśli dotyczy).
6. Przygotuj i rozprowadź formularze na koniec roku
- Wygeneruj i przekaż formularze W-2 pracownikom do 31 stycznia.
- Wyślij formularze 1099-NEC wykonawcom i złóż je w IRS (również do 31 stycznia).
- Złóż formularz W-3 (podsumowanie formularzy W-2) w SSA.
- Przekaż formularze ACA (1095-C), jeśli są wymagane w celu spełnienia obowiązku pracodawcy.
7. Złóż roczne deklaracje podatkowe
- Dokonaj końcowych płatności podatków federalnych i stanowych.
- Złóż kwartalny formularz 941 (Q4) oraz roczny formularz 940 dotyczący podatku FUTA.
- Dokładnie sprawdź lokalne zobowiązania podatkowe, jeśli prowadzisz działalność w kilku jurysdykcjach.
8. Wykonaj kopię zapasową i zarchiwizuj dokumentację płacową
- Zapisz wszystkie raporty na koniec roku: podsumowanie płac, deklaracje podatkowe, raporty potrąceń itp.
- Przechowuj dokumentację zgodnie z wymogami prawnymi (zazwyczaj przez 3–7 lat).
- Ogranicz dostęp do poufnych dokumentów i zapewnij ich bezpieczne przechowywanie.
9. Komunikuj się z pracownikami
- Powiadom pracowników, kiedy i w jaki sposób otrzymają formularze W-2 (pocztą lub cyfrowo).
- Wskaż osobę kontaktową, do której można kierować pytania związane z wynagrodzeniami.
10. Zaplanuj nowy rok
- Zaktualizuj tabele podatkowe i stawki świadczeń na nowy rok.
- Zweryfikuj zmiany dotyczące płacy minimalnej i zgodności z lokalnymi przepisami.
- Przenieś lub wyzeruj salda PTO i świadczeń w razie potrzeby.
- To świetny moment, aby przejrzeć i określić zasady dotyczące wynagrodzeń na nowy rok — być może chcesz zaoferować większą elastyczność.
Jak zapewnić sprawny proces obsługi wynagrodzeń
Chcesz nieco usprawnić obsługę wynagrodzeń? Wszyscy tego chcemy. Czytaj dalej.
Dokładne prowadzenie dokumentacji
Jest to niezwykle ważne, ponieważ jeśli Twoja dokumentacja zawiera błędy, błędne będą również naliczenia wynagrodzeń.
Niektóre najlepsze praktyki dotyczące obsługi wynagrodzeń zapewniające dokładne prowadzenie dokumentacji obejmują:
- Prowadzenie akt pracowników: Twórz indywidualne akta pracowników zawierające najważniejsze informacje dotyczące wynagrodzeń.
- Terminowe wprowadzanie danych: Sprawdzaj, czy Twoja dokumentacja odzwierciedla najbardziej aktualne informacje dla każdego okresu rozliczeniowego.
- Przeprowadzanie regularnych audytów: Audyty pomagają identyfikować i korygować wszelkie rozbieżności lub błędy oraz zachować integralność danych.
- Zabezpieczanie danych dotyczących wynagrodzeń: Wdrażaj procesy dotyczące poufnych informacji, takie jak ochrona hasłem, bezpieczne przechowywanie i kontrola dostępu.
- Dokumentowanie zmian: Pamiętaj, aby wprowadzać zmiany natychmiast po ich wystąpieniu — na przykład korekty wynagrodzeń, aktualizacje świadczeń lub zmiany statusu stanowiska.
Szkolenia
Rozważ specjalistyczne szkolenie z zakresu obsługi wynagrodzeń, aby zaktualizować swoje umiejętności. Niektórzy dostawcy oferują:
- Certyfikat specjalisty ds. wynagrodzeń — obejmujący wszystkie aspekty obsługi wynagrodzeń, w tym zgodność z przepisami, prowadzenie dokumentacji, raportowanie, podatki i zgodność z przepisami.
- Podstawowy certyfikat z zakresu obsługi wynagrodzeń — przeznaczony dla początkujących specjalistów ds. wynagrodzeń.
Dostępnych jest również wielu internetowych dostawców szkoleń z zakresu obsługi wynagrodzeń, którzy oferują realizowane we własnym tempie certyfikaty dotyczące obsługi wynagrodzeń.
Korzystaj z oprogramowania
Jeśli samodzielnie zajmujesz się naliczaniem wynagrodzeń, odpowiednie oprogramowanie do obsługi wynagrodzeń dla małych firm może poprawić dokładność i wydajność.
Gdy wybierzesz odpowiednie oprogramowanie do obsługi wynagrodzeń i zastosujesz starannie opracowany proces wdrażania oprogramowania, możesz terminowo wypłacać pracownikom wynagrodzenia (i we właściwych kwotach) bez korzystania z rozbudowanej listy kontrolnej dotyczącej obsługi wynagrodzeń.
Co robi oprogramowanie do obsługi wynagrodzeń? Oprogramowanie do obsługi wynagrodzeń zostało zaprojektowane tak, aby bezproblemowo realizować proces naliczania wynagrodzeń, z łatwością uzasadniając wszelkie powiązane koszty rozwiązań do obsługi wynagrodzeń.
W zależności od dostawcy oprogramowania do obsługi wynagrodzeń może on oferować szeroki zakres funkcji upraszczających proces naliczania wynagrodzeń w firmach każdej wielkości oraz możliwość wprowadzenia elastycznych wypłat, takich jak wypłata na żądanie.
Zasadniczo specjalistyczne oprogramowanie automatyzuje wszystko, o czym wspomniano powyżej. Niektóre zintegrowane systemy HR i obsługi wynagrodzeń integrują się również z narzędziami do ewidencji czasu pracy i obecności. Nie wspominając już o sprawnej współpracy z programami księgowymi, która sprawia, że przesyłanie danych dotyczących wynagrodzeń jest niezwykle proste.
W przypadku zespołów, które chcą mieć internetowy dostęp do tego procesu, internetowe oprogramowanie do obsługi wynagrodzeń umożliwia zarządzanie wynagrodzeniami z dowolnego miejsca, w którym pracują.
Jeśli dopiero zaczynasz zajmować się naliczaniem wynagrodzeń, niektórzy dostawcy oprogramowania oferują nawet specjalistyczne rozwiązania do obsługi wynagrodzeń dla startupów.
Zleć obsługę na zewnątrz
Zazwyczaj dział HR nadzoruje obsługę wynagrodzeń albo zajmuje się nią wyspecjalizowany dział księgowości lub wynagrodzeń. Niektóre firmy nie chcą jednak brać na siebie tego obciążenia.
Inną możliwością jest zlecenie obsługi wynagrodzeń zewnętrznemu dostawcy usług kadrowo-płacowych. Wielu właścicieli firm właśnie tak robi. I bardzo sobie to chwali.
Dostawcy usług kadrowo-płacowych są ekspertami w swojej dziedzinie. Czym zajmuje się dostawca usług kadrowo-płacowych? Jego zadaniem jest śledzenie najnowszych przepisów i regulacji podatkowych. Dzięki temu otrzymujesz dokładne i zgodne z przepisami raporty dotyczące naliczania wynagrodzeń, przy znacznie mniejszym ryzyku błędów.
Outsourcing obsługi wynagrodzeń może zdecydowanie zaoszczędzić cenny czas, pozwalając skupić się na kluczowych działaniach biznesowych. Ponadto wraz z rozwojem firmy obsługa wynagrodzeń nieuchronnie staje się bardziej złożonym procesem.
Zlecenie tego zadania na zewnątrz pozwala łatwo skalować działalność oraz uwzględniać zmiany w liczbie pracowników i dodatkowe potrzeby związane z naliczaniem wynagrodzeń bez zakłóceń.
Więcej informacji znajdziesz w naszym artykule na temat zalet i wad outsourcingu obsługi płac.
Śmiało, zajmij się naliczaniem wynagrodzeń
Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, czy specjalistą ds. zasobów ludzkich, masz teraz wiedzę potrzebną do pewnego przeprowadzania naliczania wynagrodzeń.
Co dalej? Możesz wyświadczyć przysługę innej firmie i udostępnić tę checklistę w swoich mediach społecznościowych. W końcu dzielenie się jest wyrazem troski!
Najnowsze treści od People Managing People znajdziesz, subskrybując nasz cotygodniowy newsletter dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.
