Jak uzyskać poparcie kierownictwa dla nowej inicjatywy
Poparcie kierownictwa oznacza uzyskanie wsparcia najważniejszych osób decyzyjnych w firmie dla nowych inicjatyw, tak aby Twoje pomysły rzeczywiście mogły zostać zrealizowane. W tym artykule pokażę Ci, jak pozyskać liderów po swojej stronie — od stworzenia uzasadnienia biznesowego po przygotowanie prezentacji, która naprawdę przekona odbiorców — abyś mógł przekształcić swój kolejny wielki pomysł w rzeczywistość.
Krok 1: Stworzenie uzasadnienia biznesowego
Musisz powiązać swoją inicjatywę z celami i założeniami biznesowymi organizacji. Przyjrzyjmy się, jak to wygląda w praktyce.
Zidentyfikuj problemy lub wyzwania w organizacji, którym zaradzi Twoja inicjatywa HR, oraz określ, w jaki sposób może ona rozwiązać konkretne problemy, np. wysoką rotację pracowników, niski poziom zaangażowania pracowników lub luki kompetencyjne.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Możesz wykorzystać dane zebrane za pomocą takich narzędzi jak ankiety, rozmowy z pracownikami pozostającymi w firmie i rozmowy wyjściowe, a także standardowe metryki HR.
Jeśli to możliwe, pokaż, w jaki sposób Twoje rozwiązanie pozytywnie wpłynie na wynik finansowy firmy. Być może będziesz musieć przeanalizować najlepsze praktyki w branży oraz zebrać wskaźniki i dane na poparcie swoich pomysłów.
Nazywa się to przewidywanym zwrotem z inwestycji (ROI).
Harvard Business School definiuje to jako wartość „obliczaną przed rozpoczęciem projektu. Przewidywany ROI wykorzystuje szacunkowe koszty, przychody i inne założenia, aby określić, jaki zysk prawdopodobnie wygeneruje projekt”.
ROI = [(Wartość finansowa - Koszt projektu) / Koszt projektu] x 100
W przypadku przyszłych projektów równanie to będzie stosowane w wielu różnych scenariuszach w celu określenia zakresu możliwych rezultatów. Rezultaty te są następnie wykorzystywane do oceny ryzyka i podjęcia decyzji, czy inicjatywa powinna być kontynuowana.
Moja inicjatywa szkoleniowa dla menedżerów została zaprojektowana w celu rozwiązania poważnej luki kompetencyjnej, którą zauważyliśmy u nowych menedżerów.
Mieliśmy pełnych pasji i zaangażowanych pracowników gotowych objąć stanowiska menedżerskie, ale nie wiedzieli, jak skutecznie zarządzać. Potrzebowaliśmy formalnego programu szkoleniowego dla nowych menedżerów, który pomógłby im w pełnieniu tych ról.
Wpływało to na naszą firmę na kilka sposobów. Nie tylko nasi nowi menedżerowie i ich zespoły zmagali się z niskim morale, lecz problem wpływał również na wynik finansowy, gdy 2 wysoko wydajnych pracowników odeszło w odstępie zaledwie kilku tygodni z powodu problemów związanych z ich bezpośrednimi przełożonymi.
Udało mi się wykazać potrzebę przeprowadzenia tego szkolenia, wykorzystując powyższy wzór i pokazując, że koszt szkolenia jest niższy niż koszt zastąpienia tych 2 pracowników. Ponadto mogłem pokazać, jakie byłyby skutki odejścia kolejnych 2, 4, a nawet 10 wysoko wydajnych pracowników z powodu swoich menedżerów.
Krok 2: Znajdź pierwszych rzeczników swojej inicjatywy
Zidentyfikuj i nawiąż współpracę z kluczowymi interesariuszami, którzy mogą wpływać na kadrę kierowniczą wyższego szczebla. Mogą to być kierownicy działów, wpływowi pracownicy lub partnerzy zewnętrzni.
Rzecznicy ci powinni mieć dogłębną wiedzę na temat Twojej inicjatywy, a także wpływ na zespół kierowniczy.
Budowanie sieci kontaktów jest kluczowe dla znalezienia takich rzeczników. Skontaktuj się ze swoją siecią, aby sprawdzić, czy ktoś może polecić Ci osobę zainteresowaną Twoim nowym projektem.
Gdy znajdziesz swoich rzeczników, zdobądź ich wsparcie na wczesnym etapie, ponieważ będą mogli pomóc Ci pokonywać przeszkody pojawiające się w trakcie procesu oraz budować wewnętrzne poparcie dla Twojej inicjatywy.
W przypadku inicjatywy szkoleniowej dla menedżerów skontaktowałem się z kilkoma wiceprezesami w mojej organizacji, o których wiedziałem, że mieli trudności ze szkoleniem nowych menedżerów.
Możliwość zaoferowania tym wiceprezesom rozwiązania ich problemu sprawiła, że stali się rzecznikami mojej inicjatywy. Byli gotowi i zdolni wpływać na swoich współpracowników oraz kadrę kierowniczą w sposób, którego ja nie mogłem zastosować.
Krok 3: Przygotuj i dopracuj krótką prezentację (będziesz jej potrzebować w kolejnym kroku)
Prawdopodobnie będziesz musieć prezentować tę inicjatywę więcej niż raz, a spójna prezentacja, która jest jasna, zwięzła i przekonująca, ma kluczowe znaczenie dla uzyskania zgody na nową inicjatywę HR.
W swojej prezentacji musisz zwięźle wyjaśnić, na czym polega inicjatywa, dlaczego jest potrzebna i jakie korzyści przyniesie organizacji.
Na tym etapie musisz mieć konkretne odpowiedzi na pytania zespołu kierowniczego. Zbadaj najlepsze praktyki w branży i przygotuj się na przywołanie nazw innych organizacji, które odniosły sukces dzięki podobnym projektom.
Twoi pierwsi rzecznicy mogą pomóc Ci dopracować prezentację, ponieważ prawdopodobnie lepiej znają odbiorców, do których próbujesz dotrzeć. Powinieneś przedstawić ją im i poprosić o opinię.
Moja mała, ale niezwykle skuteczna, drużyna wiceprezesów pomogła mi dopracować prezentację, dostosowując szczegóły, usuwając to, co nie miało znaczenia dla zespołu kierowniczego, i dodając dane na jej poparcie.
Krok 4: Iteracja
Przewiduj obiekcje i przygotuj przemyślane odpowiedzi. Pokazuje to, że dokładnie przeanalizowałeś tę inicjatywę.
Oprócz pytań, na które odpowiedziałeś w poprzednim kroku, musisz przygotować się na wątpliwości, jakie kierownictwo może mieć po Twojej prezentacji.
Możesz wykorzystać dane i przykłady z rzeczywistego świata zebrane podczas analizy, aby poprzeć swoją inicjatywę. Zespoły kierownicze często chcą, aby ich decyzje były poparte danymi, więc nawet jeśli nie widzisz potrzeby przedstawiania danych w prezentacji, warto mieć je pod ręką.
Przez kilka miesięcy kilkakrotnie przedstawiałem pomysł szkolenia dla menedżerów. Za każdym razem, gdy słyszałem odmowę, nie poddawałem się — uwzględniałem otrzymane informacje zwrotne i odpowiednio modyfikowałem swój plan.
Krok 5: Określ, jak będzie wyglądał sukces
Kluczowym elementem uzasadnienia biznesowego w kroku 1 będzie określenie, jak będzie wyglądał sukces, a także sposobu jego pomiaru.
Sukces będzie wyglądał inaczej w zależności od inicjatywy, budżetu, ram czasowych itd. Musisz jednak określić, jak będzie wyglądał sukces w przypadku Twojego projektu, a także pokazać, jak będziesz go mierzyć.
Pomyślne wdrożenie mojego projektu szkoleniowego dla menedżerów zdefiniowano jako przeszkolenie 80% obecnych menedżerów w zakresie „zarządzania 101” w ciągu 90 dni od rozpoczęcia projektu oraz przeszkolenie 100% nowych menedżerów w ciągu pierwszych 90 dni pełnienia przez nich tej funkcji.
Pozwoliło nam to mierzyć sukces w konkretny, oparty na danych sposób, który mój zespół kierowniczy uznał za odpowiedni.
Krok 6: Zbuduj plan działania, który doprowadzi Cię do celu, z określonymi punktami pomiaru postępów
Ten plan działania będzie przewodnikiem, który pomoże Ci dotrzymać terminów i zmieścić się w budżecie. Możesz wykorzystać definicję sukcesu z poprzedniego kroku i podzielić ją na przyrostowe pomiary.
Jedną z możliwości jest rozpoczęcie od programu pilotażowego, aby przetestować inicjatywę HR na mniejszą skalę. Minimalizuje to ryzyko i pozwala liderom zobaczyć konkretne rezultaty przed podjęciem pełnego zobowiązania.
Wykorzystaliśmy program pilotażowy w projekcie szkolenia menedżerów, angażując nasz zespół marketingowy, którego członkowie byli szczególnie zainteresowani udziałem w szkoleniu dla menedżerów.
Poprosiliśmy pierwszych uczestników o informacje zwrotne i poprosiliśmy ich o wypełnienie samooceny zarówno przed szkoleniem, jak i po nim.
Wnioski i informacje zwrotne od uczestników mogliśmy zastosować w naszym ogólnym planie działania. Mogłem wprowadzić zmiany, a my skorygowaliśmy harmonogram realizacji i ulepszyliśmy sam program szkoleniowy.
Krok 7: Uzyskaj poparcie całej organizacji
Na tym etapie ponownie zwróć się do swoich sojuszników. Mogą pomóc Ci zbudować szerszą „koalicję influencerów” w całej organizacji, którzy będą wspierać zarządzanie zmianą.
Ponownie przedstaw plan działania, tym razem koncentrując się na tym, jak wdrożysz inicjatywę HR w całej organizacji. Nie musisz zaczynać od początku — weź poprzedni plan działania i dostosuj go do ostatecznego zakresu projektu.
Wykorzystanie programu pilotażowego dotyczącego szkolenia nowych menedżerów pomogło mojej inicjatywie w sposób, którego się nie spodziewałem: kilku menedżerów chciało promować ten program wśród swoich współpracowników.
Menedżerowie w całej organizacji mogli zobaczyć, że ich współpracownicy skorzystali ze szkolenia, i byli gotowi wziąć w nim udział.
Krok 8: Raportuj kierownictwu postępy
Gdy inicjatywa zostanie zatwierdzona i rozpoczęta, utrzymuj regularną komunikację z kierownictwem. Oznacza to regularne przekazywanie informacji o postępach, osiągniętych kamieniach milowych i wszelkich zmianach wprowadzonych po drodze.
Pokazywanie stopniowych postępów w miarę rozwoju projektu buduje zaufanie kierownictwa i, miejmy nadzieję, oznacza, że przy kolejnej inicjatywie nie będziesz musiał tak usilnie zabiegać o poparcie.
Wykorzystaliśmy wnioski z programu pilotażowego, poinformowaliśmy kierownictwo o wprowadzonych zmianach, a ono zatwierdziło wdrożenie inicjatywy w całej firmie.
Co miesiąc przekazywałem kierownictwu aktualizacje dokumentujące postępy wdrożenia.
Wytrwałość i elastyczność mają kluczowe znaczenie
Skuteczne uzyskanie poparcia kierownictwa dla swoich inicjatyw jest kluczowym krokiem we wdrażaniu pozytywnych zmian w organizacji.
Postępując zgodnie z powyższymi krokami, możesz zwiększyć prawdopodobieństwo, że Twoje pomysły zostaną zaakceptowane i skutecznie zrealizowane, przyczyniając się ostatecznie do sukcesu i rozwoju organizacji.
Pamiętaj, że kluczowe znaczenie mają wytrwałość i elastyczność. Nawet w obliczu początkowej odmowy dobrze przemyślane podejście może prowadzić do pomyślnych rezultatów.
Aby uzyskać dalsze porady i wsparcie w zdobywaniu poparcia kierownictwa dla swojego projektu, możesz znaleźć mnie w społeczności People Managing People — wspierającej społeczności liderów HR i biznesu, którzy dzielą się wiedzą i najlepszymi praktykami, aby pomóc Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.
Materiały dodatkowe:
- Zarządzanie zmianą w HR: jak skutecznie kierować zmianą jako specjalista HR
- Jak podnieść rangę HR jako strategicznego partnera biznesu
- 40 wskaźników HR, które warto śledzić, oraz najlepsze praktyki zarządzania danymi
- Planowanie zatrudnienia: kompletny praktyczny przewodnik
- Usprawnianie procesów HR: proces w 4 krokach
