Jak wybrać oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej

1. Elastyczność planu

Elastyczność planu pozwala dostosowywać subskrypcję do zmieniających się potrzeb. Ma to znaczenie, ponieważ Twój zespół może się powiększać lub zmieniać, a nie chcesz utknąć przy planie, który już nie jest odpowiedni. Szukaj dostawców oferujących łatwe przechodzenie na wyższy lub niższy plan bez kar. Podczas prezentacji zapytaj, jak zmiany liczebności zespołu wpływają na ceny i funkcje.

2. Dostęp do danych i raportowanie

Dostęp do danych i raportowanie pomagają śledzić skuteczność komunikacji oraz zaangażowanie zespołu. Potrzebujesz narzędzi oferujących przejrzyste, konfigurowalne raporty pokazujące, co działa, a co nie. Unikaj oprogramowania, które ukrywa dane za skomplikowanymi procesami. Podczas okresów próbnych przetestuj funkcje raportowania, generując przykładowe raporty i sprawdzając ich przydatność.

3. Integracja z używanym zestawem narzędzi

Integracja z istniejącymi narzędziami zapewnia płynny przepływ pracy i spójność danych. Chodzi o upewnienie się, że oprogramowanie łączy się z narzędziami, z których już korzystasz, takimi jak kalendarze czy aplikacje do zarządzania projektami. Podczas prezentacji zapytaj o integracje i poproś dostawców o przykłady. W trakcie okresu próbnego spróbuj połączyć oprogramowanie z jednym z używanych obecnie narzędzi.

4. Wdrożenie i pomoc techniczna

Skuteczne wdrożenie i pomoc techniczna mogą zdecydować o tym, czy doświadczenia zespołu z nowym oprogramowaniem będą pozytywne, czy negatywne. Warto wybrać dostawcę oferującego kompleksowe szkolenia i szybką pomoc. W trakcie podejmowania decyzji zapytaj o materiały szkoleniowe i czas reakcji pomocy technicznej. Przetestuj ich wsparcie, wysyłając pytanie i sprawdzając, jak szybko otrzymasz odpowiedź.

5. Uprawnienia oparte na rolach

Uprawnienia oparte na rolach pozwalają kontrolować, kto widzi poszczególne elementy oprogramowania. Ma to kluczowe znaczenie dla zachowania bezpieczeństwa i zapewnienia właściwym osobom dostępu do odpowiednich informacji. Szukaj narzędzi, które umożliwiają łatwe ustawianie i modyfikowanie uprawnień. Podczas prezentacji sprawdź, jak uprawnienia są przydzielane i zarządzane.

6. Opcje dostosowywania

Opcje dostosowywania pozwalają dopasować oprogramowanie do wyjątkowych potrzeb Twojego zespołu. Może to oznaczać zmianę interfejsów użytkownika lub ustawienie określonych preferencji powiadomień. Wybierz oprogramowanie oferujące szeroki zakres ustawień personalizacji. Podczas okresów próbnych przetestuj funkcje dostosowywania, aby sprawdzić, jak pasują do Twojego przepływu pracy.

7. Funkcje automatyzacji

Funkcje automatyzacji oszczędzają czas, zajmując się powtarzalnymi zadaniami. Na przykład automatyzacja przypomnień lub rutynowych aktualizacji może uwolnić czas na ważniejszą pracę. Szukaj narzędzi oferujących praktyczne opcje automatyzacji dopasowane do Twoich procesów. Sprawdź to, konfigurując automatyczne zadanie podczas demonstracji.

8. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji

Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji zapewnia zespołowi możliwość skutecznej komunikacji niezależnie od miejsca, w którym jego członkowie się znajdują. Jest to szczególnie ważne, jeśli masz pracowników zdalnych lub wiele biur. Sprawdź, czy oprogramowanie oferuje rozbudowane aplikacje mobilne lub dostęp przez internet. Przetestuj aplikację mobilną podczas okresu próbnego, aby upewnić się, że jest intuicyjna i niezawodna.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak wybrać oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej: 5-etapowy schemat

Wybór odpowiedniego oprogramowania do komunikacji wewnętrznej wymaga zrozumienia konkretnych potrzeb zespołu i oceny opcji, które spełniają te wymagania. Skupiając się na kluczowych funkcjach i ich zgodności z celami, możesz podjąć świadomą decyzję. Oto prosty przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci przejść przez ten proces:

Krok 1: Zidentyfikuj swoje potrzeby

Zacznij od określenia, czego Twój zespół potrzebuje od oprogramowania do komunikacji wewnętrznej. Oto jak zebrać opinie kluczowych interesariuszy, opisać obecne wyzwania i dopasować potrzeby do szerszych celów:

Zbierz opinie interesariuszy

Porozmawiaj z osobami z działów HR, IT i kadrą kierowniczą, aby uzyskać pełny obraz potrzeb zespołu w zakresie komunikacji. Pracownicy mogą przedstawić informacje na temat codziennych wyzwań. Sporządź listę osób, które należy zaangażować, i zaplanuj krótkie spotkania lub ankiety, aby poznać ich opinie.

Wymień problemy i ustal ich priorytety

Określ, co nie działa w obecnym systemie. Być może wiadomości giną lub czas odpowiedzi jest zbyt długi. Sporządź listę tych problemów i uszereguj je według wpływu. Pomoże to skupić się najpierw na tym, co wymaga naprawy.

Dopasuj potrzeby do wewnętrznych zasad

Sprawdź, jak Twoje potrzeby mają się do zasad obowiązujących w firmie i wymagań dotyczących zgodności. Uwzględnij preferencje dostawców oraz protokoły bezpieczeństwa. Upewnij się, że oprogramowanie obsługuje przepisy dotyczące prywatności danych lub regulacje właściwe dla danej branży, jeśli ma to zastosowanie.

Wyodrębnij niezbędne funkcje

Rozróżnij funkcje, bez których nie możesz się obejść, od tych, które są po prostu mile widziane. Do niezbędnych funkcji może należeć dostęp mobilny lub integracja z używanymi już narzędziami. Utwórz dwie listy, które pomogą Ci w procesie oceny.

Zadaj te pytania:

• Jakie skargi lub przeszkody pojawiają się najczęściej?
• Jakie potrzeby nie są obecnie zaspokajane?
• Jakie funkcje rozwiązałyby 3 najważniejsze problemy?
• Jakiego ROI oczekujesz od tej inwestycji?
• Jak oprogramowanie odpowiada naszym potrzebom w zakresie bezpieczeństwa i zgodności?

Krok 2: Zbadaj dostawców oprogramowania do komunikacji wewnętrznej

Przeanalizuj i oceń dostawców oprogramowania do komunikacji wewnętrznej, przeprowadzając dokładne porównania i identyfikując kluczowe czynniki różnicujące:

Przeprowadź wstępny przegląd dostawców

Zacznij od przeglądania stron z recenzjami, rankingów i studiów przypadku, aby zorientować się, co oferują poszczególni dostawcy. Zwróć uwagę na tendencje w opiniach użytkowników i odnotuj powtarzające się motywy. Pomoże Ci to określić, którzy dostawcy konsekwentnie spełniają oczekiwania użytkowników.

Porównaj rozwiązania na podstawie potrzeb biznesowych

Zastanów się, jak każde narzędzie odpowiada wielkości i potrzebom Twojej firmy. Niektóre narzędzia lepiej sprawdzają się w małych zespołach, podczas gdy inne są przeznaczone dla większych przedsiębiorstw. Zdecyduj, czy chcesz zlecić rozwiązanie na zewnątrz, czy stworzyć je we własnym zakresie. Sporządź listę dostawców spełniających Twoje kryteria.

Zidentyfikuj kluczowe czynniki różnicujące

Skup się na tym, co wyróżnia każdego dostawcę. Przyjrzyj się takim czynnikom jak wsparcie podczas wdrożenia, doświadczenie użytkownika i elastyczność w przypadku niszowych zastosowań. Oceń, w jaki sposób każdy dostawca radzi sobie z wyjątkowymi wyzwaniami, z którymi może mierzyć się Twój zespół. Udokumentuj te różnice, aby później łatwo je porównać.

Udokumentuj swoje ustalenia

Śledź wyniki swoich badań, dokumentując ustalenia. Utwórz arkusz kalkulacyjny lub dokument z kolumnami dotyczącymi nazwy dostawcy, kluczowych funkcji, elementów wyróżniających oraz wszelkich innych istotnych informacji. Pomoże Ci to podjąć świadomą decyzję.

Zadaj te pytania:

• Co każde narzędzie robi najlepiej?
• Czy odpowiada wielkości Twojego zespołu, budżetowi i wykorzystywanemu stosowi technologicznemu?
• Jakie wsparcie i dokumentacja są dostępne?
• Jak radzi sobie z integracją z istniejącymi narzędziami?
• Co opinie użytkowników mówią o łatwości obsługi?

Najlepsze programy do komunikacji wewnętrznej, które warto rozważyć

Oto moja lista 10 najlepszych dostępnych programów do komunikacji wewnętrznej, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Haystack — Najlepszy do szybkiego przekazywania aktualizacji w całej firmie
2. 2. Motivosity — Najlepsze rozwiązanie do komunikacji opartej na docenianiu
3. 3. Connecteam — Najlepsze rozwiązanie do komunikacji mobilnej dla pracowników bez stałego dostępu do biurka
4. 4. Axero — Najlepsza platforma intranetowa do komunikacji i zarządzania wiedzą z wykorzystaniem AI
5. 5. Slack — Najlepszy do zdalnej i asynchronicznej komunikacji zespołowej
6. 6. Yodeck — Najlepsze rozwiązanie do wyświetlania aktualizacji firmowych
7. 7. Nectar — Najlepsze rozwiązanie do dystrybucji wiadomości w wielu kanałach
8. 8. Zoom — Najlepszy wybór do spotkań wideo o wysokiej jakości
9. 9. Workvivo — Najlepszy wybór dzięki narzędziom AI do angażowania pracowników i analizy nastrojów
10. 10. ClickUp — Najlepsze rozwiązanie do współpracy i komunikacji przy konkretnych projektach

Krok 3: Utwórz krótką listę programów do komunikacji wewnętrznej i skontaktuj się z dostawcami

Zawęź listę dostawców i zacznij nawiązywać kontakt z potencjalnymi partnerami, wykonując następujące kroki:

Utwórz krótką listę dostawców

Na podstawie wcześniejszych badań wybierz 2–4 dostawców, którzy najlepiej spełniają Twoje potrzeby. Skup się na tych, którzy odpowiadają wielkości Twojego zespołu, budżetowi i wymaganiom dotyczącym funkcji. Taka krótka lista pomoże Ci skoncentrować wysiłki na najbardziej obiecujących kandydatach.

Wyślij RFI lub RFP

Rozważ wysłanie zapytania o informacje (RFI) lub zapytania ofertowego (RFP) dotyczącego programu do komunikacji wewnętrznej, aby zebrać szczegółowe informacje. Jest to przydatne, gdy potrzebujesz większej liczby szczegółów na temat oferty dostawców. RFP pozwala dostawcom przedstawić rozwiązania dopasowane do Twoich wyjątkowych wymagań.

Umów prezentacje i zadawaj pytania

Umów prezentacje z każdym dostawcą znajdującym się na krótkiej liście. Wykorzystaj tę okazję, aby zobaczyć oprogramowanie w działaniu i zadać konkretne pytania. Przygotuj listę pytań dotyczących funkcji, doświadczenia użytkownika i wsparcia. Pomoże Ci to ocenić, w jakim stopniu oprogramowanie odpowiada Twoim potrzebom.

Stosuj spójne kryteria oceny

Zastosuj te same kryteria oceny wobec wszystkich dostawców. Zapewni to uczciwe porównanie i pomoże Ci podjąć świadomą decyzję. Utwórz listę kontrolną lub kartę wyników, aby śledzić, jak każdy dostawca wypada w porównaniu z Twoimi wymaganiami.

Zadaj te pytania:

• Czy możesz opowiedzieć o historii prawdziwego klienta podobnego do nas?
• Jakie zasoby wsparcia lub wdrożenia oferujecie?
• Które funkcje wymagają przejścia na wyższy plan?
• Jak Wasze oprogramowanie radzi sobie z integracją z istniejącymi systemami?
• Jakie są typowe terminy wdrożenia?

Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe

Przekształć wyniki analizy dostawców w przekonujące uzasadnienie biznesowe, które zespół kierowniczy zrozumie i poprze:

Podsumuj problemy i oczekiwane rezultaty

Jasno przedstaw bieżące problemy, z którymi mierzy się Twój zespół, oraz oczekiwane rezultaty wdrożenia nowego oprogramowania. Podkreśl, w jaki sposób te zmiany poprawią komunikację i produktywność. Posłuż się konkretnymi przykładami, aby pokazać wartość rozwiązania, takimi jak ograniczenie liczby niepotrzebnych wiadomości e-mail lub szybsze podejmowanie decyzji.

Szacunki kosztów i harmonogramy

Zbierz od dostawców podstawowe szacunki kosztów i harmonogramy wdrożenia. Przedstaw te szczegóły jasno, aby pokazać związane z tym zobowiązanie finansowe. Informacje o cenach oprogramowania do komunikacji wewnętrznej można znaleźć na stronach internetowych dostawców lub uzyskać, prosząc o wyceny. Uwzględnij harmonogram wdrożenia, aby ustalić realistyczne oczekiwania.

Przedstaw zwrot z inwestycji i ryzyko

Wyjaśnij zwrot z inwestycji (ROI), podkreślając wzrost efektywności i finansowe korzyści z narzędzi do komunikacji wewnętrznej. Omów, co Twój zespół może stracić, jeśli nie wdroży oprogramowania, na przykład z powodu utrzymującej się nieefektywności lub niewykorzystanych możliwości. Pokaż, jak odpowiednie oprogramowanie może ograniczyć te zagrożenia i prowadzić do pozytywnych zmian.

Zadaj te pytania:

• Jaki problem biznesowy rozwiąże to oprogramowanie?
• Jakie jest ryzyko zaniechania działań?
• Jakie są korzyści finansowe i operacyjne?
• Jak to oprogramowanie poprawi produktywność zespołu?
• Jakie są potencjalne oszczędności kosztów lub wzrost przychodów?

Krok 5: Wdróż oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej i przeprowadź wdrożenie użytkowników

Przeprowadź sprawny proces wdrażania użytkowników przy użyciu wybranego oprogramowania do komunikacji wewnętrznej, wykonując następujące kroki:

Przekaż plan wdrożenia

Jasno przedstaw plan wdrożenia wszystkim użytkownikom. Udostępnij harmonogramy, najważniejsze etapy oraz informacje o tym, co obejmie każda faza. Korzystaj z wiadomości e-mail, spotkań lub wewnętrznych biuletynów, aby wszyscy rozumieli ten proces. Upewnij się, że użytkownicy wiedzą, czego i kiedy mogą się spodziewać.

Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnętrznie

Wyznacz wewnętrzne osoby odpowiedzialne i punkty kontaktowe w sprawie wdrożenia oprogramowania. Będą one koordynować wdrożenie oraz odpowiadać na wszelkie pytania i rozwiązywać problemy. Wybierz osoby, które rozumieją zarówno oprogramowanie, jak i potrzeby Twojego zespołu. Zapewni to płynne przejście i szybkie rozwiązywanie problemów.

Zapewnij spójne szkolenia

Upewnij się, że wszystkie zespoły ukończą szkolenie i będą konsekwentnie korzystać z narzędzia. Zapewnij dostęp do materiałów szkoleniowych dostawcy i zaplanuj sesje umożliwiające naukę poprzez praktykę. Monitoruj uczestnictwo i skontaktuj się z zespołami, które potrzebują dodatkowej pomocy. Promuje to jednolite korzystanie z narzędzia w całej organizacji.

Utwórz pętle informacji zwrotnych

Utwórz pętle informacji zwrotnych podczas wdrożenia, aby zbierać opinie użytkowników. Zachęcaj zespoły do dzielenia się doświadczeniami i wyzwaniami, z którymi się mierzą. Korzystaj z zasobów dostawcy, aby rozwiązywać te problemy i usprawniać proces wdrożenia. Regularne zbieranie opinii pomaga udoskonalać sposób korzystania z oprogramowania i zwiększa zadowolenie użytkowników.

Zadaj te pytania:

• Jaki jest plan zarządzania zmianą?
• Kto odpowiada za wdrożenie?
• Jak będziecie śledzić początkowe sukcesy?
• Jakie materiały szkoleniowe są dostępne?
• W jaki sposób opinie użytkowników będą zbierane i uwzględniane?

Co dalej:

Jeśli jesteś w trakcie poszukiwania oprogramowania do komunikacji wewnętrznej, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby otrzymać rekomendacje.

Wypełnisz formularz i odbędziesz krótką rozmowę, podczas której doradca pozna szczegóły Twoich potrzeb. Następnie otrzymasz krótką listę programów do przejrzenia. Doradca wesprze Cię nawet w całym procesie zakupu, w tym podczas negocjowania ceny.