Jak wybrać oprogramowanie do zapewnienia zgodności i przygotować się do audytu

2. Dostęp do danych i raportowanie

Dostęp do danych i raportowanie są niezbędne do śledzenia wskaźników zgodności i uzyskiwania wniosków. Upewnij się, że oprogramowanie zapewnia łatwe w użyciu narzędzia raportowania i konfigurowalne pulpity nawigacyjne. Sprawdź, czy możesz eksportować raporty w różnych formatach. Podczas prezentacji poproś o pokazanie sposobu generowania raportów oraz sprawdź, czy odpowiadają one Twoim konkretnym potrzebom.

3. Integracja z używanym zestawem technologii

Integracja z istniejącym zestawem technologii zapewnia płynność pracy i spójność danych. Oprogramowanie do zapewnienia zgodności powinno łączyć się z narzędziami takimi jak systemy HR, oprogramowanie księgowe czy platformy CRM. Sprawdź, czy oprogramowanie obsługuje interfejsy API lub ma gotowe integracje. Podczas okresów próbnych przetestuj przepływ danych między systemami, aby uniknąć zakłóceń.

4. Wdrożenie i wsparcie

Wdrożenie i wsparcie decydują o tym, jak szybko Twój zespół będzie mógł skutecznie rozpocząć korzystanie z oprogramowania. Szukaj dostawców oferujących kompleksowe materiały szkoleniowe i szybko reagującą obsługę klienta. Zapytaj o proces wdrożenia i dostępność pomocy na żywo. Rozważ skontaktowanie się z zespołem wsparcia w okresie próbnym, aby ocenić jego szybkość reakcji.

5. Uprawnienia oparte na rolach

Uprawnienia oparte na rolach określają, kto może uzyskiwać dostęp do informacji w oprogramowaniu i je modyfikować. Jest to niezbędne do zachowania bezpieczeństwa danych i zgodności. Upewnij się, że oprogramowanie umożliwia przypisywanie uprawnień na podstawie ról lub działów. Podczas prezentacji poproś o pokazanie sposobu konfiguracji uprawnień i sprawdź, czy odpowiada on strukturze Twojej organizacji.

6. Zgodność z przepisami właściwymi dla branży

Funkcje zgodności właściwe dla danej branży pomagają spełniać unikalne wymogi regulacyjne obowiązujące w Twoim sektorze. Szukaj oprogramowania zawierającego wbudowane szablony lub wytyczne dostosowane do Twojej branży. Zapytaj dostawców, czy aktualizują oprogramowanie w odpowiedzi na zmieniające się przepisy. Przetestuj te funkcje, aby upewnić się, że obejmują wszystkie Twoje potrzeby związane ze zgodnością.

7. Możliwości dostosowania

Możliwości dostosowania pozwalają dopasować oprogramowanie do Twoich procesów. Jest to ważne, aby narzędzie odpowiadało Twoim przepływom pracy i identyfikacji wizualnej. Sprawdź, czy możesz dostosowywać pola, formularze i powiadomienia. Poproś dostawców o przykłady dostosowań wdrożonych przez innych klientów i spróbuj zmienić ustawienia w okresie próbnym.

8. Funkcje automatyzacji

Funkcje automatyzacji oszczędzają czas, obsługując powtarzalne zadania, takie jak alerty i wprowadzanie danych. Są przydatne do zwiększania wydajności i dokładności. Szukaj narzędzi, które automatyzują kontrole zgodności i powiadomienia. Podczas prezentacji obserwuj, jak działa automatyzacja, i zastanów się, w jaki sposób mogłaby usprawnić zadania Twojego zespołu.

9. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji

Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji zapewnia Twojemu zespołowi dostęp do oprogramowania z dowolnego miejsca. Ma to kluczowe znaczenie dla organizacji posiadających zdalne lub rozproszone zespoły. Upewnij się, że oprogramowanie ma aplikacje mobilne lub jest dostępne za pośrednictwem przeglądarek internetowych na różnych urządzeniach. Przetestuj interfejs mobilny, aby upewnić się, że jest przyjazny dla użytkownika i funkcjonalny.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak wybrać oprogramowanie do zapewniania zgodności: schemat obejmujący 5 kroków

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zapewniania zgodności polega na dopasowaniu narzędzia do potrzeb i celów Twojego zespołu. Potrzebujesz rozwiązania, które upraszcza procesy i spełnia wymogi regulacyjne bez powodowania problemów. Oto prosty przewodnik obejmujący 5 kroków, który pomoże Ci dokonać najlepszego wyboru:

Krok 1: Określ swoje potrzeby

Zacznij od określenia potrzeb swojego zespołu, aby upewnić się, że oprogramowanie jest zgodne z Twoimi celami. Oto jak możesz zacząć:

Zbierz opinie interesariuszy

Zaangażuj kluczowych interesariuszy, takich jak dział HR, finanse, IT i kadra kierownicza, aby zebrać różne perspektywy. Zorganizuj spotkania lub ankiety, aby poznać ich wyjątkowe wyzwania i oczekiwania. Te wspólne opinie pomogą stworzyć kompleksowy obraz tego, czym oprogramowanie powinno się zajmować.

Wymień i ustal priorytety problemów

Określ i wymień problemy lub blokady występujące w obecnym systemie. Ustal ich priorytety na podstawie wpływu na codzienne działania. Skup się na kwestiach takich jak błędy we wprowadzaniu danych, naruszenia zgodności lub nieefektywność raportowania. Ta lista pomoże Ci oceniać rozwiązania programowe.

Dopasuj do wewnętrznych zasad

Upewnij się, że oprogramowanie spełnia Twoje wewnętrzne zasady, preferencje dotyczące dostawców i protokoły bezpieczeństwa. Sprawdź, czy obsługuje Twoje cele regulacyjne, takie jak standardy ochrony danych. Dopasowanie tych elementów gwarantuje, że oprogramowanie płynnie zintegruje się z istniejącym środowiskiem.

Rozróżnij funkcje niezbędne

Rozróżnij funkcje niezbędne od tych, które warto mieć. Funkcje niezbędne są kluczowe dla zapewniania zgodności, na przykład automatyczne alerty lub ścieżki audytu oferowane przez rozwiązania do zarządzania zasadami. Przydatne funkcje dodatkowe mogą obejmować konfigurowalne pulpity nawigacyjne lub dostęp mobilny. To rozróżnienie pomaga filtrować opcje podczas oceny.

Zadaj te pytania:

• Jakie skargi lub blokady pojawiają się najczęściej?
• Jakie potrzeby nie są obecnie zaspokajane?
• Jakie funkcje rozwiązałyby 3 najważniejsze problemy?
• Jakiego zwrotu z inwestycji oczekujesz w związku z tą inwestycją?
• W jaki sposób oprogramowanie jest zgodne z naszymi protokołami bezpieczeństwa?

Krok 2: Zbadaj dostawców oprogramowania do zapewniania zgodności

Badanie i porównywanie dostawców oprogramowania do zapewniania zgodności to kolejny krok. Oto jak możesz się do tego zabrać:

Przeprowadź przegląd dostawców

Zacznij od przeglądu dostawców za pomocą witryn z recenzjami, rankingów i studiów przypadków. Szukaj opinii na temat zadowolenia użytkowników i niezawodności oprogramowania. Te źródła dostarczają informacji o tym, jak dostawcy radzą sobie w rzeczywistych sytuacjach. Zwróć uwagę na wzorce lub powtarzające się problemy, o których wspominają użytkownicy.

Porównaj na podstawie potrzeb

Porównuj narzędzia na podstawie wielkości firmy, integracji lub tego, czy chcesz zlecić tworzenie modeli na zewnątrz, czy opracować je wewnętrznie. Większe firmy mogą potrzebować bardziej rozbudowanych integracji. Jeśli preferujesz model wewnętrzny, sprawdź, czy dostawca go obsługuje. Pomoże to zawęzić wybór do rozwiązań pasujących do Twojej struktury.

Określ kluczowe wyróżniki

Zidentyfikuj kluczowe czynniki wyróżniające, takie jak wsparcie podczas wdrażania, doświadczenie użytkownika czy elastyczność w niszowych zastosowaniach. Szukaj dostawców oferujących dedykowane wdrożenie lub cieszących się opinią firm zapewniających doskonałe doświadczenia użytkownika. Zastanów się, czy oprogramowanie można dostosować do potrzeb konkretnej branży. Czynniki te mogą wyróżnić jednego dostawcę na tle drugiego.

Dokumentuj ustalenia

Dokumentuj swoje ustalenia, aby śledzić mocne i słabe strony każdego dostawcy. Utwórz arkusz kalkulacyjny do rejestrowania funkcji, cen i opinii użytkowników. Takie uporządkowane podejście pomoże Ci podjąć bardziej świadomą decyzję, gdy nadejdzie czas wyboru.

Zadaj te pytania:

• W czym każde narzędzie sprawdza się najlepiej?
• Czy odpowiada wielkości Twojego zespołu, budżetowi i wykorzystywanemu stosowi technologicznemu?
• Jakie wsparcie i dokumentacja są dostępne?
• Jak wypada porównanie doświadczeń użytkownika?
• Czy narzędzie poradzi sobie z naszymi specyficznymi potrzebami branżowymi?

Najlepsze programy do zapewniania zgodności, które warto rozważyć

Oto moja lista 10 najlepszych dostępnych programów do zapewniania zgodności, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Deel HR — Najlepsze oprogramowanie do zapewniania zgodności w HR pod względem globalnego zasięgu
2. 2. Justworks — Najlepsze rozwiązanie do ujednoliconego zarządzania płacami i zgodnością z przepisami
3. 3. Mitratech Mineral — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania złożoną zgodnością HR
4. 4. Mitratech — Najlepsze rozwiązanie do szkoleń w zakresie zgodności i anonimowej infolinii do zgłaszania naruszeń zasad zgodności
5. 5. HR Acuity — Najlepsze do prowadzenia dochodzeń w miejscu pracy
6. 6. SixFifty — Najlepsze rozwiązanie do tworzenia zgodnych z przepisami dokumentów HR we wszystkich 50 stanach USA
7. 7. Paylocity — Najlepsze oprogramowanie zapewniające efektywność panelu zgodności
8. 8. Homebase — Najlepsze oprogramowanie do zapewniania zgodności z przepisami HR dla małych firm
9. 9. Citation Canada — Najlepsze rozwiązanie dla wsparcia w zakresie zgodności prowadzonego przez ekspertów
10. 10. iSpring LMS — Najlepsze rozwiązanie pomagające nowo zatrudnionym osobom szybko zaaklimatyzować się w miejscu pracy

Krok 3: Utwórz krótką listę programów do zapewniania zgodności i skontaktuj się z dostawcami

Zawęź liczbę opcji i rozpocznij rozmowy z potencjalnymi partnerami oferującymi oprogramowanie do zapewniania zgodności. Oto jak możesz postąpić:

Utwórz krótką listę dostawców

Na podstawie wcześniejszych analiz wybierz 2–4 dostawców, którzy odpowiadają Twoim potrzebom. Weź pod uwagę takie czynniki jak zestaw funkcji, ceny i opinie użytkowników. Takie skoncentrowane podejście pozwala skupić się na najbardziej obiecujących opcjach. Staraj się, aby wybrane rozwiązania były zróżnicowane, co zapewni uwzględnienie różnych mocnych stron.

Wyślij RFI lub RFP

Gdy będziesz gotowy na uzyskanie szczegółowych informacji, wyślij zapytanie o informacje (RFI) lub zapytanie ofertowe dotyczące oprogramowania do zapewniania zgodności (RFP). Pomoże Ci to zebrać szczegółowe informacje na temat cen, funkcji i wsparcia. RFP jest szczególnie przydatne w przypadku złożonych wymagań. Jasno przedstaw swoje potrzeby, aby uzyskać dokładne i przydatne odpowiedzi.

Umów prezentacje

Umów prezentacje z wybranymi dostawcami i przygotuj konkretne pytania. Wykorzystaj ten czas, aby zobaczyć oprogramowanie w działaniu i przetestować jego funkcje. Skup się na tym, jak oprogramowanie radzi sobie z konkretnymi problemami. Poproś o prezentacje na żywo kluczowych funkcji, aby upewnić się, że spełniają Twoje oczekiwania.

Stosuj spójne kryteria oceny

Stosuj spójne kryteria oceny każdego dostawcy. Mogą one obejmować takie czynniki jak doświadczenie użytkownika, skalowalność i możliwości integracji. Ustandaryzowane podejście gwarantuje porównywanie rozwiązań na tych samych zasadach. Prowadź listę kontrolną, aby śledzić, jak każdy dostawca wypada względem Twoich wymagań.

Zadaj te pytania:

• Czy możesz przedstawić historię rzeczywistego klienta podobnego do nas?
• Jakie zasoby wsparcia lub wdrożenia oferujecie?
• Które funkcje wymagają przejścia na wyższy plan?
• Jak podchodzicie do bezpieczeństwa danych i zapewniania zgodności?
• Jaki jest typowy harmonogram wdrożenia?

Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe

Przekształć analizę dostawców w przekonujące uzasadnienie biznesowe, które zespół kierowniczy zrozumie i poprze. Oto jak to zrobić:

Podsumuj problemy

Podsumuj problemy i oczekiwane rezultaty, aby wykazać wartość rozwiązania. Jasno przedstaw wyzwania, z którymi mierzy się Twój zespół, takie jak naruszenia zgodności lub nieefektywne procesy. Pokaż, jak oprogramowanie rozwiązuje te problemy, prowadząc do poprawy zgodności i usprawnienia działań. Posłuż się przykładami z rzeczywistego świata, aby Twoje uzasadnienie było bardziej przekonujące.

Przedstaw szacunkowe koszty

Znajdź i przedstaw podstawowe szacunki kosztów oraz harmonogramy wdrożenia. Zbierz od dostawców ceny oprogramowania do zapewniania zgodności i oszacuj czas potrzebny na wdrożenie. Przedstaw te dane w prostej formie. Wyróżnij funkcje pozwalające ograniczyć koszty, takie jak automatyzacja zmniejszająca ilość pracy wykonywanej ręcznie.

Przedstaw zwrot z inwestycji

Przedstaw zwrot z inwestycji, wzrost efektywności oraz finansowe lub operacyjne ryzyko związane z zaniechaniem działań. Oblicz potencjalne oszczędności wynikające z ograniczenia kar za niezgodność z przepisami lub wzrostu produktywności. Wyjaśnij, w jaki sposób oprogramowanie może poprawić efektywność i zmniejszyć ryzyko. Wyraźnie pokaż, co jest stawką, jeśli obecne problemy nie zostaną rozwiązane.

Zadaj te pytania:

• Jaki problem biznesowy rozwiąże to oprogramowanie?
• Jakie są ryzyka związane z zaniechaniem działań?
• Jakie są korzyści finansowe i operacyjne?
• Jak szybko możemy spodziewać się korzyści?
• Jaki jest całkowity koszt posiadania?

Krok 5: Wdrożenie oprogramowania do zapewniania zgodności i zapoznanie z nim użytkowników

Po wyborze dostawcy oprogramowania do zapewniania zgodności zaplanuj sprawny proces wdrożenia użytkowników. Oto jak to zrobić:

Przekaż plan wdrożenia

Jasno przekaż wszystkim użytkownikom plan wdrożenia. Udostępnij harmonogramy, najważniejsze etapy oraz informacje o tym, co musi zrobić każdy użytkownik. Wykorzystaj wiadomości e-mail, spotkania lub wewnętrzne portale, aby rozpowszechnić te informacje. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, kiedy i w jaki sposób oprogramowanie zostanie wdrożone.

Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnątrz organizacji

Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnątrz organizacji oraz osoby kontaktowe, które będą zarządzać wdrożeniem. Przydziel członkom zespołu obsługę pytań użytkowników i koordynację współpracy z dostawcą. Dzięki temu każdy będzie wiedział, do kogo zwrócić się o pomoc. Jasny podział odpowiedzialności pomaga zachować rozliczalność i sprawną komunikację.

Zadbaj o konsekwentne korzystanie z narzędzia

Upewnij się, że zespoły ukończą szkolenia i będą konsekwentnie korzystać z narzędzia. Zaplanuj sesje szkoleniowe i uczyń je obowiązkowymi. Monitoruj uczestnictwo i skontaktuj się z osobami, które potrzebują dodatkowej pomocy. Wykorzystaj zachęty lub wyróżnienia, aby promować regularne korzystanie z narzędzia.

Stwórz mechanizmy zbierania opinii

Podczas wdrożenia stwórz mechanizmy zbierania opinii, korzystając również z zasobów dostawcy. Zachęcaj użytkowników do dzielenia się doświadczeniami i zgłaszania wszelkich problemów. Ustal regularne spotkania kontrolne z dostawcą w celu uzyskania wsparcia. Pomoże to wcześnie rozwiązywać problemy i w razie potrzeby dostosowywać strategie.

Zadaj te pytania:

• Jaki jest plan zarządzania zmianą?
• Kto odpowiada za wdrożenie?
• Jak będziecie śledzić pierwsze sukcesy?
• Z jakich zasobów szkoleniowych skorzystacie?
• W jaki sposób będą zbierane opinie i podejmowane na ich podstawie działania?

Co dalej:

Jeśli jesteś w trakcie poszukiwania oprogramowania do zapewniania zgodności, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby otrzymać rekomendacje.

Wypełnisz formularz i odbędziesz krótką rozmowę, podczas której doradca szczegółowo omówi Twoje potrzeby. Następnie otrzymasz krótką listę programów do przejrzenia. Doradca będzie Cię również wspierać przez cały proces zakupu, w tym podczas negocjowania cen.