Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania personelem w 2026 roku

Istnieją różne opcje cenowe oprogramowania do zarządzania personelem, które odblokują dostęp do większej liczby użytkowników i/lub innych funkcji. Podczas prezentacji zapytaj, jak szybko można zmienić plan. Ta elastyczność pozwala uniknąć przepłacania lub utraty dostępu do niezbędnych funkcji, gdy zmienią się Twoje potrzeby.

Wskazówka

Oceniając systemy, zacznij od doświadczenia użytkownika. Czy jest intuicyjny dla pracowników? Następnie przyjrzyj się możliwościom technicznym — czy system może rozwijać się razem z Tobą, obsługiwać integracje i dostosowywać się do nowych technologii, takich jak AI?—Kristine Williams, konsultantka ds. wdrażania systemów HCM

2. Dostęp do danych i raportowanie

Jak podkreśla Lyndsi Wilson, konsultantka ds. strategicznych zasobów ludzkich, Lyndsi Wilson: „Solidne możliwości raportowania są kluczowe dla każdego systemu HR. Powinien on umożliwiać generowanie raportów dostarczających informacji na temat płac, rotacji pracowników i innych kluczowych wskaźników, bez nadmiernego komplikowania obsługi”.

Dostęp do danych i raportowanie pomagają podejmować świadome decyzje. Potrzebujesz oprogramowania, które zapewnia czytelne raporty dotyczące wydajności pracowników, obecności i harmonogramów. 

Przetestuj funkcje raportowania w okresie próbnym, aby upewnić się, że spełniają Twoje potrzeby, i zapytaj, czy możesz dostosowywać raporty tak, aby koncentrowały się na wskaźnikach najważniejszych dla Twojego zespołu.

3. Integracja z używanym zestawem technologii

Integracja zapewnia płynne współdziałanie oprogramowania z innymi używanymi narzędziami. Jest ważna, ponieważ zapobiega powstawaniu silosów danych i usprawnia działania. 

Sprawdź, czy oprogramowanie integruje się z używanymi już narzędziami HR, płacowymi lub komunikacyjnymi. Poproś dostawców o przykłady udanych integracji, które przeprowadzili. Przetestuj możliwości integracji w okresie próbnym, aby sprawdzić, jak płynnie dane przepływają między systemami.

Wskazówka

Uważaj na obietnice sprzedawców! Jeśli coś jest „w planach rozwoju”, prawdopodobnie się nie wydarzy. Przed dokonaniem wyboru upewnij się, że spotkasz się z zespołem lub zespołami wdrożeniowymi oraz doradcami ds. obsługi, którzy będą odbierać Twoje telefony. Jeśli możesz, odwiedź nawet ich centrum obsługi!—Kim Behnke, ekspertka ds. narzędzi HR i redaktorka treści SEO

4. Wdrożenie i wsparcie

Jak radzi Wilson: „Dobra obsługa klienta jest niezbędna, szczególnie w przypadku kwestii takich jak płace i świadczenia. Musisz wiedzieć, że jeśli coś pójdzie nie tak, szybko uzyskasz pomoc”.

Wdrożenie i wsparcie decydują o tym, jak szybko Twój zespół będzie mógł efektywnie rozpocząć korzystanie z oprogramowania.

Poszukaj dostawców oferujących kompleksowe szkolenia i sprawną obsługę klienta, a podczas prezentacji zapytaj o proces wdrożenia i dostępne kanały wsparcia. 

Przykładowo sprawdź, czy dostawca oferuje czat na żywo lub dedykowanych opiekunów klienta, którzy pomagają rozwiązywać problemy.

5. Uprawnienia oparte na rolach

Uprawnienia oparte na rolach określają, kto ma dostęp do poszczególnych elementów oprogramowania. Ta funkcja ma kluczowe znaczenie dla zachowania bezpieczeństwa i zapewnienia, że pracownicy mają dostęp wyłącznie do istotnych informacji. Wybierz oprogramowanie, które umożliwia łatwe ustawianie i modyfikowanie uprawnień. W trakcie okresu próbnego sprawdź, jak łatwo można przypisywać role i ograniczać dostęp zgodnie z potrzebami.

6. Zgodność z przepisami właściwymi dla branży

„Zgodność z przepisami jest bardzo istotnym czynnikiem” — mówi Crystal Pinney-Ramos, strateg ds. technologii HR w cClearHR. „System powinien pomagać na bieżąco śledzić zmieniające się przepisy dotyczące wynagrodzeń i podatków, zwłaszcza jeśli zarządzasz pracownikami w różnych stanach lub krajach”.

Zgodność z przepisami właściwymi dla branży gwarantuje, że oprogramowanie spełnia wymogi prawne i regulacyjne, co ma kluczowe znaczenie, jeśli w Twojej branży obowiązują rygorystyczne wymagania w zakresie zgodności. 

Poproś dostawcę o przykłady pomocy udzielonej podobnym firmom w utrzymaniu zgodności z przepisami i zweryfikuj funkcje zgodności w okresie próbnym.

7. Opcje dostosowywania

Opcje dostosowywania pozwalają dopasować oprogramowanie do własnych procesów. Ma to znaczenie, ponieważ każdy zespół działa inaczej. Szukaj oprogramowania umożliwiającego dostosowywanie pulpitów, przepływów pracy i powiadomień. 

Podczas prezentacji zapytaj, jak łatwo można wprowadzać te zmiany i dostosować narzędzie do unikalnego przepływu pracy bez potrzeby korzystania z rozbudowanego wsparcia.

8. Funkcje automatyzacji

Funkcje automatyzacji oszczędzają czas przy powtarzalnych zadaniach, takich jak tworzenie harmonogramów i naliczanie wynagrodzeń. Pozwalają zespołowi skupić się na bardziej strategicznej pracy. Szukaj oprogramowania oferującego automatyzację w obszarach, które zajmują Twojemu zespołowi dużo czasu. 

W trakcie okresu próbnego przetestuj możliwości automatyzacji, konfigurując kilka procesów. Zapytaj, w jaki sposób oprogramowanie automatycznie aktualizuje harmonogramy lub nalicza wynagrodzenia.

9. Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji

Obsługa urządzeń mobilnych lub wielu lokalizacji jest niezbędna, jeśli Twój zespół pracuje zdalnie lub w różnych miejscach. Jest to również kluczowa zaleta mobilnego oprogramowania do zarządzania personelem, które zapewnia wszystkim dostęp do oprogramowania niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.

Sprawdź, czy oprogramowanie ma aplikację mobilną lub dostęp przez przeglądarkę internetową. Podczas prezentacji przetestuj funkcjonalność aplikacji i łatwość jej obsługi. Upewnij się, że obsługuje wszystkie funkcje potrzebne Twojemu zespołowi podczas pracy w terenie.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania personelem: 5-etapowy schemat

Aby wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania personelem, skup się na dopasowaniu narzędzia do konkretnych potrzeb i celów Twojego zespołu. W pierwszej kolejności zwróć uwagę na funkcje zwiększające efektywność i płynnie wpisujące się w istniejące procesy. Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, która pomoże Ci dokonać wyboru:

Krok 1: Określ swoje potrzeby

Zacznij od określenia potrzeb swojego zespołu, aby wybrane oprogramowanie odpowiadało Twoim celom i wyzwaniom:

Zbierz opinie interesariuszy

Zaangażuj kluczowych interesariuszy, takich jak dział HR, dział płac, finanse, IT i kadra zarządzająca, aby zebrać różnorodne opinie. 

Zorganizuj grupy fokusowe lub rozdaj ankiety, aby poznać ich priorytety i wyzwania. Takie wspólne podejście gwarantuje, że oprogramowanie spełni potrzeby wszystkich i zapobiega przyszłym konfliktom. 

Na przykład dział HR może potrzebować lepszych funkcji planowania, podczas gdy dział IT może koncentrować się na bezpieczeństwie.

Wymień i ustal priorytety problemów

Zidentyfikuj i wymień problemy lub przeszkody występujące w obecnym systemie. Ustal ich priorytety na podstawie wpływu na efektywność i zadowolenie pracowników.

Jeśli na przykład często występują błędy w harmonogramach, nadaj priorytet oprogramowaniu wyposażonemu w zaawansowane narzędzia do planowania. Rozwiązanie tych problemów w pierwszej kolejności zapewni Twojemu zespołowi natychmiastową wartość.

Dostosuj do wewnętrznych zasad

Upewnij się, że wybrane oprogramowanie jest zgodne z wewnętrznymi zasadami, preferencjami dotyczącymi dostawców, protokołami bezpieczeństwa i celami regulacyjnymi. Sprawdź, czy oprogramowanie obsługuje zgodność z odpowiednimi przepisami. Takie dostosowanie pomaga uniknąć problemów prawnych i zapewnia sprawne wdrożenie. 

Jeśli na przykład Twoja firma nadaje priorytet bezpieczeństwu danych, skoncentruj się na oprogramowaniu wykorzystującym silne protokoły szyfrowania.

Rozróżnij funkcje niezbędne od dodatkowych

Oddziel funkcje niezbędne od tych przydatnych, ale opcjonalnych, aby skoncentrować się na tym, co naprawdę ma znaczenie. Do funkcji niezbędnych mogą należeć ewidencja czasu pracy i raportowanie, natomiast funkcjami dodatkowymi mogą być konfigurowalne pulpity nawigacyjne. 

Takie rozróżnienie pomaga usprawnić proces oceny i zachować założony budżet.

Zadaj sobie następujące pytania:

• Jakie skargi lub przeszkody pojawiają się najczęściej?
• Jakie potrzeby nie są obecnie zaspokajane?
• Jakie funkcje rozwiązałyby 3 najważniejsze problemy?
• Jakiego zwrotu z inwestycji oczekujesz po tej inwestycji?
• W jaki sposób oprogramowanie jest zgodne z naszymi protokołami bezpieczeństwa?

Krok 2: Zbadaj dostawców oprogramowania do zarządzania personelem

Dokładnie przeanalizuj dostawców, aby skutecznie porównać i ocenić opcje oprogramowania do zarządzania personelem:

Przeprowadź przegląd dostawców

Zacznij od przejrzenia witryn z opiniami, rankingów i studiów przypadków, aby zorientować się, jakie rozwiązania są dostępne. Szukaj dostawców z pozytywnymi opiniami i udokumentowanymi sukcesami. Ten wstępny przegląd pomaga zidentyfikować potencjalne opcje bez poczucia przytłoczenia. 

Zwróć uwagę na powtarzające się pochwały lub skargi, aby ocenić wiarygodność; możesz nawet użyć narzędzia takiego jak ChatGPT, aby pomóc sobie w podsumowaniu informacji.

Porównaj narzędzia

Porównaj narzędzia pod kątem takich czynników jak wielkość firmy, integracje oraz to, czy oferują modele outsourcingowe lub wewnętrzne. Upewnij się, że oprogramowanie odpowiada wielkości Twojego zespołu i wykorzystywanemu zestawowi technologii. 

Na przykład mała firma może potrzebować prostszego narzędzia, podczas gdy większa organizacja może wymagać rozbudowanych integracji. Takie porównanie zawęża wybór do rozwiązań odpowiadających Twoim potrzebom.

Wskazówka eksperta

Im mniejszy dział HR, tym lepiej korzystać z mniejszej liczby systemów, dlatego na początku warto rozważyć kompleksowy system HR, a następnie rozszerzać go o bardziej wyspecjalizowane narzędzia w miarę rozwoju potrzeb. Dlatego kluczowa jest możliwość dobrej integracji, najlepiej za pomocą otwartych interfejsów API lub natywnych konektorów.—Mark Wei, założyciel PropertySensor

Zidentyfikuj najważniejsze wyróżniki

Zidentyfikuj najważniejsze wyróżniki, takie jak wsparcie podczas wdrożenia, doświadczenie użytkownika i elastyczność w przypadku niszowych zastosowań. Niektórzy dostawcy mogą oferować spersonalizowane wdrożenie, podczas gdy inni wyróżniają się przyjaznymi dla użytkownika interfejsami. 

Wybierz dostawców, którzy odpowiadają priorytetom Twojego zespołu. Jeśli na przykład potrzebujesz silnego wsparcia podczas wdrożenia, nadaj priorytet dostawcom oferującym dedykowaną pomoc w konfiguracji.

Udokumentuj ustalenia

Udokumentuj swoje ustalenia, aby śledzić ofertę każdego dostawcy, i utwórz tabelę porównawczą, która pozwoli zobrazować różnice w funkcjach, cenach i zakresie wsparcia.

Dokumentacja ta będzie nieoceniona przy podejmowaniu ostatecznej decyzji, ponieważ pomoże Ci pamiętać, co wyróżniało każdego dostawcę, i ułatwi rozmowy z zespołem.

Zadaj sobie następujące pytania:

• Co każde narzędzie robi najlepiej?
• Czy pasuje do wielkości Twojego zespołu, budżetu i stosowanego zestawu narzędzi?
• Jakie wsparcie i dokumentacja są dostępne?
• Jak doświadczenie użytkownika wypada w porównaniu z innymi dostawcami?
• Czy dostępne są elastyczne opcje dla niszowych przypadków użycia?

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania personelem, które warto rozważyć

Oto moja lista 10 najlepszych dostępnych rozwiązań do zarządzania personelem, która pomoże Ci rozpocząć poszukiwania:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. QuickBooks Workforce — Najlepsze rozwiązanie do cyfrowego dostępu do odcinków wypłaty
2. 2. UKG — Najlepsze rozwiązanie zapewniające wgląd w dane płacowe w czasie rzeczywistym
3. 3. Justworks — Najlepsze rozwiązanie do kompleksowego zarządzania personelem dla małych i średnich firm
4. 4. Factorial — Najlepsze jako rozwiązanie AI dla biznesu
5. 5. Paylocity — Najlepsze rozwiązanie do grywalizacji zarządzania wydajnością pracowników
6. 6. Modge — Najlepsze rozwiązanie do monitorowania obecności i urlopów pracowników korzystających z komputerów stacjonarnych
7. 7. Rotageek — Najlepszy do automatycznego układania grafików opartego na AI
8. 8. Connecteam — Najlepsze oprogramowanie mobilne dla zespołów bez stałego stanowiska pracy
9. 9. Aeqium — Najlepsze rozwiązanie do złożonego planowania wynagrodzeń w firmie
10. 10. Agendrix — Najlepsze rozwiązanie do mobilnego planowania pracy zmianowej w Kanadzie

Krok 3: Utwórz krótką listę oprogramowania do zarządzania personelem i skontaktuj się z dostawcami

Zawęź listę dostawców i zacznij kontaktować się z potencjalnymi partnerami, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie:

Utwórz krótką listę dostawców

Na podstawie przeprowadzonych analiz utwórz krótką listę 2–4 dostawców, którzy najlepiej spełniają Twoje potrzeby. Zawężenie wyboru pozwoli Ci skupić się na ocenie najbardziej obiecujących kandydatów. 

Ten krok pozwala zaoszczędzić czas i gwarantuje, że skontaktujesz się wyłącznie z dostawcami, którzy rzeczywiście mogą spełnić Twoje potrzeby.

Wyślij RFI lub RFP

Rozważ wysłanie RFP lub RFI dotyczącego oprogramowania do zarządzania personelem, aby zebrać od dostawców szczegółowe informacje. Pomoże Ci to zrozumieć ich ofertę i ocenić, w jakim stopniu odpowiada ona Twoim wymaganiom. 

Wykorzystaj ten proces, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości i poprosić o szczegółowe informacje dotyczące funkcji, cen i wsparcia. Jest to szczególnie przydatne w przypadku złożonych potrzeb lub konieczności porównania podobnych dostawców.

Umów prezentacje

Umów prezentacje z dostawcami znajdującymi się na krótkiej liście i przygotuj konkretne pytania. Wykorzystaj tę okazję, aby zobaczyć oprogramowanie w działaniu i ocenić doświadczenie użytkownika. 

Podczas prezentacji zapytaj o funkcje, które są najważniejsze dla Twojego zespołu, i poproś o pokazanie przepływów pracy związanych z Twoimi potrzebami. To praktyczne doświadczenie pomoże Ci ocenić, czy oprogramowanie jest intuicyjne i spełnia Twoje oczekiwania.

Stosuj spójne kryteria

Stosuj spójne kryteria oceny wobec wszystkich dostawców, aby zapewnić uczciwe porównanie. Przygotuj listę kontrolną zawierającą niezbędne funkcje, opcje wsparcia i szczegóły cenowe. Spójność pomaga obiektywnie ocenić każdego dostawcę pod kątem Twoich priorytetów. Ułatwia także rozmowy z zespołem podczas analizowania poszczególnych opcji.

Zadaj następujące pytania:

• Czy możesz przedstawić historię rzeczywistego klienta podobnego do nas?
• Jakie zasoby wsparcia lub wdrożenia oferujecie?
• Które funkcje wymagają przejścia na wyższy plan?
• W jaki sposób Wasze oprogramowanie integruje się z naszymi obecnymi narzędziami?
• Jaki jest typowy czas wdrożenia?

Krok 4: Przygotuj uzasadnienie biznesowe

Przekształć informacje zebrane podczas analizy dostawców w przekonujące uzasadnienie biznesowe, które zyska poparcie zespołu kierowniczego:

Podsumuj problemy

Zacznij od podsumowania problemów, z którymi mierzy się Twój zespół, oraz oczekiwanych rezultatów wdrożenia nowego oprogramowania. Jasno przedstaw, w jaki sposób oprogramowanie rozwiązuje te problemy. Jeśli na przykład często występują błędy w harmonogramach, wyjaśnij, jak automatyczne tworzenie harmonogramów może ograniczyć liczbę pomyłek i zaoszczędzić czas. Podkreślenie tych kwestii pokazuje wymierne korzyści oprogramowania do zarządzania personelem.

Przedstaw szacunkowe koszty

Znajdź i przedstaw podstawowe szacunki kosztów oraz harmonogram wdrożenia, aby zapewnić jasny obraz sytuacji finansowej. Przedstawienie tych danych pomaga kierownictwu zrozumieć zobowiązania finansowe i harmonogram związane z wdrożeniem.

Wskazówka

Wskazówka: Zawsze jest miejsce na negocjacje dotyczące cen oprogramowania. Poproś o rabat ilościowy! Zawsze zalecam próbę uzyskania lepszej oferty w oparciu o swoje potrzeby.—Jesse Ajebon, założyciel i dyrektor generalny People Street

Przedstaw ROI

Przedstaw ROI, wzrost efektywności oraz finansowe lub operacyjne ryzyko związane z brakiem działania. Wyjaśnij, w jaki sposób oprogramowanie może z czasem zwiększyć produktywność i obniżyć koszty. Na przykład szybsze wdrażanie pracowników może przełożyć się na krótszy czas osiągania pełnej produktywności przez nowych pracowników. Podkreśl ryzyko utrzymywania obecnego stanu, takie jak dalsza nieefektywność lub problemy z zachowaniem zgodności, aby zaakcentować potrzebę zmian.

Zadaj te pytania:

• Jaki problem biznesowy pomoże rozwiązać to rozwiązanie?
• Jakie są zagrożenia związane z brakiem działania?
• Jakie są korzyści finansowe i operacyjne?
• Jak szybko możemy spodziewać się rezultatów?
• Jakich wskaźników użyjemy do pomiaru sukcesu?

Krok 5: Wdróż oprogramowanie do zarządzania personelem i przygotuj użytkowników

Po wybraniu dostawcy oprogramowania do zarządzania personelem zaplanuj sprawny proces wdrożenia użytkowników:

Przekaż plan wdrożenia

Jasno przekaż plan wdrożenia wszystkim użytkownikom, aby każdy wiedział, czego się spodziewać. Udostępnij najważniejsze daty, terminy szkoleń i informacje o zmianach w procesach. Korzystaj z wiadomości e-mail, spotkań i wewnętrznych narzędzi komunikacyjnych, aby wszyscy byli na bieżąco (więcej informacji na temat zalet wewnętrznych narzędzi komunikacyjnych znajdziesz tutaj). Przejrzystość pomaga zarządzać oczekiwaniami i zmniejsza opór przed zmianami.

Wyznacz osoby odpowiedzialne wewnętrznie

Wyznacz wewnętrzne osoby odpowiedzialne i osoby do kontaktu, które będą nadzorować wdrożenie. Wskaż członków zespołu odpowiedzialnych za poszczególne obszary, takie jak szkolenia lub wsparcie techniczne. Zapewnia to rozliczalność i daje użytkownikom osobę, do której mogą się zwrócić z pytaniami. Jasny podział odpowiedzialności pomaga usprawnić proces i zapobiegać wąskim gardłom.

Dopilnuj ukończenia szkoleń

Dopilnuj, aby zespoły ukończyły szkolenia i konsekwentnie korzystały z narzędzia. Zaplanuj obowiązkowe sesje szkoleniowe i monitoruj obecność. Zapewnij dodatkowe materiały, takie jak poradniki lub samouczki wideo, aby zapewnić stałe wsparcie. Spójne szkolenia gwarantują, że każdy będzie mógł skutecznie korzystać z oprogramowania i maksymalizują wartość inwestycji.

Utwórz pętle informacji zwrotnych

Podczas wdrożenia utwórz pętle informacji zwrotnych, aby zbierać opinie użytkowników i rozwiązywać problemy. Zachęcaj zespoły do dzielenia się swoimi doświadczeniami i wyzwaniami. Korzystaj z zasobów dostawcy, takich jak zespoły wsparcia lub fora użytkowników, aby szybko rozwiązywać problemy. Regularne zbieranie opinii pomaga wprowadzać niezbędne zmiany i zwiększać satysfakcję użytkowników.

Zadaj te pytania:

• Jaki jest plan zarządzania zmianą?
• Kto odpowiada za wdrożenie?
• Jak będziecie monitorować początkowe sukcesy?
• Jakie materiały szkoleniowe są dostępne?
• W jaki sposób będziecie zbierać opinie użytkowników?

Wskazówka:

Wartość każdego narzędzia HR nie wynika wyłącznie z oferowanych funkcji, ale także z tego, jak dobrze integruje się ono z codziennymi przepływami pracy zespołu. Wskaźniki adopcji i zadowolenia użytkowników są kluczowymi miernikami pozwalającymi ocenić sukces.—Jason Herring, wiceprezes, partner biznesowy ds. pracowników w firmie Moody’s Corporation

Co dalej:

Jeśli właśnie szukasz oprogramowania do zarządzania pracownikami, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby uzyskać rekomendacje.

Wypełniasz formularz i odbywasz krótką rozmowę, podczas której doradca poznaje szczegóły Twoich potrzeb. Następnie otrzymasz krótką listę programów do przejrzenia. Doradca wesprze Cię nawet w całym procesie zakupu, w tym podczas negocjowania cen.