Planowanie przestrzeni biurowej: kompletny przewodnik dla nowoczesnych organizacji

1. Wykorzystanie przestrzeni: Określenie, jak efektywnie podzielić przestrzeń, w tym rozmieszczenie biurek, sal konferencyjnych, obszarów do współpracy i prywatnych gabinetów.
2. Ergonomia: Obejmuje wybór mebli i projektowanie stanowisk pracy z naciskiem na dobre samopoczucie pracowników.
3. Elastyczność: Planowanie z myślą o rozwoju lub zmianach w firmie, takich jak zatrudnienie większej liczby pracowników lub dostosowanie się do nowych sposobów pracy.
4. Integracja technologii: Zapewnienie odpowiedniego okablowania, gniazd elektrycznych i łączności internetowej, a także uwzględnienie inteligentnych funkcji przestrzeni pracy, takich jak inteligentne oświetlenie i sterowanie klimatem.
5. Estetyka i identyfikacja marki: Tworzenie środowiska odzwierciedlającego markę, kulturę i wartości firmy za pomocą kolorystyki, dzieł sztuki i elementów wystroju.
6. Akustyka i oświetlenie: Równoważenie naturalnego i sztucznego oświetlenia w celu stworzenia jasnego, komfortowego środowiska oraz kontrolowanie poziomu hałasu za pomocą materiałów pochłaniających dźwięk, paneli akustycznych lub strategicznego umieszczania cichszych obszarów z dala od stref o dużym natężeniu ruchu.
7. Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo: Zapewnienie, że projekt biura jest zgodny z lokalnymi przepisami budowlanymi, regulacjami dotyczącymi ochrony przeciwpożarowej i standardami dostępności (jeśli biuro jest tworzone na rynku międzynarodowym, warto rozważyć pójście o krok dalej).
8. Zarządzanie kosztami: Planowanie układu i wystroju biura w ramach ograniczeń budżetowych, z zachowaniem równowagi między kosztami, funkcjonalnością i estetyką.
9. Potrzeby pracowników:
   • Przestrzeń dostępna dla wszystkich: Biura powinny być dostępne i spełniać potrzeby wszystkich pracowników.
   • Współpraca: Tworzenie obszarów, w których zespoły mogą efektywnie pracować razem.
   • Ciche strefy: Zapewnienie miejsc, w których pracownicy mogą się skupić bez rozpraszania uwagi.
   • Strefy socjalne: Projektowanie pokoi przerw lub przestrzeni wypoczynkowych, w których pracownicy mogą odpoczywać i spędzać czas ze sobą.
   • Stołówki: W innej organizacji, w której pracowałem, znajdowała się stołówka na miejscu, serwująca nam codziennie bezpłatne lunche (zazwyczaj były smaczne i zawsze zdrowe).
   • Strefy opieki nad dziećmi: Mile widziane świadczenie pracownicze!
10. Zrównoważony rozwój: Wdrażanie technologii i rozwiązań pozwalających oszczędzać energię w celu zmniejszenia śladu węglowego biura, stosowanie zrównoważonych materiałów i praktyk projektowych w celu ograniczenia wpływu na środowisko oraz zapewnienie odpowiedniej infrastruktury do recyklingu i gospodarowania odpadami.

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności dobrym rozwiązaniem może być również wdrożenie elastycznej przestrzeni pracy, która zachęca do współpracy zespołowej, a jednocześnie wspiera indywidualną produktywność.

Czynniki wpływające na planowanie przestrzeni biurowej

Biuro mojego byłego pracodawcy zostało wybrane, ponieważ firma była stosunkowo dobrze prosperująca, potrzebowaliśmy przestrzeni do rozwoju, a także możliwości dostosowania niektórych obszarów.

Przy planowaniu nowego biura lub remoncie istniejącego należy uwzględnić między innymi:

• Kwestie budżetowe: Chcesz stworzyć funkcjonalną i inspirującą przestrzeń bez nadmiernych wydatków i marnowania zasobów.
• Dostępna przestrzeń: Jaka przestrzeń jest realistycznie dostępna i jak najlepiej ją wykorzystać, aby spełnić potrzeby zespołu (wskazówka: zapytaj członków zespołu).
• Model pracy: To, czy członkowie zespołu pracują w biurze w pełnym wymiarze czasu, czy korzystają z hybrydowego harmonogramu pracy lub pracują zdalnie, będzie miało znaczący wpływ na proces planowania biura.
• Twoja kultura organizacyjna: Twoja wyjątkowa kultura organizacyjna nieuchronnie wpłynie na projekt przestrzeni biurowej. Na przykład firma fintech Wise umieściła sauny w swoich biurach w związku ze swoim estońskim dziedzictwem.
• Bezpieczeństwo i przepisy: Co najważniejsze, przestrzeń musi być bezpieczna, dostępna i zgodna ze wszystkimi wymogami prawnymi.

5 celów planowania przestrzeni biurowej

Biura generują znaczne koszty stałe, dlatego ważne jest ich efektywne wykorzystanie. Oto 5 celów planowania przestrzeni biurowej:

1. Stworzenie wygodnego i bezpiecznego środowiska pracy

To jeden z głównych celów planowania przestrzeni biurowej. Obejmuje on wybór ergonomicznych mebli wspierających zdrowie pracowników, zapewnienie odpowiedniego oświetlenia w celu ograniczenia zmęczenia oczu oraz zadbanie o dobrą wentylację i regulację temperatury w miejscu pracy. 

Względy bezpieczeństwa obejmują zgodność z przepisami budowlanymi, przepisami przeciwpożarowymi i standardami dostępności, aby zapewnić, że biuro jest bezpieczną i inkluzywną przestrzenią dla wszystkich pracowników. 

Priorytetowe traktowanie wygody i bezpieczeństwa pozwala firmom zmniejszyć ryzyko urazów w miejscu pracy oraz stworzyć środowisko, w którym pracownicy czują się doceniani i otoczeni opieką.

Najważniejsza potrzeba pracowników? Naturalne światło i widok na zewnątrz.

2. Zwiększenie produktywności

Planowanie przestrzeni biurowej ma na celu zwiększenie produktywności poprzez zaprojektowanie układu wspierającego sprawny przebieg pracy. 

Obejmuje to strategiczne rozmieszczenie działów i zespołów blisko siebie, aby ograniczyć czas poświęcany na przemieszczanie się lub szukanie współpracowników. 

Projekt powinien również ograniczać czynniki rozpraszające poprzez zapewnienie cichych stref do pracy wymagającej skupienia oraz przestrzeni do współpracy przy zadaniach zespołowych. 

Odpowiednia integracja technologii, takich jak szybki internet i łatwo dostępne gniazdka elektryczne, zapewnia pracownikom możliwość pracy bez zakłóceń.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Lepsza praca zespołowa

Lepsza współpraca jest jednym z głównych powodów, na które organizacje powołują się, wymagając powrotu do biura (RTO), dlatego przestrzeń biurowa musi lepiej ją wspierać!

Jak ujął to Timothy Gawel, lider zespołu ds. projektowania przestrzeni korporacyjnych i komercyjnych w pracowni architektonicznej HUB, w swoim artykule na temat projektowania hybrydowych biur: „Biura są projektowane z większą ilością «wspólnej przestrzeni» i mniejszą ilością «przestrzeni osobistej», aby zapewnić pracownikom wspólne udogodnienia, których nie da się odtworzyć w domu”.

Ponownie oznacza to stworzenie różnorodnych przestrzeni dostosowanych do różnych zastosowań i potrzeb.

4. Ograniczenie kosztów operacyjnych

Dobrze zaplanowane biuro sprytnie wykorzystuje przestrzeń, aby zmniejszyć zapotrzebowanie na dodatkowe nieruchomości oraz obniżyć koszty czynszu, mediów i utrzymania. Może to obejmować wdrożenie systemu elastycznych stanowisk pracy lub systemu rezerwacji stanowisk (jeśli nie masz pewności, czym się różnią, przeczytaj nasz artykuł o elastycznych stanowiskach pracy i systemie rezerwacji stanowisk).

Ponadto przemyślane planowanie może prowadzić do oszczędności energii i zwiększenia efektywności w innych obszarach, co dodatkowo ogranicza całkowite wydatki związane z prowadzeniem biura.

5. Większe bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo to kolejny istotny aspekt planowania przestrzeni biurowej, który ma na celu ochronę ludzi, majątku rzeczowego i poufnych informacji. 

Obejmuje to zaprojektowanie układu biura z kontrolowanymi punktami dostępu, bezpiecznymi systemami wejścia i kamerami monitoringu. Wrażliwe obszary, takie jak serwerownie czy gabinety kadry kierowniczej, mogą wymagać dodatkowych środków bezpieczeństwa, w tym ograniczonego dostępu lub wzmocnionych drzwi.

7 najlepszych praktyk planowania przestrzeni biurowej

Planowanie nowego biura to ekscytujący projekt. Oto kilka najlepszych praktyk, które pomogą zapewnić jego powodzenie.

1. Oceń swoją przestrzeń

Przed rozpoczęciem procesu projektowania należy dokładnie ocenić obecną przestrzeń biurową. 

Obejmuje to zrozumienie wymiarów fizycznych, określenie mocnych stron i ograniczeń układu oraz ocenę sposobu, w jaki przestrzeń jest obecnie wykorzystywana.

Do czynników, które należy wziąć pod uwagę, należą przepływ osób, naturalne światło i istniejąca infrastruktura. Oprogramowanie do planowania przestrzeni biurowej może być tutaj pomocne, zapewniając analitykę w czasie rzeczywistym, która wspiera podejmowanie decyzji na podstawie danych w celu optymalizacji wykorzystania przestrzeni.

Ta ocena pomaga zidentyfikować niedostatecznie wykorzystywane obszary i możliwości usprawnień, dzięki czemu nowy plan przestrzeni w pełni wykorzystuje dostępne zasoby.

Praktyczna wskazówka

Aby projektować naprawdę inkluzywne przestrzenie, poświęć czas na zrozumienie bodźców i sposobów pracy, które mogą wywoływać określone reakcje u pracowników. Możesz skutecznie uwzględnić te potrzeby, analizując najlepsze sposoby optymalizacji kluczowych elementów przestrzennych miejsca pracy. Na przykład zrozumienie, gdzie naturalne światło jest najbardziej intensywne i które obszary są najbardziej narażone na głośne dźwięki, może pomóc w odpowiednim rozmieszczeniu przestrzeni do pracy w grupach. — Sarah Payne, kierowniczka ds. projektowania w firmie Kerr Office Group

2. Zaangażuj pracowników 

Podobnie jak w przypadku większości inicjatyw dotyczących pracowników, dobrą praktyką jest zaangażowanie osób, z myślą o których projektujesz daną inicjatywę.

W przypadku wspomnianego wcześniej HUB-u wykorzystano ankiety pracownicze, aby opracować projekt nowych biur.

Poproszono pracowników o ocenę udogodnień biurowych oraz zadano pytania, takie jak to, jak często przychodzą do biura, aby korzystać z prywatnych przestrzeni spotkań, w celu określenia, które przestrzenie 

Rezultatem było utworzenie przestrzeni znanej jako „The HUB” — otwartej przestrzeni rozciągającej się z jednej strony budynku na drugą.

Jeden koniec The HUB stanowi centralne centrum dowodzenia procesami produkcyjnymi, podczas gdy na drugim końcu znajduje się strefa wejściowa biura z recepcją, obszarem ekspozycyjnym, salami spotkań z klientami, strefą wypoczynkową i nieformalnymi miejscami do siedzenia przeznaczonymi do rozmów między klientami a projektantami.

Oprócz ankiet możesz również organizować grupy fokusowe lub zaangażować reprezentatywną komisję, aby zebrać opinie na temat obecnych problemów i pomysłów dotyczących nowego układu. 

Zaangażowanie pracowników nie tylko gwarantuje, że ostateczny projekt będzie wspierać ich produktywność i dobrostan, ale także zwiększa ich poczucie odpowiedzialności za nową przestrzeń pracy oraz satysfakcję z niej.

3. Korzystaj z odpowiednich narzędzi

Nowoczesne oprogramowanie do projektowania i narzędzia do planowania przestrzeni pozwalają tworzyć szczegółowe rzuty kondygnacji, wizualizować układy w 3D oraz testować różne konfiguracje przed podjęciem jakichkolwiek fizycznych zobowiązań.

Narzędzia te mogą pomóc zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni, zapewnić zgodność z przepisami i wcześnie zidentyfikować potencjalne problemy w procesie planowania. 

Ponadto korzystanie z odpowiednich narzędzi może usprawnić komunikację z interesariuszami, ułatwiając przedstawienie wizji i uzyskanie poparcia osób decyzyjnych.

Na przykład firma Microsoft wykorzystała technologię VR do zaangażowania interesariuszy podczas projektowania swoich biur w Sydney.

4. Udokumentuj plan przestrzeni

Udokumentowanie planu przestrzeni ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia uporządkowanego procesu planowania i wspólnego poziomu wiedzy wszystkich interesariuszy.

Szczegółowy plan przestrzeni powinien obejmować rzuty kondygnacji, układ mebli, schematy instalacji elektrycznej i sieciowej oraz inne istotne specyfikacje.

Dokumentacja ta służy jako punkt odniesienia przez cały proces wdrażania, pomagając uniknąć nieporozumień i zapewnić zgodność ostatecznego rezultatu z pierwotną wizją. 

Ponadto udokumentowany plan ułatwia komunikację z wykonawcami, projektantami i innymi zaangażowanymi stronami, usprawniając realizację.

5. Zoptymalizuj przestrzeń pod kątem technologii

Może się to wydawać oczywiste, ale zadbaj o to, aby plan przestrzeni uwzględniał obecne i przyszłe potrzeby technologiczne, zapewniając odpowiednią liczbę gniazd elektrycznych, szybki dostęp do internetu oraz wystarczającą infrastrukturę IT.

Zaplanuj narzędzia do współpracy, takie jak systemy wideokonferencyjne, interaktywne wyświetlacze i stacje bezprzewodowego ładowania. Oprogramowanie do rezerwacji współdzielonych biurek może pomóc lepiej wykorzystać dostępną przestrzeń biurkową. 

Optymalizując biuro pod kątem obecnych i przyszłych technologii, tworzysz bardziej wydajne, połączone i przygotowane na przyszłość miejsce pracy, które odpowiada na cyfrowe potrzeby Twoich pracowników.

6.  Monitoruj i wprowadzaj zmiany

Planowanie przestrzeni biurowej nie kończy się po wdrożeniu nowego układu — to ciągły proces, który wymaga monitorowania i wprowadzania zmian. 

Po rekonfiguracji biura obserwuj, jak dobrze przestrzeń odpowiada potrzebom firmy i pracowników.

Zbieraj opinie i śledź kluczowe wskaźniki efektywności, takie jak zadowolenie pracowników, produktywność i wykorzystanie przestrzeni.

Jeśli pojawią się problemy lub wystąpią nowe potrzeby, bądź gotowy na wprowadzenie zmian w układzie. Przyjmując podejście oparte na ciągłym doskonaleniu, możesz zapewnić, że przestrzeń biurowa pozostanie skuteczna i elastyczna z upływem czasu.

7. Kup dobry ekspres do kawy

To konieczność!

Inspirujące przykłady przestrzeni biurowych

Pomyślałem, że zakończę czymś lekkim i podam 5 inspirujących przykładów ciekawych biur:

1. „Sfery” Amazon, Seattle

Znajdujące się w biurach Amazon w Seattle [bio]Sfery są domem dla ponad 40 000 roślin z regionów lasów chmurowych w ponad 30 krajach. Ideą ich utworzenia było zapewnienie pracownikom miejsca, w którym mogą obcować z naturą i zmniejszyć poziom stresu.

2. Biura obsługi klienta AirBnB, Portland

AirBnB dołożyło wszelkich starań, aby na nowo zdefiniować tradycyjne centrum obsługi telefonicznej. Projektanci przez wiele miesięcy prowadzili badania epistemologiczne i współpracowali z pracownikami, aby stworzyć coś naprawdę wyjątkowego.

3. Microsoft, Sydney

Flagowe biuro Microsoftu w regionie ANZ jest uznawane za pioniera w projektowaniu hybrydowego miejsca pracy. Ideą jest umożliwienie pracownikom pracy w dowolnym czasie i miejscu dzięki połączeniu inteligentnego oświetlenia, robotyki, czujników, cyfrowych tablic, różnorodnych przestrzeni do pracy oraz specjalnej aplikacji zapewniającej tę elastyczność.

4. Centrala Adidas, Herzogenaurach

Flagowe biuro Adidas w Niemczech nie znajduje się w Monachium, Berlinie ani Frankfurcie, jak można by się spodziewać. Aby przyciągnąć pracowników i zaspokoić ich potrzeby, firma opracowała koncepcję „My Arena”, wykorzystującą zasady myślenia projektowego do zrozumienia potrzeb i oczekiwań 3800 pracowników z 80 krajów.

Poszczególne części budynku reprezentują „sześć kluczowych miast” Adidas (Los Angeles, Nowy Jork, Londyn, Paryż, Szanghaj i Tokio), a kompleks obejmuje stołówki, restauracje oraz obiekty sportowe i rekreacyjne.

5. Lego, Billund

Flagowe biuro Lego w Danii zostało zaprojektowane wspólnie z pracownikami tak, aby odzwierciedlać wartości LEGO Group: „Wyobraźnia, Zabawa, Kreatywność, Troska, Nauka i Jakość”. Kampus zaprojektowano jako pełne zabawy, inkluzywne i sprzyjające współpracy środowisko dla pracowników i ich rodzin.