Praca asynchroniczna: przewodnik po najlepszych praktykach

Czym jest praca asynchroniczna?

Praca asynchroniczna odnosi się do stylu komunikacji, który ma miejsce, gdy dwie osoby nie komunikują się na żywo ani w tym samym czasie. W przeciwieństwie do komunikacji synchronicznej, która odbywa się twarzą w twarz, za pośrednictwem wideorozmów lub rozmów głosowych na żywo, komunikacja asynchroniczna nie odbywa się w czasie rzeczywistym.

Przykłady komunikacji asynchronicznej obejmują:

• Nagrane wcześniej wiadomości wideo (takie jak Loom)
• Nagrane wcześniej wiadomości audio
• Korespondencję pisemną gdy nie oczekuje się natychmiastowej odpowiedzi (może to dotyczyć wiadomości e-mail, komunikatorów lub wiadomości tekstowych, w zależności od sposobu, w jaki firma korzysta z tych narzędzi)
• Bardziej formalną dokumentację (np. zasady, notatki, prezentacje lub artykuły).
• Informacje zwrotne w udostępnionych przestrzeniach roboczych, takich jak Dokumenty Google lub Adobe Xd.

Nawet w środowisku pracy w 100% stacjonarnej pewna część naszej pracy prawdopodobnie odbywa się asynchronicznie.

Korzyści z pracy asynchronicznej

Na początek przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z pracy asynchronicznej, aby zrozumieć, jak przejście w pierwszej kolejności na tryb asynchroniczny może pomóc Waszej organizacji.

Większa produktywność

Ci z nas, którzy zajmują się zarządzaniem pracownikami — a właściwie pracownicy wiedzy w ogóle — są przyzwyczajeni do codziennego kalendarza wypełnionego spotkaniami od 9 lub 10 rano do 17 lub 18.

Pomiędzy spotkaniami na Zoomie mogą pojawiać się krótkie przerwy, w których próbujemy zmieścić właściwą pracę, jednocześnie zmagając się z niemal nieustannym strumieniem powiadomień i wiadomości. Realistycznie rzecz biorąc, takie podejście się nie sprawdza. Samo przełączanie kontekstu jest wyczerpujące.

Ponieważ w ciągu dnia nie mamy wystarczająco dużo wartościowego czasu, aby wykonać zadanie wymagające skupienia, zaczynamy pracować po godzinach lub wykonywać wiele zadań jednocześnie podczas innych spotkań, aby osiągnąć zamierzone rezultaty.

A teraz wyobraźcie sobie, że jesteście częścią asynchronicznej kultury pracy:

• Wiele rutynowych spotkań statusowych w kalendarzu zamienia się w raporty z postępów, które możecie przeczytać w dogodnym dla siebie czasie.
• Nie traktujecie już domyślnie spotkania ani napisania do kogoś jako rozwiązania, gdy macie pytanie. Zamiast tego przeglądacie istniejącą dokumentację, a jeśli nie znajdziecie w niej odpowiedzi, redagujecie przemyślaną wiadomość, która pomaga Wam jasno wyrazić swoje pomysły i daje odbiorcy możliwość udzielenia równie przemyślanej odpowiedzi.
• Wasz kalendarz wygląda na znacznie bardziej otwarty. Zastępujecie czas spotkań skoncentrowanymi blokami pracy, które pomagają doprowadzić do końca zadania analityczne lub kreatywne.

Większa elastyczność

Jeśli nie ogranicza Was już konieczność bycia dostępnym o określonej porze, otwiera się przed Wami zupełnie nowy świat możliwości w zakresie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Podczas pracy w różnych strefach czasowych możecie zdecydować, które godziny będą wspólnie dostępne na synchroniczną współpracę, i zobowiązać się do planowania spotkań wyłącznie w tych blokach czasowych. 

Nagle w Waszym harmonogramie mogą pojawić się dostępne bloki czasu, które możecie przeznaczyć na pracę wymagającą głębokiego skupienia lub wykorzystać do załatwienia osobistych zobowiązań, nawet jeśli przypadają one w standardowych godzinach pracy.

Asynchroniczne środowisko pracy daje Wam swobodę wyboru czasu i miejsca pracy, o ile wykonujecie swoje zadania i pozostajecie w rozsądnej mierze dostępni, aby odpowiadać na pytania członków zespołu.

Z perspektywy pracodawcy elastyczna praca jest istotnym czynnikiem wpływającym na pozyskiwanie i zatrzymywanie talentów.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Włączanie 

Elastyczna praca sprzyja inkluzywności. Teraz, gdy nie narzucasz już konkretnych godzin pracy stacjonarnej ani „w biurze”, możesz przyciągnąć bardziej zróżnicowaną pulę talentów. Mogą to być osoby, które:

• Mają obowiązki związane z opieką nad osobami zależnymi
• Mają niepełnosprawności
• Mają status społeczno-ekonomiczny, w przypadku którego korzystne byłoby zaoszczędzenie na dojazdach, wydatkach na posiłki i/lub kosztach garderoby
• Pochodzą z różnych środowisk i są bardziej narażone na mikroagresje w środowisku pracy stacjonarnej.
• Mają bardziej introwertyczne typy osobowości i uważają komunikację synchroniczną za trudną.

5 wyzwań związanych z pracą asynchroniczną i sposoby ich przezwyciężania

Jasne jest, że praca asynchroniczna nie zawsze jest usłana różami, bo gdyby tak było, nasze społeczeństwo znacznie wcześniej i powszechniej przyjęłoby pracę zdalną, hybrydową i inne elastyczne formy pracy, jeszcze przed pandemią.

W tej sekcji omówimy niektóre z najważniejszych wyzwań związanych z pracą asynchroniczną, a także potencjalne rozwiązania pozwalające je przezwyciężyć.

Wyzwania komunikacyjne

Wiele osób zgodziłoby się, że w niektórych sytuacjach praca synchroniczna jest lepsza od asynchronicznej — nie bez powodu ważne rozmowy zwykle odkładamy do momentu spotkania twarzą w twarz i nie bez powodu internetowa wrogość wydaje się znacznie łatwiejsza do wywołania.

Gdy komunikujesz się osobiście lub nawet na żywo za pośrednictwem wideo, możesz wychwycić wiele wskazówek kontekstowych, które pomagają skuteczniej przekazywać i odbierać komunikaty. Język ciała, modulacja i ton głosu mogą wpływać na sposób interpretowania treści tych komunikatów. 

Tracisz tę wiedzę, gdy komunikujesz się asynchronicznie, co czasami może prowadzić do nieporozumień. Przekazanie komunikatu w sposób asynchroniczny może również zająć więcej czasu.

Możesz zastanawiać się, po co coś zapisywać, skoro można po prostu dołączyć do rozmowy na Zoomie. Możesz też obawiać się, że nie otrzymasz odpowiedzi w potrzebnym czasie.

Jak radzić sobie z wyzwaniami komunikacji asynchronicznej

Oto kilka strategii, które warto rozważyć w obliczu wyzwań związanych z komunikacją asynchroniczną:

• Zainwestuj w odpowiednie narzędzia komunikacyjne. Upewnij się, że starannie wybierasz stos technologiczny do komunikacji na podstawie celów organizacji. Co ważniejsze, określ zasady korzystania z tego stos technologicznego HR, aby wszyscy rozumieli różne kanały komunikacji i wiedzieli, jak z nich korzystać.
  
  Jasne i spójne wytyczne = mniej czasu poświęcanego na szukanie informacji. W ten sposób zaczynasz już dostrzegać korzyści z pracy asynchronicznej. Informacje nie pozostają w głowach ludzi, lecz są dostępne dla wszystkich.

• Skup się na jakości, nie na ilości. Zastanów się, jakie rodzaje rozmów najbardziej skorzystałyby z komunikacji w czasie rzeczywistym, i ogranicz spotkania do takich interakcji. Na przykład zespoły zdalne mogą nie potrzebować spotkania w celu omówienia statusu projektu, ale warto zachować spotkanie 1:1 z podwładnym, aby budować silną relację i zaufanie.

• Ustal rozsądne oczekiwania obowiązujące w całej firmie lub zespole dotyczące odpowiedniego czasu reakcji. Jeśli ludzie nie czują, że muszą natychmiast odpowiadać na wiadomości, zmniejsza to stres i pomaga im zachować koncentrację na najważniejszych zadaniach. Zwiększa to również prawdopodobieństwo, że odpowiedzą w przemyślany sposób, zamiast reagować spontanicznie podczas innych spotkań.

• Komunikuj się często, korzystając z wielu kanałów. Jest to konieczne zarówno w organizacjach synchronicznych, jak i asynchronicznych, ale warto ponownie podkreślić, że przy mniejszej ilości czasu spędzanego wspólnie aktualizacje firmowe powinny być przekazywane regularnie i udostępniane za pośrednictwem wielu kanałów wraz z odpowiednimi archiwami do wglądu.

Pamiętaj również, że asynchroniczny model pracy może być łatwiejszy dla niektórych osób, takich jak osoby neuroróżnorodne, ponieważ ogranicza potrzebę interpretowania sygnałów społecznych.

Wyzwania związane z odpowiedzialnością

Oprócz typowych wyzwań komunikacyjnych istnieje przekonanie, że praca zdalna lub asynchroniczna niszczy odpowiedzialność.

Menedżerowie i pracownicy nie mogą już oceniać wyników pracy na podstawie tego, kto pierwszy pojawia się w biurze i kto wychodzi z niego jako ostatni, dlatego kuszące staje się mierzenie, jak często pracownicy zdalni są online w komunikatorze internetowym, jako wskaźnika zastępczego.

Nie, nie, nie, nie, nie.

Wdrożenie narzędzi do nadzorowania pracy zdalnej to najszybszy sposób na podważenie zaufania i zrujnowanie strategii pozyskiwania talentów. Poza tym nie jest to prawdziwa miara produktywności.

Jak radzić sobie z wyzwaniami związanymi z odpowiedzialnością

Oto kilka alternatywnych sposobów oceny odpowiedzialności i zaangażowania pracowników:

• Dokumentuj, dokumentuj, dokumentuj. Aby Twoja firma mogła odnieść sukces w pracy asynchronicznej, kluczowe jest przyjęcie kultury przejrzystości w całej organizacji. 
  
  Nie można oczekiwać, że pracownicy pracujący asynchronicznie będą uczyć się przez obserwację, ponieważ spędzają mniej czasu w jednym miejscu. Zamiast tego trzeba jasno określić, co oznacza sukces. Obejmuje to zdefiniowanie rezultatów, za których osiągnięcie są odpowiedzialni, a nie tego, ile czasu spędzają przy biurkach.

• Dostosuj oczekiwania dotyczące wyników pracowników do celów organizacji. Jasne określenie ról i obowiązków nie tylko zmniejsza ryzyko powielania pracy, lecz także zwiększa motywację pracowników.
  
  Zaangażowani pracownicy widzą, jak ich codzienna praca wiąże się z tym, co firma chce osiągnąć, dlatego są mniej podatni na wypalenie zawodowe. Psst: dzięki temu są też bardziej produktywni.

• Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami i przepływów pracy, aby śledzić postępy w realizacji celów. Zobowiąż pracowników do mierzenia własnych wyników, inwestując w odpowiednie narzędzia do współpracy asynchronicznej. Dodatkowa korzyść: wszyscy w firmie wiedzą, co dzieje się w projektach, więc potrzebujesz mniej cyklicznych spotkań statusowych 😎.

Wyzwania związane z łącznością zespołu

Kolejną częstą skargą dotyczącą zespołów asynchronicznych jest to, że trudniej jest nawiązywać silne relacje ze współpracownikami, których się nie poznało lub z którymi rzadko spędza się czas osobiście.

Praca synchroniczna zmusza nas do budowania relacji międzyludzkich, co szybciej tworzy zaufanie i usprawnia pracę zespołową.

Ponadto niektórzy liderzy twierdzą, że tracimy kreatywną inspirację, którą wywoływały swobodne rozmowy przy dystrybutorze wody.

Jak radzić sobie z wyzwaniami związanymi z łącznością zespołu

Wyzwania związane z łącznością zespołu nie są nie do pokonania w środowisku, w którym asynchroniczność jest priorytetem — ich rozwiązanie wymaga po prostu pewnego wysiłku na początku. Oto kilka strategii, które dobrze sprawdziły się w moim zespole:

• Stwórz doskonały proces wdrażania. Dobrze przeprowadzone wdrożenie to coś wspaniałego. Wzmacnia zaangażowanie i retencję pracowników w kluczowych pierwszych miesiącach pracy, skraca czas potrzebny do osiągnięcia pełnej produktywności oraz zapewnia dobry sposób na uzyskiwanie szczerych opinii o tym, jak liderzy ds. pracowników mogą się doskonalić.
  
  W środowisku asynchronicznym wdrożenie przynosi korzyści przez cały czas. Wyznacz jedną osobę z każdego działu — najlepiej rotacyjnie, aby podzielić się tym obowiązkiem — która będzie odpowiedzialna za aktualność i przydatność materiałów wdrożeniowych oraz za uwzględnianie ich w ciągłym procesie zbierania opinii we współpracy z zespołem ds. pracowników.
  
  Powiązany artykuł: Jak napisać 30-, 60- i 90-dniowy plan wdrożenia w organizacji + szablon

• Inwestuj w rozwój solidnych menedżerów. W środowisku asynchronicznym nie lekceważ siły regularnych spotkań indywidualnych 1:1 w budowaniu więzi, ułatwianiu komunikacji i utrzymywaniu zaangażowania pracowników. Badania wykazały, że menedżerowie średniego szczebla mają kluczowe znaczenie dla zdrowia psychicznego organizacji — zaniedbujesz ich na własne ryzyko!
  
  Powiązany artykuł: Jak wspierać nowych menedżerów za pomocą programu partnerstwa z zespołem ds. pracowników

• Twórz (opcjonalne) możliwości nawiązywania kontaktów. Dowiedz się, czego pracownicy potrzebują, aby utrzymywać kontakt, a następnie działaj zgodnie z tymi potrzebami. Może to być kwartalny wyjazd integracyjny, seria ciekawych kanałów na Slacku lub opcjonalne „godziny dyżuru”, podczas których można porozmawiać o sprawach niezwiązanych z pracą. 
  
  Jedno ważne zastrzeżenie: jeśli te wydarzenia są rzeczywiście opcjonalne, upewnij się, że pracownicy nie ponoszą ukrytych konsekwencji za rezygnację z udziału.

Wyzwania związane z podejmowaniem decyzji

Podejmowanie decyzji może być również skomplikowane w środowisku asynchronicznym — jak zapewnić, aby odpowiednie osoby zabrały głos i pomogły podjąć dobre decyzje w odpowiednim czasie, zwłaszcza gdy nie można po prostu zająć sali konferencyjnej i rozrysować problemu na tablicy?

Jak radzić sobie z wyzwaniami związanymi z podejmowaniem decyzji

Wbrew powszechnemu przekonaniu asynchroniczne podejmowanie decyzji może prowadzić do lepszych rezultatów niż tradycyjna sesja burzy mózgów.

Jeśli właściwie sformułujesz problem i zaangażujesz odpowiednie osoby, asynchroniczne podejmowanie decyzji może w rzeczywistości pobudzać kreatywność i przeciwdziałać myśleniu grupowemu.

Pomyśl o tym: podczas synchronicznego spotkania najgłośniejszy głos w pomieszczeniu (lub głos osoby o najwyższym stanowisku) często przeważa.

Mimo najlepszych starań, aby spotkanie było jak najbardziej inkluzywne, inni uczestnicy mogą czuć się zbyt onieśmieleni, by zabrać głos, lub ich typ osobowości może wymagać od nich dodatkowego czasu na przemyślenie, zanim poczują się komfortowo, wyrażając swoją opinię.

Wprowadzenie kultury pisania w organizacji usprawnia proces podejmowania decyzji. Zachęca ludzi do:

• Zwięzłego podsumowywania problemu
• Analizowania możliwych rozwiązań
• Rekomendowania rozwiązania na podstawie dowodów empirycznych i własnego doświadczenia
• Zasięgania różnorodnych opinii w celu potwierdzenia lub odrzucenia rekomendacji.

Powiązane materiały:

• 5-etapowy proces podejmowania decyzji asynchronicznie
• Jak firma Stripe stworzyła kulturę pisania

Opóźnienia w zatwierdzaniu i finalizowaniu dokumentów

Opóźnienia w zatwierdzaniu i podpisywaniu dokumentów są częstym problemem w asynchronicznych modelach pracy, szczególnie gdy członkowie zespołu znajdują się w różnych strefach czasowych lub mają różne harmonogramy.

Oczekiwanie na podpisy może spowalniać pracę, tworzyć wąskie gardła i negatywnie wpływać na ogólną produktywność. Bez współpracy w czasie rzeczywistym te opóźnienia mogą się kumulować i zatrzymywać ważne projekty lub porozumienia.

Jak przeciwdziałać opóźnieniom w zatwierdzaniu i finalizowaniu dokumentów

• Oprogramowanie do podpisu elektronicznego może pomóc, umożliwiając ludziom podpisywanie dokumentów w dogodnym dla nich czasie, co przyspiesza proces i zapewnia jego ciągłość nawet przy różnicach stref czasowych.
• Korzystaj z automatycznych przypomnień, aby powiadamiać osoby podpisujące, gdy potrzebna jest ich zgoda, ograniczając ryzyko opóźnień spowodowanych zapomnieniem lub przeoczeniem wiadomości e-mail.
• Wprowadź jasne procedury określające, kto musi zatwierdzić lub podpisać dokumenty, aby każdy znał swoją rolę w procesie, co minimalizuje nieporozumienia i straty czasu.
• Przechowuj dokumenty w scentralizowanym systemie w chmurze, w którym członkowie zespołu mogą łatwo uzyskać do nich dostęp i przeglądać je w dowolnym momencie, unikając opóźnień spowodowanych poszukiwaniem plików.
• Ustal terminy zatwierdzania i podpisywania, aby stworzyć poczucie pilności i zapewnić sprawny przebieg procesu zatwierdzania dokumentów.
• Zaoferuj opcje podpisywania dokumentów przyjazne urządzeniom mobilnym, umożliwiając członkom zespołu zatwierdzanie dokumentów z dowolnego miejsca, nawet gdy nie znajdują się przy swoich biurkach.

Dołącz do rozmowy

Jak zapewne już zauważasz, przyjęcie bardziej asynchronicznej kultury pracy przynosi wiele korzyści.

Aby być na bieżąco z tematyką pracy asynchronicznej oraz innymi ważnymi zagadnieniami dotyczącymi ludzi i kultury organizacyjnej, zasubskrybuj biuletyn People Managing People.