Projektowanie organizacji: przewodnik eksperta

W tym artykule wyjaśnię, czym jest projektowanie organizacji, przedstawię kilka najlepszych praktyk oraz proces, który pomoże przeprowadzić je właściwie.

Czym jest projektowanie organizacji?

Projektowanie organizacji (czasami określane jako projektowanie organizacyjne lub OD) to metodologia służąca identyfikowaniu wielu aspektów organizacji (np. misji, przepływu pracy, strategii), a następnie dostosowywaniu ich lub ponownemu dostosowywaniu w celu realizacji celów organizacji w aktualnym środowisku biznesowym.

Jest ono często inicjowane przez znaczące zmiany wewnętrzne lub zewnętrzne, w tym:

• Zmiany misji lub strategii firmy
• Zakłócenia środowiskowe (np. zagrożenia wynikające ze zmian klimatu) 
• Postęp technologiczny (np. zwiększona automatyzacja)
• Nowi konkurenci
• Zmiany legislacyjne
• Znaczące zmiany wyników biznesowych (pozytywne lub negatywne)
• Nowe kierownictwo.

Prawdziwe projektowanie organizacji ma na celu optymalizację funkcji, procesów i struktury firmy, aby osiągać wyniki biznesowe.

Dobrze zaprojektowana organizacja potrafi dostosowywać się do zmian, współpracować międzyfunkcyjnie, skutecznie podejmować i realizować decyzje oraz tworzyć pozytywne środowisko pracy.

Często projektowanie organizacji jest mylone z przeprojektowaniem struktury organizacyjnej za pomocą narzędzi do tworzenia schematów organizacyjnych. 

W rzeczywistości wynikiem procesu OD jest seria rekomendacji, które mogą mieć bardzo szeroki zakres i obejmować takie kwestie jak struktura organizacyjna, potrzeby technologiczne, aktualizacje modelu wynagrodzeń, zmiany zasad i polityk oraz wspólne zachowania.

Potencjalne pozytywne rezultaty tych rekomendacji obejmują:

• Wyższą rentowność
• Wyższe zaangażowanie pracowników
• Skuteczne zatrzymywanie pracowników i planowanie ścieżek kariery
• Lepsze produkty i usługi
• Większe pozyskiwanie klientów i/lub ich lojalność
• Lepsze przygotowanie na przyszłe zmiany i rozwój.

Rola HR w kierowaniu procesem projektowania organizacji

HR odgrywa kluczową rolę w projektowaniu organizacji. W firmach, w których pracują specjaliści ds. OD, kierują oni procesem i pełnią funkcję zarówno ekspertów, jak i kierowników projektów. W firmach, które nie mają partnerów ds. OD, zadanie to jest zazwyczaj powierzane partnerom biznesowym HR.

Często największym wyzwaniem, przed którym stają zespoły, jest przekonanie liderów biznesowych do wspierania pełnego procesu projektowania organizacji i uczestniczenia w nim, zamiast jedynie przystępowania do tworzenia nowych schematów organizacyjnych. 

Muszą oni również znaleźć równowagę między podejściem skoncentrowanym zarówno na biznesie, jak i na ludziach. 

Zasady projektowania organizacji

Przed rozpoczęciem procesu projektowania organizacji warto najpierw oprzeć siebie i swój zespół na kilku kluczowych zasadach: 

• Najpierw dostosowanie do biznesu, na końcu struktura
• Ucz się z przeszłości, ale nie pozwól, by cię ograniczała
• Staraj się zatrzymać najlepsze talenty, ale nie projektuj organizacji z myślą o konkretnych osobach
• Projektuj z myślą o elastyczności
• Projektuj z myślą o przejrzystości

Najpierw dostosowanie do biznesu, na końcu struktura

Ponieważ ludzie błędnie używają określeń „projektowanie organizacji” i „struktura organizacyjna” zamiennie, często chcą rozpocząć od struktury. Struktura jest rezultatem — to jeden ze sposobów, dzięki którym urzeczywistnisz projekt.

Dostosowanie do biznesu jest najbardziej kompleksową i najważniejszą częścią procesu projektowania organizacji, ponieważ stanowi podstawę wszystkich decyzji projektowych — w tym dotyczących struktury — które podejmiesz.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Ucz się z przeszłości, ale nie pozwól, by cię ograniczała

Chociaż przegląd wcześniejszych projektów organizacji pod kątem wyciągniętych wniosków jest pomocny, pamiętaj, że projektujesz swoją organizację z myślą o obecnych potrzebach oraz o tym, czego spodziewasz się w przyszłości. 

Rzeczy, które mogły być prawdziwe w przeszłości, mogą już nie mieć zastosowania (np. zbyt wiele szczebli było nieprzydatnych, gdy zaczynaliśmy; teraz, kiedy podwoiliśmy rozmiar, odkrywamy, że nasza struktura jest zbyt płaska).

Staraj się zatrzymać najlepsze talenty, ale nie projektuj organizacji wokół nich

Talenty to ogromna inwestycja i mogą stanowić przewagę konkurencyjną. Chociaż zatrzymywanie pracowników jest ważne, projektowanie organizacji wokół kilku osób nie służy nikomu. 

Jeśli którakolwiek z tych osób odejdzie, możesz odkryć, że pozostała ci organizacja, która nie ma już sensu.

Projektuj z myślą o elastyczności

Na działalność firmy mogą wpływać warunki, na które nie mamy wpływu. Chociaż nikt nie potrafi przewidzieć przyszłości, stworzenie projektu uwzględniającego takie elementy jak ścieżki kariery, nowe technologie i ciągłe uczenie się pozwoli organizacji elastycznie reagować na zmiany bez konieczności przeprowadzania całkowitego przeprojektowania.

Projektuj z myślą o jasności

W dobrze zaprojektowanej organizacji ludzie rozumieją swoje role. Wiedzą, jak wpisują się w szerszy obraz, i rozumieją, za co ponoszą odpowiedzialność. 

Zakresy uprawnień decyzyjnych są powszechnie znane, a ludzie wiedzą, jak informacje przepływają w organizacji.

6-stopniowy proces projektowania organizacji: Ustanawianie fundamentów poprzez zgodność z biznesem 

Dogłębna zgodność z biznesem stanowi fundament udanego projektowania organizacji. To sposób, w jaki oceniamy, czy firma jest przygotowana do realizacji swoich celów strategicznych. 

Zgodność to proces wieloetapowy. Najpierw musisz oprzeć się na podstawowych zasadach biznesu, a następnie zebrać informacje.

Przeanalizuj misję, wizję i wartości

Misja, wizja i wartości kształtują cel oraz założenia planu strategicznego. Wyznaczają takie elementy jak standardy wyników, wskaźniki i oczekiwania dotyczące zachowań.

Nie wszystkie firmy mają wszystkie trzy elementy – mogą też mieć coś podobnego, na przykład deklarację celu.

• Misja = czym się zajmujemy (taktyka)
• Wizja = co będziemy robić (aspiracje)
• Wartości = jak to robimy (zachowania)

Analizując misję, wizję i wartości, będziesz w stanie określić takie elementy jak rodzaj doświadczenia lub szkoleń potrzebnych zespołom; potrzeby związane z procesami, praktykami lub technologią; oraz infrastrukturę potrzebną obecnie do zapewnienia realizacji celów w długim okresie.

Przeanalizuj strategię

Analizując strategię, musisz zbadać zarówno plan strategiczny, jak i cele roczne. 

Plan strategiczny przedstawia długoterminowe cele organizacji, podczas gdy cele roczne określają cele bardziej bezpośrednie. 

Cele roczne powinny w pewien sposób wynikać z planu strategicznego. Jeśli tak nie jest, przed dalszym projektowaniem musisz omówić tę kwestię z zespołem wyższej kadry kierowniczej.

Oprócz zrozumienia strategii spróbuj określić pożądane wyniki, zasoby (finansowe, kadrowe lub inne) potrzebne do ich osiągnięcia oraz różnicę między stanem obecnym a pożądanym stanem przyszłym. Będzie to podstawą twoich rekomendacji dotyczących projektu.

Zbierz informacje

Zanim będziesz mógł przejść dalej, potrzebujesz dodatkowych informacji. Obejmuje to zarówno informacje formalne lub materialne, jak i nieformalne lub niematerialne. 

Chociaż kuszące może być skupienie się na formalnych elementach, nieformalne są równie ważne, a nawet ważniejsze.

Informacje formalne obejmują takie elementy jak procesy podejmowania decyzji, struktury wynagrodzeń i nagród, kanały komunikacji (spotkania dla całej firmy, biuletyny elektroniczne itp.), obecne hierarchie oraz struktury zespołów. 

Elementy formalne są wyraźnie określone i często przekazywane w jakimś miejscu (portalu pracowniczym, podręczniku, zasadach organizacji), do którego ludzie mogą się odwołać.

Informacje nieformalne są dorozumiane. Nie znajdziesz ich w portalu ani w podręczniku pracownika, ale wpływają one na to, jak faktycznie wykonuje się pracę w organizacji. 

Na przykład formalnym standardem firmy może być podejmowanie decyzji podczas określonych spotkań dotyczących kamieni milowych. W rzeczywistości wszyscy mogą wiedzieć, że decyzje są faktycznie podejmowane w nieformalnych rozmowach ad hoc przed spotkaniem dotyczącym kamienia milowego.

Podczas zbierania informacji nieformalnych szukaj takich elementów jak normy, nastawienie, powszechnie podzielane postawy i przekonania oraz sieci wśród pracowników.

Weź pod uwagę organizacje w ramach organizacji

Pamiętaj, że informacje — formalne i nieformalne — mogą nie być takie same we wszystkich częściach organizacji.

Zastanawiając się, jak głęboko sięgnąć, warto przeanalizować różnice wynikające z geografii, ponieważ sposób wykonywania pracy może być silnie kształtowany przez krajowe lub kulturowe normy i sposoby myślenia. Jest to szczególnie istotne, jeśli jesteś częścią globalnej firmy.

Możesz również poszukać różnic między poszczególnymi funkcjami lub zespołami powołanymi do konkretnych wydarzeń z bardzo wielu powodów. Bądź otwarty na rozszerzenie zakresu gromadzenia informacji na podstawie tego, czego dowiesz się w trakcie procesu.

Tworzenie/przeprojektowanie organizacji

Teraz możesz już stworzyć nowy projekt organizacji. Ponownie, nie oznacza to jedynie stworzenia struktury organizacyjnej.

Projektujesz organizację, która przygotuje firmę do osiągnięcia celów i realizacji planu strategicznego. 

Twój projekt może obejmować takie elementy jak:

• Nowe procesy podejmowania decyzji
• Nowe technologie
• Ograniczenie lub rozszerzenie koncentracji na produktach
• Zmiany pozwalające nadążyć za przewidywanymi zmianami regulacyjnymi.

Nie pozwól, aby obecne ograniczenia wpłynęły na Twój projekt. Twoim celem jest ustalenie, czego firma potrzebuje, aby urzeczywistnić swoją strategię.

To zespół kierownictwa wykonawczego zdecyduje, czy jest gotowy i zdolny wesprzeć to, co jest potrzebne.

Wreszcie — nowa struktura

Teraz możesz już stworzyć strukturę organizacyjną. Masz informacje potrzebne do stworzenia struktury, która nada realny kształt pozostałym elementom projektu organizacji. 

Na przykład, aby usprawnić podejmowanie decyzji w całej organizacji, możesz zaproponować bardziej płaską strukturę z mniejszą liczbą szczebli. 

Aby zapewnić sobie możliwość zatrudniania, utrzymywania i rozwijania szerokiego grona potrzebnych specjalistów technicznych oraz wspierania ciągłych innowacji, możesz stworzyć strukturę, w której specjaliści nie muszą zostawać liderami, aby awansować na wyższe stanowiska w organizacji.

Studium przypadku projektowania organizacji

Wróćmy do globalnego sprzedawcy detalicznego, o którym wspomniałem we wstępie. W ciągu niemal dziesięciu lat, które tam spędziłem, organizacja doświadczyła wielu zmian na stanowiskach wyższego kierownictwa.

To, w połączeniu z innymi czynnikami, takimi jak spadająca sprzedaż, nowi konkurenci i rosnące koszty materiałów, prowadziło do znaczących zmian strategii mniej więcej co dwa lata.

Zamiast aby dział HR prowadził przeprojektowanie organizacji w celu kompleksowego dostosowania wszystkich jej aspektów do zmian strategii, kierownictwo wykonawcze nalegało na wielokrotne restrukturyzacje.

W tym czasie różne części organizacji przeszły 12 restrukturyzacji. W jednym przypadku zespół liczący 100 osób rozrósł się do niemal 400, by niecałe 18 miesięcy później ponownie się skurczyć.

W tamtych latach organizacja straciła talenty, poniosła znaczne koszty związane z odprawami i pakietami dla odchodzących pracowników, a także nadal traciła udział w rynku.

Prawa do podejmowania decyzji stawały się coraz mniej jasne, współpraca międzyfunkcyjna była coraz trudniejsza, a odpowiedzialność nadal się zmniejszała.

Skupiając się niemal wyłącznie na strukturze kosztem spójności i projektu organizacji, firma nie tylko nie osiągnęła celów strategicznych, lecz także działała przeciwko sobie.

Właściwe projektowanie organizacji wymaga czasu

Chętnie słyszę powszechny sprzeciw wobec przeprowadzania pełnego procesu projektowania organizacji: zajmuje to zbyt dużo czasu, a sama restrukturyzacja jest szybsza.

Jako specjalista HR masz za zadanie pomóc kierownictwu dostrzec wartość spowolnienia działań, aby ostatecznie je przyspieszyć.

Choć restrukturyzacja może wydawać się szybsza, koszt alternatywny utraconej efektywności, niewystarczających zasobów ludzkich lub ich utraty, braku jasności w całej organizacji oraz osłabienia odpowiedzialności ostatecznie będzie kosztował organizację więcej czasu (a często także więcej) podczas prób naprawienia tego, co nie działa. 

Proces przeprojektowania to przemyślany i kompleksowy sposób na zapewnienie, że organizacja jest przygotowana na sukces.

Najważniejsze wnioski

• Projektowanie organizacji i struktura organizacyjna to różne kwestie. OD obejmuje dostosowanie różnych aspektów organizacji, w tym procesów, przepływów pracy, strategii i struktury, w celu osiągnięcia celów biznesowych.
• Istotna rola HR w projektowaniu. Zasoby ludzkie (HR) odgrywają kluczową rolę w prowadzeniu projektowania organizacji, zapewniając zaangażowanie kierownictwa w przeprojektowanie, a nie jedynie restrukturyzację.
• Zasady i proces skutecznego projektowania organizacji: Podstawowe zasady skutecznego projektowania organizacji to zgodność z celami biznesowymi, elastyczność ewolucyjna, jasność oraz utrzymanie talentów.