Przewodnik eksperta po przeprowadzaniu lepszych ocen wyników pracy + szablon

Jak przygotować się do oceny wyników pracy

Przygotowanie się do przeprowadzenia oceny wyników pracy nie jest zadaniem, które można traktować lekko, i z pewnością nie jest to coś, co należy robić wieczorem poprzedzającym ocenę!

Przygotowanie ocen wyników pracy wymaga czasu. Jeśli się pospieszysz, twoi pracownicy to zauważą. 

Szybkie pytanie: Wypełnij naszą 60-sekundową ankietę i podziel się tym, co naprawdę sądzisz o wykorzystywaniu agentów AI w ocenach wyników pracy, awansach i coachingu. Twoje odpowiedzi pomogą nam lepiej zrozumieć rzeczywiste wyzwania, przed którymi stoją zespoły HR w związku z AI w zarządzaniu wynikami pracy.

Krok 1: Zastanów się nad wynikami pracy swojego zespołu i pracownika

Pierwszym krokiem w przygotowaniu się do oceny wyników pracy jest zastanowienie się nad wynikami pracy danej osoby, a także całego zespołu.

Weź pod uwagę to, co wydarzyło się pozytywnego, neutralnego lub negatywnego. Co wydarzyło się poza kontrolą zespołu lub danej osoby? W jaki sposób dana osoba przyczynia się do funkcjonowania zespołu? Refleksja nad tymi kwestiami to świetny sposób na rozpoczęcie.

Kolejną kwestią, którą warto rozważyć, jest twoja własna perspektywa. Jeśli nie współpracujesz z daną osobą na co dzień, to kto to robi i kto mógłby przekazać ci informacje o tym, jak ostatnio radził sobie członek zespołu?

Zwłaszcza w przypadkach, gdy zarządzam bardzo niezależnymi pracownikami, zbieranie opinii od współpracowników może być niezwykle pomocne w przeprowadzaniu sprawiedliwych, dokładnych i wartościowych ocen wyników pracy.

Często wykorzystywany jest proces oceny 360 stopni, ale może on być czasochłonny. Możesz szybko zebrać opinie współpracowników na temat wyników pracy członka swojego zespołu, korzystając z Formularzy Google lub Microsoft Forms.

Kiedy przygotowując się do oceny, analizuję wyniki pracy danej osoby, często zapisuję pytania lub zagadnienia do oceny wyników pracy wyznaczone przez moją firmę. Następnie używam punktów wypunktowania, aby zidentyfikować kilka kwestii dotyczących każdego pracownika w ramach danego zagadnienia.

W istocie tworzę skróconą wersję oceny wyników pracy, którą następnie rozwijam w opisie, dodając przykłady i rekomendacje na przyszłość.

Author's Tip

 

Pracownik, którego oceniasz, również skorzysta na refleksji nad swoimi wynikami pracy i wkładem w pełnioną rolę. Wiele formalnych procesów oceny wyników pracy rozpoczyna się od samooceny pracownika. Ten krok pomaga wesprzeć bardziej skoncentrowaną i owocną rozmowę na żywo dotyczącą wyników pracy.

Krok 2: Przygotuj swoją opinię i powiąż ją z oczekiwaniami dotyczącymi roli 

Po zebraniu przemyśleń, wszelkich niezbędnych opinii współpracowników i przygotowaniu zarysu oceny możesz przystąpić do opracowania opisu.

Opracowanie opisu jest jedną z najważniejszych części oceny.

Można argumentować, że ten etap może być ważniejszy niż sama rozmowa na żywo, zwłaszcza w przypadkach, gdy przekazujesz informacje zwrotne dotyczące rozwoju i oczekujesz, że w wyniku spotkania dana osoba zmieni swoje zachowanie.

Opis w formie pisemnej to dokument, do którego pracownicy będą wracać, aby zapoznać się ze swoją opinią zwrotną. Jest to również oficjalny dokument przedstawiający wyniki pracy i informacje zwrotne na ich temat dotyczące konkretnego pracownika.

Opisy ocen wyników pracy (ich część pisemna) powinny zawsze zawierać stwierdzenia dotyczące wyników pracy, porównania z oczekiwaniami lub oczekiwanymi zachowaniami, szczegółowe przykłady dobrych lub słabych wyników pracy oraz informacje o tym, jak wyniki tej osoby wpływają na innych.

Wskaźniki KPI i mierniki to świetne narzędzia pomiarowe, które można wykorzystywać do oceny wyników pracy, identyfikowania możliwości oraz wyznaczania przyszłych celów dotyczących wyników pracy.

Na przykład, jeśli ktoś pracuje w sprzedaży, możesz opisać jakość jego pracy i odpowiedzialność, wskazując, w jakim stopniu udało mu się zrealizować wyznaczone cele i osiągnąć określone wyniki. Tak jak cele powinny być mierzalne, tak samo powinny być mierzalne wyniki pracy.*

Przykład opisu

„Brent nadal ma trudności ze zwracaniem uwagi na szczegóły, szczególnie podczas konfigurowania naszego systemu zarządzania nauką. Skutkiem pomijania przez Brenta szczegółów, takich jak zapisy na kursy, jest to, że pracownicy nie są przypisywani do kursów, które muszą ukończyć. Kiedy ludzie nie są przypisywani do właściwych kursów, takich jak szkolenia dotyczące zgodności z przepisami, oznacza to, że jako firma nie przestrzegamy wymogów, ponieważ nie zapewniliśmy skutecznej realizacji wymaganych szkoleń dotyczących zgodności z przepisami.”

Oprócz opisu zawierającego konkretne i mierzalne przykłady, jako osoba oceniająca i lider powinieneś również być gotowy opisać, w jaki sposób pomożesz danej osobie poprawić jej umiejętności lub przyjąć pożądane zachowanie.

Tak, opisy w ocenach wyników mogą być długie, ale z mojego doświadczenia wynika, że dłuższy i bardziej szczegółowy opis jest najbardziej pomocny, gdy staramy się pomóc pracownikom zrozumieć ich wyniki oraz dokumentować je w dłuższej perspektywie.

*Przydatny artykuł dotyczący wyznaczania celów: Wprowadzanie organizacji na drogę do sukcesu za pomocą metody kaskadowych celów

Krok 3: Przygotuj się do przeprowadzenia oceny wyników

Gdy już zbierzesz swoje przemyślenia i dodatkowe informacje zwrotne, zastanowisz się nad wynikami pracy danej osoby i napiszesz opis, możesz rozpocząć przygotowania do przeprowadzenia oceny wyników.

Jeśli przygotowujesz się do trudnej rozmowy, zaplanuj, jak ją rozpoczniesz, i zastanów się nad kilkoma pytaniami, które członek zespołu może zadać na początku. Przygotuj się do omówienia każdego punktu na podstawie konkretnych przykładów.

Osobiście lubię rozpocząć od pozytywnego akcentu, podkreślić wartościowy wkład danej osoby w pracę zespołu w okresie objętym oceną, a następnie przejść do konstruktywnej krytyki i możliwości rozwoju, wraz z omówieniem tego, co zamierzam zrobić, aby wspierać pracownika na jego drodze. 

Praktyczna wskazówka: Często lubię wysłać swój opis członkowi zespołu tuż przed dołączeniem do rozmowy na żywo. Sam również preferuję otrzymywać go od nich, ale nie wcześniej, niż napiszę własny opis.

Ta metoda pisania ocen wyników nazywa się oceną podwójnie ślepą. Uważam, że pomaga ona każdej osobie wykonać własną pracę (bez tego nonsensu polegającego na przepisywaniu samooceny pracownika do oceny menedżera) i przyjść na rozmowę z refleksyjnymi spostrzeżeniami.

Jak przeprowadzić ocenę wyników

Masz już za sobą przygotowania, refleksję, zebranie informacji zwrotnych i napisanie opisu. Teraz nadchodzi najważniejsza część: rozmowa.

To właśnie w tym momencie ocena wyników przestaje być jedynie formalnością i staje się czymś użytecznym. Rozmowa na żywo daje Tobie i członkowi zespołu szansę na uzgodnienie stanowisk, wprowadzenie zmian i ponowne zaangażowanie się w pracę oraz w to, co przed Wami. 

Nie oczekuj jednak, że w 100 procentach będziesz trzymać się przygotowanego scenariusza. 

Najlepsze rozmowy często wynikają z nieoczekiwanych sytuacji. Kiedy pracownik porusza coś zaskakującego, być może nawet coś, co wydaje się nie mieć podstaw, nie jest to rozpraszające odejście od tematu. To cenna obserwacja.

W takiej sytuacji Twoim zadaniem jest słuchać, zachować ciekawość i prowadzić rozmowę w sposób produktywny oraz ludzki. Oto jak przeprowadzić ocenę, aby miała znaczenie.

1. Nadaj rozmowie właściwy ton

Zacznij od nakreślenia ram rozmowy. Chcesz jasno pokazać, że nie jest to werdykt dotyczący wyników, lecz wspólny moment na refleksję i planowanie. Stworzenie takiej atmosfery bezpieczeństwa od samego początku może złagodzić napięcie i otworzyć drogę do szczerego dialogu.

Przykład: „Doceniam, że znalazłeś dziś czas na tę rozmowę. Moim celem jest omówienie przygotowanych przeze mnie informacji zwrotnych, ale równie ważne jest dla mnie usłyszenie, jak Ty odbierasz swoją pracę i gdzie dostrzegasz możliwości rozwoju.”

Ustalenie takiego tonu na początku tworzy bezpieczeństwo psychologiczne i pokazuje członkowi zespołu, że rozmowa jest dla niego i z jego udziałem, a nie tylko o nim.

2. Wróć do celów i oczekiwań

Zanim przejdziesz do informacji zwrotnych, uporządkuj kontekst, przeglądając pierwotne cele i oczekiwania na okres objęty oceną. 

Wyciągnij dokumentację celów i założeń albo sprawdź, co pracownik powiedział, że zrobi, a następnie szybko zweryfikuj stopień obiektywnej realizacji tych zadań w przeznaczonym na nie czasie. 

Pomoże to ponownie oprzeć rozmowę na tym, co zostało uzgodnione, i zapewni wam obojgu wspólny punkt odniesienia do oceny wyników.

Jeśli priorytety zmieniły się w trakcie cyklu, przyznaj to. Jeśli oczekiwania były niejasne, również weź za to odpowiedzialność. Osadzenie rozmowy w odpowiednim kontekście sprawia, że pozostaje ona uczciwa i skoncentrowana.

3. Przekaż jasno swoje informacje zwrotne

Nadszedł czas, aby przedstawić swoje informacje zwrotne w sposób bezpośredni, przemyślany i oparty na konkretnych faktach. 

Zacznij od tego, co idzie dobrze — wskaż sukcesy, mocne strony i pozytywne wzorce, które zauważyłeś, a następnie przejdź do możliwości rozwoju. 

Posługuj się konkretnymi przykładami, aby zilustrować swoje uwagi, i jasno przedstawiaj ich wpływ. Modele takie jak Sytuacja–Zachowanie–Wpływ (SBI) mogą pomóc uporządkować przekaz.

Omawiając swoje spostrzeżenia, skup się na zachowaniach i rezultatach, a nie na założeniach czy wrażeniach. Dzięki temu członek zespołu zrozumie nie tylko, co zauważyłeś, lecz także, dlaczego ma to znaczenie.

Pamiętaj, że każdy inaczej odbiera informacje zwrotne. Niektórzy będą przytakiwać, inni mogą potrzebować czasu na ich przemyślenie. Zrób przestrzeń, zatrzymując się na chwilę i pytając o ich perspektywę:

• „Czy to odpowiada temu, jak ty tego doświadczyłeś?”
• „Czy jest coś, co chciałbyś dodać albo co widzisz inaczej?”

Jeśli podczas przekazywania informacji zwrotnych członek zespołu powie coś nieoczekiwanego lub jego wersja wydarzeń podważy twoje założenia, zachowaj otwartość i pozwól mu przedstawić swoje spojrzenie bez przerywania. 

Nie musisz rozstrzygać każdego szczegółu w danej chwili. Przyjmij tę informację i daj mu znać, że weźmiesz ją pod uwagę:

„Dziękuję, że o tym powiedziałeś. Nie znałem tego kontekstu i chcę zastanowić się, jak wpisuje się on w szerszy obraz”.

Celem nie jest „wygranie” tej rozmowy. Chodzi o zbudowanie wspólnego zrozumienia. 

4. Poznaj ich perspektywę

Gdy przekażesz już swoje uwagi i być może uzyskasz nieco więcej informacji o tym, jak sytuacja wyglądała z perspektywy pracownika, w pełni przejdź do słuchania i zaproś członka zespołu do refleksji nad jego doświadczeniami związanymi z pełnioną rolą. 

Nie chodzi tu tylko o uprzejmość wobec pracownika — poznanie jego perspektywy jest częścią zrozumienia tego, co działa, co nie działa oraz jakiego wsparcia może potrzebować, aby nadal się rozwijać.

Zadawaj pytania otwarte, takie jak:

• „Z czego jesteś najbardziej dumny w tym kwartale?”
• „Jakie było twoje największe wyzwanie?”
• „Co twoim zdaniem pomogło ci odnieść sukces (lub cię powstrzymywało)?”

Pozwól mu mówić bez przerywania. Nawet jeśli jego spojrzenie nie jest w pełni zgodne z twoim, wysłuchanie go pomaga budować zaufanie i ujawnić spostrzeżenia, które mogłeś przeoczyć. 

Kiedy członek zespołu zacznie się otwierać, doceń wysiłek i odwagę potrzebne do szczerej i otwartej rozmowy oraz skup się na rozwoju, a nie na udowadnianiu racji czy „korygowaniu” jego perspektywy. 

5. Omów rozwój i cele zawodowe

Następnie spójrz na sytuację z szerszej perspektywy. W jakim kierunku chcą się rozwijać? Co ich obecnie ekscytuje? Wykorzystaj tę część rozmowy do wyznaczenia przyszłych celów lub wskazania możliwości podjęcia ambitniejszych wyzwań.

Nie powinno chodzić o naprawianie braków ani zmienianie ludzi. Chodzi o rozwijanie mocnych stron, zwiększanie kompetencji i powiązanie rozwoju z kierunkiem, w którym zmierza firma. 

Szczerze mów o tym, co jest możliwe, ale jednocześnie hojnie oferuj wsparcie, coaching, większą widoczność lub możliwość nawiązywania kontaktów.

Następnie przełóż to na konkretne działania. Jeśli to możliwe, powiąż ich cele z rzeczywistymi możliwościami biznesowymi, takimi jak ambitne projekty lub pojawiające się potrzeby zespołu, aby rozmowa była istotna i osadzona w realiach. 

6. Ustal jasne kolejne kroki

Pod koniec oceny podsumuj najważniejsze kwestie i ustalenia, abyście oboje zakończyli rozmowę z jasnym, wspólnym obrazem sytuacji i wiedzą, co wydarzy się dalej. 

Przełóż ogólne informacje zwrotne na konkretne cele lub działania rozwojowe z określonymi terminami i jasnymi miarami sukcesu, dbając o to, aby w miarę możliwości były powiązane z priorytetami zespołu lub firmy.

Jeśli oznacza to skontaktowanie pracownika z kimś, kto może zostać jego mentorem, lub włączenie go do nowego, interesującego projektu, od razu zacznij działać. 

Pamiętaj również o ustaleniu częstotliwości spotkań kontrolnych lub nieformalnych rozmów uzupełniających, aby ocena stała się początkiem stałego dialogu, a nie jednorazowym wydarzeniem.

7. Zakończ pozytywnym akcentem

Zakończenie oceny szczerym wyrazem uznania podkreśla wartość pracownika i pomaga mu opuścić rozmowę z poczuciem motywacji i szacunku.

Zakończ czymś prawdziwym i konkretnym. Powiedz mu, co cenisz w jego pracy — nie jako formalność, lecz jako wyraz uznania dla jego wkładu. Może to być umiejętność, którą rozwinął, projekt, za który odpowiadał, albo sposób, w jaki angażuje się w pracę zespołu.

Przykład: „Naprawdę doceniam stabilność, którą wniosłeś w tym roku. Pomogła ona zespołowi zachować koncentrację podczas kilku trudnych zmian kierunku, a ja co tydzień widzę wpływ twojej pracy i cieszę się na współpracę przy naszych nadchodzących projektach”.

Zakończenie rozmowy optymistycznym spojrzeniem na ich dalszy rozwój oraz podkreśleniem twojego zaangażowania we wspieranie ich wzmacnia zaufanie, poprawia morale i nadaje kolejnej fazie rozwoju perspektywiczny kierunek.

Dzięki temu członek zespołu kończy ocenę, patrząc w przyszłość, a nie oglądając się wstecz.

Na koniec zawsze pozostaw możliwość dalszej rozmowy. Dobra rozmowa dotycząca oceny nie kończy cyklu informacji zwrotnych. Zamiast tego wyznacza ton waszej współpracy w nadchodzących miesiącach.

Najlepsze praktyki dotyczące ocen pracowniczych

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących ocen pracowniczych, które pomogą Ci jak najlepiej wykorzystać ten cenny czas. 

Unikaj jednostronnych rozmów

Jeśli chodzi o samo przeprowadzanie oceny pracowniczej, łatwo pomyśleć, że będzie to jednostronna rozmowa, podczas której Ty, jako menedżer, mówisz członkowi zespołu, jak sobie radzi.

Właśnie tego zachowania musisz unikać! Rozmowa dotycząca oceny pracowniczej powinna działać w obie strony.

Kiedy pracownik opowiada o swojej pracy, znacznie lepiej przyswaja i rozumie refleksyjną informację zwrotną, niż gdy po prostu mu ją przekazujesz (lub odczytujesz).

Skuteczny system zarządzania wydajnością wymaga rozmów, podczas których oboje dzielicie się swoimi spostrzeżeniami i uzyskujecie informację zwrotną od pracownika lub osoby ocenianej.

Przekazywanie konstruktywnej informacji zwrotnej i prowadzenie otwartej rozmowy pozwala uzyskać w procesie oceny głębsze spostrzeżenia po obu stronach, co z czasem prowadzi do lepszych wyników.

Szczerość to najlepsza strategia

Jedną z najgorszych rzeczy, jakie możesz zrobić podczas spotkania dotyczącego oceny pracownika, jest unikanie poruszania trudnych kwestii. Dotyczy to nie tylko dnia oceny pracowniczej, lecz każdego dnia, ponieważ informacja zwrotna powinna być ciągła, przekazywana w odpowiednim czasie, konkretna i możliwa do wykorzystania w działaniu. 

Między menedżerami a pracownikami łatwo mogą pojawić się bariery w komunikacji i przejrzystości. Taka jest ludzka natura i często potrzeba świadomego wysiłku, aby się z nimi uporać.

Jednym z najlepszych sposobów okazania szczerości podczas oceny pracowniczej jest zastanowienie się nad tym, co wiesz o pracowniku i w jaki sposób, Twoim zdaniem, chciałby otrzymywać informację zwrotną. To odmiana złotej zasady: traktuj innych tak, jak sami chcieliby być traktowani. 

Niektórzy mogą preferować bardziej bezpośrednie podejście, podczas gdy inni będą potrzebować delikatniejszego wprowadzenia. Wszyscy się pod tym względem różnimy.

Jeśli nadal masz trudności ze szczerością, jedną ze wskazówek jest zrobienie kroku wstecz i przyjrzenie się swojej komunikacji oraz innym umiejętnościom miękkim.

Bez względu na to, co robisz, zawsze dopilnuj, aby zakończyć rozmowę pozytywnym akcentem, koncentrując się na możliwościach. Chcesz, aby pracownik wyszedł z rozmowy z poczuciem inspiracji i docenienia oraz z jasnym planem rozwoju wskazującym, co może poprawić.

Przekazuj szczegółową informację zwrotną

Przekazując informację zwrotną, nie chcesz być ogólnikowy. Nie chcesz używać szerokich, ogólnych stwierdzeń ani mówić wyłącznie za pomocą analogii. Potrzebujesz konkretnych szczegółów i przykładów, zwłaszcza gdy wskazujesz obszary do poprawy.

Być może w zeszłym miesiącu pracownik zrobił coś podczas realizacji projektu, o czym chcesz wspomnieć; może przywrócił projekt do właściwego harmonogramu albo przyczynił się do powstania opóźnień.

Podając przykład wyników pracy, bądź konkretny i pamiętaj, aby wskazać wpływ zarówno dobrych, jak i niezadowalających wyników. Dzięki konkretom i wskazywaniu skutków zachowań pomagasz odbiorcy informacji zrozumieć, jak jego działania wpływają na inne osoby.

Im więcej konkretnych przykładów możesz podać na poparcie swojej informacji zwrotnej, tym lepiej. Wiem, że wymyślanie przykładów może być trudne, jeśli oceny nie odbywają się zbyt często.

Dlatego lepiej przeprowadzać oceny pracownicze częściej, na przykład co miesiąc lub co kwartał, a okres objęty oceną ustalać blisko terminu jej przekazania. Dzięki temu możesz korzystać z przykładów, gdy są jeszcze świeże, a szczegóły pozostają wyraźne.

Poświęć czas i słuchaj aktywnie

Podczas przeprowadzania oceny przedstaw swoją informację zwrotną i obserwuj reakcje: mowę ciała, ton głosu oraz słowa.

Kiedy przekazujesz informację zwrotną, zwłaszcza negatywną, możesz zauważyć, że pracownik przechodzi w tryb ucieczki i przestaje słuchać! 

Musisz także wykazywać empatię wobec jego punktu widzenia i zwracać uwagę na interesujące kwestie, które może poruszyć podczas oceny.

Nie pomijaj okazji do omówienia możliwości poprawy; poświęć czas na przeanalizowanie całej informacji zwrotnej i omówienie sposobów zareagowania na nią, w tym tego, co możesz zrobić jako menedżer, aby przyczynić się do rozwoju pracownika.

Kieruj się empatią

Weź pod uwagę środowisko i świat osoby, której przekazujesz informację zwrotną. Nigdy nie wiesz, co dzieje się w czyimś życiu, a ludzie często nie mówią nam o najważniejszych i najbardziej wpływowych sprawach, które ich dotyczą. 

Okazuj empatię, nie zakładaj, że wiesz wszystko, co się dzieje, i okaż swoim ludziom wyrozumiałość. 

Korzystaj z dostępnych narzędzi

Dostępnych jest wiele narzędzi, które pomagają podczas przeprowadzania ocen pracowniczych. Dlaczego z nich nie skorzystać? Ułatwiają życie wszystkim.

Wybór narzędzia będzie zależeć od organizacji, stylu pracy oraz sposobu przeprowadzania ocen pracowniczych.

Jedną z moich ulubionych funkcji oprogramowania do ocen pracowniczych jest możliwość dokumentowania działań następczych wraz z samą oceną, dzięki czemu Ty lub przyszły menedżer możecie wrócić do informacji zwrotnych, wszelkich notatek z rozmowy oraz uzgodnionych działań następczych. 

Jako menedżer ludzi przez dłuższy czas możesz również traktować te narzędzia jako świetną pomoc w refleksji nad tym, jak bardzo pracownicy rozwinęli się w tym okresie.

Przyzwyczaj się do ciągłego przekazywania zarówno pozytywnych, jak i negatywnych informacji zwrotnych

Jeśli zarządzasz ludźmi, jednym z Twoich podstawowych obowiązków jest ciągłe przekazywanie istotnych i szczegółowych informacji zwrotnych — zarówno pozytywnych, jak i negatywnych. Regularne przekazywanie informacji zwrotnych jest niezbędną umiejętnością menedżerską. 

Skupiaj informacje zwrotne na zachowaniach, wpływie i rezultatach pracy pracowników oraz uwzględniaj swoją rolę i odpowiedzialność w rozwijaniu swoich ludzi.

Nie odkładaj negatywnych informacji zwrotnych na później i nie czekaj z ich przekazaniem do kolejnego cyklu ocen, szczególnie w przypadku negatywnych informacji zwrotnych. Informacje zwrotne, krytyka lub uwagi dotyczące rozwoju nigdy nie powinny być zaskoczeniem podczas oceny pracowniczej.

Odśwież swoją wiedzę na temat przekazywania skutecznych informacji zwrotnych, które są terminowe, konkretne i skoncentrowane na rezultatach.

Dopasuj informacje zwrotne do oczekiwań związanych z rolą

Wszystkie role i sposoby pomiaru wyników wymagają jasno określonych oczekiwań, aby były skuteczne. 

Pamiętaj, że ocena pracownicza ma na celu porównanie wyników danej osoby na zajmowanym stanowisku z wymaganiami tego stanowiska, a nie z jej wcześniejszymi wynikami ani z wynikami innych członków zespołu.

Często dochodzi tu do nieporozumień, a problemy pojawiają się wtedy, gdy wyniki są porównywane z czymkolwiek innym niż jasno określone oczekiwania związane z daną rolą.

Jeśli oceniana rola nie ma opisu stanowiska z jasno określonymi obowiązkami, celami i wskaźnikami KPI, czas zabrać się za jego przygotowanie, aby przyszłe oceny pracownicze mogły opierać się na porównaniu wyników z jasno zapisanymi oczekiwaniami wobec stanowiska.

Uwzględnij kontekst i strukturę oceny pracowniczej

Jeśli korzystasz ze skal lub ocen, zadbaj o ich zgodność z oczekiwaniami i normami obowiązującymi w organizacji. 

Nie bądź menedżerem, który „nigdy nie przyznaje piątek” w organizacji, w której inni menedżerowie przyznają najwyższą ocenę. 

Często zespół HR dysponuje statystykami dotyczącymi odsetka pracowników, którzy zazwyczaj otrzymują poszczególne oceny. Wykorzystaj te informacje, aby lepiej zrozumieć, jak w Twojej organizacji ocenia się dobre wyniki pracy.

Wskazówka: Jeśli oceniasz wyniki osób, które uważają się za najlepszych pracowników, uważaj, aby ich nie zniechęcić oceną, którą można uznać za „zaniżoną” lub nie w pełni oddającą ich wyniki. 

Często osoby osiągające najwyższe wyniki bardzo dobrze znają system ocen i mogą się zniechęcić, jeśli ich obecna ocena jest niższa od poprzedniej, szczególnie gdy mają poczucie, że w ostatnim czasie pracowały ciężej niż zwykle. 

Weź pod uwagę wpływ ocen pracowniczych na osoby osiągające wysokie wyniki oraz to, co je motywuje. Nie pozwól, aby pobieżna ocena wyników silnego pracownika doprowadziła do problemów z jego zatrzymaniem (tak, to bardzo częsty problem).

Sprawdź swoje uprzedzenia

Rozważ zebranie informacji zwrotnych z wielu źródeł, aby ograniczyć wpływ uprzedzeń na oceny, szczególnie jeśli na co dzień nie współpracujesz blisko z poszczególnymi pracownikami. 

Na przykład, gdy oceniam kierowników projektów, wiem, że moja opinia jako ich menedżera nie jest tym, co naprawdę ma znaczenie; ważniejsze są opinie osób, którym kierownicy projektów świadczą usługi.

Aby uzyskać te informacje, wysyłam prośby o przekazanie informacji zwrotnych do kluczowych interesariuszy każdego kierownika projektu i zbieram opinie zarówno na temat wyników konkretnego kierownika projektu, jak i postrzegania zespołu zarządzania projektami.

Daj swoim ludziom możliwość zastanowienia się nad przekazanymi informacjami zwrotnymi

Uzyskaj większą jasność i zadawaj pytania. Często ludzie potrzebują czasu na przetworzenie informacji i mogą odnieść korzyść z czasu na przeczytanie Twojej oceny, przemyślenie jej, a następnie zwrócenie się do Ciebie z pytaniami. 

Podczas przeprowadzania oceny wyników pracy pozostaw rozmowę częściowo otwartą, aby zachęcić do dalszej dyskusji i zadawania pytań oraz zasygnalizować członkowi zespołu, że jesteś przy nim i zależy Ci na pomaganiu mu w rozwoju osobistym i zawodowym.

Typowe przykłady ocen wyników pracy

Przejdźmy teraz do kilku sformułowań dotyczących oceny, z których możesz skorzystać.

Na początek warto zacząć od kategorii i pytań, które należy omówić podczas oceny wyników pracy.

W żadnym razie nie jest to wyczerpująca lista. Możesz swobodnie wybierać poszczególne elementy i dodawać własne, ale na początek rozważ następujące obszary, które można zastosować niemal do każdej roli w organizacji:

1. Mocne strony
2. Możliwości doskonalenia
3. Rozwiązywanie problemów
4. Komunikacja
5. Praca zespołowa
6. Odpowiedzialność
7. Jakość pracy

Dla każdego z tych obszarów możesz następnie przygotować konkretne notatki dotyczące wyników pracy, wskazując pozytywne lub mniej pożądane przykłady zachowań zaobserwowanych w okresie objętym oceną. 

Przykład pozytywnej oceny wyników pracy dotyczącej komunikacji

„Komunikacja Moriah jest zwięzła, terminowa i wyczerpująca. Doskonale dba o to, aby osoby, które powinny wiedzieć… rzeczywiście wiedziały. Na przykład, gdy Moriah kierowała wdrożeniem aktualizacji naszego nowego produktu, wszyscy interesariusze, klienci, pracownicy działu wsparcia i handlowcy zostali poinformowani, a nawet mieli możliwość zadania pytań przed premierą. Moriah sprawnie działa w naszym dynamicznym środowisku, równoważąc wyniki biznesowe z dbałością o to, abyśmy postępowali właściwie wobec naszych pracowników.”

Przykład mniej pozytywnej oceny komunikacji

„Sandra dobrze się komunikuje, ale nie przekazuje konsekwentnie interesariuszom kluczowych szczegółów projektów, przez co niektóre osoby nie mają pełnego obrazu ważnych kwestii. Na przykład podczas projektu przeprojektowania strony internetowej Sandra i zespół ustalili, kiedy zostaną uruchomione nowe strony, ale Sandra nie pokierowała zespołem w poinformowaniu liderów i pozostałych pracowników o planowanej zmianie strony internetowej, która po wdrożeniu zaskoczyła wiele osób, w tym naszego dyrektora generalnego i kluczowych liderów sprzedaży.”

Przykład pozytywnej oceny dotyczącej jakości pracy

„Jakość pracy Moriah jest wyjątkowa. Wyznacza najwyższe standardy w zakresie planowania, produktywności i organizacji, do tego stopnia, że inni pracownicy w całej organizacji zwracają się bezpośrednio do Moriah z prośbą o współpracę, ponieważ ufają jakości jej pracy i konsekwencji w realizacji zadań. Moriah jest wpływową osobą i pomaga utrzymywać wysokie standardy jakości w swoim zespole oraz w projektach, w które jest zaangażowana. Moriah przyczynia się do rozwoju innych osób, szkoląc je w zakresie swoich metod i tworząc szablony, które pomagają im rozwijać podobne umiejętności związane z jakością.”

Przykład mniej pozytywnej oceny dotyczącej jakości pracy

„Sandra potrafi wykonywać pracę wysokiej jakości, ale osiąga najlepsze rezultaty tylko wtedy, gdy bezpośrednio ze mną współpracuje, sprawdzając każdy kolejny etap i upewniając się, że Sandra aktywnie dąży do ukończenia zadania. Na przykład Sandra zobowiązała się w tym kwartale przygotować rekomendację zmian w naszym systemie szkoleniowym. Kiedy zwróciłem się do Sandry z pytaniem o postępy w realizacji tego celu, poinformowała mnie, że nie rozpoczęła jeszcze pracy nad zadaniem, którego termin upływał za zaledwie kilka tygodni. Sandra rozpoczęła pracę, ale potrzebowała znacznego stopnia bezpośredniej współpracy ze mną, aby ukończyć zadanie, w tym kilku korekt kierunku, takich jak wymagania dotyczące zgodności i raportowania. Większe skupienie na zarządzaniu czasem, lepsze rozumienie wymagań zadania i informowanie interesariuszy o postępach pomogą poprawić jakość pracy Sandry.”

Pamiętaj, aby być konkretnym. Posługiwanie się konkretnymi przykładami uzasadniającymi komentarze w każdym obszarze pozwoli uzyskać znacznie lepszą informację zwrotną niż ogólnikowe sformułowania, takie jak „jest osobą dobrze pracującą w zespole”. Im lepiej możesz uzasadnić swoje uwagi wcześniejszymi przykładami, wskaźnikami KPI i miernikami, tym lepiej.

Szablon oceny wyników pracy

Pobierz nasz szablon oceny wyników pracy!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Kolejne kroki w ocenianiu wyników pracy

Jako menedżer przeprowadzanie ocen wyników pracy jest jednym z działań o największym wpływie, jakie realizujesz w swojej roli.

Jeśli kierujesz działem zasobów ludzkich, jednym z kluczowych elementów Twojej roli jest pomaganie menedżerom w nauce przekazywania skutecznej informacji zwrotnej na temat wyników pracy oraz prowadzenia ocen wyników pracy, które motywują pracowników do osiągania najlepszych rezultatów. 

Najważniejsze wnioski

• Jako menedżer powinieneś stale przekazywać zarówno pozytywną, jak i negatywną informację zwrotną, a każda informacja zwrotna powinna zawierać konkretne przykłady oraz opis wpływu danego zachowania
• Formalne oceny wyników pracy powinny odbywać się często — w miarę możliwości co kwartał lub co pół roku.
• Każde stanowisko powinno mieć jasno określone oczekiwania dotyczące wyników pracy. Oceny wyników pracy należy przeprowadzać w odniesieniu do oczekiwań związanych ze stanowiskiem, a nie do wcześniejszych wyników danej osoby ani wyników innych członków zespołu.
• Upewnij się, że każdy pracownik ma również możliwość refleksji nad swoimi wynikami pracy. 
• Aby przygotować się do rozmowy dotyczącej oceny wyników pracy, opisz w formie narracji najważniejsze osiągnięcia i obszary możliwości rozwoju danej osoby.
• Przeprowadź indywidualną rozmowę z pracownikiem, aby omówić zarówno jego ocenę, jak i swoje uwagi dotyczące jego wyników pracy. W trakcie rozmowy przedstaw konkretne przykłady i szczegółowe informacje dotyczące zarówno pozytywnych, jak i negatywnych zachowań oraz ich wpływu na organizację.
• Po rozmowie dotyczącej oceny wyników pracy uzgodnij wszelkie kolejne kroki i skontaktuj się ponownie przez e-mail lub za pośrednictwem narzędzia do zarządzania wynikami pracy używanego w Twojej organizacji.
• Pamiętaj, że jako menedżer lub osoba oceniająca wyniki pracy jesteś kluczowym elementem rozwoju danego pracownika. Bądź partnerem, bądź szczery i przygotuj się na obserwowanie, jak Twoi pracownicy osiągają coraz większe sukcesy!