Spotkania na wyższym szczeblu: kompleksowy przewodnik z procesem

Czym jest spotkanie na poziomie pominiętym?

Spotkanie na poziomie pominiętym to rozmowa między starszym rangą menedżerem a osobą podlegającą jednemu z jego bezpośrednich podwładnych (tj. specjalistą niepełniącym funkcji kierowniczej). Menedżer średniego szczebla nie uczestniczy w spotkaniu — zostaje „pominięty”, aby można było porozmawiać z pracownikami niższego szczebla.

Celem spotkań na poziomie pominiętym jest zebranie informacji zwrotnych, które ostatecznie pomogą ukierunkować podejmowanie decyzji.

Pomagają one starszym rangą liderom zrozumieć, na czym zależy pracownikom, jakie są ich największe problemy, co wywołuje ich entuzjazm i motywację oraz jakie mają opinie o swoich menedżerach. 

Zapewniają także większą widoczność, pomagają budować relacje i zaufanie oraz sprzyjają lepszym relacjom między liderami a pracownikami pierwszej linii.

Prowadzenie spotkań na poziomie pominiętym

Spotkania na poziomie pominiętym nie wymagają wielkiej filozofii, ale należy podchodzić do nich w sposób systematyczny, aby uzyskać skuteczne informacje zwrotne.

Oto proces, który proponuję liderom i organizacjom chcącym organizować spotkania na poziomie pominiętym.

1. Przygotowanie: nadanie odpowiedniego tonu

Jeśli po raz pierwszy rozważasz organizowanie spotkań na poziomie pominiętym, możesz na kilka sposobów ułatwić pracownikom rozpoczęcie rozmowy z szefem ich szefa.

Poinformuj zespół podczas spotkania

Menedżerowie powinni poinformować zespół podczas spotkania o spotkaniach na poziomie pominiętym i o tym, czego można się po nich spodziewać. Pokazuje to, że popierają tę inicjatywę i cieszą się na jej realizację, a także że nie organizujesz jej po to, by ich wykluczyć lub działać za ich plecami (bez żadnych „pułapek”).

Poinformuj zespół przez Slacka lub e-mail

Skontaktuj się z zespołem przez e-mail lub Slacka, aby podkreślić cel spotkań, wyjaśnić, jak wiążą się one z wartościami lub kulturą Twojej firmy („Jak wiecie, jedną z naszych wartości jest uczenie się, dlatego chcę się od Was uczyć i zobaczyć, co możemy robić inaczej lub co możemy wzmocnić w naszym zespole”), a także przedstawić kolejne kroki (przykład: „Skontaktuję się z każdym z Was indywidualnie, aby ustalić termin”).

Wcześniej przeprowadź ćwiczenie grupowe

W zależności od kultury organizacyjnej oraz od tego, jak niekomfortowa lub odmienna może się wydawać ta sytuacja członkom zespołu, warto najpierw rozważyć ćwiczenie grupowe. 

Spróbuj zaprosić zespół na lunch (być może wirtualny), aby stworzyć bardziej swobodną przestrzeń do rozpoczęcia otwartego dialogu, a następnie w kolejnym cyklu przejdź do rozmów indywidualnych.

Przygotuj wcześniej pytania

Być może dane opowiadają Ci historię, którą chcesz potwierdzić, jest projekt, o którym chcesz dowiedzieć się więcej, albo docierają do Ciebie pogłoski dotyczące konkretnego menedżera lub zespołu.

Niezależnie od sytuacji warto poświęcić czas na wcześniejsze przygotowanie pytań, aby dokładniej przyjrzeć się najbardziej interesującym Cię tematom (poniżej znajdziesz kilka przykładów).

Możesz udostępnić pytania rozmówcy w zaproszeniu kalendarzowym.

2. Prowadzenie spotkania: tworzenie bezpiecznej przestrzeni

Pomimo wcześniejszych przygotowań to naturalne, że pracownicy mogą nadal wahać się przed podzieleniem się swoimi prawdziwymi przemyśleniami i odczuciami.

Oto kilka wskazówek, które pomogą jak najlepiej wykorzystać spotkanie.

• Przypomnij cel spotkania. Na początku ponownie przedstaw cel spotkania i poinformuj rozmówcę, że jego odpowiedzi będą traktowane jako poufne. To także dobry moment, aby podzielić się konkretnymi pochwałami, które masz na jego temat.
• Po prostu słuchaj. To nie jest sesja rozwiązywania problemów, więc powstrzymaj się od chęci natychmiastowego szukania rozwiązań. Po prostu aktywnie słuchaj, a jeśli pojawi się coś interesującego, zastosuj techniki takie jak metoda 5 powodów, aby zgłębić temat.
• Wyjdź z biura. Warto także przeprowadzić spotkanie w mniej formalnym miejscu, na przykład zapraszając rozmówcę na kawę lub lunch. Jamie Dimon, dyrektor generalny JP Morgan i Chase, podobno podróżuje po różnych oddziałach autobusem, prowadząc spotkania na poziomie pominiętym.

3. Dalsze działania: domknięcie procesu

Po przeprowadzeniu rozmów niezwykle ważne jest również wykonanie pewnych działań następczych! 

Chcesz mieć pewność, że zespół czuje się wysłuchany i że uwzględniłeś jego opinie, aby wprowadzić pewne zmiany (lub wyjaśnić, dlaczego nie wdrożyłeś niczego nowego, jeśli nie miało to sensu).

Najgorszym rezultatem jest sytuacja, w której przeprowadzasz te rozmowy, a ludzie myślą, że były one tylko na pokaz, dlatego doprowadź sprawy do końca!

1. Podziękowania. Po spotkaniach wyślij podziękowania zawierające kilka najważniejszych wniosków i działań, które wynikły z rozmowy.
2. Powiąż wszelkie działania z tymi rozmowami. Odwołuj się do nich podczas spotkań zespołu lub ogłaszania zmian czy nowych inicjatyw: „Dzięki opiniom, które usłyszałem podczas moich spotkań z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego…” albo „Dzięki spostrzeżeniom zespołu…”.
3. Odwołuj się do najważniejszych tematów, gdy ponownie się z nimi spotkasz, aby kontynuować rozmowę: „Ostatnim razem wspomniałeś o X — czy sytuacja się poprawiła i jak teraz wygląda?”.

Częstotliwość

W zależności od wielkości organizacji oraz tempa, w jakim się ona zmienia i rozwija, zalecałbym organizowanie spotkań z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego raz na kwartał lub dwa razy w roku.

Dzięki temu masz możliwość podjęcia działań w związku z przedstawionymi sugestiami, szybkiego wprowadzenia usprawnień oraz zebrania dodatkowych opinii, aby sprawdzić, czy wszelkie zmiany przyniosły zamierzony efekt.

Pytania na spotkania z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego

Ważne jest, aby przygotować kilka pytań naprowadzających, ale jednocześnie stworzyć przestrzeń do otwartego dialogu i pozwolić, by rozmowa potoczyła się w kierunku wyznaczonym przez pracownika!

Oto kilka konkretnych pytań, które pomogą pokierować rozmową.

Ocena poziomu zaangażowania

1. W skali od 1 do 10, jak oceniasz ten miesiąc? Co sprawiłoby, że byłby to wynik 10?
2. Co najbardziej ekscytuje Cię teraz w Twojej roli lub w tym zespole (albo w firmie)?
3. Co Cię martwi lub czym najbardziej się niepokoisz?
4. Jaki niedawny sukces udało Ci się osiągnąć?

Identyfikowanie problemów zespołowych lub organizacyjnych

5. Z jaką przeszkodą obecnie się zmagasz?
6. Co dzieje się w zespole, o czym mogę nie wiedzieć (lub czego mogę nie rozumieć wystarczająco dobrze)?
7. Czy jest jakiś proces, który Twoim zdaniem moglibyśmy usprawnić?
8. Czy znasz cele firmy?

Uzyskiwanie opinii na temat przełożonego

9. Co najbardziej cenisz w swoim przełożonym?
10. Co chciałbyś, aby Twój bezpośredni przełożony robił inaczej?
11. Czy dokładnie wiesz, czego się od Ciebie oczekuje i jakie są Twoje cele?
12. Co mogę robić inaczej jako lider tego działu?

Rozwój

13. Jak mogę pomóc Ci w realizacji celów zawodowych?
14. Jak możemy jako organizacja lepiej Cię wspierać?
15. Co uważasz za kolejny krok w swojej karierze?
16. Jakie inne opinie chciałeś przekazać, ale o nich nie rozmawialiśmy / lub / o jakie pytanie nie zapytałem, a chciałbyś, żebym je zadał?

Polecenia dla Chat GPT pomagające opracować pytania na spotkania z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego 

Chat GPT — być może o nim słyszałeś! Jest przydatny w wielu zadaniach, w tym w tworzeniu pytań rekrutacyjnych.

Oto kilka poleceń, które pomogą Ci wygenerować pytania na spotkania z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego. 

• Polecenie nr 1: „Wygeneruj pytania na spotkanie z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego, koncentrując się na zrozumieniu dynamiki zespołu i morale”.
• Polecenie nr 2: „Utwórz pytania na spotkanie z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego dotyczące rozwoju zawodowego pracowników i ich celów kariery”.
• Polecenie nr 3: „Wygeneruj wnikliwe pytania na spotkanie z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego dotyczące postrzegania przywództwa i skuteczności zarządzania”.

Wiesz już, o co chodzi! Możesz również zapoznać się z tym przewodnikiem na temat korzystania z ChatGPT w dziale HR.

Korzyści ze spotkań z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego

Spotkania z pracownikami z pominięciem bezpośredniego przełożonego są wartościowe zarówno dla lidera, jak i zespołu. Korzyści obejmują:

• Cenne informacje zwrotne. Liderzy uzyskują cenne spostrzeżenia na temat członków zespołu, tego, co jest dla nich ważne, oraz możliwości poprawy środowiska pracy lub zapoczątkowania zmian. 
• Większe zaangażowanie pracowników. Pracownik odchodzi ze spotkania z poczuciem, że zależy Ci na nim i chcesz wspierać go w rozwoju kariery oraz codziennej pracy.
• Tworzenie kultury informacji zwrotnych. Spotkania z pominięciem szczebla pokazują, że jesteś otwarty na informacje zwrotne, dzięki czemu ludzie chętniej będą ich udzielać.
• Rozpoznawanie i rozwój talentów: Spotkania z pominięciem szczebla pozwalają menedżerom wyższego szczebla identyfikować i doceniać osoby o wysokim potencjale. Może to mieć kluczowe znaczenie dla planowania sukcesji i inicjatyw związanych z rozwojem talentów.

Jeden z liderów, z którym współpracowałem, dzięki spotkaniom z pominięciem szczebla zorientował się, że nowa struktura organizacyjna się nie sprawdza. 

Informację tę mógł uzyskać wyłącznie dzięki bezpośrednim opiniom zespołu, ponieważ menedżerowie nie byli pewni, jak przedstawić te informacje zwrotne ze względu na swoją pozycję w nowej strukturze. 

Inny znany mi lider uważa spotkania z pominięciem szczebla za niezwykle skuteczne w pozyskiwaniu informacji zwrotnych z rynku od członków zespołu, którzy rozmawiają bezpośrednio z klientami. 

Mogą zadawać bezpośrednie pytania uzupełniające i lepiej zrozumieć rozmowy z klientami, zamiast otrzymywać informacje zwrotne z drugiej ręki za pośrednictwem menedżerów.

Najlepsze praktyki dotyczące spotkań z pominięciem szczebla

Najlepsze praktyki dla liderów podczas spotkań z pominięciem szczebla

Oto podsumowanie najlepszych praktyk, które pomagają liderom skutecznie prowadzić spotkania z pominięciem szczebla.

• Przygotowanie: Dokładnie przygotuj się do spotkania, poznając bieżące projekty i wyzwania zespołu.
• Aktywne słuchanie: Skup się na aktywnym słuchaniu pracownika i okazuj szczere zainteresowanie jego perspektywą.
• Poufność: Zapewnij poufność i jej przestrzegaj, aby stworzyć bezpieczne i otwarte środowisko do rozmowy.
• Dalsze działania: Zobowiąż się do podjęcia konkretnych działań w odpowiedzi na zgłoszone obawy lub sugestie.
• Przejrzystość: Otwarcie przedstaw cele spotkania i wyjaśnij, w jaki sposób zostaną wykorzystane informacje zwrotne.

Najlepsze praktyki dla pracowników podczas spotkań z pominięciem szczebla

Oto kilka wskazówek, które można przekazać rozmówcy, aby pomóc mu się przygotować i udzielić jak najbardziej wartościowych informacji zwrotnych.

• Szczerość: Szczerze i konstruktywnie dziel się swoimi poglądami oraz doświadczeniami.
• Konkretność: Podawaj konkretne przykłady lub sugestie podczas omawiania problemów albo możliwości usprawnień.
• Profesjonalizm: Zachowuj profesjonalizm, szczególnie podczas omawiania delikatnych tematów.
• Otwartość: Bądź otwarty na udzielanie i otrzymywanie informacji zwrotnych.
• Przygotowanie: Przygotuj wcześniej punkty lub pytania, aby jak najlepiej wykorzystać możliwość spotkania.

Spotkania z pominięciem szczebla świadczą o silnym przywództwie

Bycie silnym, obecnym, otwartym i dostępnym liderem nigdy nie było ważniejsze.

Pracownicy odchodzą od menedżerów i z firm, którym na nich nie zależy, ale pozostają również w firmach, w których czują, że ich głos jest słyszany, są doceniani i otrzymują wsparcie. 

Pozostają z menedżerami i liderami, którzy poświęcają czas, aby się z nimi skontaktować, wysłuchać ich oraz podjąć działania na podstawie ich informacji zwrotnych, dzięki czemu czują, że ich głos ma znaczenie.

Rozmowy z pominięciem szczebla to świetny sposób na budowanie zaufania, zbieranie informacji zwrotnych, zwiększanie zaangażowania pracowników i zatrzymywanie najlepszych pracowników.

Stanowią one ważny element ogólnej strategii wsłuchiwania się w głos pracowników.

Najważniejsze wnioski

• Cel i korzyści: Spotkania z pominięciem szczebla łączą menedżerów wyższego szczebla z pracownikami niższych szczebli, aby zwiększać przejrzystość i pozyskiwać bezpośrednie informacje zwrotne. Pomagają również zwiększać zaangażowanie i wspierają identyfikowanie talentów.
• Prowadzenie spotkań: Skuteczne spotkania z pominięciem szczebla wymagają przygotowania, aktywnego słuchania, poufności i konsekwentnego podejmowania dalszych działań. Kluczowe jest stworzenie komfortowego środowiska do otwartej dyskusji, a przygotowanie konkretnych pytań naprowadzających może pomóc skutecznie pokierować rozmową.
• Wpływ na przywództwo i kulturę organizacyjną: Spotkania te świadczą o silnym przywództwie i wspierają pozytywną kulturę organizacyjną. Budują zaufanie, pokazują zaangażowanie liderów w słuchanie informacji zwrotnych od pracowników i odgrywają kluczową rolę w zatrzymywaniu najlepszych talentów, ponieważ sprawiają, że pracownicy czują się doceniani, a ich głos jest słyszany.

Dołącz do społeczności People Managing People

Aby uzyskać dalsze wsparcie w zakresie spotkań z przełożonymi wyższego szczebla i zbierania opinii pracowników, dołącz do społeczności People Managing People — wspierającej społeczności liderów HR i biznesu, którzy dzielą się wiedzą, aby pomóc Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.